സ്ഥാപനങ്ങൾ, സ്ഥാപനങ്ങൾ, സംരംഭങ്ങൾ എന്നിവയിലെ കേസുകളുടെ രൂപീകരണവും രജിസ്ട്രേഷനും. മികച്ച സെക്രട്ടറി സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് എവിടെയാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്?

ആർക്കൈവിലേക്ക് കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള പ്രമാണങ്ങൾ നിങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുകയാണോ? കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു പ്രമാണം വരയ്ക്കാൻ മറക്കരുത്. ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണത്തെയും അവയുടെ ശാരീരിക അവസ്ഥയെയും കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ഉചിതമായ ഫോം പൂരിപ്പിക്കുക. നമ്പറിംഗിൻ്റെ സവിശേഷതകൾ വിശദീകരിക്കുക. ലേഖനത്തിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾ പഠിക്കും:

• എന്തുകൊണ്ട് ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് ആവശ്യമാണ്, അത് നിർബന്ധമാണോ;
• ഒരു വ്യക്തിഗത ഫയൽ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് എങ്ങനെയാണ് വരച്ചിരിക്കുന്നത്;
• വ്യക്തിഗത ഫയൽ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ്: സാമ്പിൾ ഡിസൈൻ;
• സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് പൂരിപ്പിക്കുമ്പോൾ എന്ത് വിവരങ്ങളാണ് സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നത്;

അക്കൌണ്ടിംഗ് ഡോക്യുമെൻ്റ് സിസ്റ്റത്തിലെ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് ആധുനിക ഓഫീസ് ജോലി, ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ പ്രശ്നങ്ങൾക്കും അതുപോലെ തന്നെ ഡോക്യുമെൻ്റേഷനുമൊത്തുള്ള ജോലിയുടെ ഓർഗനൈസേഷനും നീക്കിവച്ചിരിക്കുന്ന പ്രവർത്തനത്തിൻ്റെ ഒരു പ്രത്യേക മേഖലയാണ്.

കേസിനായുള്ള സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ്: ഉള്ളടക്കവും രൂപകൽപ്പനയും

സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് പിന്നീട് ഷീറ്റിൻ്റെ മുകളിൽ ഒട്ടിക്കുന്നു അകത്ത്കേസ് കവറുകൾ. സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ കഴിയുമോ? 2015 ലെ നിയമങ്ങൾ പ്രകാരം കേസിൻ്റെ ശാരീരിക അവസ്ഥയിലോ ഘടനയിലോ ഉള്ള എല്ലാ മാറ്റങ്ങളും സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൽ രേഖപ്പെടുത്തണം. ശാരീരിക അവസ്ഥ ചോദ്യങ്ങളൊന്നും ഉന്നയിക്കുന്നില്ല, പക്ഷേ തുന്നിയ കേസിൻ്റെ ഘടന ശരിക്കും മാറാൻ കഴിയുമോ? അതെ, ഒരുപക്ഷെ.
ശ്രദ്ധേയമായ ഒരു ഉദാഹരണം- ക്ലെയിം ചെയ്യാത്ത വർക്ക് ബുക്കുകൾ, ഞങ്ങൾ ഒരാഴ്ച മുമ്പ് സംസാരിച്ചു. എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും അവർക്കായി വരാമെന്നതിനാൽ, വോള്യത്തിൻ്റെ ഫേംവെയറിനെക്കുറിച്ചുള്ള പുസ്തകങ്ങൾ പഞ്ചർ ചെയ്യപ്പെടുന്നില്ല. അവർ പൊതിഞ്ഞിരിക്കുന്ന എൻവലപ്പുകൾ തുളച്ചുകയറുന്നു, കേസിൻ്റെ ഒരു ഷീറ്റിന് അനുയോജ്യമായ 1 എൻവലപ്പ്.
കുറച്ച് വർഷങ്ങൾക്ക് ശേഷം ഒരു വ്യക്തിയോ അവൻ്റെ ബന്ധുക്കളോ ഈ പുസ്തകം ആവശ്യപ്പെടുകയാണെങ്കിൽ, ഞങ്ങൾ അത് വിതരണം ചെയ്യും പൊതു നടപടിക്രമം. ഇതിനുശേഷം, ഡോക്യുമെൻ്റ് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൽ ഉചിതമായ എൻട്രി നടത്താൻ മറക്കരുത്, അല്ലാത്തപക്ഷം ഫയലിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് ഞങ്ങൾക്ക് പുസ്തകം നഷ്ടപ്പെട്ടതായി മാറും.

ഒരു സ്വകാര്യ ഫയലിനായി ഒരു തെളിവ് ഷീറ്റ് എങ്ങനെ തയ്യാറാക്കാം

ഒരു വ്യക്തിഗത ഫയലിൽ ഡോക്യുമെൻ്റുകളുടെ ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി കംപൈൽ ചെയ്യുന്നതിൻ്റെ പ്രത്യേകത, അത് അതിൻ്റെ സ്ഥാപനത്തിൽ ഉടനടി ഫയലിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുകയും അത് പരിപാലിക്കുമ്പോൾ പൂരിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു എന്നതാണ്. അതുകൊണ്ടാണ് വ്യക്തിഗത ഫയലിൽ പുതിയ പ്രമാണങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതിനും വ്യക്തിഗത ഫയലിൽ നിന്ന് പ്രമാണങ്ങൾ നീക്കം ചെയ്യുന്നതിനും ഒറിജിനൽ പകർപ്പുകൾ ഉപയോഗിച്ച് മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുന്നതിനും ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി നൽകുന്നത് ("കുറിപ്പ്" നിരയിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്). കേസ് ഇതിനകം ബന്ധിപ്പിച്ച് ഫയൽ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, കംപൈലർ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയ ഡോക്യുമെൻ്റുകളുടെ ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി മുൻ കവറിൻ്റെ ഉള്ളിൽ മുകളിലെ അരികിൽ ഒട്ടിച്ചിരിക്കുന്നു.

ആർക്കൈവിലേക്ക് സമർപ്പിക്കുന്നതിന് ഒരു കേസ് തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ, ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററിയുടെ ഷീറ്റുകൾ വ്യക്തിഗത ഫയലിൻ്റെ ഷീറ്റുകളിൽ നിന്ന് പ്രത്യേകം അക്കമിട്ടിരിക്കുന്നു എന്നത് ശ്രദ്ധിക്കുക. ഒരു ജീവനക്കാരനെ പിരിച്ചുവിട്ടതിനുശേഷം, അവൻ്റെ സ്വകാര്യ ഫയൽ അടച്ചു, അതായത്, ഫോൾഡറിൽ നിന്ന് നീക്കംചെയ്ത് തുന്നിക്കെട്ടി. അതേ സമയം, ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് വരയ്ക്കാൻ മറക്കാതിരിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്.

