Обязательное удостоверение протоколов общих собраний. Нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ооо

Виды красок для фасада
30.09.2019

Нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО по общему правилу обязательно, однако закон предусматривает и исключения. О том, когда можно избежать процедуры нотариального заверения протокола, расскажем в статье. Кроме того, читатель узнает, каким образом заверять протоколы собраний с привлечением нотариусов.

Когда заверение протокола общего собрания участников ООО обязательно, а когда нет

Если в организации несколько участников, то принятие решений оформляется в форме протоколов их собраний. В силу п. 6 ст. 37 ФЗ «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14 исполнительный орган ООО должен организовать процесс ведения протокола, который составляется в письменном виде.

Требование о его нотариальном заверении содержится в п.п. 3 п. 1 ст. 67.1 ГК РФ, а также п. 3 ст. 17 ФЗ № 14. Согласно указанным нормам нотариус требуется для удостоверения:

  1. Фактов принятия решений участниками фирмы.
  2. Состава участников, присутствовавших на собрании.

На ООО с одним участником данные положения не распространяются.

Однако в ст. 67.1 ГК РФ предусмотрены исключения из правила. Если в уставе фирмы прописан иной порядок заверения протоколов, то можно обойтись без нотариуса. Кроме того, без нотариуса можно обойтись, если участники ООО единогласно приняли решение о том, что протокол собрания будет заверяться в ином порядке (и отразили данное решение в протоколе).

Таким образом, если уставом или решением собрания не предусмотрен иной порядок заверки протокола, только нотариус может осуществить такие действия.

Во многих судебных решениях, например в Постановлении АС Дальневосточного округа от 09.02.2016 № Ф03-6257/2015 отражено, что просто указать в протоколе собрания на то, что участники выбрали иной способ заверения протокола, нежели нотариальный, нельзя. Необходимо поставить данный вопрос на повестку дня, а затем все участники должны проголосовать «за».

Если протокол собрания не удостоверен нотариусом, либо иным способом, оговоренным в уставе ООО, или в самом протоколе, документ признается ничтожным, применительно к п. 3 ст. 163 ГК РФ, о чем разъяснено в Постановлении Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25 (п. 107).

Как производится нотариальное заверение протокола общего собрания участников ООО

Порядок заверения нотариусом протокола не прописан в нормативных актах. Однако существуют рекомендации, которые отражены в письме ФНП «О направлении…» от 01.09.2014 № 2405/03-16-3.

Обращается к нотариусу при необходимости проведения очередного или внеочередного собрания исполнительный орган ООО, например его директор. Однако в уставе фирмы может быть прописано, что такими полномочиями обладает совет директоров. Кроме того, возможно обращение к нотариусу члена ревизионной комиссии, если его наделили такими полномочиями.

Необходимо написать заявление, в котором отражается дата время и место проведения собрания. Оно составляется произвольно.

Можно обращаться к нотариусу по месту нахождения организации.

  1. К заявлению требуется приложить:
  2. Устав ООО.
  3. Выписку из ЕГРЮЛ.
  4. Документ, который подтверждает компетенцию заявителя (например, протокол о назначении единоличного исполнительного органа).
  5. Список участников ООО.

Общее собрание может быть проведено прямо в нотариальной конторе, если устав этого не запрещает. В ходе собрания нотариус должен удостоверить личность участников, соответственно понадобятся паспорта. Кроме того, нотариус сам может явиться на собрание по месту его проведения. Его присутствие обязательно.

После собрания нотариус выдает свидетельство об удостоверении нотариального действия.

Таким образом, нотариальное заверение протокола по общему правилу обязательно. Однако в уставе фирмы, или самом протоколе собрания, вопрос может быть решен иным образом.

Поэтому и бухгалтеру важно знать о требованиях к оформлению решений общего собрания. В ГК РФ по этому вопросу были внесены изменения, которые вступили в силу в сентябре прошлого года. Рассмотрим, в чем же они состоят.

В чем причина появления новых требований

Решения общих собраний нередко оспариваются в суде самими участниками АО (ООО). Конфликтующие стороны обвиняют друг друга в подделке подписей, принятии решений при отсутствии кворума, нарушении порядка голосования и т. д. Подобные споры мешают нормальной работе компаний, перегружают суды. Поэтому, как представляется, законодатель решил убрать почву для претензий и сделать итоговый документ - протокол общего собрания - более защищенным.

ВНИМАНИЕ

Подтверждать решения общего собрания и состав участников (акционеров) не нужно в обществах с единственным участником (акционеро м)Письмо ЦБ от 18.08.2014 № 06-52/6680 (п. 5) .

Само по себе оформление вроде бы не претерпело никаких изменений. Протокол общего собрания, как и ранее, оформляется в простой письменной форме, подписывают его председатель и секретарь собрани яп. 3 ст. 181.2 ГК РФ . Однако теперь в отношении любых решений общего собрания нужно подтверждат ьп. 3 ст. 67.1 ГК РФ :

  • сам факт того, что решение принято;
  • состав участников собрания, принявшего решение.

В чем же должно выражаться такое подтверждение? Это зависит от организационно-правовой формы компании.

Как подтвердить решение собрания публичного АО

В публичных АО все просто - у них есть регистрато рподп. 1 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ . То есть независимая лицензированная организация, ведущая реестр акционеров и выполняющая функции счетной комиссии (органа, который создается для подсчета голосов и обеспечения иных «технических» вопросов собрани я)п. 4 ст. 97 ГК РФ ; п. 4 ст. 56 Закона об АО .

С 1 сентября 2014 г. публичными считаются АО, чьи акции публично размещаются или обращаются на рынке либо о публичности которых сказано в названии и уставе АОп. 1 ст. 66.3 ГК РФ . При этом АО, созданное до 01.09.2014, акции которого публично размещаются или обращаются, считается публичным независимо от того, внесены изменения в его устав и наименование или нетп. 11 ст. 3 Закона от 05.05.2014 № 99-ФЗ . Количество акционеров для целей деления АО на публичные/непубличные не имеет значения.

