Toplantıların kaydedilmesi. Toplantı tutanakları: onlar hakkında bilmeniz gerekenler

İş toplantıları ve toplantılar, şirkete ve koşullara bağlı olarak resmi veya gayri resmi bir ortamda yapılabilir. Ancak her durumda, bir toplantı/toplantı sırasında tutanak tutabilmek çoğu zaman kritik öneme sahiptir ve sizi baş ağrılarından kurtarır ve böyle bir beceri işverenler tarafından oldukça memnuniyetle karşılanmaktadır. Aşağıdaki öneriler Henry M. Robert'ın “Rules of Order” kitabına dayanmaktadır. Birçoğu olayların gidişatını hızlı bir şekilde analiz etmenize, tepki vermenize ve tahmin etmenize yardımcı olacaktır; şüphesiz kayıtlar patronunuz için birden fazla kez faydalı olacaktır.

Genel olarak, o kadar da zor değil.

İhtiyacınız olacak:
- Taşınabilir, ancak oldukça güçlü bir film kaydedici (film kaydetmenin kanıt olduğunu unutmayın, eğer gerekli değilse modern bir dijital kayıt kullanın);

- Kayıt için boş bantlar;
- Notlar için oldukça büyük bir defter;
- Bilgisayar.

İşte toplantı tutanakları:

1. Gelecek toplantı/toplantı için gündemde tartışılacak konuların bir listesini önceden almaya çalışın. Önceki toplantının sonuçlarını hatırlayın/bulun. O zaman ortaya çıkan yeni soruların, olası ve mevcut soruların bir diyagramını yapın. Gerekli olabilecek destekleyici belgeleri hazırlayın. Alınan bilgilerin ve varılan anlaşmaların doğru ve doğru bir şekilde kaydedildiğinden emin olmak için gelecekteki bir toplantıda ses kayıt cihazı kullanmayı düşünün.

2. Tartışmayı kolayca açıklığa kavuşturmak veya soru sormak için toplantıyı yöneten kişinin yanına oturun.

3. Mümkünse toplantı için kesin veya yaklaşık bir plan yapın ve yazın. Gelecekte, özellikle de yoğun tutku zamanlarında yolunuzu bulmanıza yardımcı olacaktır.

4. Toplantının tarihini, saatini ve yerini yazın.

5. Bir iş toplantısı sırasında herkesin oturduğu bir kağıt parçasına isimleri ve pozisyonları yazın. Önceden bilmiyorsanız, kağıdı dağıtıp isimlerini yazmalarını isteyin. Toplantı sırasında bu sayfa sayesinde kimin konuştuğunu hızlı bir şekilde anlayabileceksiniz. Toplantının açık olması halinde, gündeme getirilen konularda yalnızca oy kullanma hakkına sahip olanların adlarını yazın.

6. Geç gelenleri veya erken ayrılanları işaretleyin ve onları ve patronu, öncekilerin kaçırdığı noktalar konusunda kısaca eğitin. Davet edilip de gelmeyenlerin isimlerini de yazın.

7. Gündemdeki maddeleri görüşülme sırasına göre yazın. Sekizinci madde ikinci maddeden önce tartışıldıysa eski numaralandırmayı koruyun ancak yeni sıraya dikkat edin.

8. Yapılan değişimleri, değişiklikleri, yenilikleri ve bunları yapan, iten kişileri yazın.

9. Hangi tekliflerin kabul edildiğini, hangilerinin reddedildiğini yazın, oyların nasıl dağıtıldığını (el kaldırmakla, kullanılan oylarla veya başka bir yöntemle) ve kararın nerede oybirliğiyle alındığını not edin. Toplantı küçükse, oy verenlerin, onaylayanların, karşı oy kullananların ve her öneriye çekimser kalanların isimlerini listeleyin.

10. Belirli bir grubun aktivitesini kaydetmeye odaklanın. Her tartışmanın ayrıntılarından kaçının.

Uzmanlardan birkaç ipucu:
- Toplantı sırasında konsantrasyonunuzu kaybetmeyin, kaçırılan her saniye belirleyici olabilir;
- Yaygın ifadeler, isimler, eylemler, yerler, organizasyonlar ve fikirler için kendi kısaltmalarınızı ve kısaltmalarınızı geliştirin. Yazmaya veya yazarak ne kadar az zaman harcarsanız toplantıya o kadar çok dikkat verebilirsiniz;
- Başlangıçta öne sürülen fikir, değişiklik ve önerilerdeki değişiklikleri not etmeyi unutmayın.

Nüfus sayımı yapma ve sonuçları düzenleme zamanı.

1. Hafıza hala her olayın ayrıntılarını koruduğunda, toplantıdan hemen sonra tüm notları düzenlemek ve yeniden yazmak en iyisidir.

2. Önceki toplantı tutanaklarında izlediğiniz not formatının aynısını izleyin. Patronunuza hangi kayıt formatıyla ilgilendiğini önceden sormak en iyisidir. Örneğin, notların söylenenleri kelimesi kelimesine tekrar etmesini mi istiyor, yoksa ana fikirlerin özeti yeterli mi olacak?

3. Kutlayın alınan kararlar standart ifadeyle: "Oylamayla karar verildi ki..."

4. Protokolü uzun görüşler, raporlar veya diğer destekleyici materyallerle desteklemeyi düşünün.

5. Belgeyi "İnceleme İçin Gönderildi" imzasını ve ardından adınızı ve tarihinizi ekleyerek sonlandırın.

6. Kronolojiyi bir not defterine dakika bazında işaretleyin.

Malzemelere dayalı makale:

Sekreterin kutsal görevlerinden biri de çeşitli düzeylerdeki yöneticiler tarafından başlatılan toplantı, konferans ve oturumların hazırlanmasıdır. Çoğu durumda sekreter bu tür olayların tutanaklarını da tutar. Bu yazımızda size bu süreçleri nasıl daha verimli hale getirebileceğinizi anlatacağız.

Protokol hakkında konuşmaya başlamanın ilk adımı toplantı hazırlığı hakkında konuşmaktır. Böyle bir etkinlikten önce gündemi düşünmek, katılımcıların kompozisyonunu belirlemek ve tüm konuşmacıların raporlarına ve diğer materyallere aşina olmak önemlidir. Bütün bunlar ek çaba gerektirecektir, ancak sonuç olarak protokolü sürdürmek çok daha kolay olacaktır.

ZAMANDAN NASIL TASARRUF EDİLİR?

Çeşitli çalışmalara göre, kuruluş başkanının ve diğer çalışanların çalışma süresinin% 10 ila 50'si toplantılara harcanabilir. Zaman maliyetlerini azaltmak için toplantıları başlatanların, düzenleyenlerin ve katılımcıların aşağıdaki kuralları hatırlaması gerekir:

Toplantıda yalnızca işte çözülemeyen sorunları tartışın.

