Korespondensi seperti apa yang terjadi? Aturan untuk melakukan korespondensi bisnis. Rumus ucapan, atau klise

Aturan untuk menulis korespondensi bisnis

Saat Anda pertama kali duduk untuk menulis surat bisnis, Anda mungkin akan merasa bingung. Bagaimanapun, ini tidak sama dengan menyampaikan pesan kepada teman atau saudara. Bagaimana cara menghubungi lawan bicara Anda? Haruskah saya menggunakan emotikon atau tidak? Bagaimana cara mengisi semua bidang ini?

Sebaiknya Anda mulai secara berurutan dan mengingat terlebih dahulu aturan umum penanganan surat kerja email.

• Penyelidikan. Jika korespondensi bisnis bukan bidang kegiatan utama Anda, Anda dapat memeriksa surat Anda dua kali - di pagi hari, saat Anda berangkat kerja, dan setelah makan siang. Jika komunikasi dengan klien dan mitra bisnis adalah bagian dari aktivitas sehari-hari Anda, akan lebih mudah untuk menginstal klien email yang akan menampilkan pemberitahuan surat di desktop Anda.
• Menjawab. Etiket tak terucapkan mengharuskan jawaban surat ditulis secepat mungkin, oleh karena itu surat hanya boleh diabaikan jika ada sesuatu yang tidak dapat ditoleransi dengan gangguan. Aturan resmi menyatakan bahwa surat harus dibalas sepuluh hari sebelumnya jika diterima melalui pos, dan dua hari sebelumnya jika diterima melalui faks.
• Penyimpanan. Anda harus memastikan bahwa email tidak masuk ke folder spam. Selain itu, mereka tidak dapat dihapus: jika tidak, jika terjadi situasi konflik, tidak mungkin untuk sekadar merujuk pada korespondensi dan melihat siapa yang benar.
• Penggunaan. Anda dapat menggunakan alamat email perusahaan hanya jika berkorespondensi atas nama perusahaan tersebut. Jika karena alasan tertentu Anda perlu menggunakan email pribadi untuk korespondensi, Anda harus memastikan email tersebut terlihat resmi dan tidak mengandung kata-kata yang tidak senonoh atau vulgar.
  Kami memilah penyimpanan, mengetahui waktu respons, dan email mana yang akan digunakan. Semua ini mudah diingat dan Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya: surat bisnis telah tiba. Bagaimana menjawabnya tanpa menyinggung lawan bicara Anda?
• Benar. Surat seperti “Hai Vasya, saya menerima surat Anda dan saya pikir…” harus disediakan untuk korespondensi pribadi. Melakukan korespondensi bisnis memerlukan kebenaran dan kesopanan. Anda tidak dapat menggunakan ekspresi slang, ekspresif, atau kasar. Anda tidak dapat menggunakan emotikon meskipun Anda telah bekerja dengan lawan bicara Anda selama beberapa tahun. Anda tidak dapat menyebut diri Anda sebagai "Anda" dan bersikap akrab - surat tersebut harus sopan dan kering.
• Kompeten. Literasi merupakan indikator perkembangan budaya, tingkat intelektual, cara menjaga reputasi perusahaan dan menulis surat dengan penuh gaya. Jika Anda tidak mahir berbahasa Rusia - yang sering terjadi dan sama sekali bukan alasan untuk malu - gunakan layanan khusus untuk memeriksa tata bahasa, ejaan, dan tanda baca.
• Cukup. Bahkan jawaban yang paling kompeten dan benar pun bisa terbuang sia-sia jika lawan bicaranya tidak mengerti apa yang Anda bicarakan. Oleh karena itu, Anda sebaiknya tidak menggunakan istilah profesional atau memberikan penjelasannya. Selain itu, jangan menggunakan kata-kata yang terlalu rumit atau tidak terlalu umum, karena dapat membingungkan lawan bicara. Dan tentunya Anda tidak boleh menyisipkan kata-kata yang maknanya Anda ragukan.
• Logis. Jika Anda tidak tahu jawabannya, mintalah lawan bicara Anda menunggu, mencari tahu, dan menulis surat lagi. Jika diketahui, periksa apakah hal itu disajikan dalam surat secara konsisten, logis dan jelas, baru kemudian kirimkan.
• Cantik. Desain tidak kalah pentingnya dengan konten. Anda harus menggunakan paragraf, mengutip pertanyaan dan baru kemudian memberikan jawaban, menggunakan daftar bernomor dan berpoin.

Untuk menanggapi surat yang masuk cukup dilakukan dengan kompeten, benar, memadai dan logis. Tapi bagaimana cara menulis surat dulu?

Pertama, Anda perlu memformatnya dengan benar:

• Subjek . Kolom “Subjek” di badan email tidak boleh diabaikan, karena dengan membacanya lawan bicara akan mendapatkan kesan pertama tentang apa yang diminta darinya. Idealnya, seharusnya terlihat seperti ini: “Nama perusahaan, Inti masalahnya” - “JSC Romashka”. Persediaan kaca."
• Tanda tangan . Sebagian besar layanan email memungkinkan Anda mengatur tanda tangan otomatis, yang harus mencakup: "Nama, posisi, perusahaan" - "I.V. Makarova, kepala akuntan Romashka OJSC." Formulir ini akan memudahkan penerima untuk mengetahui siapa yang dituju dan bagaimana memulai tanggapannya.
• Salam . Sapaannya tidak boleh familiar - tidak ada “Halo”, “selamat siang”, “aloha” atau opsi serupa lainnya. Ucapan “Halo” atau “Selamat siang” yang netral adalah yang terbaik.
• Menarik . Alamat dengan nama - "Anya" - bukan nama lengkap - "Anna Dmitrievna" terlihat familier dan dapat merusak keseluruhan kesan surat itu. Oleh karena itu, lebih baik memilih alamat berdasarkan nama dan patronimik.
• Panjang . Surat yang terlalu panjang memakan waktu dan sulit dibaca. Oleh karena itu, volume optimal dianggap volume yang sesuai dengan halaman standar editor teks.

Aturan umum untuk bekerja dengan surat, balasan, dan surat baru - belajar menulis semua ini tidaklah sulit. Namun ada beberapa nuansa lagi yang perlu diingat:

• Isi . Surat tersebut harus memuat alasan penulisannya, uraian yang konsisten, serta pertanyaan dan saran.
• Pentingnya . Sebagian besar layanan email memiliki kotak centang “Penting!” yang dapat Anda centang saat menulis. Kemudian surat tersebut akan disorot di folder penerima.

PENTING! Anda tidak bisa hanya menggunakan kotak centang - jika tidak, surat yang benar-benar mendesak akan tenggelam dalam banyaknya surat yang disorot tanpa berpikir panjang.

• Akhir dialog . Menurut aturan etiket tak terucapkan, orang yang memulainya mengakhiri korespondensi.
• Waktu. Mengirim surat di penghujung hari kerja dan Jumat sore bukan hanya perbuatan yang buruk, tapi juga ide yang sia-sia - toh, jawabannya baru akan datang keesokan paginya atau bahkan Senin.
• Kesopanan . Kami harus mengucapkan selamat kepada Anda pada liburan mendatang. Terimakasih atas balasan anda. Jika tidak mungkin untuk segera menanggapi surat mendesak, penerima harus diberitahu tentang hal ini.
• Lampiran . Lampiran apa pun harus diarsipkan dan penerimanya harus diberitahu secara terpisah di badan surat.

PENTING! Aturan korespondensi bisnis elektronik memerlukan perhatian terhadap lawan bicara - Anda harus membiarkan dia berbicara, mengajukan pertanyaan, dan tidak menuntut apa pun dalam bentuk ultimatum.

Jenis korespondensi email

Aturan yang mengatur korespondensi mungkin sedikit berbeda tergantung ke mana surat itu dikirim.

• Korespondensi internal menyiratkan bahwa disarankan untuk membalas surat pada hari yang sama, agar tidak menghalangi pekerjaan perusahaan Anda sendiri, dan juga bahwa nada surat itu mungkin lebih familiar dibandingkan dalam kasus lain.

