ഏത് തരത്തിലുള്ള കത്തിടപാടുകൾ സംഭവിക്കുന്നു? ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ നടത്തുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ. സംഭാഷണ സൂത്രവാക്യങ്ങൾ, അല്ലെങ്കിൽ ക്ലിക്കുകൾ

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ എഴുതുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ

നിങ്ങൾ ആദ്യമായി ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് എഴുതാൻ ഇരിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾക്ക് ആശയക്കുഴപ്പം അനുഭവപ്പെടും. എല്ലാത്തിനുമുപരി, ഇത് ഒരു സുഹൃത്തിനോ ബന്ധുവിനോ ഒരു സന്ദേശം അയയ്ക്കുന്നതിന് തുല്യമല്ല. നിങ്ങളുടെ സംഭാഷണക്കാരനെ എങ്ങനെ ബന്ധപ്പെടാം? ഞാൻ ഇമോട്ടിക്കോണുകൾ ഉപയോഗിക്കണോ വേണ്ടയോ? ഈ നിരവധി ഫീൽഡുകൾ എങ്ങനെ പൂരിപ്പിക്കാം?

നിങ്ങൾ ക്രമത്തിൽ ആരംഭിക്കുകയും ഇമെയിൽ വർക്ക് അക്ഷരങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള പൊതു നിയമങ്ങൾ ആദ്യം ഓർക്കുകയും വേണം.

• പരീക്ഷ. ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ നിങ്ങളുടെ പ്രധാന പ്രവർത്തന മേഖലയല്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ മെയിൽ രണ്ടുതവണ പരിശോധിക്കാം - രാവിലെ, നിങ്ങൾ ജോലിക്ക് വരുമ്പോൾ, ഉച്ചഭക്ഷണത്തിന് ശേഷം. ക്ലയൻ്റുകളുമായും ബിസിനസ് പങ്കാളികളുമായും ആശയവിനിമയം നിങ്ങളുടെ ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഭാഗമാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ഡെസ്ക്ടോപ്പിൽ അക്ഷരങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള അറിയിപ്പുകൾ പ്രദർശിപ്പിക്കുന്ന ഒരു ഇമെയിൽ ക്ലയൻ്റ് ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യുന്നത് എളുപ്പമായിരിക്കും.
• ഉത്തരം. പറയാത്ത മര്യാദകൾ ഒരു കത്തിൻ്റെ ഉത്തരം കഴിയുന്നത്ര വേഗത്തിൽ എഴുതണമെന്ന് ആവശ്യപ്പെടുന്നു, അതിനാൽ ശ്രദ്ധ തിരിക്കാത്ത എന്തെങ്കിലും ഉണ്ടെങ്കിൽ മാത്രമേ നിങ്ങൾക്ക് അക്ഷരങ്ങൾ അവഗണിക്കാൻ കഴിയൂ. കത്ത് തപാലിൽ ലഭിച്ചാൽ പത്ത് ദിവസം മുമ്പും ഫാക്സിൽ ലഭിച്ചാൽ രണ്ട് ദിവസം മുമ്പും മറുപടി നൽകണമെന്നാണ് ഔദ്യോഗിക ചട്ടങ്ങൾ.
• സംഭരണം. ഇമെയിലുകൾ സ്പാം ഫോൾഡറിൽ അവസാനിക്കുന്നില്ലെന്ന് നിങ്ങൾ ഉറപ്പാക്കണം. കൂടാതെ, അവ ഇല്ലാതാക്കാൻ കഴിയില്ല: അല്ലാത്തപക്ഷം, ഒരു വൈരുദ്ധ്യ സാഹചര്യം ഉണ്ടായാൽ, നിങ്ങൾക്ക് കത്തിടപാടുകൾ പരാമർശിക്കാനും ആരാണ് ശരിയെന്ന് കാണാനും കഴിയില്ല.
• ഉപയോഗം. കമ്പനിയെ പ്രതിനിധീകരിക്കുമ്പോൾ മാത്രമേ നിങ്ങൾക്ക് അതിൻ്റെ ഇമെയിൽ വിലാസം ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയൂ. ചില കാരണങ്ങളാൽ കത്തിടപാടുകൾക്കായി നിങ്ങൾക്ക് ഒരു വ്യക്തിഗത ഇ-മെയിൽ ഉപയോഗിക്കണമെങ്കിൽ, അത് ഔദ്യോഗികമായി തോന്നുന്നതായും അശ്ലീലമോ അശ്ലീലമോ ആയ വാക്കുകൾ അടങ്ങിയിട്ടില്ലെന്നും ഉറപ്പാക്കണം.
  ഞങ്ങൾ സംഭരണം ക്രമീകരിച്ചു, പ്രതികരണ സമയവും ഏത് ഇ-മെയിൽ ഉപയോഗിക്കണമെന്ന് കണ്ടെത്തി. ഇതെല്ലാം ഓർമ്മിക്കാൻ എളുപ്പമാണ്, നിങ്ങൾക്ക് അടുത്ത ഘട്ടത്തിലേക്ക് പോകാം: ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് എത്തി. നിങ്ങളുടെ സംഭാഷണക്കാരനെ വ്രണപ്പെടുത്താതെ എങ്ങനെ ഉത്തരം നൽകും?
• ശരിയായി. “ഹായ് വാസ്യ, എനിക്ക് നിങ്ങളുടെ കത്ത് ലഭിച്ചു, ഞാൻ വിചാരിച്ചു...” പോലുള്ള കത്തുകൾ വ്യക്തിഗത കത്തിടപാടുകൾക്കായി നീക്കിവച്ചിരിക്കണം. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ നടത്തുന്നതിന് കൃത്യതയും മര്യാദയും ആവശ്യമാണ്. നിങ്ങൾക്ക് സ്ലാംഗ്, പ്രകടിപ്പിക്കുന്ന അല്ലെങ്കിൽ പരുഷമായ പദപ്രയോഗങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയില്ല. നിങ്ങൾ വർഷങ്ങളോളം നിങ്ങളുടെ സംഭാഷകനോടൊപ്പം പ്രവർത്തിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിലും നിങ്ങൾക്ക് ഇമോട്ടിക്കോണുകൾ ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയില്ല. നിങ്ങൾക്ക് സ്വയം "നിങ്ങൾ" എന്ന് അഭിസംബോധന ചെയ്യാനും പരിചിതരായിരിക്കാനും കഴിയില്ല - കത്ത് മര്യാദയുള്ളതും വരണ്ടതുമായിരിക്കണം.
• സമർത്ഥമായി. സാംസ്കാരിക വികസനം, ബൗദ്ധിക നിലവാരം, കമ്പനിയുടെ പ്രശസ്തി നിലനിർത്തുന്നതിനും സ്റ്റൈലിഷ് ആയി ഒരു കത്ത് എഴുതുന്നതിനുമുള്ള ഒരു മാർഗമാണ് സാക്ഷരത. റഷ്യൻ ലിഖിത ഭാഷയിൽ നിങ്ങൾക്ക് നല്ലതല്ലെങ്കിൽ - ഇത് പലപ്പോഴും സംഭവിക്കുന്നതും നാണക്കേടിനുള്ള കാരണവുമല്ലെങ്കിൽ - വ്യാകരണം, അക്ഷരവിന്യാസം, വിരാമചിഹ്നം എന്നിവ പരിശോധിക്കാൻ പ്രത്യേക സേവനങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക.
• വേണ്ടത്ര. നിങ്ങൾ എന്താണ് സംസാരിക്കുന്നതെന്ന് സംഭാഷകന് മനസ്സിലാകുന്നില്ലെങ്കിൽ ഏറ്റവും കഴിവുള്ളതും ശരിയായതുമായ ഉത്തരം പോലും പാഴായിപ്പോകും. അതിനാൽ, നിങ്ങൾ ഒന്നുകിൽ പ്രൊഫഷണൽ പദങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതിൽ നിന്ന് വിട്ടുനിൽക്കണം അല്ലെങ്കിൽ അവർക്ക് വിശദീകരണം നൽകണം. കൂടാതെ, സംഭാഷണക്കാരനെ ആശയക്കുഴപ്പത്തിലാക്കുന്ന വളരെ സങ്കീർണ്ണമായതോ സാധാരണമല്ലാത്തതോ ആയ വാക്കുകൾ നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കരുത്. തീർച്ചയായും, നിങ്ങൾ അർത്ഥമാക്കുന്നത് സംശയിക്കുന്ന വാക്കുകൾ ഉൾപ്പെടുത്തരുത്.
• ലോജിക്കൽ. നിങ്ങൾക്ക് ഉത്തരം അറിയില്ലെങ്കിൽ, കാത്തിരിക്കാനും കണ്ടെത്താനും മറ്റൊരു കത്ത് എഴുതാനും നിങ്ങളുടെ സംഭാഷകനോട് ആവശ്യപ്പെടുക. അറിയാമെങ്കിൽ, അത് സ്ഥിരമായും യുക്തിസഹമായും വ്യക്തമായും കത്തിൽ അവതരിപ്പിച്ചിട്ടുണ്ടോയെന്ന് പരിശോധിക്കുക, തുടർന്ന് മാത്രം അയയ്ക്കുക.
• മനോഹരം. ഡിസൈൻ ഉള്ളടക്കത്തേക്കാൾ പ്രാധാന്യം കുറഞ്ഞതല്ല. നിങ്ങൾ ഖണ്ഡികകൾ ഉപയോഗിക്കണം, ചോദ്യം ഉദ്ധരിക്കണം, അതിനുശേഷം മാത്രമേ ഉത്തരം നൽകൂ, അക്കമിട്ടതും ബുള്ളറ്റുള്ളതുമായ ലിസ്റ്റുകൾ ഉപയോഗിക്കുക.

ഒരു ഇൻകമിംഗ് ലെറ്റിനോട് പ്രതികരിക്കുന്നതിന്, അത് കാര്യക്ഷമമായും കൃത്യമായും മതിയായമായും യുക്തിസഹമായും ചെയ്താൽ മതിയാകും. എന്നാൽ ആദ്യം ഒരു കത്ത് എങ്ങനെ എഴുതാം?

ആദ്യം, നിങ്ങൾ ഇത് ശരിയായി ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്:

• വിഷയം . ഇമെയിലിൻ്റെ ബോഡിയിലെ “വിഷയം” ഫീൽഡ് അവഗണിക്കരുത്, കാരണം അത് വായിക്കുന്നതിലൂടെയാണ് സംഭാഷണക്കാരൻ അവനിൽ നിന്ന് ആവശ്യമുള്ളതിൻ്റെ ആദ്യ മതിപ്പ് സൃഷ്ടിക്കുന്നത്. എബൌട്ട്, ഇത് ഇതുപോലെ ആയിരിക്കണം: "എൻ്റർപ്രൈസസിൻ്റെ പേര്, പ്രശ്നത്തിൻ്റെ സാരാംശം" - "ജെഎസ്സി റൊമാഷ്ക". ഗ്ലാസ് സപ്ലൈസ്."
• കയ്യൊപ്പ് . മിക്ക ഇമെയിൽ സേവനങ്ങളും ഒരു ഓട്ടോമാറ്റിക് സിഗ്നേച്ചർ സജ്ജീകരിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു, അതിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു: "പേര്, സ്ഥാനം, കമ്പനി" - "I.V. മകരോവ, റൊമാഷ്ക OJSC യുടെ ചീഫ് അക്കൗണ്ടൻ്റ്." ഈ ഫോം സ്വീകർത്താവിനെ താൻ ആരെയാണ് അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നതെന്നും അവൻ്റെ പ്രതികരണം എങ്ങനെ ആരംഭിക്കാമെന്നും എളുപ്പത്തിൽ കണ്ടുപിടിക്കാൻ അനുവദിക്കും.
• ആശംസകൾ . അഭിവാദ്യം പരിചിതമായിരിക്കരുത് - "ഹലോ", "നല്ല ദിവസം", "അലോഹ" അല്ലെങ്കിൽ മറ്റ് സമാന ഓപ്ഷനുകൾ ഇല്ല. ഒരു ന്യൂട്രൽ "ഹലോ" അല്ലെങ്കിൽ "ഗുഡ് ആഫ്റ്റർനൂൺ" ആയിരിക്കും നല്ലത്.
• അപ്പീൽ . പേരിലുള്ള വിലാസങ്ങൾ - "അന്യ" - മുഴുവൻ പേരിനുപകരം - "അന്ന ദിമിട്രിവ്ന" പരിചിതമായി കാണുകയും കത്തിൻ്റെ മുഴുവൻ മതിപ്പും നശിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യും. അതിനാൽ, പേരും രക്ഷാധികാരിയും ഉപയോഗിച്ച് ഒരു വിലാസം തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.
• നീളം . വളരെ ദൈർഘ്യമേറിയ അക്ഷരങ്ങൾ സമയമെടുക്കുന്നതും വായിക്കാൻ ബുദ്ധിമുട്ടുള്ളതുമാണ്. അതിനാൽ, ഒപ്റ്റിമൽ വോളിയം ഒരു ടെക്സ്റ്റ് എഡിറ്ററിൻ്റെ ഒരു സ്റ്റാൻഡേർഡ് പേജിലേക്ക് യോജിക്കുന്ന ഒന്നായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു.

കത്തുകൾ, മറുപടികൾ, പുതിയ അക്ഷരങ്ങൾ എന്നിവയിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നതിനുള്ള പൊതു നിയമങ്ങൾ - ഇതെല്ലാം എഴുതാൻ പഠിക്കുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള കാര്യമല്ല. എന്നാൽ ഓർമ്മിക്കേണ്ട ചില സൂക്ഷ്മതകളുണ്ട്:

• ഉള്ളടക്കം . കത്തിൽ അത് എഴുതിയതിൻ്റെ കാരണം, അതിൻ്റെ സ്ഥിരതയുള്ള വിവരണം, തുടർന്ന് ചോദ്യങ്ങളും നിർദ്ദേശങ്ങളും ഉണ്ടായിരിക്കണം.
• പ്രാധാന്യം . മിക്ക ഇമെയിൽ സേവനങ്ങൾക്കും ഒരു "പ്രധാനപ്പെട്ട!" ചെക്ക്ബോക്സ് ഉണ്ട്, അത് എഴുതുമ്പോൾ നിങ്ങൾക്ക് പരിശോധിക്കാനാകും. അപ്പോൾ അത്തരമൊരു കത്ത് സ്വീകർത്താവിൻ്റെ ഫോൾഡറിൽ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യും.

പ്രധാനം!നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ചെക്ക്ബോക്സ് ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയില്ല - അല്ലാത്തപക്ഷം ഒരു അടിയന്തിര കത്ത് ചിന്താശൂന്യമായി ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്തവയുടെ സമൃദ്ധിയിൽ മുങ്ങിമരിക്കും.

• ഡയലോഗിൻ്റെ അവസാനം . പറയാത്ത മര്യാദയുടെ നിയമങ്ങൾ അനുസരിച്ച്, അത് ആരംഭിച്ച വ്യക്തി കത്തിടപാടുകൾ അവസാനിപ്പിക്കുന്നു.
• സമയം. പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിൻ്റെ അവസാനത്തിലും വെള്ളിയാഴ്ച ഉച്ചകഴിഞ്ഞും കത്തുകൾ അയയ്ക്കുന്നത് മോശം ഫോം മാത്രമല്ല, ഒരു വ്യർത്ഥമായ ആശയവുമാണ് - എന്തായാലും, ഉത്തരം അടുത്ത ദിവസം രാവിലെയോ തിങ്കളാഴ്ചയോ മാത്രമേ വരൂ.
• മര്യാദ . വരാനിരിക്കുന്ന അവധിക്കാലത്ത് ഞങ്ങൾ നിങ്ങളെ അഭിനന്ദിക്കണം. നിങ്ങളുടെ മറുപടിക്ക് നന്ദി. ഒരു അടിയന്തര കത്തിന് ഉടനടി പ്രതികരിക്കാൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, വിലാസക്കാരനെ ഇതിനെക്കുറിച്ച് അറിയിക്കണം.
• അറ്റാച്ചുമെൻ്റുകൾ . ഏത് അറ്റാച്ചുമെൻ്റും ആർക്കൈവ് ചെയ്യുകയും സ്വീകർത്താവിനെ കത്തിൻ്റെ ബോഡിയിൽ അതിനെക്കുറിച്ച് പ്രത്യേകം അറിയിക്കുകയും വേണം.

പ്രധാനം!ഇലക്ട്രോണിക് ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങൾക്ക് സംഭാഷണക്കാരനോട് ശ്രദ്ധ ആവശ്യമാണ് - നിങ്ങൾ അവനെ സംസാരിക്കാനും ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കാനും ഒരു അന്ത്യശാസനത്തിൻ്റെ രൂപത്തിൽ ഒന്നും ആവശ്യപ്പെടാതിരിക്കാനും അനുവദിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ഇമെയിൽ കത്തിടപാടുകളുടെ തരങ്ങൾ

കത്ത് എവിടെയാണ് അയച്ചത് എന്നതിനെ ആശ്രയിച്ച് കത്തിടപാടുകളെ നിയന്ത്രിക്കുന്ന നിയമങ്ങൾ അല്പം വ്യത്യാസപ്പെടാം.

• ആന്തരിക കത്തിടപാടുകൾനിങ്ങളുടെ സ്വന്തം എൻ്റർപ്രൈസസിൻ്റെ പ്രവർത്തനത്തെ തടസ്സപ്പെടുത്താതിരിക്കാൻ, അതേ ദിവസം തന്നെ കത്തുകളോട് പ്രതികരിക്കുന്നത് ഉചിതമാണെന്ന് സൂചിപ്പിക്കുന്നു, കൂടാതെ കത്തിൻ്റെ സ്വരം മറ്റ് കേസുകളേക്കാൾ കൂടുതൽ പരിചിതമായിരിക്കാം.

