Ne tür yazışmalar oluyor? Ticari yazışmaların yürütülmesine ilişkin kurallar. Konuşma formülleri veya klişeler

Ticari yazışma yazma kuralları

İlk kez bir iş mektubu yazmaya başladığınızda muhtemelen kafanız karışacaktır. Sonuçta bu hiç de bir arkadaşınıza veya akrabanıza mesaj bırakmakla aynı şey değil. Muhatabınızla nasıl iletişime geçilir? İfadeleri kullanmalı mıyım, kullanmamalı mıyım? Tüm bu sayısız alan nasıl doldurulur?

Sırayla başlamalı ve önce e-posta iş mektuplarını işlemeye ilişkin genel kuralları hatırlamalısınız.

• Sınav. Ticari yazışmalar ana faaliyet alanınız değilse, postalarınızı sabah, işe geldiğinizde ve öğle yemeğinden sonra iki kez kontrol edebilirsiniz. Müşteriler ve iş ortaklarıyla iletişim günlük faaliyetlerinizin bir parçasıysa, masaüstünüzde mektuplarla ilgili bildirimleri görüntüleyecek bir e-posta istemcisi kurmak daha kolay olacaktır.
• Cevap. Söylenmemiş görgü kuralları, bir mektuba cevabın mümkün olduğu kadar çabuk yazılmasını gerektirir, bu nedenle, yalnızca dikkatin dağılmasına tahammül edemeyen bir şey varsa, mektupları görmezden gelebilirsiniz. Resmi kurallar, bir mektubun postayla alınması durumunda on gün, faksla alınması durumunda iki gün önceden yanıtlanması gerektiğini belirtir.
• Depolamak. E-postaların spam klasörüne düşmediğinden emin olmalısınız. Ayrıca silinemezler: Aksi takdirde, bir çatışma durumu ortaya çıkarsa, sadece yazışmalara bakıp kimin haklı olduğunu görmek mümkün olmayacaktır.
• Kullanım. Bir şirketin e-posta adresini yalnızca şirket adına yazışmalarda kullanabilirsiniz. Herhangi bir nedenle yazışmalar için kişisel bir E-posta kullanmanız gerekiyorsa, bunun resmi göründüğünden ve müstehcen veya kaba kelimeler içermediğinden emin olmalısınız.
  Depolamayı hallettik, yanıt sürelerini ve hangi E-postanın kullanılacağını belirledik. Bütün bunları hatırlamak kolaydır ve bir sonraki adıma geçebilirsiniz: bir iş mektubu geldi. Muhatabınızı rahatsız etmeden buna nasıl cevap verilir?
• Doğru şekilde. “Merhaba Vasya, mektubunu aldım ve düşündüm ki…” gibi mektuplar kişisel yazışmalara ayrılmalıdır. Ticari yazışmaların yürütülmesi doğruluk ve nezaket gerektirir. Argo, anlamlı veya kaba ifadeler kullanamazsınız. Muhatabınızla birkaç yıldır çalışıyor olsanız bile ifadeleri kullanamazsınız. Kendinize "siz" diye hitap edemezsiniz ve tanıdık olamazsınız; mektup kibar ve kuru olmalıdır.
• Yetkin bir şekilde. Okuryazarlık kültürel gelişimin, entelektüel seviyenin bir göstergesidir, şirketin itibarını korumanın ve şık bir mektup yazmanın bir yoludur. Rusça yazı dili konusunda iyi değilseniz - ki bu çoğu zaman böyledir ve hiç de utanılacak bir durum değildir - dilbilgisi, yazım ve noktalama işaretlerini kontrol etmek için özel hizmetleri kullanın.
• Yeterli derecede. Muhatap neden bahsettiğinizi anlamıyorsa, en yetkin ve doğru cevap bile boşa gidebilir. Bu nedenle ya mesleki terimler kullanmaktan kaçınmalı ya da açıklama yapmalısınız. Ayrıca muhatabın kafasını karıştırabilecek çok karmaşık veya çok yaygın olmayan kelimeler kullanmamalısınız. Ve elbette anlamından şüphe ettiğiniz kelimeleri eklememelisiniz.
• Mantıklı. Cevabı bilmiyorsanız muhatabınızdan beklemesini, öğrenmesini ve başka bir mektup yazmasını isteyin. Biliniyorsa, mektupta tutarlı, mantıklı ve açık bir şekilde sunulduğunu kontrol edin ve ancak o zaman gönderin.
• Güzel. Tasarım içerikten daha az önemli değildir. Paragraflar kullanmalı, soruyu alıntılamalı ve ancak o zaman cevap vermelisiniz, numaralı ve madde işaretli listeler kullanmalısınız.

Gelen bir mektuba cevap verebilmek için bunu yetkin, doğru, yeterli ve mantıklı bir şekilde yapmak yeterlidir. Ama önce bir mektup nasıl yazılır?

Öncelikle doğru şekilde biçimlendirmeniz gerekir:

• Ders . E-postanın gövdesindeki "Konu" alanı göz ardı edilmemelidir, çünkü muhatap, kendisinden ne istendiğine dair ilk izlenimi onu okuyarak oluşturacaktır. İdeal olarak şu şekilde görünmelidir: “İşletmenin adı, Sorunun Özü” - “JSC Romashka”. Cam malzemeleri."
• İmza . Çoğu e-posta hizmeti, aşağıdakileri içermesi gereken otomatik bir imza oluşturmanıza olanak tanır: “Ad, pozisyon, şirket” - “Romashka OJSC'nin baş muhasebecisi I.V. Makarova.” Bu form, alıcının kime hitap ettiğini ve yanıta nasıl başlayacağını kolayca anlamasına olanak tanıyacaktır.
• Selamlar . Selamlama tanıdık gelmemelidir; “Merhaba”, “iyi günler”, “aloha” veya benzeri seçenekler olmamalıdır. Tarafsız bir "Merhaba" veya "İyi günler" en iyisi olacaktır.
• Çekici . Tam ad yerine - "Anna" - isme göre adresler - "Anna Dmitrievna" tanıdık geliyor ve mektubun tüm izlenimini bozabilir. Bu nedenle, adı ve soyadına göre bir adres seçmek daha iyidir.
• Uzunluk . Çok uzun mektuplar zaman alıcıdır ve okunması zordur. Bu nedenle, optimum hacmin bir metin düzenleyicinin standart sayfasına sığan hacim olduğu kabul edilir.

Mektuplarla, yanıtlarla ve yeni harflerle çalışmanın genel kuralları - tüm bunları yazmayı öğrenmek zor değil. Ancak hatırlanması gereken birkaç nüans daha var:

• İçerik . Mektup, yazılma nedenini, tutarlı bir açıklamasını ve ardından soru ve önerileri içermelidir.
• Önem . Çoğu e-posta hizmetinde yazarken işaretleyebileceğiniz bir “Önemli!” onay kutusu bulunur. Daha sonra böyle bir mektup alıcının klasöründe vurgulanacaktır.

ÖNEMLİ! Sadece bir onay kutusu kullanamazsınız - aksi takdirde gerçekten acil bir mektup, düşüncesizce vurgulananların bolluğu arasında boğulacaktır.

• Diyalogun sonu . Söylenmeyen görgü kurallarına göre yazışmayı başlatan kişi yazışmayı bitirir.
• Zaman. Mesai gününün sonunda ve Cuma öğleden sonra mektup göndermek sadece kötü bir biçim değil, aynı zamanda nafile bir fikirdir - zaten cevap ancak ertesi sabah, hatta Pazartesi günü gelecektir.
• İncelik . Yaklaşan tatil için sizi tebrik etmeliyiz. Cevabın için teşekkürler. Acil bir mektuba derhal cevap verilmesi mümkün değilse, muhatap bu konuda bilgilendirilmelidir.
• Ekler . Ekler arşivlenmeli ve alıcıya bu konuda ayrıca mektubun gövdesinde bilgi verilmelidir.

ÖNEMLİ! Elektronik iş yazışmalarının kuralları muhatap için dikkatli olmayı gerektirir - onun konuşmasına, soru sormasına izin vermeniz ve ültimatom şeklinde hiçbir şey talep etmemeniz gerekir.

E-posta yazışma türleri

Yazışmalara ilişkin kurallar, mektubun nereye gönderildiğine bağlı olarak biraz değişebilir.