Toplantılardaki katılımcı sayısını sınırlayın. Olayın süresi ile doğru orantılıdır. 5 çalışanın olduğu bir toplantının süresi 1 saat ise, katılımcı sayısı 10 veya daha fazla ise, büyük olasılıkla 2 saat veya daha fazla sürecektir.

Toplantı için bilgilendirme materyallerini önceden hazırlayın. Hesaplamalar, analitik raporlar, tablolar, grafikler, raporlar, fotoğraf ve video materyalleri, sunumlar, ürün örnekleri, uzman görüşleri uzman uzmanlar tarafından sağlanmalıdır. Ancak malzemelerin hazır olup olmadığının kontrol edilmesinden toplantı sekreteri sorumludur. Bu nedenle etkinlikten bir veya iki gün önce şunları yapmalısınız:

a) sunum yapacak sorumlu kişilerin yardımıyla tüm bilgi materyallerinin bir listesini derleyin;

b) sorumlu kişilerden malzemeleri almak elektronik form(örneğin sunumlar, açıklayıcı notlar vb.);

c) sorumlu kişilerden basılı özetleri ve rapor metinlerini almak.

Görevi bir grup kişinin yerine getirmesi gerekse bile, her sorun için bir sorumlu çalışan atayın.

Suçluları açığa çıkararak vakit kaybetmeyin. Her toplantının asıl amacının gündemi tartışmak ve karara bağlamak olduğunu unutmayın.

GÜNDEMLER

Bu, toplantıda tartışılması planlanan konuların bir listesidir. Toplantı başkanı tarafından belirlenir. Ancak sekreter de bu sürece katılabilir.

Gündeminizi geliştirirken aşağıdaki yönergeleri kullanın:

• Çok geniş olan toplantı konularını birkaç alt konuya bölün. Gerektiğinde sorumlu kişiler her alt konu için hazırlık toplantıları düzenleyebilir.

Örneğin, “Planlanan göstergelerin ana üretim atölyeleri tarafından uygulanması hakkında” konusunda ay sonuna kadar yapılması planlanan bir toplantıdan önce mağazalarda bir dizi küçük toplantı yapılmalıdır: “Planın fabrika tarafından uygulanması hakkında Dökümhane atölyesi”, “Planın tedarik atölyesi tarafından uygulanması hakkında”, “Planın makine atölyesi tarafından uygulanması hakkında”, “Planın montaj atölyesi tarafından uygulanması hakkında.” Veya "Bir işletmede ERP sisteminin uygulanması hakkında" konulu bir toplantıdan önce birkaç toplantı yapılmalıdır: "Üretimde bir ERP sisteminin uygulanması sorunları hakkında", "Muhasebede ERP sistemi ile 1C arasındaki iletişimin sağlanması hakkında" ”, “ERP sisteminin teknik desteği ve veri aktarımı hakkında” vb.

• Ortak bir tema etrafında birleştirilen, eşit öneme sahip konuları gündeme alın.. Örneğin, nakliyenin sağlanması, depoya teslimat prosedürü, nakliye ve kaldırma prosedürü bitmiş ürünler işletmenin topraklarından.

Birbiriyle bağlantılı daha geniş bir yelpazedeki sorunlar da gündeme gelebilir. Örneğin bunlar şunları içerebilir:

Yeni bir üretim hattının satın alınması;

Üretimin teknolojik hazırlığı;

Yeni ekipmanın satın alınmasıyla bağlantılı olarak tasarım ve teknolojik belgelerde değişiklik yapmak;

Üretim binalarının modernizasyonu ve makine bağlantılarının geliştirilmesi;

Üretime lojistik destek.

Aynı zamanda, fabrika kontrol noktasının yeniden inşası veya fabrika kantininde geçiş kartları için elektronik ödemelerin düzenlenmesinin bu toplantıda tartışılmaya değmediği açıktır.

Sekreterin gündemin içeriğini her zaman etkileyemeyeceği açıktır. Toplantı, çeşitli konuların ana hatlarını da çizen lider tarafından çağrılır. Ve eğer yönetici bir toplantının gündemine döküm üretimi için yeni bir üretim hattının satın alınmasını ve bölgeyi temizlemek için bir bahar temizliği günü organize edilmesini dahil ederse, o zaman onu ikna etmek mümkün olmayabilir. Ancak sizin açınızdan, bir temizlik düzenleme tartışmasını başka bir toplantıya taşımayı, örneğin bunu bir binanın cephesinin boyanması meselesiyle veya kuruluşun doğum günü vesilesiyle kutlamalar düzenlemeyle birleştirmeyi önerebilirsiniz.

• Yalnızca toplantı katılımcılarının yetki ve sorumluluk alanına giren konulardan gündem oluşturun. Örneğin, tedarik hizmeti başkanının yokluğunda tedarik konularını tartışmak faydasız olacaktır.
• Gündemdeki konu ve madde sayısını sınırlandırın. Tahsis edilen süre içerisinde etkili bir şekilde tartışılıp çözülebilecek kadar çok sayıda konu bulunmalıdır. Örneğin 1 saatlik bir toplantıda, tartışılan konuların ölçeğine ve toplantının hazırlık kalitesine bağlı olarak 1'den 5'e kadar konuyu tartışabilirsiniz.
• Son toplantıda verilen görev ve talimatlara ilişkin bir raporun gündeme dahil edilmesi Toplantıların ortak bir konu ve katılımcıların bileşimi ile birleştirilmesi durumunda. Gündemde böyle bir madde olmasa bile başkanın yetkisiyle konuyu gündeme getirebileceğine hazırlıklı olun. Bu nedenle, talimat listesini önceden yazdırmak daha iyidir - başkan, sorumlu kişi ve sekreter buna sahip olmalıdır.

TOPLANTI KATILIMCILARI

Etkinlik katılımcıları için genel gereksinimler:

Gündemdeki konulara ilişkin yeterlilik ve ilgi;

Yeterli yüksek pozisyon Toplantı sonuçlarına göre kararlar almak ve astlara talimat vermek.

Etkinlik sırasında katılımcıların kompozisyonu değişebilir. Gündemde tüm toplantı katılımcılarını etkileyen konular ve yalnızca bir kısmı için geçerli olan konular varsa, öncelikle bunları tartışmalısınız. genel sorular. Toplantının bu bölümünün sonunda daha fazla tartışmaya dahil olmayan çalışanlar serbest bırakılabilir.

Herkesi nasıl bilgilendiririm

Tüm toplantı katılımcılarını bilgilendirin Etkinliğin tarihi, saati, yeri ve teması hakkında.

Bir toplantıyı şunu kullanarak bildirebilirsiniz: telefon görüşmesi, sms mesajları, e-posta(teslimat bildirimi ve okuma ile), kişisel muayene.

Katılımcılardan biri işte değilse çeşitli nedenler (yıllık izin, geçici sakatlık, iş gezisi vb.), devamsızlığın nedenini bulmak ve yerine geçmeyen kişinin yerini alan çalışana, toplantıda hazır bulunması gerektiğini hatırlatmak gerekir.