പ്രധാനം!ആന്തരിക കത്തിടപാടുകൾക്കായി ഒരൊറ്റ ടെംപ്ലേറ്റ് വികസിപ്പിച്ചെടുക്കുന്നത് നല്ല ആശയമായിരിക്കും, അതനുസരിച്ച് ജീവനക്കാർക്ക് അവരുടെ തലച്ചോറിനെ ഘടനയിൽ തട്ടിയെടുക്കാതെ വേഗത്തിൽ കത്തുകൾ എഴുതാൻ കഴിയും.

• ബാഹ്യ കത്തിടപാടുകൾഒരു വലിയ അളവിലുള്ള ഔപചാരികത, അതുപോലെ തന്നെ പ്രൊഫഷണൽ സ്ലാംഗ് ഫിൽട്ടർ ചെയ്യേണ്ടതിൻ്റെ ആവശ്യകത എന്നിവ സൂചിപ്പിക്കുന്നു - പലപ്പോഴും മറ്റൊരു കമ്പനിയിൽ നിന്നുള്ള ഒരു സംഭാഷണക്കാരന് നിർദ്ദിഷ്ട വാക്കുകൾ മനസ്സിലാകില്ല.
• അന്താരാഷ്ട്ര കത്തിടപാടുകൾകൂടുതൽ ഔപചാരികത, അതുപോലെ തന്നെ സമയ മേഖലകൾ കണക്കിലെടുക്കേണ്ടതിൻ്റെ ആവശ്യകത എന്നിവ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. അതിനാൽ, നിങ്ങൾ രാവിലെ ന്യൂയോർക്കിലേക്ക് ഒരു കത്ത് അയയ്‌ക്കരുത്, സമീപഭാവിയിൽ ഉത്തരം വരുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കരുത്, ഉത്കണ്ഠയും തിരക്കും, കാരണം കത്തിന് ഉത്തരം നൽകേണ്ട ജീവനക്കാരൻ ഇപ്പോഴും കിടക്കയിൽ കിടക്കുകയാണ്.

എന്നിരുന്നാലും, വലിയ വ്യത്യാസങ്ങളൊന്നുമില്ല. മര്യാദ, സാക്ഷരത, ഒരു അഭ്യർത്ഥന വ്യക്തമായി രൂപപ്പെടുത്താനുള്ള കഴിവ് എന്നിവ എല്ലായിടത്തും വിലമതിക്കുന്നു.

ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് എങ്ങനെ എഴുതാം

പ്രമാണം തയ്യാറാക്കാൻ, ഉപയോഗിക്കുക മൈക്രോസോഫ്റ്റ് വേർഡ്കൂടാതെ ഇനിപ്പറയുന്ന നിയമങ്ങളും:

• സംഘടനാ ലെറ്റർഹെഡ്;
• ടൈംസ് ന്യൂ റോമൻ ഫോണ്ട്;
• വിശാലമായ വയലുകൾ;
• വലിപ്പം 12-14 പി.;
• ലൈൻ സ്പെയ്സിംഗ് - 1-2 പി.;
• അക്ഷരത്തിൻ്റെ പേജ് നമ്പറുകൾ താഴെ വലതുവശത്ത് വയ്ക്കുക.

ഇത് അന്താരാഷ്ട്ര കത്തിടപാടുകളാണെങ്കിൽ, കത്ത് വിലാസക്കാരൻ്റെ ഭാഷയിലാണ് എഴുതിയിരിക്കുന്നത്.

ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിൻ്റെ ഘടന:

1. അപ്പീൽ;
2. ആമുഖം;
3. പ്രധാന വാചകം;
4. ഉപസംഹാരം;
5. കയ്യൊപ്പ്;
6. അപേക്ഷ.

ഓർമ്മിക്കേണ്ട മറ്റെന്താണ് പ്രധാനം:

• "നിങ്ങൾ" ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ സംഭാഷണക്കാരനെ അഭിസംബോധന ചെയ്യുക.
• ലഭിച്ച ഒരു കത്തിന് നിങ്ങൾ ഒരു പ്രതികരണം എഴുതുകയാണെങ്കിൽ, തുടക്കത്തിൽ തന്നെ ഇതിനെക്കുറിച്ച് ഒരു കുറിപ്പ് ഉണ്ടാക്കുക, ഉദാഹരണത്തിന്: "നിങ്ങളുടെ അഭ്യർത്ഥനയ്ക്ക്, തീയതി 01/01/2020..."
• കത്ത് ആക്രമണോത്സുകതയോടെയാണ് ലഭിച്ചതെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ എതിരാളിയെപ്പോലെയാകരുത്, നിങ്ങളുടെ കത്തിടപാടുകളിൽ ആക്രമണാത്മകവും അഭ്യർത്ഥിക്കുന്നതുമായ പദപ്രയോഗങ്ങളോ ആജ്ഞാപിക്കുന്ന സ്വരമോ ഉപയോഗിക്കരുത്.
• ഓരോ പുതിയ ചിന്തയും ഒരു പുതിയ വരിയിൽ എഴുതുക, അതിനാൽ വിവരങ്ങൾ നന്നായി മനസ്സിലാക്കപ്പെടും. നീണ്ട ഖണ്ഡികകൾ ഉണ്ടാക്കരുത്. പരമാവധി 5-7 വാക്യങ്ങൾ.
• ക്യാപ്സ് ലോക്ക് (വലിയ അക്ഷരങ്ങളിൽ) എഴുതിയ വാക്കുകൾ ഒഴിവാക്കുക - അത്തരം വാചകം ഒരു ഭീഷണിയായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു.
• അയച്ചയാളുടെ ബന്ധപ്പെടാനുള്ള വിവരങ്ങളും കത്ത് അയച്ച തീയതിയും ഉൾപ്പെടുത്താൻ മറക്കരുത്.
• ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളിൽ, ഇമോട്ടിക്കോണുകളോ ഉദ്ധരണി ചിഹ്നങ്ങളോ ഉപയോഗിക്കരുത്.
• വിദേശ പദങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കരുത്, ഒരു റഷ്യൻ പര്യായപദം തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
• ഒരു ഫോണ്ടിൽ എഴുതുക. നിറമുള്ള വാചകങ്ങളോ അമിതമായ അടിവരയിടൽ, ബോൾഡിംഗ് മുതലായവ ഉപയോഗിക്കരുത്.
• നിങ്ങളുടെ സംഭാഷകനോട് മാന്യത പുലർത്തുകയും ആശയവിനിമയത്തിൽ തുറന്നിരിക്കുകയും ചെയ്യുക. അദ്ദേഹത്തിൻ്റെ അഭിപ്രായം വ്യക്തമാക്കുക, ഇതിനെക്കുറിച്ച് അദ്ദേഹം എന്താണ് ചിന്തിക്കുന്നതെന്ന് ചോദിക്കുക. സഹാനുഭൂതിയും ആദരവും കാണിക്കുക.
• നിങ്ങളുടെ എതിരാളി നിങ്ങളോട് എങ്ങനെ പ്രതികരിക്കുന്നുവെന്ന് കാണുക.

ഉപയോഗത്തിന് സ്വീകാര്യമായ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ശൈലികൾ

നിങ്ങളുടെ ചിന്തകൾ ഏത് രൂപത്തിലാണ് നൽകേണ്ടതെന്ന് ഓരോ തവണയും ചിന്തിക്കാതിരിക്കാൻ, ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾക്കായി സ്വീകരിച്ച സ്റ്റാൻഡേർഡ് ശൈലികൾ നിങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാം:

• അപ്പീൽ. "ഹലോ, പ്രിയ ഇഗോർ പെട്രോവിച്ച്"- നിങ്ങൾക്ക് സ്വീകർത്താവിനെ വ്യക്തിപരമായി അറിയാമെങ്കിൽ. "ഹലോ, മിസ്റ്റർ സ്മിർനോവ്"- നിങ്ങളുടെ ജീവിതത്തിൽ ആദ്യമായി നിങ്ങൾ അദ്ദേഹത്തിന് എഴുതുകയാണെങ്കിൽ. സാധാരണയായി സൈന്യത്തെ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നു "ഹലോ, സഖാവ് കേണൽ സ്മിർനോവ്".
• ശ്രദ്ധിക്കുക.സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഉദാഹരണ വാക്യം: "ഞങ്ങൾ അത് നിങ്ങളെ അറിയിക്കുന്നു...". ആയി മാറ്റാവുന്നതാണ് "ദയവായി അറിഞ്ഞിരിക്കുക", "ഞങ്ങൾ നിങ്ങളെ അറിയിക്കുന്നു", "ഞങ്ങൾ നിങ്ങളെ അറിയിക്കുന്നു".
• വിശദീകരണം. തുടക്കത്തിൽ തന്നെ കത്തിൻ്റെ ഉദ്ദേശ്യത്തെക്കുറിച്ച് വിലാസക്കാരനെ അറിയിക്കാൻ, നിങ്ങൾക്ക് ഇനിപ്പറയുന്ന നിർമ്മാണങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാം: "നിങ്ങളുടെ അഭ്യർത്ഥനയ്ക്ക് മറുപടിയായി ...", "ജോലി നിർവഹിക്കാനുള്ള ഉദ്ദേശ്യത്തിനായി ...", "സഹായം നൽകുന്നതിന് ...", "നിങ്ങളുടെ ആഗ്രഹത്തിന് അനുസൃതമായി...".
• അഭ്യർത്ഥിക്കുക. കത്തിലെ അപേക്ഷ ഫോർമുല അനുസരിച്ചായിരിക്കണം "ഞങ്ങൾ നിങ്ങളോട് ചോദിക്കുന്നു...".
• ഓഫർ. "ഞങ്ങൾ നിങ്ങൾക്ക് വാഗ്ദാനം ചെയ്യാം ...", "ഞങ്ങൾ നിങ്ങളെ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു...".
• സ്ഥിരീകരണം. “ഞങ്ങൾ സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു...”, “ഞങ്ങൾക്ക് ലഭിച്ചു...”.
• വിസമ്മതം. "നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദേശം നിരസിക്കപ്പെട്ടു...", "താഴെ വിവരിച്ചിരിക്കുന്ന കാരണങ്ങളാൽ, ഞങ്ങൾക്ക് അംഗീകരിക്കാൻ കഴിയില്ല...", "നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദേശം അവലോകനം ചെയ്‌തു, അത് നിർമ്മാണപരമല്ലെന്ന് കണ്ടെത്തി.".

ഔപചാരികതയാണ് ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾക്കുള്ള ഏറ്റവും നല്ല കൂട്ടാളി, എന്നാൽ ഔദ്യോഗിക ശൈലികൾക്ക് പിന്നിൽ അർത്ഥം നഷ്ടപ്പെടാതിരിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിൻ്റെ നല്ല ഉദാഹരണം ഇതുപോലെ കാണപ്പെടും:

ഹലോ, ഇഗോർ പെട്രോവിച്ച്!

വിപുലീകരണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട്, OJSC റൊമാഷ്കയ്ക്ക് ഉപകരണങ്ങളുടെ ഉത്പാദനത്തിനായി അസംസ്കൃത വസ്തുക്കളുടെ ബാച്ചുകൾ 25% വർദ്ധിപ്പിക്കേണ്ടതുണ്ട്. മാർഗരിറ്റ്ക കമ്പനിയുമായുള്ള ഞങ്ങളുടെ സഹകരണം 5 വർഷത്തോളം നീണ്ടുനിന്നു, ഇതുവരെ ഞങ്ങൾക്ക് പരാതികൾക്ക് കാരണങ്ങളൊന്നും ഉണ്ടായിരുന്നില്ല. അതിനാൽ, സപ്ലൈകൾ വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള സാധ്യതകളും ഉണ്ടാകാവുന്ന ബുദ്ധിമുട്ടുകളും ചർച്ച ചെയ്യാൻ ഞങ്ങൾ നിർദ്ദേശിക്കുന്നു.

ഉൽപ്പാദനക്ഷമമായ സഹകരണത്തിനുള്ള പ്രതീക്ഷയോടെ, OJSC റൊമാഷ്കയുടെ ജനറൽ ഡയറക്ടർ ജി.വി.സ്മിർനോവ്.

******************************************************************************

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ നൈതികത

സ്നേഹാന ഇവാനോവ

ഒരു വ്യക്തി ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ നടത്താൻ പോകുകയാണെങ്കിൽ, അയാൾക്ക് നിരവധി ഘടകങ്ങൾ അറിയേണ്ടതുണ്ട്. അപ്പോൾ നിങ്ങൾ എന്താണ് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടത്?

ഒരു ആധുനിക വ്യക്തിയുടെ ജീവിതം മറ്റ് ആളുകളുമായി നിരന്തരം ഇടപഴകാതെ ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല. വിവരസാങ്കേതികവിദ്യകൾ അതിവേഗം വികസിച്ചുകൊണ്ടിരിക്കുന്ന നമ്മുടെ കാലഘട്ടത്തിൽ, ആളുകൾ കൂടുതലായി ഇമെയിലുകളിലേക്ക് തിരിയുന്നു, ചിലപ്പോൾ വ്യക്തിഗത മീറ്റിംഗുകളുടെ ആവശ്യകത മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുന്നു. കത്തിടപാടുകളുടെ അഭിമുഖങ്ങളുടെ ഫലത്തെ സ്വാധീനിക്കുന്ന ചില സുപ്രധാന നിയമങ്ങൾ പാലിക്കുന്നത് ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളിലെ നൈതികതയിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.

വാസ്തവത്തിൽ, ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയത്തിൻ്റെ ഒരു പ്രധാന ഘടകമാണ് ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ. ചില സന്ദർഭങ്ങളിൽ ഇത് കൂടാതെ നിങ്ങൾക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല. ഒരു വ്യക്തി ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ നടത്താൻ പോകുകയാണെങ്കിൽ, അയാൾക്ക് നിരവധി ഘടകങ്ങൾ അറിയേണ്ടതുണ്ട്. അപ്പോൾ നിങ്ങൾ എന്താണ് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടത്?

സംസാര സാക്ഷരത

ഒരു വാക്കാലുള്ള സംഭാഷണത്തിനിടയിൽ സംഭാഷണ പിശക് വരുത്തുന്നത് ഇപ്പോഴും സാധ്യമാണെങ്കിൽ, സംഭാഷണക്കാരൻ ഇത് സഹിഷ്ണുതയോടെ കൈകാര്യം ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ, ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിൽ അത്തരം കുറവുകളുടെ സാന്നിധ്യം പൂർണ്ണമായും അസ്വീകാര്യമാണ്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, നിങ്ങളുടെ സ്വീകർത്താവ് മിക്കവാറും കത്ത് മാറ്റിവെക്കുകയും വായന തുടരാതിരിക്കുകയും ചെയ്യും. നിങ്ങൾ ആർക്കാണ് എഴുതുന്നത്, അക്ഷരപ്പിശകുകളും വിരാമചിഹ്നങ്ങളും ഇല്ലാതെ അത് ശരിയായി ചെയ്യാൻ ശ്രമിക്കുക.

സംസാര സാക്ഷരത എല്ലായിടത്തും വിലമതിക്കുന്നു. അത്തരമൊരു ജീവനക്കാരൻ്റെ അറിവ് എല്ലായിടത്തും സ്വാഗതം ചെയ്യപ്പെടും. ചിലപ്പോൾ ഉത്സാഹം അറിവിൻ്റെ അഭാവത്തെ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കും, അത് വേണമെങ്കിൽ, വിവിധ രീതികളിൽ നികത്താനും നേടാനും കഴിയും.

അവതരണത്തിൻ്റെ സംക്ഷിപ്തതയും വ്യക്തതയും

ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിൽ പ്രായോഗിക മൂല്യമുള്ള വിവരങ്ങളുടെ സാരാംശം മാത്രമേ അടങ്ങിയിരിക്കാവൂ. ദൈർഘ്യമേറിയതും ദൈർഘ്യമേറിയതുമായ വാദങ്ങളിൽ മുഴുകുകയോ നിങ്ങളുടെ വിലാസക്കാരനെ അനാവശ്യ വിശദാംശങ്ങൾ നൽകുകയോ ചെയ്യുന്നത് പൂർണ്ണമായും അസ്വീകാര്യമാണ്. ഈ വിശദാംശങ്ങളെല്ലാം ഒരു പ്രയോജനവും നൽകില്ല, പക്ഷേ അവനെ നിരാശനാക്കുകയും വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്ന വിവരങ്ങൾ അനാവശ്യവും ഉപയോഗശൂന്യവുമാണെന്ന് ചിന്തിക്കാൻ അവനെ നയിക്കുകയും ചെയ്യും.

ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിൽ, വിവരങ്ങൾ വളരെ ഘടനാപരമായും സംക്ഷിപ്തമായും അവതരിപ്പിക്കണം. ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ചിന്തയോ വാർത്തയോ നിങ്ങളുടെ സംഭാഷണക്കാരനെ അറിയിക്കുക എന്നതാണ് നിങ്ങളുടെ ചുമതല, ജീവിതത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ആഴത്തിലുള്ള ചിന്തകളിലേക്ക് അവനെ നയിക്കരുത്.

സമയപരിധി

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ എഴുതുമ്പോൾ, കത്തുകൾ അയയ്ക്കുന്നതിനുള്ള സമയപരിധി പാലിക്കുകയും കഴിയുന്നത്ര വേഗത്തിൽ പ്രതികരിക്കാൻ ശ്രമിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടത് വളരെ പ്രധാനമാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു സ്ഥാപിത ക്ലയൻ്റ് ചില സുപ്രധാന വിഷയങ്ങളിൽ നിങ്ങളിൽ നിന്ന് ഉടനടി പ്രതികരണം പ്രതീക്ഷിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, മാറ്റിവയ്ക്കുന്നതും കാലതാമസം വരുത്തുന്നതും കരാർ റദ്ദാക്കൽ, ഒരു പ്രധാന ഇടപാടിൻ്റെ പരാജയം മുതലായവ പോലുള്ള അനഭിലഷണീയമായ പ്രത്യാഘാതങ്ങൾക്ക് ഇടയാക്കും. കൃത്യസമയത്ത് ഇമെയിലുകൾ അയയ്‌ക്കുന്നതും പ്രധാനമാണ്, കാരണം അങ്ങനെ ചെയ്യുന്നതിലൂടെ നിങ്ങളുടെ എതിരാളി നിങ്ങൾക്ക് അവൻ എത്ര പ്രധാനമാണെന്ന് കാണിക്കുന്നു.