• Dahili yazışma kendi girişiminizin çalışmasını engellememek için mektuplara aynı gün yanıt vermenizin tavsiye edildiğini ve ayrıca mektubun tonunun diğer durumlara göre biraz daha tanıdık olabileceğini ima eder.

ÖNEMLİ!Çalışanların kafalarını yapıya yormadan hızlı bir şekilde mektup yazabilecekleri tek bir iç yazışma şablonu geliştirmek iyi bir fikir olacaktır.

• Dış yazışma daha yüksek derecede formalitenin yanı sıra profesyonel argoyu filtreleme ihtiyacını da ima eder - çoğu zaman başka bir şirketten muhatap belirli kelimeleri anlamayacaktır.
• Uluslararası yazışmalar daha fazla formalitenin yanı sıra zaman dilimlerinin dikkate alınması ihtiyacını da beraberinde getirir. Bu nedenle, sabah New York'a bir mektup gönderip, endişelenerek ve aceleyle cevabın yakın gelecekte gelmesini beklememelisiniz, çünkü mektuba cevap vermesi gereken çalışan büyük olasılıkla hâlâ yatakta keyif yapıyordur.

Ancak büyük farklar yok. Nezaket, okuryazarlık ve bir talebi açıkça formüle etme yeteneği her yerde değerlidir.

Bir iş mektubu nasıl yazılır

Belgeyi hazırlamak için şunu kullanın: Microsoft Word ve aşağıdaki kurallar:

• organizasyon antetli kağıdı;
• Times New Roman yazı tipi;
• geniş alanlar;
• boyut 12-14 s.;
• satır aralığı – 1-2 s.;
• Mektubun sayfa numaralarını sağ alt tarafa yerleştirin.

Bu uluslararası yazışma ise, mektup muhatabın dilinde yazılır.

Bir iş mektubunun yapısı:

1. Çekici;
2. Önsöz;
3. Ana yazı;
4. Çözüm;
5. İmza;
6. Başvuru.

Hatırlanması gereken başka ne önemlidir:

• Muhatabınıza “siz” diyerek hitap edin.
• Alınan bir mektuba cevap yazıyorsanız, bunu en başta not edin, örneğin: “01/01/2020 tarihli talebinize…”
• Mektup saldırganlıkla alınmışsa, rakibiniz gibi olmayın ve yazışmalarınızda saldırgan, yalvaran ifadeler veya emredici bir ton kullanmayın.
• Her yeni düşünceyi yeni bir satıra yazın, böylece bilgi daha iyi algılanacaktır. Uzun paragraflar yapmayın. Maksimum 5-7 cümle.
• Büyük harfle (büyük harflerle) yazılan sözcüklerden kaçının; bu tür metinler bir tehdit olarak algılanır.
• Gönderenin iletişim bilgilerini ve mektubun gönderildiği tarihi eklemeyi unutmayın.
• İş yazışmalarında ifade veya tırnak işareti kullanmayın.
• Yabancı kelimeler kullanmayın, Rusça eşanlamlıları seçin.
• Tek yazı tipiyle yazın. Renkli metin veya aşırı altı çizili, kalın, vb. kullanmayın.
• Muhatabınıza karşı kibar olun ve iletişime açık olun. Fikrini açıklığa kavuşturun ve bu konuda ne düşündüğünü sorun. Empati ve saygı gösterin.
• Rakibinizin size nasıl tepki verdiğini izleyin.

Kullanım için kabul edilebilir standart ifadeler

Düşüncelerinizi her zaman hangi biçimde sunacağınızı düşünmemek için, iş yazışmaları için kabul edilen standart ifadeleri kullanabilirsiniz:

• Çekici. “Merhaba sevgili Igor Petrovich”- eğer alıcıyı şahsen tanıyorsanız. "Merhaba Bay Smirnov"- eğer ona hayatında ilk kez yazarsan. Ordu genellikle ele alınır "Merhaba Yoldaş Albay Smirnov".
• Fark etme. Standart örnek ifade: "Size şunu bildiririz...". Şu şekilde değiştirilebilir: "Lütfen bilgilenmiş ol", “bilgilendiriyoruz”, “bilgilendiriyoruz”.
• Açıklama. Muhatabı mektubun amacı hakkında en başında bilgilendirmek için aşağıdaki yapıları kullanabilirsiniz: “Talebinize cevaben…”, “İşin yürütülmesi amacıyla…”, “Yardım sağlamak amacıyla…”, “İstekleriniz doğrultusunda...”.
• Rica etmek. Mektuptaki talep formüle göre olmalıdır "Size soruyoruz...".
• Teklif. “Size sunabiliriz...”, “Size önerebiliriz...”.
• Onayla. “Onaylıyoruz...”, “Aldık...”.
• Reddetme. “Teklifiniz reddedildi…”, “Aşağıda açıklanan nedenlerden dolayı anlaşamıyoruz…”, “Teklifiniz incelendi ve yapıcı olmadığı görüldü.”.

Formalite, iş yazışmalarında en iyi yol arkadaşıdır ancak resmi ifadelerin arkasında anlamın kaybolmaması önemlidir. İyi bir iş mektubu örneği şöyle görünecektir:

Merhaba Igor Petrovich!

Genişlemeyle bağlantılı olarak OJSC Romashka'nın ekipman üretimi için hammadde partilerini %25 artırması gerekiyor. Margaritka firmasıyla işbirliğimiz 5 yıldır sürüyor ve şu ana kadar herhangi bir şikayetimiz olmadı. Bu nedenle arzı artırma olasılıklarını ve ortaya çıkabilecek zorlukları tartışmayı öneriyoruz.

Verimli işbirliği umuduyla OJSC Romashka Genel Müdürü G.V. Smirnov.

******************************************************************************

Ticari yazışma etiği

Snezhana Ivanova

Bir kişi ticari yazışmalar yapacaksa, birkaç bileşeni bilmesi gerekir. Peki nelere dikkat etmelisiniz?

Modern bir insanın hayatı, diğer insanlarla sürekli etkileşim olmadan yapamaz. Hızla gelişen bilgi teknolojileri çağımızda, insanlar giderek daha fazla e-postaya yöneliyor, bazen de kişisel toplantı ihtiyacının yerini alıyor. İş yazışmalarında etik, yazışma görüşmelerinin sonucunu etkileyen bazı önemli kurallara bağlı kalmayı içerir.

Aslında iş yazışmaları iş iletişiminin önemli bir unsurudur. Bazı durumlarda onsuz yapamazsınız. Bir kişi ticari yazışmalar yapacaksa, birkaç bileşeni bilmesi gerekir. Peki nelere dikkat etmelisiniz?

Konuşma okuryazarlığı

Sözlü bir konuşma sırasında bir konuşma hatası yapmak hala mümkünse ve muhatap bunu küçümseyerek ele alacaksa, o zaman bir iş mektubunda bu tür kusurların varlığı tamamen kabul edilemez. Bu durumda, alıcınız büyük ihtimalle mektubu bir kenara koyacak ve okumaya devam etmeyecektir. Kime yazarsanız yazın, yazım ve noktalama hatası yapmadan, doğru yazmaya çalışın.

Konuşma okuryazarlığına her yerde değer verilir. Böyle bir çalışanın bilgisi her yerde memnuniyetle karşılanacaktır. Bazen çalışkanlık, bilgi eksikliğinin yerini alabilir ve istenirse çeşitli şekillerde telafi edilebilir ve elde edilebilir.

Sunumun kısalığı ve netliği

Bir iş mektubu yalnızca pratik değeri olan bilgilerin özünü içermelidir. Uzun, uzun tartışmalara dalmak veya muhatabınızı gereksiz ayrıntılarla sıkmak kesinlikle kabul edilemez. Tüm bu detaylar hiçbir fayda sağlamayacak, sadece onu hayal kırıklığına uğratacak ve sunulan bilgilerin gereksiz ve faydasız olduğunu düşünmesine yol açacaktır.

Bir iş mektubunda bilgiler çok yapılandırılmış ve özlü bir şekilde sunulmalıdır. Göreviniz muhatabınıza belirli bir düşünceyi veya haberi iletmek ve onu hayata dair derin düşüncelere yönlendirmek değil.

