Resmi bir mektup neye benzer? Okunacak Bir İş Mektubu Nasıl Yazılır?

İş mektupları neredeyse her durumda ortaklarla iletişim kurulurken yazılır. Bu tür belgeleri hazırlamak için hazır örnekler ve kurallar makalede bulunabilir.

İş mektubu, şirketin tamamı adına başka bir şirkete, bireysel girişimciye veya bireye (örneğin bir yatırımcıya) gönderilen bir belge olarak tanımlanabilir. Esasen, herhangi bir şirket yazışması iş mektubudur. Amaçları çok farklı:

1. işbirliği hakkında.
2. işbirliği, müzakereler.
3. Sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi gerektiğine dair bir hatırlatma.
4. Durumunuza ilişkin bir açıklama, daha önce gönderilmiş bir mektuba yanıt ve daha birçok şey.

Belge genellikle şirketin antetli kağıdına hazırlanır; normal veya posta yoluyla gönderilebilir; e-posta. Ancak partnerin özel bir önemi varsa, yüksek kaliteli bir kağıda basılması tercih edilir. kalın kağıt elden veya kargo ile teslim edilir. Mektubun yapısı tipik bir iş belgesi– bunu şematik olarak bu şekilde gösterebilirsiniz.

Derleme yaparken nelere dikkat etmeliyiz?

Bu tür harflerin belirli kuralları ve örnekleri yoktur, bu nedenle yapıları, hacimleri ve tasarımları büyük ölçüde bağlıdır. özel durum. Örneğin, bir bildirim mektubu oldukça kısa olacaktır (3-4 paragraf), ancak bir çalışan tavsiyesi veya bir iş teklifi birden fazla sayfa alabilir.

Ancak aynı zamanda birkaç tane de var Genel kurallar Bir makale hazırlarken dikkat etmeniz gerekenler:

1. Belgenin kendisinin herhangi bir yasal gücü yoktur, ancak tüm yürütme kurallarına göre hazırlanmıştır. Yapısı ve sunum tarzı, modern belge akışının genel kabul görmüş ilkelerine uygun olmalıdır.
2. Cümleler mantıklı ve açık bir sırayla kurulur. Süslü, karmaşık, duygusal ve özellikle konuşma diline özgü ifadeler yoktur. Tonalite nötrdür.
3. Sunum her zaman yalnızca 1 kişi tarafından gerçekleştirilir - metin doğrudan yönetici tarafından yazılmışsa tekil olarak veya tüm şirket adına yazılmışsa çoğul olarak.
4. Taslağın özel amacı ve muhatabın beklenen eylemleri ayrıntılı olarak açıklanmıştır (bir yanıt gönderin, bir çalışanın adaylığını değerlendirin, müzakereleri kabul edin, bir belge gönderin vb.).
5. Belge, yöneticinin veya diğer çalışanların bireysel çıkarlarını değil, bir ekip olarak şirketin hedeflerini yansıtıyor. Kişisel iletişim kurmanız gerekiyorsa, bunu farklı yapmanız ve kendinizi şirketin temsilcisi olarak konumlandırmamanız önerilir.

Yazarken yapılan ilk 5 hata

Hatalar 2'ye ayrılabilir büyük gruplar- bazıları metin olarak yazmakla ilişkilendirilir (mantık ihlali, kelime dağarcığı vb.) dil normları), diğerleri – uygun iş görgü kurallarına aykırı olarak:

1. Yazım ve noktalama hatalarına izin verilmez - mektubun metni gönderilmeden önce daima en az 1-2 kez kontrol edilmelidir.
2. İş sunum tarzının ihlali, duygusal ifadelerin varlığı, aşırı nezaket veya tersine ciddiyet.
3. Olumsuz ton - tehditler bile gereksiz kelimeler olmadan yazılmalıdır - örneğin: "Bu mektubun alındığı tarihten itibaren 30 gün içinde mahkemeye gitme hakkımızı saklı tutuyoruz."
4. Çok büyük veya tam tersine çok küçük hacim. Genellikle metnin tamamı 1-2 sayfaya sığdırılabilir. Ancak bu, tüm önemli bilgilerin ortağa aktarılmaması gerektiği anlamına gelmez. Uygulamalara hacimsel veriler, diyagramlar, belge formları dahil edilebilir.
5. Muhatabın seçme hakkından mahrum bırakılması. Örneğin şunu yazmamalısınız: "Sözleşmenin son halini inceleyip onaylamanızı rica ediyoruz."

Tipik şablon ifadeleri

Karakteristik standart ifadelerin metninde kullanın iş konuşması– tamamen normal ve hatta arzu edilen bir olgu. Aşağıda çeşitli durumlarda kullanılan en yaygın klişelerin bir listesi bulunmaktadır.

durum	ifade etmek
fark etme	Bilgilendiriyoruz/Dikkatinize sunuyoruz/Bildiriyoruz/Bildiriyoruz
sebebin açıklaması, sebep	Dayanarak/Uygun olarak/Şununla bağlantılı/Amaçları doğrultusunda/Nedeniyle/Desteklediği/Uyduğu şekilde
rica etmek	Lütfen harekete geçin/Lütfen bilgilendirin, iletin, yapın, onaylayın...
Onayla	Onaylıyoruz/Teminat ediyoruz/Şartlarınızı kabul ediyoruz/İtiraz etmiyoruz...
teklif	Tavsiye ediyoruz/teklif ediyoruz/davet ediyoruz/soruyoruz
	Garanti ediyoruz
ret	Bir sebepten dolayı reddetmek zorunda kaldık/Teklifinizi şu sebeplerden dolayı reddediyoruz...
çözüm	Nazikçe rica ediyoruz/İş birliği, anlayış, yardım umuyoruz/Sizden mazeretinizi, yol göstermenizi, yapmanızı rica ediyoruz...

2019 örnekleri

İşte kendi versiyonunuzu oluştururken kılavuz olarak kullanabileceğiniz birkaç hazır harf örneği.

Veri iste

Rica etmek

Reklam teklifi

Teminat mektubu

İddia

Minnettarlık

Özür dilerim

GOST R 7.0.82013'e göre “Bilgi, kütüphane ve yayıncılık için standartlar sistemi. Kayıt tutma ve arşivleme. Terimler ve tanımlar "muhatap", belgenin alıcısı hakkında bilgi içeren bir belge ayrıntısıdır (madde 67).

“Muhatap” şartı, iş mektuplarında ve şirket içi bilgi ve referans belgelerinde (raporlar ve notlar, açıklamalar vb.).

"Muhatap" ayrıntıları şunları içerir:

• muhatabın adı (mektubun alıcısı);
• posta adresi veya telefon numarası, faks numarası, e-posta adresi.

Mektubun alıcısı şunlar olabilir:

• resmi/birden fazla yetkili;
• organizasyon;
• kuruluşun yapısal birimi;
• organizasyon grubu;
• bireysel.