Действия регистратора в качестве счетной комиссии (проверка полномочий участников, регистрация участников, определение кворума, подсчет голосов, составление протокола и т. д.) и являются подтверждением решений общего собрания АО и состава его участнико в. Иначе говоря, АО, которые отвечают признакам публичных, могут просто оформлять решения в прежнем порядке.

Нужно ли отражать в протоколе собрания, что требование о подтверждении соблюдено? Закон этого не требует, но такая отметка не помешает. Она снимет вопросы относительно соблюдения новых требований как у акционеров АО, которые могут захотеть ознакомиться с протоколом, так и у третьих лиц. Аналогичное мнение высказал специалист по гражданскому праву.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель председателя Совета Исследовательского центра частного права им. С.С. Алексеева при Президенте РФ

“ На наш взгляд, законодательством не установлена обязанность лица, ведущего реестр акционеров, составлять дополнительные документы о способе подтверждения принятых собранием решений и состава акционеров, присутствовавших при их принятии. Поэтому в настоящее время можно говорить только о целесообразности отражения в протоколе общего собрания акционеров соответствующих сведени й” .

Представляется, что в протокол общего собрания (где-нибудь перед подписями) нужно включить такую фразу:

«Принятие данным собранием решений и состав участников общества, присутствовавших при их принятии, подтверждены регистратором в порядке, предусмотренном подп. 1 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ».

Как подтвердить решение собрания непубличного АО

Решение общего собрания акционеров непубличных АО может подтвердит ьподп. 2 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ :

  • <или> регистратор;
  • <или> нотариус.

Напомним, что все АО, включая те, у кого число акционеров меньше 50, должны были до 1 октября 2014 г. передать ведение реестра профессиональному регистратор уп. 2 ст. 149 ГК РФ ; ст. 3 Закона от 02.07.2013 № 142-ФЗ . То есть и ЗАО тоже. Тем, кто это сделал, беспокоиться не о чем. Решения будут считаться подтвержденными регистратором, как в варианте вышеПисьмо ЦБ от 18.08.2014 № 06-52/6680 (п. 4) .

А вот непубличные АО, которые и после 1 октября 2014 г. продолжают вести реестр самостоятельно, прямо скажем, «попали»:

  • они обязаны приглашать нотариуса на каждое общее собрание, что однозначно влетит им в копеечку. Кроме того, это обязывает акционеров всегда собираться очно, ведь решение, принятое путем заочного голосования, нотариус удостоверить не сможет;
  • ЦБ может оштрафовать их за незаконное ведение реестра акционеров: организацию - на 0,7- 1млн руб., директора - на 30- 50 тыс. руб.ч. 2 ст. 15.22 , ч. 1 ст. 23.74 , ч. 2 ст. 23.1 КоАП РФ ; Письмо ЦБ от 31.07.2014 № 015-55/6227

Так что лучше не откладывать передачу реестра в долгий ящик.

Сведения о регистраторе, ведущем реестр акционеров, АО должно передать в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента передачи реестр аподп. «д» п. 1 , п. 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ . Да и регистратор ежеквартально отчитывается перед ЦБ об обслуживаемых им реестра хразд. 8 формы № 1100, утв. приложением № 2 к Постановлению ФКЦБ № 33, Минфина № 109н от 11.12.2001 . Поэтому скрыть вашу просрочку, к сожалению, не удастся. Неминуем ли штраф? Тут все зависит от ЦБ. Будем надеяться, по крайней мере, что накажут только директора - у него штраф относительно небольшой.

Как подтвердить решение собрания ООО

Общество с ограниченной ответственностью должно приглашать нотариуса на собрания, если в ООО не принят свой способ подтверждения. Причем способ этот может быть любым, главное, чтобы он устраивал всех участников ООО. Ведь смысл подтверждения - защита их интересов. К примеру, способы могут быть такими:

  • <или> подписание протокола всеми участниками ООО (определенной частью участников);
  • <или> применение технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения и состав участников (например, видеозапись);
  • <или> проведение собрания в режиме видеоконференции.

Понятно, что обходиться без нотариуса и проще, и дешевле. Однако для этого нужно сначала зафиксировать выбранный способ самостоятельного подтверждения в уставе ООО или в решении общего собрания, принятом всеми участниками ООО единогласно.

Если ваша организация внесла изменения в устав либо приняла такое решение до 1 сентября 2014 г., то обращаться к нотариусу вам не нужно.

Если же вы не сделали этого до 1 сентября 2014 г., то придется пригласить нотариуса хотя бы один раз для проведения собрания, на котором все участники ОООп. 1 ст. 3 Закона от 05.05.2014 № 99-ФЗ ; подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ :

  • <или> единогласно одобрят избранный способ подтверждения;
  • <или> внесут изменения в устав ООО относительно избранного порядка подтверждени яп. 4 ст. 12 Закона об ООО . В этом случае не забудьте зарегистрировать изменения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней после утверждения изменений общим собрание мп. 5 ст. 5 , п. 1 ст. 17 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ .

Предположим, в вашем ООО решили, что будут подтверждать решения путем подписания протокола всеми участниками. Текст решения общего собрания или нового положения устава может быть, например, таким.

«Принятие решения общим собранием участников общества, а также состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются путем подписания протоколов общих собраний общества всеми участниками общества».

В таком случае в будущем на каждое собрание придется собираться всем участникам ООО и все они должны будут ставить свои подписи в протоколе (а не только председатель и секретарь). Если участников двое-трое, то это не проблема, но если больше, то, наверное, стоит подумать над другой формой подтверждения.

