Hogyan építsünk fel hatékony rendszert az alapvető vezetői jelentések készítésére. Mi az a vezetői jelentés

A vezetői számvitel célja, hogy a vállalkozás aktuális helyzetét reprezentálja, és ennek megfelelően adatok alapján döntsön. vezetői döntések. Ez egy táblázatokból és jelentésekből álló rendszer kényelmes napi elemzésekkel a cash flow-ról, a nyereségről és veszteségről, a szállítókkal és vevőkkel való elszámolásokról, a termékköltségekről stb.

Minden vállalat saját maga választja ki a vezetői számvitel és az elemzéshez szükséges adatok vezetésének módját. A táblázatokat leggyakrabban Excelben állítják össze.

Példák vezetői számvitelre Excelben

A vállalkozás fő pénzügyi dokumentumai a cash flow kimutatás és a mérleg. Az első az eladások szintjét, az előállítási költségeket és az áruk értékesítését mutatja egy bizonyos időszak alatt. A második a társaság eszközei és forrásai, a saját tőke. A jelentések összehasonlításával a vezető észreveszi a pozitív és negatív tendenciákat, és vezetői döntéseket hoz.

Könyvtárak

Ismertesse a kávézói munka elszámolását. A cég termékeket értékesít saját termelésés vásárolt árut. Vannak nem működési bevételek és kiadások.

Az adatbevitel automatizálására egy Excel vezetői számviteli táblázatot használnak. Javasolt továbbá a kezdőértékekkel rendelkező kézikönyvek és folyóiratok összeállítása.

Ha egy közgazdász (könyvelő, elemző) azt tervezi, hogy a bevételeket tételenként sorolja fel, akkor számára is létrehozható ugyanaz a címtár.



Kényelmes és érthető beszámolók

Nem szükséges egy jelentésben feltüntetni a kávézó munkájára vonatkozó összes adatot. Legyenek ezek külön táblázatok. És mindegyik egy oldalt foglal el. Javasoljuk, hogy széles körben használjon olyan eszközöket, mint a „legördülő listák” és a „csoportosítás”. Nézzünk egy példát egy étterem-kávézó vezetői számviteli tábláira az Excelben.

Jövedelem elszámolás

Nézzük meg közelebbről. A kapott mutatókat képletekkel találtuk meg (szokásos matematikai operátorokat használtunk). A táblázat kitöltése legördülő listák segítségével automatizált.

A lista készítésekor (Adatok – Adatellenőrzés) a bevételre létrehozott Könyvtárra hivatkozunk.

Költségelszámolás

Ugyanezeket a technikákat alkalmazták a jelentés kitöltésekor.

Nyereség és veszteség jelentés

A vezetői számviteli célokra leggyakrabban az eredménykimutatást használják, nem pedig különálló bevételi és ráfordítási kimutatásokat. Ez a rendelkezés nem szabványosított. Ezért minden vállalkozás önállóan választ.

A létrehozott jelentés képleteket, a cikkek automatikus kiegészítését legördülő listák segítségével (hivatkozások a könyvtárakra) és adatcsoportosítást használ az eredmények kiszámításához.

A kávézó ingatlanszerkezetének elemzése

Az elemzés információforrása a mérleg eszköz (1. és 2. szakasz).

Az információ jobb észlelése érdekében készítsünk egy diagramot:

Amint a táblázat és az ábra mutatja, a vizsgált kávézó ingatlanszerkezetében a fő részesedést a befektetett eszközök teszik ki.

A mérleg szerinti kötelezettség elemzése ugyanezen elv alapján történik. Ezek azok a források, amelyeken keresztül a kávézó működik.

V F. Fakó Fejezet a "Költségek és bevételek vezetői elszámolása a pénzügyi számvitel elemeivel" című könyvből
"Infra-M" kiadó, 2006

Belső vezetői jelentéskészítés a vezetői számvitel számlatervével együtt rendszerformáló elem, a fő gerinc, amelyen a teljes vezetési struktúra nyugszik. A belső jelentéstétel rendezett mutatók és egyéb információk halmaza. A céloktól, tervektől, becslésektől való eltérések értelmezését adja, amelyek nélkül a vezetői számvitel belső irányítási célokra alkalmatlan digitális adatok formális halmozódása marad.

A belső jelentéstétel felépítésére és tartalmára vonatkozó követelmények, amelyeket a tudomány és gyakorlati tapasztalatok, jellemzik a vezetői számvitel ezen elemének lényegét. Ráadásul mind a formai, mind a tartalmi követelmények számítanak.

