స్టార్ వార్తలు
ఎలాంటి కరస్పాండెన్స్ జరుగుతుంది? వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నిర్వహించడానికి నియమాలు. ప్రసంగ సూత్రాలు లేదా క్లిచ్‌లు
ఇరవై ఒకటవ శతాబ్దం ఆగమనం మరియు కంప్యూటర్ల విస్తృత వినియోగంతో, కాగితంపై వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ ఆచరణాత్మకంగా అంతరించిపోయింది - ఇది అధిక స్థాయి ఫార్మాలిటీ అవసరమైన చోట మాత్రమే ఉపయోగించబడుతుంది. కానీ వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నియమాలు కూడా చనిపోయాయని దీని అర్థం కాదు. ఇమెయిల్‌లలో కూడా, వాటిని అనుసరించాలి.
వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ రాయడానికి నియమాలు
మీరు మొదటి సారి వ్యాపార లేఖ రాయడానికి కూర్చున్నప్పుడు, మీరు బహుశా గందరగోళానికి గురవుతారు. అన్నింటికంటే, ఇది స్నేహితుడికి లేదా బంధువుకు సందేశాన్ని పంపడానికి సమానం కాదు. మీ సంభాషణకర్తను ఎలా సంప్రదించాలి? నేను ఎమోటికాన్‌లను ఉపయోగించాలా లేదా? ఈ అనేక ఫీల్డ్‌లన్నింటినీ ఎలా పూరించాలి?
మీరు క్రమంలో ప్రారంభించాలి మరియు మొదట ఇమెయిల్ పని లేఖలను నిర్వహించడానికి సాధారణ నియమాలను గుర్తుంచుకోవాలి.
- పరీక్ష. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ అనేది మీ ప్రధాన కార్యకలాపం కాకపోతే, మీరు మీ మెయిల్‌ను రెండుసార్లు తనిఖీ చేయవచ్చు - ఉదయం, మీరు పనికి వచ్చినప్పుడు మరియు భోజనం తర్వాత. క్లయింట్లు మరియు వ్యాపార భాగస్వాములతో కమ్యూనికేషన్ మీ రోజువారీ కార్యకలాపాలలో భాగమైతే, మీ డెస్క్‌టాప్‌లో అక్షరాల గురించి నోటిఫికేషన్‌లను ప్రదర్శించే ఇమెయిల్ క్లయింట్‌ను ఇన్‌స్టాల్ చేయడం సులభం అవుతుంది.
- సమాధానం. చెప్పని మర్యాదలు లేఖకు సమాధానం వీలైనంత త్వరగా వ్రాయవలసి ఉంటుంది, కాబట్టి పరధ్యానాన్ని తట్టుకోలేని ఏదైనా ఉంటే మాత్రమే మీరు అక్షరాలను విస్మరించవచ్చు. ఉత్తరం మెయిల్ ద్వారా అందితే పది రోజుల ముందు, ఫ్యాక్స్ ద్వారా వస్తే రెండు రోజుల ముందుగానే సమాధానం ఇవ్వాలని అధికారిక నిబంధనలు పేర్కొంటున్నాయి.
- నిల్వ. ఇమెయిల్‌లు స్పామ్ ఫోల్డర్‌లో చేరకుండా చూసుకోవాలి. అదనంగా, అవి తొలగించబడవు: లేకపోతే, సంఘర్షణ పరిస్థితి తలెత్తితే, కరస్పాండెన్స్‌ను సూచించడం మరియు ఎవరు సరైనదో చూడటం సాధ్యం కాదు.
- వాడుక. కంపెనీ తరపున సంబంధితంగా ఉన్నప్పుడు మాత్రమే మీరు కంపెనీ ఇమెయిల్ చిరునామాను ఉపయోగించవచ్చు. కొన్ని కారణాల వల్ల మీరు కరస్పాండెన్స్ కోసం వ్యక్తిగత ఇమెయిల్‌ను ఉపయోగించాల్సి వస్తే, అది అధికారికంగా కనిపించేలా మరియు అసభ్యకరమైన లేదా అసభ్య పదాలను కలిగి ఉండకుండా చూసుకోవాలి.
మేము నిల్వను క్రమబద్ధీకరించాము, ప్రతిస్పందన సమయాలను మరియు ఏ ఇ-మెయిల్‌ని ఉపయోగించాలో గుర్తించాము. ఇవన్నీ గుర్తుంచుకోవడం సులభం మరియు మీరు తదుపరి దశకు వెళ్లవచ్చు: వ్యాపార లేఖ వచ్చింది. మీ సంభాషణకర్తను కించపరచకుండా ఎలా సమాధానం ఇవ్వాలి? - సరిగ్గా. “హాయ్ వాస్య, నేను మీ లేఖను అందుకున్నాను మరియు నేను అనుకున్నాను...” వంటి ఉత్తరాలు వ్యక్తిగత ఉత్తరప్రత్యుత్తరాల కోసం రిజర్వ్ చేయబడాలి. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నిర్వహించడం అనేది ఖచ్చితత్వం మరియు మర్యాద అవసరం. మీరు యాస, వ్యక్తీకరణ లేదా మొరటు వ్యక్తీకరణలను ఉపయోగించలేరు. మీరు మీ సంభాషణకర్తతో చాలా సంవత్సరాలు పనిచేసినప్పటికీ, మీరు ఎమోటికాన్‌లను ఉపయోగించలేరు. మీరు మిమ్మల్ని మీరు "మీరు" అని సంబోధించలేరు మరియు సుపరిచితం - లేఖ మర్యాదగా మరియు పొడిగా ఉండాలి.
- సమర్థంగా. అక్షరాస్యత అనేది సాంస్కృతిక అభివృద్ధికి సూచిక, మేధో స్థాయి, సంస్థ యొక్క ఖ్యాతిని కాపాడుకోవడానికి మరియు స్టైలిష్‌గా లేఖ రాయడానికి ఒక మార్గం. మీరు రష్యన్ వ్రాతపూర్వక భాషతో బాగా లేకుంటే - ఇది తరచుగా జరిగేది మరియు అవమానానికి కారణం కానట్లయితే - వ్యాకరణం, స్పెల్లింగ్ మరియు విరామ చిహ్నాలను తనిఖీ చేయడానికి ప్రత్యేక సేవలను ఉపయోగించండి.
- తగినంతగా. సంభాషణకర్త మీరు ఏమి మాట్లాడుతున్నారో అర్థం చేసుకోకపోతే చాలా సమర్థవంతమైన మరియు సరైన సమాధానం కూడా వృధా అవుతుంది. అందువల్ల, మీరు వృత్తిపరమైన నిబంధనలను ఉపయోగించడం మానేయాలి లేదా వారి వివరణ ఇవ్వాలి. అలాగే, మీరు చాలా క్లిష్టంగా లేదా చాలా సాధారణం కాని పదాలను ఉపయోగించకూడదు, ఇది సంభాషణకర్తను గందరగోళానికి గురి చేస్తుంది. మరియు, వాస్తవానికి, మీరు సందేహించే పదాలను చొప్పించకూడదు.
- లాజికల్. మీకు సమాధానం తెలియకపోతే, వేచి ఉండమని మీ సంభాషణకర్తను అడగండి, కనుగొని మరొక లేఖ రాయండి. తెలిసినట్లయితే, అది స్థిరంగా, తార్కికంగా మరియు స్పష్టంగా లేఖలో ప్రదర్శించబడిందో లేదో తనిఖీ చేయండి మరియు తర్వాత మాత్రమే పంపండి.
- అందమైన. డిజైన్ కంటెంట్ కంటే తక్కువ ముఖ్యమైనది కాదు. మీరు పేరాగ్రాఫ్‌లను ఉపయోగించాలి, ప్రశ్నను కోట్ చేయాలి మరియు ఆ తర్వాత మాత్రమే సమాధానం ఇవ్వండి, సంఖ్యలు మరియు బుల్లెట్ జాబితాలను ఉపయోగించండి.
ఇన్కమింగ్ లెటర్‌కి ప్రతిస్పందించడానికి, దానిని సమర్థవంతంగా, సరిగ్గా, తగినంతగా మరియు తార్కికంగా చేస్తే సరిపోతుంది. అయితే ముందుగా లేఖ రాయడం ఎలా?
ముందుగా, మీరు దీన్ని సరిగ్గా ఫార్మాట్ చేయాలి:
- విషయం . ఇమెయిల్ యొక్క బాడీలోని “సబ్జెక్ట్” ఫీల్డ్‌ను విస్మరించకూడదు, ఎందుకంటే దానిని చదవడం ద్వారా సంభాషణకర్త అతని నుండి ఏమి కావాలో మొదటి అభిప్రాయాన్ని ఏర్పరుస్తుంది. ఆదర్శవంతంగా, ఇది ఇలా ఉండాలి: “సంస్థ పేరు, సమస్య యొక్క సారాంశం” - “JSC రోమాష్కా”. గాజు సామాగ్రి."
- సంతకం . చాలా ఇమెయిల్ సేవలు ఆటోమేటిక్ సంతకాన్ని సెటప్ చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తాయి, ఇందులో ఇవి ఉంటాయి: “పేరు, స్థానం, కంపెనీ” - “I.V. మకరోవా, రోమాష్కా OJSC యొక్క చీఫ్ అకౌంటెంట్.” ఈ ఫారమ్ స్వీకర్త అతను ఎవరిని సంబోధిస్తున్నాడో మరియు అతని ప్రతిస్పందనను ఎలా ప్రారంభించాలో సులభంగా గుర్తించడానికి అనుమతిస్తుంది.
- శుభాకాంక్షలు . గ్రీటింగ్ తెలియకూడదు - "హలో", "మంచి రోజు", "అలోహా" లేదా ఇతర సారూప్య ఎంపికలు లేవు. తటస్థ "హలో" లేదా "గుడ్ మధ్యాహ్నం" ఉత్తమంగా ఉంటుంది.
- అప్పీల్ చేయండి . పేరు ద్వారా చిరునామాలు - “అన్య” - పూర్తి పేరుకు బదులుగా - “అన్నా డిమిత్రివ్నా” సుపరిచితం మరియు అక్షరం యొక్క మొత్తం ముద్రను పాడు చేయగలదు. అందువల్ల, పేరు మరియు పోషకుడి ద్వారా చిరునామాను ఎంచుకోవడం మంచిది.
- పొడవు . చాలా పొడవుగా ఉండే అక్షరాలు చాలా సమయం తీసుకుంటాయి మరియు చదవడం కష్టం. అందువల్ల, టెక్స్ట్ ఎడిటర్ యొక్క ప్రామాణిక పేజీకి సరిపోయేది సరైన వాల్యూమ్‌గా పరిగణించబడుతుంది.
అక్షరాలు, ప్రత్యుత్తరాలు మరియు కొత్త అక్షరాలతో పని చేయడానికి సాధారణ నియమాలు - ఇవన్నీ ఎలా వ్రాయాలో నేర్చుకోవడం కష్టం కాదు. కానీ గుర్తుంచుకోవలసిన మరికొన్ని సూక్ష్మ నైపుణ్యాలు ఉన్నాయి:
- విషయము . లేఖలో అది ఎందుకు వ్రాయబడిందో, దానికి సంబంధించిన స్థిరమైన వివరణ, ఆపై ప్రశ్నలు మరియు సూచనలు ఉండాలి.
- ప్రాముఖ్యత . చాలా ఇమెయిల్ సేవల్లో “ముఖ్యమైనది!” చెక్‌బాక్స్‌ని మీరు వ్రాసేటప్పుడు తనిఖీ చేయవచ్చు. అప్పుడు అటువంటి లేఖ గ్రహీత యొక్క ఫోల్డర్‌లో హైలైట్ చేయబడుతుంది.
ముఖ్యమైనది!మీరు చెక్‌బాక్స్‌ను ఉపయోగించలేరు - లేకపోతే నిజంగా అత్యవసర లేఖ ఆలోచన లేకుండా హైలైట్ చేసిన వాటి సమృద్ధిలో మునిగిపోతుంది.
- డైలాగ్ ముగింపు . చెప్పని మర్యాద నియమాల ప్రకారం, దానిని ప్రారంభించిన వ్యక్తి కరస్పాండెన్స్‌ను ముగించాడు.
- సమయం. పని దినం ముగింపులో మరియు శుక్రవారం మధ్యాహ్నం లేఖలు పంపడం చెడు రూపం మాత్రమే కాదు, వ్యర్థమైన ఆలోచన కూడా - ఏమైనప్పటికీ, సమాధానం మరుసటి రోజు ఉదయం లేదా సోమవారం కూడా వస్తుంది.
- సభ్యత . రాబోయే సెలవుదినం కోసం మేము మిమ్మల్ని అభినందించాలి. మీ జవాబుకు నా ధన్యవాదాలు. అత్యవసర లేఖకు తక్షణమే స్పందించడం సాధ్యం కాకపోతే, దీని గురించి చిరునామాదారునికి తెలియజేయాలి.
- జోడింపులు . ఏదైనా అటాచ్‌మెంట్ ఆర్కైవ్ చేయబడాలి మరియు గ్రహీతకు దాని గురించి లేఖ యొక్క బాడీలో విడిగా తెలియజేయాలి.
ముఖ్యమైనది!ఎలక్ట్రానిక్ వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నియమాలకు సంభాషణకర్తకు శ్రద్ధ అవసరం - మీరు అతన్ని మాట్లాడనివ్వాలి, ప్రశ్నలు అడగాలి మరియు అల్టిమేటం రూపంలో ఏదైనా డిమాండ్ చేయకూడదు.
ఇమెయిల్ కరస్పాండెన్స్ రకాలు
ఉత్తరం ఎక్కడ పంపబడుతుందనే దానిపై ఆధారపడి కరస్పాండెన్స్‌ని నియంత్రించే నియమాలు కొద్దిగా మారవచ్చు.
- అంతర్గత కరస్పాండెన్స్మీ స్వంత సంస్థ యొక్క పనిని అడ్డుకోకుండా, అదే రోజున లేఖలకు ప్రతిస్పందించడం మంచిది అని సూచిస్తుంది మరియు ఇతర సందర్భాల్లో కంటే లేఖ యొక్క స్వరం కొంతవరకు బాగా తెలిసి ఉండవచ్చు.