MUHABİR - RESMİ

GOST R 6.30-2003'e göre, herhangi bir memurun soyadından önce baş harfler yazılır. Mektup gönderilirse müdüre Devlet kurumu , daha sonra pozisyonun içine kuruluşun adı, tam adı eklenir. datif durumda belirtilir, baş harfler soyadından önce yazılır:

Mektubun adresi varsa ticari bir organizasyonun başkanı, daha sonra pozisyon, organizasyonel ve yasal formu gösteren kuruluşun adını içerir (tam veya kısaltılmış biçimde), baş harfler soyadından önce yazılır:

Mektubun adresi varsa başkan yardımcısı, kuruluşun adı iş unvanında yer alır. Soyadı datif durumda belirtilir:

Belgenin muhatabı ise yapısal birimin başkanı, daha sonra ilk olarak aday durumda kuruluşun adı belirtilir, daha sonra datif durumda kişinin yapısal birimi gösteren konumunun adı gösterilir, örneğin:

Yeni GOST'un 5.15 maddesine göre:

• bir yetkiliye mektup gönderilirken soyadının sonuna baş harfler konulur;
• soyadından önce, muhatap erkek ise “Bay” (Bay) veya muhatap kadın ise “Bayan” (Bayan) kısaltmasının kullanılmasına izin verilir:

MUADİL - ORGANİZASYON

Mektup bir kuruluşa yönelikse, adı (tam veya kısaltılmış) aday durumda belirtilir:

Bir kuruluşa mektup gönderirken tam veya kısaltılmış adını belirtin, örneğin:

Bir kuruluşa hitap etmek, gönderenin kuruluş başkanının kim olduğunu, soyadını, adının baş harflerini bilmediği durumlarda kullanılır.

Muhabir - YAPISAL BÖLÜM

Belge kuruluşun yapısal bir birimine gönderilebilir. Kural olarak, mektubun tahsis edildiği konunun değerlendirilmesi yapısal birimin yetkisi dahilinde ise, bu adresleme yöntemi mümkündür.

Bir belgeyi bir kuruluşun yapısal birimine yönlendirirken, kuruluşun adı aday durumda "Muhatap" koşulunda aşağıda belirtilir - aday durumda yapısal birimin adı, örneğin:

GOST R 7.0.97-2016 neyi değiştiriyor? Hiç bir şey.

Muhabir - BİREY

Bireylerle yazışmalar yapılırken “Muhatap” ayrıntılarının kaydedilmesi kendine has özelliklere sahiptir. İlk olarak, datif durumda soyadını, ardından baş harflerini ve ardından posta adresini belirtin:

GOST R 7.0.97-2016 neyi değiştiriyor? Hiç bir şey.

MUHABİR - ÇEŞİTLİ KURULUŞLAR
VEYA YAPISAL BÖLÜMLER

Bir iş mektubunun birden fazla muhatabı olabilir. GOST R 6.30-2003, birkaç homojen kuruluşa veya bir kuruluşun çeşitli yapısal bölümlerine mektup gönderirken muhatapların genelleştirilmiş biçimlendirilmesi için bir yöntem oluşturur. Burada sahne tasarımı için iki seçenek var.

Seçenek 1: “Muhatap” özelliğinin kendisinde birden fazla muhatabı belirtin. Bu tasarım seçeneği, mektubun bir kuruluşa veya yetkiliye (bu ana muhataptır) ve bilgi amacıyla bir dizi başka kuruluşa veya yetkiliye gönderildiğinde kullanılır.

Adresleme her zamanki gibi sağ üst köşede, her bir kurum/kuruluş veya kuruluşun yapısal birimi için "Muhatap" ayrıntılarının bir listesi olarak resmileştirilmiştir.

Bu durumda toplam alıcı sayısı dörtten fazla olmamalıdır.

Tüm muhataplar belgenin üzerinde düzenlenir; 2., 3. ve 4. muhatapların önünde “Kopyala” kelimesi belirtilmez.

Bu durumda mektubun tüm basılı kopyaları orijinalleri gibi imzalanır. Her kopya, üzerine belirli bir kuruluşun veya yapısal alt bölümün posta adresinin yazıldığı ayrı bir zarfla mühürlenir.

Seçenek 2: muhatabı genel olarak belirtin, aynı türden bir grup kuruluşa (kuruluş başkanlarına) veya bir kuruluşun yapısal bölümlerine (şubeler, temsilcilikler vb.) bir belge gönderirsek:

Alıcı sayısı dörtten fazlaysa, mektubun postalanması için belirli alıcıları ve adreslerini gösteren ek bir liste (posta listesi) derlenir. Bununla ilgili bir not “Muhatap” özelliğinde yapılır:

Mektup posta listesi için onaylanmış bir form bulunmamaktadır. Sayfanın şekli kuruluşun ofis yönetimi talimatlarında belirlenebilir. Aslında posta sayfası ayrı bir sayfaya aktarılan “Muhatap” özelliğidir, yani içeriğinin bu özelliğe uygun olması gerekir. “Muhatap” detayı üç bilgi bloğu içerir: kuruluşun adı, pozisyonu, adının baş harfleri ve soyadı. Mektubun posta listesinde aynı bilgi bloklarını yeniden üretiyoruz, ancak bunları sayfanın sağ tarafı yerine bir satıra yerleştiriyoruz. Verileri tablo biçiminde de düzenleyebilirsiniz. Alıcıların sırası isteğe bağlı olabilir, ancak onları alfabetik olarak düzenlemek daha iyidir.

Giden mektubun numarası ve tarihine ilişkin bilgiler kayıt edildikten sonra girilir (Örnek 1).

Bir grup alıcıya gönderilen tüm mektupların giden kayıt numarası vardır; tüm mektupların gelen numarası farklı olacaktır.

GOST R 7.0.97-2016 neyi değiştiriyor? Hiç bir şey.

FORMA “ADRES” BİLGİLERİNİN YERLEŞTİRİLMESİ

“Muhatap” detayı belgenin sağ üst kısmında (açısal detaylı formda) veya form detaylarının sağ altında (boyuna detaylı formda) yer alır. “Muhatap” şartının yeri GOST R 6.30-2003 Ek B'de gösterilmektedir:

• köşe detayları olan bir form üzerinde - Örnek 2;
• ayrıntıların uzunlamasına düzenlendiği bir form üzerinde - Örnek 3.

GOST R 7.0.97-2016 neyi değiştiriyor? Hiç bir şey. “Muhatap” özelliği aynı yerde kalır.

TEKNİK SORUNLAR

• “Muhatap” dekorunun unsurları aralıklarla ayrılmalı mı?

“Muhatap” detayı genellikle birkaç satır sürer.

Madde 6.1'de Metodolojik öneriler GOST R 6.30-2003'ün (Rosarkhiv tarafından onaylanmıştır) uygulanmasına ilişkin olarak, birkaç satırdan oluşan bir belgenin ayrıntılarının bir satır aralığıyla basıldığı söylenmektedir. “Muhatap”, “Belge onay damgası”, “Başvurunun bulunduğuna dair işaret”, “Belge onay damgası” ayrıntılarının bileşenleri 1,5-2 satır aralığıyla birbirinden ayrılır.

