Sonsuz bir toplantıdan daha kötü ne olabilir ki - uzayıp gidiyor! Bir lider olarak kimsenin konudan çok uzaklaşmamasını ve sunumu uzatmamasını sağlamalısınız. Ve bir görev yöneticisi ya da boğucu bir girişim haline gelmeden insanların odaklanmasına nasıl yardımcı olabilirsiniz?

Uzmanlar ne diyor

Güzel olan bir şey var: denetleme kuralları hâlâ geçerli değil yüksek Matematik ve büyük olasılıkla nasıl davranacağınızı zaten biliyorsunuz. Ancak sorun şu: Bir toplantının raydan çıkmasını önlemek disiplin gerektirir ve çok az kişi gerekli çabayı göstermeye isteklidir. Harvard Business School'da kıdemli öğretim görevlisi ve Brookings Enstitüsü'nden Robert Posen, "Bazı insanlar bir toplantının nasıl yönetileceğini düşünmüyor, bazılarına öğretilmiyor ve bazılarının hazırlanmak için bile zamanı yok" diyor ve “Fırsatların Zirvesinde” kitabının yazarı. Profesyonellerin etkinliği için kurallar." Organizasyon psikoloğu ve kitabın yazarı Roger Schwartz, "Günümüzde şirketlerde iş temposu muazzam bir hızla artıyor ve yöneticilerin şu veya bu toplantının nasıl organize edileceğini önceden düşünecek zamanları yok" diye doğruluyor. “Akıllı Liderler, Daha Akıllı Ekipler.” Ancak bugün dakika kazanırsanız yarın saat kaybedeceksiniz. Bu nedenle, haftalık ekip tartışmanıza veya departman veya firma çapındaki stratejiyi tartışmak için kuruluş çapındaki genişletilmiş toplantıya hazırlanmak için ekstra çaba gösterin. Bir sonraki toplantınızı önceki toplantılardan daha verimli kılmanın birkaç yolunu burada bulabilirsiniz.

Hedefiniz konusunda net olun

Toplantının amacını hemen belirlerseniz birçok sorundan kaçınılabilir. Schwartz, Intel konferans odasındaki bir tabelayı hatırlıyor: "Ne için olduğunu bilmediğiniz sürece toplantı başlatmayın." Sağlam tavsiye. Katılımcıların neyin tartışılacağını bilmesi için gündem materyallerini önceden gönderin. Gerekirse tartışmayacağınız konuların bir listesini yapın. Schwartz bunu soru şeklinde yazmanızı tavsiye ediyor, yani "Programı videolara göre tartışın" değil, "Videolar ne zaman hazır olacak?" - böylece gerekli sonucun anında ayarlanması. Her öğenin yanında, kendisinden bilgi beklediğiniz, kimden bilgi beklediğiniz toplantı katılımcılarının rollerini belirtmek mantıklıdır. taze fikirler kararları kim veriyor?

Boyutu kontrol edin

Çok fazla kişi toplanırsa toplantı kontrolden çıkabilir. Posen, "Katılımcılar muhtemelen dikkatsiz olacak ve kimse olup bitenlerin sorumluluğunu üstlenmek istemeyecektir" diyor. Ancak katılımcı sayısının yetersiz olması gerekli görüş çeşitliliğini de sağlayamayacaktır. Yalnızca gerçekten yararlı olacak kişileri davet edin. Posen, "Konuyla ilgisi olan herkesi davet etmenize gerek yok" tavsiyesinde bulunuyor. "Birisini gücendirmekten korkuyorsanız, o kişiye kararı ve diğer toplantı materyallerini gönderin ki onun da haberi olsun."

Doğru tonu ayarlayın

İnsanların fikirlerini ne kadar özgürce ifade ettikleri yöneticiye bağlıdır. Schwartz, "Tüm fikirleri bir toplantıda bir araya getirmeniz gerekecek" diye uyarıyor. İnsanları öğretmeyi ve öğrenmeyi isteyecek şekilde ayarlamamız gerekiyor. Herkesin sizinle aynı fikirde olmasını sağlamaya çalışarak zaman kaybetmeyin; karşıt görüş ve değerlendirmeleri dikkatle dinleyin. Tüm yanıtlara sahip olmadığınızı, tıpkı orada bulunan hiç kimsenin bu yanıtlara sahip olmadığını kabul edin. Hata yapmaktan korkmayın. Schwartz, "katılımcıların toplantıyı bir yapboz veya mozaik olarak algılaması, herkesin kendi parçasını ortaya koyması ve herkesin genel resmi bir araya getirmesi" gerektiğini söylüyor.

Konuşmacıları frenleyin

Posen, "İnsanlar genellikle soru sormak yerine konuşma yapıyor" diye hatırlatıyor. Konuşmacıyı dizginlemek zordur ama bazen başka çıkış yolu yoktur. Schwartz şu formülü sunuyor: "Tamam Bob, yüzde yüz haklısın ve bunu ayrı ayrı tartışmamız bizim için mantıklı." Bob da aynı fikirde olmak zorunda kalacak ve o gün aynı konuşmayı farklı bir durumda tekrar yapmaya çalışmayacaktır. Ve eğer iyi bir söz söylemekten hoşlanan ekip üyeleri varsa, onlarla önceden veya bir mola sırasında konuşun ve diğerlerine açıkça konuşma şansı vermek için sözlerini minimumda tutmalarını isteyin.