Rövid magyarázattal felsoroljuk a belső jelentéskészítés formai követelményeit:

• megfelelőség – a belső jelentésekben összefoglalt információknak meg kell felelniük annak a célnak, amelyre készültek;
• objektivitás és pontosság - a belső jelentések nem tartalmazhatnak szubjektív véleményeket és elfogult értékeléseket, a jelentések hibáinak mértéke nem akadályozhatja az elfogadást tájékozott döntéseket. A jelentéskészítés hatékonysága és gyorsasága nem csak befolyásolhatja az információ pontosságát, de törekedni kell ennek a tényezőnek a minimalizálására;
• a beszámolás hatékonysága abban rejlik, hogy azt a döntéshozatalhoz szükséges határidőre kell benyújtani;
• rövidség – a jelentés nem tartalmazhat felesleges, redundáns információkat. Minél kisebb a jelentés, annál gyorsabban tudja megérteni annak tartalmát és meghozni a szükséges döntést;
• A jelentéstétel összehasonlíthatósága abban rejlik, hogy a jelentési információkat felhasználhatjuk a különböző felelősségi központok munkájához. A jelentéstételnek a tervekkel és becslésekkel is összehasonlíthatónak kell lennie;
• célzás – a belső jelentésnek el kell jutnia a felelős vezetőhöz és más érdekelt felekhez, de a szervezetben meghatározott titoktartási fokra figyelemmel;
• hatékonyság - a belső jelentéskészítés költségeit mérlegelni kell a kapott vezetői információk előnyeivel.

A belső jelentéstétel célja célja, hogy a vezetők minden szinten ellássák a szükséges vezetői információkat. A beszámolási tartalomra vonatkozó követelményeket a felelősségi központok vezetőinek, valamint a vezetői személyzettel kapcsolatban álló, a belső vezetői információk iránt érdeklődő személyeknek kell megfogalmazniuk. A vezetőknek el kell magyarázniuk a könyvelőknek és a belső jelentést készítő egyéb szereplőknek, hogy milyen információkra, milyen formában, mennyiségben és milyen időkereten belül van szükségük.

A vezetők számára nem csak az információ tartalma fontos, hanem az átadás módja, a jelentési formák, a jól megírt információk is. A belső jelentésnek biztosítania kell gyors áttekintésés a tényleges eredmények értékelése, a céltól való eltérések, a meglévő hiányosságok azonosítása ma és a jövőre nézve, szelekció optimális lehetőségek vezetői döntések. Nem könnyű olyan jelentéskészítést kidolgozni, amely információt nyújt egy sor probléma megoldásához. Kielégítő eredményt csak vezetők és könyvelők, más közgazdászok, tervezők stb. közös erőfeszítésével lehet elérni.

A belső jelentéstétel speciális követelményei a következő:

• rugalmas, de egységes szerkezet;
• az információk világossága és láthatósága;
• optimális előadási gyakoriság;
• alkalmasság elemzésre és üzemirányításra;
• Az elsődleges analitikai információkat közvetlenül a jelentési űrlapokon kell megadni: a céloktól való eltérések, normák és jövedelembecslések, eltérések rangsorolása stb.

A belső irányítás és a vezetői számvitel lényegéből következik a beszámolási információk rugalmas, de egységes szerkezete. Információ Visszacsatolásés az ellenőrzésnek kellő belső rugalmassággal kell rendelkeznie ahhoz, hogy reagáljon a felelősségi központok vezetőinek változó céljaira és igényeire. Ugyanakkor biztosítani kell az információk egységességét. A vezetői számviteli és belső beszámolási rendszer nem lehet állandó változásban. Csak diszkréten változhat a szervezet tevékenységének jellegében bekövetkezett jelentős változások miatt.

A belső vezetői információk rugalmasságát és egységességét az biztosítja, hogy a regisztráció legelső szintjén felhalmozódik a szükséges adatmennyiség, amely aztán a kívánt információs kontextusban kiválasztható és csoportosítható. Ha az adatbeviteli szakaszban nem sikerül rögzíteni a szükséges adatokat, akkor később minden esetben nehézségekbe ütközik a szükséges információk beszerzése.

Ugyanez vonatkozik a költségek csoportosítására is. Minden felelősségi központ saját céljaira szeretne információkat tartalmazó jelentéseket. Az információs rendszert úgy kell megtervezni, hogy a csoportosításhoz és az összehasonlításhoz valamennyi adat egységes legyen. A számvitel definíció szerint az egységességre törekszik, ezt minden könyvelő tudja.

Az információk egyértelműsége és láthatósága abból adódik, hogy minden jelentési űrlap csak az adott vezető számára szükséges információkat tartalmazzon. A jelentési információk túlzott részletessége, sok jelentéktelen mutatóval való túlterheltsége megnehezíti a jelentés megértését, téves információk felhasználásához vezet, amelyek lehetővé teszik a leghelyesebb döntés meghozatalát. A Parkinson-törvény szerint a jelentésben szereplő számok száma gyakran meghaladja a jelentésben rejlő lehetőségeket.