ഒരു ഇമെയിൽ ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യുന്നു

ഒരു ഇമെയിൽ രചിക്കുമ്പോൾ, നിരവധി പ്രധാന പോയിൻ്റുകൾ പരിഗണിക്കേണ്ടത് വളരെ പ്രധാനമാണ്. അത് രൂപകല്പന ചെയ്തിരിക്കുന്ന രീതി സ്വീകർത്താവിന് നിങ്ങളെക്കുറിച്ച് എന്ത് മതിപ്പ് ഉണ്ടെന്ന് നിർണ്ണയിക്കും.

"വിഷയം" ഫീൽഡിൽ പൂരിപ്പിക്കുക

ആശ്ചര്യകരമെന്നു പറയട്ടെ, പ്രായോഗികമായി പലപ്പോഴും ആവശ്യമായതും ആവശ്യമുള്ളതുമായ വിവരങ്ങളടങ്ങിയ പ്രധാനപ്പെട്ട കത്തുകൾ ഉചിതമായ വിഷയം സൂചിപ്പിക്കാതെ അവശേഷിപ്പിക്കുന്ന ഒരു സാഹചര്യമുണ്ട്! അത്തരം അശ്രദ്ധയോ അനാവശ്യ പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ സ്വയം ഭാരപ്പെടാനുള്ള ബോധപൂർവമായ വിമുഖതയോ യഥാർത്ഥത്തിൽ സമയപരിധി നഷ്ടപ്പെടുന്നതിനും വിലാസക്കാരൻ കത്ത് തുറക്കാതിരിക്കാനുള്ള സാധ്യത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനും കാരണമാകുന്നു.

ഇക്കാരണത്താൽ, "വിഷയം" ഫീൽഡ് പൂരിപ്പിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. നിങ്ങളുടെ സംഭാഷണക്കാരനോട് കാര്യമായ ഒന്നും പറയാൻ പോകുന്നില്ലെങ്കിൽ പോലും ഇത് ചെയ്യണം. ഇമെയിലുകൾ മനഃപൂർവം തടസ്സപ്പെടുത്തുകയും ക്ഷുദ്രവെയർ വിതരണം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്ന സ്പാമർമാരുടെ ഉയർന്ന ശതമാനം ഇൻ്റർനെറ്റിലുണ്ട്.

വ്യക്തിഗത അപ്പീലിൻ്റെ ലഭ്യത

സമ്മതിക്കുക, അജ്ഞാതനായ ഒരാളെ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്ന മുഖമില്ലാത്ത കത്തുകളേക്കാൾ വിലാസക്കാരന് അപ്പീലുകൾ അടങ്ങിയ കത്തുകൾ വായിക്കുന്നത് വളരെ സന്തോഷകരമാണ്. ഒരു കത്തിൽ ഒരു വ്യക്തിഗത അപ്പീലിൻ്റെ സാന്നിധ്യം അതിൻ്റെ പ്രാധാന്യം ഊന്നിപ്പറയുന്നു. കൂടാതെ, അങ്ങനെ ചെയ്യുന്നതിലൂടെ നിങ്ങൾ ഹാജരാകാത്ത സംഭാഷണക്കാരനോടുള്ള ബഹുമാനത്തെക്കുറിച്ച് രഹസ്യമായി സംസാരിക്കുന്നു. പരിചിതമായിരിക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ല; സ്വീകർത്താവിനെ എല്ലായ്പ്പോഴും പേരും രക്ഷാധികാരിയും ഉപയോഗിച്ച് അഭിസംബോധന ചെയ്യുക.

ശരിയായ വിലാസം

എല്ലാ ഇൻ്റർനെറ്റ് ഉപയോക്താക്കളും അവരുടെ ഇമെയിൽ വിലാസങ്ങൾ പൂരിപ്പിക്കുമ്പോൾ അതീവ ശ്രദ്ധാലുവാണെങ്കിൽ എത്ര തെറ്റുകൾ ഒഴിവാക്കാനാകും. സാധ്യതയുള്ള ക്ലയൻ്റുകളോ നിങ്ങൾ ദിവസേന ഇടപഴകുന്ന മറ്റുള്ളവരോ പലപ്പോഴും അവരുടെ ഇമെയിൽ വിലാസങ്ങൾ പേപ്പറിൽ എഴുതിയിട്ടുണ്ടെങ്കിലും, അങ്ങനെ ചെയ്യുന്നതിൽ അവർ അങ്ങേയറ്റം വിവേചനരഹിതരാണെന്ന് പിന്നീട് കണ്ടെത്തി. ഇക്കാരണത്താൽ രചിച്ചതും തയ്യാറായതുമായ ഒരു കത്ത് അയയ്‌ക്കാത്തതായി മാറുമ്പോഴോ തെറ്റായ വിലാസത്തിലേക്ക് പോകുമ്പോഴോ നിരവധി ഓപ്ഷനുകൾ ഉണ്ടാകുന്നു. ഒരു പ്രധാന എതിരാളിയുടെ വിലാസം എല്ലായ്പ്പോഴും പരിശോധിക്കുക, അത് നിങ്ങളുടെ ഡയറിയിൽ രേഖപ്പെടുത്താൻ ശ്രമിക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ടെസ്റ്റ് കത്ത് അയയ്ക്കാൻ അവരോട് ആവശ്യപ്പെടുക.

വിവരങ്ങളുമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു

ഒരു വിലാസക്കാരനിലേക്കോ വിലാസക്കാരുടെ ഗ്രൂപ്പിലേക്കോ ഒരു പൂർത്തിയായ കത്ത് അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, വിവരങ്ങളുടെ ഫോർമാറ്റിംഗിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നത് മൂല്യവത്താണ്. ചിലപ്പോൾ നിങ്ങൾക്ക് ഇമെയിൽ വഴി വളരെ വലിയ അളവിലുള്ള വിവരങ്ങൾ അയയ്ക്കേണ്ടി വരും. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, ഒരു ഡാറ്റ ആർക്കൈവ് സൃഷ്ടിക്കുന്നത് കൂടുതൽ യുക്തിസഹമാണ്. ഫോട്ടോകളും മറ്റ് രേഖകളും ഒരു പ്രത്യേക ഫയലായി കത്തിൽ അറ്റാച്ചുചെയ്യണം. അനാവശ്യ വിവരങ്ങളുള്ള ഒരു കത്ത് ഒരിക്കലും അനാവശ്യമായി ഓവർലോഡ് ചെയ്യരുത്.

അതിനാൽ, ഒരു പേഴ്സണൽ കമ്പ്യൂട്ടറിൻ്റെ ആത്മവിശ്വാസമുള്ള ഓരോ ഉപയോക്താവും അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ട ന്യായമായ മാനദണ്ഡങ്ങളും നിയമങ്ങളും കർശനമായി പാലിക്കുന്നതിനെയാണ് ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ നൈതികത സൂചിപ്പിക്കുന്നത്.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളും ഓഫീസ് ജോലികളും പൊതുവെ മാനേജ്മെൻ്റുമായി നേരിട്ട് ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. പ്രമാണങ്ങളോടുള്ള മനോഭാവം മാനേജ്മെൻ്റിൻ്റെയും എക്സിക്യൂട്ടീവ് അച്ചടക്കത്തിൻ്റെയും കാര്യമാണ്. കത്ത് രചിക്കുകയും ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്ന രീതിയിലൂടെയും അവർ എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു എന്നതിലൂടെയും, സ്ഥാപനത്തിൽ എന്താണ് സംഭവിക്കുന്നതെന്ന് വിലയിരുത്താൻ കഴിയും. പരമ്പരാഗത ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളെക്കുറിച്ച് നമ്മൾ സംസാരിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അത് ഔദ്യോഗികവും വ്യക്തിപരവുമായി വിഭജിക്കാം. വ്യക്തിഗത - ഇവ, ഉദാഹരണത്തിന്, ശുപാർശ കത്തുകൾ, നന്ദി, അഭിനന്ദനങ്ങൾ, അനുശോചനം. കൂടാതെ, അക്ഷരങ്ങൾ ഉള്ളടക്കത്തിൽ വ്യത്യാസപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു: അഭ്യർത്ഥന, ക്ഷണം, അഭ്യർത്ഥന, ഗ്യാരണ്ടി, കവർ ലെറ്റർ, പരസ്യ കത്ത് മുതലായവ. കത്തുകൾ, ടെലിഗ്രാമുകൾ, ടെലിഫോൺ സന്ദേശങ്ങൾ, ഫാക്സ്, ടെലിടൈപ്പ്, ഇലക്ട്രോണിക് ആശയവിനിമയങ്ങൾ എന്നിവ ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ ഇൻകമിംഗ് ആയി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു, അതായത്. സ്ഥാപനത്തിന് അതിൻ്റെ പങ്കാളികൾ, ഉയർന്ന ഓർഗനൈസേഷനുകൾ, ഔട്ട്‌ഗോയിംഗ് എന്നിവയിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് സ്ഥാപനത്തിൽ നിന്ന് ലഭിച്ചു.

തരം അനുസരിച്ച്, അക്ഷരങ്ങളെ സർക്കുലർ, ഡയറക്‌ടീവ്, ഇൻഫർമേഷൻ, വാറൻ്റി, ക്ലെയിം, വീണ്ടെടുക്കൽ, വാണിജ്യ, കരാർ, അനുഗമിക്കുന്ന, അതുപോലെ പ്രതികരണ കത്തുകൾ, അഭ്യർത്ഥന കത്തുകൾ, ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ, ക്ഷണങ്ങൾ, അറിയിപ്പുകൾ, സ്ഥിരീകരണങ്ങൾ, അഭ്യർത്ഥനകൾ എന്നിങ്ങനെ തരം തിരിച്ചിരിക്കുന്നു.

ഔദ്യോഗിക കത്തുകൾ എഴുതുന്നതിന് ചില നിയമങ്ങളുണ്ട്, അവ പാലിക്കാത്തത് സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ അന്തസ്സിനെ ബാധിക്കുക മാത്രമല്ല, പ്രധാനപ്പെട്ട പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിലും ലാഭകരമായ കരാറുകളുടെ സമാപനത്തിലും ഇടപെടുകയും ചെയ്യും. എല്ലാ ബിസിനസ്സ് കത്തും എല്ലാ അർത്ഥത്തിലും കുറ്റമറ്റതായിരിക്കണം കൂടാതെ നിരവധി നിർബന്ധിത ആട്രിബ്യൂട്ടുകൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം: നിയമങ്ങൾ പാലിക്കാത്തത് പോലും നിയമപരമായ വീക്ഷണകോണിൽ നിന്ന് അസാധുവാക്കിയേക്കാം. ഒരു ബിസിനസ് വാചകത്തിൻ്റെ ഗുണനിലവാരം നാല് ഘടകങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു: ചിന്ത, ബുദ്ധിശക്തി, സാക്ഷരത, കൃത്യത.

ചിന്ത - അത് നിങ്ങൾ എഴുതിയതിൻ്റെയോ നിങ്ങളുടെ കത്തിൽ നിങ്ങൾ സംസാരിക്കുന്നതിൻ്റെയോ ഉള്ളടക്കമാണ്. ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിന് ഒരു പ്രത്യേക ലക്ഷ്യവും പ്രത്യേക ശ്രദ്ധയും ഉണ്ട് - വിലാസക്കാരനെ ചില നടപടികളെടുക്കാനും ഈ കത്തിന് ഒരു പ്രത്യേക പ്രതികരണം സ്വീകരിക്കാനും പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നതിന്. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, നിങ്ങൾ പ്രകടിപ്പിക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്ന ആശയങ്ങൾ വ്യക്തമായും വ്യക്തമായും രൂപപ്പെടുത്തേണ്ടതുണ്ട്, അല്ലാത്തപക്ഷം ഈ ആശയങ്ങളോ വിവരങ്ങളോ മറ്റുള്ളവരിലേക്ക് എത്തിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയില്ല. കത്ത് നിരവധി വിഷയങ്ങളിൽ സ്പർശിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അവ പരസ്പരം അർത്ഥപൂർവ്വം വേർപെടുത്തുകയും പ്രാധാന്യത്തിൻ്റെ ക്രമത്തിൽ പട്ടികപ്പെടുത്തുകയും വേണം.

ഗുണനിലവാരമുള്ള ബിസിനസ്സ് ലെറ്റർ ടെക്‌സ്‌റ്റിനുള്ള മറ്റൊരു മാനദണ്ഡം ബുദ്ധിശക്തി, ആ. മനസ്സിലാക്കുന്നതിനുള്ള വാചകത്തിൻ്റെ പ്രവേശനക്ഷമത. കൃത്യത - ഇത് എഴുതിയതിൻ്റെ സ്വരമാണ്, അത് തിരഞ്ഞെടുത്ത വാക്കുകൾ, ശൈലിയുടെ ഔപചാരികത അല്ലെങ്കിൽ അനൗപചാരികത എന്നിവയാൽ സജ്ജീകരിച്ചിരിക്കുന്നു, കൂടാതെ നിങ്ങളുടെ സ്യൂട്ടിൻ്റെ കട്ട് അനുസരിച്ചുള്ളതുപോലെ നിങ്ങളുടെ കത്തിൻ്റെ വിലാസക്കാരൻ്റെ നിലയുമായി കൃത്യമായി പൊരുത്തപ്പെടണം. നിങ്ങളുടെ ക്ലയൻ്റുകൾ ഉൾപ്പെടുന്ന സമൂഹത്തിൻ്റെ സർക്കിൾ.

ഒരു ബിസിനസ്സ് ലെറ്റിൻ്റെ ശൈലി ബിസിനസ്സ് പോലെയാണ്, പുറമേയുള്ള ശൈലികളില്ലാതെ. ഒരു ഹ്രസ്വവും യോഗ്യതയുള്ളതും യുക്തിസഹവുമായ ബിസിനസ്സ് കത്ത് വിലാസക്കാരനോടുള്ള ബഹുമാനത്തിൻ്റെ അടയാളമാണ്. ഒരു ബിസിനസ്സ് ലെറ്റിനുള്ള അത്തരം ഒരു പ്രധാന ആവശ്യകത സാക്ഷരത , വ്യാകരണവും സ്പെല്ലിംഗ് മാനദണ്ഡങ്ങളും പാലിക്കുന്നതിനെ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നു. തീർച്ചയായും, ബിസിനസ്സ് അക്ഷരങ്ങൾ പിശകുകളില്ലാതെ എഴുതണം (ടെക്‌സ്റ്റിൽ മായ്‌ക്കലുകളോ തിരുത്തലുകളോ അനുവദനീയമല്ല), കൂടാതെ വൃത്തിയായി ടൈപ്പ് ചെയ്തിരിക്കണം.

ഡോക്യുമെൻ്റിലെ വിവരങ്ങൾ വാചകം മാത്രമല്ല, വിശദാംശങ്ങൾ എന്ന് വിളിക്കപ്പെടുന്ന അതിൻ്റെ രൂപകൽപ്പനയുടെ ഘടകങ്ങളും വഹിക്കുന്നു എന്നത് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്.

പ്രോപ്സ് - ഇത് ഒരു ഡോക്യുമെൻ്റിൻ്റെ നിർബന്ധിത വിവര ഘടകമാണ്, ഫോമിലോ ഷീറ്റിലോ ഒരു പ്രത്യേക സ്ഥലത്തേക്ക് കർശനമായി നിയുക്തമാക്കിയിരിക്കുന്നു.

പ്രമാണങ്ങളുടെ തരത്തെയും ഉള്ളടക്കത്തെയും ആശ്രയിച്ച് വിശദാംശങ്ങളുടെ എണ്ണം വ്യത്യാസപ്പെടുന്നു. മാതൃകാ ഫോം വിശദാംശങ്ങളുടെ പരമാവധി ഘടനയും അവയുടെ ക്രമീകരണത്തിൻ്റെ ക്രമവും സ്ഥാപിക്കുന്നു.

നിലവിൽ വിശദാംശങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുന്നു:

• - റഷ്യൻ ഫെഡറേഷൻ്റെ സംസ്ഥാന ചിഹ്നം;
• - ഒരു സർക്കാർ സ്ഥാപനത്തിൻ്റെയോ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെയോ ചിഹ്നം;
• - സർക്കാർ അവാർഡുകളുടെ ചിത്രം;
• - ഓൾ-റഷ്യൻ ക്ലാസിഫയർ ഓഫ് എൻ്റർപ്രൈസസ് ആൻഡ് ഓർഗനൈസേഷൻ (OKPO) അനുസരിച്ച് ഓർഗനൈസേഷൻ കോഡ്;
• - ഓൾ-റഷ്യൻ ക്ലാസിഫയർ ഓഫ് മാനേജ്മെൻ്റ് ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ (OKUD) അനുസരിച്ച് ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫോം കോഡ്;
• - സംസ്ഥാന അല്ലെങ്കിൽ മുനിസിപ്പൽ ബോഡിയുടെ പേര്;
• - സ്ഥാപനത്തിൻ്റെയോ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെയോ പേര്;
• - ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റിൻ്റെ പേര്;
• - പോസ്റ്റ് ഓഫീസ് സൂചിക, തപാൽ, ടെലിഗ്രാഫ്, ഇലക്ട്രോണിക് വിലാസം, ടെലിടൈപ്പ്, ടെലിഫോൺ, ഫാക്സ് നമ്പർ, ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് നമ്പർ;
• - പ്രമാണ തരം പേര്;
• - തിയതി;
• - സൂചിക;
• - ഇൻകമിംഗ് ഡോക്യുമെൻ്റിൻ്റെ സൂചികയിലേക്കും തീയതിയിലേക്കും ലിങ്ക് ചെയ്യുക;
• - സമാഹരണത്തിൻ്റെയും പ്രസിദ്ധീകരണത്തിൻ്റെയും സ്ഥലം;
• - പ്രമാണത്തിലേക്കുള്ള പ്രവേശന നിയന്ത്രണത്തിൻ്റെ സ്റ്റാമ്പ്;
• - വിലാസക്കാരൻ;
• - അംഗീകാര സ്റ്റാമ്പ്;
• - റെസലൂഷൻ;
• - വാചകത്തിൻ്റെ തലക്കെട്ട്;
• - നിയന്ത്രണ അടയാളം;
• - വാചകം;
• - അപേക്ഷകളുടെ ലഭ്യതയുടെ സർട്ടിഫിക്കറ്റ്;
• - കയ്യൊപ്പ്;
• - അംഗീകാര സ്റ്റാമ്പ്;
• - വിസകൾ;
• - മുദ്ര;
• - പകർപ്പുകളുടെ സർട്ടിഫിക്കേഷനെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു കുറിപ്പ്;
• - അവതാരകൻ്റെ കുടുംബപ്പേര്, ടെലിഫോൺ നമ്പർ അല്ലെങ്കിൽ ഇമെയിൽ വിലാസം;
• - പ്രമാണത്തിൻ്റെ നിർവ്വഹണത്തെക്കുറിച്ചും ഫയലിലേക്ക് അയയ്ക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചും ഒരു കുറിപ്പ്;
• - കമ്പ്യൂട്ടർ മീഡിയയിലേക്ക് ഡാറ്റ കൈമാറ്റം അടയാളപ്പെടുത്തുക;
• - പ്രവേശന അടയാളം.