Benzer bir norm, belgelerin üretimi için genel gereklilikleri belirleyen 3. bölümdeki yeni GOST R 7.0.97-2016'da da yer almaktadır: “Çok satırlı ayrıntılar bir satır aralığıyla yazdırılır, ayrıntıların bileşen parçaları ek aralıklarla ayrılır. ”:

• “Muhatap” niteliği nasıl hizalanır?

Çok satırlı "Muhatap" özelliği, özelliğin işgal ettiği bölgenin sol sınırı boyunca hizalanmış veya en uzun çizgiye göre ortalanmış olarak tasarlanmıştır, örneğin:

İyi gün dostları.

Bir keresinde tanıdıklarımdan biri İrlanda'dan gelecek partneriyle yazışma sırasında şöyle kelime ve deyimler kullanmıştı: bu vesile ile Ve alındığını kabul etmek mesajlarınızda. Rusya'da tanıştıklarında oldukça utanmıştı ve John (ortağının adı buydu) aşırı resmiyetiyle ilgili (çok hassas bir şekilde) şaka yaptı. Daha fazla iletişimleri şu gerçeğine yol açtı: iş tarzı arkadaşım daha doğal hale geldi ve onun yardımıyla John, müstehcen Rus dilinin farklı anlamsal tonlarını anlamaya başladı... :)

Bugün size bir iş mektubunun nasıl doğru yazılacağını anlatmaktan mutluluk duyacağım. ingilizce dili. Ticari yazışmaların hem temel ilkelerine hem de kurallarına ve bazı nüanslarına aşina olacaksınız. Ana harf türlerine, hepsinde ortak olan yapıya ve bunlarda sıklıkla kullanılan tipik ifadelere bakalım. Belki bu makaleyi okuduktan sonra iş mesajı yazma konusunda usta olamayacaksınız, ancak seviyenizi kesinlikle artıracaksınız.

İçindekiler:

Bizim zamanımızda doğru tasarım Bir iş mektubunun yetkin yapısı ve iyi seçilmiş tarzı çok önemlidir. önemli. İş yazışmalarınızı yürütürken, partneriniz ilk iletişimi yaratır. izlenim profesyonelliğiniz ve temsil ettiğiniz şirketin sağlamlığı hakkında.
Bu tür mesajları hazırlamanın bazı özelliklerine bir göz atalım.

Temel iş mektubu türleri

• Tebrikler -
• Teklif -– potansiyel iş ortağınıza işbirliği şartlarınız ve teklifleriniz ile birlikte gönderilir.
• İşe alma hakkında -– işe alındığınızı size bildirir.
• İfade -– özgeçmişinizi ve çalışan olarak teklifinizi içerir.
• Reddetme-– açıklamanıza veya teklifinize ciddi bir “dönüş ve gitme” yanıtı.
• Şikayet -– satın alınan malların veya sağlanan hizmetlerin kalitesine ilişkin bir şikayet veya iddia içeren.
• Özür mektubu -- Bu bir şikayet mektubuna yanıttır.
• Bir soruşturma-– Bir hizmet veya ürün hakkında bilgi alınması gerektiğinde gönderilir.
• Bir talebe cevap mektubu -– aslında istenen bilgileri içeriyor.
• Teşekkür mektubu -- Görünüşe göre burada her şey açık.

Ayrıca çok sayıda iş mesajı türü ve alt türü vardır ( Sipariş, Siparişe Yanıt, Fatura, Ekstre vb.) ve çoğunluğa dikkat etmek birden fazla makaleyi gerektirecektir.

Saygılarımla Kendisinin ve diğerlerinin İngilizce ticari yazışmalar yürütme konusundaki deneyimlerini bu kitapta toplayan, iletişim uzmanı yabancı bir yazardan mükemmel ve ciddi bir rehber. Orada birçok canlı örnek ve ipucu bulacaksınız.

İngilizce ticari yazışmalar aynı zamanda popüler bir kitaptır. Yazarlardan pek çok örnek, hatta daha yaygın klişelerin yanı sıra pek çok tavsiye ve tavsiye var. Dedikleri gibi, çalışın ve uygulayın!

Dik iş İngilizcesinde çevrimiçi kurs Lingualeo'dan - tamamladıktan sonra hem yazışmalarda hem de iş konularındaki konuşmalarda güven kazanabilirsiniz. Bu arada satın almadan önce ücretsiz olarak deneyebilirsiniz.

Genel İlkeler

Grafik tasarım aşağıdakilere uygun olmalıdır:

1. Tüm cümleler aynı dikey çizgiden başlar.
2. Metin kırmızı çizgiler olmadan paragraflara bölünmüştür.
3. Algılamayı kolaylaştırmak için yazılı metni yaklaşık olarak eşit büyüklükte anlamsal bloklara böleriz.
4. Beyaz boşluk metni eşit şekilde çevrelemelidir. Harf küçükse sayfanın üstüne bir veya iki satırlık metin koymayın. Sayfanın alt kenarına kadar yazdırmayın ve kenar boşluklarını daraltmayın; mesaj uzunsa ikinci sayfayı kullanmak daha iyidir.

Stile göre:

1. Yazışmalarda günlük konuşma dilindeki kısaltmaları kullanmayın - Sen yerine Sen yaz vb.
2. İki problemi aynı anda tek harfle çözmeyin; iki harf yazmak tercih edilir.
3. Hangi tonun daha uygun olacağına karar verin - resmi veya rahat.
4. Sahip olmadığımız ancak onlar için özel bir anlamı olan kuralları, ulusal ve bölgesel özellikleri dikkate almak gerekir.

Bileşenler

Şimdi bir iş mektubunun sözde iskeletini, yapısını ve unsurların düzenini analiz edeceğiz:

• Başlık(bir kep):
  A) Gönderenin adresi sol üst köşededir. Antetli kağıt markalıysa adres zaten girilmiştir.
  B) Alıcının adresi solda, gönderen adresinin altındadır. Biçim: en küçükten en büyüğe (Ad, ev numarası, sokak, şehir, posta kodu, ülke).
  İÇİNDE) Tarih - alıcının adresinin altında veya sağ üst köşede üç satır. Biçim: gün/ay/yıl. Virgül kullanılmaz.
• Selamlar(itiraz) veya bir mektuba nasıl başlanacağı.
• ana fikir(mesajın ana metni) - mektubun orta kısmında.
• Son ifade(şükran ifadesi ve daha fazla niyet).
• Nezaketin son formülü; İmza; Gönderenin adı, soyadı ve görevi.
• Ek- mektubun içerdiğini belirtir Ek materyaller(reklam kitapçığı veya broşür).
• İçerebilir Not:, sanatçının baş harfleri.

İşte Rusçaya çevrilmiş örnek bir iş talep mektubu:

John Stewart
1304 Sherman Bulvarı.
Madison, Wisconsin

Lemann ve Oğulları
3597 43. Cadde
New York, New York 12008

Business Weekly Journal'daki reklamınızla ilgili olarak lütfen bana monitörlerinizin daha ayrıntılı bir açıklamasını gönderebilir misiniz?
Ayrıca sağladığınız indirimler hakkında da bilgi almak isterim.