ముఖ్యమైనది!అంతర్గత కరస్పాండెన్స్ కోసం ఒకే టెంప్లేట్‌ను అభివృద్ధి చేయడం మంచి ఆలోచన, దీని ప్రకారం ఉద్యోగులు తమ మెదడులను స్ట్రక్చర్‌పై కొట్టకుండా త్వరగా లేఖలు వ్రాయగలరు.
- బాహ్య కరస్పాండెన్స్ఫార్మాలిటీ యొక్క అధిక స్థాయిని సూచిస్తుంది, అలాగే ప్రొఫెషనల్ యాసను ఫిల్టర్ చేయవలసిన అవసరాన్ని సూచిస్తుంది - తరచుగా మరొక సంస్థ నుండి సంభాషణకర్త నిర్దిష్ట పదాలను అర్థం చేసుకోలేరు.
- అంతర్జాతీయ కరస్పాండెన్స్ఎక్కువ ఫార్మాలిటీని సూచిస్తుంది, అలాగే సమయ మండలాలను పరిగణనలోకి తీసుకోవలసిన అవసరాన్ని సూచిస్తుంది. కాబట్టి, మీరు ఉదయాన్నే న్యూయార్క్‌కు ఒక లేఖను పంపకూడదు మరియు సమీప భవిష్యత్తులో సమాధానం వస్తుందని, చింతిస్తూ మరియు పరుగెత్తుతుందని ఆశించకూడదు, ఎందుకంటే లేఖకు సమాధానం ఇవ్వాల్సిన ఉద్యోగి చాలా మటుకు ఇంకా మంచం మీదనే ఉన్నాడు.
అయితే, పెద్ద తేడాలు లేవు. మర్యాద, అక్షరాస్యత మరియు అభ్యర్థనను స్పష్టంగా రూపొందించగల సామర్థ్యం ప్రతిచోటా విలువైనవి.
వ్యాపార లేఖను ఎలా వ్రాయాలి
పత్రాన్ని సిద్ధం చేయడానికి, ఉపయోగించండి మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్మరియు క్రింది నియమాలు:
- సంస్థ లెటర్ హెడ్;
- టైమ్స్ న్యూ రోమన్ ఫాంట్;
- విస్తృత క్షేత్రాలు;
- పరిమాణం 12-14 p.;
- లైన్ అంతరం - 1-2 p.;
- అక్షరం యొక్క పేజీ సంఖ్యలను దిగువ కుడి వైపున ఉంచండి.
ఇది అంతర్జాతీయ కరస్పాండెన్స్ అయితే, లేఖ చిరునామాదారుడి భాషలో వ్రాయబడుతుంది.
వ్యాపార లేఖ యొక్క నిర్మాణం:
- అప్పీల్;
- పీఠిక;
- ప్రధాన వచనం;
- ముగింపు;
- సంతకం;
- అప్లికేషన్.
గుర్తుంచుకోవలసిన ముఖ్యమైన విషయం ఏమిటి:
- "మీరు" ఉపయోగించి మీ సంభాషణకర్తను సంబోధించండి.
- మీరు స్వీకరించిన లేఖకు ప్రతిస్పందన వ్రాస్తున్నట్లయితే, ప్రారంభంలోనే దీని గురించి ఒక గమనిక చేయండి, ఉదాహరణకు: "మీ అభ్యర్థనకు, తేదీ 01/01/2020..."
- లేఖను దూకుడుగా స్వీకరించినట్లయితే, మీ ప్రత్యర్థిలా ఉండకండి మరియు మీ కరస్పాండెన్స్లో దూకుడు, విజ్ఞప్తి వ్యక్తీకరణలు లేదా కమాండింగ్ టోన్‌ను ఉపయోగించవద్దు.
- ప్రతి కొత్త ఆలోచనను కొత్త లైన్‌లో వ్రాయండి, తద్వారా సమాచారం బాగా గ్రహించబడుతుంది. పొడవైన పేరాలు చేయవద్దు. గరిష్టంగా 5-7 వాక్యాలు.
- క్యాప్స్ లాక్ (పెద్ద అక్షరాలలో) వ్రాసిన పదాలను నివారించండి - అటువంటి వచనం ముప్పుగా భావించబడుతుంది.
- పంపినవారి సంప్రదింపు సమాచారం మరియు లేఖ పంపిన తేదీని చేర్చడం మర్చిపోవద్దు.
- వ్యాపార కరస్పాండెన్స్లో, ఎమోటికాన్‌లు లేదా కొటేషన్ గుర్తులను ఉపయోగించవద్దు.
- విదేశీ పదాలను ఉపయోగించవద్దు, రష్యన్ పర్యాయపదాన్ని ఎంచుకోండి.
- ఒక ఫాంట్‌లో వ్రాయండి. రంగుల వచనం లేదా అధిక అండర్‌లైన్, బోల్డింగ్ మొదలైన వాటిని ఉపయోగించవద్దు.
- మీ సంభాషణకర్తతో మర్యాదగా ఉండండి మరియు కమ్యూనికేషన్‌లో తెరవండి. అతని అభిప్రాయాన్ని వివరించండి మరియు దీని గురించి అతను ఏమనుకుంటున్నాడో అడగండి. సానుభూతి మరియు గౌరవం చూపించు.
- మీ ప్రత్యర్థి మీకు ఎలా స్పందిస్తారో చూడండి.
ఉపయోగం కోసం ఆమోదయోగ్యమైన ప్రామాణిక పదబంధాలు
మీ ఆలోచనలను ఏ రూపంలో ఉంచాలో ప్రతిసారీ ఆలోచించకుండా ఉండటానికి, మీరు వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ కోసం ఆమోదించబడిన ప్రామాణిక పదబంధాలను ఉపయోగించవచ్చు:
- అప్పీల్ చేయండి. "హలో, ప్రియమైన ఇగోర్ పెట్రోవిచ్"- మీకు గ్రహీత వ్యక్తిగతంగా తెలిస్తే. "హలో, మిస్టర్ స్మిర్నోవ్"- మీరు మీ జీవితంలో మొదటిసారి అతనికి వ్రాస్తే. సైన్యం సాధారణంగా ప్రసంగించబడుతుంది "హలో, కామ్రేడ్ కల్నల్ స్మిర్నోవ్".
- గమనించండి.ప్రామాణిక ఉదాహరణ పదబంధం: "మేము మీకు తెలియజేస్తున్నాము ...". దీనిని మార్చవచ్చు "దయచేసి తెలియజేయండి", "మేము మీకు తెలియజేస్తాము", "మేము మీకు తెలియజేస్తాము".
- వివరణ. ప్రారంభంలోనే లేఖ యొక్క ఉద్దేశ్యం గురించి చిరునామాదారునికి తెలియజేయడానికి, మీరు ఈ క్రింది నిర్మాణాలను ఉపయోగించవచ్చు: “మీ అభ్యర్థనకు ప్రతిస్పందనగా...”, “పనిని నిర్వహించడం కోసం...”, “సహాయం అందించడానికి...”, “మీ కోరికలకు అనుగుణంగా...”.
- అభ్యర్థన. లేఖలోని అభ్యర్థన సూత్రం ప్రకారం ఉండాలి "మేము నిన్ను అడుగుతున్నాము ...".
- ఆఫర్. "మేము మీకు అందించగలము...", "మేము మీకు సిఫార్సు చేస్తున్నాము...".
- నిర్ధారణ. “మేము ధృవీకరిస్తున్నాము...”, “మేము అందుకున్నాము...”.
- తిరస్కరణ. “మీ ప్రతిపాదన తిరస్కరించబడింది...”, “క్రింద వివరించిన కారణాల వల్ల, మేము అంగీకరించలేము...”, “మీ ప్రతిపాదన సమీక్షించబడింది మరియు నిర్మాణాత్మకంగా లేదని కనుగొనబడింది.”.
వ్యాపార కరస్పాండెన్స్‌కు ఫార్మాలిటీ ఉత్తమ సహచరుడు, అయితే అధికారిక పదబంధాల వెనుక అర్థం కోల్పోకుండా ఉండటం ముఖ్యం. వ్యాపార లేఖకు మంచి ఉదాహరణ ఇలా ఉంటుంది:
హలో, ఇగోర్ పెట్రోవిచ్!
విస్తరణకు సంబంధించి, OJSC రోమాష్కా పరికరాల ఉత్పత్తికి ముడి పదార్థాల బ్యాచ్‌లను 25% పెంచాలి. మార్గరిట్కా కంపెనీతో మా సహకారం 5 సంవత్సరాలు కొనసాగింది మరియు ఇప్పటివరకు మాకు ఫిర్యాదులకు కారణాలు లేవు. అందువల్ల, సరఫరాలను పెంచే అవకాశాలను మరియు ఉత్పన్నమయ్యే ఇబ్బందులను చర్చించాలని మేము ప్రతిపాదిస్తున్నాము.
ఉత్పాదక సహకారం కోసం ఆశతో, OJSC రోమాష్కా జనరల్ డైరెక్టర్, G.V. స్మిర్నోవ్.
******************************************************************************
వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క నీతి
28.07.2015స్నేహనా ఇవనోవా
ఒక వ్యక్తి వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నిర్వహించబోతున్నట్లయితే, అతను అనేక భాగాలను తెలుసుకోవాలి. కాబట్టి మీరు దేనికి శ్రద్ధ వహించాలి?
ఆధునిక వ్యక్తి యొక్క జీవితం ఇతర వ్యక్తులతో స్థిరమైన పరస్పర చర్య లేకుండా చేయలేము. ఇన్ఫర్మేషన్ టెక్నాలజీలు వేగంగా అభివృద్ధి చెందుతున్న మా యుగంలో, ప్రజలు ఎక్కువగా ఇమెయిల్‌ల వైపు మొగ్గు చూపుతున్నారు, కొన్నిసార్లు వ్యక్తిగత సమావేశాల అవసరాన్ని భర్తీ చేస్తున్నారు. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్‌లోని నీతి అనేది కరస్పాండెన్స్ ఇంటర్వ్యూల ఫలితాన్ని ప్రభావితం చేసే కొన్ని ముఖ్యమైన నియమాలకు కట్టుబడి ఉంటుంది.
వాస్తవానికి, వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ అనేది వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ యొక్క ముఖ్యమైన అంశం. కొన్ని సందర్భాల్లో మీరు లేకుండా చేయలేరు. ఒక వ్యక్తి వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నిర్వహించబోతున్నట్లయితే, అతను అనేక భాగాలను తెలుసుకోవాలి. కాబట్టి మీరు దేనికి శ్రద్ధ వహించాలి?
ప్రసంగ అక్షరాస్యత
మౌఖిక సంభాషణ సమయంలో ప్రసంగ లోపం చేయడం ఇంకా సాధ్యమైతే మరియు సంభాషణకర్త దీనిని మర్యాదపూర్వకంగా పరిగణిస్తే, వ్యాపార లేఖలో అటువంటి లోపాల ఉనికి పూర్తిగా ఆమోదయోగ్యం కాదు. ఈ సందర్భంలో, మీ గ్రహీత లేఖను పక్కన పెట్టవచ్చు మరియు చదవడం కొనసాగించదు. మీరు ఎవరికి వ్రాసినా, స్పెల్లింగ్ మరియు విరామ చిహ్నాలు లేకుండా సరిగ్గా చేయడానికి ప్రయత్నించండి.
ప్రసంగం యొక్క అక్షరాస్యత ప్రతిచోటా విలువైనది. అటువంటి ఉద్యోగి యొక్క జ్ఞానం ప్రతిచోటా స్వాగతించబడుతుంది. కొన్నిసార్లు శ్రద్ధ జ్ఞానం లేకపోవడాన్ని భర్తీ చేస్తుంది, ఇది కావాలనుకుంటే, వివిధ మార్గాల్లో తయారు చేయబడుతుంది మరియు పొందవచ్చు.
ప్రదర్శన యొక్క సంక్షిప్తత మరియు స్పష్టత
వ్యాపార లేఖ తప్పనిసరిగా ఆచరణాత్మక విలువ కలిగిన సమాచారం యొక్క సారాంశాన్ని మాత్రమే కలిగి ఉండాలి. సుదీర్ఘమైన, సుదీర్ఘమైన వాదనలలో పాల్గొనడం లేదా అనవసరమైన వివరాలతో మీ చిరునామాదారుడికి విసుగు చెందడం పూర్తిగా ఆమోదయోగ్యం కాదు. ఈ వివరాలన్నీ ఎటువంటి ప్రయోజనాన్ని కలిగించవు, కానీ అతనిని నిరాశకు గురిచేస్తాయి మరియు అందించిన సమాచారం అనవసరమైనది మరియు పనికిరానిది అని భావించేలా చేస్తుంది.
వ్యాపార లేఖలో, సమాచారాన్ని చాలా నిర్మాణాత్మకంగా మరియు సంక్షిప్త పద్ధతిలో అందించాలి. మీ పని మీ సంభాషణకర్తకు నిర్దిష్ట ఆలోచన లేదా వార్తలను తెలియజేయడం మరియు అతనిని జీవితం గురించి లోతైన ఆలోచనలకు దారితీయకూడదు.
గడువు తేదీలు
వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ వ్రాస్తున్నప్పుడు, లేఖలను పంపడానికి గడువులను పాటించడం మరియు వీలైనంత త్వరగా ప్రతిస్పందించడానికి ప్రయత్నించడం చాలా ముఖ్యం. ఉదాహరణకు, స్థాపించబడిన క్లయింట్ ఏదైనా ముఖ్యమైన సమస్యపై మీ నుండి తక్షణ ప్రతిస్పందనను ఆశించినట్లయితే, వాయిదా వేయడం మరియు ఏదైనా ఆలస్యం చేయడం వంటి అవాంఛనీయ పరిణామాలకు దారితీయవచ్చు, అంటే కాంట్రాక్ట్ రద్దు, ముఖ్యమైన ఒప్పందం వైఫల్యం మొదలైనవి. సమయానికి ఇమెయిల్‌లను పంపడం కూడా చాలా ముఖ్యం ఎందుకంటే అలా చేయడం ద్వారా మీ ప్రత్యర్థి మీకు ఎంత ముఖ్యమో మీరు చూపుతారు.