Если впоследствии участников перестанет устраивать выбранный способ, они могут выбрать другой, соответственно, путем единогласного голосования на общем собрании или внесения изменений в устав. Кроме того, бывает так, что отношения между участниками становятся сложными, возникают споры и взаимное недоверие. В таких случаях возможно перейти и на нотариальное удостоверение.

Как и в случае с АО, для вас обязательно только выбрать способ подтверждения и применять его в дальнейшем. Тем не менее представляется разумным на всякий случай отражать факт и способ подтверждения в протоколах собрания. Для этого можно просто включить в форму протокола ссылку на соответствующий пункт устава ООО или на решение общего собрания, например, так.

«Принятие данным собранием решений и состав участников общества, присутствовавших при их принятии, подтверждены путем подписания протокола всеми участниками общества в соответствии с п. 5.12 Устава общества».

Порядок взаимодействия АО (ООО) с нотариусом

С текстом Пособия для нотариусов можно ознакомиться: сайт Федеральной нотариальной палаты → Профессионалам → Теория и практика → Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием..., от 30.11.2014

Обязав организации подтверждать решения собраний у нотариуса, законодатель не озаботился разработкой порядка такого подтверждения. За него это сделала Федеральная нотариальная палата, подготовив Пособие для нотариусов (далее - Пособие). Пока его можно найти только в Интернете. Этот документ пригодится и хозяйственным обществам. Рассмотрим рекомендованный порядок действий.

Если вы приглашаете нотариуса на собрания, то вам не нужно включать такой способ подтверждения в устав или утверждать его решением собрания.

ШАГ 1. Договариваемся с нотариусом

Вначале нужно решить, какого именно нотариуса вы хотите пригласить, и предварительно согласовать с ним дату собрания. Сделайте это заблаговременно, ведь у него могут быть свои планы. К тому же ему нужно подготовиться.

Обратиться можно к любому нотариусу в пределах нотариального округ аст. 13 Основ законодательства о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1 (далее - Основы); преамбула Пособия , в котором проводится собрание. То есть, например, к любому нотариусу г. Москвы.

Имейте в виду, что собрание можно провести и в помещении нотариальной конторы, если это не запрещено уставом общества. Это удобно, если участников собрания немного, и обойдется дешевле. Но поскольку место проведения собрания указывается в рассылаемых акционерам (участникам) уведомлениях (сообщениях), то этот вопрос нужно заранее согласовать с нотариусом, чтобы внести в уведомления (сообщения) верную информацию. Впрочем, если на собрании присутствуют все участники, то собраться в нотариальной конторе можно и в том случае, когда собрание планировали проводить в другом мест еп. 5.2 Пособия .

ШАГ 2. Готовим пакет документов

Составьте письменное заявление в произвольной форме на имя выбранного нотариуса с просьбой об удостоверении решений общего собрания и состава участников. Примерный образец заявления можно посмотреть в приложении № 1 к Пособию. Заявление должно быть подписано лицом, созывающим собрание (например, директором ОООст. 34 , п. 2 ст. 35 Закона об ООО ).

В заявлении укажите дату, место, время начала и повестку планируемого собрания, приложите к нему комплект документов:

  • копию устава;
  • выписку из ЕГРЮЛ;
  • документы, подтверждающие полномочия заявителя (например, протокол общего собрания ООО об избрании директора);
  • список участников ООО или список лиц, имеющих право участвовать в собрании АОст. 31.1 Закона об ООО ; ст. 51 Закона об АО ;
  • внутренние документы общества, регламентирующие порядок созыва и проведения собрания (если есть);
  • экземпляр уведомления или сообщения о созыве собрания, которое было разослано участникам (акционера м)пп. 1- 2 ст. 36 Закона об ООО ; пп. 1- 2 ст. 52 Закона об АО .

В части составления заявления и формирования комплекта документов лучше дополнительно проконсультироваться у нотариуса. В частности, выписку из ЕГРЮЛ он может получить и самп. 4.3 Пособия .

ШАГ 3. Проводим собрание

Предупредите участников, что они должны иметь при себе документы, подтверждающие личность и полномочия (паспорта, доверенности, свидетельства о рождении несовершеннолетних участников и т. д.пп. 4.4, 5.5 Пособия ). Нотариус будет проверять эти документы.

Будьте готовы к тому, что он будет вести видео- или аудиозапис ьп. 5.3 Пособия . Кроме того, нотариус может попросить у васп. 5.12 Пособия :; подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 26.08.2013 № 03-03-06/2/34843 .

Если расшифровки не будет, то вы сможете учесть для целей налогообложения только расходы по тарифу, а это самая маленькая сумма.

ШАГ 5. Получаем свидетельство

По окончании собрания нотариус оформит документ - свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствовавших при его приняти ип. 5.13 Пособия; приложение № 2 к Пособию .

Обращаем внимание, что нотариус не будет удостоверять принятие ничтожного решения, например решения, ограничивающего право участника присутствовать на общем собрании, принимать участие в обсуждении и голосовани ип. 2 ст. 181.5 ГК РФ ; пп. 5.11, 6.2 Пособия . Тем не менее компенсировать ему проезд и оплатить технические работы придется.

Последствия подтверждения/неподтверждения решения собрания

Итак, мы рассмотрели новые требования. Но возникает вопрос - что будет за их несоблюдение? В ГК этот вопрос не урегулирован. Представляется, что не подтвержденное в установленном порядке решение АО (ООО) как минимум может быть признано недействительным в суде по иску участника, не принимавшего участие в собрании или голосовавшего проти впп. 1 , 3 ст. 181.4 ГК РФ . Аналогичное мнение высказал специалист по гражданскому праву.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Некоторые эксперты предлагают квалифицировать решения собрания «без подтверждения» как ничтожные на основании п. 3 ст. 163 ГК РФ в связи с несоблюдением нотариальной формы сделки. Но правильной представляется другая точка зрения, согласно которой решение «без подтверждения» имеет юридическую силу. Однако оно может быть обжаловано участниками хозяйственного общества в соответствии с правилами, установленными Законами об АОп. 7 ст. 49 Закона об АО и об ОООп. 1 ст. 43 Закона об ООО ” .