Bilgisayarınızın takvimine "vekilinize toplantıya katılmasını hatırlatın" gibi bir açılır pencere koymak da yararlı olabilir.

Toplantının kimlere, ne zaman bildirildiği bilgisi tabloya girilebilir (Örnek 1).

ÖRNEK 1

Toplantı katılımcılarını bilgilendirme

Toplantı 24 Haziran 2017 tarihinde saat 11:00'de satınalma direktörünün ofisinde gerçekleştirilecektir.

Konu: 2017 yılının ikinci yarısı için tedarikçilerle sözleşmelerin imzalanması.

Toplantı katılımcıları için oturma düzeni

Aşağıdakilerin mevcut olması durumunda toplantı katılımcıları için bir oturma planı hazırladığınızdan emin olun:

Üst düzey yetkililer (şehir, bölge, bölge, cumhuriyet, federasyon);

Ulusötesi şirketlerin ve holdinglerin vb. sahipleri;

Ortak kuruluşların temsilcileri.

Mümkünse sekretere başkan masasının yanında ayrı bir masada yer verilir (Örnek 2).

Örnek 2

Oturma şeması

İsim kartları

Uygun yerlerin karşısındaki masalara pozisyon ve/veya tam adın yer aldığı isim kartlarının yerleştirilmesi gerekmektedir. her katılımcı. En basit seçenek, bir "ev" şeklinde katlanmış bir kağıt yaprağıdır (Şekil 1)

Pirinç. 1. Toplantı katılımcısı için isim kartı

Rozetler

Özellikle kritik durumlarda, üzerinde belirtmeniz gereken rozetler (göğüs kartları) hazırlamak gerekir:

Ad Soyad katılımcılar;

Pozisyonları;

Her katılımcının temsil ettiği kuruluşun adı;

Belirtilen kuruluşun bulunduğu bölge.

Rozet ayrıca şunları içerebilir:

Katılımcının temsil ettiği kuruluşun logosu;

Etkinliğin logosu (amblemi) (toplantı, konferans vb.).

Rozetleri kordon veya mandalla kullanabilirsiniz. Kırtasiye ve ofis malzemeleri mağazalarında satılmaktadır.

Metin içeren ekleri kendiniz tasarlayabilir, ardından bunları bir yazıcıda yazdırabilir, makasla kesebilir ve rozetlere koyabilirsiniz (Şek. 2).

Pirinç. 2.Şirket içi tasarlanmış rozet eki

Hazırlık için yeterli fon ayrılmışsa, baskı hizmeti veren bir kuruluştan insert kartları sipariş edilebilir. Ve düzenli iç toplantılar için rozetlere hiç ihtiyaç duyulmayacak.

TOPLANTI SÜRESİ

Açık çeşitli türler toplantılar tahsis edildi farklı miktarlar zaman. Örneğin sabah planlama toplantısı yarım saat kadar sürebilirken, belirli bir konuya ilişkin bölgeler arası toplantı tüm gün sürebilir.

Toplantının süresi önceden planlanmalıdır. Tüm katılımcıların etkinliğin başlangıç ​​ve bitiş saatlerini bilmesi gerekmektedir. Bu, hızlı ve verimli çalışmanıza yardımcı olacaktır, böylece geç kalmanıza gerek kalmaz.

Molalar

Toplantı süresinin astronomik saati (60 dakika) aşması durumunda her akademik saatten sonra (45 dakika) ara verilmesi gerekmektedir.

Özellikle uzun etkinliklerde, katılımcılara atıştırmalıkların (sandviçler, meyveler, tatlılar) ve içeceklerin (çay, kahve, meyve suları, maden suyu vb.) sunulduğu duraklamalar sağlanabilir.

Toplantının seviyesi düşük olduğunda ve toplantının yapıldığı odanın yanında ofis ziyaretçileri için soğutucu, kahve makinesi ve tek kullanımlık sofra takımı bulunduğunda toplantı katılımcıları kendilerine kahve, çay veya su doldurabilecektir.

Toplantı katılımcılarının oturduğu masalara önceden şişe su ve bardak yerleştirilebilir - daha sonra sadece mola sırasında değil, istedikleri zaman susuzluklarını giderebilirler. Masalara yiyecek koymamak daha iyidir. Katılımcılardan birinin iş evraklarının üzerine sandviç düşürmesi veya kahveyi dökmesi tuhaf olacaktır.

Atıştırmalıkların ve içeceklerin bulunduğu masayı ayrı bir odada hazırlamak daha iyidir. Bu genellikle sekreter tarafından yapılır, ancak yalnızca birkaç dakika sürmezse. Sekreterin toplantı sırasında odadan çıkamaması durumunda, bu durumdan sorumlu olan başka bir çalışanın bir mola ayarlaması gerekir. Veya alternatif olarak sekreter, toplantı başlamadan önce kahve molaları için her şeyi hazırlar. Kural olarak, uzun toplantılarda asistanlar olmadan yapmak mümkün değildir.

Zaman aralığı

Etkinliğin süresi düzenlenmelidir. Toplantı başkanı bu kurala uyulup uyulmadığını denetler.

Toplantınızı planlarken her konuşmacının konuşması için gereken süreyi ve tartışılacak her konuyu dikkate aldığınızdan emin olun.

Her konuşmanın kuralları için başkanla görüşün.

Gerekirse molalar planlayın.

Hesap makinesinde tüm zaman dilimlerini toplayın ve elde edilen tutara ekleyin

Toplantının ne kadar süreceği konusunda başkana bilgi verilmelidir. Eğer kendisi bu rakama katılıyorsa, düzenlemelerin tüm katılımcıların dikkatine sunulması gerekiyor; aksi takdirde düzenlemelerin yapılması ve başkana tekrar bildirilmesi gerekecek.

Anlaşmanın ardından süre kısıtlamalı gündem tüm toplantı katılımcılarına gönderilir (Örnek 3).

ÖRNEK 3

Zaman sınırlamalı gündem

TOPLANTI TUTANAĞI: 5 TEMEL ADIM

Protokol hem kalıcı meslektaş organlarının (komisyonlar, komiteler, konseyler, vb.) hem de geçici meslektaş organlarının (çeşitli toplantılar, konferanslar, seminerler ve konferanslar) faaliyetlerini belgeleyin.

Aşağıdaki protokol türleri ayırt edilir:

. Kısa protokol- tam adın kaydedildiği bir belge. Toplantıya katılanların pozisyonları, konusu, ana konuları, özet raporlar, alınan kararlar, her sorumlu kişi için bir görev listesi. Bu tür tutanaklar genellikle operasyonel toplantılarda tutulur.

. Tam protokol Yukarıdakilerin hepsine ek olarak, tüm konuşmaların, görüşlerin, değişikliklerin ve tartışmanın diğer nüanslarının ayrıntılı kayıtlarını içerir. Bu belge, toplantının ayrıntılı bir resmini geri yüklemenize olanak tanır.