Tehát a jelentés túlzott részletezése az érthetőség, és ezáltal a jelentéstétel hatékonyságának ellensége. A túlzott részletesség legjelentősebb példái a következők:

• a mennyiségi mutatók dimenziója abszolút pontosságra került. A mennyiségjelző helyett 10 926 462 rubel. 18 kopejka le kell írnia 10 926 ezer rubelt, vagy akár 10,9 millió rubelt, ami sokkal jobban látható, mint egy részletes adat, amelynek értéke nehezen érzékelhető;
• az eltérések minden tekintetben szó szerint tükröződnek. 100 rubel eltérés. a 100 ezer rubel eltérés mellett van megadva, ennek eredményeként egyenlő méretűnek tekinthetők. A kisebb eltérések szétszórják a vezető figyelmét és korlátozzák az információ megértését;
• A riportcikkeket az „értékesítési volumen”, „értékesítési költségek” függvények részletezik anélkül, hogy a terméktípusokhoz, piaci szektorokhoz stb. Ebben a helyzetben részletezzük „ellenkezőleg”;
• sok olyan külső mutató, amelyet nem ez a felelősségi központ irányít.

Az optimális jelentési gyakoriság az információ céljának és a döntési képességek függvénye, pl. a beszámolók menedzsmentben történő felhasználását meghatározó tényezőkről. Egyes jelentésekre gyakrabban van szükség, másokra ritkábban. A belső jelentéstétel gyakorisága igen eltérő.

A belső jelentések lehetnek éves, negyedéves, havi, heti, napi vagy eltérés esetén. Nem kell a bejelentés gyakoriságát növelni, ha a bejelentés alapján nem lehet döntést hozni. Ha a bónuszokat negyedévente fizetik ki a személyzetnek, akkor nincs értelme a havi tájékoztatásnak a bónuszfeltételek teljesítéséről. Az információk összesítése és bemutatásának gyakorisága összefügg. Az alacsonyabb vezetési szinteken gyakoribb és részletesebb jelentéstételre van szükség. A magasabb szintekre való átállással a jelentéstétel ritkábban kerül bemutatásra, és több aggregált összesített mutatót tartalmaz.

Nem szabad azt gondolnia, hogy a hónap végét követő harmadik napon minden jelentésre szükség van. Minden attól függ, hogy szükség van-e operatív döntésekre, további információkra, magyarázatokra.

A BELSŐ JELENTÉSEK FORMÁI

Belső jelentés alapján a döntéseket a szervezet vezetési szintjén hozzák meg. Fontos elem a döntéshozatalban az az idő, amely eltelik a jelentés kézhezvételétől a döntés kidolgozásáig és ellenőrzési cselekvésekké alakításáig. Elengedhetetlen a belső jelentés hozzáférhető formája, a releváns információk helye és bemutatása. Nem létezhet egységes formájú és információs szerkezetű, egységes belső jelentéstétel. A belső beszámolás egyéni. Elutasítja a képletes megközelítést. Választhat osztályozási jellemzők, amely a jelentési formák jellemzésének általános megközelítéseit jellemzi (1. ábra).

Összetett a zárójelentések általában egy hónapra vagy más beszámolási időszakra (negyedévre, félévre stb.) készülnek, és az adott időszakra vonatkozó tervek megvalósításáról, forrásfelhasználásáról tartalmaznak információkat; rendszeresen bemutatásra kerülnek, és tükrözik a bevételeket és kiadásokat felelősségi központonként, a költségbecslések végrehajtását, a jövedelmezőséget, a cash flow-t és egyéb mutatókat az általános értékeléshez és ellenőrzéshez.

Tematikus A kulcsmutatókról szóló jelentések a sikeres működés legfontosabb mutatóitól való eltérések esetén jelennek meg, mint például az értékesítési volumen, a hibákból eredő veszteségek, a rendelések szerinti rövid szállítások, a gyártási ütemezések és egyéb tervezett mutatók, amelyek nem szerepelnek a becsültekben, és amelyeket a felelősségi központ ellenőriz. .

Elemző A jelentések csak a vezetők kérésére készülnek, és olyan információkat tartalmaznak, amelyek feltárják az eredmények okait és következményeit a tevékenység egyes aspektusaira vonatkozóan. Például az erőforrások túlfogyasztását befolyásoló okok, az értékesítés szintje piaci szektoronként, a jövedelmezőség változásának okainak átfogó felmérése, a piac és a termelési kapacitás kihasználtságának elemzése, az egyes területeken végzett tevékenységek kockázati tényezői stb. .

Rizs. 1. A belső jelentéstétel osztályozása

Vezetési szintek szerint Vannak működési jelentések, aktuális jelentések és összefoglaló jelentések. Az operatív jelentéseket a felelősségi központok alacsonyabb vezetői szintjén mutatják be. Tartalmaznak részletes információk aktuális döntések meghozatalához. Hetente és havonta összeállítva.