Son teslim tarihleri

İş yazışmaları yazarken mektup gönderme son tarihlerine uymak ve mümkün olduğunca çabuk yanıt vermeye çalışmak son derece önemlidir. Örneğin, yerleşik bir müşteri sizden önemli bir konuda anında yanıt bekliyorsa, erteleme veya herhangi bir gecikme, sözleşmenin iptali, önemli bir anlaşmanın başarısız olması vb. gibi istenmeyen sonuçlara yol açabilir. E-postaları zamanında göndermek de önemlidir çünkü bunu yaparak rakibinize onun sizin için ne kadar önemli olduğunu göstermiş olursunuz.

Bir e-postayı biçimlendirme

Bir e-posta oluştururken birkaç önemli noktayı dikkate almak son derece önemlidir. Tasarlanma şekli, alıcının sizin hakkınızda nasıl bir izlenim bırakacağını belirleyecektir.

“Konu” alanını doldurun

Şaşırtıcı bir şekilde, pratikte genellikle gerekli ve gerekli bilgileri içeren önemli mektupların uygun konuyu belirtmeden bırakıldığı bir durum vardır! Bu tür bir dikkatsizlik veya kasıtlı olarak gereksiz eylemlerle yükümlü olunması konusundaki isteksizlik, aslında son teslim tarihlerinin kaçırılmasına ve mektubun muhatap tarafından hiç açılmama ihtimalinin artmasına neden olur.

Bu nedenle “Konu” alanının doldurulması gerekmektedir. Muhatabınıza önemli bir şey söylemeyecek olsanız bile bu yapılmalıdır. İnternette e-postaları kasıtlı olarak tıkayan ve kötü amaçlı yazılım dağıtan spam gönderenlerin oldukça yüksek bir yüzdesi vardır.

Kişisel itirazın mevcudiyeti

Katılıyorum, muhatabına hitap eden mektupları okumak, bilinmeyen birine gönderilen meçhul mektuplardan çok daha keyifli. Bir mektupta bireysel bir itirazın bulunması onun önemini vurgulamaktadır. Ayrıca bunu yaparak, orada olmayan muhatabınıza saygıdan gizlice bahsediyorsunuz. Tanıdık olmanıza gerek yok; alıcıya her zaman adıyla ve soyadıyla hitap edin.

Doğru adres

Tüm İnternet kullanıcıları e-posta adreslerini doldururken son derece dikkatli olsaydı kaç hatadan kaçınılabilirdi. Her ne kadar potansiyel müşteriler veya günlük olarak etkileşimde bulunduğunuz kişiler genellikle e-posta adreslerini kağıda yazılı olarak bıraksalar da, daha sonra bunu yaparken son derece gelişigüzel davrandıkları ortaya çıkıyor. Bu nedenle hazırlanmış ve hazır bir mektubun gönderilmemesi, hatta yanlış adrese gitmesi durumunda birçok seçenek ortaya çıkıyor. Her zaman önemli bir rakibin adresini kontrol edin, günlüğünüze kendiniz kaydetmeye çalışın veya ondan size bir test mektubu göndermesini isteyin.

Bilgiyle çalışmak

Bitmiş bir mektubu bir muhataba veya muhatap grubuna göndermeden önce, bilgilerin biçimlendirilmesi üzerinde çalışmaya değer. Bazen e-posta yoluyla oldukça büyük miktarda bilgi göndermeniz gerekir. Bu durumda veri arşivi oluşturmak çok daha mantıklıdır. Fotoğraf ve diğer belgeler ayrı bir dosya olarak mektuba eklenmelidir. Bir mektubu asla gereksiz bilgilerle gereksiz yere aşırı yüklemeyin.

Bu nedenle, ticari yazışma etiği, kişisel bilgisayarın her kendinden emin kullanıcısının bilmesi gereken makul normlara ve kurallara sıkı sıkıya bağlı kalmayı gerektirir.

Ticari yazışmalar ve ofis işleri genel olarak doğrudan yönetimle ilgilidir. Belgelere yönelik tutum bir yönetim ve yürütme disiplini meselesidir. Mektubun oluşturulması, biçimlendirilmesi ve onunla nasıl çalıştığına bakılarak organizasyonda neler olup bittiği değerlendirilebilir. Geleneksel iş yazışmalarından bahsedersek resmi ve kişisel olarak ikiye ayrılabilir. Kişisel - bunlar örneğin tavsiye mektupları, şükran, tebrikler, başsağlığı dilekleridir. Ayrıca mektupların içeriği de farklılık gösterir: istek, davet, talep, garanti, ön yazı, reklam mektubu vb. Ticari yazışmalar mektupları, telgrafları, telefon mesajlarını, faksı, teletipi ve elektronik iletişimi içerir. Ticari yazışmalar gelenlere bölünmüştür, yani. kurum tarafından ortaklarından, üst kuruluşlardan alınan ve doğrudan kurum içinde oluşturulan gidenler.

Mektuplar türlerine göre sirküler, yönerge, bilgilendirme, garanti, talep, ıslah, ticari, sözleşme, refakat mektubu olarak sınıflandırılmasının yanı sıra cevap mektubu, talep mektubu, hatırlatma, davet, bildirim, teyit, talep olarak da sınıflandırılmaktadır.

Resmi mektupların yazılması için, uyulmaması yalnızca kuruluşun prestijini etkilemekle kalmayıp aynı zamanda önemli sorunların çözümüne ve karlı sözleşmelerin imzalanmasına da müdahale edebilecek belirli kurallar vardır. Her iş mektubu her bakımdan kusursuz olmalı ve bir takım zorunlu niteliklere sahip olmalıdır: kurallara en ufak bir uyumsuzluk bile onu yasal açıdan geçersiz kılabilir. Bir iş metninin kalitesi dört bileşenden oluşur: düşünce, anlaşılırlık, okuryazarlık ve doğruluk.

Düşünce - yazdıklarınızın veya mektuplarınızda bahsettiğinizin içeriğidir. Bir iş mektubunun belirli bir amacı ve belirli bir odağı vardır - muhatabı bazı eylemlerde bulunmaya ve bu mektuba belirli bir yanıt almaya teşvik etmek. Bunu yapmak için ifade etmeye çalıştığınız fikirleri açık ve net bir şekilde formüle etmeniz gerekir, aksi takdirde bu fikir veya bilgileri başkalarına aktaramazsınız. Mektup birden fazla konuya değiniyorsa, bunlar anlamlı bir şekilde birbirinden ayrılmalı ve önem sırasına göre listelenmelidir.

Kaliteli bir iş mektubu metni için bir diğer kriter ise anlaşılırlık, onlar. Metnin anlaşılması için erişilebilirliği. Doğruluk – seçilen kelimelerle, üslubun formalitesi veya resmi olmayanlığı tarafından belirlenen, yazılanların tonudur ve tıpkı takım elbisenizin kesiminin size uygun olacağı gibi, mektubunuzun muhatabının durumuna tam olarak karşılık gelmelidir. Müşterilerinizin ait olduğu toplum çevresi.

Bir iş mektubunun tarzı, gereksiz ifadeler olmadan iş gibidir. Kısa, yetkin ve mantıklı bir iş mektubu, muhatabına duyulan saygının bir işaretidir. Bir iş mektubu için bu kadar önemli bir gereklilik okuryazarlık , dilbilgisi ve yazım standartlarına uygunluğu yansıtır. Elbette iş mektupları hatasız yazılmalıdır (metinde silinmeye veya düzeltmeye izin verilmez) ve düzgün bir şekilde yazılmalıdır.

Belgedeki bilgilerin yalnızca metnin kendisi tarafından değil aynı zamanda ayrıntı adı verilen tasarımının unsurları tarafından da taşındığına dikkat edilmelidir.

Sahne donanımı – bu, form veya sayfada belirli bir yere kesin olarak atanan bir belgenin zorunlu bilgi unsurudur.

Detay sayısı dokümanın türüne ve içeriğine göre değişiklik gösterir. Örnek form, ayrıntıların maksimum bileşimini ve bunların düzenlenme sırasını belirler.

