Ni aina gani ya mawasiliano hutokea? Sheria za kufanya mawasiliano ya biashara. Miundo ya hotuba, au dondoo

Sheria za kuandika mawasiliano ya biashara

Unapoketi kuandika barua ya biashara kwa mara ya kwanza, labda utahisi kuchanganyikiwa. Baada ya yote, hii sio sawa na kuacha ujumbe kwa rafiki au jamaa. Jinsi ya kuwasiliana na interlocutor yako? Je, nitumie hisia au la? Jinsi ya kujaza nyanja hizi nyingi?

Unapaswa kuanza kwa utaratibu na kwanza kukumbuka sheria za jumla za kushughulikia barua za kazi za barua pepe.

• Uchunguzi. Ikiwa mawasiliano ya biashara sio uwanja wako kuu wa shughuli, unaweza kuangalia barua yako mara mbili - asubuhi, unapokuja kazini, na baada ya chakula cha mchana. Ikiwa mawasiliano na wateja na washirika wa biashara ni sehemu ya shughuli zako za kila siku, itakuwa rahisi kusakinisha kiteja cha barua pepe ambacho kitaonyesha arifa kuhusu barua kwenye eneo-kazi lako.
• Jibu. Etiquette isiyojulikana inahitaji jibu la barua kuandikwa haraka iwezekanavyo, kwa hiyo unaweza kupuuza barua tu ikiwa kuna kitu ambacho hawezi kuvumilia kuvuruga. Sheria rasmi zinasema kwamba barua inapaswa kujibiwa siku kumi mapema ikiwa itapokelewa kwa barua, na siku mbili mapema ikiwa itapokelewa kwa faksi.
• Hifadhi. Unapaswa kuhakikisha kuwa barua pepe haziishii kwenye folda ya barua taka. Kwa kuongezea, haziwezi kufutwa: vinginevyo, ikiwa hali ya migogoro itatokea, hautaweza kurejelea mawasiliano tu na kuona ni nani aliye sawa.
• Matumizi. Unaweza kutumia anwani ya barua pepe ya kampuni tu wakati unalingana kwa niaba yake. Ikiwa kwa sababu fulani unahitaji kutumia barua-pepe ya kibinafsi kwa mawasiliano, unapaswa kuhakikisha kuwa inaonekana rasmi na haina maneno machafu au machafu.
  Tulipanga hifadhi, tukatambua nyakati za majibu na barua pepe gani tutatumia. Yote hii ni rahisi kukumbuka na unaweza kuendelea na hatua inayofuata: barua ya biashara imefika. Jinsi ya kujibu bila kumkasirisha mpatanishi wako?
• Kwa usahihi. Barua kama "Habari Vasya, nilipokea barua yako na nilidhani ..." inapaswa kuhifadhiwa kwa mawasiliano ya kibinafsi. Kufanya mawasiliano ya biashara kunahitaji usahihi na adabu. Huwezi kutumia maneno ya misimu, ya kueleza, au yasiyofaa. Hauwezi kutumia hisia, hata ikiwa umekuwa ukifanya kazi na mpatanishi wako kwa miaka kadhaa. Hauwezi kujisemea kama "wewe" na ujue - barua lazima iwe ya heshima na kavu.
• Kwa uwezo. Kujua kusoma na kuandika ni kiashiria cha maendeleo ya kitamaduni, kiwango cha kiakili, njia ya kudumisha sifa ya kampuni na kuandika barua kwa mtindo. Ikiwa hauko vizuri na lugha iliyoandikwa ya Kirusi - ambayo mara nyingi ni kesi na sio sababu ya aibu - tumia huduma maalum ili kuangalia sarufi, tahajia na uakifishaji.
• Kutosha. Hata jibu linalofaa zaidi na sahihi linaweza kupotea ikiwa mpatanishi haelewi unachozungumza. Kwa hivyo, unapaswa kukataa kutumia maneno ya kitaaluma au kuwapa maelezo. Pia, hupaswi kutumia maneno ambayo ni ngumu sana au si ya kawaida sana, ambayo yanaweza kuchanganya interlocutor. Na, kwa kweli, haupaswi kuingiza maneno ambayo maana yake una shaka.
• Mantiki. Ikiwa hujui jibu, waulize interlocutor wako kusubiri, kujua na kuandika barua nyingine. Ikiwa inajulikana, angalia ikiwa imewasilishwa katika barua mara kwa mara, kimantiki na kwa uwazi, na kisha tu kutuma.
• Mrembo. Ubunifu sio muhimu kuliko yaliyomo. Unapaswa kutumia aya, nukuu swali na kisha tu kutoa jibu, tumia orodha zilizo na nambari na vitone.

Ili kujibu barua inayoingia, inatosha kuifanya kwa uwezo, kwa usahihi, kwa kutosha na kwa mantiki. Lakini jinsi ya kuandika barua kwanza?

Kwanza, unahitaji kuitengeneza kwa usahihi:

• Somo . Sehemu ya "Somo" katika mwili wa barua pepe haipaswi kupuuzwa, kwa sababu ni kwa kuisoma kwamba interlocutor itaunda hisia ya kwanza ya kile kinachohitajika kwake. Kwa kweli, inapaswa kuonekana kama hii: "Jina la biashara, Kiini cha shida" - "JSC Romashka". Vifaa vya kioo."
• Sahihi . Huduma nyingi za barua pepe hukuruhusu kusanidi saini otomatiki, ambayo inapaswa kujumuisha: "Jina, msimamo, kampuni" - "I.V. Makarova, mhasibu mkuu wa Romashka OJSC." Fomu hii itamruhusu mpokeaji kujua kwa urahisi ni nani anayehutubia na jinsi ya kuanza majibu yake.
• Salamu . Salamu haipaswi kujulikana - hapana "Habari", "siku njema", "aloha" au chaguzi zingine zinazofanana. "Hujambo" au "Habari za mchana" isiyo na upande itakuwa bora.
• Rufaa . Anwani kwa jina - "Anya" - badala ya jina kamili - "Anna Dmitrievna" inaonekana kuwa ya kawaida na inaweza kuharibu hisia nzima ya barua. Kwa hiyo, ni bora kuchagua anwani kwa jina na patronymic.
• Urefu . Barua ambazo ni ndefu sana zinatumia wakati na ni ngumu kusoma. Kwa hiyo, kiasi cha mojawapo kinachukuliwa kuwa kinafaa kwenye ukurasa wa kawaida wa mhariri wa maandishi.

Sheria za jumla za kufanya kazi na barua, majibu na barua mpya - kujifunza kuandika haya yote si vigumu. Lakini kuna nuances chache zaidi za kukumbuka:

• Maudhui . Barua hiyo inapaswa kuwa na sababu iliyoiandika, maelezo yake thabiti, kisha maswali na mapendekezo.
• Umuhimu . Huduma nyingi za barua pepe zina kisanduku cha kuteua cha “Muhimu!” ambacho unaweza kuangalia unapoandika. Kisha barua kama hiyo itasisitizwa kwenye folda ya mpokeaji.

MUHIMU! Huwezi tu kutumia kisanduku cha kuteua - vinginevyo barua ya dharura itazama katika wingi wa zile zilizoangaziwa bila kufikiria.

• Mwisho wa mazungumzo . Kulingana na sheria za adabu isiyosemwa, mtu aliyeianzisha anamaliza mawasiliano.
• Muda. Kutuma barua mwishoni mwa siku ya kazi na Ijumaa alasiri sio fomu mbaya tu, bali pia wazo lisilofaa - hata hivyo, jibu litakuja tu asubuhi iliyofuata au hata Jumatatu.
• Adabu . Tunapaswa kukupongeza kwenye likizo inayokuja. Asante kwa jibu lako. Ikiwa haiwezekani kujibu barua ya dharura mara moja, mpokeaji anapaswa kujulishwa kuhusu hili.
• Viambatisho . Kiambatisho chochote kinapaswa kuhifadhiwa kwenye kumbukumbu na mpokeaji anapaswa kuarifiwa kukihusu kivyake kwenye mwili wa barua.

MUHIMU! Sheria za mawasiliano ya biashara ya elektroniki zinahitaji usikivu kwa mpatanishi - unahitaji kumruhusu azungumze, aulize maswali, na asidai chochote kwa njia ya mwisho.

Aina za mawasiliano ya barua pepe

Sheria zinazosimamia mawasiliano zinaweza kutofautiana kidogo kulingana na mahali ambapo barua inatumwa.

• Mawasiliano ya ndani inamaanisha kuwa inashauriwa kujibu barua kwa siku hiyo hiyo, ili usizuie kazi ya biashara yako mwenyewe, na pia kwamba sauti ya barua inaweza kujulikana zaidi kuliko katika hali zingine.