ఇమెయిల్‌ను ఫార్మాట్ చేస్తోంది
ఇమెయిల్‌ను కంపోజ్ చేసేటప్పుడు, అనేక ముఖ్యమైన అంశాలను పరిగణనలోకి తీసుకోవడం చాలా ముఖ్యం. దీన్ని రూపొందించిన విధానం గ్రహీత మీపై ఎలాంటి అభిప్రాయాన్ని కలిగి ఉంటారో నిర్ణయిస్తుంది.
"విషయం" ఫీల్డ్‌ను పూరించండి
ఆశ్చర్యకరంగా, ఆచరణలో తరచుగా అవసరమైన మరియు అవసరమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న ముఖ్యమైన లేఖలు తగిన విషయాన్ని సూచించకుండా వదిలివేయబడే పరిస్థితి ఉంది! అలాంటి అజాగ్రత్త లేదా అనవసరమైన చర్యలతో తనపై తాను భారం వేయడానికి ఉద్దేశపూర్వకంగా ఇష్టపడకపోవటం వలన వాస్తవానికి గడువులు తప్పాయి మరియు చిరునామాదారుడు లేఖను తెరవకుండా ఉండే అవకాశం పెరుగుతుంది.
ఈ కారణంగా, "సబ్జెక్ట్" ఫీల్డ్‌ను పూరించడం అవసరం. మీరు మీ సంభాషణకర్తకు ఏదైనా ముఖ్యమైన విషయం చెప్పనప్పటికీ ఇది తప్పనిసరిగా చేయాలి. ఉద్దేశపూర్వకంగా ఇమెయిల్‌ను అడ్డుపెట్టుకుని, మాల్‌వేర్‌ను పంపిణీ చేసే స్పామర్‌లలో చాలా ఎక్కువ శాతం మంది ఇంటర్నెట్‌లో ఉన్నారు.
వ్యక్తిగత అప్పీల్ లభ్యత
అంగీకరిస్తున్నాను, తెలియని వ్యక్తికి సంబోధించిన ముఖం లేని లేఖనాల కంటే చిరునామాదారునికి అప్పీల్‌లను కలిగి ఉన్న లేఖలను చదవడం చాలా ఆహ్లాదకరంగా ఉంటుంది. ఒక లేఖలో వ్యక్తిగత అప్పీల్ ఉనికి దాని ప్రాముఖ్యతను నొక్కి చెబుతుంది. అదనంగా, అలా చేయడం ద్వారా మీరు మీ హాజరుకాని సంభాషణకర్త పట్ల గౌరవం గురించి రహస్యంగా మాట్లాడుతున్నారు. పరిచయం అవసరం లేదు; ఎల్లప్పుడూ గ్రహీతను పేరు మరియు పోషకుడితో సంబోధించండి.
సరైన చిరునామా
ఇంటర్నెట్ వినియోగదారులందరూ వారి ఇమెయిల్ చిరునామాలను పూరించేటప్పుడు చాలా జాగ్రత్తగా ఉంటే ఎన్ని తప్పులు నివారించవచ్చు. సంభావ్య క్లయింట్లు లేదా మీరు రోజువారీగా పరస్పర చర్య చేసే ఇతరులు తరచుగా వారి ఇమెయిల్ చిరునామాలను కాగితంపై వ్రాసి ఉంచినప్పటికీ, వారు అలా చేయడంలో చాలా విచక్షణారహితంగా ఉన్నట్లు కనుగొనబడింది. ఈ కారణంగానే కంపోజ్ చేసిన మరియు సిద్ధంగా ఉన్న లేఖ పంపబడని లేదా తప్పు చిరునామాకు వెళ్లినప్పుడు అనేక ఎంపికలు తలెత్తుతాయి. ఎల్లప్పుడూ ముఖ్యమైన ప్రత్యర్థి చిరునామాను తనిఖీ చేయండి, దానిని మీరే మీ డైరీలో రికార్డ్ చేయడానికి ప్రయత్నించండి లేదా మీకు పరీక్ష లేఖను పంపమని వారిని అడగండి.
సమాచారంతో పని చేస్తోంది
పూర్తి లేఖను చిరునామాదారు లేదా చిరునామాదారుల సమూహానికి పంపే ముందు, సమాచారం యొక్క ఫార్మాటింగ్‌పై పని చేయడం విలువ. కొన్నిసార్లు మీరు ఇమెయిల్ ద్వారా చాలా పెద్ద మొత్తంలో సమాచారాన్ని పంపవలసి ఉంటుంది. ఈ సందర్భంలో, డేటా ఆర్కైవ్‌ను సృష్టించడం చాలా అర్ధమే. ఫోటోలు మరియు ఇతర పత్రాలను ప్రత్యేక ఫైల్‌గా లేఖకు జోడించాలి. అనవసరమైన సమాచారంతో లేఖను అనవసరంగా ఓవర్‌లోడ్ చేయవద్దు.
అందువల్ల, వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క నీతి సహేతుకమైన నిబంధనలు మరియు వ్యక్తిగత కంప్యూటర్ యొక్క ప్రతి నమ్మకమైన వినియోగదారు తెలుసుకోవలసిన నియమాలకు ఖచ్చితమైన కట్టుబడి ఉండటాన్ని సూచిస్తుంది.
సాధారణంగా వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ మరియు ఆఫీసు పని నేరుగా నిర్వహణకు సంబంధించినవి. పత్రాల పట్ల వైఖరి నిర్వహణ మరియు కార్యనిర్వాహక క్రమశిక్షణకు సంబంధించినది. లేఖ కంపోజ్ చేయబడి మరియు ఫార్మాట్ చేయబడిన విధానం ద్వారా మరియు వారు దానితో ఎలా పని చేస్తారు, సంస్థలో ఏమి జరుగుతుందో నిర్ధారించవచ్చు. మేము సాంప్రదాయ వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ గురించి మాట్లాడినట్లయితే, అది అధికారిక మరియు వ్యక్తిగతంగా విభజించబడింది. వ్యక్తిగత - ఇవి, ఉదాహరణకు, సిఫార్సు లేఖలు, కృతజ్ఞత, అభినందనలు, సంతాపం. అదనంగా, అక్షరాలు కంటెంట్‌లో మారుతూ ఉంటాయి: అభ్యర్థన, ఆహ్వానం, అభ్యర్థన, హామీ, కవర్ లెటర్, ప్రకటన లేఖ మొదలైనవి. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్లో అక్షరాలు, టెలిగ్రామ్‌లు, టెలిఫోన్ సందేశాలు, ఫ్యాక్స్, టెలిటైప్ మరియు ఎలక్ట్రానిక్ కమ్యూనికేషన్‌లు ఉంటాయి. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ ఇన్‌కమింగ్‌గా విభజించబడింది, అనగా. సంస్థలో నేరుగా ఏర్పడిన దాని భాగస్వాములు, ఉన్నత సంస్థలు మరియు అవుట్‌గోయింగ్ నుండి సంస్థ స్వీకరించింది.
రకాన్ని బట్టి, అక్షరాలు సర్క్యులర్, డైరెక్టివ్, ఇన్ఫర్మేషనల్, వారంటీ, క్లెయిమ్, రీక్లమేషన్, కమర్షియల్, కాంట్రాక్టు, దానితో పాటుగా, అలాగే ప్రతిస్పందన లేఖలు, అభ్యర్థన లేఖలు, రిమైండర్‌లు, ఆహ్వానాలు, నోటిఫికేషన్‌లు, నిర్ధారణలు, అభ్యర్థనలుగా వర్గీకరించబడతాయి.
అధికారిక లేఖలు రాయడానికి కొన్ని నిబంధనలు ఉన్నాయి, వీటిని పాటించకపోవడం సంస్థ యొక్క ప్రతిష్టను ప్రభావితం చేయడమే కాకుండా, ముఖ్యమైన సమస్యల పరిష్కారం మరియు లాభదాయకమైన ఒప్పందాల ముగింపులో జోక్యం చేసుకుంటుంది. ప్రతి వ్యాపార లేఖ తప్పనిసరిగా అన్ని విధాలుగా నిష్కళంకంగా ఉండాలి మరియు అనేక తప్పనిసరి లక్షణాలను కలిగి ఉండాలి: నిబంధనలను చిన్నగా పాటించకపోవడం కూడా చట్టపరమైన కోణం నుండి చెల్లదు. వ్యాపార వచనం యొక్క నాణ్యత నాలుగు భాగాలను కలిగి ఉంటుంది: ఆలోచన, తెలివి, అక్షరాస్యత మరియు ఖచ్చితత్వం.
ఆలోచన - ఇది మీరు వ్రాసిన లేదా మీ లేఖలలో మీరు మాట్లాడే విషయాల యొక్క కంటెంట్. వ్యాపార లేఖకు నిర్దిష్ట ప్రయోజనం మరియు నిర్దిష్ట దృష్టి ఉంటుంది - చిరునామాదారుని కొంత చర్య తీసుకోవడానికి మరియు ఈ లేఖకు నిర్దిష్ట ప్రతిస్పందనను స్వీకరించడానికి ప్రోత్సహించడానికి. దీన్ని చేయడానికి, మీరు వ్యక్తీకరించడానికి ప్రయత్నిస్తున్న ఆలోచనలను స్పష్టంగా మరియు స్పష్టంగా రూపొందించాలి, లేకుంటే మీరు ఈ ఆలోచనలను లేదా సమాచారాన్ని ఇతరులకు తెలియజేయలేరు. లేఖ అనేక సమస్యలపై తాకినట్లయితే, అవి ఒకదానికొకటి అర్థవంతంగా వేరు చేయబడాలి మరియు ప్రాముఖ్యత క్రమంలో జాబితా చేయబడతాయి.
నాణ్యమైన వ్యాపార లేఖ టెక్స్ట్ కోసం మరొక ప్రమాణం తెలివితేటలు, ఆ. అర్థం చేసుకోవడానికి టెక్స్ట్ యొక్క ప్రాప్యత. సరైనది - ఇది వ్రాసిన దాని యొక్క స్వరం, ఇది ఎంచుకున్న పదాలు, శైలి యొక్క లాంఛనప్రాయత లేదా అనధికారికత ద్వారా సెట్ చేయబడింది మరియు మీ సూట్ యొక్క కట్‌కు అనుగుణంగా ఉన్నట్లే, మీ లేఖ యొక్క చిరునామాదారుడి స్థితికి ఖచ్చితంగా అనుగుణంగా ఉండాలి. మీ క్లయింట్లు చెందిన సమాజం యొక్క సర్కిల్.
వ్యాపార లేఖ యొక్క శైలి వ్యాపారపరమైనది, అదనపు పదబంధాలు లేకుండా. చిన్న, సమర్థ, తార్కిక వ్యాపార లేఖ చిరునామాదారుని గౌరవానికి చిహ్నం. వ్యాపార లేఖ కోసం అటువంటి ముఖ్యమైన అవసరం అక్షరాస్యత , వ్యాకరణం మరియు స్పెల్లింగ్ ప్రమాణాలకు అనుగుణంగా ప్రతిబింబిస్తుంది. వాస్తవానికి, వ్యాపార లేఖలు తప్పులు లేకుండా వ్రాయబడాలి (టెక్స్ట్‌లో ఎరేజర్‌లు లేదా దిద్దుబాట్లు అనుమతించబడవు), మరియు చక్కగా టైప్ చేయాలి.
పత్రంలోని సమాచారం టెక్స్ట్ ద్వారా మాత్రమే కాకుండా, దాని రూపకల్పనలోని అంశాల ద్వారా కూడా నిర్వహించబడుతుందని గమనించాలి.
ఆధారాలు - ఇది పత్రం యొక్క తప్పనిసరి సమాచార మూలకం, ఫారమ్ లేదా షీట్‌లో నిర్దిష్ట ప్రదేశానికి ఖచ్చితంగా కేటాయించబడుతుంది.
పత్రాల రకం మరియు కంటెంట్ ఆధారంగా వివరాల సంఖ్య మారుతూ ఉంటుంది. నమూనా రూపం వివరాల యొక్క గరిష్ట కూర్పు మరియు వాటి అమరిక యొక్క క్రమాన్ని ఏర్పాటు చేస్తుంది.
ప్రస్తుతం వివరాలు ఉన్నాయి:
- - రష్యన్ ఫెడరేషన్ యొక్క రాష్ట్ర చిహ్నం;
- - ప్రభుత్వ సంస్థ లేదా సంస్థ యొక్క చిహ్నం;
- - ప్రభుత్వ అవార్డుల చిత్రం;
- - ఆల్-రష్యన్ క్లాసిఫైయర్ ఆఫ్ ఎంటర్‌ప్రైజెస్ అండ్ ఆర్గనైజేషన్స్ (OKPO) ప్రకారం సంస్థ కోడ్;
- - ఆల్-రష్యన్ క్లాసిఫైయర్ ఆఫ్ మేనేజ్‌మెంట్ డాక్యుమెంటేషన్ (OKUD) ప్రకారం డాక్యుమెంట్ ఫారమ్ కోడ్;
- - రాష్ట్ర లేదా పురపాలక సంస్థ పేరు;
- - సంస్థ లేదా సంస్థ పేరు;
- - నిర్మాణ యూనిట్ పేరు;
- - పోస్ట్ ఆఫీస్ కోడ్, పోస్టల్, టెలిగ్రాఫ్ మరియు ఎలక్ట్రానిక్ చిరునామా, టెలిటైప్, టెలిఫోన్, ఫ్యాక్స్ నంబర్, బ్యాంక్ ఖాతా నంబర్;
- - పత్రం రకం పేరు;
- - తేదీ;
- - సూచిక;
- - ఇన్కమింగ్ డాక్యుమెంట్ యొక్క సూచిక మరియు తేదీకి లింక్;
- - సంకలనం మరియు ప్రచురణ స్థలం;
- - పత్రానికి యాక్సెస్ యొక్క పరిమితి యొక్క స్టాంప్;
- - చిరునామాదారుడు;
- - ఆమోద ముద్ర;
- - స్పష్టత;
- - వచనానికి శీర్షిక;
- - నియంత్రణ గుర్తు;
- - టెక్స్ట్;
- - అప్లికేషన్ల లభ్యత యొక్క సర్టిఫికేట్;
- - సంతకం;
- - ఆమోద ముద్ర;
- - వీసాలు;
- - ముద్ర;
- - కాపీల ధృవీకరణపై గమనిక;
- - ప్రదర్శకుడి ఇంటిపేరు, టెలిఫోన్ నంబర్ లేదా ఇమెయిల్ చిరునామా;
- - పత్రం యొక్క అమలు మరియు ఫైల్‌కు పంపడంపై ఒక గమనిక;
- - కంప్యూటర్ మీడియాకు డేటా బదిలీపై గుర్తు;
- - ప్రవేశ గుర్తు.