ഇതിനകം സൂചിപ്പിച്ചതുപോലെ, ബിസിനസ്സ് ജീവിതത്തിൽ ഇൻ്റർനെറ്റ് ഒരു പ്രധാന പങ്ക് വഹിക്കാൻ തുടങ്ങി, അതിൽ ചില മര്യാദകൾ പ്രത്യക്ഷപ്പെട്ടു, ഇൻ്റർനെറ്റ് നിയന്ത്രിക്കുന്നു. അതിൻ്റെ ഒരു വിഭാഗമാണ് രജിസ്ട്രേഷനും അയയ്ക്കലും ഇമെയിലുകൾ ബിസിനസ്സ് ഉള്ളടക്കം. ഈ പ്രക്രിയയുടെ അടിസ്ഥാന നിയമങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള അറിവ് സംസ്ഥാന, മുനിസിപ്പൽ ജീവനക്കാർക്ക് വളരെ ഉപയോഗപ്രദമാകുമെന്ന് ഞങ്ങൾ വിശ്വസിക്കുന്നു.

ഇമെയിൽ വഴി ആശയവിനിമയം നടത്തുമ്പോൾ, നിങ്ങൾക്ക് ആശംസകളും ആശംസകളും ഒഴിവാക്കി നേരിട്ട് പോയിൻ്റിലേക്ക് പോകാമെന്നത് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്. എന്നിരുന്നാലും, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ ഔപചാരികമാകണമെങ്കിൽ, ഇനിപ്പറയുന്ന വിലാസ ഫോർമുല ഉപയോഗിക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു: "ഗുഡ് ആഫ്റ്റർനൂൺ, പ്രിയ (പ്രിയ) കൂടാതെ വിലാസക്കാരൻ്റെ പേരും രക്ഷാധികാരിയും." അതിനുശേഷം മാത്രമേ നിങ്ങളുടെ അപ്പീലിൻ്റെ ഉദ്ദേശ്യത്തിലേക്ക് നീങ്ങാവൂ.

ഇമെയിലുകളിലൂടെയുള്ള ആശയവിനിമയത്തിൻ്റെ അനൗപചാരികത ഉണ്ടായിരുന്നിട്ടും, അവ രചിക്കുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട നിയമങ്ങളിലൊന്ന് ഓർമ്മിക്കുകയും പിന്തുടരുകയും ചെയ്യേണ്ടത് ആവശ്യമാണ് - സാക്ഷരതയുടെയും യുക്തിയുടെയും തത്വങ്ങൾ പാലിക്കൽ. ഇമെയിൽ ഒരു വേഗത്തിലുള്ള ആശയവിനിമയ മാർഗമായതിനാൽ അത് മന്ദഗതിയിലായിരിക്കണമെന്ന് അർത്ഥമാക്കുന്നില്ല. നിങ്ങളുടെ വാചകം ഒരു വലിയ അക്ഷരത്തിൽ ആരംഭിച്ച് കാലയളവുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. പേരുകളും തലക്കെട്ടുകളും വലിയ അക്ഷരങ്ങളിൽ തുടങ്ങണം. പിരീഡുകളോ മറ്റ് വിരാമചിഹ്നങ്ങളോ ഇല്ലാതെ എല്ലാ ചെറിയ അക്ഷരങ്ങളിലും എഴുതിയിരിക്കുന്ന വാചകം വായിക്കാൻ പ്രയാസമാണ്. വലിയ അക്ഷരങ്ങളിൽ മാത്രം എഴുതിയിരിക്കുന്ന വാചകം, തുടർച്ചയായ നിലവിളിയായി വായിക്കുമ്പോൾ പൊതുവെ മനസ്സിലാക്കപ്പെടുന്നു.

ഒരു ആശയത്തെ മറ്റൊന്നിൽ നിന്ന് വേർതിരിക്കാൻ നിങ്ങൾ സ്‌പെയ്‌സുകളോ (ശൂന്യമായ വരകളോ) ദീർഘവൃത്തങ്ങളോ ഉപയോഗിക്കണം, കാരണം അവ ഒരു ഇമെയിലിലെ ഒരു ഖണ്ഡിക പോലെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു.

കത്തിൻ്റെ ഘടന, ക്ലയൻ്റുമായി ബന്ധപ്പെടുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ, ഒപ്പ് വിശദാംശങ്ങൾ (മുഴുവൻ പേര്, സ്ഥാനം, ജോലി ഫോൺ നമ്പറുകൾ, ഇമെയിൽ വിലാസം, ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ വെബ്‌സൈറ്റിലേക്കുള്ള ലിങ്ക്) എന്നിവയുൾപ്പെടെ ഇമെയിലുകളുടെ രൂപകൽപ്പനയ്ക്ക് പല സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും ഒരൊറ്റ കോർപ്പറേറ്റ് സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഉണ്ട്. കൂടാതെ, ബിസിനസ്സ് മേഖലയുമായി ബന്ധമില്ലാത്ത ഇമോട്ടിക്കോണുകളുടെ ഉപയോഗം ഈ മാനദണ്ഡം നിരോധിച്ചേക്കാം.

പൊതുവേ, ഒരു ബിസിനസ് ഇമെയിലിൻ്റെ ഘടന ഇനിപ്പറയുന്ന രീതിയിൽ പ്രതിനിധീകരിക്കാം:

• 1) കോർപ്പറേറ്റ് ശൈലിയിൽ "തൊപ്പി";
• 2) ആശംസകൾ;
• 3) അപ്പീലിൻ്റെ ഉള്ളടക്കം, ഉദ്ദേശ്യം;
• 4) വിടവാങ്ങൽ;
• 5) കോൺടാക്റ്റുകളെ സൂചിപ്പിക്കുന്ന വ്യക്തിഗത ഒപ്പ്;
• 6) സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ വെബ്സൈറ്റിലേക്കുള്ള ലിങ്ക്;
• 7) ആവശ്യമെങ്കിൽ ലോഗോ.

ഒരു ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുമ്പോൾ, ആവശ്യമെങ്കിൽ "വിഷയം" ("സബ്ജക്റ്റ്"), "ടു" ("ടു"), "കത്തിൻ്റെ പ്രാധാന്യം" എന്നീ ഫീൽഡുകൾ പൂരിപ്പിക്കണം.

"ടു" ഫീൽഡിൽ, സ്വീകർത്താവിൻ്റെ ഇമെയിൽ വിലാസം നൽകുക. ചിലപ്പോൾ നിരവധി സ്വീകർത്താക്കൾക്ക് ഒരു വാചകം ഉപയോഗിച്ച് ഒരു കത്ത് അയയ്ക്കേണ്ടതുണ്ട്, തുടർന്ന് അവരുടെ വിലാസങ്ങൾ കോമകളാൽ വേർതിരിക്കാനാകും. "വിഷയം" ഫീൽഡ് പൂരിപ്പിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക, അല്ലാത്തപക്ഷം നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ സ്പാം ആയി ഇല്ലാതാക്കിയേക്കാം. സന്ദേശത്തിൻ്റെ വിഷയം വിവരിക്കുന്ന കുറച്ച് വാക്കുകൾ ഇവിടെ നൽകണം.

ഒരു സന്ദേശത്തിൻ്റെ പ്രാധാന്യം വ്യക്തമാക്കാൻ ചില ഇമെയിൽ പ്രോഗ്രാമുകൾ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. സ്വീകർത്താവിന് എല്ലാ ദിവസവും ധാരാളം കത്തുകൾ ലഭിക്കുകയാണെങ്കിൽ ഇത് ആവശ്യമാണ്. മെയിൽ പരിശോധിക്കുമ്പോൾ "പ്രധാനം" എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തിയ ഒരു സന്ദേശത്തിന് മുൻഗണന ലഭിക്കുന്നു. എന്നാൽ നിങ്ങൾ ഈ ഫംഗ്ഷൻ ദുരുപയോഗം ചെയ്യരുത്, കാലക്രമേണ അതിൻ്റെ പ്രധാന ഗുണം നഷ്ടപ്പെടാം.

നെറ്റ്‌വർക്കിൻ്റെ നിയമങ്ങൾ ഒരു ഇമെയിലിൻ്റെ ഇനിപ്പറയുന്ന വലുപ്പം നിർണ്ണയിക്കുന്നു: അത് പേപ്പറിൽ എഴുതിയതിൻ്റെ പകുതിയായിരിക്കണം. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു വലിയ വോളിയം അടങ്ങിയ പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ അയയ്ക്കണമെങ്കിൽ, ഒരു ഇമെയിലിൽ ഒരു ചെറിയ അനുബന്ധ വാചകം എഴുതുകയും വിവരങ്ങൾ തന്നെ ഒരു അറ്റാച്ചുമെൻ്റായി ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് നല്ലത്.

200-500 കിലോബൈറ്റിൽ കൂടുതലുള്ള ഒരു വലിയ അറ്റാച്ച്‌മെൻ്റ് അയയ്ക്കാൻ തയ്യാറെടുക്കുമ്പോൾ, ഇതിനെക്കുറിച്ച് പ്രതികരിക്കുന്നയാൾക്ക് മുന്നറിയിപ്പ് നൽകുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. ഇമെയിലുകളിൽ വലിയ അറ്റാച്ച്‌മെൻ്റുകൾ അയയ്ക്കാതിരിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. ഇമെയിലില്ലാതെ വലിയ ടെക്‌സ്‌റ്റുകളോ ഫോട്ടോകളോ ശബ്‌ദമോ കൈമാറാൻ മറ്റ് നിരവധി മാർഗങ്ങളുണ്ട് (ഉദാഹരണത്തിന്, ftp സെർവറുകൾ വഴി അല്ലെങ്കിൽ ഒരു വെബ് ഇൻ്റർഫേസ് വഴി).

പരമ്പരാഗത കത്തിടപാടുകളിൽ, ഒന്നുകിൽ നിങ്ങൾ വിലാസം എഴുതിയ കവറുകൾ സൂക്ഷിക്കുകയോ എഴുതുകയോ ചെയ്യണം. നിങ്ങളുടെ എല്ലാ പ്രതികരിക്കുന്നവരുടെയും ഇമെയിൽ വിലാസങ്ങൾ ഓർമ്മിക്കുന്നത് അസാധ്യമാണ്, അത് ആവശ്യമില്ല. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, ഏതെങ്കിലും ഇമെയിൽ പ്രോഗ്രാമിന് "വിലാസ പുസ്തകം" ഫംഗ്ഷൻ ഉണ്ട്, അതിൽ നിങ്ങളുടെ സ്വീകർത്താക്കളുടെ ഇ-മെയിലും മറ്റ് കോൺടാക്റ്റ് വിവരങ്ങളും സംഭരിക്കാൻ കഴിയും. ഈ ഫംഗ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ, ഒരു ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുന്നത് ഒരു പേപ്പർ കത്ത് അയയ്ക്കുന്നതിനേക്കാൾ വളരെ എളുപ്പമാണ്; വിലാസ പുസ്തകത്തിൽ ആവശ്യമുള്ള പേര് തിരഞ്ഞെടുത്ത് "മെയിൽ അയയ്ക്കുക" ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

നിങ്ങളുടെ അഡ്രസ് ബുക്കിൽ ലിസ്റ്റുചെയ്തിരിക്കുന്ന ഒരു പ്രതികരണക്കാരനിൽ നിന്ന് ഒരു ഇമെയിൽ വരുമ്പോൾ, റെക്കോർഡ് ചെയ്‌ത കോൺടാക്റ്റ് "From" ഫീൽഡിൽ പ്രതിഫലിക്കുന്നതിനാൽ, നിങ്ങൾക്ക് കൃത്യമായി ഇമെയിൽ ലഭിച്ചത് ആരിൽ നിന്നാണ് എന്ന് നിങ്ങൾക്ക് എല്ലായ്പ്പോഴും അറിയാം.

ലഭിച്ച കത്തിന് മറുപടി നൽകാൻ, നിങ്ങളുടെ മെയിൽ പ്രോഗ്രാമിലെ "മറുപടി" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, ഒരു പുതിയ സന്ദേശത്തിനുള്ള ഒരു ഫോം ദൃശ്യമാകുന്നു, അതിൽ സ്വീകർത്താവിൻ്റെ വിലാസം "ടു" ("ടു") ഫീൽഡിൽ സ്വയമേവ നൽകപ്പെടും, കൂടാതെ യഥാർത്ഥ കത്തിൻ്റെ വിഷയം "വിഷയം" ഫീൽഡിൽ നൽകും വരിയുടെ തുടക്കത്തിൽ "Re:" എന്ന് ശ്രദ്ധിക്കുക. ഈ അടയാളം ഉപയോഗിച്ച്, ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട വിഷയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു കത്തിന് നിങ്ങൾ ഒരു പ്രതികരണം അയച്ചതായി നിങ്ങളുടെ സ്വീകർത്താവ് മനസ്സിലാക്കും. ഈ രീതിയിൽ, സ്വീകർത്താവിന് കത്തിടപാടുകളുടെ അർത്ഥം എളുപ്പത്തിൽ ഓർമ്മിക്കാൻ കഴിയും.

ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിന് മറുപടി നൽകുമ്പോൾ, നിങ്ങൾ മുമ്പത്തെ എല്ലാ വാചകങ്ങളും മാറ്റാതെ വിടുകയും നിങ്ങളുടെ ഉത്തരം മുകളിൽ എഴുതുകയും വേണം.

സന്ദേശങ്ങളിൽ ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ ഉണ്ടായിരിക്കുന്നത് ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾക്ക് നല്ല രൂപത്തിൻ്റെ ഒരു നിയമമാണ്. ഇത് ഒരു ടെക്സ്റ്റ് സിഗ്നേച്ചർ അടങ്ങുന്ന ഒരു പ്രത്യേക ഫയലാണ് (ഒപ്പ്).

എല്ലായ്‌പ്പോഴും ഒരു ഒപ്പ് ഉപയോഗിക്കുക - നിങ്ങളുടെ പ്രതികരണം നിങ്ങളെ അദ്വിതീയമായി തിരിച്ചറിയാൻ ഇത് സഹായിക്കും. നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടാൻ സാധ്യമായ നിരവധി മാർഗങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. സാധാരണയായി ഇവ ഫോൺ നമ്പറുകൾ, ഇമെയിൽ, ഫാക്സ്, ICQ എന്നിവയാണ്.

ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ അഞ്ച് മുതൽ ആറ് വരെ വരികളിൽ കവിയരുത്, കൂടാതെ ഒരു വരിയിലെ പ്രതീകങ്ങളുടെ എണ്ണം 70 ൽ കൂടരുത്.

ഉപസംഹാരമായി, ഇമെയിലുകൾ അയയ്‌ക്കുമ്പോഴും സ്വീകരിക്കുമ്പോഴും നെറ്റ്‌വർക്കിൻ്റെ ചില സവിശേഷതകളിൽ നമ്മൾ താമസിക്കണം.

ഒരു ഇമെയിൽ അയച്ചതിന് ശേഷം, അത് സ്വീകർത്താവിന് എത്തിയോ എന്ന കാര്യത്തിൽ ഒരു നിശ്ചിത ശതമാനം സംശയം അവശേഷിക്കുന്നു. അതിനാൽ)" അടുത്ത തവണ, നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം മനസ്സമാധാനത്തിനായി, നിങ്ങൾ ഇതിനകം രസീത് അറിയിപ്പുമായി ഒരു കത്ത് അയയ്ക്കുന്നു. എന്നാൽ നെറ്റ്‌വർക്കിൻ്റെ നിയമങ്ങൾ അനുസരിച്ച്, അത്തരമൊരു അടയാളം പ്രതികരിക്കുന്നയാളുടെ അനാദരവിൻ്റെയും അവിശ്വാസത്തിൻ്റെയും അടയാളമാണ്. നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം ഇ-മെയിൽ വഴി അയച്ചതിന് ശേഷം, സ്വീകർത്താവിനെ വിളിച്ച് നിങ്ങളുടെ കത്ത് വന്നിട്ടുണ്ടോ ഇല്ലയോ എന്ന് വ്യക്തമാക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു, സ്ഥിരീകരണത്തിനായി ഇനിപ്പറയുന്ന വാക്കുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു: പ്രധാന കത്തിൻ്റെ വാചകത്തിന് ശേഷം, നിങ്ങളുടെ ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പിന് മുമ്പ്, വാചകം എഴുതിയിരിക്കുന്നു: "ദയവായി ഒരു മറുപടി കത്ത് വഴിയോ അല്ലെങ്കിൽ താഴെ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന ടെലിഫോൺ നമ്പറുകളിൽ വിളിച്ചോ കത്തിൻ്റെ രസീത് സ്ഥിരീകരിക്കുക."