Konuşmayı doğru yöne yönlendirin

Bazen sorun, birisinin çok uzun olmasa da tam olarak bunun hakkında konuşmasıdır. Posen, "Eğer iki ya da üç tanesi birbiriyle ilişkili ancak doğrudan alakalı olmayan konuları gündeme getirirse, tartışma yozlaşacaktır" diye uyarıyor. Onları asıl konuya döndürmemiz gerekiyor. Bazen kasıtlı olarak dikkat dağıtıcı bir manevraya başvurulur: belki de konuşmacı, konuşmaya verdiğiniz yönden memnun değildir veya herhangi birine karar verme hakkından vazgeçmek istememektedir. Böyle bir kişiyi toplantıyı bozmaya çalışırken yakalamayın, neler olduğunu sorun. Posen şu formülü sunuyor: “Bu, gündemden ilk sapmanız değil. Bir şey seni rahatsız ediyor mu?" Bir an önce bu soruna çözüm bulmamız, bölünmeyi önlememiz ve toplantının asıl konusuna dönmemiz gerekiyor.

Köprüler inşa edin

Schwartz şöyle diyor: "Genellikle sunum yapan kişi uygun gördüğünde bir sonraki konuya geçiyor, ancak muhataplar ona ayak uyduramıyor ve önceki noktalara takılıp kalıyor." Bir sonraki soruya geçmeden önce herkesin bir önceki sorudaki her şeyi anlayıp anlamadığını sorun. Posen, "İnsanlara konuşmaları için zaman tanıyın" tavsiyesinde bulunuyor. Bu, konuşmayı daha odaklı hale getirir.

Doğru şekilde nasıl bitirileceğini bilin

Verimli bir toplantının doğru zamanda bitmesi gerekir, böylece gerçek üretken çalışma takip edilebilir. Posen katılımcılara şu soruyu sormayı öneriyor: “Bundan sonra hangi adımları atacağız? Uygulama için nasıl bir takvim belirleyeceğiz?” Cevaplarınızı yazın ve gönderin e-posta herkes bilgilensin diye. Bu, sorumluluğu teşvik ediyor: Posen, "Kimse bilgisizliğini iddia edemez" diyor.

Temel İlkeleri hatırlayın

• Toplantının amacını açıkça belirtin ve gündem materyallerini önceden gönderin.
• Ayrıntıya eğilimli olanlarla önceden konuşun ve onlardan mümkün olduğu kadar kısa konuşmalarını isteyin.
• Toplantıdan sonra gönder e-postalar acil adımların bir listesiyle birlikte, uygulama çizelgesindeki her bir öğeden sorumlu uygulayıcılar.

Bunu yapma:

• Çok fazla katılımcı davet edin; yalnızca gerçekten ihtiyaç duyulanları davet edin.
• Herkes konuşmadan başka bir konuya geçin.
• İlgili konular dikkatinizi dağıtın. Küçük ilginç konuları başka bir zaman tartışmayı teklif edin.

Örnek 1: Herkesi dinleyin

American Airlines'ın bakım, onarım ve operasyonlardan sorumlu başkan yardımcısı Bill Collins, sendika üyeleriyle ilişkileri geliştirmekle görevlendirildi. Büyük konuşma için Bill, 6.500 üyesini davet ederek kitlesel toplantılar düzenledi. Bu toplantılar başarılı olmadı: “On beş yıldır kitlesel etkinlikler yapılmıyordu ve insanlarda öfke birikmişti ve her biri konuşmaya can atıyordu. Beni isteyerek asarlardı” diye hatırladı Collins. Bir saat için planlanan toplantılar iki veya daha fazla sürdü.

Bill bir şeyi değiştirmeye karar verdi. Öncelikle toplantıları etkinlik türüne ve vardiyaya göre düzenlemeye başladım, böylece her seferinde bir odada 250'den fazla kişi olmayacaktı. "Zaten beni asmak istediler ama en azından, bir konuşma başladı” diyor. Ayrıca konuyu en baştan tanıtarak ve herkesin sorunlarını açıkça konuşmasını isteyerek toplantının akışını değiştirdi. "Dedim ki: 'Şunu bunu tartışmak istiyoruz. Sen neyi tartışmak istiyorsun?' Birisi tamamen farklı bir konu hakkında konuşmaya çalıştığında Bill şöyle cevap veriyordu: "Sorulara ve cevaplara geldiğimizde bunu ayrıntılı olarak tartışacağız. Bu iyi mi?" - ve devam etmeden önce en azından başını sallamasını beklerdi. .