ఇప్పటికే గుర్తించినట్లుగా, వ్యాపార జీవితంలో ఇంటర్నెట్ ప్రధాన పాత్ర పోషించడం ప్రారంభించింది, దీనిలో ఇంటర్నెట్ ద్వారా నియంత్రించబడే కొన్ని మర్యాద నియమాలు కనిపించాయి. దాని విభాగాలలో ఒకటి రిజిస్ట్రేషన్ మరియు పంపడానికి సంబంధించినది ఇమెయిల్‌లు వ్యాపార కంటెంట్. ఈ ప్రక్రియ యొక్క ప్రాథమిక నియమాల పరిజ్ఞానం రాష్ట్ర మరియు మునిసిపల్ ఉద్యోగులకు చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంటుందని మేము నమ్ముతున్నాము.
ఇమెయిల్ ద్వారా కమ్యూనికేట్ చేస్తున్నప్పుడు, మీరు శుభాకాంక్షలు మరియు శుభాకాంక్షలను దాటవేయవచ్చు మరియు నేరుగా పాయింట్‌కి వెళ్లవచ్చని గమనించాలి. అయితే, మీరు మీ ఇమెయిల్ అధికారికంగా ఉండాలనుకుంటే, కింది చిరునామా సూత్రాన్ని ఉపయోగించమని సిఫార్సు చేయబడింది: “శుభ మధ్యాహ్నం, ప్రియమైన (ప్రియమైన) మరియు చిరునామాదారుడి పేరు మరియు పోషకుడి పేరు.” మరియు ఆ తర్వాత మాత్రమే మీరు మీ అప్పీల్ యొక్క ఉద్దేశ్యానికి వెళ్లాలి.
ఇమెయిల్‌ల ద్వారా కమ్యూనికేషన్ యొక్క అన్ని అనధికారికత ఉన్నప్పటికీ, వాటిని కంపోజ్ చేయడానికి అత్యంత ముఖ్యమైన నియమాలలో ఒకదాన్ని గుర్తుంచుకోవడం మరియు అనుసరించడం అవసరం - అక్షరాస్యత మరియు తర్కం యొక్క సూత్రాలకు కట్టుబడి ఉండటం. ఇమెయిల్ అనేది కమ్యూనికేషన్ యొక్క వేగవంతమైన పద్ధతి అయినందున అది అలసత్వంగా ఉండాలని కాదు. మీ వాక్యాన్ని పెద్ద అక్షరంతో ప్రారంభించి, పీరియడ్‌లను ఉపయోగించాలని నిర్ధారించుకోండి. పేర్లు మరియు శీర్షికలు తప్పనిసరిగా పెద్ద అక్షరాలతో ప్రారంభం కావాలి. పీరియడ్‌లు లేదా ఇతర విరామ చిహ్నాలు లేకుండా అన్ని చిన్న అక్షరాలతో వ్రాసిన వచనాన్ని చదవడం కష్టం. కేవలం పెద్ద అక్షరాలతో వ్రాసిన వచనం, నిరంతర స్క్రీమ్‌గా చదివేటప్పుడు సాధారణంగా గ్రహించబడుతుంది.
ఒక ఆలోచనను మరొక దాని నుండి వేరు చేయడానికి మీరు ఖాళీలు (ఖాళీ పంక్తులు) లేదా దీర్ఘవృత్తాకారాలను ఉపయోగించాలి, ఎందుకంటే అవి ఇమెయిల్‌లోని పేరా వలె పని చేస్తాయి.
లేఖ యొక్క నిర్మాణం, క్లయింట్‌ను సంప్రదించడానికి సంబంధించిన నియమాలు, సంతకం వివరాలు (పూర్తి పేరు, స్థానం, పని ఫోన్ నంబర్లు, ఇమెయిల్ చిరునామా మరియు సంస్థ వెబ్‌సైట్‌కి లింక్) సహా ఇమెయిల్‌ల రూపకల్పనకు అనేక సంస్థలు ఒకే కార్పొరేట్ ప్రమాణాన్ని కలిగి ఉన్నాయి. అదనంగా, ఈ ప్రమాణం వ్యాపార రంగానికి సంబంధం లేని ఎమోటికాన్‌ల వినియోగాన్ని నిషేధించవచ్చు.
సాధారణంగా, వ్యాపార ఇమెయిల్ నిర్మాణాన్ని ఈ క్రింది విధంగా సూచించవచ్చు:
- 1) కార్పొరేట్ శైలిలో "టోపీ";
- 2) గ్రీటింగ్;
- 3) కంటెంట్, అప్పీల్ యొక్క ప్రయోజనం;
- 4) వీడ్కోలు;
- 5) పరిచయాలను సూచించే వ్యక్తిగత సంతకం;
- 6) సంస్థ యొక్క వెబ్‌సైట్‌కి లింక్;
- 7) అవసరమైతే లోగో.
ఇమెయిల్‌ను పంపుతున్నప్పుడు, "విషయం" ("సబ్జెక్ట్"), "టు" ("టు"), మరియు "లెటర్ యొక్క ప్రాముఖ్యత" ఫీల్డ్‌లను తప్పనిసరిగా పూరించాలి.
"టు" ఫీల్డ్‌లో, గ్రహీత యొక్క ఇమెయిల్ చిరునామాను నమోదు చేయండి. కొన్నిసార్లు అనేక మంది గ్రహీతలకు ఒక వచనంతో లేఖను పంపాల్సిన అవసరం ఉంది, అప్పుడు వారి చిరునామాలను కామాలతో వేరు చేయవచ్చు. "విషయం" ఫీల్డ్‌ను పూరించడాన్ని నిర్ధారించుకోండి, లేకుంటే మీ ఇమెయిల్ స్పామ్‌గా తొలగించబడవచ్చు. ఇక్కడ మీరు సందేశం యొక్క విషయాన్ని వివరించే కొన్ని పదాలను నమోదు చేయాలి.
కొన్ని ఇమెయిల్ ప్రోగ్రామ్‌లు సందేశం యొక్క ప్రాముఖ్యతను పేర్కొనడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తాయి. గ్రహీత ప్రతిరోజూ పెద్ద సంఖ్యలో అక్షరాలను స్వీకరిస్తే ఇది కేవలం అవసరం. మెయిల్‌ని తనిఖీ చేస్తున్నప్పుడు "ముఖ్యమైనది" అని గుర్తు పెట్టబడిన సందేశం ప్రాధాన్యతను పొందుతుంది. కానీ మీరు ఈ ఫంక్షన్‌ను దుర్వినియోగం చేయకూడదు, ఎందుకంటే కాలక్రమేణా ఇది దాని ప్రధాన నాణ్యతను కోల్పోవచ్చు.
నెట్‌వర్క్ నియమాలు ఇమెయిల్ యొక్క క్రింది పరిమాణాన్ని నిర్ణయిస్తాయి: ఇది కాగితంపై వ్రాసినంత వరకు సగం ఉండాలి. మీరు పెద్ద వాల్యూమ్‌ను కలిగి ఉన్న ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని పంపవలసి వస్తే, ఇమెయిల్‌లో ఒక చిన్న వచనాన్ని వ్రాసి, సమాచారాన్ని అటాచ్‌మెంట్‌గా ఫార్మాట్ చేయడం మంచిది.
200–500 కిలోబైట్‌లకు మించిన పెద్ద అటాచ్‌మెంట్‌ను పంపడానికి సిద్ధమవుతున్నప్పుడు, దీని గురించి మీ ప్రతివాదిని తప్పకుండా హెచ్చరించాలి. ఇమెయిల్‌లలో పెద్ద అటాచ్‌మెంట్‌లను పంపకపోవడమే మంచిది. ఇమెయిల్ లేకుండా పెద్ద పాఠాలు, ఫోటోలు లేదా ధ్వనిని బదిలీ చేయడానికి అనేక ఇతర మార్గాలు ఉన్నాయి (ఉదాహరణకు, ftp సర్వర్‌ల ద్వారా లేదా వెబ్ ఇంటర్‌ఫేస్ ద్వారా).
సాంప్రదాయ కరస్పాండెన్స్లో, మీరు చిరునామా ఎన్వలప్‌లను ఉంచాలి లేదా వాటిని వ్రాసుకోవాలి. మీ ప్రతివాదులందరి ఇమెయిల్ చిరునామాలను గుర్తుంచుకోవడం కూడా అసాధ్యం మరియు ఇది అవసరం లేదు. దీన్ని చేయడానికి, ఏదైనా ఇమెయిల్ ప్రోగ్రామ్ "చిరునామా పుస్తకం" ఫంక్షన్‌ను కలిగి ఉంటుంది, దీనిలో మీరు మీ గ్రహీతల ఇ-మెయిల్ మరియు ఇతర సంప్రదింపు సమాచారాన్ని నిల్వ చేయవచ్చు. ఈ ఫంక్షన్‌ను ఉపయోగిస్తున్నప్పుడు, కాగితపు లేఖను పంపడం కంటే ఇమెయిల్ పంపడం చాలా సులభం; చిరునామా పుస్తకంలో కావలసిన పేరును ఎంచుకుని, "మెయిల్ పంపు" బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
మీ అడ్రస్ బుక్‌లో జాబితా చేయబడిన ప్రతివాది నుండి ఇమెయిల్ వచ్చినప్పుడు, రికార్డ్ చేయబడిన పరిచయం "నుండి" ఫీల్డ్‌లో ప్రతిబింబిస్తుంది కాబట్టి మీరు ఖచ్చితంగా ఎవరి నుండి ఇమెయిల్‌ను అందుకున్నారో మీకు ఎల్లప్పుడూ తెలుస్తుంది.
అందుకున్న లేఖకు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడానికి, మీ మెయిల్ ప్రోగ్రామ్‌లోని “రిప్లై” బటన్‌పై క్లిక్ చేయండి. ఈ సందర్భంలో, కొత్త సందేశం కోసం ఒక ఫారమ్ కనిపిస్తుంది, దీనిలో స్వీకర్త యొక్క చిరునామా స్వయంచాలకంగా "టు" ("టు") ఫీల్డ్‌లో నమోదు చేయబడుతుంది మరియు అసలు లేఖ యొక్క విషయం "విషయం" ఫీల్డ్‌లో ఇవ్వబడుతుంది లైన్ ప్రారంభంలో "Re:" గుర్తు పెట్టండి. ఈ గుర్తు ద్వారా, మీరు ఒక నిర్దిష్ట అంశంపై లేఖకు ప్రతిస్పందనను పంపినట్లు మీ గ్రహీత అర్థం చేసుకుంటారు. ఈ విధంగా, గ్రహీత కరస్పాండెన్స్ యొక్క అర్థాన్ని సులభంగా గుర్తు చేసుకోవచ్చు.
వ్యాపార లేఖకు ప్రత్యుత్తరమిచ్చేటప్పుడు, మీరు మునుపటి వచనాన్ని మార్చకుండా వదిలివేసి, ఎగువన మీ సమాధానాన్ని వ్రాయాలి.
మెసేజ్‌లలో ఎలక్ట్రానిక్ సంతకాన్ని కలిగి ఉండటం వ్యాపార కరస్పాండెన్స్‌కు మంచి రూపం. ఇది టెక్స్ట్ సంతకాన్ని కలిగి ఉన్న ప్రత్యేకంగా రూపొందించిన ఫైల్ (సంతకం).
ఎల్లప్పుడూ సంతకాన్ని ఉపయోగించండి - ఇది మీ ప్రతివాది మిమ్మల్ని ప్రత్యేకంగా గుర్తించడంలో సహాయపడుతుంది. మరియు మిమ్మల్ని సంప్రదించడానికి అనేక మార్గాలు ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి. సాధారణంగా ఇవి ఫోన్ నంబర్లు, ఇమెయిల్, ఫ్యాక్స్, ICQ.
ఎలక్ట్రానిక్ సంతకం ఐదు నుండి ఆరు పంక్తులకు మించకూడదు మరియు ప్రతి పంక్తికి అక్షరాల సంఖ్య 70కి మించకూడదు.
ముగింపులో, ఇమెయిల్‌లను పంపేటప్పుడు మరియు స్వీకరించేటప్పుడు మేము నెట్‌వర్క్ యొక్క కొన్ని లక్షణాలపై దృష్టి పెట్టాలి.
ఇమెయిల్ పంపిన తర్వాత, అది గ్రహీతకు చేరిందా అనే సందేహం కొంత శాతం మిగిలి ఉంటుంది. అందువల్ల)" తదుపరిసారి, మీ స్వంత మనశ్శాంతి కోసం, మీరు ఇప్పటికే రసీదు నోటిఫికేషన్‌తో ఒక లేఖను పంపారు. కానీ నెట్‌వర్క్ నియమాల ప్రకారం, అటువంటి గుర్తు ప్రతివాది యొక్క అగౌరవం మరియు అపనమ్మకం యొక్క చిహ్నం. ఇ-మెయిల్ ద్వారా మీ సందేశాన్ని పంపిన తర్వాత, గ్రహీతకు కాల్ చేసి, మీ లేఖ చాలా తరచుగా వచ్చిందో లేదో స్పష్టం చేయాలని సిఫార్సు చేయబడింది, కింది పదాలు నిర్ధారణ కోసం ఉపయోగించబడతాయి: ప్రధాన లేఖ యొక్క వచనం తర్వాత, మీ ఎలక్ట్రానిక్ సంతకం ముందు, పదబంధం వ్రాయబడింది: "దయచేసి ప్రత్యుత్తర లేఖ ద్వారా లేదా దిగువ సూచించిన టెలిఫోన్ నంబర్లకు కాల్ చేయడం ద్వారా లేఖ యొక్క రసీదుని నిర్ధారించండి."