നെറ്റ്‌വർക്കിൻ്റെ നിയമങ്ങൾ അനുസരിച്ച്, ഇമെയിലുകൾക്ക് ഉത്തരം നൽകണം; പ്രതികരണ സമയം രണ്ട് ദിവസത്തിൽ കൂടരുത്. ഒരു ഇമെയിലിനോട് പ്രതികരിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കൂടുതൽ സമയം ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ, കാലതാമസത്തിനുള്ള കാരണങ്ങൾ വിശദീകരിക്കുന്നത് മൂല്യവത്താണ്. കേടായ എൻകോഡിംഗ് ഉപയോഗിച്ച് അക്ഷരങ്ങളോട് പ്രതികരിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, വിശദീകരണങ്ങൾക്കൊപ്പം ഒരു അറ്റാച്ച്മെൻ്റ് അറ്റാച്ചുചെയ്യുന്നതാണ് നല്ലത്, അതുവഴി നിങ്ങളുടെ ലേഖകന് അത് വായിക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് ഉറപ്പാണ്. ഒരു അറ്റാച്ച്‌മെൻ്റ് അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന ഇമെയിലുകളോടും നിങ്ങൾ പ്രതികരിക്കണം: അറ്റാച്ച്‌മെൻ്റ് സാധാരണഗതിയിൽ എത്തി തുറന്നിട്ടുണ്ടെന്ന് നിങ്ങൾ സ്ഥിരീകരിക്കണം.

ടെലിഫോൺ മര്യാദയുടെ നിയമങ്ങൾക്കനുസൃതമായി ഇലക്ട്രോണിക് ഡയലോഗ് സെഷൻ അവസാനിക്കുന്നു: ആരാണ് കത്തിടപാടുകൾ ആദ്യം ആരംഭിച്ചത്, അത് ആദ്യം പൂർത്തിയാക്കും.

ഏഴ് ദിവസത്തിനുള്ളിൽ നിങ്ങൾ ഒരു ഇമെയിലിനോട് പ്രതികരിച്ചില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ ആശയവിനിമയം നടത്താൻ തയ്യാറല്ലെന്നതിൻ്റെ തെളിവാണ് ഇത് എന്നത് മനസ്സിൽ സൂക്ഷിക്കേണ്ട ഒരു നിയമം. അതിനാൽ, നിങ്ങൾ ഒരു ബിസിനസ്സ് ബന്ധം നിലനിർത്താൻ ശ്രമിക്കുകയാണെങ്കിൽ, വിവരങ്ങൾ അവനിൽ എത്തിയോ എന്ന് വ്യക്തമാക്കുന്നതിന് ഒരു ഇമെയിൽ അയച്ച് രണ്ട് മൂന്ന് ദിവസത്തിന് ശേഷം നിങ്ങളുടെ വിലാസക്കാരനെ വിളിക്കുകയോ രണ്ടാമത്തെ കത്ത് അയയ്ക്കുകയോ ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.

ബിസിനസ്സ് ലോകത്ത് നിങ്ങൾ എല്ലായ്പ്പോഴും ഇമെയിലുകളോട് പ്രതികരിക്കണമെന്ന് ഓർക്കുക, അവ പേപ്പറോ ഇലക്ട്രോണിക്തോ ആകട്ടെ. അല്ലാത്തപക്ഷം, നിങ്ങൾ നിരുത്തരവാദപരവും നിസ്സാരനുമായ വ്യക്തിയായി കണക്കാക്കപ്പെട്ടേക്കാം, അത് നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് പ്രശസ്തിയിലും കരിയറിലും മികച്ച സ്വാധീനം ചെലുത്തില്ല.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ ഒരു അദ്വിതീയ ഭാഗമാണ് ബിസിനസ് കാർഡ്. ബിസിനസ്സ് കാർഡുകളുടെ ഉപയോഗത്തിൻ്റെ ചരിത്രം വളരെ ആഴത്തിലുള്ളതാണ്, എന്നാൽ ഇപ്പോൾ അവയുടെ ഉപയോഗത്തിന് പൊതുവായി അംഗീകരിക്കപ്പെട്ട ചില മാനദണ്ഡങ്ങൾ ഉയർന്നുവന്നിട്ടുണ്ട്. നിങ്ങളുമായി മുഖാമുഖം അല്ലെങ്കിൽ കത്തിടപാടുകൾ നടത്തിയ ശേഷം ഒരു ബിസിനസ്സ് പങ്കാളിയോടോ സഹപ്രവർത്തകനോടോ അവശേഷിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് കാർഡാണെന്ന ധാരണയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് അവ. കാർഡിൽ നിങ്ങളെ കുറിച്ച് ഉപേക്ഷിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന വിവരങ്ങൾ മാത്രമല്ല, നിങ്ങളുടെ പങ്കാളിയുമായി നിങ്ങൾ പരിശ്രമിക്കുന്ന ഇമേജ് നിലനിർത്താൻ സഹായിക്കുകയും വേണം.

ചട്ടം പോലെ, ഒരു സിവിൽ സർവീസിൻ്റെ ബിസിനസ് കാർഡ് നല്ല നിലവാരമുള്ള വെളുത്ത അർദ്ധ-കട്ടിയുള്ള കാർഡ്ബോർഡിൻ്റെ ചതുരാകൃതിയിലുള്ള ഒരു കഷണമാണ്, അതിൽ നിങ്ങളുടെ അവസാന നാമം, പേരിൻ്റെ ആദ്യഭാഗം, രക്ഷാധികാരി, ജോലിസ്ഥലം, സ്ഥാനം, ഓഫീസ് ടെലിഫോൺ നമ്പറുകൾ എന്നിവ വ്യക്തമായി ഉണ്ടായിരിക്കണം. മനോഹരമായി അച്ചടിക്കുകയും ചെയ്തു. കൂടാതെ, ബിസിനസ് കാർഡിൽ നിങ്ങളെക്കുറിച്ച് ആശയവിനിമയം നടത്താൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന മറ്റ് വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കാം: വീട് അല്ലെങ്കിൽ മൊബൈൽ ഫോൺ നമ്പറുകൾ, ഇമെയിൽ വിലാസം മുതലായവ. കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾ സാധാരണയായി താഴെ വലത് കോണിലുള്ള ചെറിയ ഫോണ്ടിലാണ് പ്രിൻ്റ് ചെയ്യുന്നത്. നിങ്ങളുടെ പേരിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന നിങ്ങളുടെ തലക്കെട്ടുകൾ, റാങ്കുകൾ അല്ലെങ്കിൽ അക്കാദമിക് ബിരുദങ്ങൾ (പ്രൊഫസർ, മേജർ ജനറൽ, സംസ്ഥാന സമ്മാന ജേതാവ്, പീപ്പിൾസ് ആർട്ടിസ്റ്റ്, ഹിസ്റ്റോറിക്കൽ സയൻസസ് ഡോക്ടർ മുതലായവ) സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങളും ഒരു ബിസിനസ് കാർഡിൽ അടങ്ങിയിരിക്കാം.

ബിസിനസ്സ് കാർഡുകളുടെ വലുപ്പം സംബന്ധിച്ച് വ്യക്തമായ നിയമങ്ങളൊന്നുമില്ല, എന്നാൽ സാധാരണയായി പുരുഷന്മാരുടെ ബിസിനസ്സ് കാർഡുകൾ സ്ത്രീകളേക്കാൾ അല്പം വലുതായിരിക്കും, പറയുക 90 x 50 മില്ലീമീറ്ററും 80 x 40 മില്ലീമീറ്ററും (യുകെയിൽ, സ്ത്രീകളുടെ ബിസിനസ്സ് കാർഡുകൾ, മറിച്ച്, വലുതാണ്. പുരുഷന്മാരുടെ). ചെറിയ ബിസിനസ്സ് കാർഡുകൾ സംഭരിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രത്യേക ആൽബങ്ങളുടെ വ്യാപനം കാരണം വലിയ ബിസിനസ്സ് കാർഡുകൾ ക്രമേണ പ്രചാരത്തിൽ നിന്ന് പുറത്തുപോകുന്നു.

ബിസിനസ്സ് കാർഡുകളുടെ ഫോണ്ടിന് പൊതുവായ ഒരു ആവശ്യകതയുണ്ട് - അത് വായിക്കാൻ എളുപ്പമായിരിക്കണം. പേര് ബോൾഡ് ഫോണ്ടിൽ ദൃശ്യമാകുന്നു, ബാക്കിയുള്ള വാചകങ്ങളേക്കാൾ അല്പം വലുതാണ്. സങ്കീർണ്ണമായ ഗോതിക് അല്ലെങ്കിൽ അലങ്കാര ഫോണ്ടുകളും അതുപോലെ ഇറ്റാലിക്സും ഉപയോഗിക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നില്ല, പ്രത്യേകിച്ചും നിങ്ങളുടെ അവസാന നാമവും ആദ്യ പേരും ഉച്ചരിക്കാൻ പ്രയാസമാണെങ്കിൽ അല്ലെങ്കിൽ കാർഡ് ഒരു വിദേശ ഭാഷയിലാണെങ്കിൽ.

സാധാരണഗതിയിൽ, ഒരു ബിസിനസ് കാർഡിൽ ഒരു വെളുത്ത പശ്ചാത്തലത്തിൽ കറുത്ത വാചകം അടങ്ങിയിരിക്കണം, ബോർഡറുകളോ തഴച്ചുവളരുന്നതോ ഇല്ലാതെ കാർഡിലുടനീളം പ്രിൻ്റ് ചെയ്തിരിക്കണം. അടുത്തിടെ, പ്രിൻ്റിംഗ്, പ്രിൻ്റിംഗ് ഓർഗനൈസേഷനുകൾ പ്ലാസ്റ്റിക് അല്ലെങ്കിൽ തുകൽ നിറത്തിലുള്ള കാർഡുകളുടെ വിശാലമായ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു, എന്നിരുന്നാലും, ഔദ്യോഗിക മര്യാദയുടെ മാനദണ്ഡങ്ങൾ കറുപ്പും വെളുപ്പും വ്യതിചലിക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നില്ല. ചെറുതായി ചായം പൂശാൻ കഴിയുന്ന മികച്ച നിലവാരമുള്ള പേപ്പർ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. എന്നിരുന്നാലും, നിങ്ങൾ കാർഡിൻ്റെ തിളങ്ങുന്ന ഉപരിതലം ഒഴിവാക്കണം.

റഷ്യയിൽ, പല ദ്വിഭാഷാ രാജ്യങ്ങളിലെയും പോലെ, ഇരട്ട-വശങ്ങളുള്ള കാർഡുകൾ വ്യാപകമായി ഉപയോഗിക്കുന്നു - പിന്നിൽ മറ്റൊരു ഭാഷയിലുള്ള വാചകം. നിങ്ങൾ കർശനമായ പ്രോട്ടോക്കോൾ മാനദണ്ഡങ്ങൾ പാലിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അഹം പൂർണ്ണമായും ശരിയാണെന്ന് തോന്നുന്നില്ല, കാരണം വിപരീത വശം ഉദ്ദേശിച്ചതിനാൽ അതിൽ ചില കുറിപ്പുകൾ ഉണ്ടാക്കാൻ കഴിയും. എന്നിരുന്നാലും, ഇരട്ട-വശങ്ങളുള്ള കാർഡുകൾക്ക് നിലനിൽക്കാൻ അവകാശമുണ്ട്, പ്രധാന കാര്യം അവ ഒരു വിദേശ ഭാഷയിൽ കംപൈൽ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ പാലിക്കുക എന്നതാണ്.

ആധുനിക ബിസിനസ് ആശയവിനിമയത്തിൻ്റെ അനിവാര്യമായ ആട്രിബ്യൂട്ടാണ് ബിസിനസ്സ് കാർഡ്. ഒരു സംസ്ഥാന അല്ലെങ്കിൽ മുനിസിപ്പൽ ജീവനക്കാരൻ്റെ ആദ്യ ആമുഖം ആരംഭിക്കുന്നത് ബിസിനസ് കാർഡുകളുടെ കൈമാറ്റത്തോടെയാണ്. എന്നിരുന്നാലും, ഒരു ബിസിനസ് കാർഡ് എക്സിക്യൂട്ട് ചെയ്യാൻ എടുക്കുന്ന സമയത്ത്, ശസ്ത്രക്രിയ ഇടപെടൽ ആവശ്യമായ ചില മാറ്റങ്ങൾ സംഭവിക്കാം. അതിനാൽ, ഒരു ജീവനക്കാരൻ്റെ വർക്ക് ഫോൺ നമ്പർ മാറിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് പഴയത് മറികടന്ന് പുതിയ നമ്പർ ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം നൽകാം. ഒരു പുതിയ സ്ഥാനത്തിൻ്റെ പേരിൽ ക്രോസ് ഔട്ട് ചെയ്യുകയും എഴുതുകയും ചെയ്യുന്നത് മോശം ശീലമായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു; കഴിയുന്നത്ര വേഗത്തിൽ ഒരു പുതിയ കാർഡ് ഓർഡർ ചെയ്യാൻ ശ്രദ്ധിക്കണം. വിലാസം മാറ്റുന്ന സാഹചര്യത്തിൽ, ജീവനക്കാരന് തൻ്റെ പുതിയ ടെലിഫോൺ നമ്പറുകൾ ഇതുവരെ അറിയാത്തപ്പോൾ, ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ഔദ്യോഗിക വിലാസം, സെക്രട്ടേറിയറ്റിൻ്റെ അല്ലെങ്കിൽ ജനറൽ ഡിപ്പാർട്ട്മെൻ്റിൻ്റെ ടെലിഫോൺ നമ്പർ എന്നിവ സൂചിപ്പിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്.

ഒരു സ്ഥാപനത്തിന് നിരവധി ശാഖകളുണ്ടെങ്കിൽ, അതിൻ്റെ പ്രതിനിധികളുടെ ബിസിനസ്സ് കാർഡുകളിൽ നിരവധി വിലാസങ്ങൾ സൂചിപ്പിക്കാം.

അതിനാൽ, ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ സമൂഹത്തിലെ പരസ്പര ബന്ധങ്ങളുടെ അവിഭാജ്യ ഘടകമാണ്, എല്ലാ ആളുകളും അവരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളിലൂടെയും സംസാരിക്കുന്നതിലൂടെയും എഴുതിയ വാക്കുകളിലൂടെയും പങ്കെടുക്കുന്ന ഒരു ആശയവിനിമയ പ്രക്രിയയാണ്. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ അടിസ്ഥാന മര്യാദ നിയമങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള അറിവ് പ്രൊഫഷണൽ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടത്തുന്നതിന് സംസ്ഥാന, മുനിസിപ്പൽ ജീവനക്കാരെ സഹായിക്കും.

ഏതൊരു ആധുനിക ഓഫീസ് ജീവനക്കാരൻ്റെയും ജോലിയുടെ അവിഭാജ്യ ഘടകമാണ് ഇമെയിൽ വഴിയുള്ള ആശയവിനിമയം. അക്കൗണ്ടൻ്റുമാരും ഒരു അപവാദമല്ല. ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയം ഉൽപ്പാദനക്ഷമവും വൈകാരികമായി സുഖകരവും അങ്ങേയറ്റം ധാർമ്മികവുമാകുന്ന തരത്തിൽ കത്തിടപാടുകൾ എങ്ങനെ നടത്താം? ഞാൻ വായനക്കാർക്ക് ചില പ്രായോഗിക ഉപദേശങ്ങൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.

നുറുങ്ങ് 1. നിങ്ങളുടെ കത്തുകളിൽ വിലാസക്കാരനോടുള്ള വ്യക്തിപരമായ അപ്പീൽ അവഗണിക്കരുത്

ഇത് ചെയ്യുന്നതിലൂടെ, വ്യക്തിയുടെ വ്യക്തിത്വത്തിലേക്ക് നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധ പ്രകടമാക്കും. ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട സ്വീകർത്താവിന് ഒരു കത്ത് എഴുതിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, അതിൽ ഒരു വ്യക്തിഗത വിലാസത്തിൻ്റെ അഭാവം തെറ്റായതും മര്യാദയില്ലാത്തതുമാണെന്ന് തോന്നുന്നു.

വിലാസക്കാരന് നിങ്ങളുടെ ആദ്യ കത്തുകളിലൊന്ന് എഴുതുമ്പോൾ, ചോദ്യം പലപ്പോഴും ഉയർന്നുവരുന്നു: അവനെ അഭിസംബോധന ചെയ്യാനുള്ള ഏറ്റവും നല്ല മാർഗം ഏതാണ് - അവൻ്റെ പേരിൻ്റെ പേരോ ആദ്യനാമമോ രക്ഷാധികാരിയോ? ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, നിങ്ങൾക്ക് വ്യക്തിയുടെ കത്ത് അവസാനിക്കുന്ന ഒപ്പിൽ എന്താണ് എഴുതിയിരിക്കുന്നതെന്ന് നിങ്ങൾ നോക്കേണ്ടതുണ്ട്. പേര് അവിടെ സൂചിപ്പിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ (രക്ഷാകർതൃത്വം ഇല്ലാതെ), ഉദാഹരണത്തിന് "സ്വെറ്റ്‌ലാന കൊട്ടോവ", എങ്കിൽ എന്നെ പേര് പറഞ്ഞ് ബന്ധപ്പെടാൻ മടിക്കേണ്ടതില്ല. ഒപ്പ് പറഞ്ഞാൽ "സ്വെറ്റ്ലാന വാസിലീവ്ന കൊട്ടോവ, ട്രെൻസർ എൽഎൽസിയുടെ ചീഫ് അക്കൗണ്ടൻ്റ്", തുടർന്ന് നിങ്ങൾ സ്വീകർത്താവിനെ അതിനനുസരിച്ച് അഭിസംബോധന ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ഏത് സാഹചര്യത്തിലും, രണ്ടാമത്തെ ഓപ്ഷൻ വളരെ ശരിയാണ്, അതിനാൽ ഒരു വിജയ-വിജയം.