Tutanak tutma şekli toplantı başkanı veya işletme başkanı tarafından seçilir.

Toplantı için hazırlanan konuşma metinleri ve diğer materyaller ekler halinde hazırlanır. Protokol metninde bunlara atıfta bulunulmalıdır.

Toplantının gidişatının ne kadar doğru ve eksiksiz kaydedildiğinden sekreter sorumludur. Protokol, tüm konuşmaları, tartışmaları, yorumları ve icra edilmesi gereken kararları yansıtan tek belge olduğundan, bu sorumluluk küçümsenemez. Toplantı sırasında katılımcılar bir şeyler duyamayabilir veya bunu yazmaya zamanları olmayabilir. Protokole başvurarak bunu geri yüklemek kolay olacaktır.

Adım 1: işyerini hazırlamak

Toplantı başlamadan önce dakika tutmayı kolaylaştırmak için:

. Salondaki koltuğunuzu seçin etkinliğin nerede gerçekleşeceği. Tüm katılımcılar tarafından bizzat görülebilmeli, başkanın, konuşmacıların konuşmaları ve “salondan kopyalar” açıkça duyulabilmelidir (Örnek 2'deki oturma şemasına bakınız).

. Toplantı katılımcılarının tam adlarını içeren bir listesini masanıza yerleştirin. ve pozisyonların yanı sıra oturma şeması. Toplantı başlamadan önce kimin nerede oturduğunu dikkatle incelemek ve ardından gerektiğinde şemaya bakmak iyi bir fikir olacaktır.

. Ofis malzemeleri stoklayın. Yanınıza 2-3 kalem, 2 kurşun kalem, 2 silgi alın.

. Ofis ekipmanlarının ve diğer cihazların çalışıp çalışmadığını kontrol edin: izle, ses kaydedici, video kamera (varsa). Güç kablosunu ve yedek pilleri veya şarj edilebilir pilleri unutmayın.

Toplantıdan önce tüm raporların ana noktalarına ilişkin hafızanızı tazeleyin.

Adım 2: toplantının ilerlemesinin kaydedilmesi

Toplantı için hazırlanan materyallerin (rapor metinleri, konuşmalar, referanslar, karar taslakları, gündem, katılımcı listeleri vb.) yanı sıra, ses kayıtları, video kayıtları, transkriptler veya kaba el yazısı esas alınarak tutanaklar düzenlenir. Toplantı sırasında tutulan notlar.

Kaba notlar nasıl tutulur?

1. Taslak protokol için sayfalar hazırlayın- sayıları gündemin büyüklüğüne bağlıdır. İlk kağıda toplantının tarihini, konusunu, tutanak numarasını, katılımcı listesini, gündemi yazın (Örnek 4).

ÖRNEK 4

Toplantı tutanaklarının taslağını çıkarın. Sayfa No.1

Tartışma için gündeme getirilen soruları, notlar için yeterli alan bırakarak ayrı boş kağıtlara yazın:

Sayfa No.2: “Demir dışı ve demirli metallerin tedarikine ilişkin sözleşmelerin yapılmasına ilişkin çalışmaların durumu hakkında.” Prokhorov P.D.'nin raporu;

Sayfa No.3

4 numaralı sayfa: “Malzemeler için nakliye desteği hakkında.” Medvedev V.Yu.'nun raporu;

5 numaralı sayfa: ... (toplantı sırasında doldurulacak);

Sayfa No. 6: “Hammadde ve malzeme alımına ilişkin imzalanan ve yürütülen sözleşmeler kapsamındaki yerleşimlerin durumu hakkında.” Fomina K.D.'nin raporu;

Sayfa No.7: ... (toplantı sırasında doldurulacak);

8 numaralı sayfa: “Amethyst LLC ile ESPZ OJSC'ye çelik ve alaşım tedariki konusunda anlaşmalar yapılması hakkında.” Telegin I.I.'den öneriler;

Sayfa No. 9: ... (toplantı sırasında doldurulacaktır).

2. Tüm toplantı katılımcılarının mevcut olup olmadığını kontrol edin. Eksik olanların üzerini çizin taslak kurşun kalemle protokol - belki de geç kalmışlardır. Toplantıdan sonra devamsızlık ve gecikmelerin nedenlerini öğrenin.

Geç kalanların varış saatlerini doğrudan protokol metnine parantez içinde kaydedin:

Bu durumda toplantıda hazır bulunanlardan kimlerin olduğu ve toplantı sırasında tam olarak neyi kaçırdıkları bilinecektir.

3. “DİNLENDİ” maddesini doldurun. Taslağın ilk sayfasına ve raporların ilgili başlıklarının bulunduğu sayfalara sürekli olarak tam adınızı kaydedin. konuşmacıların konumları, konuşma konuları ve özetleri. Yalnızca temel bilgileri kaydetmeniz gerekir: tarihler, sayılar, gerçekler. Daha sonra notları verilen konuşma metinleriyle (tez) karşılaştırın. Herhangi bir tutarsızlık bulursanız toplantı başkanına bildirin.

4. “GERÇEKLEŞTİRİLDİ” maddesini girin(gerekirse). Bu madde, konuşmacıların ilerleyişi diğer katılımcıların yorumları, soruları ve itirazları nedeniyle kesintiye uğradığında doldurulur. Tam protokolde Bu tür her açıklama, özellikle de "Lütfen bunu protokole ekleyin" ifadesinin eşlik etmesi durumunda derhal kaydedilmelidir. Örneğin:

Gerçek şu ki, herhangi bir açıklama toplantının gidişatını değiştirebilir ve daha sonra bunun ne zaman ve neden gerçekleştiğini vurgulamak gerekebilir.

Kısa bir protokolde

Çoğu kuruluşta, sahiplik biçimine bakılmaksızın toplantılar yapılır. Bunlar üzerinde çalışanlar ve yöneticiler güncel konular hakkında bilgi alışverişinde bulunur ve operasyonel kararlar alırlar. Böyle bir etkinliğin maksimum verimle gerçekleştirilebilmesi için toplantı tutanakları tutulmaktadır. Bu belgenin hem bilgilendirme hem de idari işlevi vardır: dile getirilen sorunlar ve alınan kararlar hakkındaki bilgileri kaydeder.

Toplantının ilerleyişinin kaydedilmesi organizasyon başkanının sekreterinin sorumluluğundadır. Bu işlev başka bir çalışan tarafından gerçekleştirilebilir.

Toplantı başlamadan önce sekretere davetli listesi verilir ve örnek liste sorular. Katılımcılar raporlarının özetlerini sunarlar. Bu, protokolün son versiyonunun hazırlanmasına yönelik çalışmaları hızlandırmak için bir belge şablonunun hazırlanmasına yardımcı olur. Çok sayıda katılımcı varsa, tam adın belirtileceği bir kayıt sayfası oluşturulması tavsiye edilir. ortaya çıkan kişiler. Toplantı başladıktan sonra sekreter hazır bulunanların nihai listesini kaydedecektir.