Saygılarımla,

Tercüme:

Gönderen: John Stewart, 1304 Sherman Bulvarı, Madison, Wisconsin
Dikkatine: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, New York, NY 12008
24 Mayıs 2015

Sayın Baylar,

Haftalık iş dünyasındaki reklamınıza bir bağlantı ile
bana daha fazlasını gönderebilir misin Detaylı Açıklama monitörleriniz.
Ayrıca sağladığınız indirimler hakkında da bilgi almak isterim.

Samimi olarak,
John Stewart
Satış Müdürü

Şimdi elementlere daha yakından bakalım.

Adres veya selamlama şu şekilde görünmelidir:
Sayın Baylar, Sayın Bay veya Bayan-alıcının adını bilmiyorsanız
Bay/Bayan/Bayan/Bayan[soyadı] - alıcının adını biliyorsanız
Sevgili Frank, - eğer kişi size tanıdık geliyorsa
Sayın satış müdürü– eğer sadece konum biliniyorsa (içinde) bu durumda Satış Müdürü)

İmzalamadan önceki nezaket formülü şuna benzer:

Saygılarımla, - Samimi olarak…

Saygılarımla, Saygılarımla - eğer muhatabın adı sizin tarafınızdan bilinmiyorsa

Saygılarımla, - eğer adını biliyorsanız

Artık sende Genel fikir iş ortaklarına ve çeşitli şirketlere nasıl mesaj yazılacağı hakkında.

Standart İfadeler

Örnek olarak bazı tipik ifadeleri aşağıda bulabilirsiniz:

çok naziksiniz- çok naziksin

için özür diliyoruz- İçin özür diliyoruz

lütfen bana bildirin-Lütfen söyle

Buna göre- Uyarınca

Durumunda- Ne zaman

İstediğiniz gibi- İsteğin üzerine

Şimdiye kadar- Hala

Sizin referansınız ile– Sizinle ilgili

Maalesef- Maalesef

Kapatıyoruz– Çevreliyoruz

Üzgünüz- Pişmanız

Bir iş mektubu nasıl sonlandırılır? Birkaç kibar ifade daha:

Teklifime yanıt verdiğiniz için teşekkür ederim— Teklifime yanıt verdiğiniz için teşekkür ederim.

Yakında sizden haber bekliyoruz— Yanıtınızı yakın gelecekte almayı umuyoruz

Ve imzadan önce sonunda:

Saygılarımızla- İLE En içten dileklerimle

Saygıyla- Samimi olarak

İşbirliğiniz için teşekkür ederiz– İşbirliğiniz için şükranlarımızla

En iyi dileklerimle- En içten dileklerimle

Teoriden yorulmadınız mı? O zaman biraz pratik yapın!

Bu sefer bir ret mektubu (böyle bir mektubun doğru ve hassas bir üslupla yazılması gerekir):

Sayın Robert Brown
Genel Müdür
KLM Co Ltd
32 Ahşap Yol
Londra
Büyük Britanya WC37TP

John Stewart
1304 Sherman Bulvarı.
Madison, Wisconsin

Özgeçmişinizi bize gönderdiğiniz için teşekkür ederiz.
Adaylığınızın bize uygun olmadığını üzülerek bildiririz/
Saygılarımla,

Tercüme(adresi ve tarihi kendiniz çevirin):

Sayın Bay Stewart

Özgeçmişinizi bize gönderdiğiniz için teşekkür ederiz.
Adaylığınızın bize uygun olmadığını üzülerek bildiririz.

Samimi olarak,

Robert Brown

CEO

Henüz tanımayanlar İngilizceDom, bir denemeye kaydolmak için oraya koşun ücretsiz ders! Orada kişisel tercihlerinize, dil öğrenme hedeflerinize ve yaşam tarzınıza uygun ideal öğretmenle eşleştirileceksiniz.

İş İngilizcesini anlamaya, konuşmaya ve tüm ortaklarınızı ve meslektaşlarınızı etkileyecek mükemmel iş mektupları yazmaya başlayacaksınız.

Hayal ettiğin şey bu, değil mi?

Ve misafirlerim ve okurlarım için özel bir teklifim var: 10 ders ücreti ödediğinizde 2 ders bedava . Hediye almak için özel bir promosyon kodu girmeniz gerekir Ortak2ödeme üzerine.

E-postalar

Herkesin favori e-posta mesajları iş cirosunun yaklaşık %80'ini oluşturur. Daha spesifik ve özlü olması nedeniyle sıradan yazışmalardan farklıdır. Gereksiz derecede uzun ifadeler kullanmaya çalışıyorlar kaçınmak Ayrıca IMHO olarak kısaltmalar (bir cümlenin ilk harflerinden oluşan ifadeler) kullanırlar. Elektronik yazışmalar yalnızca kişisel mesajlarla değil aynı zamanda posta listeleriyle de karakterize edilir (BCC alanı gizlilik gerektiğinde kullanılır). Temel fark, çoğu insanın gizli bilgileri e-posta yoluyla iletmekten kaçınmayı tercih etmesidir.

Elbette “OK Google!” çağında. Zor yollar aramanıza ve yazdığınız metni çevrimiçi bir çevirmene yapıştırmanıza gerek yok. Büyük olasılıkla anlaşılacaksınız, ancak olumlu bir izlenim elde etmeniz pek mümkün değil. Unutmayın, iş yazışmalarınızın kalitesi şirketinizin kalitesinin bir göstergesidir.

Yazımı sonuna kadar okuduğunuz için teşekkür ederim. Arkadaşlarınıza sosyal ağlarda okumalarını tavsiye edin! Kim bilir, belki birisinin bu bilgiye burada ve şimdi ihtiyacı vardır!

İngilizcenin yeni bölümlerine abone olun.
Herkese güle güle! Kendine dikkat et!

Herhangi bir kuruluşta, gelen ve giden belgelerin çoğunluğunu mektuplar oluşturur. Bu belgelerin birçok türü vardır ve her biri için bir takım yürütme kuralları vardır. Mektuplar en yaygın yönetim dokümantasyonu türü olduğundan, bunların nasıl doğru şekilde oluşturulacağını bilmek son derece önemlidir.

Bu makaleden şunları öğreneceksiniz:

Harflerin doğru biçimlendirilmesi tüm şirketin başarısıdır

İş (veya resmi) mektupları, şirketin dış yapılarla iletişim kurmasına hizmet eden mektuplar olarak kabul edilir. Ayrıca, kuruluşun başkanı ile iş ortağı veya müşteri arasında sözlü bir anlaşmaya varıldıktan sonra bile, görgü kuralları bu anlaşmanın onaylanmasını sağlar. Bu da zaten bir garanti olarak kabul edilebilir.

İş mektubu türleri

1. Bilgilendirici - bazı bilgileri iletmek için oluşturulmuştur.

Gerçekleştirilen işlevlere göre

1. Girişim - yanıt gerektirenler ve yanıt gerektirmeyenler olarak ikiye ayrılır. Örnekler: istek, şikayet, bildirim, hatırlatma, .