Collins kendi durumunu anlattığında yeni yöntem, pek çok kişi toplantıların eskisinden daha uzun süreceğinden şüphe ediyordu çünkü artık herkesin konuşma hakkı vardı. Ancak Bill her şeyin yoluna gireceğinden emindi. "İşçiler genellikle yönetime güvenmezler ve bu süreç bizi birbirimize daha da yakınlaştırdı." gerçekleştirilen ilk toplantının ardından yeni yol, ihtiyaç duyduğu kanıtı elde etti: “Kimse bağırmıyordu. Herkes sakin ve samimi bir şekilde konuşuyordu. Ve sonunda toplantıyı olumlu bir notla sonlandırdık. Sendika liderleri bunun şimdiye kadar gördükleri en iyi toplantı olduğunu söyledi.”

Örnek No. 2. Müdahale eden insanları aktif olarak engelleyin

Betsy Loucks HealthRight'ın CEO'su olarak görevi devraldığında, kar amacı gütmeyen kuruluş Rhode Island'da sağlık sorunları üzerinde çalışırken, yeni bir sorumluluğu var - sendikalardan, hastanelerden, sigorta şirketlerinden hasta savunucularına kadar sağlık hizmetleriyle ilgili çeşitli kurumların yirmi temsilcisiyle aylık toplantılar düzenlemek. Birikmiş sorunları çözmeyi ve uzlaşmaya varmayı gerektiriyorlardı. Betsy Loucks gelmeden önce her toplantı belirli bir konuya ayrılıyordu ancak yürütülmesine ilişkin net bir yapı yoktu ve nihai bir karar vermek imkansızdı. Sonuç olarak her şey ters gitti. Betsy, "Herkesin kendi sorunları vardı ve yalnızca onlardan bahsediyorduk" diyor.

Bu toplantıları farklı şekilde yürütmeye karar verdi - hedefi hemen belirlemeye başladı. Bu, tartışmanın odaklanmasına yardımcı oldu. Betsy ayrıca konuşmayı devralma eğiliminde olan insanlarla ilişkiler kurmaya çalıştı. “Sağlık reformu pek çok hassas konuyu kapsıyor. Katılımcıların her biri yalnızca kendi sorunu hakkında endişeleniyor ve bazıları aynı şey hakkında durmadan konuşabiliyor çünkü kimse onları dinlemiyormuş gibi hissediyorlar," diye açıklıyor Luks. Aylık genel kurul öncesi bu kişilerle görüşerek onları bizzat dinledi ve bakış açılarını doğru anlayıp anlamadığını kontrol etti. Daha sonra zaten Genel toplantı Böyle bir katılımcının izniyle pozisyonunu kamuya açık ancak daha kısa bir şekilde açıkladı.

İletişim kurması zor olan kişilere bir “gözlemci” atadı. Betsy, "Hep aynı konuşmayı tekrarlayan bir adamımız vardı" diye anımsıyor. Başkanlık Divanı'nın bir üyesinden bu sohbet kutusunun yanına oturmasını ve dağılır dağılmaz onu durdurmasını istedi. Asistanı her seferinde saygılı bir şekilde: "Evet, bu harika bir fikir" dedi ve bunu kısaca tekrarladı. Sohbet kutusuna saygı duyulduğunu hissetti ve Betsy sakin bir şekilde toplantıya devam etti. "Trafik kontrolörü rolünden kurtuldum ama aynı zamanda sıkıcılıkla da tartışmadım" diye bitirdi.

Betsy aynı yöntemleri daha küçük etkinliklerde de kullandı. “Birden fazla muhatap olduğunda bu taktiği kullanıyorum. Eğer davet edersen doğru insanlar, net bir plan gönderin ve zor katılımcıları önceden etkisiz hale getirin, her şey saat gibi ilerleyecek.

Toplantının saat 14.00'te başlayacağını ve saat 14.10'a kadar başlamayacağını duyurun. 10:13 için bir toplantı planlayın ve çalışanlar sizi tam anlamıyla anlayacaktır.

Cyril Northcote Parkinson

Bu incelemede: Toplantıların etkinliğinin kriterleri olan etkili bir toplantının nasıl yapılacağı. Kaliteli bir toplantı yapmanıza ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak ana aşamalar ve kurallar da tartışılacaktır.

Toplantıların etkinliğini belirlemek için bir deney yapın. Astlarınızın sizinle iletişime geçtiği tüm soruları dikkatlice yazın (bireysel olarak, e-posta yoluyla). İsteklerin sayısını sayın. Bir toplantıda bu sorunlardan hangisinin çözülebileceğini düşünün ve ne kadar zaman kazanacağınızı hesaplayın.

Toplantı tekniğiniz geliştikçe bu tür “dikkat dağıtıcı” çağrıların sayısı mutlaka azalacaktır.

Pek çok kuruluşta toplantılar, günlük görevleri yerine getirmek için bir çalışma aracı olarak görülmez. Temelde toplantılar kaotik bir şekilde yapılıyor, zaman zaman hazırlıksız yapılıyor ve lider onları nasıl yöneteceğini bilmiyor. Bu nedenle birçok toplantı katılımcısı bilgiyi yanlış algılıyor (“duymadım”, “anlamadım”, “unuttum”), gerekli çözümler kabul edilmezler (bir kenara konulur ve asılırlar) ve kabul edilseler bile çoğu zaman uygulanmazlar.