"From" ഫീൽഡിലെ വിവരങ്ങളെ ആശ്രയിക്കാൻ ഞാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നില്ല. എല്ലാത്തിനുമുപരി, ഇത് ആദ്യം പൂരിപ്പിക്കുന്നത് ഇമെയിൽ വിലാസത്തിൻ്റെ ഉടമയല്ല, ഇമെയിൽ സജ്ജീകരിക്കുമ്പോൾ കമ്പനിയുടെ ഐടി സ്പെഷ്യലിസ്റ്റാണ്.

ഒരു ബിസിനസ്സ് പങ്കാളിയെയോ ക്ലയൻ്റിനെയോ അഭിസംബോധന ചെയ്യുമ്പോൾ പേരിൻ്റെ ഹ്രസ്വ രൂപം ഉപയോഗിക്കരുതെന്ന് ഞാൻ നിങ്ങളെ ശക്തമായി ഉപദേശിക്കുന്നു ("സാഷ" എന്നതിന് പകരം "സാഷ്", "അന്യ" എന്നതിന് പകരം "ആൻ"), എഴുത്ത് എത്ര ജനാധിപത്യപരമാണെങ്കിലും ശൈലിയും നിങ്ങളുടെ കത്തിടപാടുകൾ എത്ര പഴയതാണെങ്കിലും. സംഭാഷണ സംഭാഷണത്തിൽ പരിചിതമായത് രേഖാമൂലമുള്ള സംഭാഷണത്തിൽ വളരെ ലളിതമായി തോന്നുന്നു.

നുറുങ്ങ് 2. നിങ്ങളുടെ ആശംസയുടെ രൂപത്തിൽ പ്രത്യേക ശ്രദ്ധ നൽകുക

നിങ്ങൾ പദപ്രയോഗം ഉപയോഗിക്കരുത് "ശുഭദിനം!". സ്വീകർത്താവിൻ്റെ സമയ മേഖലയുമായി പൊരുത്തപ്പെടുത്തുക എന്ന നല്ല ഉദ്ദേശം നിങ്ങൾക്കുണ്ടെങ്കിൽപ്പോലും, ഈ വാചകം രസകരമാണെന്ന് തോന്നുന്നു, ഞാൻ അശ്ലീലമായിപ്പോലും പറയും. നിഷ്പക്ഷ ഓപ്ഷനുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്: "ഹലോ...", "ഗുഡ് ആഫ്റ്റർനൂൺ...". തീർച്ചയായും, നിങ്ങൾക്ക് അറിയാമെങ്കിൽ സ്വീകർത്താവിൻ്റെ പേര് ആശംസയിലേക്ക് ചേർക്കുക. വ്യക്തിപരമായി, ഉദാഹരണത്തിന്, മുഖമില്ലാത്തതിന് പകരം ഇത് കൂടുതൽ മനോഹരമാണെന്ന് ഞാൻ കാണുന്നു "ഹലോ!"വ്യക്തിപരമായി നേടുക "ഹലോ, താമര!".

ഈ രീതിയിൽ നിങ്ങൾ സ്വീകർത്താവിൻ്റെ സമയം ലാഭിക്കുന്നുവെന്ന് ഓർമ്മിക്കുക. എല്ലാത്തിനുമുപരി, സ്വീകരിച്ച കത്തിൻ്റെ ഉള്ളടക്കം ഉടനടി വിലയിരുത്താനും അതിൻ്റെ മുൻഗണനയും പ്രാധാന്യവും വേഗത്തിൽ തീരുമാനിക്കാനും അദ്ദേഹത്തിന് കഴിയും.

വിഷയ വരി ഹ്രസ്വമായിരിക്കണം, എന്നാൽ അതേ സമയം കത്തിടപാടുകളുടെ വിഷയം കൃത്യമായി പ്രതിഫലിപ്പിക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, "ആൽഫ LLC-ൽ നിന്നുള്ള ഉടമ്പടി, ഇൻവോയ്സ്, നിയമം""രേഖകൾ" എന്നതിന് പകരം. ചർച്ചയിലിരിക്കുന്ന പ്രശ്നത്തിൻ്റെ വശങ്ങൾ മാറുമ്പോൾ, വിഷയം വ്യക്തമാക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, “പെർമുമായുള്ള സഹകരണം” → “പെർമുമായുള്ള സഹകരണം. ചർച്ചകളുടെ തീയതി" → "പെർമുമായുള്ള സഹകരണം. കരട് കരാർ".

കത്തിടപാടിനിടയിൽ, "വിഷയം" ഫീൽഡ് നിങ്ങളുടെ വിലാസക്കാരൻ ക്രമരഹിതമായി പൂരിപ്പിച്ചതായി നിങ്ങൾ കാണുന്നുവെങ്കിൽ അല്ലെങ്കിൽ അത് പൂരിപ്പിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം കൈകളിലേക്ക് മുൻകൈ എടുത്ത് രണ്ട് സാഹചര്യങ്ങളിലൊന്ന് പരീക്ഷിക്കുക.

രംഗം 1.മറുപടി നൽകുമ്പോൾ, "വിഷയം" ഫീൽഡ് സ്വയം പൂരിപ്പിക്കുക. സ്വീകർത്താവ് ശ്രദ്ധാലുവാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ കത്തിടപാടുകൾ മതിയായ രൂപത്തിലേക്ക് കൊണ്ടുവരാൻ ഇത് ഇതിനകം തന്നെ മതിയാകും.

രംഗം 2."വിഷയം" ഫീൽഡ് പൂരിപ്പിക്കുന്നത് സ്വീകർത്താവ് അവഗണിക്കുന്നത് തുടരുകയാണെങ്കിൽ, ഇനിപ്പറയുന്നതുപോലുള്ള എന്തെങ്കിലും ഉപയോഗിച്ച് അദ്ദേഹത്തിന് ഒരു കത്ത് എഴുതുക: “അല്ലാ, “വിഷയം” ഫീൽഡിൽ കത്തിൻ്റെ വിഷയം ഉടൻ സൂചിപ്പിക്കാൻ ഞാൻ നിർദ്ദേശിക്കുന്നു. ഈ രീതിയിൽ ഞങ്ങളുടെ ആശയവിനിമയത്തിൻ്റെ ഫലപ്രാപ്തി ഗണ്യമായി വർദ്ധിപ്പിക്കുമെന്ന് ഞാൻ കരുതുന്നു..

നുറുങ്ങ് 4. "To", "Cc" ഫീൽഡുകൾ ശ്രദ്ധിക്കുക

ഒരു ബിസിനസ് പരിതസ്ഥിതിയിൽ ഈ ഫീൽഡുകളുടെ പൊതുവായി അംഗീകരിക്കപ്പെട്ട ഉദ്ദേശ്യം നിങ്ങൾ വ്യക്തമായി മനസ്സിലാക്കേണ്ടതുണ്ട്:

• <если>"ടു" ഫീൽഡിൽ നിങ്ങളെ മാത്രമേ പട്ടികപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ളൂ - ഇതിനർത്ഥം കത്ത് അയച്ചയാൾ അവൻ്റെ ചോദ്യത്തിനോ അഭ്യർത്ഥനയോടോ നിങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള പ്രതികരണത്തിനായി കാത്തിരിക്കുന്നു എന്നാണ്;
• <если>ഫീൽഡിൽ നിരവധി സ്വീകർത്താക്കൾ ഉണ്ട് - അയച്ചയാൾ ഓരോരുത്തരുടെയും അല്ലെങ്കിൽ ഏതെങ്കിലും സ്വീകർത്താക്കളുടെ പ്രതികരണത്തിനായി കാത്തിരിക്കുകയാണ്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, മറുപടി നൽകുമ്പോൾ, "എല്ലാവർക്കും മറുപടി നൽകുക" ഫംഗ്ഷൻ ഉപയോഗിച്ച് അയച്ചയാൾ സജ്ജമാക്കിയ സ്വീകർത്താക്കളുടെ ലിസ്റ്റ് സംരക്ഷിക്കുക (തീർച്ചയായും, നിങ്ങളുടെ പ്രതികരണത്തിൻ്റെ സാരാംശം മറച്ചുവെച്ചുകൊണ്ട് കത്തിൻ്റെ രചയിതാവിനോട് മാത്രം പ്രതികരിക്കാൻ നിങ്ങൾ മനഃപൂർവ്വം ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ. ബാക്കിയുള്ള കത്തിടപാടുകളിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ നിന്ന്);
• <если>"പകർപ്പ്" ഫീൽഡിൽ നിങ്ങളുടെ പേര് ദൃശ്യമാകുന്നു - ചോദ്യത്തെക്കുറിച്ച് നിങ്ങൾ അറിഞ്ഞിരിക്കണമെന്ന് അയച്ചയാൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നു, എന്നാൽ അവൻ നിങ്ങളിൽ നിന്ന് ഉത്തരം പ്രതീക്ഷിക്കുന്നില്ല. ഈ വിഷയത്തിൽ നിങ്ങൾ കത്തിടപാടുകളിൽ ഏർപ്പെടരുത് എന്നാണ് ഇതിനർത്ഥം. നിങ്ങൾ ഇപ്പോഴും ഇത് ചെയ്യാൻ തീരുമാനിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ഇനിപ്പറയുന്ന വാക്യങ്ങളിലൊന്ന് ഉപയോഗിച്ച് കത്ത് ആരംഭിക്കുന്നതാണ് നല്ല രൂപത്തിൻ്റെ അടയാളം: "സാധ്യമെങ്കിൽ, ഈ പ്രശ്നത്തിൻ്റെ ചർച്ചയിൽ പങ്കെടുക്കാൻ ഞാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു...", "ഞാൻ എൻ്റെ അഭിപ്രായം പറയട്ടെ...".

ബിസിസി ഫീൽഡിനെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം, ഒരു ബിസിനസ്സ് നൈതിക വീക്ഷണകോണിൽ, ഇത് ഏറ്റവും വിവാദപരമായ ഇമെയിൽ ഉപകരണമാണ്. ചിലപ്പോൾ ഇത് ഏതാണ്ട് രഹസ്യ നിരീക്ഷണത്തിൻ്റെയും വിവരങ്ങളുടെയും ഒരു ഉപകരണമായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു. എല്ലാത്തിനുമുപരി, ബിസിസിയിൽ സ്ഥാപിച്ചിട്ടുള്ള സ്വീകർത്താക്കൾ മറ്റ് സ്വീകർത്താക്കൾക്ക് ദൃശ്യമാകില്ല. ചിലതിൽ, സാധാരണയായി ധാർമ്മിക കാര്യങ്ങളിൽ സൂക്ഷ്മത പുലർത്തുന്ന വലിയ കമ്പനികളിൽ, കൂട്ട മെയിലിംഗുകൾ ഒഴികെ കോർപ്പറേറ്റ് കത്തിടപാടുകളിൽ ഈ ഫീൽഡ് ഉപയോഗിക്കുന്നത് കർശനമായി നിരോധിച്ചിരിക്കുന്നു. എന്നാൽ മിക്ക കമ്പനികളിലും അവർ ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു, ഇനിപ്പറയുന്ന നിയമങ്ങൾ പാലിച്ച്:

• "Bcc" ഫീൽഡ് പൂരിപ്പിച്ചുകൊണ്ട് ഒരു കത്ത് അയയ്ക്കുന്നത്, കത്തിൻ്റെ രചയിതാവ് ഈ സന്ദേശത്തിൻ്റെ കാരണവും ഉദ്ദേശ്യവും സംബന്ധിച്ച് മറഞ്ഞിരിക്കുന്ന സ്വീകർത്താക്കളെ അറിയിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് (അല്ലെങ്കിൽ അങ്ങനെ ചെയ്യാൻ പോകുന്നു) അനുമാനിക്കുന്നു;
• മറഞ്ഞിരിക്കുന്ന സ്വീകർത്താവ് കത്തിടപാടുകളിൽ പ്രവേശിക്കേണ്ടതില്ല.

പരിശീലന വേളയിൽ, എന്നോട് പലപ്പോഴും ചോദ്യം ചോദിക്കാറുണ്ട്: ഒരു ക്ലയൻ്റിൽ നിന്നോ സഹപ്രവർത്തകനിൽ നിന്നോ ഒരു കത്തിന് പ്രതികരിക്കേണ്ട സമയത്തെക്കുറിച്ച് പൊതുവായി അംഗീകരിക്കപ്പെട്ട ഏതെങ്കിലും മാനദണ്ഡങ്ങൾ ഉണ്ടോ? എന്നാൽ നിങ്ങൾക്ക് അതിന് ഒരു സാർവത്രിക ഉത്തരം നൽകാൻ കഴിയില്ല.

നമ്മൾ ആന്തരിക കത്തിടപാടുകളെക്കുറിച്ച് സംസാരിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ഇവിടെ എല്ലാം കമ്പനിയുടെ ജീവിതത്തിൻ്റെ വേഗതയും താളവും അനുസരിച്ചാണ് നിർണ്ണയിക്കുന്നത്. ഒന്നര മണിക്കൂറിൽ കൂടുതൽ പ്രതികരണം വൈകുന്നത് മോശം പെരുമാറ്റമായി കണക്കാക്കുന്ന കമ്പനികളുണ്ട്. പിന്നെ എവിടെയോ പകൽ സമയത്ത് ഉത്തരം കാര്യങ്ങൾ ക്രമത്തിലാണ്.

ഒരു പൊതു നിയമമെന്ന നിലയിൽ, ഒരു കത്തിന് ഏറ്റവും സ്വീകാര്യമായ പ്രതികരണ സമയം 2-3 മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ ആണ്. അയയ്ക്കുന്നയാൾ പ്രതികരണത്തിനായി കാത്തിരിക്കുകയും വിലാസക്കാരൻ്റെ നിശബ്ദതയിൽ നിന്ന് ആന്തരിക അസ്വസ്ഥത അനുഭവപ്പെടാതിരിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന സുഖപ്രദമായ കാത്തിരിപ്പ് സമയം എന്ന് വിളിക്കപ്പെടുന്ന സമയമാണിത്.

എന്നാൽ കത്ത് ലഭിക്കുകയും വായിക്കുകയും ചെയ്താൽ, 24 മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ നിങ്ങൾക്ക് അതിന് പൂർണ്ണമായ ഉത്തരം നൽകാൻ കഴിയില്ലെന്ന് നിങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കിയാലോ? തുടർന്ന്, നല്ല പെരുമാറ്റ നിയമങ്ങൾ അനുസരിച്ച്, നിങ്ങളുടെ കത്തിൻ്റെ രസീതും അതിനോട് പ്രതികരിക്കുന്നതിനുള്ള ഏകദേശ സമയപരിധിയും അയച്ചയാളെ അറിയിക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്: “ഹലോ, സെർജി വാസിലിവിച്ച്! എനിക്ക് നിങ്ങളുടെ കത്ത് ലഭിച്ചു. അടുത്ത രണ്ട് ദിവസത്തിനുള്ളിൽ ഞാൻ ഉത്തരം നൽകും" അല്ലെങ്കിൽ "ആന്ദ്രേ, എനിക്ക് കത്ത് ലഭിച്ചു. നന്ദി! ഉത്തരം നൽകാൻ എനിക്ക് കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾ ആവശ്യമാണ്. ഞാൻ പിന്നീട് ഉത്തരം പറയാൻ ശ്രമിക്കാം....".

നുറുങ്ങ് 6. ഒരു കത്തിൽ വിവരങ്ങൾ അവതരിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള അടിസ്ഥാന നിയമങ്ങൾ പാലിക്കുക

അവയിൽ പലതും ഇല്ല:

• ഒരു കത്ത് വായിക്കുമ്പോൾ, ഏറ്റവും സുഖപ്രദമായ വോളിയം "ഒരു സ്ക്രീനിൽ" യോജിക്കുന്നു, പരമാവധി - ഒരു A4 പേജിൽ;
• അയച്ച അറ്റാച്ച്‌മെൻ്റുകളുടെ അളവ് 3 MB-യിൽ കൂടരുത്. വലിയ ഫയലുകൾ സ്വീകർത്താവിൽ മെയിൽ മരവിപ്പിക്കാൻ ഇടയാക്കിയേക്കാം;
• അറ്റാച്ചുമെൻ്റുകൾ "പാക്കേജിംഗ്" ചെയ്യുമ്പോൾ, സാർവത്രിക zip അല്ലെങ്കിൽ റാർ എൻകോഡിംഗ് ഉപയോഗിക്കുക. പ്രക്ഷേപണ സമയത്ത് മറ്റ് വിപുലീകരണങ്ങൾ തടയുകയോ ഛേദിക്കപ്പെടുകയോ ചെയ്യാം, സ്വീകർത്താവിന് പ്രശ്നങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കാം;
• ഒരു പുതിയ കത്ത് ആയി ഒരിക്കലും മറുപടി ആരംഭിക്കരുത് (കസ്‌പോണ്ടൻസ് ചരിത്രം സംരക്ഷിക്കാതെ). അല്ലെങ്കിൽ, യഥാർത്ഥ സന്ദേശത്തിനായി സമയം പാഴാക്കാൻ സ്വീകർത്താവ് നിർബന്ധിതനാകും;
• സ്വീകർത്താവിന് കഴിയുന്നത്ര മനസ്സിലാക്കാവുന്ന ഭാഷയിൽ എഴുതുക. പ്രൊഫഷണൽ അല്ലെങ്കിൽ ആന്തരിക കോർപ്പറേറ്റ് പദാവലി, സ്ലാംഗ്, ചുരുക്കെഴുത്തുകൾ, ആംഗ്ലിസം എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഉചിതമാണോ എന്ന് പലരും ആശ്ചര്യപ്പെടുന്നു.

ഓരോ നിർദ്ദിഷ്ട കേസിലും ഇത് പ്രത്യേകം തീരുമാനിക്കണം.