MUHIMU! Itakuwa ni wazo nzuri ya kuendeleza template moja kwa ajili ya mawasiliano ya ndani, kulingana na ambayo wafanyakazi wanaweza kuandika barua haraka, bila racking akili zao juu ya muundo.

• Mawasiliano ya nje inamaanisha kiwango kikubwa cha urasmi, pamoja na hitaji la kuchuja misimu ya kitaalam - mara nyingi mpatanishi kutoka kwa kampuni nyingine hataelewa maneno maalum.
• Mawasiliano ya kimataifa inamaanisha urasmi zaidi, pamoja na hitaji la kuzingatia maeneo ya saa. Kwa hivyo, hupaswi kutuma barua kwa New York asubuhi na kutarajia kwamba jibu litakuja siku za usoni, wasiwasi na kukimbilia, kwa sababu mfanyakazi ambaye lazima ajibu barua ni uwezekano mkubwa bado analala kitandani.

Hata hivyo, hakuna tofauti kubwa. Ustaarabu, kusoma na kuandika na uwezo wa kuunda ombi wazi huthaminiwa kila mahali.

Jinsi ya kuandika barua ya biashara

Ili kuandaa hati, tumia Microsoft Word na kanuni zifuatazo:

• barua ya shirika;
• fonti ya Times New Roman;
• mashamba makubwa;
• ukubwa 12-14 p.;
• nafasi ya mstari - 1-2 p.;
• Weka nambari za ukurasa wa herufi chini upande wa kulia.

Ikiwa hii ni mawasiliano ya kimataifa, basi barua imeandikwa kwa lugha ya mpokeaji.

Muundo wa barua ya biashara:

1. Rufaa;
2. Dibaji;
3. Nakala kuu;
4. Hitimisho;
5. Sahihi;
6. Maombi.

Nini kingine ni muhimu kukumbuka:

• Wasiliana na mpatanishi wako kwa kutumia "wewe".
• Ikiwa unaandika jibu kwa barua iliyopokelewa, andika kuhusu hili mwanzoni kabisa, kwa mfano: "Kwa ombi lako, la tarehe 01/01/2020..."
• Ikiwa barua ilipokelewa kwa uchokozi, usiwe kama mpinzani wako na usitumie maneno ya fujo, ya kusihi au sauti ya kuamuru katika mawasiliano yako.
• Andika kila wazo jipya kwenye mstari mpya, ili habari ieleweke vizuri. Usitengeneze aya ndefu. Upeo wa sentensi 5-7.
• Epuka maneno yaliyoandikwa Caps Lock (kwa herufi kubwa) - maandishi kama haya yanachukuliwa kuwa tishio.
• Usisahau kujumuisha maelezo ya mawasiliano ya mtumaji na tarehe ambayo barua ilitumwa.
• Katika mawasiliano ya biashara, usitumie hisia au alama za nukuu.
• Usitumie maneno ya kigeni, chagua kisawe cha Kirusi.
• Andika katika fonti moja. Usitumie maandishi ya rangi au maandishi ya kusisitiza kupita kiasi, yanayokolea n.k.
• Kuwa na heshima kwa mpatanishi wako na wazi katika mawasiliano. Fafanua maoni yake na uulize anafikiria nini kuhusu hili. Onyesha huruma na heshima.
• Tazama jinsi mpinzani wako anavyokujibu.

Vishazi vya kawaida vinavyokubalika kwa matumizi

Ili usifikirie kila wakati katika fomu gani ya kuweka mawazo yako, unaweza kutumia misemo ya kawaida inayokubaliwa kwa mawasiliano ya biashara:

• Rufaa. "Halo, mpenzi Igor Petrovich"- ikiwa unamjua mpokeaji kibinafsi. "Halo, Bwana Smirnov"- ikiwa unamwandikia kwa mara ya kwanza katika maisha yako. Jeshi kawaida hushughulikiwa "Halo, Comrade Kanali Smirnov".
• Taarifa. Mfano wa maneno ya kawaida: "Tunawafahamisha kuwa...". Inaweza kubadilishwa kuwa "Tafadhali kufahamishwa", "tunakujulisha", "tunakujulisha".
• Maelezo. Ili kumjulisha mpokeaji juu ya madhumuni ya barua mwanzoni, unaweza kutumia miundo ifuatayo: "Kwa kujibu ombi lako ...", "Kwa madhumuni ya kufanya kazi ...", "Ili kutoa msaada ...", "Kwa mujibu wa matakwa yako...".
• Ombi. Ombi katika barua linapaswa kuwa kulingana na fomula "Tunakuuliza ...".
• Toa. "Tunaweza kukupa...", "Tunakupendekeza...".
• Uthibitisho. "Tunathibitisha...", "Tumepokea...".
• Kukataa. "Pendekezo lako limekataliwa...", "Kwa sababu zilizoelezwa hapa chini, hatuwezi kukubaliana...", "Pendekezo lako limekaguliwa na kupatikana kuwa lisilojenga.".

Rasmi ndiye mshirika bora wa mawasiliano ya biashara, lakini ni muhimu kwamba maana isipotee nyuma ya misemo rasmi. Mfano mzuri wa barua ya biashara inaweza kuonekana kama hii:

Habari, Igor Petrovich!

Kuhusiana na upanuzi, OJSC Romashka inahitaji kuongeza makundi ya malighafi kwa ajili ya uzalishaji wa vifaa kwa 25%. Ushirikiano wetu na kampuni ya Margaritka umedumu kwa miaka 5 na hadi sasa hatujawa na sababu zozote za malalamiko. Kwa hiyo, tunapendekeza kujadili uwezekano wa kuongeza vifaa na matatizo ambayo yanaweza kutokea.

Kwa matumaini ya ushirikiano wenye tija, Mkurugenzi Mkuu wa OJSC Romashka, G.V. Smirnov.

******************************************************************************

Maadili ya mawasiliano ya biashara

Snezhana Ivanova

Ikiwa mtu atafanya mawasiliano ya biashara, anahitaji kujua vipengele kadhaa. Kwa hivyo unapaswa kuzingatia nini?

Maisha ya mtu wa kisasa hawezi kufanya bila kuingiliana mara kwa mara na watu wengine. Katika enzi yetu ya teknolojia ya habari inayokua kwa kasi, watu wanazidi kugeukia barua pepe, wakati mwingine kuchukua nafasi ya hitaji la mikutano ya kibinafsi. Maadili katika mawasiliano ya biashara yanahusisha kufuata baadhi ya sheria muhimu zinazoathiri matokeo ya usaili wa mawasiliano.

Kwa kweli, mawasiliano ya biashara ni sehemu muhimu ya mawasiliano ya biashara. Katika baadhi ya matukio huwezi kufanya bila hiyo. Ikiwa mtu atafanya mawasiliano ya biashara, anahitaji kujua vipengele kadhaa. Kwa hivyo unapaswa kuzingatia nini?

Ujuzi wa hotuba

Ikiwa wakati wa mazungumzo ya mdomo bado inawezekana kufanya kosa la hotuba na mpatanishi atashughulikia hili kwa unyenyekevu, basi katika barua ya biashara uwepo wa makosa hayo haukubaliki kabisa. Katika kesi hii, mpokeaji wako ataweka barua kando na asiendelee kusoma. Yeyote unayemwandikia, jaribu kuifanya kwa usahihi, bila makosa ya tahajia na uandishi.

Ujuzi wa kusoma na kuandika unathaminiwa kila mahali. Ujuzi wa mfanyakazi kama huyo utakaribishwa kila mahali. Wakati mwingine bidii inaweza kuchukua nafasi ya ukosefu wa ujuzi, ambayo, ikiwa inataka, inaweza kufanywa na kupatikana kwa njia mbalimbali.

Ufupi na uwazi wa uwasilishaji

Barua ya biashara lazima iwe na kiini tu cha habari ambayo ni ya thamani ya vitendo. Haikubaliki kabisa kujiingiza katika mabishano marefu, marefu au kumchosha anayekuandikia kwa maelezo yasiyo ya lazima. Maelezo haya yote hayataleta manufaa yoyote, lakini yatamkatisha tamaa tu na kumfanya afikiri kwamba taarifa iliyotolewa sio lazima na haina maana.

Katika barua ya biashara, habari inapaswa kuwasilishwa kwa njia iliyopangwa sana na mafupi. Kazi yako ni kufikisha wazo fulani au habari kwa mpatanishi wako, na sio kumpeleka kwenye mawazo ya kina juu ya maisha.