నెట్‌వర్క్ నిబంధనల ప్రకారం, ఇమెయిల్‌లకు సమాధానం ఇవ్వాలి; ప్రతిస్పందన సమయం రెండు రోజులు మించకూడదు. ఇమెయిల్‌కు ప్రతిస్పందించడానికి మీకు ఎక్కువ సమయం అవసరమైతే, ఆలస్యానికి గల కారణాలను వివరించడం విలువ. దెబ్బతిన్న ఎన్‌కోడింగ్‌తో అక్షరాలకు ప్రతిస్పందించడం అవసరం. ఈ సందర్భంలో, మీ కరస్పాండెంట్ ఖచ్చితంగా చదవగలిగేలా వివరణలతో అటాచ్‌మెంట్‌ను జోడించడం మంచిది. మీరు తప్పనిసరిగా అటాచ్‌మెంట్‌ని కలిగి ఉన్న ఇమెయిల్‌లకు కూడా ప్రతిస్పందించాలి: అటాచ్‌మెంట్ వచ్చిందని మరియు సాధారణంగా తెరవబడిందని మీరు తప్పనిసరిగా నిర్ధారించాలి.
ఎలక్ట్రానిక్ డైలాగ్ సెషన్ టెలిఫోన్ మర్యాద నియమాల ప్రకారం ముగుస్తుంది: ఎవరు మొదట కరస్పాండెన్స్‌ను ప్రారంభించారో వారు మొదట పూర్తి చేస్తారు.
గుర్తుంచుకోవలసిన నియమం ఏమిటంటే, మీరు ఏడు రోజులలోపు ఇమెయిల్‌కు ప్రతిస్పందించకపోతే, మీరు కమ్యూనికేట్ చేయడానికి ఇష్టపడరని ఇది రుజువు. అందువల్ల, మీరు వ్యాపార సంబంధాన్ని కొనసాగించడానికి ప్రయత్నిస్తుంటే, సమాచారం అతనికి చేరిందో లేదో స్పష్టం చేయడానికి ఇమెయిల్ పంపిన రెండు మూడు రోజుల తర్వాత మీరు మీ చిరునామాదారుడికి కాల్ చేయాలి లేదా రెండవ లేఖ పంపాలి.
వ్యాపార ప్రపంచంలో మీరు ఎల్లప్పుడూ ఇమెయిల్‌లకు ప్రతిస్పందించాలని గుర్తుంచుకోండి, అవి కాగితం లేదా ఎలక్ట్రానిక్ అనే దానితో సంబంధం లేకుండా. లేకపోతే, మీరు బాధ్యతారహితమైన మరియు పనికిమాలిన వ్యక్తిగా పరిగణించబడవచ్చు, ఇది మీ వ్యాపార ప్రతిష్ట మరియు వృత్తిపై ఉత్తమ ప్రభావాన్ని చూపదు.
వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క ప్రత్యేక భాగం వ్యాపార కార్డ్. వ్యాపార కార్డుల ఉపయోగం యొక్క చరిత్ర చాలా లోతైనది, కానీ ఇప్పుడు వాటి ఉపయోగం కోసం సాధారణంగా ఆమోదించబడిన కొన్ని నిబంధనలు ఉద్భవించాయి. మీతో ముఖాముఖి లేదా కరస్పాండెన్స్ సమావేశం తర్వాత వ్యాపార భాగస్వామి లేదా సహోద్యోగితో మీ వ్యాపార కార్డ్ మిగిలి ఉంటుంది అనే అవగాహనపై అవి ఆధారపడి ఉంటాయి. కార్డ్‌లో మీరు మీ గురించి వదిలివేయాలనుకునే సమాచారాన్ని మాత్రమే కలిగి ఉండాలి, కానీ మీ భాగస్వామితో మీరు కష్టపడే ఇమేజ్‌ను కొనసాగించడంలో కూడా సహాయపడాలి.
నియమం ప్రకారం, సివిల్ సర్వెంట్ యొక్క వ్యాపార కార్డ్ మంచి నాణ్యత కలిగిన దీర్ఘచతురస్రాకారపు తెల్లటి సెమీ-మందపాటి కార్డ్‌బోర్డ్, దానిపై మీ చివరి పేరు, మొదటి పేరు మరియు పోషకాహారం, పని చేసే స్థలం, స్థానం మరియు కార్యాలయ టెలిఫోన్ నంబర్లు స్పష్టంగా ఉండాలి. మరియు అందంగా ముద్రించబడింది. అదనంగా, వ్యాపార కార్డ్ మీ గురించి మీరు కమ్యూనికేట్ చేయాలనుకుంటున్న ఇతర సమాచారాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు: ఇల్లు లేదా మొబైల్ ఫోన్ నంబర్లు, ఇమెయిల్ చిరునామా మొదలైనవి. అదనపు సమాచారం సాధారణంగా దిగువ కుడి మూలలో చిన్న ఫాంట్‌లో ముద్రించబడుతుంది. బిజినెస్ కార్డ్‌లో మీ టైటిల్‌లు, ర్యాంక్‌లు లేదా అకడమిక్ డిగ్రీలు (ప్రొఫెసర్, మేజర్ జనరల్, స్టేట్ ప్రైజ్ గ్రహీత, పీపుల్స్ ఆర్టిస్ట్, డాక్టర్ ఆఫ్ హిస్టారికల్ సైన్సెస్ మొదలైనవి) గురించిన సమాచారం కూడా ఉండవచ్చు.
వ్యాపార కార్డుల పరిమాణానికి సంబంధించి స్పష్టమైన నియమాలు లేవు, కానీ సాధారణంగా పురుషుల వ్యాపార కార్డులు మహిళల కంటే కొంచెం పెద్దవిగా ఉంటాయి, 90 x 50 mm మరియు 80 x 40 mm (UKలో, మహిళల వ్యాపార కార్డులు, దీనికి విరుద్ధంగా, పెద్దవిగా ఉంటాయి. పురుషుల). చిన్న వ్యాపార కార్డులను నిల్వ చేయడానికి ప్రత్యేక ఆల్బమ్‌ల వ్యాప్తి కారణంగా పెద్ద వ్యాపార కార్డ్‌లు క్రమంగా చెలామణిలో లేవు.
వ్యాపార కార్డుల ఫాంట్ కోసం సాధారణ అవసరం ఉంది - ఇది చదవడానికి సులభంగా ఉండాలి. పేరు బోల్డ్ ఫాంట్‌లో కనిపిస్తుంది, మిగిలిన వచనం కంటే కొంచెం పెద్దది. సంక్లిష్టమైన గోతిక్ లేదా అలంకార ఫాంట్‌లు, అలాగే ఇటాలిక్‌లను ఉపయోగించడం సిఫార్సు చేయబడదు, ప్రత్యేకించి మీ చివరి పేరు మరియు మొదటి పేరు ఉచ్ఛరించడం కష్టంగా ఉంటే లేదా కార్డ్ విదేశీ భాషలో ఉంటే.
సాధారణంగా, ఒక వ్యాపార కార్డ్ తెల్లని నేపథ్యంలో నలుపు రంగు వచనాన్ని కలిగి ఉండాలి, సరిహద్దులు లేదా వర్ధిల్లు లేకుండా కార్డ్ అంతటా ముద్రించబడి ఉండాలి. ఇటీవల, ప్రింటింగ్ మరియు ప్రింటింగ్ సంస్థలు ప్లాస్టిక్ లేదా తోలుపై రంగు కార్డుల యొక్క విస్తృత ఎంపికను అందిస్తున్నాయి, అయినప్పటికీ, అధికారిక మర్యాద యొక్క నిబంధనలు నలుపు మరియు తెలుపు నుండి వైదొలగాలని సిఫారసు చేయవు. కొద్దిగా లేతరంగుగల అద్భుతమైన నాణ్యమైన కాగితాన్ని ఎంచుకోవడంపై దృష్టి పెట్టడం మంచిది. అయితే, మీరు కార్డు యొక్క నిగనిగలాడే ఉపరితలాన్ని నివారించాలి.
రష్యాలో, అనేక ద్విభాషా దేశాలలో వలె, ద్విపార్శ్వ కార్డులు విస్తృతంగా ఉపయోగించబడుతున్నాయి - వెనుక వైపున మరొక భాషలో వచనంతో. మీరు కఠినమైన ప్రోటోకాల్ ప్రమాణాలకు కట్టుబడి ఉంటే, అహం పూర్తిగా సరైనది కాదు, ఎందుకంటే రివర్స్ సైడ్ ఉద్దేశించబడింది, తద్వారా దానిపై కొన్ని గమనికలు చేయవచ్చు. ఏదేమైనా, ద్విపార్శ్వ కార్డులకు ఉనికిలో హక్కు ఉంది, ప్రధాన విషయం ఏమిటంటే వాటిని విదేశీ భాషలో కంపైల్ చేయడానికి నియమాలను పాటించడం.
వ్యాపార వ్యాపార కార్డులు ఆధునిక వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ యొక్క ముఖ్యమైన లక్షణం. రాష్ట్ర లేదా మునిసిపల్ ఉద్యోగికి మొదటి పరిచయం వ్యాపార కార్డుల మార్పిడితో ప్రారంభమవుతుంది. అయినప్పటికీ, వ్యాపార కార్డ్‌ని అమలు చేయడానికి పట్టే సమయంలో, శస్త్రచికిత్స జోక్యం అవసరమయ్యే కొన్ని మార్పులు సంభవించవచ్చు. కాబట్టి, ఉద్యోగి యొక్క పని ఫోన్ నంబర్ మారినట్లయితే, మీరు పాతదాన్ని దాటవచ్చు మరియు కొత్త నంబర్‌ను జాగ్రత్తగా నమోదు చేయవచ్చు. కొత్త పొజిషన్ పేరుతో క్రాస్ అవుట్ చేయడం మరియు రాయడం చెడు అభ్యాసంగా పరిగణించబడుతుంది; వీలైనంత త్వరగా కొత్త కార్డ్‌ని ఆర్డర్ చేయడానికి జాగ్రత్త తీసుకోవాలి. చిరునామా మార్పు విషయంలో, ఉద్యోగికి తన కొత్త టెలిఫోన్ నంబర్లు ఇంకా తెలియనప్పుడు, సంస్థ యొక్క అధికారిక చిరునామా, సెక్రటేరియట్ లేదా జనరల్ డిపార్ట్‌మెంట్ యొక్క టెలిఫోన్ నంబర్‌ను సూచించడం మంచిది.
ఒక సంస్థ అనేక శాఖలను కలిగి ఉంటే, దాని ప్రతినిధుల వ్యాపార కార్డులపై అనేక చిరునామాలు సూచించబడవచ్చు.
అందువల్ల, వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ అనేది సమాజంలోని వ్యక్తుల మధ్య సంబంధాలలో అంతర్భాగంగా ఉంది, ప్రజలందరూ వారి చర్యలు, మాట్లాడే మరియు వ్రాసిన పదాల ద్వారా పాల్గొనే కమ్యూనికేషన్ ప్రక్రియ. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క ప్రాథమిక మర్యాద నియమాల పరిజ్ఞానం వృత్తిపరమైన కార్యకలాపాలను నిర్వహించడంలో రాష్ట్ర మరియు పురపాలక ఉద్యోగులకు సహాయం చేస్తుంది.
ఇమెయిల్ ద్వారా కమ్యూనికేషన్ ఏదైనా ఆధునిక కార్యాలయ ఉద్యోగి యొక్క పనిలో అంతర్భాగం. మరియు అకౌంటెంట్లు మినహాయింపు కాదు. వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ ఉత్పాదకంగా, మానసికంగా సౌకర్యవంతంగా మరియు అత్యంత నైతికంగా ఉండే విధంగా కరస్పాండెన్స్ నిర్వహించడం ఎలా? నేను పాఠకులకు కొన్ని ఆచరణాత్మక సలహాలను అందిస్తున్నాను.
చిట్కా 1. మీ లేఖలలో చిరునామాదారునికి వ్యక్తిగత విజ్ఞప్తిని నిర్లక్ష్యం చేయవద్దు
ఇలా చేయడం ద్వారా, మీరు వ్యక్తి యొక్క వ్యక్తిత్వంపై మీ దృష్టిని ప్రదర్శిస్తారు. ఒక నిర్దిష్ట గ్రహీతకు లేఖ వ్రాసినట్లయితే, దానిలో వ్యక్తిగత చిరునామా లేకపోవడం తప్పుగా మరియు అసభ్యకరంగా కనిపిస్తుంది.
మీరు చిరునామాదారునికి మీ మొదటి లేఖలలో ఒకదాన్ని వ్రాసినప్పుడు, తరచుగా ప్రశ్న తలెత్తుతుంది: అతనిని సంబోధించడానికి ఉత్తమ మార్గం ఏమిటి - అతని మొదటి పేరు లేదా అతని మొదటి మరియు పోషకుడి ద్వారా? ఈ సందర్భంలో, మీకు వ్యక్తి యొక్క లేఖను ముగించే సంతకంలో ఏమి వ్రాయబడిందో మీరు చూడాలి. పేరు అక్కడ సూచించబడితే (పాట్రోనిమిక్ లేకుండా), ఉదాహరణకు "స్వెత్లానా కోటోవా", అప్పుడు నన్ను పేరు ద్వారా సంప్రదించడానికి సంకోచించకండి. మరియు సంతకం చెబితే "స్వెత్లానా వాసిలీవ్నా కోటోవా, ట్రెంజోర్ LLC యొక్క చీఫ్ అకౌంటెంట్", అప్పుడు మీరు గ్రహీతను తదనుగుణంగా పరిష్కరించాలి. ఏదైనా సందర్భంలో, రెండవ ఎంపిక చాలా సరైనది మరియు అందువల్ల విజయం-విజయం.