PENTING! Sebaiknya kembangkan satu templat untuk korespondensi internal, yang dengannya karyawan dapat menulis surat dengan cepat, tanpa memikirkan strukturnya.

• Korespondensi eksternal menyiratkan tingkat formalitas yang lebih besar, serta kebutuhan untuk menyaring bahasa gaul profesional - sering kali lawan bicara dari perusahaan lain tidak memahami kata-kata tertentu.
• Korespondensi internasional menyiratkan formalitas yang lebih besar, serta kebutuhan untuk mempertimbangkan zona waktu. Jadi, sebaiknya jangan mengirim surat ke New York di pagi hari dan berharap jawabannya akan datang dalam waktu dekat, dengan rasa khawatir dan terburu-buru, karena kemungkinan besar karyawan yang harus menjawab surat tersebut masih berjemur di tempat tidur.

Namun, tidak ada perbedaan yang besar. Kesopanan, literasi, dan kemampuan merumuskan permintaan dengan jelas dihargai di mana pun.

Cara menulis surat bisnis

Untuk menyiapkan dokumen, gunakan Microsoft Word dan aturan berikut:

• kop surat organisasi;
• font Times New Roman;
• bidang yang luas;
• ukuran 12-14 hal.;
• spasi baris – 1-2 hal.;
• Tempatkan nomor halaman surat di sisi kanan bawah.

Jika ini korespondensi internasional, maka surat itu ditulis dalam bahasa penerima.

Struktur surat bisnis:

1. Menarik;
2. Pembukaan;
3. Teks utama;
4. Kesimpulan;
5. Tanda tangan;
6. Aplikasi.

Hal lain yang penting untuk diingat:

• Sapa lawan bicara Anda dengan menggunakan “Anda”.
• Jika Anda menulis tanggapan terhadap surat yang diterima, buatlah catatan di awal, misalnya: “Atas permintaan Anda, tertanggal 01/01/2020…”
• Jika surat itu diterima dengan agresif, jangan seperti lawan Anda dan jangan gunakan ekspresi agresif, memohon, atau nada memerintah dalam korespondensi Anda.
• Tuliskan setiap pemikiran baru pada baris baru, sehingga informasinya akan lebih mudah dipahami. Jangan membuat paragraf panjang. Maksimal 5-7 kalimat.
• Hindari kata-kata yang ditulis Caps Lock (dalam huruf kapital) - teks seperti itu dianggap sebagai ancaman.
• Jangan lupa sertakan informasi kontak pengirim dan tanggal pengiriman surat.
• Dalam korespondensi bisnis, jangan gunakan emotikon atau tanda kutip.
• Jangan gunakan kata-kata asing, pilih sinonim Rusia.
• Tulis dalam satu font. Jangan gunakan teks berwarna atau garis bawah, huruf tebal, dan lain-lain secara berlebihan.
• Bersikaplah sopan kepada lawan bicara Anda dan terbuka dalam komunikasi. Klarifikasi pendapatnya dan tanyakan pendapatnya mengenai hal ini. Tunjukkan empati dan rasa hormat.
• Perhatikan bagaimana lawan Anda merespons Anda.

Frasa standar dapat diterima untuk digunakan

Agar tidak memikirkan setiap saat dalam bentuk apa untuk mengungkapkan pemikiran Anda, Anda dapat menggunakan frasa standar yang diterima untuk korespondensi bisnis:

• Menarik. “Halo, Igor Petrovich sayang”- jika Anda mengenal penerimanya secara pribadi. "Halo, Tuan Smirnov"- jika Anda menulis kepadanya untuk pertama kali dalam hidup Anda. Militer biasanya ditangani "Halo, Kamerad Kolonel Smirnov".
• Melihat. Contoh frasa standar: “Kami memberi tahu Anda bahwa…”. Itu bisa diubah menjadi "Mohon diinformasikan", “kami informasikan kepada Anda”, “kami informasikan kepada Anda”.
• Penjelasan. Untuk memberi tahu penerima tentang tujuan surat di awal, Anda dapat menggunakan konstruksi berikut: “Menanggapi permintaan Anda…”, “Dalam rangka melaksanakan pekerjaan…”, “Dalam rangka memberikan bantuan…”, “Sesuai dengan keinginan Anda…”.
• Meminta. Permintaan dalam surat harus sesuai rumusan "Kami menanyai kamu…".
• Menawarkan. “Kami dapat menawarkan Anda...”, “Kami merekomendasikan Anda...”.
• Konfirmasi. “Kami mengonfirmasi…”, “Kami telah menerima…”.
• Penolakan. “Proposal Anda ditolak…”, “Karena alasan yang dijelaskan di bawah ini, kami tidak dapat menyetujuinya…”, “Proposal Anda telah ditinjau dan terbukti tidak konstruktif.”.

Formalitas adalah pendamping terbaik untuk korespondensi bisnis, tetapi penting agar maknanya tidak hilang di balik frasa resmi. Contoh surat bisnis yang bagus akan terlihat seperti ini:

Halo, Igor Petrovich!

Sehubungan dengan ekspansi tersebut, OJSC Romashka perlu meningkatkan batch bahan baku untuk produksi peralatan sebesar 25%. Kerjasama kami dengan perusahaan Margaritka telah berlangsung selama 5 tahun dan sejauh ini kami belum mempunyai alasan untuk mengajukan keluhan. Oleh karena itu, kami mengusulkan untuk membahas kemungkinan peningkatan pasokan dan kesulitan yang mungkin timbul.

Dengan harapan kerjasama yang produktif, Direktur Jenderal OJSC Romashka, G.V. Smirnov.

******************************************************************************

Etika korespondensi bisnis

Snezhana Ivanova

Jika seseorang akan melakukan korespondensi bisnis, ia perlu mengetahui beberapa komponen. Jadi apa yang harus Anda perhatikan?

Kehidupan manusia modern tidak dapat berjalan tanpa interaksi terus-menerus dengan orang lain. Di era teknologi informasi yang berkembang pesat, semakin banyak orang yang beralih ke email, yang terkadang menggantikan kebutuhan akan pertemuan pribadi. Etika dalam korespondensi bisnis melibatkan kepatuhan terhadap beberapa aturan penting yang mempengaruhi hasil wawancara korespondensi.

Faktanya, korespondensi bisnis merupakan elemen penting dalam komunikasi bisnis. Dalam beberapa kasus, Anda tidak dapat melakukannya tanpanya. Jika seseorang akan melakukan korespondensi bisnis, ia perlu mengetahui beberapa komponen. Jadi apa yang harus Anda perhatikan?

Literasi bicara

Jika selama percakapan lisan masih mungkin terjadi kesalahan bicara dan lawan bicaranya akan memperlakukannya dengan merendahkan, maka dalam surat bisnis adanya kekurangan tersebut sama sekali tidak dapat diterima. Dalam hal ini, kemungkinan besar penerima Anda akan mengesampingkan surat itu dan tidak melanjutkan membaca. Kepada siapa pun Anda menulis, usahakan melakukannya dengan benar, tanpa kesalahan ejaan dan tanda baca.

Literasi berbicara dihargai di mana-mana. Pengetahuan tentang karyawan seperti itu akan diterima di mana-mana. Terkadang ketekunan dapat menggantikan kurangnya pengetahuan, yang jika diinginkan, dapat ditebus dan diperoleh dengan berbagai cara.

Ringkas dan kejelasan penyajian

Surat bisnis harus hanya memuat inti informasi yang bernilai praktis. Sangat tidak dapat diterima untuk terlibat dalam argumen yang sangat panjang atau membuat lawan bicara Anda bosan dengan detail yang tidak perlu. Semua detail ini tidak akan membawa manfaat apa pun, tetapi hanya akan mengecewakannya dan membuatnya berpikir bahwa informasi yang diberikan tidak diperlukan dan tidak berguna.

Dalam surat bisnis, informasi harus disajikan dengan sangat terstruktur dan ringkas. Tugas Anda adalah menyampaikan pemikiran atau berita tertentu kepada lawan bicara Anda, dan bukan membawanya ke pemikiran mendalam tentang kehidupan.