Etkinlik sırasında bilgiler toplantı sekreteri tarafından kayıt altına alınır. Loglamanın doğruluğunu arttırmak için ses kayıtları kullanılır. Tüm sözler dijital ortama kaydedilir ve belge sonlandırıldığında çoğaltılır.

Çok sayıda katılımcıyla büyük bir toplantı yapılıyorsa, delme işlemi 2 sekreter tarafından gerçekleştirilir. Protokol üzerinde aynı anda iki uzmanın çalışması, toplantının uzun sürmesi durumunda sürecin hızlandırılmasına yardımcı olacaktır.

Bireysel görüşler, açıklamalar, yorumlar, toplantıların konusuyla ilgili olmayan konulara ilişkin tartışmalar belgeye yansıtılmaz. Tutanaklar raporların, soruların ve önerilerin genel anlamını kaydeder. Yöneticinin bireysel sanatçılara verdiği kararlar ve talimatlar doğru bir şekilde kaydedilmektedir.

Dikkat etmek! Raporların ve soruların kelimesi kelimesine yazılmasına gerek yoktur.

Yöneticinin doğru bilgiye ihtiyacı varsa sorumlu çalışan tarafından imzalanmış bir rapor talep edecektir. Toplantılarda genel durum tartışıldığı için ayrıntılı notlara gerek yoktur. Sonuç olarak tutanaklar, toplantının ilerleyişini kısaca yansıtıyor: tartışılan konular, sorulan sorular ve alınan kararlar.

Bazı durumlarda organizasyon liderleri her cümlenin kelimesi kelimesine kaydedilmesini talep eder. Bu toplantılar için tipiktir modern şirketler bu tür etkinliklerde karar verildiği yer büyük sayı operasyonel sorunlar.

Kayıt

Protokollerin özel formlarda tutulması gerektiğine dair referansları sıklıkla bulabilirsiniz. Bu, bu tür toplantıların devlet dairelerinde, örneğin belediye makamlarında yapılması durumunda gerçekleşir.

Sıradan organizasyonlarda özel kayıt formları nadiren kullanılır. Bunun istisnası, yönetim kurulunun çalışmaları gibi özel toplantı türleridir. anonim şirket.

Toplantı tutanakları aşağıdaki bilgileri içermelidir:

1. Gerekli ayrıntılar:

• tarih ve sayı;
• kuruluşun adı;
• olayı belirten belge türü;
• toplantının yeri.

Ayrıca toplantının ilerleyişini doğru bir şekilde takip edebilmeniz için her sayfa numaralandırılmıştır;

1. Mevcut olanların ve rollerinin listesi. Tam adınızı belirtmelisiniz. ve uzmanın, kayıt tutucunun, denetçinin, toplantı liderinin ve diğer toplantı katılımcılarının konumu. Bunun yerine, gelen işçilerin imzalayacağı bir yoklama kağıdı kullanılabilir;
2. Etkinlikte başka kuruluşları temsil eden kişiler varsa “Davetli” ibaresi ile belirtilir;
3. Protokolün ana kısmı ardışık 3 bloktan oluşur:

• Biz dinledik. Tam ad belirtilmelidir. ve konuşmacının konumu, konuşmanın ana konusu, özet konuşma hakkında bilgi;
• Konuştular. Tam ad kaydedilir. ve konuşmanın içeriğine ilişkin soru soran veya yorum yapan kişinin konumu;
• Karar verilmiş. Raporun sonuçlarına göre yönetici talimat verir veya bir karara varır. Karar, çalışanlar açısından bağlayıcı olduğundan sekreter tarafından ayrıntılı olarak kayıt altına alınır. Görevlerin tamamlanması için son tarihler belirtilir.

Dikkat etmek! Bir karara oy verilmesi halinde, “lehte”, “aleyhte” oyların ve çekimser oyların sayısı, isim belirtilmeden kaydedilmelidir.

1. Tutanakların sonunda sekreter ve toplantı başkanının imzaları atılır. Yazdırma gerekmez.

Belgenin son hali toplantıdan bir süre sonra hazırlanır. Bu, bilgi miktarına bağlı olarak birkaç saat veya birkaç gün sürebilir. Daha sonra, etkinliği yöneten patronun imzasına sunulur.

Bundan sonra, protokol ilgili taraflara gönderilir veya belirli sanatçılar için talimatlar içeren resmi alıntılar yapılır.

Operasyonel toplantı tutanakları

Operasyonel toplantının çeşitli özellikleri vardır:

• Frekansı netleştirin (örneğin, haftada bir kez, belirli bir saatte);
• Katılımcıların istikrarlı bileşimi;
• Neredeyse hiç değişmeyen konular ve sorular;
• Kısa süre.

Bu özellikler operasyonel toplantı tutanaklarının hazırlanmasında iz bırakır. Sekreter işin algoritmasını ve tartışılacak konuları önceden bilir. Bu, son belge üzerinde çalışmayı hızlandırmanıza ve çoğunu önceden oluşturmanıza olanak tanır.

Toplantı tutanakları hızlı bir şekilde hazırlanarak belgenin anında yöneticiye imzaya sunulması sağlanır.

Depolamak

Protokollerin saklanmasına karar verirken sekreter kuruluşun iç belgelerini incelemelidir.

Böylece yönetim kurulu toplantı tutanakları veya Genel Kurul toplantısı Anonim şirket ortaklarının sürekli olarak saklanması gerekir. Belgeler kuruluşun daimi organının bulunduğu yerde bulunur. Bu prosedür, anonim şirketlerde belirli belgelerin saklanma sürelerine ve kurallarına ilişkin kuralları içeren 16 Temmuz 2003 tarih ve 03-33/ps sayılı FCSM Kararı ile oluşturulmuştur.

Tipik olarak çeşitli toplantıların tutanakları 3 veya 5 yıl süreyle saklanır, ardından talimatlara uygun olarak arşivlenir ve imha edilir.

Toplantı tutanakları gereksiz bir bürokratik unsur değildir. Toplantı katılımcılarının gündemi hatırlamalarına ve yöneticinin talimatlarını zamanında tamamlamalarına yardımcı olur. Bugün bu tür belgelerin hızlı bir şekilde hazırlanması ve dağıtılması için elektronik kaynaklar bulunmaktadır. Bu nedenle sekreter hızlı ve uygun form protokolün bitmiş versiyonunu tüm ilgili taraflara sunun.