"నుండి" ఫీల్డ్‌లోని సమాచారంపై ఆధారపడాలని నేను సిఫార్సు చేయను. అన్నింటికంటే, ఇది తరచుగా ఇమెయిల్ చిరునామా యజమాని ద్వారా కాదు, ఇమెయిల్‌ను సెటప్ చేసేటప్పుడు కంపెనీ యొక్క IT నిపుణుడి ద్వారా పూరించబడుతుంది.
మార్గం ద్వారా, వ్యాపార భాగస్వామి లేదా క్లయింట్‌ను సంబోధించేటప్పుడు పేరు యొక్క సంక్షిప్త రూపాన్ని ఉపయోగించవద్దని నేను మీకు గట్టిగా సలహా ఇస్తున్నాను ("సాషా"కు బదులుగా "సాష్", "అన్య"కు బదులుగా "యాన్"), ఎంత ప్రజాస్వామ్యబద్ధంగా వ్రాసినా శైలి మరియు మీ కరస్పాండెన్స్ ఎంత పాతదైనా సరే. మాట్లాడే ప్రసంగంలో సుపరిచితమైనది వ్రాతపూర్వక ప్రసంగంలో చాలా సరళంగా కనిపిస్తుంది.
చిట్కా 2. మీ గ్రీటింగ్ రూపానికి ప్రత్యేక శ్రద్ధ వహించండి
మీరు పదబంధాన్ని ఉపయోగించకూడదు "మంచి రోజు!". మీరు గ్రహీత యొక్క సమయ క్షేత్రాన్ని సరిపోల్చాలనే మంచి ఉద్దేశ్యంతో ఉన్నప్పటికీ, ఈ పదబంధం రుచిగా అనిపించదు, నేను అసభ్యంగా కూడా అంటాను. తటస్థ ఎంపికలను ఉపయోగించడం మంచిది: "హలో...", "శుభ మద్యాహ్నం...". అయితే, మీకు తెలిస్తే గ్రీటింగ్‌కు స్వీకర్త పేరును జోడించండి. వ్యక్తిగతంగా, ఉదాహరణకు, నేను ముఖం లేని దానికి బదులుగా చాలా ఆహ్లాదకరంగా ఉన్నాను "హలో!"వ్యక్తిగతంగా పొందండి "హలో, తమరా!".
ఈ విధంగా మీరు గ్రహీత సమయాన్ని ఆదా చేస్తారని గుర్తుంచుకోండి. అన్నింటికంటే, అతను అందుకున్న లేఖ యొక్క కంటెంట్‌ను వెంటనే అంచనా వేయగలడు మరియు దాని ప్రాధాన్యత మరియు ప్రాముఖ్యతను త్వరగా నిర్ణయించగలడు.
సబ్జెక్ట్ లైన్ క్లుప్తంగా ఉండాలి, కానీ అదే సమయంలో కరస్పాండెన్స్ విషయాన్ని ఖచ్చితంగా ప్రతిబింబిస్తుంది. ఉదాహరణకి, “ఆల్ఫా LLC నుండి ఒప్పందం, ఇన్‌వాయిస్, చట్టం”"పత్రాలు" బదులుగా. చర్చలో ఉన్న సమస్య యొక్క అంశాలు మారినప్పుడు, అంశాన్ని స్పష్టం చేయండి. ఉదాహరణకి, “పెర్మ్‌తో సహకారం” → “పెర్మ్‌తో సహకారం. చర్చల తేదీ" → "పెర్మ్‌తో సహకారం. ముసాయిదా ఒప్పందం".
కరస్పాండెన్స్ సమయంలో "సబ్జెక్ట్" ఫీల్డ్ యాదృచ్ఛికంగా మీ చిరునామాదారుచే పూరించబడిందని లేదా పూరించబడలేదని మీరు చూస్తే, మీ స్వంత చేతుల్లో చొరవ తీసుకుని, రెండు దృశ్యాలలో ఒకదాన్ని ప్రయత్నించండి.
దృశ్యం 1.ప్రత్యుత్తరం ఇస్తున్నప్పుడు, "విషయం" ఫీల్డ్‌ను మీరే పూరించండి. గ్రహీత శ్రద్ధగా ఉంటే, మీ కరస్పాండెన్స్‌ను తగిన రూపంలోకి తీసుకురావడానికి ఇది ఇప్పటికే సరిపోతుంది.
దృశ్యం 2.గ్రహీత "విషయం" ఫీల్డ్‌ని పూరించడాన్ని విస్మరిస్తూ ఉంటే, అతనికి ఈ క్రింది వాటితో ఒక లేఖ రాయండి: “అల్లా, మీరు వెంటనే “సబ్జెక్ట్” ఫీల్డ్‌లో లేఖ యొక్క విషయాన్ని సూచించమని నేను సూచిస్తున్నాను. ఈ విధంగా మేము మా కమ్యూనికేషన్ యొక్క ప్రభావాన్ని గణనీయంగా పెంచుతామని నేను భావిస్తున్నాను..
చిట్కా 4. "టు" మరియు "సిసి" ఫీల్డ్‌లకు శ్రద్ధ వహించండి
వ్యాపార వాతావరణంలో ఈ ఫీల్డ్‌ల యొక్క సాధారణంగా ఆమోదించబడిన ప్రయోజనాన్ని మీరు స్పష్టంగా అర్థం చేసుకోవాలి:
- <если>"టు" ఫీల్డ్‌లో మీరు మాత్రమే జాబితా చేయబడ్డారు - దీని అర్థం లేఖ పంపినవారు అతని ప్రశ్న లేదా అభ్యర్థనకు మీ నుండి ప్రతిస్పందన కోసం వేచి ఉన్నారు;
- <если>ఫీల్డ్‌లో అనేక మంది గ్రహీతలు ఉన్నారు - పంపినవారు ప్రతి ఒక్కరి నుండి లేదా గ్రహీతల నుండి ప్రతిస్పందన కోసం వేచి ఉన్నారు. ఈ సందర్భంలో, ప్రత్యుత్తరం ఇస్తున్నప్పుడు, "అందరికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి" ఫంక్షన్‌ను ఉపయోగించి పంపినవారు సెట్ చేసిన గ్రహీతల జాబితాను సేవ్ చేయండి (వాస్తవానికి, మీరు ఉద్దేశపూర్వకంగా మీ ప్రతిస్పందన యొక్క సారాంశాన్ని దాచిపెట్టి, లేఖ రచయితకు మాత్రమే స్పందించకూడదనుకుంటే. మిగిలిన కరస్పాండెన్స్ పాల్గొనేవారి నుండి);
- <если>మీ పేరు “కాపీ” ఫీల్డ్‌లో కనిపిస్తుంది - పంపినవారు మీరు ప్రశ్న గురించి తెలుసుకోవాలని కోరుకుంటారు, కానీ అతను మీ నుండి సమాధానం ఆశించడు. మీరు ఈ సమస్యపై కరస్పాండెన్స్‌లోకి ప్రవేశించకూడదని దీని అర్థం. మీరు ఇప్పటికీ దీన్ని చేయాలని నిర్ణయించుకుంటే, ఈ క్రింది పదబంధాలలో ఒకదానితో లేఖను ప్రారంభించడం మంచి రూపానికి సంకేతం: "వీలైతే, నేను ఈ సమస్య చర్చలో చేరాలనుకుంటున్నాను ...", "నా అభిప్రాయం చెప్పనివ్వండి...".
BCC ఫీల్డ్ విషయానికొస్తే, వ్యాపార నీతి కోణం నుండి, ఇది అత్యంత వివాదాస్పద ఇమెయిల్ సాధనం. కొన్నిసార్లు ఇది దాదాపు రహస్య పరిశీలన మరియు సమాచారం యొక్క సాధనంగా భావించబడుతుంది. అన్నింటికంటే, BCCలో ఉంచబడిన గ్రహీతలు ఇతర గ్రహీతలకు కనిపించరు. కొన్నింటిలో, సాధారణంగా పెద్ద కంపెనీలలో, ముఖ్యంగా నైతిక విషయాలలో నిష్ణాతులుగా ఉంటారు, సామూహిక మెయిలింగ్‌లు మినహా కార్పొరేట్ కరస్పాండెన్స్లో ఈ ఫీల్డ్‌ను ఉపయోగించడం ఖచ్చితంగా నిషేధించబడింది. కానీ చాలా కంపెనీలలో వారు ఈ క్రింది నియమాలను పాటిస్తూ దీనిని ఉపయోగిస్తారు:
- "Bcc" ఫీల్డ్‌తో నింపిన లేఖను పంపడం వలన లేఖ యొక్క రచయిత దాచిన గ్రహీతలకు (లేదా అలా చేయబోతున్నారు) ఈ రకమైన సందేశం యొక్క కారణం మరియు ప్రయోజనం గురించి తెలియజేసినట్లు భావించబడుతుంది;
- దాచిన గ్రహీత కరస్పాండెన్స్‌లోకి ప్రవేశించాల్సిన అవసరం లేదు.
శిక్షణ సమయంలో, నన్ను తరచుగా ప్రశ్న అడుగుతారు: క్లయింట్ లేదా సహోద్యోగి నుండి వచ్చిన లేఖకు ప్రతిస్పందించడానికి అవసరమైన సమయానికి సంబంధించి ఏదైనా సాధారణంగా ఆమోదించబడిన ప్రమాణాలు ఉన్నాయా? కానీ మీరు దానికి సార్వత్రిక సమాధానం ఇవ్వలేరు.
మేము అంతర్గత కరస్పాండెన్స్ గురించి మాట్లాడినట్లయితే, ఇక్కడ ప్రతిదీ సంస్థ యొక్క జీవితం యొక్క వేగం మరియు లయ ద్వారా నిర్ణయించబడుతుంది. గంటన్నర కంటే ఎక్కువ ఆలస్యంగా స్పందించడం చెడు ప్రవర్తనగా పరిగణించబడే కంపెనీలు ఉన్నాయి. మరియు ఎక్కడా పగటిపూట సమాధానం విషయాల క్రమంలో ఉంటుంది.
సాధారణ నియమంగా, ఒక లేఖకు అత్యంత ఆమోదయోగ్యమైన ప్రతిస్పందన సమయం 2-3 గంటలలోపు ఉంటుంది. పంపినవారు ప్రతిస్పందన కోసం వేచి ఉన్నప్పుడు మరియు అతని చిరునామాదారుని నిశ్శబ్దం నుండి అంతర్గత అసౌకర్యాన్ని అనుభవించనప్పుడు ఇది సౌకర్యవంతమైన వేచి ఉండే సమయం అని పిలవబడుతుంది.
అయితే, లేఖను స్వీకరించి, చదివిన తర్వాత, మీరు 24 గంటల్లో పూర్తి సమాధానం ఇవ్వలేరని మీరు గ్రహిస్తే? అప్పుడు, మంచి మర్యాద నియమాల ప్రకారం, లేఖ యొక్క మీ రసీదు మరియు దానికి ప్రతిస్పందించడానికి సుమారు సమయం ఫ్రేమ్ని పంపినవారికి తెలియజేయండి. ఉదాహరణకి: “హలో, సెర్గీ వాసిలీవిచ్! మీ ఉత్తరం నాకు అందింది. నేను రాబోయే రెండు రోజుల్లో సమాధానం ఇస్తాను" లేదా "ఆండ్రీ, నాకు ఉత్తరం వచ్చింది. ధన్యవాదాలు! సమాధానం ఇవ్వడానికి నాకు మరింత సమాచారం కావాలి. నేను తర్వాత సమాధానం చెప్పడానికి ప్రయత్నిస్తాను...”.
చిట్కా 6. లేఖలో సమాచారాన్ని అందించడానికి ప్రాథమిక నియమాలను అనుసరించండి
వాటిలో చాలా లేవు:
- లేఖను చదివేటప్పుడు, అత్యంత సౌకర్యవంతమైన వాల్యూమ్ "ఒక స్క్రీన్పై" సరిపోతుంది, గరిష్టంగా - A4 పేజీలో;
- పంపిన జోడింపుల వాల్యూమ్ 3 MB మించకూడదు. పెద్ద ఫైల్‌లు స్వీకర్త వద్ద మెయిల్ స్తంభింపజేయవచ్చు;
- జోడింపులను "ప్యాకేజింగ్" చేసినప్పుడు, యూనివర్సల్ జిప్ లేదా రార్ ఎన్‌కోడింగ్‌ని ఉపయోగించండి. ఇతర పొడిగింపులు ప్రసార సమయంలో నిరోధించబడవచ్చు లేదా కత్తిరించబడవచ్చు మరియు గ్రహీత కోసం సమస్యలను సృష్టించవచ్చు;
- ప్రత్యుత్తరాన్ని కొత్త లేఖగా ప్రారంభించవద్దు (కరస్పాండెన్స్ చరిత్రను సేవ్ చేయకుండా). లేకపోతే, గ్రహీత అసలు సందేశం కోసం శోధించే సమయాన్ని వృథా చేయవలసి వస్తుంది;
- గ్రహీతకు వీలైనంత అర్థమయ్యే భాషలో వ్రాయండి. ప్రొఫెషనల్ లేదా అంతర్గత కార్పొరేట్ పదజాలం, యాస, సంక్షిప్తాలు మరియు ఆంగ్లికతలను ఉపయోగించడం సముచితమా అని చాలా మంది ఆశ్చర్యపోతారు.
ఇది ప్రతి నిర్దిష్ట సందర్భంలో విడిగా నిర్ణయించబడాలి.
అందువల్ల, కంపెనీలో అంతర్గత కార్పొరేట్ కరస్పాండెన్స్ దాదాపు ఎల్లప్పుడూ యాస మరియు సంక్షిప్త పదాలతో నిండి ఉంటుంది: అవి పాల్గొనే వారందరికీ సుపరిచితం మరియు అర్థమయ్యేలా ఉంటాయి మరియు సమయాన్ని ఆదా చేస్తాయి. కానీ మీరు కౌంటర్పార్టీలతో కరస్పాండెన్స్లో వాటిని జాగ్రత్తగా ఉపయోగించాలి.