Tenggat waktu

Saat menulis korespondensi bisnis, sangat penting untuk mematuhi tenggat waktu pengiriman surat dan mencoba merespons secepat mungkin. Misalnya, jika klien mapan mengharapkan tanggapan segera dari Anda mengenai beberapa masalah penting, maka penundaan dan penundaan apa pun dapat menyebabkan konsekuensi yang tidak diinginkan, seperti pembatalan kontrak, kegagalan kesepakatan penting, dll. Penting juga untuk mengirim email tepat waktu karena dengan melakukan itu Anda menunjukkan kepada lawan betapa pentingnya dia bagi Anda.

Memformat email

Saat menulis email, sangat penting untuk mempertimbangkan beberapa poin penting. Cara desainnya akan menentukan kesan penerima terhadap Anda.

Isi kolom “Subjek”.

Anehnya, dalam praktiknya sering kali ada situasi ketika surat-surat penting yang berisi informasi yang diperlukan dan diperlukan dibiarkan tanpa menyebutkan subjek yang sesuai! Kurangnya perhatian atau keengganan yang disengaja untuk membebani diri sendiri dengan tindakan yang tidak perlu justru berakibat pada terlewatnya tenggat waktu dan semakin besar kemungkinan surat tidak akan dibuka sama sekali oleh penerima.

Oleh karena itu, kolom “Subjek” perlu diisi. Ini harus dilakukan bahkan jika Anda tidak akan memberi tahu lawan bicara Anda sesuatu yang penting. Terdapat persentase yang cukup tinggi dari pelaku spam di Internet yang dengan sengaja menyumbat email dan mendistribusikan malware.

Ketersediaan daya tarik pribadi

Setuju, jauh lebih menyenangkan membaca surat yang berisi permohonan kepada penerimanya daripada surat tanpa wajah yang ditujukan kepada seseorang yang tidak dikenal. Kehadiran seruan individu dalam surat itu menekankan pentingnya hal itu. Selain itu, dengan melakukan ini Anda diam-diam berbicara tentang rasa hormat terhadap lawan bicara Anda yang tidak hadir. Tidak perlu familiar; selalu sapa penerima dengan nama dan patronimiknya.

Alamat yang benar

Berapa banyak kesalahan yang bisa dihindari jika semua pengguna internet sangat berhati-hati dalam mengisi alamat emailnya. Meskipun calon klien atau orang lain yang berinteraksi dengan Anda setiap hari sering kali meninggalkan alamat email mereka tertulis di atas kertas, mereka kemudian ditemukan sangat tidak pandang bulu dalam melakukannya. Oleh karena itu, banyak pilihan yang muncul ketika surat yang sudah tersusun dan sudah jadi ternyata belum terkirim atau bahkan sampai ke alamat yang salah. Selalu periksa alamat lawan penting, coba catat sendiri di buku harian Anda, atau minta mereka mengirimi Anda surat ujian.

Bekerja dengan informasi

Sebelum mengirim surat yang sudah jadi ke penerima atau sekelompok penerima, ada baiknya memformat informasinya. Terkadang Anda harus mengirimkan informasi dalam jumlah yang cukup besar melalui email. Dalam hal ini, lebih masuk akal untuk membuat arsip data. Foto dan dokumen lainnya harus dilampirkan pada surat sebagai file terpisah. Jangan pernah membebani surat dengan informasi yang tidak diperlukan.

Dengan demikian, etika korespondensi bisnis menyiratkan kepatuhan yang ketat terhadap norma dan aturan yang masuk akal yang harus diketahui oleh setiap pengguna komputer pribadi yang percaya diri.

Korespondensi bisnis dan pekerjaan kantor pada umumnya berhubungan langsung dengan manajemen. Sikap terhadap dokumen adalah masalah disiplin manajemen dan eksekutif. Dari cara surat itu disusun dan diformat, serta cara kerjanya, seseorang dapat menilai apa yang terjadi dalam organisasi. Jika kita berbicara tentang korespondensi bisnis tradisional, maka dapat dibagi menjadi resmi dan pribadi. Pribadi – misalnya surat rekomendasi, ucapan terima kasih, selamat, belasungkawa. Selain itu, isi surat berbeda-beda: permintaan, undangan, permintaan, jaminan, surat pengantar, surat iklan, dll. Korespondensi bisnis mencakup surat, telegram, pesan telepon, faks, teletype, dan komunikasi elektronik. Korespondensi bisnis dibagi menjadi masuk, yaitu. diterima lembaga dari mitranya, organisasi yang lebih tinggi, dan keluar, dibentuk langsung di lembaga.

Berdasarkan jenisnya, surat diklasifikasikan menjadi surat edaran, arahan, informasi, jaminan, klaim, reklamasi, komersial, kontrak, pendamping, serta surat tanggapan, surat permintaan, pengingat, undangan, pemberitahuan, konfirmasi, permintaan.

Ada aturan tertentu untuk menulis surat resmi, ketidakpatuhan terhadapnya tidak hanya mempengaruhi prestise organisasi, tetapi juga mengganggu penyelesaian masalah penting dan penyelesaian kontrak yang menguntungkan. Setiap surat bisnis harus sempurna dalam segala hal dan memiliki sejumlah atribut wajib: bahkan sedikit ketidakpatuhan terhadap aturan dapat membuatnya tidak sah dari sudut pandang hukum. Kualitas teks bisnis terdiri dari empat komponen: pemikiran, kejelasan, literasi, dan kebenaran.

Pikiran - itu adalah isi dari apa yang Anda tulis atau apa yang Anda bicarakan dalam surat Anda. Surat bisnis memiliki tujuan dan fokus khusus - untuk mendorong penerima mengambil tindakan dan menerima tanggapan khusus terhadap surat ini. Untuk melakukan ini, Anda perlu merumuskan ide-ide yang ingin Anda ungkapkan dengan jelas dan jelas, jika tidak, Anda tidak akan dapat menyampaikan ide atau informasi tersebut kepada orang lain. Jika surat tersebut menyinggung beberapa isu, isu-isu tersebut harus dipisahkan secara bermakna satu sama lain dan diurutkan berdasarkan kepentingannya.

Kriteria lain untuk teks surat bisnis yang berkualitas adalah kejelasan, itu. aksesibilitas teks untuk pemahaman. Ketepatan - itu adalah nada tulisan, yang ditentukan oleh kata-kata yang dipilih, formalitas atau informalitas gaya, dan harus benar-benar sesuai dengan status penerima surat Anda, seperti halnya potongan jas Anda akan sesuai dengan lingkaran masyarakat tempat klien Anda berada.

Gaya surat bisnis bersifat bisnis, tanpa frasa yang asing. Surat bisnis yang singkat, kompeten, dan logis merupakan tanda penghormatan terhadap penerimanya. Persyaratan penting untuk surat bisnis seperti literasi , mencerminkan kepatuhan terhadap standar tata bahasa dan ejaan. Tentu saja, surat bisnis harus ditulis tanpa kesalahan (teks tidak boleh dihapus atau dikoreksi), dan diketik dengan rapi.

Perlu dicatat bahwa informasi dalam dokumen tidak hanya dibawa oleh teks itu sendiri, tetapi juga oleh elemen desainnya, yang disebut detail.

Atribut – ini adalah elemen informasi wajib dari sebuah dokumen, yang secara ketat ditempatkan pada tempat tertentu pada formulir atau lembar.

Jumlah rincian bervariasi tergantung pada jenis dan isi dokumen. Contoh formulir menetapkan komposisi maksimum rincian dan urutan susunannya.