Operasyonel toplantının kısa bir protokolünü hazırlıyoruz

V.F. Yankovaya, Ph.D. ist. Bilimler Yardımcısı VNIIDAD Direktörü

Hemen hemen tüm kuruluşlar operasyonel konuların tartışıldığı toplantılar düzenlemektedir. Çoğu zaman bu tür toplantılara operasyonel denir. Liderleri tarafından yürütülüyorlar farklı seviyeler: organizasyonun başkanından yapısal bölümlerin başkanlarına kadar. Operasyonel toplantılar düzenli aralıklarla (genellikle haftada bir kez) yapılır ve genellikle kayıt altına alınır. Toplantıyı düzenleyen yapısal birimin veya yöneticinin sekreteri yoksa, operasyonel toplantı tutanaklarını tutmakla birim çalışanlarından biri görevlendirilebilir.

Sözlüğümüz

Tutanaklar, toplantılarda, oturumlarda, konferanslarda ve meslektaş organlarının oturumlarında* konuların tartışılması ve karar alma süreçlerindeki ilerlemenin tutarlı bir kaydını içeren bir belgedir.

Sorunlar ve çözümler

Operasyonel toplantıların tutanaklarını hazırlamak genellikle zordur. En yaygın olanlara bakalım.

Sorun: Tutanakları tutan sekreter veya ast personelden biri, tartışılan konunun özünü anlayamayabilir ve bu nedenle, konunun tartışılmasının ilerleyişini kaydetmekte zorluk yaşayabilir.

Ne yapalım? Bu gibi durumlarda sekreter, toplantıda konuşan personelle veya açıklama yapabilecek herhangi bir personelle temasa geçmelidir.

Sorun: Operasyonel toplantılar genellikle katı kurallar olmadan yapıldığından, sekreterin toplantı sırasında olup biten her şeyi kaydetmeye zamanı olmayabilir.

Ne yapalım? Bu durumda toplantı sırasında ses kaydı yapmak ve tutanakları transkripsiyona göre düzenlemek faydalı olabilir.

Sorun: Bir konuyu tartışırken hem önemli hem de önemsiz, hatta önemsiz bilgiler ifade edilebilir ve sekreterin tutanaklara kaydedilmesi gereken ana (gerekli) bilgileri belirlemesi zor olabilir.

Ne yapalım? Bu durumda, protokolü hazırlamadan önce sekreter tüm bilgileri analiz etmeli, ana bilgileri önemsiz olanlardan ayırmalı ve protokole yalnızca en önemli bilgileri dahil etmelidir.

Bir protokol hazırlamak için genel kurallar

Tutanaklar, toplantı sırasında sekreter veya diğer çalışan tarafından tutulan ses kayıtları veya kaba el yazısı notları ile toplantı için hazırlanan materyaller (rapor metinleri, konuşmalar, sertifikalar, karar taslakları, gündem, toplantı listeleri) esas alınarak hazırlanır. katılımcılar vb.).

Toplantıda ses kaydı yapılmışsa, toplantı sonrasında yeniden basılıyor, yazılı metin düzenleniyor ve işlenmiş bir biçimde tutanağa geçiriliyor. Toplantı tutanağının düzenlenmesi için tanınan süre, toplantı tarihinden itibaren üç ila beş günü geçemez. Operasyonel toplantıların tutanakları, toplantı gününde veya toplantıdan sonraki bir veya iki gün içinde hazırlanır ve yürütülür.

Protokoller tam veya kısa olabilir. Tutanakların tamamı toplantıda yapılan tüm konuşmaların, konuşmacıya sorulan soruların, tartışmaya katılan kişilerin konuşmalarının ve alınan kararların kaydını içerir. Kısa protokolde yalnızca konuşanların isimleri, konuşmanın konusu, konuşmanın kaydı yer alıyor. kısa biçim ve alınan kararlar.

Operasyonel toplantıların ilerleyişi kural olarak kısa dakikalar halinde kaydedilir.

Toplantı tutanakları genel bir form üzerinde düzenlenir, standart sayfa A4 kağıdı veya özel olarak tasarlanmış protokol formu.

Protokolün gerekli ayrıntıları şunlardır:

· kuruluşun adı

· toplantı türünü belirten belge türünün adı (MINUTES)

toplantı tarihi

· protokol kayıt numarası

toplantının yeri

· imzalar.

Kısa protokolün metni

Protokol metni iki bölümden oluşur: giriş ve ana.

Özet protokolün giriş bölümünde başkan ve sekreterin adları, katılımcıların (hazır olanlar) ve davetlilerin görev ve adları ile gündem belirtilir. Toplantıda 15'ten fazla katılımcı varsa, tutanaklarda toplam katılımcı sayısı belirtilebilir ve hazır bulunanların pozisyonları ve adlarını gösteren bir listesi tutanakların ekinde verilir, örneğin:

Mevcut: 16 kişilik yönetim üyeleri. (liste eklenmiştir).

Toplantıya davet edilen kişilerin isimleri “Davet edildi” kelimesinden sonra kişinin konumu ve kuruluşun adı belirtilerek belirtilir.

Gündemde görüşülecek konular belirtilir; ayrıca raportörün (konuşmacının) konumu ve soyadı da belirtilebilir. Birden fazla soru varsa, bunlar numaralandırılır Arap rakamları ve tartışma sırasına göre düzenlenmiştir. Gündem maddeleri “hakkında” (“hakkında”) edatıyla formüle edilir, örneğin:

Toplantı tutanakları, tartışmanın metni. Örnek, şablon, örnek. Yapı. Derleme. Oluşturun, yazın. Talimatlar

Yapı, toplantı tutanağı şablonu

İlk konuşmacının konuşmasının metni

İkinci konuşmacının konuşmasının metni

Alınan kararlar

Toplantı malzemeleri

Toplantı öncesinde katılımcılara toplantının hazırlanması ve kararların alınması için gerekli olan bilgi notları, toplantıda onaylanması gereken belgelerin (planlar, sözleşmeler, bütçeler vb.) ön versiyonları gibi materyaller gönderilir. Tüm toplantı katılımcılarına, toplantının tarihi, saati, yeri, toplantıyı başlatan kişi ve etkinliği düzenleyen irtibat kişisine ilişkin bilgiler gönderilir. İrtibat kurulacak kişiye organizasyonel nitelikte sorular sorabilirsiniz (oraya nasıl gidilir, nasıl geçiş kartı verilir, araba nereye park edilir). Materyallerde belirtilmesi gereken kişilere önemli sorular sorulur. İle farklı malzemeler Farklı irtibat kişileri belirtilebilir.

Örnek, örnek protokol

Toplantı tarihi, saati ve yeri: 10/01/2010 12:30 - 13:30 Merkez ofis. Toplantı odası N34.

Başlatıcı: Genel Müdür Svistunova Olga Vasilievna

Katılımcıların listesi

Toplantı Sekreteri: Asistan genel müdür Erofeev Grigory Anatolievich

Toplantıya aşağıdakiler gönderildi:

Güvenlik Şefinin Raporu

Şirket, üçüncü tarafların herhangi bir çalışanın e-posta adresini kolayca tanıyabilmesine olanak tanıyan, çalışanların e-posta adreslerini (adlarının baş harfleri ve soyadının ilk iki harfi) kodlamaya yönelik kurallar benimsemiştir. Bu, heterojen özelliklere sahip yetkisiz mektup akışlarına yol açar. ticari teklifler ve diğer gereksiz bilgiler.