Makataa

Wakati wa kuandika mawasiliano ya biashara, ni muhimu sana kuzingatia tarehe za mwisho za kutuma barua na kujaribu kujibu haraka iwezekanavyo. Kwa mfano, ikiwa mteja aliyeanzishwa anatarajia jibu la haraka kutoka kwako kwa suala fulani muhimu, basi kuahirisha na kuchelewesha yoyote kunaweza kusababisha matokeo yasiyofaa, kama vile kufutwa kwa mkataba, kushindwa kwa mpango muhimu, nk. Pia ni muhimu kutuma barua pepe kwa wakati kwa sababu kwa kufanya hivyo unamwonyesha mpinzani wako jinsi alivyo muhimu kwako.

Kuunda barua pepe

Wakati wa kuunda barua pepe, ni muhimu sana kuzingatia mambo kadhaa muhimu. Jinsi ilivyoundwa ndiyo itakayoamua maoni ambayo mpokeaji atakuwa nayo kukuhusu.

Jaza sehemu ya "Somo".

Kwa kushangaza, katika mazoezi mara nyingi kuna hali ambapo barua muhimu zilizo na taarifa muhimu na muhimu zinaachwa bila kuonyesha somo linalofaa! Kutokuwa na uangalifu kama huo au kusitasita kwa makusudi kujibebesha kwa vitendo visivyo vya lazima kwa kweli husababisha kukosa tarehe za mwisho na kuongezeka kwa uwezekano kwamba barua haitafunguliwa na mpokeaji hata kidogo.

Kwa sababu hii, ni muhimu kujaza sehemu ya "Somo". Hii lazima ifanyike hata ikiwa hautamwambia mpatanishi wako chochote muhimu. Kuna asilimia kubwa ya watumaji taka kwenye Mtandao ambao hufunga barua pepe kwa makusudi na kusambaza programu hasidi.

Upatikanaji wa rufaa ya kibinafsi

Kubali, inapendeza zaidi kusoma barua ambazo zina rufaa kwa anayeandikiwa kuliko zile zisizo na maana zinazotumwa kwa mtu asiyejulikana. Uwepo wa rufaa ya mtu binafsi katika barua unasisitiza umuhimu wake. Kwa kuongeza, kwa kufanya hivyo unazungumza kwa siri juu ya heshima kwa interlocutor yako ya kutokuwepo. Hakuna haja ya kufahamiana; kila wakati wasiliana na mpokeaji kwa jina na patronymic.

Anwani sahihi

Ni makosa mangapi yangeweza kuepukwa ikiwa watumiaji wote wa Mtandao wangekuwa waangalifu sana wakati wa kujaza anwani zao za barua pepe. Ingawa wateja watarajiwa au watu wengine unaowasiliana nao kila siku mara nyingi huacha anwani zao za barua pepe zimeandikwa kwenye karatasi, baadaye hugunduliwa kutobagua sana kufanya hivyo. Ni kwa sababu hii kwamba chaguo nyingi hutokea wakati barua iliyotungwa na tayari inageuka kuwa haijatumwa au hata huenda kwenye anwani isiyo sahihi. Daima angalia anwani ya mpinzani muhimu, jaribu kurekodi kwenye diary yako mwenyewe, au uwaombe akutumie barua ya mtihani.

Kufanya kazi na habari

Kabla ya kutuma barua iliyokamilishwa kwa anwani au kikundi cha walioandikiwa, inafaa kushughulikia uundaji wa habari. Wakati mwingine unapaswa kutuma kiasi kikubwa cha habari kupitia barua pepe. Katika kesi hii, inafanya akili zaidi kuunda kumbukumbu ya data. Picha na hati zingine zinapaswa kuambatanishwa na barua kama faili tofauti. Kamwe usipakie barua bila lazima na habari isiyo ya lazima.

Kwa hivyo, maadili ya mawasiliano ya biashara yanamaanisha kufuata kali kwa kanuni na sheria zinazofaa ambazo kila mtumiaji mwenye ujasiri wa kompyuta binafsi anapaswa kujua.

Mawasiliano ya biashara na kazi ya ofisi kwa ujumla inahusiana moja kwa moja na usimamizi. Mtazamo kuelekea hati ni suala la usimamizi na nidhamu ya utendaji. Kwa njia ambayo barua imeundwa na kupangiliwa, na jinsi wanavyofanya kazi nayo, mtu anaweza kuhukumu kile kinachotokea katika shirika. Ikiwa tunazungumza juu ya mawasiliano ya kitamaduni ya biashara, inaweza kugawanywa kuwa rasmi na ya kibinafsi. Binafsi - hizi ni, kwa mfano, barua za mapendekezo, shukrani, pongezi, rambirambi. Kwa kuongeza, barua hutofautiana katika maudhui: ombi, mwaliko, ombi, dhamana, barua ya barua, barua ya matangazo, nk. Mawasiliano ya biashara ni pamoja na barua, telegramu, ujumbe wa simu, faksi, teletype, na mawasiliano ya kielektroniki. Mawasiliano ya biashara imegawanywa katika zinazoingia, i.e. iliyopokelewa na taasisi kutoka kwa washirika wake, mashirika ya juu, na anayemaliza muda wake, iliyoundwa moja kwa moja katika taasisi.

Kulingana na aina, barua huainishwa kama mduara, maagizo, taarifa, udhamini, dai, urejeshaji, biashara, mkataba, kuandamana, barua za majibu, barua za ombi, vikumbusho, mialiko, arifa, uthibitisho, maombi.

Kuna kanuni fulani za kuandika barua rasmi, kutofuata ambayo haiwezi tu kuathiri heshima ya shirika, lakini pia kuingilia kati na azimio la masuala muhimu na hitimisho la mikataba ya faida. Kila barua ya biashara lazima iwe isiyofaa katika mambo yote na iwe na idadi ya sifa za lazima: hata kutofuata sheria ndogo kunaweza kuifanya kuwa batili kutoka kwa mtazamo wa kisheria. Ubora wa maandishi ya biashara una vipengele vinne: mawazo, ufahamu, kusoma na kuandika na usahihi.

Wazo - ni maudhui ya ulichoandika au unachokizungumza kwenye barua zako. Barua ya biashara ina madhumuni mahususi na lengo mahususi - kuhimiza anayeandikiwa kuchukua hatua fulani na kupokea jibu mahususi kwa barua hii. Ili kufanya hivyo, unahitaji kuunda kwa uwazi na kwa uwazi mawazo unayojaribu kueleza, vinginevyo hutaweza kufikisha mawazo au taarifa hizi kwa wengine. Ikiwa barua inagusa masuala kadhaa, yanapaswa kutengwa kwa maana kutoka kwa kila mmoja na kuorodheshwa kwa utaratibu wa umuhimu.

Kigezo kingine cha maandishi bora ya barua ya biashara ni ufahamu, hizo. upatikanaji wa maandishi kwa kuelewa. Usahihi - ni sauti ya kile kilichoandikwa, ambacho kimewekwa na maneno yaliyochaguliwa, urasmi au kutokuwa rasmi kwa mtindo huo, na inapaswa kuendana haswa na hali ya mpokeaji wa barua yako, kama vile kata ya suti yako italingana na mzunguko wa jamii ambayo wateja wako ni.

Mtindo wa barua ya biashara ni kama biashara, bila misemo ya nje. Barua fupi, yenye uwezo, yenye mantiki ya biashara ni ishara ya heshima kwa mpokeaji. Mahitaji muhimu kama hayo kwa barua ya biashara kama kujua kusoma na kuandika , huonyesha utiifu wa viwango vya sarufi na tahajia. Kwa kweli, barua za biashara lazima ziandikwe bila makosa (hakuna ufutaji au marekebisho yanaruhusiwa katika maandishi), na kuchapwa vizuri.

Ikumbukwe kwamba taarifa katika waraka hufanyika si tu kwa maandishi yenyewe, bali pia kwa vipengele vya muundo wake, unaoitwa maelezo.

Props - hii ni kipengele cha habari cha lazima cha hati, kilichowekwa madhubuti kwa mahali maalum kwenye fomu au karatasi.

Idadi ya maelezo inatofautiana kulingana na aina na maudhui ya hati. Fomu ya sampuli huanzisha utungaji wa juu wa maelezo na utaratibu wa mpangilio wao.

Hivi sasa maelezo ni pamoja na:

• - nembo ya serikali ya Shirikisho la Urusi;
• - nembo ya shirika au shirika la serikali;
• - picha ya tuzo za serikali;
• - nambari ya shirika kulingana na Ainisho ya Biashara na Mashirika ya Kirusi-Yote (OKPO);
• - nambari ya fomu ya hati kulingana na Ainisho ya All-Russian ya Hati ya Usimamizi (OKUD);
• - jina la serikali au shirika la manispaa;
• - jina la taasisi au shirika;
• - jina la kitengo cha muundo;
• - faharisi ya ofisi ya posta, posta, telegrafu na anwani ya kielektroniki, teletype, simu, nambari ya faksi, nambari ya akaunti ya benki;
• - jina la aina ya hati;
• - tarehe ya;
• - index;
• - kiungo kwa index na tarehe ya hati inayoingia;
• - mahali pa kukusanywa na kuchapishwa;
• - muhuri wa kizuizi cha ufikiaji wa hati;
• - mpokeaji;
• - muhuri wa idhini;
• - azimio;
• - kichwa cha maandishi;
• - alama ya udhibiti;
• - maandishi;
• - cheti cha upatikanaji wa maombi;
• - Sahihi;
• - muhuri wa idhini;
• - visa;
• - muhuri;
• - barua juu ya uthibitishaji wa nakala;
• - jina la mwimbaji, nambari ya simu au barua pepe;
• - noti juu ya utekelezaji wa hati na kuituma kwa faili;
• - alama kwenye uhamishaji wa data kwa media ya kompyuta;
• - alama ya kuingia.