Saat ini rinciannya meliputi:

• – lambang negara Federasi Rusia;
• – lambang suatu badan atau organisasi pemerintah;
• – gambar penghargaan pemerintah;
• – kode organisasi menurut Pengklasifikasi Perusahaan dan Organisasi Seluruh Rusia (OKPO);
• – kode formulir dokumen menurut Pengklasifikasi Dokumentasi Manajemen Seluruh Rusia (OKUD);
• – nama badan negara bagian atau kota;
• – nama lembaga atau organisasi;
• – nama unit struktural;
• – kode kantor pos, alamat pos, telegraf dan elektronik, teletype, telepon, nomor fax, nomor rekening bank;
• – nama jenis dokumen;
• - tanggal;
• – indeks;
• – tautan ke indeks dan tanggal dokumen masuk;
• – tempat kompilasi dan publikasi;
• – stempel pembatasan akses terhadap dokumen;
• – penerima;
• – stempel persetujuan;
• – resolusi;
• – judul teks;
• – tanda kendali;
• - teks;
• – sertifikat ketersediaan aplikasi;
• - tanda tangan;
• – stempel persetujuan;
• – visa;
• - segel;
• – catatan tentang sertifikasi salinan;
• – nama belakang pemain, nomor telepon atau alamat email;
• – catatan tentang pelaksanaan dokumen dan pengirimannya ke arsip;
• – tanda pada transfer data ke media komputer;
• – tanda masuk.

Sebagaimana telah disebutkan, Internet mulai memainkan peran utama dalam kehidupan bisnis, di mana muncul aturan etiket tertentu yang diatur oleh Internet. Salah satu bagiannya menyangkut pendaftaran dan pengiriman email konten bisnis. Kami percaya bahwa pengetahuan tentang aturan dasar proses ini akan sangat berguna bagi pegawai negara bagian dan kota.

Perlu diperhatikan bahwa saat berkomunikasi melalui email, Anda dapat melewatkan sapaan dan salam dan langsung ke pokok permasalahan. Namun, jika Anda ingin email Anda formal, disarankan untuk menggunakan rumus alamat berikut: “Selamat siang, sayang (sayang) ditambah nama dan patronimik penerima.” Dan hanya setelah itu Anda harus melanjutkan ke tujuan banding Anda.

Terlepas dari semua informalitas komunikasi melalui email, perlu diingat dan mengikuti salah satu aturan terpenting dalam menyusunnya - kepatuhan pada prinsip literasi dan logika. Hanya karena email adalah metode komunikasi yang cepat bukan berarti harus ceroboh. Pastikan untuk memulai kalimat Anda dengan huruf kapital dan gunakan titik. Nama dan gelar harus diawali dengan huruf kapital. Teks yang ditulis dengan huruf kecil semua tanpa titik atau tanda baca lainnya sulit dibaca. Teks yang ditulis dengan huruf kapital saja umumnya dianggap ketika dibaca sebagai teriakan terus menerus.

Anda harus menggunakan spasi (garis kosong) atau elips untuk memisahkan satu ide dari ide lainnya, karena keduanya cenderung berfungsi seperti paragraf dalam email.

Banyak organisasi memiliki standar desain email korporat tunggal, termasuk struktur surat itu sendiri, aturan untuk menghubungi klien, rincian tanda tangan (nama lengkap, posisi, nomor telepon kantor, alamat email, dan tautan ke situs web organisasi). Selain itu, standar ini mungkin melarang penggunaan emotikon yang tidak terkait dengan bidang bisnis.

Secara umum struktur email bisnis dapat direpresentasikan sebagai berikut:

• 1) “topi” dalam gaya korporat;
• 2) salam;
• 3) isi, tujuan banding;
• 4) perpisahan;
• 5) tanda tangan pribadi yang menunjukkan kontak;
• 6) tautan ke situs web organisasi;
• 7) logo jika perlu.

Saat mengirim email, kolom “Subjek” (“Subjek”), “Kepada” (“Kepada”), dan “Pentingnya surat” harus diisi, jika perlu.

Di bidang "Kepada", masukkan alamat email penerima. Terkadang ada kebutuhan untuk mengirim surat dengan satu teks ke beberapa penerima, kemudian alamatnya dapat dimasukkan dengan dipisahkan koma. Pastikan untuk mengisi kolom "Subjek", jika tidak, email Anda mungkin dihapus sebagai spam. Di sini Anda harus memasukkan beberapa kata yang menjelaskan subjek pesan.

Beberapa program email memungkinkan Anda menentukan pentingnya sebuah pesan. Ini hanya diperlukan jika penerima menerima surat dalam jumlah besar setiap hari. Pesan bertanda "Penting" mendapat prioritas saat memeriksa email. Namun Anda tidak boleh menyalahgunakan fungsi ini, karena seiring waktu fungsi ini dapat kehilangan kualitas utamanya.

Aturan jaringan menentukan ukuran email berikut: panjangnya harus setengah dari yang ditulis di kertas. Jika Anda perlu mengirim informasi penting yang berisi volume besar, lebih baik tulis teks pendamping singkat di email, dan format informasi itu sendiri sebagai lampiran.

Saat bersiap mengirim lampiran berukuran besar yang melebihi 200–500 kilobyte, pastikan untuk memperingatkan responden Anda tentang hal ini. Sebaiknya jangan mengirim lampiran berukuran besar melalui email. Ada banyak cara lain untuk mentransfer teks, foto, atau suara berukuran besar tanpa email (misalnya, melalui server ftp atau melalui antarmuka web).

Dalam korespondensi tradisional, Anda harus menyimpan amplop beralamat atau menuliskannya. Mengingat alamat email semua responden Anda juga tidak mungkin dan tidak perlu. Untuk melakukan ini, program email apa pun memiliki fungsi “Buku Alamat”, di mana Anda dapat menyimpan email penerima dan informasi kontak lainnya. Saat menggunakan fungsi ini, mengirim email jauh lebih mudah daripada mengirim surat kertas; cukup pilih nama yang diinginkan di buku alamat dan klik tombol “kirim email”.

Ketika sebuah email datang dari responden yang terdaftar di Buku Alamat Anda, Anda akan selalu tahu dari siapa sebenarnya Anda menerima email tersebut, karena kontak yang direkam akan terlihat di bidang “Dari”.

Untuk membalas surat yang diterima, cukup klik tombol “Balas” di program email Anda. Dalam hal ini, formulir pesan baru akan muncul, di mana alamat penerima secara otomatis dimasukkan di bidang "Kepada" ("Kepada"), dan subjek surat asli akan diberikan di bidang "Subjek" dengan catat "Re:" di awal baris. Dengan tanda ini, penerima Anda akan memahami bahwa Anda telah mengiriminya tanggapan surat tentang topik tertentu. Dengan cara ini, penerima dapat dengan mudah mengingat makna korespondensi.

Saat membalas surat bisnis, Anda harus membiarkan seluruh teks sebelumnya tidak berubah, dan menulis jawaban Anda di atas.

Memiliki tanda tangan elektronik dalam pesan adalah aturan sopan santun dalam korespondensi bisnis. Ini adalah file (tanda tangan) yang dibuat khusus yang berisi tanda tangan teks.

Selalu gunakan tanda tangan - ini akan membantu responden mengidentifikasi Anda secara unik. Dan pastikan untuk menyertakan beberapa kemungkinan cara untuk menghubungi Anda. Biasanya ini adalah nomor telepon, email, fax, ICQ.

Tanda tangan elektronik tidak boleh melebihi lima hingga enam baris, dan jumlah karakter per baris tidak boleh melebihi 70.

Sebagai kesimpulan, kita harus memikirkan beberapa fitur jaringan saat mengirim dan menerima email.

Setelah mengirim email, masih ada sebagian keraguan apakah email itu sampai ke penerima. Oleh karena itu)" lain kali, demi ketenangan pikiran Anda sendiri, Anda sudah mengirimkan surat dengan pemberitahuan tanda terima. Namun menurut aturan jaringan, tanda seperti itu merupakan tanda tidak hormat dan ketidakpercayaan terhadap responden. Disarankan setelah mengirim pesan Anda melalui email, hubungi penerima dan klarifikasi apakah surat Anda sudah sampai atau belum. Seringkali, kata-kata berikut digunakan untuk konfirmasi: setelah teks surat utama, sebelum tanda tangan elektronik Anda, tertulis kalimat: “Mohon konfirmasi penerimaan surat melalui surat balasan atau dengan menghubungi nomor telepon yang tertera di bawah.”