నా ఆచరణలో అలాంటి సందర్భం ఉంది. ఒక సహోద్యోగి పబ్లిషింగ్ హౌస్ కోసం మెటీరియల్‌ని సిద్ధం చేస్తోంది మరియు ఆమె చివరి లేఖలో వారు ఆమెకు ఇలా వ్రాశారు: "మాషా, దయచేసి మీ మెటీరియల్స్ అన్నీ త్వరగా పంపండి". మాషా ఇది తనకు తెలియని ఫార్మాట్ యొక్క హోదా అని నిర్ణయించుకుంది, దానిలోకి వచనాన్ని అనువదించాలి. పబ్లిషర్ అభ్యర్థనను ఎలా సంతృప్తి పరచాలో తెలుసుకోవడానికి ఆమె హుక్ లేదా క్రూక్ ద్వారా చాలా సమయాన్ని చంపింది. 2 రోజుల తర్వాత, రహస్యమైన "asap" అనేది విస్తృతంగా ఉపయోగించే ఆంగ్లం మాట్లాడే పదం "సాధ్యమైనంత త్వరగా" అనే పదానికి సంక్షిప్తీకరణ అని తెలుసుకున్నప్పుడు, యంత్రం యొక్క చికాకును ఊహించండి. కానీ మాషా ఆమె అభ్యర్థనను స్వీకరించిన క్షణం నుండి అరగంటలో మెటీరియల్‌లను పంపగలదు!
చిట్కా 7. ప్రతి అక్షరాన్ని సంతకం మరియు మీ పరిచయాల బ్లాక్‌తో ముగించండి
గ్రహీత గురించి మీకు ఎంత సన్నిహితంగా తెలుసు మరియు మీ కరస్పాండెన్స్ ఎంతకాలం కొనసాగుతోంది అనే దానితో సంబంధం లేకుండా, మీ ప్రతి అక్షరం సంతకం మరియు సంప్రదింపు సమాచారంతో కూడిన బ్లాక్‌ను కలిగి ఉండాలి. ఇది వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ సంస్కృతి యొక్క అంతర్భాగమైన అంశం.
బ్లాక్ తప్పనిసరిగా కలిగి ఉండాలి:
- మీ మొదటి మరియు చివరి పేరు. సంక్షిప్తాలు ఉపయోగించాల్సిన అవసరం లేదు. బదులుగా “టి.ఎల్. వోరోటింట్సేవ్"నా సంతకంలో నేను సూచిస్తున్నాను "తమరా లియోనిడోవ్నా వోరోటింట్సేవా"లేదా "తమరా వోరోటింట్సేవా"ప్రత్యుత్తర లేఖలో నన్ను ఎలా సంప్రదించాలో చిరునామాదారుడికి అర్థం అయ్యేలా;
- మీ స్థానం. ఇది గ్రహీతకు మీ అధికారం మరియు సమస్యలను పరిష్కరించడంలో వృత్తిపరమైన సామర్థ్యం యొక్క సరిహద్దులను అర్థం చేసుకోవడానికి అవకాశాన్ని ఇస్తుంది;
- సంప్రదింపు సమాచారం (ఫోన్, ఇమెయిల్, కంపెనీ పేరు, వెబ్‌సైట్). ఈ విధంగా మీరు అవసరమైతే అదనపు కార్యాచరణ కమ్యూనికేషన్ కోసం గ్రహీతకు అవకాశాన్ని అందిస్తారు.
చెప్పబడిన అన్నింటికీ, నేను జోడించాలనుకుంటున్నాను: మీ ఇమెయిల్‌లు మీకు స్వాగతం పలికే దుస్తులు. మరో మాటలో చెప్పాలంటే, వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క మర్యాదలను గమనించడం ద్వారా, మీరు మీ గ్రహీతపై అత్యంత ఆహ్లాదకరమైన ముద్ర వేస్తారు.
వ్యాపార కరస్పాండెన్స్‌ను ఎప్పుడూ తక్కువ అంచనా వేయకూడదు. వ్యాపార సంభాషణతో పాటు, ఇది మీ కెరీర్‌లో మంచి సహాయంగా ఉంటుంది. లేదా వైస్ వెర్సా, భాగస్వామ్యాలను నాశనం చేయండి. అంతేకాకుండా, ఒక ఒప్పందం యొక్క విజయం లేదా మిత్రదేశాల సముపార్జన ఒక పదం మీద ఆధారపడి ఉండవచ్చు. వ్యాపార చిత్రం సమర్థవంతంగా కమ్యూనికేట్ చేయగల సామర్థ్యంపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
మంచి వక్త మంచి రచయిత కానవసరం లేదు. ఒక వ్యాపారవేత్త త్వరగా పోటీదారుల నమ్మకాన్ని పొందగలిగినప్పటికీ, అతను తెలివైన వారైతే ఏ భాగస్వామితోనైనా మాట్లాడండి సమావేశాలు మరియు వ్యాపార సంభాషణలను నిర్వహిస్తుంది, అప్పుడు వ్రాసిన పత్రాలు పొడిగా మరియు క్షీణించి ఉండవచ్చు. చాలా మంది ప్రజలు ఎక్కడ ప్రారంభించాలో తెలియక ఖాళీ కాగితంపై గంటల తరబడి కూర్చుంటారు. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ఏదైనా పత్రాలను సమర్ధవంతంగా రూపొందించడానికి మీరు తెలుసుకోవలసిన నియమాలు మరియు సాధనాల సమితి.
వ్రాతపూర్వక ప్రసంగం యొక్క ప్రధాన లక్షణం ఏకరీతి ప్రసంగ మార్గాల ఉపయోగం మరియు స్థిరమైన పునరావృతం. స్టాంపులు తరచుగా అధికారిక కరస్పాండెన్స్లో కనిపిస్తాయి. వారు అనుమతిస్తారు ఆలోచనను మరింత ఖచ్చితంగా వ్యక్తపరచండి, టెక్స్ట్ యొక్క విభిన్న వివరణలను మినహాయించి, దానిని మరింత సంక్షిప్తంగా చేయండి. పత్రం లేదా లేఖ రాయడానికి, మీరు ఈ క్లిచ్‌ల సెట్‌ను మాత్రమే ఉపయోగించగలరు. ప్రామాణిక పదబంధాలు చాలా దశాబ్దాలుగా వ్రాతపూర్వకంగా ఉపయోగించబడుతున్నాయి, కాబట్టి ఎవరైనా సులభంగా వచనాన్ని కంపోజ్ చేయవచ్చు. పదాలను ఎంచుకోవడానికి మీరు ఎక్కువ సమయం వెచ్చించాల్సిన అవసరం లేదు, ఎందుకంటే అవన్నీ చేతిలో ఉంటాయి. స్టాంప్ పదబంధాలను ఉపయోగించే పత్రాలు నిమిషాల వ్యవధిలో వ్రాయబడతాయి మరియు ఎక్కువ శ్రమ అవసరం లేదు.
వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ ప్రదర్శనలో అధిక భావోద్వేగాన్ని అంగీకరించదు. ఇది తటస్థ టోన్ ద్వారా వర్గీకరించబడుతుంది. భావోద్వేగాలను అంచనా వేయడానికి బదులుగా, తార్కికమైనవి ఉపయోగించబడతాయి. డాక్యుమెంట్‌లలో మాండలికాలు లేదా వ్యావహారిక వ్యక్తీకరణలు ఉపయోగించబడవు. అలాగే, ఆత్మాశ్రయ మూల్యాంకనం యొక్క ప్రత్యయాలతో అంతరాయాలు లేదా పదాలపై నిషేధం విధించబడుతుంది (ఉదాహరణకు, చిన్నవి). అధికారిక ప్రసంగంలో మోడల్ పదాలను ఉపయోగించడం కూడా అవాంఛనీయమైనది. వచనాన్ని వ్రాసేటప్పుడు, మీరు వాస్తవాలపై దృష్టి పెట్టాలి మరియు భావోద్వేగ భాగాలపై కాదు. పత్రం తప్పనిసరిగా ప్రదర్శన యొక్క స్పష్టమైన తర్కాన్ని అనుసరించాలి.
సెమాంటిక్ ఖచ్చితత్వం అనేది సాధారణ నియమం కాదు, ఇది పత్రం యొక్క ఆచరణాత్మక విలువను నిర్ధారించే ముఖ్యమైన పరిస్థితి. ప్రెజెంటేషన్ యొక్క తర్కం కూడా చట్టపరమైన అంశంగా పనిచేస్తుంది. మీరు కంటెంట్‌ను రెండు విధాలుగా వివరించే పదాన్ని ఎంచుకుంటే, అర్థం బాగా మారవచ్చు. మొత్తం వచనం అవాంఛనీయ స్వరాన్ని పొందుతుంది.
వ్యాపార కరస్పాండెన్స్లో, పదబంధాల నిర్మాణం మాత్రమే కాకుండా, వాస్తవిక భాగం కూడా ముఖ్యమైన పాత్ర పోషిస్తుంది. ప్రతి తీర్పు, డాక్యుమెంట్‌లో వ్యక్తీకరించబడిన ప్రతి ఆలోచనకు తగిన సంఖ్యలో వాస్తవాల మద్దతు ఉండాలి. వాస్తవాలు ఒకే రకంగా లేదా చిన్నవిగా ఉండకూడదు. పత్రాలను గీసేటప్పుడు, సమాచారాన్ని జాగ్రత్తగా ఎంచుకోవడం, మొత్తం డేటాను తనిఖీ చేయడం మరియు వాటి విశ్వసనీయతకు శ్రద్ధ వహించడం అవసరం. అన్ని వాస్తవాలు ఈ పారామితులకు అనుగుణంగా ఉంటే, అప్పుడు పాఠకుడు వ్రాసిన దాని అర్ధాన్ని సులభంగా అర్థం చేసుకుంటాడు; అర్థం చేసుకోవడానికి అతనికి అదనపు ప్రయత్నం లేదా సమాచారం అవసరం లేదు.
అంతేకాకుండా, చాలా వ్యాపార పత్రాల పాయింట్ పాఠకులను ఒప్పించడం, మీ అభిప్రాయాన్ని తెలియజేయడం. ఈ లక్ష్యాన్ని సాధించడానికి సమర్థమైన మరియు ఒప్పించే వాదన ప్రధాన సాధనం. ధృవీకరించబడిన డేటా, తగిన సంఖ్యలో వాస్తవాలు మరియు సాక్ష్యం ఏదైనా పత్రం యొక్క ప్రధాన భాగాలు: ఒక లేఖ, మెమో లేదా వాణిజ్య ఆఫర్.
వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ కోసం ప్రసంగ మర్యాద
సామాజిక మర్యాద వంటి, వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ మర్యాద- ఇది సమాజంలో పాతుకుపోయిన నియమాల సమితి. పత్రాలను రూపొందించేటప్పుడు మరియు సహోద్యోగులతో మరియు భాగస్వాములతో వ్రాతపూర్వకంగా కమ్యూనికేట్ చేసేటప్పుడు ఈ నియమాలకు అనుగుణంగా కట్టుబాటు అవసరం.
చాలా సంవత్సరాలుగా, వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ వ్యక్తిగత కరస్పాండెన్స్‌తో ముడిపడి ఉంది, కాబట్టి పత్రాలలో మొదటి వ్యక్తి క్రియలు ఉపయోగించబడ్డాయి. అప్పుడు అక్షరాలు పబ్లిక్ క్యారెక్టర్‌ను పొందడం ప్రారంభించాయి మరియు వ్యక్తిగత కరస్పాండెన్స్ రూపాలు ఈ పాత్రకు అనుగుణంగా మారాయి. అందువల్ల, కాలక్రమేణా, వ్యాపార కరస్పాండెన్స్లో ఉపయోగించే శబ్ద సూత్రాలు రూపాంతరం చెందడం ప్రారంభించాయి.
పరివర్తన యొక్క వస్తువులు మౌఖిక మర్యాద యొక్క వ్యక్తీకరణలు. వారు వ్యాపార ప్రసంగాన్ని విడిచిపెట్టడం ప్రారంభించారు, స్థిరమైన వ్యక్తీకరణలకు మార్గం ఇచ్చారు. నేడు, అభ్యర్థన లేదా తిరస్కరణ, రిమైండర్ లేదా నోటిఫికేషన్‌ను వ్యక్తీకరించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించే ప్రత్యేక స్థిరమైన ఫారమ్‌లు ఉన్నాయి. మేము వివరించడం ప్రారంభిస్తాము వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క లక్షణాలుసర్వనామాల ఉపయోగం నుండి.
పత్రాలను వ్రాసేటప్పుడు, వ్యక్తిగత అవగాహన ఉపయోగించబడదు, ఎందుకంటే అందించిన సమాచారం ప్రామాణికమైనది. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్లో వ్యక్తీకరించబడిన ఆసక్తులు నిర్దిష్ట వ్యక్తి ద్వారా కాదు, మొత్తం సంస్థ లేదా సంస్థ ద్వారా వ్యక్తీకరించబడతాయి. పత్రాలలో వివరించిన అన్ని అభ్యర్థనలు లేదా పిటిషన్లు మొదటి వ్యక్తి బహువచనంలో వ్యక్తీకరించబడతాయి మరియు ఏకవచనంలో కాదు. అంటే, "మేము" అనే సర్వనామం ఊహించబడింది, "నేను" కాదు. అయినప్పటికీ, "మేము" అనే సర్వనామం వ్రాయబడలేదు. చిరునామా యొక్క సామాజిక స్వభావం క్రియ రూపాన్ని ఉపయోగించడం ద్వారా వ్యక్తీకరించబడుతుంది. క్రియ యొక్క ముగింపు మొదటి వ్యక్తి బహువచనంలో ప్రదర్శన యొక్క రకాన్ని ఖచ్చితంగా నిర్ణయిస్తుంది.