Исследовательский центр частного права им. С.С. Алексеева при Президенте РФ

Неясно также, что делать со свидетельствами, которые выдаст нотариус. Подшивать их к протоколу не нужно, как разъяснено в Пособии, это самостоятельный докумен тп. 5.14 Пособия . Тем не менее хранить их лучше вместе, а предъявлять по требованию. К примеру, если банк, где вы оформляете банковские карточки, потребует у вас копию такого свидетельства вместе с протоколом об избрании директора.

С сентября 2014 года вступают в силу изменения в ГК РФ. Одним из таких изменений стала необходимость нотариального удостоверения протокола. Многих людей данное изменение не устраивает. Возникает много вопросов, для чего это нужно, и как этого избежать. В данном материале мы попробуем разобраться с этой ситуацией.

Всем известно, что протокол решения общего собрания участников, учредителей общества (организации) является основным документом начиная с регистрации ООО , ЗАО или НКО, а также при внесении изменений в устав или регистрации изменений в ЕГРЮЛ. В новой редакция ГК РФ о протоколе в соответствии с п.3 ст. 67.1 ГК РФ, которая вступает в силу 1.09.2014 года, установлена обязанность нотариального удостоверения протокола общего собрания ООО. Так же в данном пункте предусмотрены условия, при которых невозможно обойтись без нотариуса. Итак, с сентября необходимо нотариально удостоверять принятие решений общим собранием участников и состав участников, которые присутствовали при принятии того или иного решения. На наш взгляд, нотариальное удостоверение протокола общего собрания является разумным решением.

Немного об уголовной ответственности:

Статьей 185.5 УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за подделку протокола общего собрания. Максимальное наказание по данной статье 2 года лишения свободы. Теперь уголовная ответственность будет возникать не только по статье 195.5 УК РФ, но и по статье 327 УК РФ, а именно за подделку документов, штампом, печатей и бланков. Максимальное наказание по данной статье 4 года лишения свободы. Целесообразность нотариального удостоверения протокола общего собрания обуславливается тем, что человек, прежде чем его подделывать теперь будет задумываться о достаточно большом сроке лишения свободы за свои деяния по совокупности двух статей УК РФ. Достоверность протокола, который заверен нотариусом намного выше, нежели обычного протокола. Более того, достаточно просто проверить, подделан ли протокол, отправив соответствующий запрос нотариусу.

Если в компании идут корпоративные споры, то нотариальный протокол позволит не усугублять ситуацию. Ну и естественно, участники в любом случае имеют выбор. Они могут принять собственную процедуру подтверждения протокола, даже не внося при этом изменения в Устав. Нотариальный протокол - идеальный вариант для проблемных компаний. Однако, для стандартных ООО, в которых все замечательно, учредители в хороших отношениях, делить нечего, нотариальное удостоверение протокола является действительно лишней мерой. Соответственно надо попробовать найти пути ухода от данной процедуры.

Варианты протоколов без нотариального удостоверения

Гражданский кодекс все-таки предусматривает варианты, при которых можно не заверять нотариально протокол:

  • Подписание протокола всеми или частью участников;
  • Использование технических средств, которые позволяют достоверно установить факт общего принятия решения;
  • Другие способы, которые не противоречат ГК РФ.

Более того, ГК предусматривает варианты фиксирования способов удостоверения протокола. К таким вариантам относится:

  • Порядок удостоверения принят решением общего собрания единогласно;
  • Порядок удостоверения предусмотрен уставом.

    • Внесение изменений в устав в связи с изменением способа подтверждения решения и состава участников не требует единогласного принятия решения. Достаточно простого большинства голосов. Однако, первое время лучше единогласно принимать решения, так как некоторые сотрудники ФНС по-своему трактуют те или иные законодательные нормы. Решение общего собрания, которое не требует внесения изменений в устав, должно быть принято единогласно всеми участниками общества, а не только участниками собрания.

    Встает закономерный вопрос – что делать, если по каким-то причинам участники не имеют желания вносить в устав изменения, а при этом нет возможности собрать всех их на собрании. Тут тоже имеется выход. Необходимо принять такое решение отдельным протоколом, который будет принят единогласно всеми участниками, но при этом выбрать иной способ удостоверения. Подписание всеми участниками протокола Решением или Уставом можно зафиксировать обязанность подписывать протокол всеми участниками общества или общего собрания. Сделать это можно под протоколом либо на отдельном листе, который подшивается к протоколу для того, чтобы избежать потери. Подписание частью участников протокола Уставом или Решением могут быть предусмотрены лица, которые должны подтверждать протокол. Это могут быть секретарь и председатель ОС, участник общества, имеющий большую долю в уставном капитале по сравнению с иными участниками, участник общества, которому больше всех доверяют иные участники, участники общества в сумме, владеющие больше 50% доли в уставном капитале.

    Использование технических средств

    Наиболее популярными средствами, которые позволяют установить факт принятия того или иного решения, являются аудио и видеозапись общего собрания. Тут можно использовать совершенно различные средства, например видео регистратор автомобиля. Именно на нем сохраняется изображения, звук, дата и время записи. Однако, можно применить и просто диктофон, мобильный телефон, видеокамеру, даже фотоаппарат, имеющий функцию записи видео. Следует быть осторожным, так как некоторые суды не принимают копию записи, а только оригинал в качестве доказательства. Оригиналом будет являться карта памяти. Если же Ваше техническое устройство не предусматривает наличия такой карты, то доказательством будет само устройство.

    Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что существует 4 основных способа удостоверения протокола, если Вы не хотите обращаться к нотариусу:

    • Подписание протокола или отдельного листа всеми участниками.
    • Подписание частью участников.
    • Аудиозапись общего собрания.
    • Видеозапись общего собрания.

    Зафиксировать выбранный способ можно в уставе, в каждом отдельном протоколе, принятием решения на общем собрании с подачей последующей ссылки на данное решение. Какой способ лучше решать только Вам. Однако, помните, что если у Вас в компании практикуются жаркие споры или имеются конфликты, то все же лучше будет протокол заверить нотариально.

С 1 сентября 2014 года статьей 67.1 (пункт 3) Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ) установлен порядок подтверждения принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствующих при его принятии.

Согласно пункту 3 статьи 67.1 ГК РФ принятие общим собранием участников общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются путем нотариального удостоверения или удостоверения лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров такого общества и выполняющим функции счетной комиссии в отношении непубличного акционерного общества; в отношении общества с ограниченной ответственностью, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества, либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

Указанных фактов не является обязательным, так как для всех видов правовых форм хозяйственных обществ существует альтернатива их нотариальному удостоверению.

Вместе с тем возможность нотариального удостоверения решения органа управления юридического лица позволит обеспечить законность и достоверность соответствующего решения (даты принятия решения, его содержания и т.д.). Обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия (в том числе, в рамках статьи 67.1 ГК РФ), доказывания не требуют.

В связи с этим участие нотариуса в подтверждении принятия общим собранием участников общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии, является дополнительной гарантией охраны юридического лица от фальсификаций решений органа управления, а также эффективным средство борьбы с «рейдерством».

По удостоверению принятия общим собранием участников общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии, совершается по правилам, установленным Основами законодательства Российской Федерации о нотариате (далее — Основы). Указанное нотариальное действие может быть совершено любым нотариусом в пределах нотариального округа, в котором проводится собрание участников хозяйственного общества (статьи 13, 40 Основ).

Порядок совершения нотариального действия по удостоверению решения органа управления юридического лица предусмотрен Главой XX.3 Удостоверение решения органа юридического лица.

Необходимо отметить, что свидетельствование подлинности подписи на протоколе общего собрания хозяйственного общества не может рассматриваться как удостоверение принятия общим собранием общества решения и состава участников, присутствовавших при его принятии. При этом возможно засвидетельствовать подлинность подписи участников общества на протоколе общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, если такой способ был выбран участниками общества в качестве альтернативного способа подтверждения достоверности принятого решения в соответствии с подпунктом 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ.

Для совершения данного нотариального действия нотариус должен лично присутствовать при проведении (в месте проведения) собрания. Исходя из буквального толкования статьи 67.1 ГК РФ и статьи 103.10 Основ, нотариус не может удостоверить принятие общим собранием участников общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, если решение принималось в форме заочного голосования.

Кроме того, согласно статье 39 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в обществе, состоящем из одного участника, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников общества, принимаются единственным участником общества единолично и оформляются письменно. Аналогичная, по своей сути, норма содержится и в пункте 3 статьи 47 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», согласно которой в обществе, все голосующие акции которого принадлежат одному акционеру, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания акционеров, принимаются этим акционером единолично и оформляются письменно. При таких обстоятельствах, с учетом того, что в силу пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ нотариус удостоверяет именно юридические факты принятия общим собранием хозяйственного общества решения и состав участников, присутствовавших при его принятии, решения единственного участника или же акционера общества нотариально не удостоверяются.

Необходимо также отметить, что общее собрание может быть проведено в помещении нотариальной конторы в том случае, если в извещении участникам (акционерам) в качестве места проведения собрания указан адрес нотариальной конторы, а также, если это не запрещено уставом общества. При этом общее собрание также может быть проведено непосредственно в нотариальной конторе, несмотря на указание в извещении иного места проведения, при условии присутствия на собрании всех участников (акционеров).

Согласно статье 103.10 Основ нотариус при установлении факта принятия решения органом управления проверяет юридического лица, определяет компетенцию органа управления юридического лица в части принятия решения; наличие кворума на собрании или заседании и на основании подсчета голосов, представленного счетной комиссией или иным уполномоченным на подсчет голосов лицом; наличие необходимого количества голосов для принятия решения в соответствии с законодательством и учредительными документами юридического лица.

Помимо этого, в целях подтверждения состава участников (членов) органа управления юридического лица, присутствовавших при принятии решения, нотариус, путем истребования соответствующих документов, устанавливает их личность, полномочия, а также их право на участие в собрании или заседании.

Необходимо отметить, что соблюдение порядка созыва собрания нотариус не проверяет. Также в ходе совершения вышеназванного нотариального действия нотариус не осуществляет проверку законности принятого на общем собрании решения и не выполняет функции счетной комиссии, то есть не отвечает за достоверность данных, предоставленных счетной комиссией о результатах голосования.

Таким образом, в рамках совершения рассматриваемого нотариального действия нотариус удостоверяет исключительно два юридических факта — принятия общим собранием общества решения и состав участников, присутствовавших при его принятии. При этом нотариус может удостоверить как положительное, так и отрицательное итоговое решение по вопросу повестки дня собрания.

Удостоверить факт принятия решения, ничтожность которого очевидна для нотариуса, нотариус не может. Общие основания ничтожности решений указаны в статье 181.5 ГК РФ. Так, если иное не предусмотрено законом, решение собрания ничтожно в случае, если оно: принято по вопросу, не включенному в повестку дня, за исключением случая, если в собрании приняли участие все участники соответствующего гражданско-правового сообщества; принято при отсутствии необходимого кворума; принято по вопросу, не относящемуся к компетенции собрания; противоречит основам правопорядка или нравственности. В указанных случаях нотариус отказывает в совершении нотариального действия как противоречащего закону (статья 48 Основ).