Menurut aturan jaringan, email harus dijawab; waktu respons tidak boleh lebih dari dua hari. Jika Anda memerlukan waktu lebih lama untuk membalas email, ada baiknya menjelaskan alasan penundaan tersebut. Penting untuk membalas surat dengan pengkodean yang rusak. Dalam hal ini, sebaiknya lampirkan lampiran beserta penjelasannya agar koresponden Anda yakin dapat membacanya. Anda juga harus membalas email yang berisi lampiran: Anda harus mengonfirmasi bahwa lampiran telah tiba dan dibuka secara normal.

Sesi dialog elektronik berakhir sesuai dengan aturan etiket telepon: siapa pun yang memulai korespondensi terlebih dahulu, dialah yang menyelesaikannya terlebih dahulu.

Aturan yang perlu diingat adalah jika Anda tidak membalas email dalam waktu tujuh hari, ini adalah bukti bahwa Anda tidak mau berkomunikasi. Oleh karena itu, jika Anda mencoba mempertahankan hubungan bisnis, Anda perlu menelepon atau mengirim surat kedua ke penerima Anda dua hingga tiga hari setelah pengiriman email untuk mengklarifikasi apakah informasi tersebut telah sampai kepadanya.

Ingatlah bahwa dalam dunia bisnis Anda harus selalu membalas email, terlepas dari apakah email itu berbentuk kertas atau elektronik. Jika tidak, Anda mungkin dianggap sebagai orang yang tidak bertanggung jawab dan sembrono, yang tidak akan memberikan pengaruh terbaik pada reputasi bisnis dan karier Anda.

Bagian unik dari korespondensi bisnis adalah kartu bisnis. Sejarah penggunaan kartu nama cukup dalam, namun saat ini telah muncul norma-norma tertentu yang diterima secara umum dalam penggunaannya. Hal ini didasarkan pada pemahaman bahwa kartu nama Anda adalah apa yang tersisa pada mitra bisnis atau kolega setelah pertemuan tatap muka atau korespondensi dengan Anda. Kartu tersebut tidak hanya berisi informasi yang ingin Anda tinggalkan tentang diri Anda, tetapi juga membantu menjaga citra yang Anda perjuangkan bersama pasangan.

Biasanya, kartu nama pegawai negeri adalah selembar karton putih setengah tebal berbentuk persegi panjang berkualitas baik, yang di atasnya harus tertulis dengan jelas nama belakang, nama depan dan patronimik, tempat kerja, jabatan, dan nomor telepon kantor. dan dicetak dengan indah. Selain itu, kartu nama mungkin berisi informasi lain yang ingin Anda komunikasikan tentang diri Anda: nomor telepon rumah atau ponsel, alamat email, dll. Informasi tambahan biasanya dicetak dalam font yang lebih kecil di pojok kanan bawah. Kartu nama juga dapat berisi informasi tentang gelar, pangkat, atau gelar akademik Anda (profesor, mayor jenderal, pemenang hadiah negara, artis rakyat, doktor ilmu sejarah, dll.), yang dicantumkan di bawah nama Anda.

Tidak ada aturan yang jelas mengenai ukuran kartu nama, tetapi biasanya kartu nama pria bisa sedikit lebih besar daripada kartu nama wanita, katakanlah 90 x 50 mm dan 80 x 40 mm (di Inggris, sebaliknya, kartu nama wanita lebih besar dari Pria). Kartu nama berukuran besar secara bertahap keluar dari peredaran karena tersebarnya album khusus untuk menyimpan kartu nama yang lebih kecil.

Ada persyaratan umum untuk font kartu nama - font tersebut harus mudah dibaca. Nama ditampilkan dalam huruf tebal, sedikit lebih besar dari teks lainnya. Tidak disarankan menggunakan font gotik atau dekoratif yang rumit, serta huruf miring, terutama jika nama belakang dan nama depan Anda sulit diucapkan atau kartunya dalam bahasa asing.

Biasanya, kartu nama harus berisi teks hitam dengan latar belakang putih, dicetak di seluruh kartu tanpa batas atau hiasan. Baru-baru ini, organisasi percetakan dan percetakan telah menawarkan berbagai pilihan kartu warna pada plastik atau bahkan kulit, namun norma etiket resmi tidak menganjurkan menyimpang dari hitam putih. Sebaiknya fokus pada pemilihan kertas berkualitas tinggi yang dapat sedikit diwarnai. Namun, sebaiknya hindari permukaan kartu yang mengkilap.

Di Rusia, seperti di banyak negara bilingual, kartu dua sisi banyak digunakan - dengan teks dalam bahasa lain di bagian belakang. Jika Anda mematuhi standar protokol yang ketat, ego tersebut tampaknya tidak sepenuhnya benar, karena sisi sebaliknya dimaksudkan agar beberapa catatan dapat dibuat di dalamnya. Meski demikian, kartu dua sisi memiliki hak untuk tetap ada, yang utama adalah mengikuti aturan penyusunannya dalam bahasa asing.

Kartu nama adalah atribut penting dari komunikasi bisnis modern. Perkenalan pertama dengan pegawai negara bagian atau kota diawali dengan pertukaran kartu nama. Namun, selama pelaksanaan kartu nama, perubahan tertentu mungkin terjadi yang memerlukan intervensi bedah. Jadi, jika nomor telepon kantor karyawan berubah, Anda dapat mencoret nomor lama dan memasukkan nomor baru dengan hati-hati. Mencoret dan menulis nama posisi baru dianggap praktik yang buruk, harus berhati-hati saat memesan kartu baru secepat mungkin. Dalam hal terjadi perubahan alamat, ketika pegawai belum mengetahui nomor telepon barunya, sebaiknya sebutkan alamat resmi organisasi, nomor telepon sekretariat atau departemen umum.

Jika suatu organisasi memiliki beberapa cabang, maka beberapa alamat dapat dicantumkan pada kartu nama perwakilannya.

Dengan demikian, korespondensi bisnis merupakan bagian integral dari hubungan interpersonal dalam masyarakat, suatu proses komunikasi di mana semua orang berpartisipasi melalui tindakan, kata-kata lisan dan tulisan. Pengetahuan tentang aturan etiket dasar korespondensi bisnis akan membantu pegawai negara bagian dan kota dalam menjalankan aktivitas profesional.

Komunikasi melalui email merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap pekerja kantoran modern. Dan akuntan tidak terkecuali. Bagaimana melakukan korespondensi sedemikian rupa sehingga komunikasi bisnis menjadi produktif, nyaman secara emosional, dan sangat etis? Saya menawarkan kepada pembaca beberapa nasihat praktis.

TIPS 1. Jangan abaikan permohonan pribadi kepada penerima surat Anda

Dengan melakukan ini, Anda akan menunjukkan perhatian Anda pada kepribadian orang tersebut. Jika surat ditulis untuk penerima tertentu, maka tidak adanya alamat pribadi di dalamnya terlihat salah dan tidak sopan.

Saat Anda menulis salah satu surat pertama Anda kepada penerima, pertanyaan yang sering muncul: apa cara terbaik untuk menyapanya - hanya dengan nama depannya atau dengan nama depan dan patronimiknya? Dalam hal ini, Anda perlu melihat apa yang tertulis di tanda tangan yang mengakhiri surat orang tersebut kepada Anda. Jika namanya tertera di sana (tanpa patronimik), misalnya "Svetlana Kotova", lalu jangan ragu untuk menghubungi saya dengan nama. Dan jika tanda tangannya berbunyi “Svetlana Vasilievna Kotova, kepala akuntan Trenzor LLC”, maka Anda perlu menyapa penerimanya dengan tepat. Bagaimanapun, opsi kedua sangat tepat, dan karenanya sama-sama menguntungkan.

Saya tidak menyarankan mengandalkan informasi di kolom “Dari”. Lagi pula, sering kali awalnya diisi bukan oleh pemilik alamat email, tetapi oleh spesialis IT perusahaan saat menyiapkan email.