Şu anda ayrıntılar şunları içerir:

• - Rusya Federasyonu'nun devlet amblemi;
• – bir devlet organının veya kuruluşunun amblemi;
• – hükümet ödüllerinin imajı;
• - Tüm Rusya Şirketler ve Kuruluşlar Sınıflandırıcısına (OKPO) göre organizasyon kodu;
• – Tüm Rusya Yönetim Dokümantasyon Sınıflandırıcısına (OKUD) göre belge form kodu;
• – eyalet veya belediye organının adı;
• – kurum veya kuruluşun adı;
• – yapısal birimin adı;
• – postane kodu, posta, telgraf ve elektronik adres, teletip, telefon, faks numarası, banka hesap numarası;
• – belge türünün adı;
• - Tarihi;
• – indeks;
• – gelen belgenin indeksine ve tarihine bağlantı;
• – derleme ve yayın yeri;
• – belgeye erişimin kısıtlandığının damgası;
• – muhatap;
• – onay damgası;
• - çözünürlük;
• – metnin başlığı;
• – kontrol işareti;
• - metin;
• – uygulamaların kullanılabilirliği sertifikası;
• - imza;
• – onay damgası;
• – vizeler;
• - fok;
• – kopyaların sertifikalandırılmasına ilişkin bir not;
• – sanatçının soyadı, telefon numarası veya e-posta adresi;
• – belgenin yürütülmesine ve dosyaya gönderilmesine ilişkin bir not;
• – bilgisayar ortamına veri aktarımına ilişkin işaret;
• – kabul işareti.

Daha önce de belirtildiği gibi, İnternet tarafından düzenlenen belirli görgü kurallarının ortaya çıktığı iş hayatında İnternet önemli bir rol oynamaya başladı. Bölümlerinden biri kayıt ve gönderimle ilgilidir e-postalar iş içeriği. Bu sürecin temel kurallarını bilmenin devlet ve belediye çalışanları için son derece faydalı olacağına inanıyoruz.

E-posta yoluyla iletişim kurarken selamlaşma ve selamlaşmaları atlayıp doğrudan konuya geçebileceğinizi unutmamak gerekir. Ancak, e-postanızın resmi olmasını istiyorsanız, aşağıdaki adres formülünü kullanmanız önerilir: "İyi günler, canım (sevgili) artı muhatabın adı ve soyadı." Ve ancak bundan sonra itirazınızın amacına geçmelisiniz.

E-postalar yoluyla iletişimin tüm gayri resmiliğine rağmen, onları oluşturmanın en önemli kurallarından birini - okuryazarlık ve mantık ilkelerine bağlılığı - hatırlamak ve takip etmek gerekir. E-postanın hızlı bir iletişim yöntemi olması, özensiz olması gerektiği anlamına gelmez. Cümlenize büyük harfle başladığınızdan ve nokta kullandığınızdan emin olun. İsimler ve unvanlar büyük harflerle başlamalıdır. Nokta veya diğer noktalama işaretleri olmadan tamamı küçük harflerle yazılan metinlerin okunması zordur. Yalnızca büyük harflerle yazılan metin genellikle okunduğunda sürekli bir çığlık olarak algılanır.

Bir fikri diğerinden ayırmak için boşluklar (boş çizgiler) veya elipsler kullanmalısınız çünkü bunlar bir e-postadaki paragraf gibi davranma eğilimindedir.

Pek çok kuruluşun, mektubun yapısı, müşteriyle iletişim kuralları, imza ayrıntıları (tam ad, pozisyon, iş telefonu numaraları, e-posta adresi ve kuruluşun web sitesine bağlantı) dahil olmak üzere e-posta tasarımı için tek bir kurumsal standardı vardır. Ayrıca bu standart, iş alanıyla ilgili olmayan ifadelerin kullanımını da yasaklayabilir.

Genel olarak bir iş e-postasının yapısı şu şekilde temsil edilebilir:

• 1) kurumsal tarzda “şapka”;
• 2) selamlama;
• 3) itirazın içeriği, amacı;
• 4) veda;
• 5) kişileri belirten kişisel imza;
• 6) kuruluşun web sitesine bağlantı;
• 7) gerekirse logo.

Bir e-posta gönderirken gerekirse “Konu” (“Konu”), “Kime” (“Kime”) ve “Mektubun Önemi” alanları doldurulmalıdır.

"Kime" alanına alıcının e-posta adresini girin. Bazen birden fazla alıcıya tek metin içeren bir mektup göndermeye ihtiyaç duyulur, ardından adresleri virgülle ayrılmış olarak girilebilir. "Konu" alanını mutlaka doldurun, aksi takdirde e-postanız spam olarak silinebilir. Buraya mesajın konusunu açıklayan birkaç kelime girmelisiniz.

Bazı e-posta programları bir mesajın önemini belirtmenize olanak tanır. Alıcının her gün çok sayıda mektup alması durumunda bu gereklidir. "Önemli" olarak işaretlenen bir mesaj, posta kontrol edilirken öncelik alır. Ancak zamanla ana kalitesini kaybedebileceği için bu işlevi kötüye kullanmamalısınız.

Ağın kuralları, bir e-postanın aşağıdaki boyutunu belirler: kağıda yazılanın yarısı kadar uzunlukta olmalıdır. Büyük hacimli önemli bilgiler göndermeniz gerekiyorsa, e-postaya kısa bir eşlik eden metin yazmak ve bilginin kendisini ek olarak biçimlendirmek daha iyidir.

200-500 kilobaytı aşan büyük bir ek göndermeye hazırlanırken yanıtlayanınızı bu konuda uyarmayı unutmayın. E-postalara büyük ekler göndermemek daha iyidir. Büyük metinleri, fotoğrafları veya sesleri e-posta olmadan aktarmanın başka birçok yolu vardır (örneğin, ftp sunucuları veya bir web arayüzü aracılığıyla).

Geleneksel yazışmalarda, adresli zarfları ya saklamanız ya da yazmanız gerekir. Tüm yanıtlayanlarınızın e-posta adreslerini hatırlamak da imkansızdır ve gerekli değildir. Bunu yapmak için herhangi bir e-posta programında, alıcılarınızın e-postalarını ve diğer iletişim bilgilerini saklayabileceğiniz “Adres Defteri” işlevi bulunur. Bu işlevi kullanırken, e-posta göndermek, kağıt mektup göndermekten çok daha kolaydır; sadece adres defterinden istediğiniz adı seçin ve "posta gönder" düğmesini tıklayın.

Adres Defterinizde listelenen bir yanıtlayandan bir e-posta geldiğinde, kaydedilen kişi "Kimden" alanına yansıtılacağından, e-postayı tam olarak kimden aldığınızı her zaman bileceksiniz.

Alınan bir mektuba yanıt vermek için posta programınızdaki “Yanıtla” düğmesine tıklamanız yeterlidir. Bu durumda, alıcının adresinin "Kime" ("Kime") alanına otomatik olarak girildiği ve orijinal mektubun konusunun "Konu" alanında "Konu" alanına verileceği yeni bir mesaj formu görünür. satırın başında "Re:" seçeneğini işaretleyin. Bu işaretle, alıcınız kendisine belirli bir konudaki bir mektuba yanıt gönderdiğinizi anlayacaktır. Bu sayede alıcı yazışmanın anlamını kolaylıkla hatırlayabilmektedir.

Bir iş mektubuna cevap verirken önceki metnin tamamını değiştirmeden bırakmalı ve cevabınızı en üste yazmalısınız.

Mesajlarda elektronik imzanın bulunması, ticari yazışmalar için iyi bir form kuralıdır. Metin imzasını içeren özel olarak oluşturulmuş bir dosyadır (imza).

Her zaman bir imza kullanın; bu, yanıtlayanınızın sizi benzersiz bir şekilde tanımlamasına yardımcı olacaktır. Ve sizinle iletişim kurmanın birkaç olası yolunu eklediğinizden emin olun. Genellikle bunlar telefon numaraları, e-posta, faks, ICQ'dur.

Elektronik imza beş ila altı satırı geçmemeli ve satır başına karakter sayısı 70'i geçmemelidir.

Sonuç olarak, e-posta gönderip alırken ağın bazı özellikleri üzerinde durmalıyız.