İstatistikler şunu söylüyor: “Yöneticiler astlarıyla toplantı yapmaya başladıklarında, başlangıçta onlara izin vermezler. büyük önem taşıyan ve onlardan pek bir şey beklemeyin. Ancak toplantılar ne kadar uzun sürerse o kadar faydalı olurlar. İlk olarak, rutinin %90'ını "uzaklaştırırlar". Yöneticilerin çalışanları bu kadar sıkı kontrol etmelerine gerek yok; sonuçlar ortada ve bu personel için büyük bir teşvik. Toplantılar Şirketin çalışmalarının kolaylaştırılmasına yardımcı olur ve bundan sonra ne yapılması gerektiği hemen anlaşılır.

Ancak toplantıların gerçekten işe yaraması için, davranışının birçok inceliğini hesaba katmanız gerekir.

Deneyimli bir lider, toplantıların organizasyonu yarattığını bilir. Onların yardımıyla Şirket içindeki bağlantıları koruyabilir ve alınan kararları uygulayabilir, hedeflere doğru ilerleme derecesini kontrol edebilir ve çalışanlar arasındaki engelleri kaldırabilirsiniz. Astlarınızla toplantı yapmazsanız, söylentiler sorunu ortaya çıkacak, bu da çalışanlar arasında geleceğe dair fikir ayrılığına ve belirsizliğe, ardından da kontrolün kaybına yol açacaktır.

İyi organize edilmiş ve yürütülen bir toplantı şunları yapmanızı sağlar:

• Ekip içindeki mevcut sorunları derhal çözmek;
• personeli planı uygulamaya motive etmek;
• görüş toplamak ve planlanan değişiklikleri test etmek;
• bir gruptan bir ekip oluşturmak;
• Şirketi mümkün olan en kısa sürede ve minimum maliyetle ileriye taşımak;

Maalesef üniversitelerde toplantıların doğru şekilde yürütülmesi öğretilmiyor...

Bu incelemede size toplantılar sırasında en sık yapılan hatalardan bazılarını ve bunların nasıl düzeltilebileceğini anlatacağız.

Toplantı düzenlerken dikkate alınması gereken 3 ana nokta vardır:

• SIRASINDA
• ve toplantıdan SONRA.

Toplantıdan ÖNCE ne yapılması gerekiyor?

1. Düzenli olarak yapacağınız çeşitli toplantı türlerini belirleyin. Düzenlemelerini belirleyin ve programa göre uygulayın. Düzenli olarak toplanana kadar ekibiniz gelişmeyecektir.

2. Habersiz toplantılar yöneticiler arasında gereksiz konuşmalara, kaygıya ve bazen de korkuya neden olur. Bu tür toplantıları son derece nadiren, yalnızca “yangın” durumunda düzenleyin. Acil durum toplantılarında yalnızca tek bir konuyu ele alın. Acil durum toplantıları kısa olmalıdır (karmaşık ve zor bir konuyu çözmeniz gerekse bile toplantıları en fazla 45 dakika tutmaya çalışın). Açıkça formüle edin ve önceden iletişim kurun: toplantının amacı, katılımcılar, ... ile ... arasındaki zaman, yer. Çalışanların gereksiz yere toplanmasına izin vermeyin, sakin bir şekilde asıl işlerine, yani para kazanmaya devam edin.

3. Her toplantıya hazırlanmak son derece zordur. Bunun için nerede zaman bulabilirim? Bu nedenle, bunu bir kez yapmak en uygunudur Toplantı düzenlemeleri her şeyi yazdığınız önemli yönler: Toplantının sıklığı (aylık/haftalık), toplantının zamanı ve yeri, katılımcılar, toplantıya ilişkin sorular. Artık bir toplantı değil, yalnızca her konuyla ilgili bilgi hazırlamanız gerekiyor.

4. Farklı toplantılarda bilgilerin tekrarlanması yöneticiler arasında genel memnuniyetsizliğe neden olur - herkes zamanına değer verir. Yalnızca acil sorunları düşünün. Kendinizi tekrarlamayın; genellemeler ve referanslar yapın. Yapabildiğiniz her şeyi görsel bir biçimde tahtaya koyun - tablolar, grafikler. O zaman okumanıza gerek kalmayacak, hemen analize geçebilirsiniz. (Ayrıca bazı tahminlere göre insanların %55 kadarı görsel olarak öğreniyor ve algılıyor. yeni bilgi kötü - tüm bilgilerin en fazla %7'si).

5. Rapor Formu Oluşturun, herkesin rapor edeceği.
Öncelikle herkes ne söyleyeceğini tam olarak bilecek ve rakamları önceden hazırlayacaktır.
İkinci olarak, bu raporu önceden görebileceksiniz, bu da toplantıya hazırlanabileceğiniz, bilgileri analiz edebileceğiniz, sonuçlar çıkarabileceğiniz ve kararlar üzerinde düşünebileceğiniz anlamına gelir.
Üçüncüsü, bilgiler iş dünyası için paha biçilemez olan tarih/istatistik alanında kalacaktır.
Düzenli olmayan sorular için bilgileri ayrıca hazırlayın.