Sunumla ilgili herhangi bir soru sorulmadı.

Bilgi teknolojisi servisi başkanının raporu

Önemli karşı taraflar ve düzenleyici otoriteler tarafından bilindiği için mevcut adresleri reddetme seçeneği yoktur. Tüm çalışanlar için başka bir kutu olmasını öneriyorum e-posta- aktif yazışmalar için. Kodlamayı, çalışanın adresini tam adıyla tanımlamanın mümkün olmayacağı şekilde geliştirin. Eski adreslere gönderilen postaların katı filtrelemeye tabi tutulması için posta filtrelerini yapılandırın. Postaların yeni adreslere filtrelenmesi daha yumuşak hale getirilmelidir. Mümkünse, adreslerdeki değişiklikleri karşı taraflara bildirin. Çalışma Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülecektir.

Konuşmacıya finans departmanı başkanı tarafından şu soru soruldu: Önerilen sistemi organize etmenin maliyetleri bilgi teknolojisi departmanı tarafından hesaplandı mı? Belki bu işi dışarıdan temin etmek daha verimli olabilir?

Cevap. Hayır, konu araştırılmamıştır.

Finans departmanı başkanının yorumu: Kararı aşağıdaki ifadeyle onaylamayı öneriyorum: Bilgi Teknolojileri Departmanı, e-posta adresleriyle ilgili durumu düzeltmek için önlemler geliştirmeli ve bunların uygulanmasının maliyeti konusunu kendi başına ve kendi başına çözmelidir. taşeronlar. En ucuz seçeneği tercih edin.

Cevap. Hiçbir itiraz yok.

Alınan kararlar

E-posta adreslerinin kodlanma sırasını değiştirin. E-posta adreslerini eski kodlamada tutun, ancak onlara gönderilen e-postaları sıkı bir şekilde filtreleyin.

Görevi tamamlamak için bilgi teknolojisi departmanı beş iş günü içinde bir iş ataması geliştirecektir. Sonraki beş iş günü içinde, işi kendiniz yapmanın maliyetlerini ve dış kaynak kullanmanın maliyetlerini belirleyin. Maliyet hesaplamalarına göre işin nasıl yapılacağına karar verin. Çalışmayı 15 iş günü içinde kendi başınıza veya taşeronlar tarafından gerçekleştirin. Kararın uygulanması üzerindeki kontrolü güvenlik hizmeti başkanına emanet edin.

Komisyon toplantısının örnek tutanakları

Bir komisyon toplantısının tam tutanaklarının bir örneğine bakalım. Tutanak hazırlama kuralları aynıdır ve toplantı türüne bağlı değildir ( sertifikasyon komisyonu, uzman komisyonu, bir şeyin yapılması veya konsey toplantısı komisyonu, çalışma grubu, komite vb.), ilgili düzenleyici kanunda özel olarak düzenlenmediği sürece.

Rapor genellikle toplantı sırasında alınan notlara göre veya toplantı için sekretere sunulan materyaller esas alınarak hazırlanır. Ofis işleri için talimatlarla sabitlenmiş genel bir form veya standart bir A4 kağıda hazırlanmıştır. Aşağıda komisyon toplantısı örnek tutanaklarında gerekli detaylar ve yerleri verilmiştir.

2. DİNLENDİ:

Zaligvatsky R.Yu - işin başlangıcı hakkında bilgi verildi...

2.1. Not alın ve çalışmalarınızda kullanın...

2.2. Hukuk departmanının (A.P. Kukushkin) taslak düzenlemeleri tamamlaması gerekiyor. Son tarih: 21 Kasım 2014.

2.3. 30.11.2014 tarihine kadar tamamlayın. Sorumlu – ekonomi departmanı başkanı Balalaika S.R.

Başkan I. M. Zagorulko

Sekreter M.P. Yagodkina

Başka nasıl bir protokol hazırlayabilirsiniz, bakın spesifik örnek uzman komisyonunun toplantı tutanakları. Bu makalede verilen örnek protokol formatı, doc formatında indirilebilir.

Şimdi birkaç açıklama. Tutanakların tarihi (sözlü ve dijital olarak belirtilir), belge daha sonra hazırlanmış olsa bile her zaman toplantı tarihidir. Her tür için protokoller ayrı ayrı kayıt altına alınmakta ve numara tahsisi her yılın başında başlamaktadır. Protokol numarasına harf sonekleri eklenebilir. Ortak toplantılar için bileşik sayıları belirtin (kesirli olarak).

15'ten fazla kişi mevcutsa protokol formunda listelenmez. Protokolün ayrılmaz bir parçası olacak listeye bir bağlantı sağlanır. Temsilcilerin toplantıya katılması durumunda çeşitli kuruluşlar, o zaman pozisyonlarını ve iş yerlerini belirtmeniz gerekir.

Gündem maddeleri numaralandırılır ve her zaman “Hakkında…” veya “Hakkında…” edatıyla başlar.

İncelenen her konunun şeması standart bir şekilde oluşturulmuştur: "DİNLENDİ" - "KONUŞULDU" (tartışma veya soru sorulmadıysa bu bölüm atlanabilir) - "Karar Verildi" veya "Karar Verildi".

Soyadı sonrasında (duruma dikkat edin - kimi “dinledi” ve “kimi konuştu”?) protokol metninde konuşmaların ana içeriği yer alıyor (üçüncü tekil şahıstan geçmiş zamanda ifade edilmiştir - “ tanıtılmış”, “not edilmiş”, “önerilmiş” vb.) veya protokole ayrı ekler halinde yayınlanmıştır.

Alınan karar, idari belgelerde kabul edilen biçimde formüle edilir (“pozisyonu onaylamak”, “programı hazırlamak” vb.). Talimat verilmişse sorumlu uygulayıcının ve son teslim tarihinin belirtilmesi gerekir. Gerekiyorsa oylama sonuçları olumlu kısımda verilir: “lehte” – 5 oy, “aleyhte” – hayır, “çekimser” – 2 oy, karar 5 oyla verildi.

Tutanaklar yalnızca başkan ve sekreter tarafından imzalanır (komisyonun diğer üyeleri tarafından imzalanma zorunluluğu yoktur). Uzman komisyonunun toplantı tutanakları gibi bazı tutanak türlerinin kuruluş başkanı tarafından onaylanması gerekir. Bu durumda bir onay damgası ekliyoruz.

Umarım bu örneklerin yardımıyla artık toplantının herhangi bir tutanağını kolayca hazırlayabilirsiniz.