Bir e-posta gönderdikten sonra, alıcıya ulaşıp ulaşmadığı konusunda belirli bir oranda şüphe kalır. Bu nedenle)" Bir dahaki sefere, kendi gönül rahatlığınız için, zaten alındı ​​bildirimi içeren bir mektup gönderiyorsunuz. Ancak ağın kurallarına göre böyle bir işaret, yanıtlayana karşı saygısızlık ve güvensizliğin bir işaretidir. Mesajınızı e-posta ile gönderdikten sonra alıcıyı arayıp mektubunuzun ulaşıp ulaşmadığını netleştirmeniz önerilir. Çoğu zaman onay için aşağıdaki ifade kullanılır: ana mektubun metninden sonra, elektronik imzanızdan önce, ibaresi yazılmıştır: “Lütfen bir cevap mektubu ile veya aşağıda belirtilen telefon numaralarını arayarak mektubun alındığını teyit ediniz.”

Ağ kurallarına göre e-postaların yanıtlanması gerekiyor; yanıt süresi iki günü geçmemelidir. Bir e-postaya yanıt vermek için daha uzun bir süreye ihtiyacınız varsa gecikmenin nedenlerini açıklamanız faydalı olacaktır. Kodlaması bozuk olan mektuplara yanıt verilmesi gerekmektedir. Bu durumda, karşınızdakinin okuyabileceğinden emin olmak için açıklamalar içeren bir ek eklemek daha iyidir. Ek içeren e-postalara da yanıt vermelisiniz: ekin normal şekilde ulaştığını ve açıldığını doğrulamanız gerekir.

Elektronik diyalog oturumu telefon görgü kurallarına göre sona erer: yazışmayı ilk başlatan kişi, ilk bitiren kişi olur.

Akılda tutulması gereken bir kural, bir e-postaya yedi gün içinde yanıt vermezseniz, bu, iletişim kurmak istemediğinizin kanıtıdır. Bu nedenle, bir iş ilişkisini sürdürmeye çalışıyorsanız, e-posta gönderdikten iki ila üç gün sonra muhatabınızı aramanız veya ikinci bir mektup göndererek bilginin kendisine ulaşıp ulaşmadığını netleştirmeniz gerekir.

İş dünyasında, ister kağıt ister elektronik olsun, e-postalara her zaman yanıt vermeniz gerektiğini unutmayın. Aksi takdirde sorumsuz ve anlamsız bir kişi olarak değerlendirilebilirsiniz, bu da iş itibarınız ve kariyeriniz üzerinde en iyi etkiyi yaratmayacaktır.

Ticari yazışmaların benzersiz bir parçası kartvizit. Kartvizit kullanımının tarihi oldukça derindir, ancak şimdiye kadar bunların kullanımına ilişkin genel kabul görmüş bazı normlar ortaya çıkmıştır. Kartvizitinizin, sizinle yüz yüze veya yazışmalı bir toplantı sonrasında iş ortağınızda veya meslektaşınızda kalan şey olduğu anlayışına dayanırlar. Kart, yalnızca kendiniz hakkında bırakmak istediğiniz bilgileri içermemeli, aynı zamanda partnerinizle birlikte çabaladığınız imajı korumanıza da yardımcı olmalıdır.

Kural olarak, bir devlet memurunun kartviziti, üzerinde soyadınızın, adınız ve soy adınızın, iş yerinizin, bulunduğunuz pozisyonun ve ofis telefon numaralarınızın açıkça belirtilmesi gereken dikdörtgen, beyaz, yarı kalın, kaliteli bir karton parçasıdır. ve güzel bir şekilde basılmıştır. Ayrıca kartvizit, kendiniz hakkında iletmek istediğiniz diğer bilgileri de içerebilir: ev veya cep telefonu numaraları, e-posta adresi vb. Ek bilgiler genellikle sağ alt köşede daha küçük yazı tipiyle yazdırılır. Bir kartvizit ayrıca adınızın altında belirtilen unvanlarınız, rütbeleriniz veya akademik dereceleriniz (profesör, tümgeneral, devlet ödülü sahibi, halk sanatçısı, tarih bilimleri doktoru vb.) Hakkında bilgiler de içerebilir.

Kartvizitlerin boyutuyla ilgili net kurallar yoktur, ancak genellikle erkeklerin kartvizitleri kadınların kartvizitlerinden biraz daha büyük olabilir, örneğin 90 x 50 mm ve 80 x 40 mm (Birleşik Krallık'ta kadınların kartvizitleri tam tersine, daha büyüktür) Erkeklerin). Küçük kartvizitlerin saklanması için özel albümlerin yaygınlaşması nedeniyle büyük kartvizitler yavaş yavaş kullanımdan kalkıyor.

Kartvizitlerin yazı tipi için genel bir gereklilik vardır; okunması kolay olmalıdır. Ad, metnin geri kalanından biraz daha büyük olacak şekilde kalın yazı tipiyle görünür. Özellikle soyadınızın ve adınızın telaffuz edilmesi zorsa veya kartınız yabancı dildeyse, karmaşık gotik veya dekoratif yazı tiplerinin yanı sıra italik kullanılması önerilmez.

Tipik olarak bir kartvizit, beyaz bir arka plan üzerinde siyah metin içermelidir; kartın üzerine kenarlık veya süsleme olmadan basılmalıdır. Son zamanlarda matbaa ve matbaa kuruluşları plastik ve hatta deri üzerine geniş bir renk kartı yelpazesi sunuyor, ancak resmi görgü kuralları normları siyah beyazdan sapmayı önermiyor. Hafifçe renklendirilebilen mükemmel kalitede kağıt seçmeye odaklanmak tercih edilir. Ancak kartın parlak yüzeyinden kaçınmalısınız.

Rusya'da, birçok iki dilli ülkede olduğu gibi, arka tarafında başka bir dilde metin bulunan çift taraflı kartlar yaygın olarak kullanılmaktadır. Katı protokol standartlarına bağlı kalırsanız, ego tamamen doğru görünmüyor, çünkü ters taraf, üzerine bazı notlar alınabilecek şekilde tasarlanmıştır. Bununla birlikte, çift taraflı kartların var olma hakkı vardır, asıl önemli olan onları yabancı dilde derleme kurallarına uymaktır.

Kartvizitler modern iş iletişiminin önemli bir özelliğidir. Bir eyalet veya belediye çalışanıyla ilk tanışma, kartvizit alışverişiyle başlar. Ancak kartvizitin hazırlanması sırasında cerrahi müdahaleyi gerektirecek bazı değişiklikler meydana gelebilir. Yani bir çalışanın iş telefonu numarası değiştiyse eski numaranın üzerini çizip yeni numarayı dikkatlice girebilirsiniz. Yeni bir pozisyon adına üzerini çizmek ve yazmak kötü bir uygulama olarak kabul edilir; yeni bir kartın mümkün olduğu kadar çabuk sipariş edilmesine dikkat edilmelidir. Adres değişikliği durumunda, çalışanın yeni telefon numaralarını henüz bilmediği durumlarda kuruluşun resmi adresini, sekreterliğin veya genel departmanın telefon numarasını belirtmek daha iyidir.

Bir kuruluşun birkaç şubesi varsa, temsilcilerinin kartvizitlerinde birkaç adres belirtilebilir.

Dolayısıyla iş yazışmaları toplumdaki kişilerarası ilişkilerin ayrılmaz bir parçası, tüm insanların eylemleriyle, sözlü ve yazılı sözleriyle katıldığı bir iletişim sürecidir. Ticari yazışmaların temel görgü kuralları bilgisi, devlet ve belediye çalışanlarına mesleki faaliyetlerin yürütülmesinde yardımcı olacaktır.

E-posta yoluyla iletişim, herhangi bir modern ofis çalışanının işinin ayrılmaz bir parçasıdır. Ve muhasebeciler de istisna değildir. İş iletişiminin verimli, duygusal açıdan rahat ve son derece etik olmasını sağlayacak şekilde yazışmalar nasıl yürütülür? Okuyuculara bazı pratik tavsiyeler sunuyorum.

İPUCU 1. Mektuplarınızda muhatabınıza kişisel itirazınızı ihmal etmeyin

Bunu yaparak kişinin kişiliğine gösterdiğiniz ilgiyi göstermiş olursunuz. Belirli bir alıcıya bir mektup yazılırsa, içinde kişisel adresin bulunmaması yanlış ve kaba görünür.