2. Cevap mektupları.

Muhatap bazında

1. Normal - genellikle yalnızca bir alıcıya gönderilir.

2. Sirküler - bir göndericinin birden fazla alıcıya gönderdiği sirküler.

Çıkış şekline göre

Hizmet mektubunun yapısı

İyi yazılmış bir iş mektubunun metni aşağıdakilerden oluşur: itiraz, giriş, ana kısımlar ve sonuç.

Çekici.

Bu iletişim açısından en önemli kısımdır. Böylece, doğru seçilmiş adres biçimi sayesinde, yalnızca muhatabın dikkatini çekmekle kalmaz, aynı zamanda daha fazla iletişim için genel tonu da belirleyebilirsiniz. Mektup belirli bir kişiye gönderilmemişse, adres atlanabilir; diğer durumlarda standart dil formüllerinin kullanılması gelenekseldir - örneğin, "Sevgili Sergei İvanoviç!", "Hükümet Başkanı!". İtiraz satırın ortasına yazılır.

Giriş kısmı.

Mektubun başında, hazırlanmasının nedenlerini ve gerekçelerini belirtmek gerekir; genellikle üçüncü taraf belgelere ve gerçeklere atıfta bulunularak bilgilerin doğrulanması gerekir. Kaynak belirtilmesi gerekiyorsa bu şu sırayla yapılmalıdır: Kanunun başlığı, yazarı, tarihi, sicil numarası, unvanı.

Ana bölüm.

Mektubun ana kısmı mektubun asıl amacını belirtir. Bu bölüm gerekli olayları ayrıntılı olarak açıklar, kanıt sağlar veya durumu analiz eder.

Çözüm.

Sonuç olarak, istekler, teklifler, retler veya görüşler şeklinde sonuç çıkarmak gelenekseldir. Bir hizmet mektubunun yalnızca bir son bölüm içerebileceğine inanılmaktadır. Kural olarak, standart ifadelerle biterler - örneğin, "Daha fazla işbirliği yapmayı umuyorum", "En iyi dileklerimle." Nezaket formülü "imza" özelliğinin önüne yerleştirilir ve konumdan virgülle ayrılır.

Yazara teslim ederken gibi hususların dikkate alınması önemlidir.:

• muhatapla tanışma derecesi ve ilişkinin niteliği;
• muhatabın kamusal konumu ve bunun yazarın konumuyla ilişkisi;
• iletişimin gerçekleştiği durum - formalitesi veya gayri resmiliği;
• Belirli bir şirkette benimsenen görgü kuralları ve standartlar.

Mektup formatı, örnek:

Harflerin GOST'a göre biçimlendirilmesi

Servis mektupları, metnin boyutuna göre A4 veya A5 formatında özel formlarda düzenlenmelidir. Formların kullanılmamasına yalnızca yazarların aynı anda birden fazla şirket olması durumunda izin verilir.

Mektup formlarına ilişkin gerekliliklerin yanı sıra ayrıntıların bileşimi ve tasarım kuralları da bu bölümde yer almaktadır. GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri."

Genel olarak, belirtilen GOST doğası gereği tavsiye niteliğinde olduğundan, şirketler mektup formlarını bağımsız olarak geliştirme hakkına sahiptir, ancak hükümlerinin uygulanması, kuruluştaki belgelerle yüksek bir çalışma kültürüne işaret eder. Bazı kuruluşlar için GOST R 6.30-2003 zorunludur: örneğin federal kurumlar yürütme gücü her zaman bu standarda uymak zorundadır.

01 - Ulusal amblem Rusya Federasyonu;

02 - Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun arması;

03 - Kuruluşun amblemi veya ticari markası (hizmet markası);

04 - Organizasyon kodu;

05 - Tüzel kişiliğin ana devlet kayıt numarası (OGRN);

06 - Vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt neden kodu (TIN/KPP);

07 - Form kodu;

08 - Şirketin adı;

09 - Kuruluş hakkında referans bilgileri;

10 - Belge türünün adı;

11 - Tarihi;

12 - Kayıt numarası;

14 - Derleme veya yayın yeri;

15 - Muhatap;

16 - Onay damgası;

17 - Çözünürlük;

18 - Metnin başlığı;

19 - Kontrol işareti;

20 - Belgenin metni;

21 - Uygulamanın varlığını işaretleyin;

22 - İmza;

23 - Onay damgası;

24 - Vize onayı;

25 - Mühür baskısı;

26 - Kopyanın sertifikasyonu üzerindeki işaret;

27 - Sanatçı hakkında işaretleyin;

28 - Belgenin yürütülmesine ve dosyaya gönderilmesine ilişkin bir not;

29 - Belgenin kuruluş tarafından alındığına ilişkin bir not;

30 - Elektronik kopya tanımlayıcı.

Bir mektubu GOST'a göre biçimlendirmek, örnek:

Bir mektubu ek ile biçimlendirmek, örnek:

Ticari yazışma yazma kuralları

Ticari yazışmalar kullanımı içerir resmi iş tarzı iletişim. Bunun tuhaflığı, katılımcıların genellikle tüzel kişiler bu güzel durmalı katı kurallar Bir kuruluşta (veya birkaç kuruluşta) benimsenen iletişim.

için geçerli olan çeşitli gereksinimler vardır. bu tür iletişim.

Sunumun standardizasyonu. Günümüzde ticari yazışmalara özgü pek çok terim, özel ifade ve formül bulunmaktadır. Kullanımları hazırlık süresini önemli ölçüde azaltabilir ve hazır tasarımlar uygun olanı ararken zaman kaybetmekten kaçınmanıza yardımcı olur özel durumşartlar. Standardizasyon, herhangi bir metnin algılanmasını önemli ölçüde kolaylaştırır ve tüm belge akış sürecini optimize eder.

Nötr ton. Mektup yazarken kısıtlama ve titizlik resmi iletişimde normdur. Nötr bir ton, anlamlı veya duygusal olarak yüklü kelimelerin neredeyse tamamen yokluğunu ima eder. Bilgiler tamamen resmi niteliktedir; bu nedenle, örneğin küçültme ekleri veya ünlemleri olan kelimelerin metinden çıkarılması gerekir. Duygusal alt metin mevcut olabilir ancak nötr bir sunum tonunun arkasına gizlenmelidir.

İfadelerin doğruluğu ve netliği. Alıcı, kendisine yöneltilen materyalin anlamını açıkça anlamalı ve yorumlamalıdır. Metnin doğruluğu, kural olarak, doğrudan doğru şekilde oluşturulmuş kompozisyon yapısına ve mantıksal hataların olmamasına bağlıdır. Hizmet mektubu açıkça düşünülmelidir.

Özlülük. Bu gereklilik sayesinde yazar, tüm belgenin uzunluğunu önemli ölçüde azaltabilecektir. Sunumun özlülüğü, her şeyden önce konuşma fazlalığının ortadan kaldırılması, dilsel araçların ekonomik kullanımı, gereksiz tekrarların ve ek bilgilerin bulunmamasıdır.