അതിനാൽ, ഒരു കമ്പനിയിലെ ആന്തരിക കോർപ്പറേറ്റ് കത്തിടപാടുകൾ എല്ലായ്പ്പോഴും സ്ലാംഗും ചുരുക്കങ്ങളും കൊണ്ട് നിറഞ്ഞിരിക്കുന്നു: അവ എല്ലാ പങ്കാളികൾക്കും പരിചിതവും മനസ്സിലാക്കാവുന്നതും സമയം ലാഭിക്കുന്നതുമാണ്. എന്നാൽ എതിർകക്ഷികളുമായുള്ള കത്തിടപാടുകളിൽ നിങ്ങൾ അവ ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം ഉപയോഗിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

എൻ്റെ പ്രാക്ടീസിൽ അത്തരമൊരു കേസ് ഉണ്ടായിരുന്നു. ഒരു സഹപ്രവർത്തകൻ ഒരു പബ്ലിഷിംഗ് ഹൗസിനുള്ള സാമഗ്രികൾ തയ്യാറാക്കുകയായിരുന്നു, അവളുടെ അവസാന കത്തിൽ അവർ അവൾക്ക് എഴുതി: "മാഷേ, നിങ്ങളുടെ എല്ലാ സാമഗ്രികളും എത്രയും വേഗം അയക്കുക". ഇത് തനിക്ക് അജ്ഞാതമായ ഒരു ഫോർമാറ്റിൻ്റെ പദവിയാണെന്ന് മാഷ തീരുമാനിച്ചു, അതിലേക്ക് വാചകം വിവർത്തനം ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. പ്രസാധകൻ്റെ അഭ്യർത്ഥന എങ്ങനെ തൃപ്തിപ്പെടുത്താമെന്ന് മനസിലാക്കാൻ അവൾ കൊളുത്തോ വക്രതയോ ഉപയോഗിച്ച് ധാരാളം സമയം കൊന്നു. 2 ദിവസത്തിന് ശേഷം, "എത്രയും വേഗം" എന്ന പരക്കെ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഇംഗ്ലീഷ് സംസാരിക്കുന്ന വാക്കിൻ്റെ ചുരുക്കെഴുത്താണ് നിഗൂഢമായ "അസാപ്" എന്ന് മനസ്സിലാക്കുമ്പോൾ മെഷീൻ്റെ ശല്യം സങ്കൽപ്പിക്കുക. പക്ഷേ, അഭ്യർത്ഥന ലഭിച്ച നിമിഷം മുതൽ അരമണിക്കൂറിനുള്ളിൽ മാഷയ്ക്ക് മെറ്റീരിയലുകൾ അയയ്ക്കാൻ കഴിഞ്ഞു!

നുറുങ്ങ് 7. ഓരോ അക്ഷരവും ഒപ്പും നിങ്ങളുടെ കോൺടാക്റ്റുകളും ഉപയോഗിച്ച് അവസാനിപ്പിക്കുക

നിങ്ങൾക്ക് സ്വീകർത്താവിനെ എത്ര അടുത്തറിയാമെന്നും നിങ്ങളുടെ കത്തിടപാടുകൾ എത്ര നാളായി നടക്കുന്നുവെന്നും പരിഗണിക്കാതെ തന്നെ, നിങ്ങളുടെ ഓരോ കത്തുകളിലും ഒപ്പും ബന്ധപ്പെടാനുള്ള വിവരങ്ങളും അടങ്ങുന്ന ഒരു ബ്ലോക്ക് ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഇത് ബിസിനസ് ആശയവിനിമയ സംസ്കാരത്തിൻ്റെ അവിഭാജ്യ ഘടകമാണ്.

ബ്ലോക്കിൽ അടങ്ങിയിരിക്കണം:

• നിങ്ങളുടെ ആദ്യ പേരും അവസാന പേരും. ചുരുക്കെഴുത്തുകൾ ഉപയോഗിക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ല. ഇതിനുപകരമായി “ടി.എൽ. വോറോട്ടിൻസെവ്"എൻ്റെ ഒപ്പിൽ ഞാൻ സൂചിപ്പിക്കുന്നു "താമര ലിയോനിഡോവ്ന വൊറോട്ടിൻ്റ്സേവ"അഥവാ "താമര വൊറോട്ടിൻ്റ്സേവ"ഒരു മറുപടി കത്തിൽ എന്നെ എങ്ങനെ ബന്ധപ്പെടണമെന്ന് വിലാസക്കാരന് മനസ്സിലാകും;
• നിങ്ങളുടെ സ്ഥാനം. ഇത് സ്വീകർത്താവിന് നിങ്ങളുടെ അധികാരത്തിൻ്റെ അതിരുകളും പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രൊഫഷണൽ കഴിവും മനസ്സിലാക്കാനുള്ള അവസരം നൽകുന്നു;
• ബന്ധപ്പെടാനുള്ള വിവരങ്ങൾ (ഫോൺ, ഇമെയിൽ, കമ്പനിയുടെ പേര്, വെബ്സൈറ്റ്). ആവശ്യമെങ്കിൽ അധിക പ്രവർത്തന ആശയവിനിമയത്തിനുള്ള അവസരം ഈ രീതിയിൽ നിങ്ങൾ സ്വീകർത്താവിന് നൽകും.

പറഞ്ഞ എല്ലാ കാര്യങ്ങളോടും, ഞാൻ ചേർക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു: നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ നിങ്ങളെ അഭിവാദ്യം ചെയ്യുന്ന വസ്ത്രങ്ങളാണ്. മറ്റൊരു വിധത്തിൽ പറഞ്ഞാൽ, ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ മര്യാദകൾ നിരീക്ഷിക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ സ്വീകർത്താവിൽ നിങ്ങൾ ഏറ്റവും മനോഹരമായ മതിപ്പ് ഉണ്ടാക്കും.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളെ ഒരിക്കലും വിലകുറച്ച് കാണരുത്. ഒരു ബിസിനസ് സംഭാഷണത്തോടൊപ്പം, നിങ്ങളുടെ കരിയറിൽ ഇത് ഒരു നല്ല സഹായമായിരിക്കും. അല്ലെങ്കിൽ തിരിച്ചും, പങ്കാളിത്തം നശിപ്പിക്കുക. മാത്രമല്ല, ഒരു കരാറിൻ്റെ വിജയമോ സഖ്യകക്ഷികളുടെ ഏറ്റെടുക്കലോ ഒരു വാക്കിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കും. ഒരു ബിസിനസ്സ് ഇമേജ് സമർത്ഥമായി ആശയവിനിമയം നടത്താനുള്ള കഴിവിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്.

ഒരു നല്ല പ്രഭാഷകൻ നല്ല എഴുത്തുകാരൻ ആയിരിക്കണമെന്നില്ല. ഒരു ബിസിനസുകാരന് എതിരാളികളുടെ വിശ്വാസം വേഗത്തിൽ നേടിയെടുക്കാൻ കഴിയുമെങ്കിലും, അവൻ മിടുക്കനാണെങ്കിൽ ഏതെങ്കിലും പങ്കാളിയുമായി സംസാരിക്കുക മീറ്റിംഗുകളും ബിസിനസ് സംഭാഷണങ്ങളും നടത്തുന്നു, അപ്പോൾ എഴുതിയ രേഖകൾ വരണ്ടതും മങ്ങിയതുമാകാം. പലരും എവിടെ തുടങ്ങണം എന്നറിയാതെ ശൂന്യമായ കടലാസിൽ മണിക്കൂറുകളോളം ഇരിക്കും. ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾഏതെങ്കിലും പ്രമാണങ്ങൾ സമർത്ഥമായി വരയ്ക്കുന്നതിന് നിങ്ങൾ അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ട ഒരു കൂട്ടം നിയമങ്ങളും ഉപകരണങ്ങളുമാണ്.

രേഖാമൂലമുള്ള സംഭാഷണത്തിൻ്റെ പ്രധാന സവിശേഷത ഏകീകൃത സംഭാഷണ മാർഗങ്ങളുടെ ഉപയോഗവും നിരന്തരമായ ആവർത്തനവുമാണ്. ഔദ്യോഗിക കത്തിടപാടുകളിൽ പലപ്പോഴും സ്റ്റാമ്പുകൾ കാണപ്പെടുന്നു. അവർ അനുവദിക്കുന്നു ആശയം കൂടുതൽ കൃത്യമായി പ്രകടിപ്പിക്കുക, വാചകത്തിൻ്റെ വ്യത്യസ്ത വ്യാഖ്യാനങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുക, അത് കൂടുതൽ സംക്ഷിപ്തമാക്കുക. ഒരു പ്രമാണമോ അക്ഷരമോ എഴുതാൻ, നിങ്ങൾക്ക് ഈ ക്ലിക്കുകളുടെ സെറ്റ് മാത്രമേ ഉപയോഗിക്കാനാകൂ. പതിറ്റാണ്ടുകളായി സ്റ്റാൻഡേർഡ് ശൈലികൾ എഴുത്തിൽ ഉപയോഗിച്ചുവരുന്നു, അതിനാൽ ആർക്കും എളുപ്പത്തിൽ വാചകം രചിക്കാൻ കഴിയും. വാക്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കൂടുതൽ സമയം ചെലവഴിക്കേണ്ടിവരില്ല, കാരണം അവയെല്ലാം കൈയിലുണ്ടാകും. സ്റ്റാമ്പ് വാക്യങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ചുള്ള പ്രമാണങ്ങൾ മിനിറ്റുകൾക്കുള്ളിൽ എഴുതിയിരിക്കുന്നു, കൂടുതൽ പരിശ്രമം ആവശ്യമില്ല.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ അവതരണത്തിൽ അമിതമായ വൈകാരികതയെ അംഗീകരിക്കുന്നില്ല. ഒരു ന്യൂട്രൽ ടോൺ ആണ് ഇതിൻ്റെ സവിശേഷത. വൈകാരികമായ വിലയിരുത്തലിനു പകരം യുക്തിസഹമായവയാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്. പ്രമാണങ്ങളിൽ വൈരുദ്ധ്യാത്മകതയോ സംഭാഷണ പദപ്രയോഗങ്ങളോ ഉപയോഗിക്കരുത്. കൂടാതെ, ആത്മനിഷ്ഠ മൂല്യനിർണ്ണയത്തിൻ്റെ പ്രത്യയങ്ങളോടുകൂടിയ ഇടപെടലുകളിലോ വാക്കുകളിലോ ഒരു വിലക്ക് ചുമത്തുന്നു (ഉദാഹരണത്തിന്, കുറവുകൾ). ഔപചാരികമായ സംഭാഷണത്തിൽ മോഡൽ വാക്കുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതും അഭികാമ്യമല്ല. ഒരു വാചകം എഴുതുമ്പോൾ, നിങ്ങൾ വസ്തുതകളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കേണ്ടതുണ്ട്, അല്ലാതെ വൈകാരിക ഘടകത്തിലല്ല. പ്രമാണം അവതരണത്തിൻ്റെ വ്യക്തമായ ലോജിക് പിന്തുടരേണ്ടതാണ്.

സെമാൻ്റിക് കൃത്യത ഒരു ലളിതമായ നിയമമല്ല, ഇത് ഒരു പ്രമാണത്തിൻ്റെ പ്രായോഗിക മൂല്യം ഉറപ്പാക്കുന്ന ഒരു പ്രധാന വ്യവസ്ഥയാണ്. അവതരണത്തിൻ്റെ യുക്തിയും നിയമപരമായ ഒരു ഘടകമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു. ഉള്ളടക്കത്തെ രണ്ട് തരത്തിൽ വ്യാഖ്യാനിക്കുന്ന ഒരു വാക്ക് നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുകയാണെങ്കിൽ, അർത്ഥം വളരെയധികം മാറും. മുഴുവൻ വാചകവും അഭികാമ്യമല്ലാത്ത ടോൺ എടുക്കും.

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ, ശൈലികളുടെ നിർമ്മാണം മാത്രമല്ല, വസ്തുതാപരമായ ഘടകവും ഒരു പ്രധാന പങ്ക് വഹിക്കുന്നു. ഓരോ വിധിന്യായവും ഒരു പ്രമാണത്തിൽ പ്രകടിപ്പിക്കുന്ന ഓരോ ചിന്തയും മതിയായ വസ്തുതകളാൽ പിന്തുണയ്ക്കപ്പെടണം. വസ്തുതകൾ തന്നെ ഒരേ തരത്തിലുള്ളതോ നിസ്സാരമോ ആയിരിക്കരുത്. പ്രമാണങ്ങൾ വരയ്ക്കുമ്പോൾ, വിവരങ്ങൾ ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം തിരഞ്ഞെടുക്കുകയും എല്ലാ ഡാറ്റയും പരിശോധിക്കുകയും അവയുടെ കൃത്യത ശ്രദ്ധിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. എല്ലാ വസ്‌തുതകളും ഈ പാരാമീറ്ററുകളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നെങ്കിൽ, എഴുതിയതിൻ്റെ അർത്ഥം വായനക്കാരന് എളുപ്പത്തിൽ മനസ്സിലാകും; മനസ്സിലാക്കാൻ അധിക പരിശ്രമമോ വിവരങ്ങളോ ആവശ്യമില്ല.

മാത്രമല്ല, മിക്ക ബിസിനസ് ഡോക്യുമെൻ്റുകളുടെയും പോയിൻ്റ് വായനക്കാരനെ പ്രേരിപ്പിക്കുക, നിങ്ങളുടെ കാഴ്ചപ്പാട് അറിയിക്കുക എന്നതാണ്. ഈ ലക്ഷ്യം നേടുന്നതിനുള്ള പ്രധാന ഉപകരണം സമർത്ഥവും ബോധ്യപ്പെടുത്തുന്നതുമായ വാദമാണ്. പരിശോധിച്ച ഡാറ്റ, മതിയായ വസ്തുതകൾ, തെളിവുകൾ എന്നിവയാണ് ഏതൊരു പ്രമാണത്തിൻ്റെയും പ്രധാന ഘടകങ്ങൾ: ഒരു കത്ത്, ഒരു മെമ്മോ അല്ലെങ്കിൽ വാണിജ്യ ഓഫർ.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾക്കുള്ള സംഭാഷണ മര്യാദ

സാമൂഹിക മര്യാദകൾ പോലെ, ബിസിനസ് ആശയവിനിമയ മര്യാദ- ഇത് സമൂഹത്തിൽ വേരൂന്നിയ ഒരു കൂട്ടം നിയമങ്ങളാണ്. പ്രമാണങ്ങൾ വരയ്ക്കുമ്പോഴും സഹപ്രവർത്തകരുമായും പങ്കാളികളുമായും രേഖാമൂലം ആശയവിനിമയം നടത്തുമ്പോഴും ഈ നിയമങ്ങൾ പാലിക്കണമെന്ന് മാനദണ്ഡം ആവശ്യമാണ്.

വർഷങ്ങളോളം, ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ വ്യക്തിഗത കത്തിടപാടുകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു, അതിനാൽ പ്രമാണങ്ങളിൽ ആദ്യ വ്യക്തി ക്രിയകൾ ഉപയോഗിച്ചു. തുടർന്ന് അക്ഷരങ്ങൾ ഒരു പൊതു സ്വഭാവം നേടാൻ തുടങ്ങി, കൂടാതെ വ്യക്തിഗത കത്തിടപാടുകൾ ഈ പ്രതീകവുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നത് അവസാനിപ്പിച്ചു. അതിനാൽ, കാലക്രമേണ, ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന വാക്കാലുള്ള സൂത്രവാക്യങ്ങൾ രൂപാന്തരപ്പെടാൻ തുടങ്ങി.

പരിവർത്തനത്തിൻ്റെ വസ്തുക്കൾ വാക്കാലുള്ള മര്യാദയുടെ പ്രകടനങ്ങളായിരുന്നു. അവർ ബിസിനസ്സ് സംസാരം ഉപേക്ഷിക്കാൻ തുടങ്ങി, സ്ഥിരമായ ആവിഷ്കാരങ്ങൾക്ക് വഴിയൊരുക്കി. ഇന്ന്, ഒരു അഭ്യർത്ഥന അല്ലെങ്കിൽ നിരസിക്കൽ, ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ അല്ലെങ്കിൽ അറിയിപ്പ് എന്നിവ പ്രകടിപ്പിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്ന പ്രത്യേക സ്ഥിരതയുള്ള ഫോമുകൾ ഉണ്ട്. ഞങ്ങൾ വിശദീകരിക്കാൻ തുടങ്ങും ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ സവിശേഷതകൾസർവ്വനാമങ്ങളുടെ ഉപയോഗത്തിൽ നിന്ന്.

രേഖകൾ എഴുതുമ്പോൾ, വ്യക്തിഗത ധാരണ ഉപയോഗിക്കില്ല, കാരണം കൈമാറിയ വിവരങ്ങൾ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ആണ്. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ പ്രകടിപ്പിക്കുന്ന താൽപ്പര്യങ്ങൾ ഒരു പ്രത്യേക വ്യക്തിയല്ല, മറിച്ച് ഒരു മുഴുവൻ സ്ഥാപനമോ എൻ്റർപ്രൈസോ ആണ് പ്രകടിപ്പിക്കുന്നത്. രേഖകളിൽ വിവരിച്ചിരിക്കുന്ന എല്ലാ അഭ്യർത്ഥനകളും അപേക്ഷകളും ആദ്യ വ്യക്തി ബഹുവചനത്തിലാണ് പ്രകടിപ്പിക്കുന്നത്, അല്ലാതെ ഏകവചനത്തിലല്ല. അതായത്, "ഞങ്ങൾ" എന്ന സർവ്വനാമം അനുമാനിക്കപ്പെടുന്നു, "ഞാൻ" അല്ല. എന്നിരുന്നാലും, "ഞങ്ങൾ" എന്ന സർവ്വനാമം തന്നെ എഴുതിയിട്ടില്ല. വിലാസത്തിൻ്റെ സാമൂഹിക സ്വഭാവം ക്രിയാ രൂപത്തിൻ്റെ ഉപയോഗത്തിലൂടെ പ്രകടിപ്പിക്കുന്നു. ക്രിയയുടെ അവസാനം, ആദ്യ വ്യക്തി ബഹുവചനത്തിൽ അവതരണത്തിൻ്റെ തരം കൃത്യമായി നിർണ്ണയിക്കുന്നു.