Kama ilivyoelezwa tayari, mtandao ulianza kuchukua jukumu kubwa katika maisha ya biashara, ambayo sheria fulani za adabu zilionekana, zilizodhibitiwa na mtandao. Moja ya sehemu zake inahusu usajili na kutuma barua pepe maudhui ya biashara. Tunaamini kwamba ujuzi wa sheria za msingi za mchakato huu utakuwa muhimu sana kwa wafanyakazi wa serikali na manispaa.

Ikumbukwe kwamba wakati wa kuwasiliana kupitia barua pepe, unaweza kuruka salamu na salamu na kupata moja kwa moja kwa uhakika. Walakini, ikiwa ungependa barua pepe yako iwe rasmi, inashauriwa kutumia fomula ifuatayo ya anwani: "Habari za mchana, mpendwa (mpendwa) pamoja na jina na jina la mtumaji." Na tu baada ya hayo unapaswa kuendelea na madhumuni ya rufaa yako.

Licha ya kutokuwa rasmi kwa mawasiliano kupitia barua pepe, ni muhimu kukumbuka na kufuata moja ya sheria muhimu zaidi za kuzitunga - kuzingatia kanuni za kusoma na kuandika na mantiki. Kwa sababu barua pepe ni njia ya haraka ya mawasiliano haimaanishi kuwa lazima iwe ya kizembe. Hakikisha kuanza sentensi yako na herufi kubwa na tumia vipindi. Majina na vyeo lazima vianze na herufi kubwa. Maandishi yaliyoandikwa kwa herufi ndogo zote bila viashirio au alama nyingine za uakifishaji ni vigumu kusomeka. Maandishi, yaliyoandikwa kwa herufi kubwa pekee, kwa ujumla hutambulika wakati wa kusoma kama mayowe ya kuendelea.

Unapaswa kutumia nafasi (mistari tupu) au duaradufu kutenganisha wazo moja kutoka kwa lingine, kwa kuwa huwa na tabia kama aya katika barua pepe.

Mashirika mengi yana kiwango kimoja cha ushirika kwa ajili ya kubuni ya barua pepe, ikiwa ni pamoja na muundo wa barua yenyewe, sheria za kuwasiliana na mteja, maelezo ya saini (jina kamili, nafasi, nambari za simu za kazi, barua pepe na kiungo kwenye tovuti ya shirika). Kwa kuongezea, kiwango hiki kinaweza kupiga marufuku matumizi ya vikaragosi ambavyo havihusiani na nyanja ya biashara.

Kwa ujumla, muundo wa barua pepe ya biashara unaweza kuwakilishwa kama ifuatavyo:

• 1) "kofia" katika mtindo wa ushirika;
• 2) salamu;
• 3) maudhui, madhumuni ya rufaa;
• 4) kwaheri;
• 5) saini ya kibinafsi inayoonyesha mawasiliano;
• 6) kiungo kwenye tovuti ya shirika;
• 7) nembo ikiwa ni lazima.

Wakati wa kutuma barua pepe, sehemu za "Mada" ("Mada"), "Kwa" ("Kwa"), na "Umuhimu wa barua" lazima zijazwe, ikiwa ni lazima.

Katika sehemu ya "Kwa", weka anwani ya barua pepe ya mpokeaji. Wakati mwingine kuna haja ya kutuma barua na maandishi moja kwa wapokeaji kadhaa, basi anwani zao zinaweza kuingizwa zikitenganishwa na koma. Hakikisha umejaza sehemu ya "Mada", vinginevyo barua pepe yako inaweza kufutwa kama barua taka. Hapa unapaswa kuingiza maneno machache yanayoelezea mada ya ujumbe.

Baadhi ya programu za barua pepe hukuruhusu kutaja umuhimu wa ujumbe. Hii ni muhimu ikiwa mpokeaji anapokea idadi kubwa ya barua kila siku. Ujumbe uliowekwa alama "Muhimu" hupokea kipaumbele wakati wa kuangalia barua. Lakini hupaswi kutumia vibaya kazi hii, kwani baada ya muda inaweza kupoteza ubora wake kuu.

Sheria za mtandao huamua ukubwa wafuatayo wa barua pepe: lazima iwe nusu ya muda mrefu kama ilivyoandikwa kwenye karatasi. Ikiwa unahitaji kutuma habari muhimu iliyo na kiasi kikubwa, basi ni bora kuandika maandishi mafupi yanayoambatana na barua pepe, na muundo wa habari yenyewe kama kiambatisho.

Unapojitayarisha kutuma kiambatisho kikubwa kinachozidi kilobaiti 200-500, hakikisha kuwa umemwonya mhojiwa wako kuhusu hili. Ni bora kutotuma viambatisho vikubwa katika barua pepe. Kuna njia zingine nyingi za kuhamisha maandishi makubwa, picha au sauti bila barua pepe (kwa mfano, kupitia seva za ftp au kupitia kiolesura cha wavuti).

Katika mawasiliano ya kitamaduni, lazima uhifadhi bahasha zinazoshughulikiwa au uziandike. Kukumbuka anwani za barua pepe za waliojibu wako wote pia haiwezekani, na sio lazima. Kwa kufanya hivyo, programu yoyote ya barua pepe ina kazi ya "Kitabu cha Anwani", ambayo unaweza kuhifadhi barua pepe ya wapokeaji wako na maelezo mengine ya mawasiliano. Unapotumia kazi hii, kutuma barua pepe ni rahisi zaidi kuliko kutuma barua ya karatasi; chagua tu jina linalohitajika kwenye kitabu cha anwani na ubofye kitufe cha "tuma barua".

Barua pepe inapotumwa kutoka kwa mhojiwa aliyeorodheshwa katika Kitabu chako cha Anwani, utajua kila wakati ni nani hasa ulipokea barua pepe, kwa kuwa anwani iliyorekodiwa itaonyeshwa kwenye sehemu ya "Kutoka".

Ili kujibu barua iliyopokelewa, bonyeza tu kwenye kitufe cha "Jibu" katika programu yako ya barua. Katika kesi hii, fomu ya ujumbe mpya inaonekana, ambayo anwani ya mpokeaji inaingizwa kiotomatiki kwenye uwanja wa "Kwa" ("To"), na mada ya herufi ya asili itatolewa kwenye uwanja wa "Somo". kumbuka "Re:" mwanzoni mwa mstari. Kwa alama hii, mpokeaji wako ataelewa kuwa umemtuma jibu kwa barua kwenye mada maalum. Kwa njia hii, mpokeaji anaweza kukumbuka kwa urahisi maana ya mawasiliano.

Unapojibu barua ya biashara, unapaswa kuacha maandishi yote ya awali bila kubadilika, na uandike jibu lako juu.

Kuwa na saini ya elektroniki katika ujumbe ni sheria ya fomu nzuri kwa mawasiliano ya biashara. Ni faili iliyoundwa maalum (saini) iliyo na saini ya maandishi.

Tumia sahihi kila wakati - itamsaidia anayejibu kukutambua kwa njia ya kipekee. Na hakikisha unajumuisha njia kadhaa zinazowezekana za kuwasiliana nawe. Kawaida hizi ni nambari za simu, barua pepe, faksi, ICQ.

Saini ya kielektroniki haipaswi kuzidi mistari mitano hadi sita, na idadi ya herufi kwa kila mstari haipaswi kuzidi 70.

Kwa kumalizia, tunapaswa kuzingatia baadhi ya vipengele vya mtandao wakati wa kutuma na kupokea barua pepe.

Baada ya kutuma barua pepe, asilimia fulani ya shaka inasalia ikiwa ilimfikia mpokeaji. Kwa hiyo)" wakati ujao, kwa ajili ya amani yako ya akili, tayari unatuma barua na taarifa ya kupokea. Lakini kwa mujibu wa sheria za mtandao, alama hiyo ni ishara ya kutoheshimu na kutoaminiana kwa mhojiwa. Inapendekezwa kwamba baada ya kutuma ujumbe wako kwa barua-pepe, mpigie mpokeaji simu na ueleze ikiwa barua yako imefika au la Mara nyingi, maneno yafuatayo hutumiwa kwa uthibitisho: baada ya maandishi ya barua kuu, kabla ya saini yako ya kielektroniki, maneno yameandikwa: "Tafadhali thibitisha kupokea barua kwa barua ya jibu au kwa kupiga nambari za simu zilizoonyeshwa hapa chini."