Dil formüllerinin uygulanması. Ticari yazışmalarda yaygın olarak kullanılan şablonlar bunun ayrılmaz bir parçasıdır. Bu nedenle, eylemi teşvik etmek için sıklıkla formüller kullanılır: “Sizden konuyu değerlendirmenizi rica ediyoruz…”, “Anlaşmamızın onaylanması amacıyla…”. Çoğunlukla dilsel formüller metnin yasal olarak önemli unsurlarıdır ve bunlar olmadan gerekli güce sahip olmayacaktır. Örneğin: “Geri dönüşü garanti ediyoruz Para miktarında...", "Görevin uygulanmasına ilişkin kontrol şu kişiye verilmiştir...".

Terimlerin kullanımı, sözcüksel ve grafiksel kısaltmalar. Yazışmalarda terimlerin kullanılması sayesinde yazar metni net bir şekilde anlayabilir; bu da son derece önemlidir. önemli özellik iş iletişimi. Yönetime yönelik dokümantasyon desteği alanında kullanılabilecek ve kullanılması gereken terminoloji, GOST R 51141-98 “Ofis çalışması ve arşivleme tarafından düzenlenmektedir. Terimler ve tanımlar"

Basit ortak cümlelerin baskınlığı. Resmi iletişim, kural olarak, metni algılama sürecini büyük ölçüde basitleştiren basit, ortak tek bölümlü veya iki bölümlü cümlelerin kullanımına dayanır.

İş mektubu yazma kılavuzu

Kağıt	Kağıda basılmalıdır beyaz veya diğer açık renkler. Sayfa formatı - A4 (210 x 297 mm) veya A5 (148 x 210 mm).
Alanlar	Sayfada en az şu alanlar bulunmalıdır: 20 mm - sol; 10 mm - sağ; 20 mm - üst; 20 mm - daha düşük.
tarih	Mektubun tarihi imza tarihi olarak kabul edilir. İşleniyor Arap rakamları, sırayı gözlemleyerek: gün, ay, yıl. Örneğin, "02/10/2017". Tarihi biçimlendirmek için sözel-sayısal bir yönteme de izin verilir. Örneğin, "10 Şubat 2017"
Giden numara	Giden numara şunlardan oluşur: seri numarası bir indeksle desteklenebilir. İki veya daha fazla daire tarafından ortaklaşa derlenen bir belgenin numarası, bu dairelerin her birinin harf kayıt numaralarından eğik çizgiyle ayrılmış olarak oluşur.
Varış noktası	Muhatap bir şirket, onun yapısal bölümleri veya bireysel çalışanlar olabilir. İkinci durumda, baş harflerin her zaman soyadından önce belirtildiğini hatırlamak önemlidir. Alıcı şirketin adı her zaman aday durumda belirtilir. Kurallara göre dörtten fazla alıcıya hitap edilmemelidir. Ayrıca bu ayrıntı bir posta adresini içerebilir ve önce kuruluşun adını, ardından posta adresini belirtebilir.
Mektubun metni	Metnin kendisi bir tablo, metin veya birkaç yapının birleşimi olarak biçimlendirilebilir. Tabloları tasarlarken, sütun ve satır isimlerini yalın durumda çağırmak önemlidir. Tablonun bir sonraki sayfada devam etmesi durumunda sütun ve satırlar tablonun üzerinde de numaralandırılır. Metin iki bölümden oluşmalıdır: Mektubu yazma nedeni/amacı/nedeni ve sonuç/öneri/tavsiyeler. Ayrıca metin yalnızca bir son bölüm içerebilir - örneğin, açıklaması olmayan bir istek. Mektupta başka kuruluşların eylemlerine atıfta bulunuluyorsa bunların ayrıntılarını belirtin: belge başlığı, kuruluş adı, tarih, kayıt numarası ve unvanı.
Başvuru	Eki olan bir iş mektubu aşağıdaki gibi biçimlendirilmelidir: Uygulama: 2 l için. 2 kopya halinde. Başvuru metinde belirtilmemişse adını, sayfa sayısını ve nüshalarını belirtmek gerekir. Örneğin: Ek: 3 l'lik satış ve satın alma sözleşmesi. 2 kopya halinde. Eki olan bir belge eklenirse, işaret aşağıdaki gibi biçimlendirilir: Ek: FSS'den gelen 12 Ekim 2017 N 03-2/923 tarihli yazı ve eki, toplam 7 sayfa.
İmza	İmza, mektubu imzalayan çalışanın pozisyonunun belirtilmesini ve bu imzanın transkriptini gerektirir. Birden fazla çalışan imza atıyorsa imzalar, tutulan pozisyona karşılık gelen sıraya göre düzenlenir. Pozisyonlar eşitse imzalar aynı seviyede bulunmalıdır.
Fok	Mühür, mali varlıklara ilişkin belgeler veya orijinal imzanın tasdikini gerektiren diğer belgeler üzerindeki yetkililerin imzalarının doğruluğunu tasdik eder.
icracı	Gerekirse, sanatçının adının baş harflerini, soyadını ve telefon numarasını belirtin. Genellikle işaret, sol alt köşedeki son sayfanın önüne veya arkasına yerleştirilir.

Günümüzde herhangi bir şirkette hem bireylerin hem de tüm departmanların faaliyetleriyle ilgili tamamen farklı konularda resmi mektuplar hazırlanmaktadır. Mektupların konusu; talep, bildirim, anlaşma, talep, iptal, değişiklik vb. olabilir. Aynı zamanda, iyi biçim kuralları, herhangi bir belgenin yukarıdaki tüm gerekliliklere uygun olarak hazırlanacağını ileri sürmektedir. Bu sayede mektup (hangi biçimde gönderilirse gönderilsin) her çalışanın ve bir bütün olarak şirket yönetiminin çalışmalarında etkili bir araç haline gelecektir.

Kendini test et

1. Ne tür bir mektuba dairesel mektup denir?

• Bir muhatabın birden fazla muhatabına gönderdiği mektup
• Bir muhatabın bir muhatabına gönderdiği mektup
• Çeşitli nedenlerden dolayı gönderilmeyen bir mektup

2. İş mektubunun eki nasıl doğru biçimlendirilmelidir?

• Uygulama: 2 l için. 2 kopya halinde.
• 2 sayfa üzerinde 2 nüsha halinde uygulama
• İki kopya halinde iki başvuru sayfası

3. İş mektubu hazırlama ve yazma süreci kaç aşamadan oluşur?

4. İş yazışmalarında tarafsız bir üslup gerektirmek ne anlama gelir?

• Terimlerin, sözcüksel ve grafik kısaltmaların kullanımı
• Mektupta anlamlı veya duygusal olarak yüklü kelimelerin neredeyse tamamen yokluğu
• Şablonların geniş kullanımı

5. Bir iş mektubu hangi bölümlerden oluşur?

• İtiraz, giriş ve ana bölümler, sonuç
• Ana bölüm, sonuç
• İtiraz, sonuç

Geçtiğimiz on yıllarda, e-posta yoluyla ticari yazışmalar büyük bir popülerlik kazandı ve iş iletişiminin ana yöntemlerinden biri haline geldi. Bugün kişilerarası iletişim uygulamalarında e-postayı kullanmayan birini bulmak zor. Buna rağmen bugün birçok kişi şu soruyu soruyor: Tüm kurallara uyulsun diye mi? Muhatabı oluşturmak için yetkili bir mektup nasıl kullanılır? iyi izlenim gönderen hakkında?