കേസിൻ്റെ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ്

സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് ഫയലിൽ ഒരു പ്രത്യേക ഷീറ്റിൽ, പുസ്തകങ്ങളിൽ - അവസാന ശൂന്യ ഷീറ്റിൻ്റെ വിപരീത വശത്ത്, കാർഡ് ഫയലുകളിൽ - കാർഡ് ഫോർമാറ്റിൻ്റെ പ്രത്യേക ശൂന്യ ഷീറ്റിൽ വരച്ചിരിക്കുന്നു. കേസ് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് നിർദ്ദിഷ്ട ഫോമിൽ (അനുബന്ധം 9) വരച്ചിരിക്കുന്നു, ഇത് അക്കങ്ങളിലും വാക്കുകളിലും കേസിൻ്റെ അക്കമിട്ട ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം, ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററിയുടെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം എന്നിവ സൂചിപ്പിക്കുന്നു, കേസ് നമ്പറുകളുടെ നമ്പറിംഗിൻ്റെ പ്രത്യേകതകൾ വ്യക്തമാക്കുന്നു. (അക്ഷരങ്ങളുള്ള കേസ് നമ്പറുകളുടെ സാന്നിധ്യം, നഷ്‌ടമായ നമ്പറുകൾ, ഒട്ടിച്ച ഫോട്ടോഗ്രാഫുകളുള്ള ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം, വലിയ ഫോർമാറ്റ് ഷീറ്റുകൾ, അറ്റാച്ച്‌മെൻ്റുകളുള്ള എൻവലപ്പുകൾ, അവയിൽ ഘടിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം), കൂടാതെ ബ്രോഷറുകളുടെ അച്ചടിച്ച പകർപ്പുകളുടെ ഫയലിലെ സാന്നിധ്യവും സൂചിപ്പിക്കുന്നു. ഫയലിലെ പൊതുവായ മൊത്ത നമ്പറിംഗിൽ അവ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ലെങ്കിൽ അവയിലെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം. കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന രേഖ അതിൻ്റെ കംപൈലർ ഒപ്പിട്ടിരിക്കുന്നു.

Blanker.ru

സാംസ്കാരിക മന്ത്രാലയം (ജനുവരി 31, 2015 ലെ ഓർഡർ നമ്പർ 526), ​​ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ ഫയൽ ചെയ്യൽ, അതിൻ്റെ നമ്പറിംഗ്, ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി തയ്യാറാക്കൽ, കവർ രൂപകൽപ്പന എന്നിവയ്‌ക്കൊപ്പം പേപ്പറിൽ കേസുകൾ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമത്തിൽ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് പൂരിപ്പിക്കുന്നത് ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. അതിൻ്റെ ആകൃതി നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നു നിയന്ത്രണ ആവശ്യകതകൾആർക്കൈവൽ പ്രമാണങ്ങളുടെ സംഭരണം സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിന്. ഒരു കേസ് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിനുള്ള സാമ്പിൾ ഫോം ആർക്കൈവൽ നിയമങ്ങളുടെ അനുബന്ധം നമ്പർ 8-ൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.

സഹായം ഫോമിൻ്റെ അടിസ്ഥാന വിശദാംശങ്ങളിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

1. പ്രമാണ തരത്തിൻ്റെ പേര്;
2. കമ്പൈലറുടെ ജോലിയുടെ പേര്;
3. കയ്യൊപ്പ്;
4. ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്;
5. തയ്യാറാക്കുന്ന തീയതി;

ഇനിപ്പറയുന്ന വിവരങ്ങൾ ഫോമിൽ നൽകിയിട്ടുണ്ട്: കേസിൻ്റെ മൊത്തം ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം (വാക്കുകളിലും അക്കങ്ങളിലും സൂചിപ്പിക്കുക); അക്ഷര നമ്പറുകൾ; നമ്പരുകൾ വിട്ടുപോയിരിക്കുന്നു; ശാരീരിക അവസ്ഥയുടെയും കേസിൻ്റെ രൂപീകരണത്തിൻ്റെയും സവിശേഷതകൾ; ഫോമിനായി ശുപാർശ ചെയ്യുന്ന പേപ്പർ വലുപ്പം A4 ആണ്.

ശ്രദ്ധ

സ്ഥിരമായ സംഭരണ ​​ഫയലുകളുടെ കവറിൽ, സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ ഫയലുകൾ സ്വീകരിക്കുന്ന സംസ്ഥാന ആർക്കൈവിൻ്റെ പേര്, സംസ്ഥാന ആർക്കൈവിൻ്റെയും ഓർഗനൈസേഷൻ്റെയും കോഡുകളുടെ പദവി എന്നിവയ്ക്കായി ഇടം നൽകിയിട്ടുണ്ട്. കേസ് രേഖകൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന കാലയളവിൽ ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ പേര് (ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റ്) മാറുമ്പോൾ, അല്ലെങ്കിൽ കേസ് മറ്റൊരു ഓർഗനൈസേഷനിലേക്ക് (മറ്റൊരു ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റിലേക്ക്) മാറ്റുമ്പോൾ, ഈ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ അല്ലെങ്കിൽ നിയമപരമായ പിൻഗാമി ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ പുതിയ പേര് സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു കേസിൻ്റെ കവർ, ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ മുമ്പത്തെ പേര് (ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റ്) പരാൻതീസിസിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. കേസിൻ്റെ കവറിലെ കേസിൻ്റെ ശീർഷകം ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ കേസുകളുടെ നാമകരണത്തിൽ നിന്ന് കൈമാറ്റം ചെയ്യപ്പെടുന്നു, ഇത് ബന്ധപ്പെട്ട ആർക്കൈവൽ സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ വിദഗ്ദ്ധ അവലോകന കമ്മീഷനുമായി അംഗീകരിച്ചു.

IN ആവശ്യമായ കേസുകൾവ്യക്തതകൾ തലക്കെട്ടിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട് (ഓർഡറുകളുടെ എണ്ണം, പ്രോട്ടോക്കോളുകൾ മുതലായവ).

ഓരോ സ്ഥിരം ഫയലിൻ്റെയും വ്യക്തിഗത ഫയലിൻ്റെയും രജിസ്ട്രേഷൻ്റെ നിർബന്ധിത ഘടകമാണ് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ്. കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന രേഖ ഒരു പ്രത്യേക ഷീറ്റിൽ വരച്ച് കേസിൻ്റെ അവസാനം സ്ഥാപിക്കുന്നു. ആർക്കൈവിലേക്ക് പുസ്തകങ്ങൾ (മാഗസിനുകൾ) സമർപ്പിക്കുമ്പോൾ, സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ലിഖിതം ഒരു ശൂന്യ ഷീറ്റിൻ്റെ വിപരീത വശത്ത്, കാർഡ് ഫയലുകളിൽ - കാർഡ് ഫോർമാറ്റിൻ്റെ പ്രത്യേക ശൂന്യ ഷീറ്റിൽ വരയ്ക്കുന്നു.

ഷീറ്റ് അക്കങ്ങളിലും വാക്കുകളിലും കേസിൻ്റെ അക്കമിട്ട ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണവും വെവ്വേറെ, "+" (പ്ലസ്) ചിഹ്നത്തിലൂടെ ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററിയുടെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം (എന്തെങ്കിലും ഉണ്ടെങ്കിൽ) സൂചിപ്പിക്കുന്നു. സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് വ്യവസ്ഥ ചെയ്യുന്നു ഇനിപ്പറയുന്ന സവിശേഷതകൾകേസ് രേഖകളുടെ നമ്പറിംഗ്: കേസ് ഷീറ്റിൻ്റെ കത്ത് നമ്പറുകളുടെ സാന്നിധ്യം; കാണാതായ കേസ് ഷീറ്റ് നമ്പറുകളുടെ സാന്നിധ്യം; ഒട്ടിച്ച ഫോട്ടോഗ്രാഫുകൾ, രേഖകൾ, പത്രം ക്ലിപ്പിംഗുകൾ എന്നിവയുള്ള ഷീറ്റ് നമ്പറുകളുടെ ലഭ്യത; വലിയ ഫോർമാറ്റ് ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം; അറ്റാച്ച്‌മെൻ്റുകളുള്ള എൻവലപ്പുകളുടെ എണ്ണവും അവയിൽ തിരുകിയ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണവും.