Muhatapınıza ilk mektuplarınızdan birini yazdığınızda, genellikle şu soru ortaya çıkar: Ona hitap etmenin en iyi yolu nedir - sadece adıyla mı yoksa adı ve soyadıyla mı? Bu durumda kişinin size mektubunu sonlandıran imzada ne yazdığına bakmanız gerekir. Burada ad belirtilmişse (soyadı olmadan), örneğin "Svetlana Kotova", o zaman benimle ismimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Ve eğer imza diyorsa “Svetlana Vasilievna Kotova, Trenzor LLC'nin baş muhasebecisi”, o zaman alıcıya uygun şekilde hitap etmeniz gerekir. Her durumda, ikinci seçenek son derece doğrudur ve dolayısıyla bir kazan-kazandır.

“Kimden” alanındaki bilgilere güvenmenizi önermiyorum. Sonuçta, genellikle başlangıçta e-posta adresinin sahibi tarafından değil, e-posta kurulumu sırasında şirketin BT uzmanı tarafından doldurulur.

Bu arada, yazı ne kadar demokratik olursa olsun, bir iş ortağına veya müşteriye hitap ederken ismin kısa biçimini (“Sasha” yerine “Sash”, “Anya” yerine “An”) kullanmamanızı şiddetle tavsiye ederim. tarzı ve yazışmalarınız kaç yaşında olursa olsun. Sözlü konuşmada tanıdık gelen şeyler, yazılı konuşmada çok basit görünür.

İPUCU 2. Selamlama şeklinize özellikle dikkat edin

ifadesini kullanmamalısınız. "İyi günler!". Alıcının saat dilimini eşleştirmek gibi iyi bir niyetiniz olsa bile, bu ifade kulağa tatsız geliyor, hatta kaba bile diyebilirim. Nötr seçenekleri kullanmak daha iyidir: "Merhaba...", "Tünaydın...". Ve elbette, eğer biliyorsanız alıcının adını da tebrik mesajına ekleyin. Şahsen ben meçhul birinden çok daha hoş buluyorum mesela "Merhaba!" kişisel ol "Merhaba Tamara!".

Bu şekilde alıcının zamanından tasarruf edeceğinizi unutmayın. Sonuçta aldığı mektubun içeriğini anında değerlendirebilecek ve önceliğine ve önemine hızla karar verebilecektir.

Konu satırı kısa olmalı ancak aynı zamanda yazışmanın konusunu da doğru bir şekilde yansıtmalıdır. Örneğin, “Alpha LLC'den anlaşma, fatura, kanun”"Belgeler" yerine. Tartışılan konunun yönleri değiştikçe konuyu netleştirin. Örneğin, “Perm ile İşbirliği” → “Perm ile İşbirliği. Müzakerelerin tarihi" → "Perm ile işbirliği. Taslak anlaşma".

Yazışma sırasında “Konu” alanının muhatabınız tarafından rastgele doldurulduğunu veya hiç doldurulmadığını görürseniz inisiyatifi kendi elinize alın ve iki senaryodan birini deneyin.

SENARYO 1. Cevap verirken “Konu” alanını kendiniz doldurun. Alıcı dikkatliyse, belki de bu, yazışmanızı yeterli bir forma getirmek için zaten yeterli olacaktır.

SENARYO 2. Alıcı "Konu" alanını doldurmayı ihmal etmeye devam ederse ona aşağıdakine benzer bir mektup yazın: “Alla, mektubun konusunu hemen “Konu” alanına belirtmeni öneririm. Bu şekilde iletişimimizin etkinliğini önemli ölçüde artıracağımızı düşünüyorum.”.

İPUCU 4. “Kime” ve “Cc” alanlarına dikkat edin

Bir iş ortamında bu alanların genel kabul görmüş amacını açıkça anlamanız gerekir:

• <если>"Kime" alanında yalnızca siz listelenirsiniz - bu, mektubu gönderenin sizden sorusuna veya isteğine bir tepki beklediği anlamına gelir;
• <если>alanda birden fazla alıcı var; gönderen, alıcıların her birinden veya herhangi birinden yanıt bekliyor. Bu durumda, yanıt verirken, "Tümünü yanıtla" işlevini kullanarak gönderen tarafından belirlenen alıcıların listesini kaydedin (tabii ki, kasıtlı olarak yalnızca mektubun yazarına yanıt vermek istemiyorsanız, yanıtınızın özünü gizleyin) yazışma katılımcılarının geri kalanından);
• <если>Adınız “Kopyala” alanında görünüyor - gönderen sorudan haberdar olmanızı istiyor ancak sizden bir cevap beklemiyor. Bu, bu konuyla ilgili yazışmalara girmemeniz gerektiği anlamına gelir. Hala bunu yapmaya karar verirseniz, mektuba aşağıdaki ifadelerden biriyle başlamak iyi bir form işareti olacaktır: “Mümkünse bu konunun tartışmasına katılmak isterim…”, “Düşüncelerimi ifade edeyim...”.

BCC alanına gelince, iş etiği açısından en tartışmalı e-posta aracıdır. Bazen neredeyse gizli bir gözlem ve bilgi aracı olarak algılanıyor. Sonuçta BCC'ye yerleştirilen alıcılar diğer alıcılar tarafından görülemez. Etik konularda özellikle titiz davranan, genellikle büyük şirketlerde, bu alanın toplu postalar dışında kurumsal yazışmalarda kullanılması kesinlikle yasaktır. Ancak çoğu şirkette aşağıdaki kurallara uyarak bunu kullanıyorlar:

• “Bcc” alanı doldurulmuş bir mektup göndermek, mektubun yazarının gizli alıcılara bu mesaj biçiminin nedeni ve amacı hakkında bilgi verdiğini (veya bildireceğini) varsayar;
• gizli alıcının yazışma yapmasına gerek yoktur.

Eğitimler sırasında bana sık sık şu soru soruluyor: Bir müşteriden veya meslektaştan gelen bir mektuba yanıt vermenin gerekli olduğu süreye ilişkin genel kabul görmüş standartlar var mı? Ancak buna evrensel bir cevap veremezsiniz.

İç yazışmalardan bahsedersek, buradaki her şey şirketin hızı ve yaşam ritmi tarafından belirlenir. Bir buçuk saatten fazla yanıt gecikmesinin kötü davranış olarak değerlendirildiği şirketler var. Ve gün içinde bir yerlerde cevap her şeyin sırasına göredir.

Genel kural olarak bir mektuba en kabul edilebilir yanıt süresi 2-3 saattir. Bu, gönderenin bir yanıt beklediği ve muhatabının sessizliğinden iç rahatsızlık yaşamadığı sözde rahat bekleme süresidir.

Peki ya mektubu alıp okuduktan sonra ona 24 saat içinde tam bir cevap veremeyeceğinizi fark ederseniz? Daha sonra, görgü kurallarına uygun olarak, gönderene mektubu aldığınızı ve buna yanıt vermek için gereken yaklaşık süreyi bildirin. Örneğin: “Merhaba Sergey Vasilievich! Mektubunu aldım. Önümüzdeki birkaç gün içinde cevap vereceğim” veya “Andrey, mektubu aldım. Teşekkür ederim! Cevaplamak için daha fazla bilgiye ihtiyacım var. Daha sonra cevap vermeye çalışacağım...".

İPUCU 6. Bir mektupta bilgi sunmanın temel kurallarını izleyin

Birçoğu yok:

• bir mektubu okurken, en rahat ses seviyesi "tek ekrana", maksimum - bir A4 sayfasına sığar;
• Gönderilen eklerin hacmi 3 MB'ı geçmemelidir. Daha büyük dosyalar postanın alıcıda donmasına neden olabilir;
• Ekleri “paketlerken” evrensel zip veya rar kodlamasını kullanın. Diğer uzantılar iletim sırasında bloke edilebilir veya kesilebilir ve alıcı için sorun yaratabilir;
• Yanıta asla yeni bir mektupla başlamayın (yazışma geçmişini kaydetmeden). Aksi takdirde alıcı, orijinal mesajı arayarak zaman kaybetmek zorunda kalacaktır;
• Alıcının mümkün olduğu kadar anlayabileceği bir dilde yazın. Birçok kişi mesleki veya şirket içi kelime dağarcığı, argo, kısaltmalar ve İngilizce sözcükler kullanmanın uygun olup olmadığını merak ediyor.

Buna her özel durumda ayrı ayrı karar verilmelidir.

Bu nedenle, bir şirketteki iç kurumsal yazışmalar neredeyse her zaman argo ve kısaltmalarla doludur: bunlar tüm katılımcılar için tanıdık ve anlaşılırdır ve zamandan tasarruf sağlar. Ancak bunları karşı taraflarla yazışmalarınızda dikkatli kullanmanız gerekir.