Kulingana na sheria za mtandao, barua pepe lazima zijibiwe; wakati wa majibu haupaswi kuzidi siku mbili. Ikiwa unahitaji muda mrefu zaidi wa kujibu barua pepe, inafaa kuelezea sababu za kuchelewa. Inahitajika kujibu barua zilizo na encoding iliyoharibiwa. Katika kesi hii, ni bora kuambatisha kiambatisho na maelezo ili mwandishi wako awe na uhakika wa kuisoma. Lazima pia ujibu barua pepe zilizo na kiambatisho: lazima uthibitishe kuwa kiambatisho kilifika na kufunguliwa kawaida.

Kikao cha mazungumzo ya kielektroniki kinaisha kulingana na sheria za adabu ya simu: yeyote aliyeanzisha mawasiliano kwanza ndiye wa kwanza kumaliza.

Sheria ya kukumbuka ni kwamba ikiwa hujibu barua pepe ndani ya siku saba, hii ni ushahidi kwamba hutaki kuwasiliana. Kwa hivyo, ikiwa unajaribu kudumisha uhusiano wa biashara, unahitaji kupiga simu au kutuma barua ya pili kwa anwani yako siku mbili hadi tatu baada ya kutuma barua pepe ili kufafanua ikiwa habari imemfikia.

Kumbuka kwamba katika ulimwengu wa biashara unapaswa kujibu barua pepe kila wakati, bila kujali ni karatasi au elektroniki. Vinginevyo, unaweza kuchukuliwa kuwa mtu asiyejibika na asiye na maana, ambayo haitakuwa na athari bora kwenye sifa yako ya biashara na kazi.

Sehemu ya kipekee ya mawasiliano ya biashara ni kadi ya biashara. Historia ya matumizi ya kadi za biashara ni ya kina kabisa, lakini kwa sasa kanuni fulani zinazokubalika kwa ujumla kwa matumizi yao zimejitokeza. Zinatokana na ufahamu kwamba kadi yako ya biashara ndiyo inayobaki na mshirika wa biashara au mfanyakazi mwenzako baada ya mkutano wa ana kwa ana au wa mawasiliano na wewe. Kadi haipaswi kuwa na habari tu ambayo ungependa kuacha kuhusu wewe mwenyewe, lakini pia kusaidia kudumisha picha unayojitahidi na mpenzi wako.

Kama sheria, kadi ya biashara ya mtumishi wa umma ni kipande cha mstatili cha kadibodi nyeupe yenye unene wa ubora mzuri, ambayo jina lako la mwisho, jina la kwanza na patronymic, mahali pa kazi, nafasi iliyofanyika, na nambari za simu za ofisi zinapaswa kuwa wazi. na kuchapishwa kwa uzuri. Kwa kuongeza, kadi ya biashara inaweza kuwa na maelezo mengine ambayo unataka kuwasiliana kuhusu wewe mwenyewe: nambari za simu za nyumbani au za mkononi, barua pepe, nk. Maelezo ya ziada kwa kawaida huchapishwa katika fonti ndogo kwenye kona ya chini ya kulia. Kadi ya biashara inaweza pia kuwa na taarifa kuhusu vyeo, ​​vyeo au digrii zako za kitaaluma (profesa, jenerali mkuu, mshindi wa tuzo ya serikali, msanii wa watu, daktari wa sayansi ya kihistoria, n.k.), ambazo zimeonyeshwa chini ya jina lako.

Hakuna sheria wazi kuhusu saizi ya kadi za biashara, lakini kawaida kadi za biashara za wanaume zinaweza kuwa kubwa kidogo kuliko za wanawake, sema 90 x 50 mm na 80 x 40 mm (huko Uingereza, kadi za biashara za wanawake, kinyume chake, ni kubwa kuliko za wanaume). Kadi kubwa za biashara polepole zinatoka kwa mzunguko kwa sababu ya kuenea kwa albamu maalum za kuhifadhi kadi ndogo za biashara.

Kuna mahitaji ya jumla kwa font ya kadi za biashara - inapaswa kuwa rahisi kusoma. Jina linaonekana kwa herufi nzito, kubwa kidogo kuliko maandishi mengine. Haipendekezi kutumia fonti ngumu za gothic au mapambo, pamoja na italiki, haswa ikiwa jina lako la mwisho na jina la kwanza ni ngumu kutamka au kadi iko katika lugha ya kigeni.

Kwa kawaida, kadi ya biashara inapaswa kuwa na maandishi meusi kwenye mandharinyuma nyeupe, yaliyochapishwa kwenye kadi bila mipaka au kustawi. Hivi karibuni, mashirika ya uchapishaji na uchapishaji yamekuwa yakitoa uteuzi mpana wa kadi za rangi kwenye plastiki au hata ngozi, hata hivyo, kanuni za etiquette rasmi haipendekezi kupotoka kutoka nyeusi na nyeupe. Ni vyema kuzingatia kuchagua karatasi bora ambayo inaweza kuwa tinted kidogo. Hata hivyo, unapaswa kuepuka uso wa glossy wa kadi.

Huko Urusi, kama ilivyo katika nchi nyingi za lugha mbili, kadi za pande mbili hutumiwa sana - na maandishi ya lugha nyingine nyuma. Ikiwa unafuata viwango vikali vya itifaki, ego haionekani kuwa sahihi kabisa, kwani upande wa nyuma umekusudiwa ili maelezo fulani yaweze kufanywa juu yake. Walakini, kadi za pande mbili zina haki ya kuwepo, jambo kuu ni kufuata sheria za kuzikusanya kwa lugha ya kigeni.

Kadi za biashara za biashara ni sifa muhimu ya mawasiliano ya kisasa ya biashara. Utangulizi wa kwanza kwa mfanyakazi wa serikali au manispaa huanza na ubadilishaji wa kadi za biashara. Hata hivyo, wakati wa kutekeleza kadi ya biashara, mabadiliko fulani yanaweza kutokea ambayo yanahitaji uingiliaji wa upasuaji. Kwa hivyo, ikiwa nambari ya simu ya kazi ya mfanyakazi imebadilika, unaweza kuvuka ya zamani na uingie kwa uangalifu nambari mpya. Kuvuka nje na kuandika kwa jina la nafasi mpya inachukuliwa kuwa tabia mbaya; utunzaji lazima uchukuliwe ili kuagiza kadi mpya haraka iwezekanavyo. Katika kesi ya mabadiliko ya anwani, wakati mfanyakazi bado hajui nambari zake mpya za simu, ni bora kuonyesha anwani rasmi ya shirika, nambari ya simu ya sekretarieti au idara kuu.

Ikiwa shirika lina matawi kadhaa, basi anwani kadhaa zinaweza kuonyeshwa kwenye kadi za biashara za wawakilishi wake.

Kwa hivyo, mawasiliano ya biashara ni sehemu muhimu ya uhusiano kati ya watu katika jamii, mchakato wa mawasiliano ambao watu wote hushiriki kupitia vitendo vyao, maneno na maandishi. Ujuzi wa sheria za msingi za etiquette ya mawasiliano ya biashara itasaidia wafanyakazi wa serikali na manispaa katika kufanya shughuli za kitaaluma.

Mawasiliano kupitia barua pepe ni sehemu muhimu ya kazi ya mfanyakazi yeyote wa kisasa wa ofisi. Na wahasibu sio ubaguzi. Jinsi ya kufanya mawasiliano kwa njia ambayo mawasiliano ya biashara ni yenye tija, ya kihemko na ya maadili sana? Ninawapa wasomaji ushauri wa vitendo.

KIDOKEZO CHA 1. Usipuuze rufaa ya kibinafsi kwa anayeandikiwa katika barua zako

Kwa kufanya hivyo, utaonyesha umakini wako kwa utu wa mtu huyo. Ikiwa barua imeandikwa kwa mpokeaji maalum, basi ukosefu wa anwani ya kibinafsi ndani yake inaonekana sio sahihi na isiyo na heshima.