സ്ഥിരമായ സംഭരണത്തിനായി ഞങ്ങൾ കേസുകൾ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നു

വ്യക്തിഗത ഫയലുകൾ പരിപാലിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമങ്ങൾ ബജറ്റ് ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്ക് നിയന്ത്രിക്കപ്പെടാത്തതിനാൽ, വ്യക്തിഗത ഫയലുകൾ പരിപാലിക്കുന്നതിനും രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നതിനും സംഭരിക്കുന്നതിനുമുള്ള പ്രശ്നങ്ങൾ നിയന്ത്രിക്കുന്ന ഒരു പ്രാദേശിക നിയന്ത്രണ നിയമം തൊഴിലുടമ സ്വീകരിക്കാൻ ഞങ്ങൾ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങളുടെ അറിവിലേക്കായി. ഒരു കേസ് എന്നത് ഒരു പ്രത്യേക കവറിൽ സ്ഥാപിച്ചിരിക്കുന്ന ഒരു പ്രശ്‌നം അല്ലെങ്കിൽ പ്രവർത്തന മേഖലയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഒരു ഡോക്യുമെൻ്റ് അല്ലെങ്കിൽ ഡോക്യുമെൻ്റുകളുടെ ഒരു കൂട്ടമാണ്. ആദ്യം നിർവ്വഹിച്ച പ്രമാണം അവയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയ നിമിഷം മുതൽ കേസുകൾ ആരംഭിച്ചതായി കണക്കാക്കുന്നു.

ജീവനക്കാരുടെ വ്യക്തിപരമായ കാര്യങ്ങൾ നടത്തുമ്പോൾ, അത് പാലിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ് കർശനമായ നിയമങ്ങൾഅല്ലെങ്കിലും നിർബന്ധിത ആവശ്യകതതൊഴിലുടമയ്ക്ക്. സൃഷ്ടിച്ച ഫോൾഡറുകളെ ("വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ", "ഡോസിയർ" അല്ലെങ്കിൽ മറ്റെന്തെങ്കിലും) എന്ന് വിളിക്കുന്നത് പരിഗണിക്കാതെ തന്നെ, അവയിൽ ജീവനക്കാരൻ്റെ സ്വകാര്യ ഡാറ്റ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, അതിനാൽ അധ്യായം അനുശാസിക്കുന്ന എല്ലാ ആവശ്യകതകളും പാലിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

ജീവനക്കാരൻ്റെ സ്വകാര്യ ഫയൽ

ആദ്യം എക്സിക്യൂട്ട് ചെയ്ത ഡോക്യുമെൻ്റിൻ്റെ സ്റ്റോറേജ് ഫോൾഡറിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയ ശേഷം കേസ് തുറന്നതായി കണക്കാക്കുന്നു. അതേ സമയം, തുറന്ന കേസിൻ്റെ കവർ വരച്ചിരിക്കുന്നു. കേസിൻ്റെ കവർ നിർദ്ദിഷ്ട ഫോമിൽ വരച്ചിരിക്കുന്നു (അനുബന്ധം 3) തുറന്ന കേസിൻ്റെ കവറിൽ ഇനിപ്പറയുന്ന വിവരങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്: ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ പേര്; അത് രൂപീകരിച്ച സംഘടനയുടെ ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റിൻ്റെ പേര്; കേസുകളുടെ നാമകരണം അനുസരിച്ച് കേസ് സൂചിക; കേസ് ശീർഷകം; ഫയലിൻ്റെ ഷെൽഫ് ലൈഫ് അല്ലെങ്കിൽ "ശാശ്വതമായി സൂക്ഷിക്കുക" എന്ന ലിഖിതം (ഫയലുകളുടെ പട്ടികയിൽ നിന്ന് കൈമാറ്റം ചെയ്തു).
സ്ഥിരമായ സംഭരണ ​​ഫയലുകളുടെ കവറിൽ, സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ ഫയലുകൾ സ്വീകരിക്കുന്ന സംസ്ഥാന ആർക്കൈവിൻ്റെ പേര്, സംസ്ഥാന ആർക്കൈവിൻ്റെയും ഓർഗനൈസേഷൻ്റെയും കോഡുകളുടെ പദവി എന്നിവയ്ക്കായി ഇടം നൽകിയിട്ടുണ്ട്.

3.6 ആർക്കൈവിൽ സ്വീകരിച്ച കേസുകൾ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ആവശ്യകതകൾ