Uygulamamda böyle bir durum vardı. Bir meslektaşım bir yayınevi için materyal hazırlıyordu ve ona yazdığı son mektubunda: “Maşa, lütfen tüm materyallerini bir an önce gönder”. Masha, bunun kendisi tarafından bilinmeyen ve metnin çevrilmesi gereken bir formatın tanımı olduğuna karar verdi. Yayıncının isteğini nasıl karşılayacağını düşünerek, sahtekarlıkla ya da hileyle çok zaman öldürdü. Makine'nin, 2 gün sonra, gizemli "asap" kelimesinin, yaygın olarak kullanılan İngilizce "as so so so so" kelimesinin kısaltması olduğunu öğrendiğinde duyduğu rahatsızlığı bir düşünün. Ancak Masha, talebi aldığı andan itibaren yarım saat içinde malzemeleri gönderebilir!

İPUCU 7. Her mektubu bir imza bloğu ve kişilerinizle sonlandırın

Alıcıyı ne kadar yakından tanıyor olursanız olun ve yazışmalarınız ne kadar süredir devam ediyor olursa olsun, mektuplarınızın her biri imza ve iletişim bilgilerinden oluşan bir blok içermelidir. Bu, iş iletişimi kültürünün ayrılmaz bir unsurudur.

Blok şunları içermelidir:

• adınız ve soyadınız. Kısaltma kullanmaya gerek yoktur. Yerine “T.L. Vorotyntsev" imzamda belirtiyorum "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" veya "Tamara Vorotyntseva" böylece muhatap bir cevap mektubunda benimle nasıl iletişime geçeceğini anlayacaktır;
• senin pozisyonun. Bu, alıcıya, sorunların çözümünde yetkinizin ve mesleki yeterliliğinizin sınırlarını anlama fırsatı verir;
• iletişim bilgileri (telefon, e-posta, şirket adı, web sitesi). Bu şekilde, alıcıya gerekirse ek operasyonel iletişim fırsatı sunacaksınız.

Söylenenlerin hepsine şunu eklemek istiyorum: e-postalarınız sizi karşılayan kıyafetlerin ta kendisidir. Başka bir deyişle, iş yazışmalarının görgü kurallarına uyarak, alıcınız üzerinde en hoş izlenimi bırakacaksınız.

Ticari yazışmalar asla hafife alınmamalıdır. Bir iş görüşmesinin yanı sıra kariyerinizde iyi bir yardımcı olabilir. Veya tam tersi, ortaklıkları mahvedersiniz. Üstelik bir anlaşmanın başarısı ya da müttefik edinimi tek bir kelimeye bağlı olabilir. Bir iş imajı, yetkin bir şekilde iletişim kurma yeteneğine dayanır.

İyi bir konuşmacı mutlaka iyi bir yazar değildir. Bir iş adamı rakiplerinin güvenini hızla kazanabilse bile, eğer yetenekliyse herhangi bir ortakla konuşun. toplantılar ve iş görüşmeleri yapar bu durumda yazılı belgeler kuru ve solmuş olabilir. Pek çok insan, nereden başlayacağını bilmeden saatlerce boş bir kağıt üzerinde oturuyor. İş yazışmaları herhangi bir belgeyi yetkin bir şekilde hazırlamak için bilmeniz gereken bir dizi kural ve araçtır.

Yazılı konuşmanın temel özelliği, tek tip konuşma araçlarının kullanılması ve sürekli tekrarlanmasıdır. Pullar genellikle resmi yazışmalarda bulunur. İzin veriyorlar fikri daha doğru bir şekilde ifade etmek, metnin farklı yorumlarını hariç tutarak metni daha kısa ve öz hale getirin. Bir belge veya mektup yazmak için yalnızca bu klişeleri kullanabilirsiniz. Standart ifadeler onlarca yıldır yazılı olarak kullanılmaktadır, böylece herkes kolayca metin oluşturabilir. İfadeleri seçmek için çok fazla zaman harcamanıza gerek kalmayacak çünkü hepsi elinizin altında olacak. Damga deyimlerinin kullanıldığı belgeler birkaç dakika içinde yazılır ve fazla çaba gerektirmez.

Ticari yazışmalar sunumda aşırı duygusallığı kabul etmez. Nötr bir tonla karakterizedir. Duygusal değerlendirme araçları yerine mantıksal olanlar kullanılır. Dokümanlarda diyalektik veya gündelik ifadeler kullanılamaz. Ayrıca, sübjektif değerlendirme ekleri (örneğin küçültmeler) içeren ünlemlere veya kelimelere de bir tabu empoze edilir. Resmi konuşmada modal kelimelerin kullanılması da istenmez. Bir metin yazarken duygusal bileşene değil gerçeklere odaklanmanız gerekir. Belge açık bir sunum mantığını takip etmelidir.

Anlamsal doğruluk basit bir kural değildir; bir belgenin pratik değerini sağlayan önemli bir durumdur. Sunumun mantığı aynı zamanda hukuki bir bileşen olarak da hareket eder. İçeriği iki şekilde yorumlayan bir kelime seçerseniz anlamı büyük ölçüde değişebilir. Metnin tamamı istenmeyen bir ton alacaktır.

Ticari yazışmalarda yalnızca ifadelerin yapısı değil, aynı zamanda olgusal bileşen de önemli bir rol oynar. Bir belgede ifade edilen her yargı, her düşünce yeterli sayıda gerçekle desteklenmelidir. Gerçeklerin kendileri aynı türde veya önemsiz olmamalıdır. Belgeleri hazırlarken bilgileri dikkatlice seçmek, tüm verileri kontrol etmek ve güvenilirliklerine dikkat etmek gerekir. Eğer tüm gerçekler bu parametrelere uyuyorsa, okuyucu yazılanların anlamını kolayca anlayacaktır; anlamak için ek bir çabaya veya bilgiye ihtiyaç duymayacaktır.

Dahası, çoğu iş belgesinin amacı okuyucuyu ikna etmek, kendi bakış açınızı iletmektir. Yetkili ve ikna edici argüman, bu hedefe ulaşmanın ana aracıdır. Doğrulanmış veriler, yeterli sayıda gerçek ve kanıt herhangi bir belgenin ana bileşenleridir: bir mektup, bir not veya reklam teklifi.

İş yazışmalarında konuşma görgü kuralları

Toplumsal görgü kuralları gibi, iş iletişimi görgü kuralları- bu toplumda yerleşmiş bir dizi kuraldır. Norm, belgeleri hazırlarken ve meslektaşlar ve ortaklarla yazılı iletişim kurarken bu kurallara uyulmasını gerektirir.

Uzun yıllar boyunca ticari yazışmalar kişisel yazışmalarla ilişkilendirildi, bu nedenle belgelerde birinci şahıs fiiller kullanıldı. Daha sonra mektuplar kamusal bir karakter kazanmaya başladı ve kişisel yazışma biçimleri bu karaktere uymayı bıraktı. Bu nedenle zamanla iş yazışmalarında kullanılan sözlü formüller değişmeye başladı.

Dönüşümün nesneleri sözlü nezaketin ifadeleriydi. İş konuşmalarını bırakıp yerini istikrarlı ifadelere bırakmaya başladılar. Günümüzde bir talebi veya reddi, hatırlatmayı veya bildirimi ifade etmenize olanak tanıyan özel sabit formlar bulunmaktadır. Açıklamaya başlayacağız ticari yazışmaların özellikleri zamirlerin kullanımından.

Belge yazarken aktarılan bilgiler standart olduğundan kişisel algı kullanılmaz. Ticari yazışmalarda ifade edilen menfaatler belirli bir kişi tarafından değil, tüm bir kuruluş veya işletme tarafından ifade edilir. Belgelerde açıklanan tüm talep veya dilekçeler tekil olarak değil, birinci çoğul şahısla ifade edilmiştir. Yani "ben" değil "biz" zamiri varsayılır. Ancak “biz” zamirinin kendisi yazılmaz. Adresin sosyal doğası fiil formunun kullanılmasıyla ifade edilir. Fiilin sonu, birinci çoğul şahıstaki sunumun türünü kesin olarak belirler.