6. Her konuda neyi başarmak istediğinizi ve bunu tam olarak nasıl yapacağınızı dikkatlice düşünün. Mümkünse metni kendinize veya bir başkasına söyleyin. Gereksiz kelimeleri kaldırın. Açık ve basit konuşun. Her zaman hazırlıklı olun; bu size ve çalışanlarınıza zaman kazandıracaktır.

Toplantı SIRASINDA ne yapılması gerekiyor?

1. Birisi toplantıda değilse, onun hangi kararların alındığını bilmesinin bir yolu olduğundan emin olun. Toplantının başında ana noktaları ve görevleri yazmaktan sorumlu bir kişiyi görevlendirin.

2. Öz disiplini öğrenin, toplantı kuralları geliştirin ve ayartmalara ve "yaratıcı dürtülere" teslim olmayın. Toplantıları kaçırmamak daha iyidir: Haftalık toplantı tatile denk geliyorsa, bunu başka bir güne planlayın ve önceki toplantıda bu konuda bilgi verin.
Her zaman zamanında başlayın! Asla kimseyi beklemeyin - "gemi tam zamanında kalkıyor." Herkese tam olarak Kurallara göre toplanmayı öğretmenin tek yolu budur.
Kuralları değiştirme zamanı geldiyse, değişiklikleri yazılı olarak yapın, bunu herkese bildirin ve yeniden Kurallara göre yaşayın.

3. Konuşmacının Kurallardan sapmasına izin vermeyin. Hemen sözünü kesin: “Süreniz doldu. Konudan sapmışsınız." Toplantıyı şu prosedüre göre yönetin: soru soruldu, herkes rapor etti, sorun belirlendi, herkes konuştu. Yönetici konuyu özetledi ve sordu: “Bu maddeyle ilgili başka soru ve görüşleriniz var mı? HAYIR. Hadi devam edelim." Katılımcılara ayrıca toplantılara yetkin bir şekilde nasıl katılabilecekleri öğretilmelidir.
Öncelikle oyunun kurallarını açıklamanız ve ardından onlara uymanız gerekir: konuşmacının sözünü kesin, bilgi ve konuların kısa ve öz bir değerlendirmesini yapın.

4. Bir toplantıda acı verici ve sıkıcı bir atmosfer oluşuyorsa, belki de alakasız konular tartışılıyor demektir - önemli sorular herkesi dahil edin. Ya da astlarınız kapalıdır, size güvenmiyorlar, fikirlerini ifade etmekten korkuyorlar. Ya da belki herkes yorgundur.
Her zaman mevcut olanların ruh halini izleyin. Duruma hızla tepki verin. Şaka yaparak durumu yatıştırmaya çalışın. Katılımcıların gülümsemesine izin verin; sorunlar daha hızlı çözülecektir.

5. Her katılımcı konuşmalıdır. Lider toplantıyı başlatır ve bitirir; bu anlardan en iyi şekilde yararlanın. Herkesin hem güncel hem de kalkınma konularında “söz” sahibi olması gerekir. Bir konuşmacının yanıtı 3-5 dakikayı geçmemelidir. Lider dahil.
Sonuç olarak, herkes sorunların çözümüne dahil oluyor ve aktif olarak katılıyor.

6. Her çalışanın sonuçlarını bağımsız olarak raporlamasına izin verin.

7. Önce herkes konuşsun, tartışmaya onları dahil edin, herkesin fikrini sorun.

8. Lider ne zaman ve nasıl doğru bir şekilde övüleceğini, azarlanacağını, teşvik edileceğini ve cezalandırılacağını bilmelidir ve toplantı en önemli şeydir Doğru yer bunun için. Toplantıdan önce bilgi alın ve görüşünüzü hazırlayın; bu, gerekirse gerçeklere hızlı bir şekilde yanıt vermenize ve ekip üzerinde istediğiniz etkiyi anında yaratmanıza yardımcı olacaktır. Bazen önceden hazırlık yapmak mümkün olmuyor ama hızlı tepki vermek gerekiyor, soruyu bir kenara bırakıp “düşüneceğim” demek mümkün değil. Bu sorunu teknolojik olarak çözmenin en kolay yolu geçmiş dönem rakamlarını son sonuçlarla karşılaştırmaktır. Sadece büyüme olmalı. Uzun boylu olan harika bir adamdır. Boyu olmayanlara kırmızı sinyal veriliyor. Plandan dans edebilirsiniz: “Ona ulaştık mı? Performansımızı nasıl arttırabiliriz?"

9. Bir toplantıda aniden hazırlıksız bir konuyu tartışmaya ihtiyaç duyulursa ve toplantıda aceleyle bir karar verilirse, o zaman tartışmayı ve hatta daha da önemlisi bir kararın alınmasını erteleyeceksiniz. Yapabileceğiniz en fazla şey, eğer onları da ilgilendiriyorsa, diğer katılımcıların fikirlerini dinlemektir. Soruyu unutmamak için yazın. Toplantıdan sonra ona dönün ve onunla ne yapacağınıza karar verin.