Ngomong-ngomong, saya sangat menyarankan Anda untuk tidak menggunakan nama pendek saat menyapa mitra bisnis atau klien (“Sash” bukan “Sasha”, “An” bukan “Anya”), tidak peduli seberapa demokratis tulisannya. gaya dan tidak peduli berapa umur korespondensi Anda. Apa yang terdengar familiar dalam pidato lisan terlihat terlalu sederhana dalam pidato tertulis.

TIPS 2. Berikan perhatian khusus pada bentuk sapaan Anda

Anda sebaiknya tidak menggunakan frasa tersebut "Selamat tinggal!". Sekalipun Anda memiliki niat baik untuk mencocokkan zona waktu penerima, ungkapan ini terdengar hambar, bahkan menurut saya vulgar. Lebih baik menggunakan opsi netral: "Halo...", "Selamat siang...". Dan tentu saja, tambahkan nama penerima pada salam jika Anda mengetahuinya. Secara pribadi, misalnya, menurut saya ini jauh lebih menyenangkan daripada tanpa wajah "Halo!" menjadi pribadi “Halo, Tamara!”.

Ingatlah bahwa dengan cara ini Anda menghemat waktu penerima. Bagaimanapun, dia akan dapat segera menilai isi surat yang diterima dan dengan cepat memutuskan prioritas dan kepentingannya.

Baris subjek harus singkat, tetapi pada saat yang sama mencerminkan subjek korespondensi secara akurat. Misalnya, “Perjanjian, faktur, tindakan dari Alpha LLC” bukannya "Dokumen". Ketika aspek isu yang sedang didiskusikan berubah, perjelas topiknya. Misalnya, “Kerjasama dengan Perm” → “Kerjasama dengan Perm. Tanggal negosiasi" → "Kerjasama dengan Perm. Draf perjanjian”.

Jika selama korespondensi Anda melihat bahwa bidang "Subjek" diisi secara acak oleh penerima Anda atau tidak diisi sama sekali, ambil inisiatif sendiri dan coba salah satu dari dua skenario.

SKENARIO 1. Saat membalas, isi sendiri kolom “Subjek”. Jika penerimanya penuh perhatian, mungkin ini sudah cukup untuk membawa korespondensi Anda ke dalam bentuk yang memadai.

SKENARIO 2. Jika penerima terus mengabaikan pengisian kolom “Subjek”, tuliskan kepadanya surat dengan isi seperti berikut: “Alla, saya sarankan agar Anda segera mencantumkan subjek surat di kolom “Subjek”. Saya pikir dengan cara ini kita akan meningkatkan efektivitas komunikasi kita secara signifikan.”.

TIPS 4. Perhatikan kolom “Kepada” dan “Cc”.

Anda perlu memahami dengan jelas tujuan yang diterima secara umum dari bidang-bidang ini dalam lingkungan bisnis:

• <если>di kolom “Kepada” hanya Anda yang terdaftar - ini berarti pengirim surat sedang menunggu reaksi dari Anda atas pertanyaan atau permintaannya;
• <если>ada beberapa penerima di lapangan - pengirim sedang menunggu tanggapan dari masing-masing penerima. Dalam hal ini, saat membalas, simpan daftar penerima yang ditetapkan oleh pengirim menggunakan fungsi “Balas semua” (tentu saja, asalkan Anda tidak sengaja ingin membalas hanya kepada penulis surat, sehingga menyembunyikan intisari tanggapan Anda. dari peserta korespondensi lainnya);
• <если>nama Anda muncul di bidang "Salin" - pengirim ingin Anda mengetahui pertanyaannya, tetapi dia tidak mengharapkan jawaban dari Anda. Ini berarti Anda tidak boleh melakukan korespondensi mengenai masalah ini. Jika Anda masih memutuskan untuk melakukan ini, maka tanda sopan santun adalah memulai surat dengan salah satu frasa berikut: “Jika memungkinkan, saya ingin bergabung dalam diskusi tentang masalah ini…”, “Izinkan saya mengutarakan pendapat saya…”.

Sedangkan untuk bidang BCC, dari sudut pandang etika bisnis, ini adalah alat email yang paling kontroversial. Terkadang ini dianggap sebagai alat observasi dan informasi yang hampir rahasia. Bagaimanapun, penerima yang ditempatkan di BCC tidak dapat dilihat oleh penerima lainnya. Di beberapa perusahaan, biasanya perusahaan besar, yang sangat teliti dalam masalah etika, dilarang keras menggunakan bidang ini dalam korespondensi perusahaan, kecuali untuk pengiriman massal. Namun di sebagian besar perusahaan mereka menggunakannya, dengan memperhatikan aturan berikut:

• mengirimkan surat yang diisi kolom “Bcc” mengasumsikan bahwa penulis surat telah memberitahukan penerima yang tersembunyi (atau akan melakukannya) tentang alasan dan tujuan dari bentuk pesan ini;
• penerima yang tersembunyi tidak perlu melakukan korespondensi.

Selama pelatihan, saya sering ditanyai pertanyaan: apakah ada standar yang berlaku umum mengenai batas waktu yang diperlukan untuk menanggapi surat dari klien atau kolega? Tapi Anda tidak bisa memberikan jawaban universal.

Jika kita berbicara tentang korespondensi internal, semuanya ditentukan oleh kecepatan dan ritme kehidupan perusahaan itu sendiri. Ada perusahaan yang menunda respons lebih dari satu setengah jam dianggap sebagai perilaku yang buruk. Dan di suatu tempat jawabannya pada siang hari ada pada urutannya.

Sebagai aturan umum, waktu respons yang paling dapat diterima terhadap sebuah surat adalah dalam waktu 2-3 jam. Inilah yang disebut waktu tunggu yang nyaman, ketika pengirim menunggu tanggapan dan tidak mengalami ketidaknyamanan internal karena diamnya penerima.

Namun bagaimana jika, setelah menerima dan membaca surat tersebut, Anda menyadari bahwa Anda tidak dapat memberikan jawaban lengkap dalam waktu 24 jam? Kemudian, sesuai dengan aturan sopan santun, beri tahu pengirim tentang tanda terima surat Anda dan perkiraan waktu tanggapannya. Misalnya: “Halo, Sergei Vasilievich! Saya menerima surat Anda. Saya akan menjawabnya dalam beberapa hari ke depan” atau “Andrey, saya sudah menerima suratnya. Terima kasih! Untuk menjawab saya memerlukan informasi lebih lanjut. Saya akan mencoba menjawabnya nanti… ”.

TIPS 6. Ikuti aturan dasar penyajian informasi dalam surat

Jumlahnya tidak banyak:

• saat membaca surat, volume paling nyaman muat "di satu layar", maksimum - di halaman A4;
• Volume lampiran yang dikirim tidak boleh melebihi 3 MB. File yang lebih besar dapat menyebabkan email terhenti di penerima;
• Saat “mengemas” lampiran, gunakan pengkodean zip atau rar universal. Ekstensi lain mungkin diblokir atau terputus selama transmisi dan menimbulkan masalah bagi penerima;
• jangan pernah memulai balasan sebagai surat baru (tanpa menyimpan riwayat korespondensi). Jika tidak, penerima akan terpaksa membuang waktu untuk mencari pesan asli;
• tulislah dalam bahasa yang dapat dimengerti oleh penerimanya. Banyak orang bertanya-tanya apakah pantas menggunakan kosakata, bahasa gaul, singkatan, dan anglicisme profesional atau internal perusahaan.

Hal ini harus diputuskan secara terpisah dalam setiap kasus tertentu.

Dengan demikian, korespondensi internal perusahaan dalam suatu perusahaan hampir selalu penuh dengan bahasa gaul dan singkatan: akrab dan dapat dimengerti oleh semua peserta serta menghemat waktu. Tetapi Anda harus menggunakannya dengan hati-hati dalam korespondensi dengan rekanan.