Bu makale, e-posta yoluyla ticari yazışmalara ilişkin kuralları açıklamaktadır ve makalede sunulan pratik ipuçları, bunu nasıl yapacağınızı öğrenmenize yardımcı olacaktır. iş iletişimi e-posta oluştururken.

Birçok kişi iş gününe posta kutularında yeni mesajlar olup olmadığını kontrol ederek başlar. Ancak ne yazık ki, bu bilgi alışverişi yönteminin yaygınlığına rağmen, çoğu kişi ticari yazışma dilini nasıl doğru kullanacağını bilmiyor ve e-postaları resmi olmayan bir iletişim yolu sanıyor.

Teslimat hızı sayesinde önemli resmi belgelerin, formların, başvuruların değişimini kolaylaştırır ancak burada bile insanlar mektup gönderirken hata yaparlar. Çoğu zaman, herhangi bir dosya alışverişi sırasında bir e-posta oluştururken, alıcıların bir nedenden ötürü eşlik eden makaleler yazmaması ve alıcıların işini zorlaştırabilecek konuları girmemesi görülür. Bu makalenin amacı şu soruyu cevaplamaktır: E-posta yoluyla bir mektup nasıl gönderilir ve e-posta yoluyla iş yazılı iletişiminin tüm kurallarına nasıl uyulur?

E-posta oluştururken sağlanan tüm alanların doldurulması gerekir

E-posta yoluyla ticari yazışma kuralları, mektubu gönderenin, alıcının ve mektubu gönderenin adresi ve adı gibi e-postada sağlanan tüm alanları doldurmasını zorunlu kılar. Gönderilen mektubun özünü kısaca anlatan bir konu anlatılmalıdır. Çoğu zaman, gönderilen mektubun kaderi ve içinde belirtilen sorunun çözülme hızı, doğru açıklanan konuya bağlıdır. İşletme e-posta selamlamayla başlamalıdır; alıcıya gösterilen bu basit saygı gösterisi, yazışma sırasında çok önemlidir. Selamlamanın ardından "mektubun metni" adı verilen bir metin olmalı ve sonunda bir imza bulunmalıdır, örneğin "Saygılarımla Petr İvanoviç Brisov."

Ticari yazışmalarda selamlar

Bu nokta üzerinde daha fazla durmaya değer çünkü iş iletişiminin her alanında saygı duruşu çok önemlidir. En uygun selamlama ifadesi “İyi günler” veya “Merhaba”dır. İş yazışmalarının e-posta yoluyla yapılması, gönderenin "İyi akşamlar" veya "Günaydın" ifadelerini kullanmasını sınırlar, çünkü alıcı mektubu aldıktan çok sonra okuyabilir. Selamlaşmada kullanılan günlük ifadelerin kullanılması da doğru değildir.

Bir tebrik sözcüğü veya cümlesinden sonra, alıcıya adı ve soyadıyla hitap etmelisiniz ve eğer ad gönderen tarafından bilinmiyorsa bu an atlanabilir. Daha sonra mektubun amacını belirtmeye geçebilirsiniz.

İş e-postalarına eklenen dosyalar

Mektubun asıl amacı sadece yazılı bir anlatım ve konunun özünü sunmak değil, aynı zamanda bir dosya göndermekse, o zaman önce gönderilen nesneyi eklemek daha iyidir. Çoğu göndericinin, dikkatsizlik nedeniyle, konunun özünü mektubun metninde belirtmesi nedeniyle eklemeyi unutması sıklıkla görülür. gerekli yatırım. Bu tür bir ihmal, iş mektubunu gönderenin ticari itibarını olumsuz etkileyebilir.

E-posta adresi tanınabilir ve kısa olmalıdır

E-posta yoluyla ticari yazışma kuralları, gönderenin, gönderenin adı hakkında doğru bilgileri içermesi gereken tanınabilir bir elektronik isme sahip olmasını gerektirir. Resmi mektuplar ve itirazlar, e-posta adresi resmi olmayan ifadeler veya kelimeler içerdiğinde, örneğin "limon_petya" e-posta adresi çok kısa ve aptalca görünür. Bu bir yetişkin için çok onursuz görünüyor. Ticari yazışmaları yürütmek için ayrı bir e-posta oluşturmak ve iş e-postası görgü kurallarına uymak daha iyidir.

Daha önce alınan e-postalara yanıt vermek için hızlı Yanıt (Yanıt) işlevini kullanma

Yanıtla veya Yanıtla işlevi (kısaltılmış versiyonunda Re:'ye benzer) kullanıcıya yardımcı olur hızlı bir şekilde Gönderenden önceden gönderilen mesajları yanıtlayın. Bu işlev aynı zamanda muhatapla belirli bir konudaki önceki yazışmaları okuma evrensel yeteneğine de sahiptir. Ancak e-posta yoluyla ticari yazışma kuralları, yazışma sırasında tartışmanın özü değişirse göndereni iş mektubunun konusunu yeniden adlandırmaya zorlar.

Bir iş mektubu göndermeden önce yazım hataları ve noktalama işaretlerini kontrol etmelisiniz.

E-posta bilgi alışverişini kolaylaştırır, ancak iş yazışmaları sırasında dikkatsizce yapılan bir hata gönderenin otoritesini etkileyebileceğinden Rus dilinin kurallarını ihmal etmemelisiniz. Bir mektubu göndermeden önce metni birkaç kez gözden geçirmeli, yazım ve noktalama hataları açısından dikkatlice kontrol etmelisiniz. Birçok elektronik e-posta istemcileri Yazım denetimi fonksiyonuna sahip olduğundan altı kırmızıyla çizili kelimelere dikkat etmelisiniz. Doğru yazım konusunda şüpheleriniz varsa İnternet'ten yardım aramalı veya bir yazım sözlüğü kullanarak yazımı kontrol etmelisiniz.

En son muhatap alanı doldurulmalıdır.

Tamamlanmamış veya düzenlenmemiş mektupların gönderilmesini önlemek için, iş mektubunun alıcısının adresi, göndermeden önce son anda girilmelidir. Bu kural aynı zamanda ticari e-posta yazışmalarının temelleri arasında da yer almaktadır. Muhatap alanını doldururken, e-posta daha önce kullanılan alıcıların bir listesini sunabilir; burada, oluşturulmuş bir iş mektubunu yanlışlıkla üçüncü taraf bir muhatabına göndermemek için de dikkatinizi odaklamalısınız.