Unapoandika moja ya barua zako za kwanza kwa mpokeaji, swali mara nyingi hutokea: ni njia gani bora ya kumshughulikia - kwa jina lake la kwanza au kwa jina lake la kwanza na la patronymic? Katika kesi hii, unahitaji kuangalia kile kilichoandikwa katika saini ambayo inamaliza barua ya mtu kwako. Ikiwa jina limeonyeshwa hapo (bila patronymic), kwa mfano "Svetlana Kotova", basi jisikie huru kuwasiliana nami kwa jina. Na ikiwa saini inasema "Svetlana Vasilievna Kotova, mhasibu mkuu wa Trenzor LLC", basi unahitaji kushughulikia mpokeaji ipasavyo. Kwa hali yoyote, chaguo la pili ni sahihi sana, na kwa hivyo ni kushinda-kushinda.

Siofaa kutegemea habari katika uwanja wa "Kutoka". Baada ya yote, mara nyingi hujazwa awali sio na mmiliki wa barua pepe, lakini na mtaalamu wa IT wa kampuni wakati wa kuanzisha barua pepe.

Kwa njia, ninakushauri sana usitumie fomu fupi ya jina unapozungumza na mshirika wa biashara au mteja ("Sash" badala ya "Sasha", "An" badala ya "Anya"), haijalishi uandishi wa kidemokrasia mtindo na haijalishi mawasiliano yako yanaweza kuwa ya zamani. Kinachosikika kuwa cha kawaida katika usemi huonekana rahisi sana katika hotuba iliyoandikwa.

DOKEZO LA 2. Zingatia sana namna ya salamu yako

Haupaswi kutumia kifungu "Siku njema!". Hata kama una nia nzuri ya kulinganisha saa za eneo la mpokeaji, maneno haya yanasikika kuwa hayana ladha, ningesema matusi. Ni bora kutumia chaguzi za upande wowote: "Habari...", "Habari za mchana...". Na bila shaka, ongeza jina la mpokeaji kwenye salamu ikiwa unaijua. Binafsi, kwa mfano, naona ni ya kufurahisha zaidi badala ya isiyo na uso "Habari!" kupata binafsi "Halo, Tamara!".

Kumbuka kwamba kwa njia hii unaokoa muda wa mpokeaji. Baada ya yote, atakuwa na uwezo wa kutathmini mara moja maudhui ya barua iliyopokelewa na haraka kuamua juu ya kipaumbele na umuhimu wake.

Mstari wa somo unapaswa kuwa mfupi, lakini wakati huo huo unaonyesha kwa usahihi somo la mawasiliano. Kwa mfano, "Makubaliano, ankara, kitendo kutoka kwa Alpha LLC" badala ya "Nyaraka". Vipengele vya suala linalojadiliwa vinapobadilika, fafanua mada. Kwa mfano, "Ushirikiano na Perm" → "Ushirikiano na Perm. Tarehe ya mazungumzo" → "Ushirikiano na Perm. Rasimu ya makubaliano".

Ikiwa wakati wa mawasiliano utaona kuwa uwanja wa "Somo" umejazwa nasibu na anayekuandikia au haujajazwa kabisa, chukua hatua kwa mikono yako mwenyewe na ujaribu moja ya hali mbili.

TUKIO LA 1. Unapojibu, jaza sehemu ya "Somo" mwenyewe. Ikiwa mpokeaji yuko makini, labda hii itakuwa tayari kutosha kuleta mawasiliano yako katika fomu ya kutosha.

TUKIO LA 2. Ikiwa mpokeaji ataendelea kupuuza kujaza sehemu ya "Mada", mwandikie barua yenye kitu kama hiki: "Alla, ninapendekeza uonyeshe mara moja mada ya barua kwenye uwanja wa "Somo". Nadhani kwa njia hii tutaongeza kwa kiasi kikubwa ufanisi wa mawasiliano yetu.”.

TIP 4. Zingatia sehemu za "Kwa" na "Cc".

Unahitaji kuelewa kwa uwazi madhumuni yanayokubalika kwa jumla ya nyanja hizi katika mazingira ya biashara:

• <если>katika uwanja wa "Kwa" umeorodheshwa tu - hii inamaanisha kuwa mtumaji wa barua anangojea majibu kutoka kwako kwa swali au ombi lake;
• <если>kuna wapokeaji kadhaa kwenye uwanja - mtumaji anasubiri jibu kutoka kwa kila mmoja au mpokeaji yeyote. Katika kesi hii, wakati wa kujibu, hifadhi orodha ya wapokeaji iliyowekwa na mtumaji kwa kutumia kazi ya "Jibu wote" (bila shaka, mradi hutaki kujibu kwa makusudi tu kwa mwandishi wa barua, kuficha kiini cha majibu yako. kutoka kwa washiriki wengine wa mawasiliano);
• <если>jina lako linaonekana katika sehemu ya "Nakili" - mtumaji anataka ufahamu swali, lakini hatarajii jibu kutoka kwako. Hii inamaanisha kuwa haupaswi kuingia katika mawasiliano juu ya suala hili. Ikiwa bado unaamua kufanya hivyo, basi ishara ya fomu nzuri itakuwa kuanza barua na mojawapo ya maneno yafuatayo: "Ikiwezekana, ningependa kujiunga na mjadala wa suala hili...", "Ngoja nitoe maoni yangu...".

Kuhusu uga wa BCC, kwa mtazamo wa maadili ya biashara, ndicho chombo cha barua pepe chenye utata zaidi. Wakati mwingine hugunduliwa kama zana ya uchunguzi wa karibu wa siri na habari. Baada ya yote, wapokeaji waliowekwa katika BCC hawaonekani kwa wapokeaji wengine. Katika baadhi, kwa kawaida makampuni makubwa, ambayo ni ya makini sana katika masuala ya maadili, ni marufuku kabisa kutumia uwanja huu katika mawasiliano ya ushirika, isipokuwa kwa barua pepe nyingi. Lakini katika makampuni mengi wanaitumia, wakizingatia sheria zifuatazo:

• kutuma barua na sehemu ya "Bcc" iliyojazwa huchukulia kwamba mwandishi wa barua amewajulisha wapokeaji waliofichwa (au atafanya hivyo) kuhusu sababu na madhumuni ya fomu hii ya ujumbe;
• mpokeaji aliyefichwa hahitaji kuingia kwenye mawasiliano.

Wakati wa mafunzo, mara nyingi mimi huulizwa swali: kuna viwango vinavyokubalika kwa ujumla kuhusu wakati ambao ni muhimu kujibu barua kutoka kwa mteja au mfanyakazi mwenzako? Lakini huwezi kutoa jibu zima kwa hilo.

Ikiwa tunazungumza juu ya mawasiliano ya ndani, kila kitu hapa kimedhamiriwa na kasi na safu ya maisha ya kampuni yenyewe. Kuna makampuni ambayo kuchelewa kwa majibu ya zaidi ya saa moja na nusu inachukuliwa kuwa tabia mbaya. Na mahali fulani jibu wakati wa mchana ni kwa utaratibu wa mambo.

Kama kanuni ya jumla, wakati unaokubalika zaidi wa kujibu barua ni ndani ya masaa 2-3. Huu ndio muda unaoitwa wa kustarehesha wa kungoja, wakati mtumaji anangojea jibu na hapati usumbufu wa ndani kutoka kwa ukimya wa anayezungumza naye.

Lakini vipi ikiwa, baada ya kupokea na kusoma barua hiyo, unatambua kwamba huwezi kutoa jibu kamili ndani ya saa 24? Kisha, kwa mujibu wa sheria za tabia njema, mjulishe mtumaji wa kupokea kwako barua na muda wa takriban wa kujibu. Kwa mfano: "Halo, Sergey Vasilievich! Nimepokea barua yako. Nitajibu katika siku chache zijazo" au "Andrey, nilipokea barua. Asante! Ili kujibu nahitaji maelezo zaidi. Nitajaribu kujibu hapana baadaye ... ".

TIP 6. Fuata sheria za msingi za kuwasilisha taarifa katika barua

Hakuna wengi wao:

• wakati wa kusoma barua, kiasi kizuri zaidi kinafaa "kwenye skrini moja", kiwango cha juu - kwenye ukurasa wa A4;
• Kiasi cha viambatisho vilivyotumwa haipaswi kuzidi 3 MB. Faili kubwa zaidi zinaweza kusababisha barua kuganda kwa mpokeaji;
• Unapofunga viambatisho, tumia zip ya ulimwengu wote au usimbaji wa rar. Viendelezi vingine vinaweza kuzuiwa au kukatwa wakati wa kusambaza na kuleta matatizo kwa mpokeaji;
• usiwahi kuanza jibu kama barua mpya (bila kuhifadhi historia ya mawasiliano). Vinginevyo, mpokeaji atalazimika kupoteza muda kutafuta ujumbe asili;
• andika katika lugha ambayo inaeleweka kwa mpokeaji iwezekanavyo. Watu wengi wanajiuliza ikiwa inafaa kutumia msamiati wa kitaalamu au wa ndani wa kampuni, misimu, vifupisho na anglikana.

Hii lazima iamuliwe tofauti katika kila kesi maalum.