Ada kasus seperti itu dalam praktik saya. Seorang kolega sedang mempersiapkan materi untuk sebuah penerbit dan dalam surat terakhirnya mereka menulis kepadanya: “Masha, tolong kirimkan semua materimu secepatnya”. Masha memutuskan bahwa ini adalah sebutan untuk format yang tidak dia ketahui, di mana teks tersebut perlu diterjemahkan. Dia menghabiskan banyak waktu, dengan cara apa pun, mencari cara untuk memenuhi permintaan penerbit. Bayangkan kekesalan Mesin ketika, 2 hari kemudian, ia mengetahui bahwa “asap” yang misterius adalah singkatan dari kata dalam bahasa Inggris yang banyak digunakan “sesegera mungkin”. Namun Masha dapat mengirimkan materi dalam waktu setengah jam sejak dia menerima permintaan tersebut!

TIPS 7. Akhiri setiap surat dengan blok tanda tangan dan kontak Anda

Terlepas dari seberapa dekat Anda mengenal penerimanya dan berapa lama korespondensi Anda berlangsung, setiap surat Anda harus berisi blok yang terdiri dari tanda tangan dan informasi kontak. Ini merupakan elemen integral dari budaya komunikasi bisnis.

Blok tersebut harus berisi:

• nama depan dan belakang Anda. Tidak perlu menggunakan singkatan. Alih-alih “TL. Vorotyntsev" di tanda tangan saya, saya tunjukkan "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" atau "Tamara Vorotyntseva" agar penerima memahami cara menghubungi saya melalui surat balasan;
• posisi kamu. Hal ini memberikan kesempatan kepada penerima untuk memahami batas-batas wewenang dan kompetensi profesional Anda dalam menyelesaikan masalah;
• informasi kontak (telepon, email, nama perusahaan, situs web). Dengan cara ini Anda akan memberikan kesempatan kepada penerima untuk komunikasi operasional tambahan jika diperlukan.

Untuk semua yang telah dikatakan, saya ingin menambahkan: email Anda adalah pakaian yang Anda gunakan untuk menyambut. Dengan kata lain, dengan memperhatikan etika korespondensi bisnis, Anda akan memberikan kesan yang paling menyenangkan pada penerimanya.

Korespondensi bisnis tidak boleh dianggap remeh. Seiring dengan percakapan bisnis, ini bisa sangat membantu dalam karir Anda. Atau sebaliknya, merusak kemitraan. Selain itu, keberhasilan kesepakatan atau akuisisi sekutu mungkin bergantung pada satu kata. Citra bisnis didasarkan pada kemampuan berkomunikasi secara kompeten.

Seorang pembicara yang baik belum tentu seorang penulis yang baik. Sekalipun seorang pebisnis mampu dengan cepat mendapatkan kepercayaan dari pesaing, bicaralah dengan mitra mana pun apakah dia brilian melakukan pertemuan dan percakapan bisnis, maka dokumen tertulis mungkin menjadi kering dan pudar. Banyak orang hanya duduk berjam-jam di atas selembar kertas kosong, tidak tahu harus mulai dari mana. Korespondensi bisnis adalah seperangkat aturan dan alat yang perlu Anda ketahui untuk menyusun dokumen apa pun dengan kompeten.

Ciri utama pidato tertulis adalah penggunaan dan pengulangan terus-menerus dari sarana ucapan yang seragam. Prangko sering ditemukan dalam korespondensi resmi. Mereka mengizinkan mengungkapkan ide dengan lebih akurat, kecualikan interpretasi teks yang berbeda, sehingga lebih ringkas. Untuk menulis dokumen atau surat, Anda hanya dapat menggunakan rangkaian klise ini. Frasa standar telah digunakan dalam tulisan selama beberapa dekade, sehingga siapa pun dapat dengan mudah menulis teks. Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk memilih kata-katanya, karena semuanya sudah tersedia. Dokumen yang menggunakan frase stempel ditulis dalam hitungan menit dan tidak memerlukan banyak usaha.

Korespondensi bisnis tidak menerima emosi yang berlebihan dalam presentasi. Hal ini ditandai dengan nada netral. Alih-alih cara penilaian emosional, yang digunakan adalah cara logis. Dialektisme atau ekspresi sehari-hari tidak boleh digunakan dalam dokumen. Juga, tabu diberlakukan pada kata seru atau kata-kata dengan sufiks evaluasi subjektif (misalnya kecil). Juga tidak diinginkan menggunakan kata modal dalam pidato formal. Saat menulis teks, Anda harus fokus pada fakta, dan bukan pada komponen emosional. Dokumen harus mengikuti logika penyajian yang jelas.

Akurasi semantik bukanlah aturan sederhana, ini merupakan kondisi penting yang menjamin nilai praktis suatu dokumen. Logika penyajian juga berperan sebagai komponen hukum. Jika Anda memilih kata yang menafsirkan isinya dalam dua cara, artinya bisa sangat berubah. Seluruh teks akan memiliki nada yang tidak diinginkan.

Dalam korespondensi bisnis, tidak hanya konstruksi frasa, tetapi juga komponen faktual memegang peranan penting. Setiap penilaian, setiap pemikiran yang diungkapkan dalam sebuah dokumen harus didukung oleh fakta yang cukup. Fakta-fakta itu sendiri tidak boleh sama atau tidak penting. Saat menyusun dokumen, perlu hati-hati memilih informasi, memeriksa semua data, dan memperhatikan keandalannya. Jika semua fakta sesuai dengan parameter tersebut, maka pembaca akan mudah memahami maksud dari apa yang tertulis, tidak memerlukan usaha atau informasi tambahan untuk memahaminya.

Selain itu, tujuan sebagian besar dokumen bisnis adalah untuk membujuk pembaca, untuk menyampaikan sudut pandang Anda. Argumentasi yang kompeten dan meyakinkan merupakan alat utama untuk mencapai tujuan tersebut. Data yang terverifikasi, fakta dan bukti dalam jumlah yang cukup merupakan komponen utama dari setiap dokumen: surat, memo atau Penawaran komersial.

Etiket bicara dalam korespondensi bisnis

Seperti etika sosial, etika komunikasi bisnis- ini adalah seperangkat aturan yang ditetapkan dalam masyarakat. Norma tersebut mensyaratkan kepatuhan terhadap aturan-aturan ini ketika menyusun dokumen dan ketika berkomunikasi secara tertulis dengan kolega dan mitra.

Selama bertahun-tahun, korespondensi bisnis dikaitkan dengan korespondensi pribadi, sehingga kata kerja orang pertama digunakan dalam dokumen. Kemudian surat-surat itu mulai bersifat publik, dan bentuk-bentuk korespondensi pribadi tidak lagi sesuai dengan karakter ini. Oleh karena itu, seiring berjalannya waktu, rumusan verbal yang digunakan dalam korespondensi bisnis mulai berubah.

Objek transformasinya adalah ekspresi kesantunan verbal. Mereka mulai meninggalkan pidato bisnis, memberi jalan pada ekspresi yang stabil. Saat ini, ada formulir stabil khusus yang memungkinkan Anda untuk menyatakan permintaan atau penolakan, pengingat atau pemberitahuan. Kami akan mulai menjelaskan fitur korespondensi bisnis dari penggunaan kata ganti.

Dalam penulisan dokumen tidak digunakan persepsi pribadi, karena informasi yang disampaikan standar. Kepentingan yang diungkapkan dalam korespondensi bisnis diungkapkan bukan oleh orang tertentu, tetapi oleh seluruh organisasi atau perusahaan. Semua permintaan atau petisi yang dijelaskan dalam dokumen dinyatakan dalam bentuk orang pertama jamak, dan bukan dalam bentuk tunggal. Artinya, kata ganti “kami” yang digunakan, bukan “saya”. Namun kata ganti “kami” sendiri tidak tertulis. Sifat sosial dari sapaan diungkapkan melalui penggunaan bentuk kata kerja. Akhiran kata kerja justru menentukan jenis penyajian orang pertama jamak.