കൊളാറ്ററൽ ഫോമുകൾക്ക് പ്രത്യേക ശ്രദ്ധ നൽകുന്നു. നിഷ്ക്രിയ ശബ്ദം ഉപയോഗിക്കുന്നതാണ് അഭികാമ്യം. ഉദാഹരണത്തിന്, “നിങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ ബാധ്യതകൾ നിറവേറ്റിയിട്ടില്ല, ചൂടാക്കൽ ബാറ്ററികൾ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുന്നുഉൽപ്പാദിപ്പിച്ചിട്ടില്ല” വളരെ പരുഷമായി തോന്നുന്നു, എഴുത്തുകാരൻ ഇതിന് ഒരു പ്രത്യേക വ്യക്തിയെ കുറ്റപ്പെടുത്തുന്നത് പോലെ. നിഷ്ക്രിയ ശബ്ദത്തിൻ്റെ ഉപയോഗം - "തപീകരണ ബാറ്ററികൾ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുന്നതിനുള്ള ബാധ്യതകൾ നിറവേറ്റിയില്ല" - ബാധ്യതകൾ നിറവേറ്റുന്നതിൽ പരാജയപ്പെട്ടതിൻ്റെ വസ്തുത സൂചിപ്പിക്കാൻ ഞങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു, മാത്രമല്ല ഒരു ആരോപണവും വഹിക്കുന്നില്ല. കുറ്റവാളികളെ സൂചിപ്പിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിലും പ്രത്യേകമായി തിരിച്ചറിഞ്ഞിട്ടില്ല.

വിവരിച്ച പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഉറവിടമായ ഉദ്യോഗസ്ഥനെ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യുമ്പോൾ സജീവമായ ശബ്ദം ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഉചിതമാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, "നിയമ സേവനം വിശദീകരിക്കുന്നു..." ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, നേരിട്ടുള്ള പദ ക്രമം ഉപയോഗിക്കുന്നതും ക്രിയാ രൂപമായി വർത്തമാനകാലം തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതും നല്ലതാണ്.

നിഷ്ക്രിയ ശബ്ദത്തിൻ്റെ ഉപയോഗം അവതരിപ്പിച്ച വിവരങ്ങളുടെ സ്വഭാവവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. അവതാരകനല്ല, പ്രവർത്തനത്തിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണെങ്കിൽ, നിഷ്ക്രിയ വോയ്‌സ് ഫോമുകൾ ഉപയോഗിക്കാം: ഒരു കത്ത് അയച്ചു, ഒരു അപേക്ഷ സ്വീകരിച്ചു മുതലായവ. ഒബ്ജക്റ്റ് വ്യക്തമാകുന്ന വാക്യങ്ങളിൽ നിഷ്ക്രിയ ശബ്ദം ഉചിതമാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, "ജോലിയുടെ സമയപരിധി ഇതിനകം നിശ്ചയിച്ചിട്ടുണ്ട്."

മാത്രമല്ല, ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങൾക്രിയാ രൂപത്തിൻ്റെ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് നിയന്ത്രിക്കുക. നിരന്തരം ആവർത്തിക്കുന്ന ഒരു അഭികാമ്യമല്ലാത്ത പ്രവർത്തനത്തിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ അപൂർണ്ണമായ രൂപം ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, "തൊഴിലാളികൾ നിരന്തരം സുരക്ഷാ നിയമങ്ങൾ ലംഘിക്കുന്നു." തികഞ്ഞ രൂപത്തിന് ഒരു പ്രവർത്തനത്തിൻ്റെ പൂർണ്ണതയെ ഊന്നിപ്പറയാൻ കഴിയും, ഉദാഹരണത്തിന്, "ജീവനക്കാർ അവരുടെ ചുമതലകൾ ആരംഭിച്ചു."

ഡോക്യുമെൻ്റുകൾക്ക് ഒരു ന്യൂട്രൽ ടോൺ ഉണ്ടെങ്കിലും, ചിലപ്പോൾ അധിക ആക്സൻ്റുകൾ ചേർക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഇതിനായി, ആമുഖ വാക്കുകളും പദപ്രയോഗങ്ങളും ഉപയോഗിക്കുന്നു. പലപ്പോഴും, ആമുഖ ഘടനകൾ കഥയുടെ സ്വരത്തിലെ പിരിമുറുക്കം ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, "ദയവായി നിങ്ങളുടെ ഓഫീസിൽ സ്ഥിതിചെയ്യുന്ന പ്രമാണങ്ങൾ അയയ്ക്കുക" എന്ന വാചകം വളരെ വ്യക്തമാണ്. നിങ്ങൾ വാചകം മാറ്റുകയാണെങ്കിൽ, ഒരു ആമുഖ വാക്ക് ചേർക്കുക: "പ്രത്യക്ഷമായും, നിങ്ങളുടെ ഓഫീസിലുള്ള പ്രമാണങ്ങൾ അയയ്ക്കാൻ ഞങ്ങൾ നിങ്ങളോട് ആവശ്യപ്പെടുന്നു," അപ്പോൾ ടോൺ നിഷ്പക്ഷമാകും, വർഗ്ഗീകരണവും പിരിമുറുക്കവും അപ്രത്യക്ഷമാകും. തൽഫലമായി, മുഴുവൻ നിർദ്ദേശവും നയത്തിൻ്റെയും മര്യാദയുടെയും മാനദണ്ഡങ്ങൾ പാലിക്കും.

മറ്റൊരു ഉദാഹരണം ഒരു പ്രമാണത്തിന് മാന്യമായ ടോൺ നൽകുന്നു. "നിങ്ങളുടെ അഭ്യർത്ഥന അനുവദിക്കാൻ കഴിയില്ല" എന്ന വാചകം "ക്ഷമിക്കണം, നിങ്ങളുടെ അഭ്യർത്ഥന തൃപ്തിപ്പെടുത്താൻ കഴിയില്ല" എന്ന വാചകത്തിൽ നിന്ന് കാര്യമായ വ്യത്യാസമുണ്ട്. രണ്ടാമത്തെ ഓപ്ഷൻ ബിസിനസ് കറസ്പോണ്ടൻസ് മര്യാദയ്ക്ക് കൂടുതൽ സ്വീകാര്യമാണ്. ഇതുവഴി നിങ്ങൾക്ക് നിങ്ങളുടെ ബഹുമാനം പ്രകടിപ്പിക്കാനും അനാവശ്യമായ പരുഷത ഒഴിവാക്കാനും കഴിയും.

കൂടാതെ, ആമുഖ ഘടനകൾ വാചകത്തെ വരണ്ടതാക്കുന്നു. "ഞങ്ങളുടെ ഉൽപ്പന്നങ്ങളുടെ ഗുണനിലവാരം നിർണ്ണയിക്കാൻ ഒരു വിദഗ്ദ്ധനെന്ന നിലയിൽ നിങ്ങളുടെ പ്രതിനിധിയെ സാധ്യമെങ്കിൽ അയയ്ക്കുക" എന്ന വാചകം ബിസിനസ്സ് മര്യാദയുടെ നിയമങ്ങൾ പാലിക്കും.

ആമുഖ വാക്കുകളുടെയും ഘടനകളുടെയും ഉപയോഗം ബിസിനസ്സ് വാചകത്തെ വരണ്ടതും വർഗ്ഗീയവുമാക്കുന്നു. അവരുടെ സഹായത്തോടെ, നിങ്ങൾക്ക് സ്വീകർത്താവിനോടുള്ള ബഹുമാനം പ്രകടിപ്പിക്കാനും നിങ്ങളുടെ സൗഹൃദവും സ്വാദിഷ്ടതയും കാണിക്കാനും കഴിയും. സ്വീകർത്താവിൻ്റെ പ്രൊഫഷണൽ അഭിമാനം സംരക്ഷിക്കാൻ ഇത് നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.

"ബഹുമാനപ്പെട്ട" എന്ന വാക്കിൻ്റെ ഏറ്റവും സാധാരണമായ രൂപങ്ങൾ പ്രമാണങ്ങളിലും മറ്റ് ഔദ്യോഗിക ഗ്രന്ഥങ്ങളിലും ഉപയോഗിക്കുന്നു. വിലാസത്തിന് ശേഷം നിങ്ങൾ ഒരു കോമ ഇടുകയാണെങ്കിൽ, വാചകം എല്ലാ ദിവസവും നിഷ്പക്ഷമായി വ്യാഖ്യാനിക്കപ്പെടും. നിങ്ങൾ ഒരു ആശ്ചര്യചിഹ്നം ഇടുകയാണെങ്കിൽ, അത് പ്രമാണത്തിൻ്റെ പ്രാധാന്യത്തെയും അതിൻ്റെ പ്രാധാന്യത്തെയും സൂചിപ്പിക്കും.

ഒരേ തൊഴിലിലുള്ള ആളുകളെ അഭിസംബോധന ചെയ്യുമ്പോൾ, "പ്രിയ സഹപ്രവർത്തകൻ" (അല്ലെങ്കിൽ നമ്മൾ ഒരു കൂട്ടം ആളുകളെക്കുറിച്ചാണ് സംസാരിക്കുന്നതെങ്കിൽ "പ്രിയ സഹപ്രവർത്തകർ") എന്ന പ്രയോഗം ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഔദ്യോഗിക അഭിനന്ദനങ്ങൾ എഴുതുമ്പോൾ "പ്രിയ സഹപ്രവർത്തകർ" എന്ന വാചകം പലപ്പോഴും ഉപയോഗിക്കാറുണ്ട്, കാരണം അത് വൈകാരികമായ അർത്ഥം വഹിക്കുന്നു. നിഷ്പക്ഷ വിലാസങ്ങൾ "സഹപ്രവർത്തകർ" എന്ന വാക്ക് ഉപയോഗിക്കുന്നു.

എല്ലാ ബിസിനസ്സ് കത്തുകളും ഔദ്യോഗിക രേഖകളല്ല. വ്യക്തിഗത സ്വഭാവമുള്ള ഒരു വാചകം എഴുതുമ്പോൾ, ഒരു വ്യക്തിയെ അവൻ്റെ ആദ്യനാമവും രക്ഷാധികാരിയും ഉപയോഗിച്ച് അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നതാണ് അഭികാമ്യമെന്ന് നിയന്ത്രിക്കുക. കുടുംബപ്പേര് ഔപചാരികത കൂട്ടുകയും വിലാസം കൂടുതൽ മര്യാദയുള്ളതും ഔപചാരികവുമാക്കുകയും ചെയ്യും.

പങ്കാളികൾ അല്ലെങ്കിൽ ഓർഗനൈസേഷനുകൾ തമ്മിലുള്ള ബന്ധം വ്യക്തമാക്കുന്നതിന്, രണ്ട് ഭാഗങ്ങൾ അടങ്ങുന്ന പാഠങ്ങൾ സമാഹരിച്ചിരിക്കുന്നു. ആദ്യ ഭാഗം തീരുമാനത്തെ ന്യായീകരിക്കുന്നു, രണ്ടാമത്തേത് ഈ തീരുമാനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള നിഗമനമാണ്. വാചകത്തിൻ്റെ സ്വഭാവമനുസരിച്ച്, ഈ ഭാഗങ്ങൾ വ്യത്യസ്ത ക്രമങ്ങളിൽ ക്രമീകരിച്ചേക്കാം. മനഃശാസ്ത്രപരമായി, നിഷേധാത്മകമായ തീരുമാനത്തെ ന്യായീകരണത്തിൽ തുടങ്ങി കത്തിൻ്റെ അവസാനത്തിലേക്ക് മാറ്റുന്നതാണ് നല്ലത്. തീരുമാനം പോസിറ്റീവ് ആണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് അത് ഉപയോഗിച്ച് വാചകം ആരംഭിക്കാം, തുടർന്ന് ഒരു ന്യായീകരണം എഴുതുക.

ഒരു നെഗറ്റീവ് തീരുമാനത്തോടെ ഒരു പ്രമാണം വരയ്ക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾ ന്യായീകരണത്തിന് പ്രത്യേക ശ്രദ്ധ നൽകണം. ഏറ്റവും കൃത്യവും വിശദവുമായ ന്യായീകരണം പ്രമാണം കൂടുതൽ ശരിയാക്കാനും മാന്യമായ ഒരു ടോൺ സൃഷ്ടിക്കാനും സഹായിക്കും. മൂർച്ചയുള്ള വിസമ്മതം സ്വീകർത്താവിൻ്റെ ആത്മാഭിമാനത്തെ ബാധിക്കും, ഇത് ഭാവിയിലെ ബന്ധങ്ങളെ പലപ്പോഴും മോശമായി ബാധിക്കും. ഡോക്യുമെൻ്റിൻ്റെ തുടക്കത്തിൽ നിങ്ങൾ വിശദവും വിശദവുമായ ന്യായീകരണം സ്ഥാപിക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിരസിക്കുന്നത് തന്നെ നിഷേധാത്മകമായി കാണില്ല.

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങൾ അവതരണത്തിൽ അമിതമായ വൈകാരികത അനുവദിക്കുന്നില്ല. രേഖകളും കത്തുകളും ആഖ്യാനപരമായ നിഷ്പക്ഷത നിലനിർത്തണം. ഇത് അവരെ കൂടുതൽ വസ്തുനിഷ്ഠമാക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് സ്വീകർത്താവിനോട് പരുഷമായ പദപ്രയോഗങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാനോ അനാദരവ് അല്ലെങ്കിൽ നയമില്ലായ്മ പ്രകടിപ്പിക്കാനോ കഴിയില്ല. അമിതമായ മര്യാദയും ഒഴിവാക്കണം. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ "ദയവായി ദയ കാണിക്കുക" പോലുള്ള വാക്യങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കരുത്. മര്യാദയുള്ള ഫോമുകൾ അമിതമായി ഉപയോഗിക്കുന്നതിനേക്കാൾ വരണ്ടതും കർശനവുമായ അവതരണം പാലിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.

ബിസിനസ്സ് സംഭാഷണത്തിൻ്റെ നിഷ്പക്ഷതയും പൊതു സ്വഭാവവും അർത്ഥമാക്കുന്നത് ആരാണ് തനിക്ക് ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ അയച്ചത് എന്നതിൽ സംഭാഷണക്കാരന് താൽപ്പര്യമില്ലെന്ന് അർത്ഥമാക്കുന്നില്ല. രേഖകളിൽ ഒപ്പിടുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങളും നിയന്ത്രിക്കുന്നു. പാലിക്കേണ്ട ഒരു ഔദ്യോഗിക നടപടിക്രമമുണ്ട്. കമ്പനിയുടെ ഡയറക്ടറാണ് കത്തിൽ ഒപ്പിട്ടതെങ്കിൽ, അതിനോടുള്ള പ്രതികരണത്തിൽ ഡയറക്ടറുടെയോ അദ്ദേഹത്തിൻ്റെ ഡെപ്യൂട്ടിയുടെയോ ഒപ്പും ഉൾപ്പെടുത്തണം. കത്തിൽ ഡെപ്യൂട്ടി ഒപ്പിട്ടിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, മര്യാദ അനുസരിച്ച് ഡയറക്ടർക്ക് അതിനോട് പ്രതികരിക്കാം.

ബിസിനസ്സ് കത്തുകൾ എഴുതുമ്പോൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന പ്രധാന വിഷയങ്ങളിലൊന്ന് അഭ്യർത്ഥനകളാണ്. അഭ്യർത്ഥനയ്‌ക്കൊപ്പം, അതിൻ്റെ ന്യായീകരണവും നൽകേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. വ്യക്തിഗത അല്ലെങ്കിൽ കൂട്ടായ അപേക്ഷാ ഫോമുകളുടെ അതേ പാറ്റേൺ അനുസരിച്ചാണ് അഭ്യർത്ഥന കത്തുകൾ എഴുതിയിരിക്കുന്നത്. ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിൽ ഒരു അഭ്യർത്ഥന അവതരിപ്പിക്കുന്നതിന് നിരവധി ഓപ്ഷനുകൾ ഉണ്ട്:

• ആദ്യ വ്യക്തി ഏകവചനം (ദയവായി...);
• ആദ്യ വ്യക്തിയുടെ ബഹുവചനം ഉപയോഗിച്ച് (ഞങ്ങൾ ചോദിക്കുന്നു...);
• മൂന്നാം വ്യക്തിയുടെ ഏകവചനം (ഓർഗനൈസേഷൻ അഭ്യർത്ഥിക്കുന്നു...);
• മൂന്നാം വ്യക്തിയുടെ ബഹുവചനം (പ്രസിഡൻ്റും ബോർഡ് ഓഫ് ഡയറക്‌ടർമാരുടെയും അഭ്യർത്ഥന) ഉപയോഗിക്കുന്നു.

കത്തുകൾക്ക് ഉത്തരം നൽകണമെന്ന് ബിസിനസ്സ് കറസ്പോണ്ടൻസ് മര്യാദകൾ നിർദ്ദേശിക്കുന്നു. പ്രതികരണത്തിൻ്റെ സ്വഭാവം അഭ്യർത്ഥന കത്തിൻ്റെ സ്വഭാവത്തെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു.

ഒരു അഭ്യർത്ഥന കത്ത് ലഭിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, പ്രതികരണത്തിൽ യുക്തിയും അഭ്യർത്ഥന അനുവദിക്കുമോ ഇല്ലയോ എന്ന തീരുമാനവും ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഒരു ഓഫർ ലെറ്റർ ലഭിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഓഫർ സ്വീകരിക്കണോ വേണ്ടയോ എന്ന തീരുമാനം പ്രതികരണത്തിൽ ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഏത് പ്രതികരണ കത്തിലും അഭ്യർത്ഥന കത്തിലേക്കുള്ള ഒരു ലിങ്ക് ഉൾപ്പെടും. ഒരു പ്രമാണം വരയ്ക്കുമ്പോൾ, സാരാംശം കൃത്യമായും സ്ഥിരമായും പ്രസ്താവിക്കുകയും ഉള്ളടക്കത്തിൻ്റെ ഐഡൻ്റിറ്റി നിലനിർത്തുകയും ചെയ്യേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.