Teminat formlarına özel önem verilmektedir. Pasif sesin kullanılması tercih edilir. Örneğin “Yükümlülüklerinizi yerine getirmediniz, ısıtma pillerinin değiştirilmesi"üretilmedi" ifadesi çok sert görünüyor, sanki yazar bunun için belirli bir kişiyi suçluyormuş gibi. Pasif sesin kullanılması - "Isıtma pillerini değiştirme yükümlülükleri yerine getirilmedi" - yükümlülüklerin yerine getirilmediği gerçeğini belirtmemize olanak tanır ve bir suçlama taşımaz. Suçlular ima ediliyor ancak spesifik olarak tanımlanmıyor.

Açıklanan eylemlerin kaynağı olan yetkiliyi vurgularken aktif ifadenin kullanılması tavsiye edilir. Örneğin, “hukuk servisi açıklıyor...” Bu durumda doğrudan kelime sırasının kullanılması ve fiil şekli olarak şimdiki zamanın seçilmesi tercih edilir.

Pasif sesin kullanımı sunulan bilginin doğasıyla ilgilidir. Sanatçıya değil eyleme odaklanmak gerekiyorsa, pasif ses formları kullanılabilir: bir mektup gönderilir, bir başvuru alınır vb. Pasif ses, nesnenin açıkça görüldüğü cümlelerde de uygundur. Örneğin, “işin son teslim tarihleri ​​zaten belirlendi.”

Dahası, ticari yazışma kuralları Fiil formunun seçimini düzenler. Kusurlu biçim, dikkati sürekli tekrarlanan istenmeyen bir eyleme odaklamak için kullanılır. Örneğin, “İşçiler sürekli olarak güvenlik kurallarını ihlal ediyor.” Mükemmel biçim, bir eylemin bütünlüğünü vurgulayabilir; örneğin, "Çalışanlar görevlerine başladı."

Her ne kadar belgeler nötr bir tona sahip olsa da bazen ek vurgular eklemek gerekebilir. Bu amaçla tanıtıcı sözcük ve ifadelerden yararlanılır. Çoğu zaman giriş yapıları hikayenin tonundaki gerilimi hafifletmeye yardımcı olur. Örneğin, "Lütfen ofisinizde bulunan belgeleri gönderin" ifadesi kulağa çok kategorik geliyor. Cümleyi değiştirirseniz, giriş kelimesini ekleyin: "Görünüşe göre ofisinizde olan belgeleri göndermenizi rica ediyoruz", o zaman ton nötr hale gelecek, kategoriklik ve gerginlik ortadan kalkacaktır. Sonuç olarak, teklifin tamamı incelik ve nezaket normlarına uygun olacaktır.

Başka bir örnek, bir belgeye saygılı bir ton verilmesini gösterir. “Talebiniz karşılanamıyor” ifadesi ile “Maalesef talebiniz karşılanamıyor” ifadesinden önemli ölçüde farklıdır. İkinci seçenek, ticari yazışma görgü kuralları açısından daha kabul edilebilirdir. Bu şekilde saygınızı gösterebilir ve gereksiz kabalıklardan kaçınabilirsiniz.

Ayrıca giriş yapıları metnin daha az kuru olmasını sağlar. “Ürünlerimizin kalitesini belirlemek için mümkünse temsilcinizi uzman olarak gönderin” cümlesi iş görgü kurallarına uygun olacaktır.

Giriş kelimelerinin ve yapılarının kullanılması iş metnini daha az kuru ve kategorik hale getirir. Onların yardımıyla alıcıya saygı gösterebilir, samimiyetinizi ve inceliğinizi gösterebilirsiniz. Bu, alıcının mesleki gururunu korumanıza olanak tanır.

“Saygı duyulan” kelimesinin en yaygın biçimleri belgelerde ve diğer resmi metinlerde kullanılmaktadır. Adresten sonra virgül koyarsanız cümle her gün tarafsız olarak yorumlanacaktır. Ünlem işareti koyarsanız belgenin önemini, önemini gösterecektir.

Aynı meslekten kişilere hitap edilirken “sayın meslektaşım” (ya da bir grup insandan bahsediyorsak “sevgili meslektaşlarım”) ifadesi kullanılır. "Sevgili meslektaşlarım" ifadesi, duygusal bir çağrışım taşıdığı için resmi tebrikler yazarken daha sık kullanılır. Tarafsız adresler yalnızca "meslektaşlar" kelimesini kullanır.

Tüm iş mektupları resmi belgeler değildir. Kişisel nitelikte bir metin yazarken, bir kişiye adı ve soyadıyla hitap edilmesinin tercih edileceğini düzenlemektedir. Soyadı formalite katacak ve adresi daha kibar ve resmi hale getirecektir.

Ortaklar veya kuruluşlar arasındaki ilişkiyi netleştirmek için iki bölümden oluşan metinler derlenmiştir. Birinci bölüm kararın gerekçesini, ikinci bölüm ise bu karara ilişkin sonucu içermektedir. Metnin niteliğine göre bu kısımlar farklı düzende düzenlenebilir. Psikolojik olarak olumsuz kararı gerekçelendirmeden başlayarak mektubun sonuna taşımak daha iyidir. Karar olumluysa, metne onunla başlayabilir ve ardından bir gerekçe yazabilirsiniz.

Olumsuz karar içeren bir belge hazırlarken gerekçeye özellikle dikkat etmelisiniz. En doğru ve ayrıntılı gerekçe, belgenin daha doğru olmasına ve saygılı bir üslup oluşturulmasına yardımcı olacaktır. Keskin bir ret, alıcının özgüvenini etkileyebilir ve bu da çoğu zaman gelecekteki ilişkiler üzerinde kötü bir etkiye sahiptir. Belgenin başına ayrıntılı ve ayrıntılı bir gerekçe koyarsanız, reddetmenin kendisi keskin bir şekilde olumsuz algılanmayacaktır.

Ticari yazışma kuralları sunumda aşırı duygusallığa izin vermez. Belgeler ve mektuplar anlatının tarafsızlığını korumalıdır. Bu onları daha objektif hale getirmenizi sağlar. Alıcıya karşı kaba ifadeler kullanamaz veya saygısızlık veya düşüncesizlik gösteremezsiniz. Ayrıca aşırı kibarlıktan da kaçınmalısınız. İş yazışmalarında “lütfen nazik olun” gibi ifadeler bulunmamalıdır. Kibar formları aşırı kullanmaktansa kuru ve katı bir sunuma bağlı kalmak daha iyidir.

İş konuşmasının tarafsızlığı ve kamusal niteliği, muhatabın kendisine iş yazışmalarını kimin gönderdiğiyle ilgilenmediği anlamına gelmez. ayrıca belgelerin imzalanmasına ilişkin kuralları da düzenler. Uyulması gereken resmi bir prosedür var. Mektup şirket müdürü tarafından imzalanmışsa, buna verilen yanıtta müdürün veya yardımcısının imzası da bulunmalıdır. Mektup vekil tarafından imzalanırsa, görgü kurallarına göre müdür buna cevap verebilir.

İş mektubu yazarken ele alınan ana konulardan biri isteklerdir. Talebin yanında gerekçesinin de belirtilmesi gerekmektedir. Talep mektupları, kişisel veya toplu başvuru formlarıyla aynı kalıba göre yazılır. Bir iş mektubunda talep sunmak için birkaç seçenek vardır:

• birinci tekil şahıs formunu kullanarak (Lütfen...);
• birinci çoğul şahıs formunu kullanma (Biz soruyoruz...);
• üçüncü tekil şahıs formunu kullanarak (Kuruluş istekleri...);
• üçüncü çoğul şahıs formunun kullanılması (Başkan ve Yönetim Kurulunun talebi).

İş yazışmaları görgü kuralları, mektupların yanıtlanması gerektiğini öne sürüyor. Yanıtın niteliği talep mektubunun niteliğine bağlıdır.

Talep mektubu alınmışsa yanıtın gerekçesini ve talebin kabul edilip edilmeyeceğine ilişkin kararı içermesi gerekir. Teklif mektubu alınmışsa yanıtta teklifin kabul edilip edilmeyeceğine dair bir karar bulunmalıdır. Herhangi bir yanıt mektubu, istek mektubuna bir bağlantı içerecektir. Bir belge hazırlarken içeriğin özünü doğru ve tutarlı bir şekilde belirtmek ve kimliğini korumak gerekir.