10. Yürütme aracını son derece dikkatli kullanın - Gücü çok büyüktür, onu kendine karşı çevirebilirsin. Azarlayamıyorsan, en güçlüye ver. Gerisi her şeyi kendileri anlayacak. Takıma muhalif olmamak için asla herkesi aynı anda azarlamayın. “Bilgilendirmeleri” şu şemaya göre yapmak çok daha etkilidir: “Bir hata yaptık, bunu yaptık ve bu buna yol açtı. Durumu nasıl düzelteceğiz ve bir dahaki sefere bunun olmasını nasıl önleyeceğiz?”

11. Her toplantının sonucu eylemler, belirli eylemler olmalıdır Yoksa toplanmanın bir anlamı yok. Toplantı sonunda herkesin alınan kararları uygulamak için neyi, nasıl yapması gerektiğini bilmesi gerekir. Yöneticinin görevi, sorumluların gerçekten sorumluluğu alıp almadıklarını ve verilen görevleri uygulamaya hazır olup olmadıklarını kontrol etmektir. Bunu yapmak için bir risk değerlendirmesi yapın ve her katılımcıya şunu sorun: “Hedeflerinize ulaşmanıza ne engel olabilir? Hangi riskleri görüyorsunuz? Bu toplantı çerçevesinde karar verilmesi mümkün değilse, bunun nerede, ne zaman yapılacağını ve bundan kimin sorumlu olduğunu söyleyin.

Toplantıdan SONRA ne yapmalısınız?

1. Toplantıdan ayrıldıktan sonra katılımcılar, Şirketteki işlerin durumu ve her bireyin ortak ve kişisel bir hedefe doğru ilerlemek için ne yapması gerektiği konusunda net bir anlayışa sahip olmalıdır. Toplantıdan sonra belgesel izler bırakın: Toplantı tutanaklarını tutmakla sorumlu birini atayın, alınan kararları yazmasına izin verin.

2. Alınan kararlar Yönetici tarafından kontrol edilmelidir, kontrol edildi, uygulandı. Genel kararlarınızın uygulanmasını en az bir kez "yavaşlatmanıza" izin verdiyseniz, o zaman neden bir dahaki sefere başka toplantı kararları uygulayacak? Bir sonraki toplantıyı yapmayın, insanları görevden alın, gidin alınan kararları uygulayın.

3. Yönetici toplantı sonrasında hatalarını analiz etmelidir. Toplantı planını tekrar gözden geçirin. Bunu nasıl yaptığınızı kafanızda yeniden canlandırın. Kendiniz için önerileri yazın

Çalışanlarınızla ne sıklıkta toplantı yapmanız gerekiyor? Nasıl düşünüyorsun? Bu neye bağlıdır?

Tipik sorunlar hakkında “bilgilendirme” yapmak, eğer bu tür toplantılarınız varsa, aylık toplantılarda yapmanız oldukça uygundur.Şirketteki herhangi bir değişiklikle ilgili acilen çalışanlara bilgi aktarmanız gerekiyorsa, bu değişiklikleri elektronik ortamda iletebilirsiniz.

Başka var ilginç yol Toplantılarınızın kalitesini kontrol etmenin en iyi yolu, toplantıya katılmayanların bu konuda ne hissettiğini öğrenmektir. Neden toplantıda değillerdi? Toplantıyı kaçırdıkları için üzülüyorlar ve orada bulunanlara titizlikle neler yaşadıklarını soruyorlardı. Yoksa yapacak daha önemli işleri mi vardı? Uygun sonuçları çıkarın.

Toplantı kurallarının da düzenli olarak değiştirilmesi gerektiğini unutmayın. Bu hem ele alınan konular hem de toplantı sıklığı için geçerlidir. Astlarınız büyür, çalışmayı öğrenir: hem rapor verin hem de sorunları çözün. Mevcut durumu gözden geçirmek için harcanan zamanı yavaş yavaş azaltın. Sorunları çözme süresini ve elbette onların gelişimini artırın. Haftalık ritim, görevleri toplantı için zamanında tamamlamanıza olanak tanır. Zaman alıyorlar ama kimse mevcut işi iptal etmedi.

Süpervizörün çalışma kitabı Nikolay Doroshchuk

Bölüm 16: Bir Toplantıyı Etkili Bir Şekilde Nasıl Yönetirsiniz?

Bu konu çok yönlüdür ve dikkatli bir şekilde ele alınmasını gerektirir. Yakın gelecekte bunu, aşağıdaki soruları ele alacağımız ayrı bir çalışma olarak vurgulayacağım:

Bir toplantıda beyin fırtınası nasıl kullanılır?

1. Toplantının temasına nasıl bağlı kalınır?

2. Bir toplantı sırasında “eleştirmenlerle” nasıl başa çıkılır?

3. Toplantıları personeliniz için nasıl ilginç hale getirebilirsiniz?

4. Ekip oluşturmak için toplantılar nasıl kullanılır?

Şimdi toplantının ana noktaları üzerinde durmak istiyorum.