Kwa hivyo, mawasiliano ya ndani ya kampuni katika kampuni karibu kila wakati yamejaa misimu na vifupisho: yanajulikana na inaeleweka kwa washiriki wote na kuokoa wakati. Lakini unahitaji kuzitumia kwa uangalifu katika mawasiliano na wenzao.

Kulikuwa na kesi kama hiyo katika mazoezi yangu. Mfanyakazi mwenzake alikuwa akitayarisha nyenzo za shirika la uchapishaji na katika barua yake ya mwisho walimwandikia: "Masha, tafadhali tuma vifaa vyako vyote haraka". Masha aliamua kuwa hii ilikuwa muundo wa fomati isiyojulikana kwake, ambayo maandishi yalihitaji kutafsiriwa. Aliua muda mwingi, kwa ndoana au kwa hila, akitafuta jinsi ya kukidhi ombi la mchapishaji. Hebu wazia kuudhika kwa Mashine hiyo wakati, siku 2 baadaye, inapogundua kwamba neno la ajabu “asap” ni kifupisho cha neno linalotumiwa sana katika lugha ya Kiingereza “haraka iwezekanavyo.” Lakini Masha aliweza kutuma nyenzo ndani ya nusu saa tangu alipopokea ombi hilo!

TIP 7. Maliza kila herufi kwa kuweka saini na waasiliani zako

Bila kujali jinsi unavyomfahamu mpokeaji kwa ukaribu na muda gani mawasiliano yako yamekuwa yakiendelea, kila barua yako inapaswa kuwa na kizuizi kinachojumuisha saini na maelezo ya mawasiliano. Hii ni kipengele muhimu cha utamaduni wa mawasiliano ya biashara.

Kizuizi lazima kiwe na:

• jina lako la kwanza na la mwisho. Hakuna haja ya kutumia vifupisho. Badala ya “T.L. Vorotyntsev" katika saini yangu ninaonyesha "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" au "Tamara Vorotyntseva" ili anayeandikiwa aelewe jinsi ya kuwasiliana nami katika barua ya kujibu;
• msimamo wako. Hii inampa mpokeaji fursa ya kuelewa mipaka ya mamlaka yako na uwezo wako wa kitaaluma katika kutatua masuala;
• habari ya mawasiliano (simu, barua pepe, jina la kampuni, tovuti). Kwa njia hii utampa mpokeaji fursa ya mawasiliano ya ziada ya uendeshaji ikiwa ni lazima.

Kwa yote ambayo yamesemwa, nataka kuongeza: barua pepe zako ndizo nguo ambazo unasalimiwa. Kwa maneno mengine, kwa kuzingatia adabu ya mawasiliano ya biashara, utafanya hisia ya kupendeza zaidi kwa mpokeaji wako.

Mawasiliano ya biashara haipaswi kamwe kupuuzwa. Pamoja na mazungumzo ya biashara, inaweza kuwa msaada mzuri katika kazi yako. Au kinyume chake, kuharibu ushirikiano. Aidha, mafanikio ya mpango au upatikanaji wa washirika inaweza kutegemea neno moja. Picha ya biashara inategemea uwezo wa kuwasiliana kwa ustadi.

Mzungumzaji mzuri si lazima awe mwandishi mzuri. Hata kama mfanyabiashara anaweza kupata haraka uaminifu wa washindani, zungumza na mwenzi yeyote ikiwa ana kipaji. hufanya mikutano na mazungumzo ya biashara, basi nyaraka zilizoandikwa zinaweza kuwa kavu na kufifia. Watu wengi hukaa kwa masaa mengi kwenye karatasi tupu, bila kujua wapi pa kuanzia. Mawasiliano ya biashara ni seti ya sheria na zana ambazo unahitaji kujua ili kuunda hati yoyote kwa ustadi.

Kipengele kikuu cha hotuba iliyoandikwa ni matumizi na marudio ya mara kwa mara ya njia za hotuba sare. Mihuri mara nyingi hupatikana katika mawasiliano rasmi. Wanaruhusu eleza wazo kwa usahihi zaidi, ondoa tafsiri tofauti za maandishi, na kuifanya iwe mafupi zaidi. Kuandika hati au barua, unaweza tu kutumia seti hii ya cliches. Vishazi vya kawaida vimetumika katika maandishi kwa miongo mingi, kwa hivyo mtu yeyote anaweza kutunga maandishi kwa urahisi. Hutahitaji kutumia muda mwingi kuchagua maneno, kwa sababu wote watakuwa karibu. Nyaraka zinazotumia misemo ya stempu zimeandikwa katika suala la dakika na hazihitaji jitihada nyingi.

Mawasiliano ya biashara haikubali hisia nyingi katika uwasilishaji. Inajulikana na sauti ya neutral. Badala ya njia za kihisia za tathmini, zenye mantiki hutumiwa. Lahaja au maneno ya mazungumzo yanaweza yasitumike katika hati. Pia, mwiko huwekwa kwenye viingilizi au maneno yenye viambishi tamati vya tathmini dhabiti (vipunguzo, kwa mfano). Pia haifai kutumia maneno ya modal katika hotuba rasmi. Wakati wa kuandika maandishi, unahitaji kuzingatia ukweli, na si kwa sehemu ya kihisia. Hati lazima ifuate mantiki wazi ya uwasilishaji.

Usahihi wa semantic sio sheria rahisi, ni hali muhimu ambayo inahakikisha thamani ya vitendo ya hati. Mantiki ya uwasilishaji pia hufanya kama sehemu ya kisheria. Ukichagua neno linalofasiri yaliyomo kwa njia mbili, maana inaweza kubadilika sana. Nakala nzima itachukua sauti isiyohitajika.

Katika mawasiliano ya biashara, sio tu ujenzi wa misemo, lakini pia sehemu ya ukweli ina jukumu muhimu. Kila hukumu, kila wazo lililoonyeshwa kwenye hati lazima liungwe mkono na idadi ya kutosha ya ukweli. Ukweli wenyewe haupaswi kuwa wa aina moja au usio na maana. Wakati wa kuchora hati, ni muhimu kuchagua kwa uangalifu habari, angalia data zote, na uangalie usahihi wao. Ikiwa ukweli wote unalingana na vigezo hivi, basi msomaji ataelewa kwa urahisi maana ya kile kilichoandikwa; hatahitaji juhudi za ziada au habari kuelewa.

Aidha, hatua ya nyaraka nyingi za biashara ni kumshawishi msomaji, kuwasilisha maoni yako. Mabishano yenye uwezo na ushawishi ndio nyenzo kuu ya kufikia lengo hili. Data iliyothibitishwa, idadi ya kutosha ya ukweli na ushahidi ni sehemu kuu za hati yoyote: barua, memo au ofa ya kibiashara.

Etiquette ya hotuba kwa mawasiliano ya biashara

Kama adabu za kijamii, adabu ya mawasiliano ya biashara- hii ni seti ya sheria ambazo zimewekwa katika jamii. Kawaida inahitaji kufuata sheria hizi wakati wa kuunda hati na wakati wa kuwasiliana kwa maandishi na wenzako na washirika.

Kwa miaka mingi, mawasiliano ya biashara yalihusishwa na mawasiliano ya kibinafsi, kwa hivyo vitenzi vya mtu wa kwanza vilitumiwa katika hati. Kisha barua zilianza kupata mhusika wa umma, na aina za kibinafsi za mawasiliano ziliacha kuendana na mhusika huyu. Kwa hivyo, baada ya muda, kanuni za maneno zinazotumiwa katika mawasiliano ya biashara zilianza kubadilika.

Malengo ya mabadiliko yalikuwa maonyesho ya adabu ya maneno. Walianza kuacha hotuba ya biashara, wakitoa njia ya maneno thabiti. Leo, kuna fomu maalum za kudumu zinazokuwezesha kueleza ombi au kukataa, ukumbusho au arifa. Tutaanza kueleza sifa za mawasiliano ya biashara kutokana na matumizi ya viwakilishi.

Wakati wa kuandika hati, mtazamo wa kibinafsi hautumiwi, kwani habari inayotolewa ni ya kawaida. Masilahi yaliyoonyeshwa katika mawasiliano ya biashara hayaonyeshwa na mtu fulani, lakini na shirika zima au biashara. Maombi yote au maombi yaliyoelezewa katika hati yanaonyeshwa kwa wingi wa nafsi ya kwanza, na sio kwa umoja. Hiyo ni, kiwakilishi "sisi" kinachukuliwa, sio "mimi". Hata hivyo, kiwakilishi “sisi” chenyewe hakijaandikwa. Asili ya kijamii ya anwani inaonyeshwa kupitia matumizi ya fomu ya kitenzi. Mwisho wa kitenzi huamua kwa usahihi aina ya uwasilishaji katika wingi wa nafsi ya kwanza.