Perhatian khusus diberikan pada formulir agunan. Penggunaan kalimat pasif lebih disukai. Misalnya kalimat “Anda belum memenuhi kewajiban Anda, mengganti baterai pemanas tidak diproduksi” terlihat terlalu kasar, seolah-olah penulis menyalahkan orang tertentu atas hal ini. Penggunaan kalimat pasif - "Kewajiban untuk mengganti baterai pemanas tidak dipenuhi" - memungkinkan kita untuk menunjukkan fakta kegagalan memenuhi kewajiban, dan tidak menimbulkan tuduhan. Pelakunya tersirat, namun tidak teridentifikasi secara spesifik.

Penggunaan kalimat aktif disarankan ketika menyorot pejabat yang menjadi sumber tindakan yang dijelaskan. Misalnya, “layanan hukum menjelaskan...” Dalam hal ini, lebih baik menggunakan urutan kata langsung dan memilih present tense sebagai bentuk kata kerja.

Penggunaan kalimat pasif berkaitan dengan sifat informasi yang disajikan. Jika perlu untuk fokus pada tindakan, dan bukan pada pelakunya, maka bentuk kalimat pasif dapat digunakan: surat dikirim, lamaran diterima, dll. Kalimat pasif juga cocok untuk kalimat yang objeknya terlihat jelas. Misalnya, “tenggat waktu pekerjaan telah ditentukan”.

Lebih-lebih lagi, aturan korespondensi bisnis mengatur pilihan bentuk kata kerja. Bentuk tidak sempurna digunakan untuk memusatkan perhatian pada tindakan yang tidak diinginkan yang terus-menerus diulang. Misalnya, “Pekerja terus-menerus melanggar peraturan keselamatan.” Bentuk sempurna dapat menekankan kelengkapan suatu tindakan, misalnya, “Para karyawan memulai tugasnya.”

Meskipun dokumen memiliki nada netral, terkadang aksen tambahan perlu ditambahkan. Untuk tujuan ini, kata-kata dan ekspresi pengantar digunakan. Seringkali, struktur pengantar membantu meredakan ketegangan dalam nada cerita. Misalnya, kalimat “Tolong kirimkan dokumen yang ada di kantor Anda” terdengar terlalu kategoris. Jika Anda mengubah kalimat, tambahkan kata pengantar: “Kami mohon Anda mengirimkan dokumen yang ternyata ada di kantor Anda”, maka nadanya akan menjadi netral, kategorisasi dan ketegangannya akan hilang. Oleh karena itu, keseluruhan usulan akan memenuhi norma kebijaksanaan dan kesopanan.

Contoh lain menunjukkan pemberian nada hormat pada sebuah dokumen. Ungkapan “Permintaan Anda tidak dapat dikabulkan” sangat berbeda dengan frasa “Maaf, permintaan Anda tidak dapat dipenuhi”. Opsi kedua lebih dapat diterima untuk etiket korespondensi bisnis. Dengan cara ini Anda dapat menunjukkan rasa hormat dan menghindari sikap kasar yang tidak perlu.

Selain itu, struktur pengantar membuat teks tidak terlalu kering. Kalimat “Silakan kirimkan, jika memungkinkan, perwakilan Anda sebagai ahli untuk menentukan kualitas produk kami” akan mematuhi aturan etiket bisnis.

Penggunaan kata dan struktur pengantar membuat teks bisnis tidak terlalu kering dan kategoris. Dengan bantuan mereka, Anda dapat menunjukkan rasa hormat kepada penerimanya, menunjukkan keramahan dan kelembutan Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk menjaga kebanggaan profesional penerima.

Bentuk paling umum dari kata “dihormati” digunakan dalam dokumen dan teks resmi lainnya. Jika diberi tanda koma setelah alamat, kalimat tersebut akan diartikan netral, sehari-hari. Jika Anda memberi tanda seru, itu akan menunjukkan pentingnya dokumen tersebut, signifikansinya.

Saat menyapa orang-orang dari profesi yang sama, ungkapan “rekan yang terhormat” (atau “rekan yang terhormat” jika kita berbicara tentang sekelompok orang) digunakan. Ungkapan “rekan-rekan terkasih” lebih sering digunakan saat menulis ucapan selamat resmi, karena mengandung konotasi emosional. Alamat netral cukup menggunakan kata “rekan kerja”.

Tidak semua surat bisnis merupakan dokumen resmi. mengatur bahwa ketika menulis teks yang bersifat pribadi, sebaiknya memanggil seseorang dengan nama depan dan patronimiknya. Nama keluarga akan menambah formalitas dan membuat sapaan lebih sopan dan formal.

Untuk memperjelas hubungan antar mitra atau organisasi, disusun teks yang terdiri dari dua bagian. Bagian pertama membenarkan keputusan tersebut, bagian kedua adalah kesimpulan atas keputusan tersebut. Tergantung pada sifat teksnya, bagian-bagian ini dapat disusun dalam urutan berbeda. Secara psikologis, sebaiknya pindahkan keputusan negatif ke akhir surat, dimulai dengan pembenaran. Jika keputusannya positif, maka Anda dapat memulai teks dengan keputusan tersebut, dan kemudian menulis alasannya.

Saat menyusun dokumen dengan keputusan negatif, perhatian khusus harus diberikan pada pembenarannya. Pembenaran yang paling akurat dan terperinci akan membantu membuat dokumen lebih benar dan menciptakan nada hormat. Penolakan yang tajam dapat mempengaruhi harga diri penerimanya, yang seringkali berdampak buruk pada hubungan di masa depan. Jika Anda menempatkan pembenaran yang terperinci dan terperinci di awal dokumen, maka penolakan itu sendiri tidak akan dianggap negatif secara tajam.

Aturan korespondensi bisnis tidak mengizinkan emosi yang berlebihan dalam presentasi. Dokumen dan surat harus menjaga netralitas narasi. Hal ini memungkinkan Anda menjadikannya lebih objektif. Anda tidak boleh menggunakan ekspresi kasar atau menunjukkan rasa tidak hormat atau tidak bijaksana terhadap penerimanya. Anda juga harus menghindari bersikap terlalu sopan. Korespondensi bisnis tidak boleh mengandung frasa seperti “mohon berbaik hati.” Lebih baik mengikuti presentasi yang kering dan ketat daripada menggunakan bentuk-bentuk sopan secara berlebihan.

Netralitas dan sifat publik dari pidato bisnis tidak berarti bahwa lawan bicaranya tidak tertarik pada siapa yang mengiriminya korespondensi bisnis. juga mengatur tata cara penandatanganan dokumen. Ada prosedur resmi yang harus dipatuhi. Apabila surat itu ditandatangani oleh direktur perseroan, maka tanggapannya juga harus dibubuhi tanda tangan direktur atau wakilnya. Jika surat itu ditandatangani oleh wakil, maka menurut tata krama direktur dapat menanggapinya.

Salah satu topik utama yang dibahas saat menulis surat bisnis adalah permintaan. Bersamaan dengan permintaan tersebut, perlu diberikan justifikasinya. Surat permintaan ditulis dengan pola yang sama seperti formulir lamaran pribadi atau kolektif. Ada beberapa pilihan untuk mengajukan permintaan dalam surat bisnis:

• menggunakan bentuk orang pertama tunggal (Tolong...);
• menggunakan bentuk orang pertama jamak (Kami bertanya...);
• menggunakan bentuk orang ketiga tunggal (Organisasi meminta...);
• menggunakan bentuk orang ketiga jamak (permintaan Presiden dan Direksi).

Etiket korespondensi bisnis menunjukkan bahwa surat harus dibalas. Sifat tanggapannya tergantung pada sifat surat permintaan.

Apabila surat permohonan telah diterima, maka tanggapannya harus memuat alasan dan keputusan apakah permohonan tersebut akan dikabulkan atau tidak. Jika surat penawaran sudah diterima, maka tanggapannya harus memuat keputusan apakah penawaran tersebut diterima atau tidak. Setiap surat tanggapan akan menyertakan tautan ke surat permintaan. Dalam menyusun suatu dokumen, perlu dinyatakan secara akurat dan konsisten esensi serta menjaga identitas isinya.