Evgeniya Polosa

**YASAL YARDIMA ihtiyacınız varsa hemen çevrimiçi danışmanlık alın.

Bu makaleyi eklediğiniz için teşekkür ederiz:

Örnek. Kısa protokol formu

KISA PROTOKOL FORMU

İsim

işletmeler

PROTOKOL

"__"___ 20__

HAYIR.______________

_________________

Üretme

Başkan - ______________________________________________________________

Sekreter - ______________________________________________________

Sunmak: _____________________________________________________

(unvanlar, soyadlar, baş harfler)

Kapsanan sorunlar:

2. _____________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Alınan kararlar:

1. _____________________________________________________________

Toplantıların hazırlanması ve tutanakların hazırlanması

Hangi protokolden bahsediyoruz?

Yönetim uygulamasında bu tür protokoller niyet protokolleri, onay protokolleri ve maddi kanıtların (belgelerin) ele geçirilmesine yönelik protokoller olarak kullanılır. Kanunda, genel kurul toplantısının ana belgeleri arasında toplantı tutanakları ve sayım komisyonu tutanakları yer almaktadır.

Ek olarak, idari işlevlerin uygulanması sırasında bir yetkili tarafından bir protokol hazırlanabilir - trafik kazası protokolü, tutuklama protokolü vb. Bu protokol türlerinin her birinin karşılık gelen standart bir formu vardır.

Bu yazıda bunun hakkında konuşacağız ortak yönetim eyleminin sonuçlarına göre hazırlanan protokol- toplantılar, konferanslar veya toplantılar. Bu belge şu amaçlara yöneliktir: dokümantasyon Sorunların kolektif olarak tartışılması ve karar alma.

Rus ofis çalışmalarında protokol, 18. yüzyılın başlarından itibaren, yönetim pratiğinde bir karar vermeden önce bir konuyu tartışmak için uygulanmaya başlandığı dönemden beri kullanılmaktadır. Tarihsel olarak protokol şöyledir:

Modern yönetim uygulamasında, farklı kademelerdeki yöneticilerin yaptığı toplantıların faaliyetlerini belgelemek için tutanaklar düzenlenmektedir. Tutanaklar ayrıca konferans, toplantı, seminer vb. çalışmaları yansıtmak için de kullanılır.

Operasyonel toplantılar sırasında tutanak düzenlenmesi gerekliliğine ilişkin karar, bunları atayan ve yürüten yönetici tarafından verilir. Toplantı astları bir sorun hakkında bilgilendirmek, önceden alınmış bir kararın açıklanması vb. ile ilgiliyse, o zaman bir protokole ihtiyaç duyulmayabilir. Ancak böyle bir operasyonel toplantının tutanaklarının hazırlanması ihtiyacı da mümkündür. Bu durumda protokol, hazır bulunanların kompozisyonunu, ifade edilen görüşleri veya önerileri kaydedecektir.

Toplantıya hazırlanıyor

Kalıcı meslek kuruluşlarının çalışmalarını belgelemenin özellikleri

Kalıcı meslektaş organları (konseyler, kurullar, komisyonlar) farklılık gösterir yüksek derece işinizi organize etmek.

Bu kullanılabilirlik olarak ifade edilir:

Üç maddeden oluşan bu liste (maksimum program) gerçekte, meslektaşlar kurulunun tek bir sekreterine (minimum program) indirgenebilir. Şimdi bu üç noktayı daha detaylı yorumlayalım.

İÇİNDE düzenlemeler Meslek organı toplantıların sıklığını, alınan kararların türünü, faaliyetlerin belgelenmesi prosedürünü, toplantının gün ve saatini belirler. Bazen işletmelerde, yalnızca bir mesleki organın çalışmasıyla değil, aynı zamanda herhangi bir mesleki faaliyetle ilgili toplantıların düzenlenmesine ilişkin düzenlemeler vardır.

Protokol arasında gerekli belgeler her şeyden önce, toplantının gerçeğini, toplantıda alınan kararları ve bunların uygulanma zamanlamasını kaydettiği için. Bu belge daha sonra bu kurul tarafından bir karar veya kararın (yani idari bir belgenin) verilmesine temel teşkil edebilir.

Kalıcı mesleki organların sahip olması gerekir yıllık çalışma planı. tartışılacak ana konuları içermektedir.

Kalıcı meslektaş organları genellikle aparat. bu vücudun işleyişini sağlar. Bu bölüme, uzman veya yönetici kategorisine ait bir sekreter (akademik konsey sekreteri, kurul sekreteri vb.) başkanlık eder. Bu yetkili, toplantıların organizasyonundan, daimi meslek kuruluşlarının faaliyetlerinin belgelenmesinden ve belgelerin güvenliğinden sorumludur.

Toplantılara hazırlanma

Ancak meslektaşlar arası karar almanın bir biçimi olarak toplantılar, yalnızca meslektaşlar kurulunun üyeleriyle değil, her türlü katılımcıyla yapılabilir. Bunlar bölüm başkanlarının toplantıları olabileceği gibi belirli yapısal birimlerden uzmanların belirli bir konuya ilişkin toplantıları da olabilir. Her halükarda 3 kişiden fazla bir toplantının düzenlenmesi söz konusu olduğunda iş şansa bırakılamaz. Toplantının hazırlanması ne kadar iyi olursa, toplantı sırasında tartışmaya o kadar az zaman harcanacak ve hatta daha fazla zaman harcanacaktır. etkili çözümler kabul edilecektir.

Toplantının hazırlanması sırasında, daha sonra tutanakların ekleri haline gelen belgeler sırayla ortaya çıkar veya bunlardan gelen bilgiler ona akar.

Bu serideki ilk belge gündem BEN. Başkanın (mesleki organın veya bu özel toplantının) talimatlarına ve (varsa) yönetmeliklerin hükümlerine dayanarak sekreter tarafından derlenir. Gündemi oluştururken, tartışmanın toplantıya ayrılan süreye sığması için görüşülen konuların karmaşıklığının dikkate alınması gerekir.

Gündem toplantı katılımcılarına ve davetlilere gönderilir. Çağrının birkaç kopyası sekreterde kalır. Gelecek tutanakları hazırlamak ve toplantıyı yönetmek için kullanılırlar.

Gündemde, görüşülen konuların sayısı ve sırası, konuşmacıların isimleri, toplantının tarihi ve saati ile yeri belirtilir. Böylece gündem aynı zamanda yaklaşan toplantıyı duyuran ve katılımcıları davet eden bir belgedir.

Gündem herhangi bir biçimde olabilir. Burada iki seçenek bulunmaktadır: birincisi daha resmidir (bkz. Örnek 1), ikincisi ise operasyonel toplantılar düzenlemek için uygundur (bkz. Örnek 2). Her ne kadar tam olarak operasyonel toplantıları hazırlarken sekreter sıklıkla gündemi kendisine göndermeyi göz ardı etse de yazılı olarak katılımcılara yalnızca sözlü bilgi vermekle sınırlıdır.