Результатом совершения рассматриваемого нотариального действия является выдача итогового документа — свидетельства об удостоверении факта принятия решения органом управления юридического лица и о составе участников (членов) этого органа, присутствовавших при принятии данного решения. Выдать свидетельство может только нотариус, присутствовавший на собрании.

Размер нотариального тарифа за удостоверение решения органа управления юридического лица установлен статьей 22.1 (пункт 12.7 части 1) Основ и составляет 3000 рублей за каждый час присутствия нотариуса на заседании соответствующего органа.

проверка законности сделки, в том числе наличия у каждой из сторон права на ее совершение. Осуществляется нотариусом или должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, в порядке, определенном Основами законодательства Российской Федерации о нотариате и гражданским законодательством. уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц). закрепленная в законе способность лица иметь юридические права и нести юридические обязанности, которая признается в равной мере за всеми гражданами. Правоспособность гражданина возникает в момент его рождения и прекращается смертью. юридически значимое действие, совершаемое нотариусом или уполномоченным должностным лицом в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате.

Правило об обязательном нотариальном удостоверении решений собраний ООО и АО действует больше четырех месяцев. И на практике с этим возникало множество проблем. В конце 2014 г. почти одновременно появились два документа, призванные заполнить пробелы этого аспекта корпоративной деятельности и разрешить спорные вопросы.

Роль нотариусов в жизни бизнеса становится все более значимой. Удостоверение подписи на до­кумен­тах для регистрации компании и на банковских карточках, отчуждение долей в уставном капитале — это далеко не полный список уже ставших привычными нотариальных действий, с которыми сталкиваются компании в повседневной деловой жизни.

1 сентября 2014 г. вступили в силу нововведения, преду­сматривающие обязанность хозяйственных обществ особым образом подтверждать факт принятия решения общим собранием участников хозяйственного общества и состав присутствующих на нем участников. В частности, Федеральный закон от 05.05.2014 № ­99-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» предусмотрел несколько способов такого подтверждения. Это может сделать лицо, ведущее реестр акционеров и выполняю­щее функции счетной комиссии, для публичных и непуб­личных АО, и нотариус — для непубличного АО или ООО (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

Тем самым для подавляющей части коммерческих компаний (ООО и непубличных АО) закон предусмотрел новую обязанность — удостоверять у нотариу­са принятие общим собранием участников решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии (ст. 67.1 ГК РФ).

В переходный период удостоверить решение собрания было непросто

Еще до вступления в силу этой нормы выявился ряд проблем, связанных с ее практической реализацией. Например, зачастую компании не могли пригласить нотариуса на собрание: многие из них отказывались от этого нотариального действия совсем или же соглашались, но называли довольно высокую цену. Главная причина такой ситуации — фактическое отсутствие правового регулирования этой процедуры. Одной только нормы ГК РФ для ее решения было явно недостаточно.

В частности, не было определенности, что именно должен делать нотариус: только констатировать факт принятия решения определенным составом участников или также проверить его законность? Какие до­кумен­ты необходимо запрашивать, какие сведения проверять? Требуется ли проведение экспертизы на предмет соблюдения требований к подготовке общего собрания и законности принимаемых решений по вопросам повестки дня? Обязательно ли нотариусу присутствовать на собрании и можно ли удостоверить решение, принятое при заочном голосовании?

Для нотариусов эти вопросы принципиальны, так как от глубины проверки зависит объем их действий и степень ответственности. Именно поэтому некоторые предпочитали занять выжидательную позицию — до момента появления официальных разъяснений.

Такие разъяснения впервые появились на сайте Федеральной нотариальной палаты (далее — ФНП) в день вступления в силу изменений в ГК РФ (Методичес­кое пособие по удос­товерению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии, утв. письмом ФНП от 01.09.2014 № 2405/03-16-3). Однако практически сразу этот до­кумен­т исчез в связи с его возвращением на доработку.

В конце ноября 2014 г. ФНП на своем сайте www.notariat.ru опубликовала новую версию этого акта — Пособие по удос­товерению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии (далее — Пособие).

До­кумен­т определяет перечень до­кумен­тов для представления нотариусу, устанавливает круг лиц, которые могут обратиться за совершением нотариального действия, содержит указание на объем проверочных действий нотариуса при совершении указанного нотариального действия, а также перечень оснований для отказа в совершении нотариального действия.

Кроме того, в конце декаб­ря 2014 г. были внесены масштабные изменения в Основы законодательства РФ о нотариате от 11.02.93 № 4462-1 (далее — Основы законодательства о нотариате) Федеральным законом от 29.12.2014 № 457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». В частности, появилась новая глава XX.3, посвященная удостоверению нотариусами решений. Правда, пока она состоит всего из одной статьи. Но можно предположить, что глава введена не случайно: скорее всего, это сделано на перспективу, и она будет пополняться статьями в будущем.

Нотариального удостоверения решения в некоторых случаях можно избежать

По общему правилу, которое распространяется на все собрания (проведенные не только в хозяйственных обществах), о принятии решения составляется протокол в письменной форме. Протокол подписывается председательствующим и секретарем собрания (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ).

Как уже упоминалось выше, нотариального удостоверения требуют решения собраний непубличного АО, а также общества с ограниченной ответственностью (ст. 67.1 ГК РФ, п. 2.1 Пособия).

Однако, из этого правила есть исключения. Общества с ограниченной ответственностью могут избежать необходимос­ти удостоверять решения нотариально. Для этого им нужно установить в уставе общества или указать в решении общего собрания участников (оно должно быть принято единогласно) иной способ удостоверения решения (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

Альтернативы нотариальному удостоверению могут быть следующие:

  • подписание протокола всеми участниками или частью участников;
  • использование технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения;
  • иной способ, не противоречащий закону.