ഓർഗനൈസേഷണൽ, അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ്, ക്രിയേറ്റീവ്, മറ്റ് ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ (പ്രോട്ടോക്കോളുകൾ, ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റുകൾ, കത്തുകൾ, റിപ്പോർട്ടുകൾ മുതലായവ) അടങ്ങുന്ന കേസുകളുടെ അവസാന തീയതികൾ, കൃത്യമായ ഡേറ്റിംഗ് പ്രധാനപ്പെട്ടത്, അതുപോലെ നിരവധി വോള്യങ്ങൾ (ഭാഗങ്ങൾ) അടങ്ങുന്ന കേസുകൾ, കേസ് പ്രമാണങ്ങൾക്കുള്ള സമയപരിധി സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, അതായത്. കേസിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള ആദ്യത്തേതും ഏറ്റവും പുതിയതുമായ രേഖകളുടെ രജിസ്ട്രേഷൻ (ഡ്രാഫ്റ്റിംഗ്) തീയതികൾ. കേസ് ഓർഡറുകൾ, നിർദ്ദേശങ്ങൾ മുതലായവയുടെ രജിസ്ട്രേഷൻ്റെ ഒരു ജേണലാണെങ്കിൽ, കേസിൻ്റെ തീയതി ജേണലിലെ ആദ്യത്തേയും അവസാനത്തേയും എൻട്രികളുടെ കൃത്യമായ കലണ്ടർ തീയതികളായിരിക്കും. മീറ്റിംഗുകളുടെ മിനിറ്റ്സ് അടങ്ങിയ ഒരു കേസിൻ്റെ സമയപരിധി, അംഗീകാര തീയതികൾ (അംഗീകാരം ലഭിച്ച രേഖകൾക്കായി) അല്ലെങ്കിൽ കേസ് രൂപീകരിക്കുന്ന ആദ്യ, അവസാന മിനിറ്റുകളുടെ ഡ്രോയിംഗ് എന്നിവയാണ്.
ഫയൽ തുറന്ന വ്യക്തിയെ നിയമിക്കുന്നതിനും പിരിച്ചുവിടുന്നതിനുമുള്ള ഉത്തരവിൽ ഒപ്പിടുന്ന തീയതികളാണ് ഒരു വ്യക്തിഗത ഫയലിനുള്ള സമയപരിധി.
ഉദാഹരണത്തിന്, ഞങ്ങൾ സംസാരിക്കുന്നത്, വ്യക്തമല്ലാത്ത വാചകം, ഒട്ടിച്ച ഷീറ്റുകൾ (വലിയ ഡയഗ്രമുകൾ മുതലായവ ഉണ്ടെങ്കിൽ), കീറിയ ഷീറ്റുകൾ, ഒട്ടിച്ച ഫോട്ടോഗ്രാഫുകൾ എന്നിവയുള്ള പ്രമാണങ്ങളുടെ ഫയലിലെ സാന്നിധ്യത്തെക്കുറിച്ചാണ്, ഫയലിൽ അറ്റാച്ചുമെൻ്റുകളുള്ള എൻവലപ്പുകൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, തുടങ്ങിയവ. കേസിൻ്റെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തൽ ഷീറ്റ് അതിൻ്റെ കംപൈലർ ഒപ്പിട്ടിരിക്കണം, ഈ സാഹചര്യത്തിൽ സ്ഥാനത്തിൻ്റെയും ഒപ്പിൻ്റെയും ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ് നിർമ്മിക്കുകയും തീയതി ഒട്ടിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ആർക്കൈവൽ പ്രമാണങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന പ്രക്രിയയിൽ, ആവശ്യമെങ്കിൽ, ആവശ്യമായ കുറിപ്പുകൾ പിന്നീട് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൽ ഉണ്ടാക്കുന്നു.
ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് ഇല്ലാതെയാണ് കേസ് ഫയൽ ചെയ്യുന്നതെങ്കിൽ, അത് കേസിൻ്റെ അകത്തെ കവറിന് മുകളിൽ ഒട്ടിച്ചിരിക്കണം. എന്നാൽ സാധാരണയായി ഇത് അവസാന പ്രമാണത്തിന് ശേഷം സ്ഥാപിക്കുകയും ഈ രൂപത്തിൽ കേസ് തുന്നുകയും ചെയ്യുന്നു. ലേഖനത്തിൻ്റെ തുടക്കത്തിൽ ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് പൂരിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു ഉദാഹരണമുണ്ട്. നിങ്ങൾക്ക് ഡോക് ഫോർമാറ്റിൽ ഒരു സാമ്പിൾ ഡോക്യുമെൻ്റ് ഡോക്യുമെൻ്റ് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാനും കഴിയും. കേസ് പൂർത്തിയാക്കാൻ, നിങ്ങൾക്ക് കേസ് ഡോക്യുമെൻ്റുകളുടെ ഒരു സാമ്പിൾ ഇൻ്റേണൽ ഇൻവെൻ്ററിയും ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം.

കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു പ്രമാണം വരയ്ക്കുന്നു

സ്ഥാപിത ഫോം (അനുബന്ധം 1) അനുസരിച്ച് കേസിലെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനാണ് കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന രേഖ തയ്യാറാക്കിയിരിക്കുന്നത്. കേസ് ഷീറ്റിൻ്റെ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ലെറ്ററിൽ, കേസിൻ്റെ അക്കമിട്ട ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം, ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററിയുടെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം അക്കങ്ങളിലും വാക്കുകളിലും സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, കേസിൻ്റെ ഷീറ്റുകളുടെ നമ്പറിംഗിൻ്റെ സവിശേഷതകളും ഭൗതിക അവസ്ഥയും കേസ് ഡോക്യുമെൻ്റുകൾ വ്യക്തമാക്കിയിട്ടുണ്ട്, കേസ് ഷീറ്റുകളുടെ കത്ത് നമ്പറുകളുടെ സാന്നിധ്യം, കാണാതായ നമ്പറുകൾ, ഒട്ടിച്ച ഫോട്ടോഗ്രാഫുകളുള്ള ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം (വ്യക്തിഗത കേസുകൾ ഒഴികെ), വലിയ ഫോർമാറ്റ് ഷീറ്റുകളുടെ നമ്പറുകൾ, അറ്റാച്ച്മെൻ്റുകളുള്ള കവറുകൾ, തിരുകിയ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം അവയിൽ, കൂടാതെ ബ്രോഷറുകളുടെ അച്ചടിച്ച പകർപ്പുകളുടെ കാര്യത്തിൽ അവയിലെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണത്തിൽ സാന്നിദ്ധ്യം സൂചിപ്പിക്കുന്നു, കേസിലെ പൊതുവായ മൊത്തത്തിലുള്ള നമ്പറിംഗിൽ അവ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ലെങ്കിൽ. ഇൻ്റേണൽ ഇൻവെൻ്ററിയുടെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം, പ്രത്യേകം അക്കമിട്ട് കേസിൻ്റെ തുടക്കത്തിൽ സ്ഥാപിക്കുന്നു, + (പ്ലസ്) ചിഹ്നത്തിലൂടെ കേസിൻ്റെ മൊത്തം ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണത്തിന് ശേഷം കേസ് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, "ഫയലിൽ 100 ​​(നൂറ്) ഷീറ്റുകൾ ഫയൽ ചെയ്യുകയും അക്കമിട്ട് + 5 ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി ഷീറ്റുകൾ ഉണ്ട്."

കേസിൻ്റെ ഘടനയിലും അവസ്ഥയിലും തുടർന്നുള്ള മാറ്റങ്ങൾ (കേടുപാടുകൾ, രേഖകളുടെ കുറവ്, പകർപ്പുകൾ ഉപയോഗിച്ച് ഒറിജിനലുകൾ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കൽ മുതലായവ) കേസിൻ്റെ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൽ പ്രസക്തമായ നിയമത്തെ പരാമർശിച്ച് രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. തീയതി സൂചിപ്പിക്കുന്ന സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ ക്ലറിക്കൽ അല്ലെങ്കിൽ ആർക്കൈവൽ സേവനമാണ് മാർക്കുകൾ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയത്.

കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന രേഖ കേസിൻ്റെ അവസാനത്തിൽ സ്ഥാപിക്കുകയും A4 പേപ്പറിൻ്റെ ഒരു ഫോമിലോ ശൂന്യമായ ഷീറ്റിലോ വരയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. അറ്റാച്ചുമെൻ്റുകളുള്ള എൻവലപ്പുകൾ ഇല്ലാത്ത പേഴ്സണൽ ഫയലുകൾക്കായി, A5 പേപ്പറിൻ്റെ ഒരു ഷീറ്റിൽ ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് വരയ്ക്കാൻ അനുവദിച്ചിരിക്കുന്നു. പുസ്തകങ്ങളിൽ, സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ലിഖിതം അവസാന ശൂന്യ ഷീറ്റിൻ്റെ വിപരീത വശത്ത്, കാർഡ് ഫയലുകളിൽ - കാർഡ് ഫോർമാറ്റിൻ്റെ പ്രത്യേക ശൂന്യ ഷീറ്റിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു. കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന രേഖ കംപൈലർ ഒപ്പിട്ടിരിക്കുന്നു. കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന ഡോക്യുമെൻ്റിലെ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ലിഖിതം, സ്ഥാനം, ഒപ്പിൻ്റെ ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്, വ്യക്തിഗത ഒപ്പ്, തയ്യാറാക്കിയ തീയതി എന്നിവയെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു.

കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന രേഖ കേസിൻ്റെ പുറംചട്ടയിലോ അവസാന രേഖയുടെ ശൂന്യമായ പുറകിലോ സ്ഥാപിക്കുന്നത് നിരോധിച്ചിരിക്കുന്നു. ഒരു ശൂന്യമായ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റോ ഒരു ശൂന്യമായ A4 ഷീറ്റോ ഇല്ലാതെ കേസ് ഇതിനകം ഫയൽ ചെയ്തതോ ബന്ധിക്കപ്പെട്ടതോ ആയ സന്ദർഭങ്ങളിൽ, അത് ഷീറ്റിൻ്റെ മുകൾഭാഗത്ത് കേസിൻ്റെ അകത്തെ കവറിൽ ഒട്ടിച്ചിരിക്കും അല്ലെങ്കിൽ ഈ കേസിൻ്റെ അവസാനം ഫയൽ ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

ആർക്കൈവിലേക്ക് കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള പ്രമാണങ്ങൾ നിങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുകയാണോ? കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു പ്രമാണം വരയ്ക്കാൻ മറക്കരുത്. ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണത്തെയും അവയുടെ ശാരീരിക അവസ്ഥയെയും കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ഉചിതമായ ഫോം പൂരിപ്പിക്കുക. നമ്പറിംഗിൻ്റെ സവിശേഷതകൾ വിശദീകരിക്കുക.

ലേഖനത്തിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾ പഠിക്കും:

അക്കൌണ്ടിംഗ് ഡോക്യുമെൻ്റ് സിസ്റ്റത്തിലെ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ്

ആധുനിക ഓഫീസ് ജോലികൾ ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ പ്രശ്നങ്ങൾക്കും അതുപോലെ തന്നെ ഡോക്യുമെൻ്റേഷനുമൊത്തുള്ള ജോലിയുടെ ഓർഗനൈസേഷനും നീക്കിവച്ചിരിക്കുന്ന പ്രവർത്തനത്തിൻ്റെ ഒരു പ്രത്യേക മേഖലയാണ്. ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട മേഖലകളിൽ ഒന്ന് വൈദിക പ്രവർത്തനങ്ങൾ കേസുകളുടെ രൂപീകരണം പരിഗണിക്കുന്നു. "കേസ്" എന്ന പദം ഒരു ജോലിയുടെ ഒരു മേഖലയിൽ ഉൾപ്പെടുന്ന തത്വത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഒരു സെറ്റിലേക്ക് സംയോജിപ്പിച്ച രേഖകളെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. ഒരു കേസ് ഒരേ പ്രശ്നവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ ഒരുമിച്ച് കൊണ്ടുവരുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, ഇവ വ്യക്തികളോ റിപ്പോർട്ടിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ സാമ്പത്തിക രേഖകളോ ആകാം.

ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഔദ്യോഗിക പേപ്പറുകളുടെ സുരക്ഷയും തുടർന്നുള്ള ജോലിയുടെ സമയത്ത് അവ വീണ്ടെടുക്കുന്നതിൻ്റെ വേഗതയും, ഫയലുകളിലേക്ക് ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ്റെ ശരിയായ വിതരണത്തെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. കേസുകൾ സൃഷ്ടിക്കുമ്പോൾ വലിയ പ്രാധാന്യമുള്ളത് കേസിനുള്ളിലെ രേഖകളുടെ ചിട്ടപ്പെടുത്തലും ക്രമീകരണവുമാണ്, അതായത്. അതിൻ്റെ രൂപീകരണ തത്വം.

ഇൻവെൻ്ററി അക്കൌണ്ടിംഗ് ഡോക്യുമെൻ്റുകളുടെ വിഭാഗത്തിൽ പെടുന്നു, വാസ്തവത്തിൽ ഇത് ഒരുതരം ഉള്ളടക്ക പട്ടികയാണ്. വിവരണം അവരെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു സീരിയൽ നമ്പറുകൾ, തിരിച്ചറിയൽ സൂചികകൾ, പേരുകൾ, രജിസ്ട്രേഷൻ തീയതികൾ, പേജ് നമ്പറുകൾ. ഇൻവെൻ്ററികൾ കംപൈൽ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ആവശ്യകതയും നിയമങ്ങളും ആന്തരിക നിയന്ത്രണങ്ങളാൽ നിർണ്ണയിക്കപ്പെടുന്നു: ഓഫീസ് ജോലികൾക്കുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾ , അതുപോലെ പ്രത്യേക വ്യവസ്ഥകളും നിർദ്ദേശങ്ങളും.

കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന രേഖയും ഒരു അക്കൗണ്ടിംഗ് രേഖയായി കണക്കാക്കാം. സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ ആർക്കൈവിലെ കേസിൻ്റെ ഉള്ളടക്കത്തിൻ്റെ പ്രത്യേകതകളെയും അതിൻ്റെ രൂപീകരണത്തിൻ്റെ പ്രത്യേകതകളെയും കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ഇതിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. മൊത്തം കേസ് ഷീറ്റുകളുടെ കണക്ക് സൂക്ഷിക്കാൻ ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു. കൂടാതെ, ഇത് അവരുടെ നമ്പറിംഗിൻ്റെ പ്രത്യേകതകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.

സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൻ്റെ ഫോം

കേസുകൾ രൂപീകരിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രക്രിയ വേഗത്തിലാക്കുന്നതിനും നിലവിലുള്ള അക്കൌണ്ടിംഗ് ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ ഏകീകരിക്കുന്നതിനും, ഒരു ഇൻവെൻ്ററി, കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു പ്രമാണം തുടങ്ങിയ പ്രമാണങ്ങൾക്കായി, അവരുടെ സ്വന്തം പ്രത്യേക ഫോമുകൾ വികസിപ്പിക്കുകയും നിയമനിർമ്മാണ തലത്തിൽ അംഗീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

സാംസ്കാരിക മന്ത്രാലയം അംഗീകരിച്ച ആർക്കൈവൽ കാര്യങ്ങളുടെ നിയമങ്ങൾ അനുസരിച്ച് (ജനുവരി 31, 2015 ലെ ഓർഡർ നമ്പർ 526), ​​സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് പൂരിപ്പിക്കുന്നത് ഫയലുകൾ പേപ്പറിൽ ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്, ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിനും അതിൻ്റെ നമ്പറിംഗ്, ഒരു ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി തയ്യാറാക്കുകയും കവർ രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു. ആർക്കൈവൽ പ്രമാണങ്ങളുടെ സംഭരണം സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള റെഗുലേറ്ററി ആവശ്യകതകളാൽ അതിൻ്റെ രൂപം നിർണ്ണയിക്കപ്പെടുന്നു. ഒരു കേസ് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിനുള്ള സാമ്പിൾ ഫോം ആർക്കൈവൽ നിയമങ്ങളുടെ അനുബന്ധം നമ്പർ 8-ൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.

സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഫോം വിശദാംശങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുന്നു:

1. പ്രമാണ തരത്തിൻ്റെ പേര്;
2. കമ്പൈലറുടെ ജോലിയുടെ പേര്;
3. കയ്യൊപ്പ്;
4. ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്;
5. തയ്യാറാക്കുന്ന തീയതി;

ഇനിപ്പറയുന്ന വിവരങ്ങൾ ഫോമിൽ നൽകിയിട്ടുണ്ട്:

കേസിൻ്റെ ആകെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം (വാക്കുകളിലും അക്കങ്ങളിലും സൂചിപ്പിക്കുക);

അക്ഷര നമ്പറുകൾ;

നമ്പരുകൾ നഷ്‌ടമായി;

ശാരീരിക അവസ്ഥയുടെയും കേസിൻ്റെ രൂപീകരണത്തിൻ്റെയും സവിശേഷതകൾ;

ഫോമിനായി ശുപാർശ ചെയ്യുന്ന പേപ്പർ വലുപ്പം A4 ആണ്. ഇത് അവസാനമായി ഫയൽ ചെയ്ത ഒരു പ്രത്യേക പേജായിരിക്കണം. ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് ഇല്ലാതെ കേസ് ആദ്യം വരച്ച് ബന്ധിപ്പിച്ച സാഹചര്യത്തിൽ, അതിൽ ഫോം ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിന് വോളിയം അൺസ്റ്റിച്ച് ചെയ്യേണ്ട ആവശ്യമില്ല. അത് പൂരിപ്പിച്ച് കവറിൻ്റെ ഉള്ളിൽ മുകളിൽ ഒട്ടിച്ചാൽ മതി. തൽഫലമായി, പൂർത്തിയാക്കിയ കേസ് ഇതുപോലെ കാണപ്പെടും:

ഒരു സ്വകാര്യ ഫയലിനുള്ള സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ്: സാമ്പിൾ ഡിസൈൻ

പ്രവർത്തിക്കുന്നു ഈ നിമിഷംആർക്കൈവൽ പ്രമാണങ്ങളുടെ സംഭരണം സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ (അനുബന്ധം നമ്പർ 8) ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിനായി ഇനിപ്പറയുന്ന മാതൃകാ ഫോർമാറ്റ് വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു:

സ്ഥിരവും താൽക്കാലികവുമായ (10 വർഷത്തിൽ കൂടുതൽ) സംഭരണ ​​കാലയളവിലെ എല്ലാ കേസുകൾക്കും ഈ സാമ്പിൾ സാധുവാണ്. പേഴ്സണൽ കാര്യങ്ങൾ ഈ നിയമത്തിന് അപവാദമല്ല. പൂർത്തിയാക്കിയ ശേഷം സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ ആർക്കൈവുകളിലേക്ക് മാറ്റാൻ തയ്യാറെടുക്കുന്ന എല്ലാ കേസുകളും കലണ്ടർ വർഷം, നിയമങ്ങൾ നിർദ്ദേശിക്കുന്ന രീതിയിൽ വിവരിക്കുകയും നടപ്പിലാക്കുകയും വേണം. ഇത് പ്രകാരം റെഗുലേറ്ററി പ്രമാണം, ഓരോ കേസിൻ്റെയും അവസാനം പേപ്പർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളത്ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് ഫയൽ ചെയ്യണം. പൊതുവേ, ഇത് A4 ഫോർമാറ്റിലാണ്; കാർഡ് ഫയലുകളിൽ ഇത് കാർഡ് ഫോർമാറ്റുമായി യോജിക്കുന്നു. ഷീറ്റ് കേസിൻ്റെ പുറംചട്ടയിലോ അവസാന പേജിൻ്റെ പിൻഭാഗത്തോ സ്ഥാപിക്കാൻ പാടില്ല.

അനുബന്ധ രേഖകൾ:

സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് പൂരിപ്പിക്കുന്നു

കേസ് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് പൂരിപ്പിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾ ഇനിപ്പറയുന്ന അൽഗോരിതം പാലിക്കണം:

കേസുകളുടെ നാമകരണത്തിന് അനുസൃതമായി നൽകിയിരിക്കുന്ന കേസ് നമ്പർ സൂചിപ്പിക്കുക;

വോളിയത്തിൽ ഫയൽ ചെയ്ത അക്കമിട്ട പേജുകളുടെ ആകെ എണ്ണം അക്കങ്ങളിലും വാക്കുകളിലും സൂചിപ്പിക്കുക (ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി കണക്കിലെടുക്കുന്നില്ലെന്ന് ശ്രദ്ധിക്കുക);

പുറം ഷീറ്റുകളുടെ നമ്പറുകൾ സൂചിപ്പിക്കുക, ഉദാഹരണത്തിന്: "നമ്പർ 1 മുതൽ നമ്പർ 308 വരെ";

ലിസ്റ്റ് ലെറ്റർ നമ്പറുകൾ.

ഒരു അക്ഷര നമ്പർ എന്നാൽ അക്ഷരമുള്ള ഒരു സംഖ്യ എന്നാണ് അർത്ഥമാക്കുന്നത്, ഉദാഹരണത്തിന്: 11a, 24b. നമ്പറിംഗ് സമയത്ത് ഒന്നോ അതിലധികമോ പേജുകൾ ആകസ്മികമായി ഒഴിവാക്കിയ സാഹചര്യത്തിൽ അത്തരം നമ്പറുകൾ ദൃശ്യമാകും. നമ്പറിംഗ് വീണ്ടും ചെയ്യാതിരിക്കാൻ, നഷ്‌ടമായ ഷീറ്റുകൾക്ക് ഒരു അക്ഷരം ഉപയോഗിച്ച് മുമ്പത്തെ നമ്പർ നൽകിയിരിക്കുന്നു, ഉദാഹരണത്തിന്: 33, 34, 34a, 34b, 35.

നഷ്‌ടമായ സംഖ്യകൾ പട്ടികപ്പെടുത്തുക;

ഫയലിൽ നഷ്‌ടമായതോ അക്ഷരങ്ങളുള്ളതോ ആയ ഷീറ്റുകൾ ഇല്ലെങ്കിൽ, സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന ഷീറ്റ് ഫോമിൻ്റെ അനുബന്ധ വരികളിൽ ഡാഷുകൾ ഇടേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

അക്കമിട്ട ഷീറ്റുകളുടെ ആകെ എണ്ണം കണക്കാക്കുമ്പോൾ കാണാതായതും അക്ഷരങ്ങളുള്ളതുമായ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം കണക്കിലെടുക്കണം. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു വോളിയത്തിൻ്റെ അവസാന ഷീറ്റ് 264 എന്ന നമ്പറിൽ ആണെങ്കിൽ, ഫയലിൽ 34a, 34b എന്നീ അക്ഷര ഷീറ്റുകൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, കൂടാതെ ഷീറ്റ് നമ്പർ 647 നഷ്‌ടമായിരിക്കുന്നു. മൊത്തം എണ്ണംഷീറ്റുകൾ ഇനിപ്പറയുന്ന രീതിയിൽ കണക്കാക്കും: 264+2-1=265.

ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററിയുടെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം സൂചിപ്പിക്കുക;

ശാരീരിക അവസ്ഥയുടെ സവിശേഷതകളെക്കുറിച്ചും കേസിൻ്റെ രൂപീകരണത്തെക്കുറിച്ചും പട്ടികയുടെ നിരകൾ പൂരിപ്പിക്കുക. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, ഇടത് നിരയിലെ സവിശേഷതയെ തരംതിരിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്, വലത് നിരയിൽ, അത് സംഭവിക്കുന്ന ഷീറ്റുകളുടെ നമ്പറുകൾ സൂചിപ്പിക്കുക.