1. Toplantının amacını belirleyin

Bir toplantıya giden her kişi orada ne olacağını bilmek ister. Konusu olmayan plansız toplantılar her zaman personel arasında korkuya neden olur. Patronunuzun bugün saat 17.00'de herkesin toplanmasını istediğini hatırlayın. Ne yaşadın? Korku değil mi? Büyük ihtimalle neyi yanlış yaptığınızı veya neyi yapmayı unuttuğunuzu hatırlamaya başladınız, meslektaşlarınıza hangi soruları sormaya başladınız: “Patron kim toplanıyor? Hangi konuda? Bilinmeyen korkuyu doğurur verimli çalışmanızı engeller. Başka hiçbir şey düşünmüyorsunuz, sadece patronun neden herkesi topladığını düşünüyorsunuz ve cezalandırılabileceğiniz hatalar arıyorsunuz. Değil mi?

Aynı şey personeliniz için de geçerli. Personelinizin tüm gün verimsiz çalışmasını istemiyorsanız aşağıdakileri yapın. Sabah ekip üyelerinden birine bu akşam bir toplantı yapılacağını ve herkesin katılması gerektiğini söyleyin. Bu kadar. Gün ortasında korkuyu artırmak için sayfa personeline veya SMS mesajı gönderin: “Bu gece herkese acilen toplantıda olmak. Katılım zorunludur."

BUNU DİKKATLİCE OKUYUN!

En kötü toplantı hiçbir amacı olmayan toplantıdır. Çoğu zaman yöneticiler, personeli bir kez daha "azaltmak" ve "kötü" çalışanları kamuya açık bir şekilde cezalandırmak için toplantılar düzenler. Lider, bunu yaparak başkalarına ne yapmamaları gerektiğini öğrettiğini varsayar. Bu bir liderin en profesyonel olmayan eylemidir. Ne kadar çok toplantı yaparsanız, personelinizin güvenini o kadar kaybedersiniz.

Bir toplantının amacını ilettiğinizde birçok avantaj elde edersiniz:

1. Personele güven veriyorsunuz korkuyu hafifletmek böylece verimliliğini korur.

2. Personeli etkinleştirirsiniz toplantıya hazırlanmak, böylece toplantının etkinliğini arttırır.

3. Sınırları siz belirlersiniz toplantılar, bu da uygulamanın verimliliğini artırır. Toplantının amacını belirleyin ve bunu personele iletin. Toplantının amacı şunlar olabilir:

Bir haftalık, aylık, altı aylık çalışmanın sonuçlarını özetlemek.

Organizasyondaki personel değişiklikleri.

Fiyatlandırma politikasındaki değişiklikler.

Tedarikçilerle çalışmadaki değişiklikler.

Toplantının amacı şu olmalı önemli ve giy genel karakter. Bir toplantıda ilan panosunda iletilebilecek hiçbir şey söylemeyin. En iyi toplantı iptal edilebilen toplantıdır.

Personeli toplantı hakkında önceden bir duyuru panosu aracılığıyla bilgilendirin. Örnek olarak burada ilan panosuna yerleştirebileceğiniz bir reklam verilmiştir:

Satış temsilcilerinin dikkatine!

Yarın saat 19.00'da toplantı yapılacak.

Gündem:

1. Yeni ürün “Olgun Şeftali” satışına ilişkin ön sonuçların özetlenmesi.

2. Müşterilerle çalışmaya yönelik yeni plan.

3. Organizasyondaki yapısal değişiklikler.

Yukarıda konuşulanları dikkatlice okuduysanız, büyük ihtimalle ilk maddeyi toplantı gündeminden çıkaracaksınız. Bunu yapmak için verileri, grafikleri ve küçük yorumlarınızı yayınlayabileceğiniz bir bülten panosu kullanabilirsiniz.

Yoksa yüksek sesle söylenenleri daha iyi hatırladığınızı mı düşünüyorsunuz? Bir kişi, bilginin yalnızca% 7'sini işitsel (işitme) kanalından ve% 55'ini görsel (görsel) kanaldan hatırlar.

Toplantının amacı açık ve net bir şekilde belirtilirse, toplantıdaki belirli katılımcılar için anlamlıysa o zaman personelin toplantınıza istekle geleceğinden emin olabilirsiniz.

2. Toplantı katılımcılarının ne istediğini öğrenin

Toplantıda hazır bulunan kişilerin beklenti ve önerilerine yanıt vermelisiniz. Şu soruyu sorun: "Bu toplantıdan hangi bilgileri almak istersiniz?" Ne istediklerini öğrendikten sonra bunu toplantı gündemine koymaya çalışın. Bu size şunları bildirecektir:

toplantı katılımcılarının ruh hali;

Şu anda personelinizi ilgilendiren güncel konular.

Toplantı katılımcılarına seçenek sunun.Örneğin, önce değerlendirme kriterlerini veya kriterlerini tartışın ücretler. Mümkünse, aralarından seçim yapabileceğiniz toplantı sorularının bir listesini sunun.

İnsanlar kendilerini endişelendiren şeyleri dinlemeye isteklidir şu an. Ancak toplantının asıl amacını ihmal etmeyin (bununla ilgili daha fazla bilgi için bkz. "Bir Toplantı Konuyla İlgili Nasıl Tutulur?" ve "Bir Toplantıyı Personeliniz İçin Nasıl İlginç Hale Getirirsiniz?").