При этом акционерным обществам, даже непубличным, закон такой возможности не предоставляет.

Другой вариант, позволяющий обществу не обращаться к нотариусу, могут использовать как ООО, так и АО. Если общество состоит из одного участника или акционера, положения ст. 67.1 ГК РФ на него не распространяются. Однако едино­образного обоснования данному тезису пока нет.

Первое объяснение этого постулата связано с действующими нормами о том, что к единоличным решениям не применяются правила о порядке и сроках подготовки, созыва и проведения общего собрания (п. 3 ст. 47 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акцио­нерных обществах» (далее — Закон об АО), ст. 39 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО)).

Эта аргументация логична, но не бесспорна: можно не согласиться с тем, что правила о нотариальном удостоверении отнесены к срокам, порядку созыва и проведения общего собрания. По крайней мере, пока эти положения прямо не включены в Законы об ООО и АО, такое утверждение вряд ли можно считать бе­зупречно обос­нованным. В частности, правомерность такой позиции на практике ставили под сомнение некоторые банки и все же требовали от своих клиентов нотариально удостоверенных решений участника (акционера), несмот­ря на их возражения.

Второе обоснование недавно сформулировал Банк России. Он прокомментировал отсутствие необходимости нотариального удостоверения решения следующим образом.

Принятие решения в обществах, состоящих из одного участника (акционера), осуществляется не в форме и по процедуре общего собрания, а в форме единоличного решения. Норма п. 3 ст. 67.1 ГК РФ определяет порядок подтверждения состава участников общества, присутствующих при принятии решения общим собранием участников хозяйственного общества, и сам факт принятия данного решения именно этим составом участников общего собрания хозяйственного общества. Следовательно, в хозяйственном обществе, состоящем из одного участника (акционера), отсутствуют юридически значимые обстоятельства, которые должны подтверждаться специальным способом удос­товерения решения общего собрания (письмо ЦБ РФ от 19.11.2014 № 31-2-6/6513).

С учетом этого комментария можно считать, что у компаний с единственным акционером (участником) есть неплохие шансы и как минимум два аргумента для отстаивания своих интересов при отсутствии нотариально удостоверенного решения акцио­нера или участника.

Правда, пока нет полной яс­ности в том, может ли акционерное общество применять эти нормы, если сведения о единственном акционере не внесены в ­ЕГРЮЛ (внесения этой информации требует п. 6 ст. 98 ГК РФ). Поэтому если АО не удос­товеряет решение единственного акционера у нотариуса, лучше проверить, приведены ли в соответствие действительности данные в реестре.

Приглашение нотариуса на собрание: порядок действий и ключевые точки

Организация общих собраний часто поручается юристам, корпоративным секретарям, другим специалистам. Именно они взаимодействуют с нотариусами. В ряде случаев статус представителя общества не имеет значения. Но при подготовке к общему собранию это не так. Важно иметь в виду, что для оформления вызова нотариуса для выезда в место проведения собрания недостаточно просто сделать заявку. Необходимо написать заявление о совершении нотариального действия, в котором указываются дата, время начала и точное место проведения собрания (п. 4.3 Пособия). Образец текста заявления в приводится в приложении 1 к Пособию.

При этом заявителем может быть не каждый. В Пособии отмечается, что при определении заявителя следует руководствоваться нормами, регулирующими порядок созыва общего собрания общества, так как иной круг лиц законодательством не установлен. Заявителями могут быть разные лица, это зависит от того, кто созывает общее собрание в конкретном обществе в определенных обстоятельствах — исполнительный орган, представитель совета директоров, ревизор и т.д. (см. таблицу).

В Пособии остался не разъясненным вопрос о том, должен ли заявитель лично подать заявление нотариусу, или уже подписанное заявление и другие необходимые до­кумен­ты может привезти к нотариусу другой сотрудник или курьер. При приеме заявления в соответствии с Пособием нотариус может потребовать для ознакомления:

  • устав общества;
  • выписку из ­ЕГРЮЛ;
  • до­кумен­ты, подтверждающие полномочия заявителя;
  • иные внутренние до­кумен­ты, регламентирующие порядок созыва и проведения собрания, если они предусмотрены уставом и утверждены;
  • список участников (в ООО), список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров (в АО);
  • экземпляр уведомления или сообщения о созыве собрания, которые были разосланы участникам (акционерам) с указанием повестки дня собрания (п. 4.3 Пособия).

При этом перечень до­кумен­тов, установленный главой ХХ.3 Основ законодательства о нотариате, имеет некоторые отличия от представленного выше. Так, в нем отсутствует выпис­ка из ­ЕГРЮЛ и экземпляр разосланного уведомления или сообщения. Однако согласно Основам законодательства о нотариате требуется представление решения уполномоченного лица (органа управления) о проведении собрания (заседания) и об утверждении повестки дня, а также, при необходимос­ти, иных до­кумен­тов для определения компетенции органа управления компании и кворума собрания (ст. 103.10 Основ законодательства о нотариате). Поэтому перечень необходимых до­кумен­тов лучше уточнять у нотариуса заранее, имея в виду, что нормы Основ законодательства о нотариате имеют приоритет перед нормами Пособия. В преамбуле Пособия прямо сказано, что его положения необходимо учитывать до внесения изменений в Основы законодательства о нота­риате, Закон об АО, Закон об ООО и иные специальные законы и акты.