Bir iş mektubunun yapılandırılması

Metni yapılandırma kuralları yalnızca kağıt medya için değil aynı zamanda e-posta yoluyla ticari yazışma kuralları için de geçerlidir. Alıcının monitör ekranında büyük hacimli harf metinlerini okuması her zaman uygun değildir. Bu noktayı basitleştirmek için metni mantıksal olarak oluşturulmuş küçük paragraflara bölmeli ve iş mektupları karmaşık cümleler Bir iş mektubundaki bir cümlenin optimal uzunluğu on beş kelimeyi geçmemelidir.

Bir iş mektubunun özü özünde belirtilmelidir

İş mektubunun belirtilen konusuna ek olarak, alıcının ana metnin açıkça formüle edilmiş birinci ve ikinci cümleleriyle de ilgilenmesi gerekir. Gönderenin görevi, mektubun başında alıcıya hitap ettiği sorunun veya konunun özünü belirtmektir. İlk cümle iş mektubunun gönderilme amacını belirtmelidir. Örnek: “01/02/2017 tarihli ve 45 sayılı “Tedarik Konusunda Sözleşme” kapsamındaki yükümlülük şartlarının geçerli olduğunu bilgilerinize sunarız. toplu malzemeler"sonu yaklaşıyor. Sözleşmeyi yenilemek için ikinci bir belge paketi sunmanız gerekir. Belirlenen amaç sayesinde alıcı, iş mektubunun ana fikrini anlama fırsatına sahip olur. Mektubun metni çok büyükse, metin belgesi biçiminde bir nesneyi ek olarak ekleme işlevini kullanmak daha iyidir, ancak aynı zamanda metin alanında eşlik eden makaleyi bırakmalısınız. Bu iş mektubunu vurguluyor. Örnek: “İncelemeniz için size Mak-Stroy LLC şirketinden gelen mektubun elektronik bir kopyasını gönderiyoruz.” 01/02/2017 tarih ve 45 numaralı “Dökme malzeme teminine ilişkin” sözleşmenin mektupta belirtilen son tarihe kadar uzatılmasına ilişkin kararınızı tarafımıza bildirmenizi rica ederiz.”

Her iş e-postasının bir yanıtı olmalıdır.

Var olmak olumsuz örnekler iş yazışmaları, alıcının iş mektubunu herhangi bir nedenle görmezden gelmesi. Bazen belirli durumlardan dolayı cevap verilemeyen durumlar olabilir; örneğin, sorunun çözümü birkaç gün sürebilir veya alıcı düşüncede olduğundan sorulan soruya hemen cevap veremez. Bu durumda bu konuyla ilgili kısa bir yorum yapılmalıdır, örneğin “Merhaba Pyotr İvanoviç. Mektubunuzu aldım ancak bugün üst düzey yönetime danışmam gerektiğinden yanıt vermekte zorlanıyorum. Sorununuzu bildireceğim CEO'yaŞirketimiz hafta sonuna kadar resmi bir cevap verecektir. Saygılarımla, Satış Departmanı Müdürü Belov Ivan Gennadievich.”

Hatırlamakta fayda var ki, üç iş günü içerisinde yanıt verilmemesi durumunda, iş mektubu alıcısının sessiz kalması, gönderen kişiyi görmezden gelme ve iletişim kurmayı reddetme olarak değerlendirilebilir.

Yanıt mektuplarını yazarken sorulan tüm soruları yanıtlamalısınız.

Alıcıya gönderilen mektup soru niteliğinde ise, mektubu yazarken iş mektubunun alınan metninde yer alan sıraya göre sorulara cevap vermelisiniz. Sorular sorulduğunda, gönderen kişi bunlara spesifik yanıtlar almayı umar. Mektup yazarken cevaplarınızı numaralandırmamalısınız; sadece düşüncelerinizi sırayla belirtmeniz yeterlidir. Sorulan tüm soruları cevaplamak için öncelikle aldığınız iş mektubunu birkaç kez tekrar okumanız gerekir, eğer çok fazla soru varsa gözden kaçmaması için bunları ayrı ayrı yazmak daha iyidir. Sorulan soruların bir kısmına cevap vermek mümkün değilse şunu belirtmekte fayda var: şu an nedense cevap verilemiyor.

Kısaltmaları, duygusal tasarımı ve büyük harfleri aşırı kullanmayın

Gönderenlerin, ifadeler biçiminde resmi olmayan işaretler kullanarak ticari yazışmaları sulandırması, ticari yazışmaların olumsuz örnekleridir. İletişim kurarken bunların kullanımı popülerdir. sosyal ağlarda ancak, ticari yazışma kuralları, duyguların bu tür tezahürlerini hoş karşılamaz, çünkü alıcı bunların gerçek anlamını bilemeyebilir ve bunları anlaşılmaz bir dizi noktalama hatası olarak algılayabilir.

Ayrıca büyük harflerle metin yazmaktan da kaçınmalısınız. İnternette büyük harflerle yazılan bir dizi kelimeye "gösterişli ifadeler" denir ve bu tür ifadeler çoğu zaman olumsuz bir çağrışım taşır. Alıcı, elektronik iş mektubunu okurken böyle bir yazı tipini olumsuz değerlendirebilir ve bu da anlam algısını olumsuz yönde etkileyebilir. Bir iş mektubunda bir noktanın önemini vurgulamanız gerekiyorsa, şunu kullanmak daha iyidir: giriş ifadeleri, örneğin, "Sözleşmeyi yenilemek için en geç 02/10/2017 tarihine kadar bir belge paketi sunmanız gerektiğini lütfen unutmayın" veya "Sözleşmeyi yenilemek için lütfen belgelerin 02/10/2017 tarihinden önce sunulması gerektiğini unutmayın."

Hassas bilgileri e-posta yoluyla iletmeyin

Kişisel veya gizli bilgileri iletirken, bilgilerin saldırganlar tarafından kendi bencil amaçları için kullanılması tehlikesi nedeniyle elektronik posta kutularını reddetmek daha iyidir. Bu tür bilgiler şunları içerebilir: telefon numaraları, banka kartı şifreleri, kişisel banka hesabı vb. Bilgilerin posta aracısı sunucusunda saklandığını ve saldırıya uğraması durumunda çalınabileceğini unutmamak önemlidir.

Mektubun sonunda gönderenin imzası bulunmalıdır.

Daha önce de belirttiğimiz gibi gönderilen her mektubun belirli bir imza içermesi gerekir. Posta kutusu geliştiricileri genellikle iş unvanınızı, adınızı ve iletişim telefon numaranızı girebileceğiniz bir imza engelleme işlevi sunar. Daha sonra bu blok her harfin sonunda otomatik olarak görünecek ve yazmayı kolaylaştıracaktır. Alıcının mektuba yanıt verirken gönderene doğru hitap etme olanağına sahip olması için imzanın doğru yazılması önemlidir. Bir imza örneği şu şekilde görünebilir: "Saygılarımla, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000."

Sonuç olarak, ticari yazışmaların e-postayla nasıl yürütüleceğini anlamak için ek ve karmaşık temel bilgilere hakim olmanıza gerek olmadığı not edilebilir. Sadece temel görgü kurallarına uymanız ve Rus dilinin normlarına uymanız gerekiyor.