3. Personelin bilgi ve becerilerini takdir edin

Zaten bilinenler hakkında konuşmaya gerek yok - bırakın çalışanların bu konu hakkında kendilerinin konuşmasına izin verin. Personele fikirlerini ifade etme ve bilgi paylaşma fırsatları sağlayın. Bir kişi kendisine değer verildiğini hissettiğinde, toplama konusunda ek bir teşvike sahip olur. Uygulamada, yöneticilerin her toplantıda monoton bir şekilde aynı şeyi tekrarladığını sıklıkla görüyorum. Bunu hiç yönetiminizden duydunuz mu? Aynı zamanda şunu düşünüyorsunuz: “Tanrım, bunun hakkında daha kaç kez konuşabilirim?”

Bir toplantı örneği

"İyi akşamlar. Duyuruda da belirtildiği gibi bugün iki konuya bakacağız. Duyuru panosunda tam olarak hangi soruların yazıldığını bana kim söyleyebilir?” Aynı zamanda geri bildirim bekleyin. Çalışanlarınızın söylemesine izin verin Neden bugün toplandılar. Onay aldığınızda devam edin: “Tamam. Hangi soruyla başlayabiliriz? İlk önce neyi bilmek istersin?” Yine geri bildirim bekleyin. "Tamam, şu bilgilerle başlayalım: yeni şema müşterilerle çalışıyoruz." Mevcut çalışma planını hatırlatmak istiyorsanız, hiçbir durumda kendinize söylemeyin - toplantı katılımcılarına bunu sorun: "Bana müşterilerimizle hangi çalışma planımızın olduğunu hatırlatın." Dinlemek Ve yaz Masada. Sonra şunu sorun: “Bu şekilde çalışmanın ne gibi dezavantajlarını görüyorsunuz?” Ve yine - dinleyin ve kaydedin. Bu sana ne verecek?

Tüm katılımcıları toplantı sürecine dahil edecek, böylece bir güven ortamı yaratacaksınız.

Personelinizin bugünkü durumu nasıl anladığını öğreneceksiniz.

Toplantınızda size yardımcı olacak ek bilgiler bulabileceksiniz.

Eğer personelinizi daha önce toplantı sürecine dahil etmediyseniz, büyük ihtimalle soracağınız her soruya sessiz kalacaklardır. Bu, henüz size güvenmedikleri anlamına gelir ve soracağınız her soru, onları manipüle etme yöntemi olarak değerlendirilecektir. Personelinizin sessiz olduğu bir durumda durun, herkese bakın ve Beklemek cevap. İlk başta size duraklamanın çok uzun olduğu görülecektir, ancak yine de bekleyin ve toplantıdaki her katılımcıya dikkatlice bakın. Asla bir “kurban” aramayın(“Petrov, bize müşterilerle nasıl bir çalışma planına sahip olduğumuzu söyle”).

30 ila 40 saniye içinde yanıt alamazsanız, personelinize şunu söyleyin: “Ben konuşurdum, siz de beni dinlerdiniz. Bu toplantılar sıkıcıydı ve hepiniz benim bitirmemi bekliyordunuz. Bugünden itibaren sizinle iletişim kurmak istiyorum ve toplantımızın etkinliği sizinle nasıl konuştuğumuza bağlı. Bu nedenle hepinizi aktif olmaya davet ediyorum.” Aynı soruyu bir daha asla sorma. Bu sözlerden sonra toplantıya devam edin.

Tartışmayı bitirdikten sonra personelin ulaştığı sonuçları duyurun; Grup faaliyetlerinin sonuçlarını mümkün olan her şekilde vurgulayın.

4. Çalışanlarınızın sizi sevmesini sağlayın!

Evet beyler, yöneticiler, lütfen çalışanlarınızı memnun edin. Başarılı olursanız, onlar için bir komuta modeli olacağınız için sizi dinlemeye ve sizden içmeye daha istekli olacaklardır. Ana öğrenme türü diğer insanların davranışlarını kopyalamaktır. Hoşumuza gidenlerin davranışlarını kopyalamaya çalışırız. Gülümsemek! Personelden birinin davranışından (örneğin geç kalması durumunda) memnuniyetsizliğinizi ifade ederek gergin bir atmosfer yaratmamaya çalışın.

Çoğu insan eğlenmeyi sever. Onları gülümset ve onlarla bağlantı kur. için şakaların bir listesini yapın farklı durumlar. Fıkra ve fıkralar konu ile ilgili olmalı ve giriş yapılmadan anlatılmalıdır. “Şimdi sana bir hikaye anlatacağım…”, “Şunun hakkında bir şaka var…” gibi ifadeler insanları mizaha hazırlıklı olmaları konusunda uyarıyor. (Yüksek sesli kahkahaları değil, en azından birkaç gülümsemeyi hedefleyin.

Bir toplantının etkili bir şekilde nasıl yürütüleceğine ilişkin bir yönetici için bir hatırlatma:

1. Toplantının amacını belirleyin.

2. Toplantı katılımcılarının ne istediğini öğrenin.

3. Personelin bilgi ve becerilerini takdir edin.

4. Çalışanlarınızın kendinizi sevmesini sağlayın!