Роль нотариуса на собрании неоднозначна

Нотариус должен лично присутствовать на собрании, каких-либо альтернатив этому (дистанционное участие и т.д.) пока не предусмотрено (п. 5.1 Пособия). Что касается места проведения собрания, у участников (акционеров) есть выбор. Можно вызвать нотариуса в офис или другое место, где будет проводиться собрание, а можно провести собрание в помещении нотариальной конторы, если это не запрещено уставом. Для этого необходимо согласовать этот вопрос с нотариусом и в извещении в качестве мес­та проведения собрания указать место нахождения нотариальной конторы. Более того, собрание можно провести в нотариальной конторе, даже если в извещении указан другой адрес. Это допускается, если все участники (акционеры) присутствуют в нотариальной конторе (п. 5.2 Пособия).

Роль нотариуса на собрании довольно неоднозначна. С одной стороны, он лишь удостоверяет два факта — принятие общим собранием решения и состав участников, присутствовавших при его принятии. При этом установлено, что проверять законность принятого решения, а также полноту и законность действий, осуществленных органами общества для подготовки к проведению собрания (информирование участников (акционеров) о проведении собрания, соблюдение сроков такого информирования, рассылка необходимых материалов и т.п.), он не обязан (п. 4.1., 4.3 Пособия, ст. 103.10 Основ законодательства о нотариате).

Также при удостоверении решения общего собрания нотариус не подтверждает подлинность подписей участников. Удостоверение принятия решения и свидетельствование подлинности подписей — это разные нотариальные действия. Но если такой способ, как подписание решения всеми участниками или частью участников, был выбран обществом как альтернативный, нотариус может это сделать (п. 4.2. Пособия).

С другой стороны, сложно согласиться, что нотариус совершенно отстранен от проверки соблюдения порядка проведения собрания и законности принятия решения. Во-первых, для подтверждения состава участников, присутствовавших при принятии решения, он устанавливает их личность (личность их представителей), полномочия, а также их право на участие в собрании (ст. 103.10 Основ законодательства о нотариате, п. 5.5 Пособия). При этом ему необходимо учитывать предусмотренное законом, уставом и внутренними до­кумен­тами общества минимальное количество участников (акционеров), которое должно присутствовать при принятии каждого решения (кворум). Наличие кворума хотя бы по одному вопросу повестки дня является основанием для открытия и проведения собрания (п. 5.4 Пособия).

Во-вторых, для удостоверения факта принятия решения нотариус проверяет большой объем информации:

  • правоспособность общества;
  • компетенцию органа управления общества в части принятия решения;
  • наличие кворума на собрании или заседании;
  • наличие необходимого количества голосов для принятия решения в соответствии с законодательством и учредительными до­кумен­тами на основании подсчета голосов, представленного счетной комиссией или иным уполномоченным на подсчет лицом (ст. 103. 10 Основ законодательства о нотариате).

Нотариус присутствует на протяжении всего собрания, с момента открытия собрания до момента принятия решения по последнему вопросу, включенному в повестку дня, или по последнему вопросу, для принятия решения по которому имеется кворум, а если голосование осуществляется бюллетенями — до момента оглашения результатов подсчета голосов (п. 5.12 Пособия). При этом удостоверяется как положительное, так и отрицательное решение по вопросу повестки дня (п. 4.1 Пособия).

При этом функции счетной комиссии нотариус не выполняет и не отвечает за достоверность данных, предоставленных счетной комиссией (счетчиком) о результатах голосования (п. 5.12 Пособия). Поэтому лицам, организующим собрание, важно позаботиться о ведении протокола счетной комиссии (если такая создана в обществе) или чернового варианта протокола, который велся секретарем собрания, а также о составлении отчета об итогах голосования, если принятые решения не будут оглашаться на собрании. В некоторых обществах часто пренебрегали этими обязанностями. Но теперь это важно, так как по окончании собрания нотариус, возможно, истребует копии этих до­кумен­тов (п. 5.12 Пособия) с целью исключения последующей корректировки принятых решений.

Возможно, указанные до­кумен­ты нотариусу не понадобятся. Но если речь идет о собрании в АО и голосование происходило при помощи бюллетеней, то без предоставления протокола счетной комиссии об итогах голосования или отчета об итогах голосования не обойтись. Необходимо уложиться в установленные сроки: для изготовления протокола счетной комиссии дается не более трех дней, для отчета об итогах голосования — не более четырех дней (ст. 62 Закона об АО).

К сведению

Оснований для отказа в удостоверении решения всего два

Нотариус может отказать, если совершение нотариального действия будет противоречить закону (ст. 48 Основ законодательства о нотариате). Оснований для отказа в совершении данного нотариального действия всего два. Первое: если собрание было проведено заочно. Нотариус может удостоверить решения, принятые только на очном собрании. Для совершения указанного действия необходимо физическое присутствие участников в месте проведения собрания (п. 6.1 Пособия). Второе: нотариус не может удостоверять принятие ничтожных решений, если в момент выдачи свидетельства такая ничтожность для него очевидна (п. 5.1 Пособия, ст. 103.10 Основ законодательства о нотариате). Основания ничтожности решения перечислены в ст. 181.5 ГК РФ (решение принято при отсутствии кворума, вопрос не относится к компетенции собрания и др.). Ничтожным также является решение общего собрания, ограничивающее право участника присутствовать на общем собрании, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений (ч. 3 п. 1 ст. 32 Закона о ООО). Незначительные расхождения в списке участников или списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании акцио­неров, с документами, удостоверяющими личность, не являются основаниями для отказа в совершении нотариального действия (п. 5.5 Пособия).

Если же оснований для отказа не было, по окончании собрания нотариус изготавливает и выдает свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии.

Утвержден размер платы за нотариальное удостоверение принятия решения

Для нотариального действия по удостоверению принятия решения и состава участников установлен свой тариф. С 1 января 2015 г. размер платы за удостоверение решения органа управления юридического лица определяется в размере 3000 руб. за каждый час присутствия нотариу­са на заседании органа (п. 12.7 ст. 22.1 Основ законодательства о нотариате в редакции Федерального закона от 29.12.2014 № 457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).