അത്തരം സവിശേഷതകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു:

• ഒട്ടിച്ച ഫോട്ടോകൾ;
• നിലവാരമില്ലാത്ത (വലിയ) ഫോർമാറ്റ്;
• അറ്റാച്ച്മെൻറുകളുള്ള എൻവലപ്പുകളുടെ ലഭ്യത (പട്ടിക എൻവലപ്പിൻ്റെ സാന്നിധ്യം മാത്രമല്ല, അതിൽ പൊതിഞ്ഞ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണവും സൂചിപ്പിക്കുന്നു);
• ശാരീരിക ക്ഷതം (ഉദാഹരണത്തിന്, കീറിപ്പോയതോ വെള്ളം കയറിയതോ ആയ പേജുകൾ, വായിക്കാൻ പ്രയാസമുള്ള ഫോട്ടോകോപ്പികൾ);
• ബ്രോഷറുകളുടെ അച്ചടിച്ച പകർപ്പുകളുടെ ലഭ്യത (പേജുകളുടെ എണ്ണം പൊതുവായ നമ്പറിംഗിൽ സൂചിപ്പിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ, അത് പട്ടികയിൽ നൽകണം);

കേസ് ഡോക്യുമെൻ്റുകൾക്ക് സമാന സവിശേഷതകൾ ഇല്ലെങ്കിൽ, പട്ടിക Z എന്ന അക്ഷരം ഉപയോഗിച്ച് ക്രോസ് ഔട്ട് ചെയ്യണം.

സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് സമാഹരിച്ച വ്യക്തിയുടെ സ്ഥാനത്തിൻ്റെ പേര് സൂചിപ്പിക്കുക, ഒപ്പിടുക, അത് മനസ്സിലാക്കുക.

രജിസ്ട്രേഷൻ തീയതി നൽകുക;

ചില കേസുകളിൽ, കേസ് രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത ശേഷം, അതിൻ്റെ ഘടനയിലും നിലയിലും മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താം. ഉദാഹരണത്തിന്, സ്റ്റോറേജ് സമയത്ത് ചില പ്രമാണങ്ങൾ കേടായേക്കാം. അല്ലെങ്കിൽ ഒറിജിനലിനെ ഒന്നോ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റൊന്നിൻ്റെ പകർപ്പ് ഉപയോഗിച്ച് മാറ്റിസ്ഥാപിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ് ഔദ്യോഗിക പേപ്പർ . ഒരു അധിക ഉദാഹരണമായി, നമുക്ക് വർക്ക് ബുക്കുകൾ ഉദ്ധരിക്കാം, അവ ഫയലിൽ ഫയൽ ചെയ്തിട്ടില്ല, പക്ഷേ ഒരു കവറിൽ സ്ഥാപിച്ചിരിക്കുന്നു. കുറച്ച് സമയത്തിന് ശേഷം, മുൻ ജീവനക്കാരനോ അവൻ്റെ ബന്ധുക്കളോ ആർക്കൈവിൽ നിന്ന് ഒരു വർക്ക് ബുക്ക് അഭ്യർത്ഥിച്ചേക്കാം, ഇത് കേസിൻ്റെ ഘടനയിൽ മാറ്റത്തിന് ഇടയാക്കും. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, വരുത്തിയ എല്ലാ മാറ്റങ്ങളും പ്രസക്തമായ നിയമത്തിൽ രേഖപ്പെടുത്തുകയും ഈ ആക്ടിനെ പരാമർശിച്ച് പ്രമാണത്തിൻ്റെ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൽ ഒരു കുറിപ്പ് നൽകുകയും വേണം.

ഈ കേസിലെ എൻട്രി ഇതുപോലെ കാണപ്പെടും:

ട്രാഫിക് റെക്കോർഡ് ബുക്കിൽ ഒരു വർക്ക് ബുക്ക് ഇഷ്യൂ ചെയ്തു (ഷീറ്റ് 58). ജോലി രേഖകൾഅനുബന്ധമായ എൻട്രി നമ്പർ 118 ചെയ്തു.

ആർക്കൈവ് വകുപ്പ് മേധാവി വാസിലിയേവ പി.കെ.പി.സി. വാസിലിയേവ

25.04.2017

അതല്ല ശരിയായ ഡിസൈൻകേസുകൾ (സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് പൂരിപ്പിക്കുന്നതുൾപ്പെടെ) പ്രമാണങ്ങളുടെ സുരക്ഷയ്ക്ക് സംഭാവന നൽകുകയും അവയുടെ തിരയലിനെ ഗണ്യമായി വേഗത്തിലാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു കൂടുതൽ ഉപയോഗം. കൂടാതെ, ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ്റെ ശരിയായ ഗ്രൂപ്പിംഗും അതിൻ്റെ വ്യവസ്ഥാപിതവൽക്കരണവും മൂല്യത്തിൻ്റെ പരിശോധന നടത്തുകയും ആർക്കൈവൽ സ്റ്റോറേജിലേക്ക് കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള പ്രമാണങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുകയും ചെയ്യുന്നതുപോലുള്ള പ്രക്രിയകൾ സുഗമമാക്കുന്നത് സാധ്യമാക്കുന്നു.

അനുബന്ധ രേഖകൾ:

സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൻ്റെ പൂർത്തീകരണത്തോടെ കേസിൻ്റെ അളവ് അവസാനിക്കുന്നു. അതിൻ്റെ ഫോം എവിടെ നിന്ന് ലഭിക്കും, കേസ് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് എങ്ങനെ പൂരിപ്പിക്കാം, കത്ത് നമ്പറുകൾ എന്തൊക്കെയാണ്, കേസിൻ്റെ അവസ്ഥയുടെ സവിശേഷതകൾ എന്തൊക്കെയാണ് അതിൽ പ്രതിഫലിക്കണം, കൂടാതെ ലേഖനത്തിലെ കേസ് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൻ്റെ ഒരു സാമ്പിളും. നിങ്ങൾക്ക് ഇവിടെ ഫോം ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാനും കഴിയും.

കേസിനായുള്ള സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ്: ഫോം വിശകലനം ചെയ്യുന്നു

കേസ് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൻ്റെ ഫോം അനുബന്ധം നമ്പർ 8 മുതൽ. ഞാൻ നിങ്ങളെ ഓർമ്മിപ്പിക്കട്ടെ: അവ എല്ലാവർക്കും നിർബന്ധമാണ്.

രൂപം തന്നെ ലളിതമാണ്. ആദ്യം, ആ വോള്യത്തിൽ ഫയലിൻ്റെ എത്ര ഷീറ്റുകൾ ഫയൽ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്ന് ഞങ്ങൾ അക്കങ്ങളിലും വാക്കുകളിലും എഴുതുന്നു. ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി ഷീറ്റുകൾ കണക്കാക്കില്ല. തുടർന്ന് കേസിൻ്റെ പുറം ഷീറ്റുകളുടെ നമ്പറുകൾ സൂചിപ്പിക്കുക, ഉദാഹരണത്തിന്:

നമ്പർ 1 മുതൽ നമ്പർ 204 വരെ.