ప్రత్యేక శ్రద్ధ అనుషంగిక రూపాలకు చెల్లించబడుతుంది. నిష్క్రియ స్వరాన్ని ఉపయోగించడం ఉత్తమం. ఉదాహరణకు, “మీరు మీ బాధ్యతలను నెరవేర్చలేదు, తాపన బ్యాటరీలను భర్తీ చేయడంఉత్పత్తి చేయబడలేదు” చాలా కఠినంగా కనిపిస్తుంది, రచయిత దీని కోసం ఒక నిర్దిష్ట వ్యక్తిని నిందిస్తున్నట్లు. నిష్క్రియ స్వరాన్ని ఉపయోగించడం - "తాపన బ్యాటరీలను భర్తీ చేసే బాధ్యతలు నెరవేర్చబడలేదు" - బాధ్యతలను నెరవేర్చడంలో వైఫల్యం యొక్క వాస్తవాన్ని సూచించడానికి మాకు అనుమతిస్తుంది మరియు ఆరోపణ చేయదు. నేరస్థులు సూచించబడ్డారు, కానీ ప్రత్యేకంగా గుర్తించబడలేదు.
వివరించిన చర్యలకు మూలం అయిన అధికారిని హైలైట్ చేసేటప్పుడు యాక్టివ్ వాయిస్‌ని ఉపయోగించడం మంచిది. ఉదాహరణకు, “న్యాయ సేవ వివరిస్తుంది...” ఈ సందర్భంలో, ప్రత్యక్ష పద క్రమాన్ని ఉపయోగించడం మరియు ప్రస్తుత కాలాన్ని క్రియ రూపంగా ఎంచుకోవడం ఉత్తమం.
నిష్క్రియ వాయిస్ యొక్క ఉపయోగం అందించిన సమాచారం యొక్క స్వభావానికి సంబంధించినది. ప్రదర్శకుడిపై కాకుండా చర్యపై దృష్టి పెట్టడం అవసరమైతే, నిష్క్రియ వాయిస్ ఫారమ్‌లను ఉపయోగించవచ్చు: ఒక లేఖ పంపబడింది, దరఖాస్తు స్వీకరించబడింది, మొదలైనవి. వస్తువు స్పష్టంగా కనిపించే వాక్యాలలో కూడా నిష్క్రియ స్వరం సముచితంగా ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, "పని కోసం గడువులు ఇప్పటికే నిర్ణయించబడ్డాయి."
అంతేకాకుండా, వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క నియమాలుక్రియ రూపం ఎంపికను నియంత్రించండి. అసంపూర్ణ రూపం నిరంతరం పునరావృతమయ్యే అవాంఛనీయ చర్యపై దృష్టి పెట్టడానికి ఉపయోగించబడుతుంది. ఉదాహరణకు, "కార్మికులు నిరంతరం భద్రతా నియమాలను ఉల్లంఘిస్తారు." ఖచ్చితమైన రూపం చర్య యొక్క సంపూర్ణతను నొక్కి చెప్పగలదు, ఉదాహరణకు, "ఉద్యోగులు తమ విధులను ప్రారంభించారు."
పత్రాలు తటస్థ స్వరాన్ని కలిగి ఉన్నప్పటికీ, కొన్నిసార్లు అదనపు స్వరాలు జోడించడం అవసరం. ఈ ప్రయోజనం కోసం, పరిచయ పదాలు మరియు వ్యక్తీకరణలు ఉపయోగించబడతాయి. తరచుగా, పరిచయ నిర్మాణాలు కథ యొక్క స్వరంలో ఉద్రిక్తతను తగ్గించడంలో సహాయపడతాయి. ఉదాహరణకు, "దయచేసి మీ కార్యాలయంలో ఉన్న పత్రాలను పంపండి" అనే పదబంధం చాలా వర్గీకరిస్తుంది. మీరు వాక్యాన్ని మార్చినట్లయితే, పరిచయ పదాన్ని జోడించండి: "మీ కార్యాలయంలో ఉన్న పత్రాలను పంపమని మేము మిమ్మల్ని అడుగుతున్నాము," అప్పుడు టోన్ తటస్థంగా మారుతుంది, వర్గీకరణ మరియు ఉద్రిక్తత అదృశ్యమవుతుంది. పర్యవసానంగా, మొత్తం ప్రతిపాదన వ్యూహం మరియు మర్యాద యొక్క నిబంధనలకు అనుగుణంగా ఉంటుంది.
మరొక ఉదాహరణ డాక్యుమెంట్‌కు గౌరవప్రదమైన టోన్ ఇవ్వడాన్ని ప్రదర్శిస్తుంది. "మీ అభ్యర్థన మంజూరు చేయబడదు" అనే పదబంధం "క్షమించండి, మీ అభ్యర్థనను సంతృప్తిపరచడం సాధ్యం కాదు" అనే పదబంధానికి భిన్నంగా ఉంది. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ మర్యాద కోసం రెండవ ఎంపిక మరింత ఆమోదయోగ్యమైనది. ఈ విధంగా మీరు మీ గౌరవాన్ని చూపించవచ్చు మరియు అనవసరమైన మొరటుతనాన్ని నివారించవచ్చు.
అలాగే, పరిచయ నిర్మాణాలు వచనాన్ని తక్కువ పొడిగా చేస్తాయి. "దయచేసి, వీలైతే, మా ఉత్పత్తుల నాణ్యతను గుర్తించడానికి నిపుణుడిగా మీ ప్రతినిధిని పంపండి" అనే వాక్యం వ్యాపార మర్యాద నియమాలకు అనుగుణంగా ఉంటుంది.
పరిచయ పదాలు మరియు నిర్మాణాల ఉపయోగం వ్యాపార వచనాన్ని తక్కువ పొడిగా మరియు వర్గీకరిస్తుంది. వారి సహాయంతో, మీరు గ్రహీత పట్ల గౌరవాన్ని ప్రదర్శించవచ్చు, మీ స్నేహపూర్వకత మరియు సున్నితత్వాన్ని చూపించవచ్చు. ఇది గ్రహీత యొక్క వృత్తిపరమైన అహంకారాన్ని కాపాడటానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.
"గౌరవనీయ" అనే పదం యొక్క అత్యంత సాధారణ రూపాలు పత్రాలు మరియు ఇతర అధికారిక గ్రంథాలలో ఉపయోగించబడతాయి. మీరు చిరునామా తర్వాత కామాను ఉంచినట్లయితే, వాక్యం తటస్థంగా, రోజువారీగా అన్వయించబడుతుంది. మీరు ఆశ్చర్యార్థక గుర్తును ఉంచినట్లయితే, అది పత్రం యొక్క ప్రాముఖ్యతను, దాని ప్రాముఖ్యతను సూచిస్తుంది.
అదే వృత్తిలోని వ్యక్తులను సంబోధించేటప్పుడు, "ప్రియమైన సహోద్యోగి" (లేదా మనం వ్యక్తుల సమూహం గురించి మాట్లాడుతున్నట్లయితే "ప్రియమైన సహోద్యోగులు") అనే వ్యక్తీకరణ ఉపయోగించబడుతుంది. అధికారిక అభినందనలు వ్రాసేటప్పుడు "ప్రియమైన సహోద్యోగులు" అనే పదం తరచుగా ఉపయోగించబడుతుంది, ఎందుకంటే ఇది భావోద్వేగ అర్థాన్ని కలిగి ఉంటుంది. తటస్థ చిరునామాలు కేవలం "సహోద్యోగులు" అనే పదాన్ని ఉపయోగిస్తాయి.
అన్ని వ్యాపార లేఖలు అధికారిక పత్రాలు కావు. వ్యక్తిగత స్వభావం గల వచనాన్ని వ్రాసేటప్పుడు, ఒక వ్యక్తిని అతని మొదటి పేరు మరియు పోషకుడితో సంబోధించడం ఉత్తమం. ఇంటిపేరు ఫార్మాలిటీని జోడిస్తుంది మరియు చిరునామాను మరింత మర్యాదగా మరియు అధికారికంగా చేస్తుంది.
భాగస్వాములు లేదా సంస్థల మధ్య సంబంధాన్ని స్పష్టం చేయడానికి, రెండు భాగాలతో కూడిన పాఠాలు సంకలనం చేయబడతాయి. మొదటి భాగం నిర్ణయాన్ని సమర్థిస్తుంది, రెండవది ఈ నిర్ణయంపై ముగింపు. టెక్స్ట్ యొక్క స్వభావాన్ని బట్టి, ఈ భాగాలను వేర్వేరు క్రమంలో అమర్చవచ్చు. మానసికంగా, ప్రతికూల నిర్ణయాన్ని సమర్థనతో ప్రారంభించి లేఖ చివరి వరకు తరలించడం మంచిది. నిర్ణయం సానుకూలంగా ఉంటే, మీరు దానితో వచనాన్ని ప్రారంభించవచ్చు, ఆపై సమర్థనను వ్రాయవచ్చు.
ప్రతికూల నిర్ణయంతో పత్రాన్ని గీసేటప్పుడు, మీరు సమర్థనకు ప్రత్యేక శ్రద్ధ వహించాలి. అత్యంత ఖచ్చితమైన మరియు వివరణాత్మక సమర్థన పత్రాన్ని మరింత సరైనదిగా చేయడానికి మరియు గౌరవప్రదమైన స్వరాన్ని సృష్టించడానికి సహాయపడుతుంది. పదునైన తిరస్కరణ గ్రహీత యొక్క ఆత్మగౌరవాన్ని ప్రభావితం చేస్తుంది, ఇది తరచుగా భవిష్యత్ సంబంధాలపై చెడు ప్రభావాన్ని చూపుతుంది. మీరు పత్రం ప్రారంభంలో వివరణాత్మక మరియు వివరణాత్మక సమర్థనను ఉంచినట్లయితే, తిరస్కరణ కూడా తీవ్రంగా ప్రతికూలంగా గ్రహించబడదు.
వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నియమాలు ప్రదర్శనలో అధిక భావోద్వేగాన్ని అనుమతించవు. పత్రాలు మరియు లేఖలు కథన తటస్థతను కొనసాగించాలి. ఇది వాటిని మరింత లక్ష్యం చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. మీరు గ్రహీత పట్ల అసభ్యకరమైన వ్యక్తీకరణలను ఉపయోగించలేరు లేదా అగౌరవం లేదా వ్యూహాత్మకతను ప్రదర్శించలేరు. మీరు అతిగా మర్యాదగా ఉండటాన్ని కూడా నివారించాలి. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్లో "దయచేసి దయతో ఉండండి" వంటి పదబంధాలు ఉండకూడదు. మర్యాదపూర్వక రూపాలను ఎక్కువగా ఉపయోగించడం కంటే పొడి మరియు కఠినమైన ప్రదర్శనకు కట్టుబడి ఉండటం మంచిది.
వ్యాపార ప్రసంగం యొక్క తటస్థత మరియు బహిరంగ స్వభావం, సంభాషణకర్త తనకు వ్యాపార కరస్పాండెన్స్‌ను ఎవరు పంపారనే దానిపై ఆసక్తి లేదని అర్థం కాదు. పత్రాలపై సంతకం చేయడానికి నియమాలను కూడా నియంత్రిస్తుంది. గమనించవలసిన అధికారిక ప్రక్రియ ఉంది. లేఖపై కంపెనీ డైరెక్టర్ సంతకం చేసినట్లయితే, దానికి ప్రతిస్పందనలో డైరెక్టర్ లేదా అతని డిప్యూటీ సంతకం కూడా ఉండాలి. లేఖలో డిప్యూటీ సంతకం చేసినట్లయితే, మర్యాద ప్రకారం దర్శకుడు దానికి ప్రతిస్పందించవచ్చు.
వ్యాపార లేఖలు వ్రాసేటప్పుడు కవర్ చేయబడిన ప్రధాన అంశాలలో ఒకటి అభ్యర్థనలు. అభ్యర్థనతో పాటు, దాని సమర్థనను అందించడం అవసరం. అభ్యర్థన లేఖలు వ్యక్తిగత లేదా సామూహిక దరఖాస్తు ఫారమ్‌ల మాదిరిగానే వ్రాయబడతాయి. వ్యాపార లేఖలో అభ్యర్థనను ప్రదర్శించడానికి అనేక ఎంపికలు ఉన్నాయి:
- మొదటి వ్యక్తి ఏకవచన రూపాన్ని ఉపయోగించడం (దయచేసి...);
- మొదటి వ్యక్తి బహువచన రూపాన్ని ఉపయోగించడం (మేము అడుగుతాము...);
- మూడవ వ్యక్తి ఏకవచన రూపాన్ని ఉపయోగించడం (సంస్థ అభ్యర్థనలు...);
- మూడవ వ్యక్తి బహువచన రూపాన్ని ఉపయోగించడం (ప్రెసిడెంట్ మరియు బోర్డ్ ఆఫ్ డైరెక్టర్స్ అభ్యర్థన).
వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ మర్యాదలు తప్పనిసరిగా లేఖలకు సమాధానమివ్వాలని సూచిస్తున్నాయి. ప్రతిస్పందన యొక్క స్వభావం అభ్యర్థన లేఖ యొక్క స్వభావంపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
అభ్యర్థన లేఖ స్వీకరించబడితే, ప్రతిస్పందన తప్పనిసరిగా హేతుబద్ధతను మరియు అభ్యర్థన మంజూరు చేయబడుతుందా లేదా అనే నిర్ణయాన్ని కలిగి ఉండాలి. ఆఫర్ లెటర్‌ని స్వీకరించినట్లయితే, ప్రతిస్పందనలో తప్పనిసరిగా ఆఫర్ అంగీకరించబడుతుందా లేదా అనే నిర్ణయాన్ని కలిగి ఉండాలి. ఏదైనా ప్రతిస్పందన లేఖ అభ్యర్థన లేఖకు లింక్‌ను కలిగి ఉంటుంది. పత్రాన్ని రూపొందించేటప్పుడు, సారాంశాన్ని ఖచ్చితంగా మరియు స్థిరంగా పేర్కొనడం మరియు కంటెంట్ యొక్క గుర్తింపును నిర్వహించడం అవసరం.