Tahadhari maalum hulipwa kwa fomu za dhamana. Ni vyema kutumia sauti tulivu. Kwa mfano, kifungu cha maneno "Hujatimiza wajibu wako, kuchukua nafasi ya betri za joto haijatolewa” inaonekana kuwa kali sana, kana kwamba mwandishi anamlaumu mtu fulani kwa hili. Utumiaji wa sauti tulivu - "Wajibu wa kuchukua nafasi ya betri za kupokanzwa haukutimizwa" - huturuhusu kuashiria ukweli wa kushindwa kutimiza majukumu, na haibebi shtaka. Wahalifu wanatajwa, lakini hawajatambuliwa haswa.

Matumizi ya sauti amilifu inashauriwa wakati wa kuangazia afisa ambaye ndiye chanzo cha vitendo vilivyoelezewa. Kwa mfano, “huduma ya kisheria inaeleza...” Katika kesi hii, ni vyema kutumia mpangilio wa maneno wa moja kwa moja na kuchagua wakati uliopo kama umbo la kitenzi.

Matumizi ya sauti tulivu yanahusiana na hali ya habari inayowasilishwa. Ikiwa ni muhimu kuzingatia hatua, na si kwa mwigizaji, basi fomu za sauti za passiv zinaweza kutumika: barua hutumwa, maombi hupokelewa, nk. Sauti tumizi pia inafaa katika sentensi ambapo kitu kiko wazi. Kwa mfano, "tarehe za mwisho za kazi zimeamuliwa."

Aidha, sheria za mawasiliano ya biashara dhibiti uchaguzi wa umbo la vitenzi. Fomu isiyo kamili hutumiwa kuzingatia hatua isiyofaa ambayo inarudiwa mara kwa mara. Kwa mfano, "Wafanyikazi hukiuka sheria za usalama kila wakati." Fomu kamili inaweza kusisitiza ukamilifu wa kitendo, kwa mfano, "Wafanyikazi walianza majukumu yao."

Ingawa hati zina sauti ya upande wowote, wakati mwingine ni muhimu kuongeza lafudhi za ziada. Kwa kusudi hili, maneno ya utangulizi na maneno hutumiwa. Mara nyingi, miundo ya utangulizi husaidia kupunguza mvutano katika sauti ya hadithi. Kwa mfano, maneno "Tafadhali tuma hati zilizo katika ofisi yako" yanasikika ya kina sana. Ukibadilisha sentensi, ongeza neno la utangulizi: "Tunakuomba utume hati, ambazo, inaonekana, ziko katika ofisi yako," basi sauti itakuwa ya upande wowote, uainishaji na mvutano utatoweka. Kwa hivyo, pendekezo zima litazingatia kanuni za busara na adabu.

Mfano mwingine unaonyesha kutoa sauti ya heshima kwa hati. Maneno "Ombi lako haliwezi kukubaliwa" ni tofauti sana na maneno "Samahani, ombi lako haliwezi kuridhika." Chaguo la pili linakubalika zaidi kwa adabu ya mawasiliano ya biashara. Kwa njia hii unaweza kuonyesha heshima yako na kuepuka ufidhuli usio wa lazima.

Pia, miundo ya utangulizi hufanya maandishi kuwa kavu. Sentensi "Tafadhali tuma, ikiwezekana, mwakilishi wako kama mtaalamu wa kubainisha ubora wa bidhaa zetu" itatii sheria za adabu za biashara.

Utumiaji wa maneno na miundo ya utangulizi hufanya maandishi ya biashara yasiwe kavu na ya kategoria. Kwa msaada wao, unaweza kuonyesha heshima kwa mpokeaji, onyesha urafiki wako na uzuri. Hii inakuwezesha kuhifadhi kiburi cha kitaaluma cha mpokeaji.

Aina za kawaida za neno "kuheshimiwa" hutumiwa katika nyaraka na maandiko mengine rasmi. Ukiweka koma baada ya anwani, sentensi hiyo itafasiriwa kama isiyoegemea upande wowote, kila siku. Ikiwa utaweka alama ya mshangao, itaonyesha umuhimu wa hati, umuhimu wake.

Wakati wa kuhutubia watu wa taaluma hiyo hiyo, usemi "mwenzako mpendwa" (au "wenzako wapendwa" ikiwa tunazungumza juu ya kikundi cha watu) hutumiwa. Maneno "wenzake wapendwa" hutumiwa mara nyingi wakati wa kuandika pongezi rasmi, kwani hubeba maana ya kihemko. Anwani zisizoegemea upande wowote hutumia tu neno "wenzake."

Sio barua zote za biashara ni hati rasmi. kudhibiti kwamba wakati wa kuandika maandishi ya asili ya kibinafsi, ni vyema kushughulikia mtu kwa jina lake la kwanza na patronymic. Jina la ukoo litaongeza urasmi na kufanya anwani kuwa ya heshima na rasmi.

Ili kufafanua uhusiano kati ya washirika au mashirika, maandishi yenye sehemu mbili yanakusanywa. Sehemu ya kwanza inahalalisha uamuzi, pili ni hitimisho juu ya uamuzi huu. Kulingana na asili ya maandishi, sehemu hizi zinaweza kupangwa kwa utaratibu tofauti. Kisaikolojia, ni bora kuhamisha uamuzi mbaya hadi mwisho wa barua, kuanzia na kuhesabiwa haki. Ikiwa uamuzi ni chanya, basi unaweza kuanza maandishi nayo, na kisha uandike haki.

Wakati wa kuunda hati na uamuzi mbaya, unapaswa kulipa kipaumbele maalum kwa kuhesabiwa haki. Uhalali sahihi zaidi na wa kina utasaidia kufanya hati kuwa sahihi zaidi na kuunda sauti ya heshima. Kukataa kwa kasi kunaweza kuathiri kujithamini kwa mpokeaji, ambayo mara nyingi ina athari mbaya kwa mahusiano ya baadaye. Ikiwa utaweka uhalali wa kina na wa kina mwanzoni mwa waraka, basi kukataa yenyewe haitaonekana kwa kasi mbaya.

Sheria za mawasiliano ya biashara haziruhusu hisia nyingi katika uwasilishaji. Nyaraka na barua zinapaswa kudumisha kutoegemea upande wowote katika masimulizi. Hii hukuruhusu kuzifanya kuwa na lengo zaidi. Huwezi kutumia maneno machafu au kuonyesha kutoheshimu au kutokuwa na busara kwa mpokeaji. Unapaswa pia kuepuka kuwa na adabu kupita kiasi. Mawasiliano ya biashara haipaswi kuwa na maneno kama "tafadhali kuwa mkarimu." Ni bora kuambatana na uwasilishaji kavu na mkali kuliko kutumia fomu za heshima.

Kuegemea upande wowote na hali ya umma ya hotuba ya biashara haimaanishi kuwa mpatanishi havutii ni nani aliyemtumia mawasiliano ya biashara. pia inasimamia sheria za kusaini hati. Kuna utaratibu rasmi ambao lazima uzingatiwe. Ikiwa barua ilisainiwa na mkurugenzi wa kampuni, basi majibu yake lazima pia ni pamoja na saini ya mkurugenzi au naibu wake. Ikiwa barua imesainiwa na naibu, basi kwa mujibu wa etiquette mkurugenzi anaweza kujibu.

Moja ya mada kuu zinazofunikwa wakati wa kuandika barua za biashara ni maombi. Pamoja na ombi, ni muhimu kutoa uhalali wake. Barua za ombi zimeandikwa kulingana na muundo sawa na fomu za maombi ya kibinafsi au ya pamoja. Kuna chaguzi kadhaa za kuwasilisha ombi katika barua ya biashara:

• kutumia hali ya umoja ya nafsi ya kwanza (Tafadhali...);
• kwa kutumia nafsi ya kwanza umbo la wingi (Tunauliza...);
• kwa kutumia fomu ya umoja ya nafsi ya tatu (Shirika linaomba...);
• kwa kutumia fomu ya wingi ya nafsi ya tatu (Rais na Bodi ya Wakurugenzi ombi).

Etiquette ya mawasiliano ya biashara inapendekeza kwamba barua lazima zijibiwe. Asili ya jibu inategemea asili ya barua ya ombi.

Ikiwa barua ya ombi imepokelewa, jibu lazima lijumuishe mantiki na uamuzi kama ombi litakubaliwa au la. Ikiwa barua ya ofa imepokelewa, jibu lazima liwe na uamuzi ikiwa toleo litakubaliwa au la. Barua yoyote ya majibu itajumuisha kiunga cha barua ya ombi. Wakati wa kuunda hati, ni muhimu kusema kwa usahihi na kwa uthabiti kiini na kudumisha utambulisho wa yaliyomo.