അപ്പോൾ കത്ത് നമ്പറുകളും കാണാതായവയും വരും. അക്ഷര സംഖ്യകൾ അക്ഷരങ്ങളുള്ള സംഖ്യകളാണ്: 10a, 55a മുതലായവ. ഷീറ്റുകൾ അക്കമിടുമ്പോൾ, അബദ്ധവശാൽ ഒന്ന് നഷ്‌ടപ്പെട്ടാൽ അവ രൂപം കൊള്ളുന്നു (എല്ലാവരും മനുഷ്യരാണ്, എല്ലാവരും തെറ്റുകൾ വരുത്തുന്നു). ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, നിങ്ങൾ ഒന്നും വീണ്ടും ചെയ്യേണ്ടതില്ല, എന്നാൽ മുമ്പത്തെ നമ്പർ എടുത്ത് അസംഖ്യം ഷീറ്റിൽ ഇടുക, പക്ഷേ ഒരു കത്ത് ഉപയോഗിച്ച്. ഇത് മാറും, ഉദാഹരണത്തിന്, 54, 55, 55a, 56, 57.....

നഷ്‌ടപ്പെട്ടവയുടെ കാര്യവും ഇതുതന്നെയാണ്: നമ്പറിംഗിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഷീറ്റ് നിങ്ങൾക്ക് ആകസ്‌മികമായി നഷ്‌ടമായി - വലിയ കാര്യമൊന്നുമില്ല, ഇത് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൽ പ്രതിഫലിപ്പിക്കാൻ മറക്കരുത്.

അക്ഷരങ്ങളോ നഷ്‌ടമായ ഷീറ്റുകളോ ഇല്ലെങ്കിൽ, ഈ ഫീൽഡുകളിൽ ഡാഷുകൾ ഇടുക.

ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററിയുടെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം ഞങ്ങൾ പ്രത്യേകം സൂചിപ്പിക്കുന്നു.

കേസിൻ്റെ ഭൗതിക അവസ്ഥയുടെ സവിശേഷതകളെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു പട്ടികയാണ് ഇനിപ്പറയുന്നത്. ഇടത് നിരയിൽ ഞങ്ങൾ സവിശേഷത എന്താണെന്ന് എഴുതുന്നു, വലതുവശത്ത് - ഏത് ഷീറ്റിലാണ്. സവിശേഷതകൾ വ്യത്യസ്തമായിരിക്കാം: ഷീറ്റ് കീറുകയോ വെള്ളം അല്ലെങ്കിൽ മറ്റെന്തെങ്കിലുമോ നിറയ്ക്കുകയോ ചെയ്യാം, പകർപ്പ് വളരെ വിളറിയതായിരിക്കാം, അല്ലെങ്കിൽ, വായിക്കാൻ കഴിയുന്നിടത്തോളം ഇരുണ്ടതായിരിക്കാം. നമുക്ക് ഇത് രേഖപ്പെടുത്താം.

ഓർഗനൈസേഷനുകളുടെ ആർക്കൈവുകളുടെ പ്രവർത്തനത്തിനുള്ള അടിസ്ഥാന നിയമങ്ങൾ ഇവിടെ സൂചിപ്പിക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു:

• ഒട്ടിച്ച ഫോട്ടോകളുള്ള ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം;
• വലിയ ഫോർമാറ്റ് ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം;
• അറ്റാച്ച്മെൻ്റുകളുള്ള എൻവലപ്പുകൾ, അവയിൽ പൊതിഞ്ഞ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം;
• കേസിൻ്റെ ഷീറ്റുകളുടെ പൊതുവായ നമ്പറിംഗ് സമയത്ത് അവ ശ്രദ്ധിച്ചില്ലെങ്കിൽ അവയിലെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണമുള്ള ബ്രോഷറുകളുടെ അച്ചടിച്ച പകർപ്പുകളുടെ ഫയലിലെ സാന്നിധ്യം.

ഭാഗ്യവശാൽ, കേസിന് പ്രത്യേക സവിശേഷതകളൊന്നും ഇല്ലെങ്കിൽ, Z എന്ന അക്ഷരം ഉപയോഗിച്ച് ഞങ്ങൾ ഈ പട്ടിക മറികടക്കുന്നു.

സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് സമാഹരിച്ച വ്യക്തിയാണ് ഒപ്പിട്ടിരിക്കുന്നത്.

സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് എവിടെ, എങ്ങനെ സ്ഥാപിച്ചിരിക്കുന്നു?

കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന രേഖ അവസാനമായി ഫയൽ ചെയ്തു. അതിനാൽ, പൂർണ്ണമായി പൂർത്തിയാക്കിയ കേസിൻ്റെ അളവ് ഇതുപോലെ കാണപ്പെടുന്നു: ഉപയോഗിച്ച് മൂടുക ശീർഷകം പേജ്, പിന്നെ - , പിന്നെ കേസ് രേഖകൾ, സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ്, കവർ.

ഷീറ്റുകൾ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്താതെയാണ് നിങ്ങളുടെ മുമ്പാകെ കേസുകൾ പൂർത്തിയാക്കിയതെങ്കിൽ, അവയ്‌ക്കായി വോള്യങ്ങൾ തുറക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ല. തുടർന്ന് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് ഷീറ്റിൻ്റെ മുകൾഭാഗത്ത് കേസിൻ്റെ അകത്തെ കവറിൽ ഒട്ടിക്കുന്നു.

സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ കഴിയുമോ?

2015 ലെ നിയമങ്ങൾ പ്രകാരം കേസിൻ്റെ ശാരീരിക അവസ്ഥയിലോ ഘടനയിലോ ഉള്ള എല്ലാ മാറ്റങ്ങളും സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൽ രേഖപ്പെടുത്തണം. ശാരീരിക അവസ്ഥ ചോദ്യങ്ങളൊന്നും ഉന്നയിക്കുന്നില്ല, പക്ഷേ തുന്നിയ കേസിൻ്റെ ഘടന ശരിക്കും മാറാൻ കഴിയുമോ? അതെ, ഒരുപക്ഷെ. ശ്രദ്ധേയമായ ഒരു ഉദാഹരണം ഞങ്ങൾ ഒരാഴ്ച മുമ്പ് സംസാരിച്ചതാണ്. എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും അവർക്കായി വരാമെന്നതിനാൽ, വോള്യത്തിൻ്റെ ഫേംവെയറിനെക്കുറിച്ചുള്ള പുസ്തകങ്ങൾ പഞ്ചർ ചെയ്യപ്പെടുന്നില്ല. അവർ പൊതിഞ്ഞിരിക്കുന്ന എൻവലപ്പുകൾ തുളച്ചുകയറുന്നു, കേസിൻ്റെ ഒരു ഷീറ്റിന് അനുയോജ്യമായ 1 എൻവലപ്പ്. കുറച്ച് വർഷങ്ങൾക്ക് ശേഷം ഒരു വ്യക്തിയോ അവൻ്റെ ബന്ധുക്കളോ ഈ പുസ്തകം ആവശ്യപ്പെടുകയാണെങ്കിൽ, ഞങ്ങൾ അത് പൊതുവായ നടപടിക്രമത്തിന് അനുസൃതമായി പുറപ്പെടുവിക്കുന്നു. ഇതിനുശേഷം, ഡോക്യുമെൻ്റ് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൽ ഉചിതമായ എൻട്രി നടത്താൻ മറക്കരുത്, അല്ലാത്തപക്ഷം ഫയലിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് ഞങ്ങൾക്ക് പുസ്തകം നഷ്ടപ്പെട്ടതായി മാറും.