Jelenlegi a jelentések összesített információkat tartalmaznak a profitcentrumok, befektetési központok középvezetői szintjére vonatkozóan, és összeállításuk havi és negyedéves időközönként történik.

Összegzés jelentéseket nyújtanak be a szervezet felső vezetőinek, amelyekről stratégiai döntések születnek, és a tevékenységek általános ellenőrzése és a vezetők ellenőrzése középső, esetenként alacsonyabb szinten történik. A gyakoriság a havi jelentéstől az éves jelentésig terjed.

Az alacsonyabb szintű felelősségi központoknak szánt működési információkat nem szabad változatlan formában a vezetés legmagasabb szintjének bemutatni. Az alsó szint a koordinációval és a végrehajtással kapcsolatos operatív döntések gyártási terveket, osztály erőforrásainak felhasználása. Ez az információáltalánosítani kell, és általánosabb mutatókká kell összesíteni a vezetés középszintjének bemutatásához. Tovább felső szint többre van szükség magas fokozat információk általánosítása.

Példa költségjelentése különböző szinteken az egyik szervezet vezetése.

Jegyzet. A „becslés szerint” a tényleges termelési mennyiségben kifejezett költségeket jelzi; jel "!" 4%-ot meghaladó eltéréseket észleltek ennél a cikknél.

Az információ mennyisége szerint a belső jelentések összefoglalókra, zárójelentésekre, általános (összefoglaló) jelentésekre oszlanak. Az összefoglaló az rövid tájékoztatás egy egység egyedi teljesítménymutatóiról rövid ideig, esetenként naponta, hetente. A zárójelentések egy hónapra vagy más jelentési időszakra készülnek. Összefoglalják az adott felelősségi központ ellenőrzött mutatóiról szóló információkat. Az általános pénzügyi kimutatások a szervezet egészére vonatkoznak, és a belső irányítási célokra adaptált pénzügyi beszámolási űrlapokkal összhangban lévő információkat tartalmaznak.

Bemutató forma szerint a belső jelentések táblázatos, grafikus vagy szöveges formában készülnek.
Táblázatos forma a belső jelentések bemutatása a legelfogadhatóbb mind a fordítók, mind a felhasználók számára.

A legtöbb belső jelentési információ számszerű mutatókban van kifejezve, amelyek legkényelmesebben táblázatos formában jeleníthetők meg. Mindenki megszokta, hagyományossá vált. Helyesen kell felépíteni a jelentési mutatókat, zónákra osztani, kiemelni a szükséges főbbeket speciális figyelem, és ami a legfontosabb, próbálja meg egy oldalon, hátlap nélkül bemutatni a beszámolót.

A pontosítás érdekében a jelentéshez megjegyzéseket és a főbb mutatókat tartalmazó megjegyzést lehet csatolni.

Grafikus forma a legvizuálisabb, csak nem kell túlterhelni a grafikonokat és diagramokat felesleges digitális információkkal, próbálja meg az összes rendelkezésre álló információt egy grafikonba (diagramba) illeszteni. Kijelző több mutatók ebben a formában megnehezítik az információk észlelését. Sok szám világosabban jelenik meg táblázatos formában.

Szöveg forma az információ megjelenítése elfogadható abban az esetben, ha nincs digitális információ, vagy annak mennyisége elhanyagolható, de a bemutatott információ kapcsolatát és jelentőségét részletesen ki kell fejteni. Gyakran szöveges jelentések is készülnek a táblázatos vagy grafikus formátumú jelentések mellett.

Példa a profitcentrum belső jelentése, zónákra osztva (millió rubelben) 2005 kilenc hónapjára.

Bevétel			Változó költségek			Hónaponként	Bruttó profit			Évtől a mai napig
2004 tény	2005		2004 tény	2005			2004 tény	2005		2004 tény	2005
	terv	tény		terv	tény			terv	tény		terv	tény
7,3	7,9	7,1	4	4,6	4,0	január	3,3	3,3	3,1	6,0	4,9	4,9
7,8	7,7	7,2	5,1	5,6	5,4	február	2,7	1,6	1,8	9,2	7,9	7,9
7,6	8,3	8,3	4,4	5,3	5,3	március	3,2	3,0	3,0
6,9	6,9	7,0	4,4	5,5	5,0	április	2,5	1,5	2,0	11,7	9,4	9,9
6,0	7,4	6,0	5,2	4,6	4,8	Lehet	2,2	1,4	1,2	13,9	10,8	11,1
7,6	8,0	7,6	5,4	5,8	5,3	június	2,6	1,8	2,3	16,5	12,6	13,4
7,0	6,7	5,6	4,2	3,8	3,3	július	2,5	1,8	2,3	19,0	14,4	15,7
6,9	6,3	7,9	3,7	5,8	5,4	augusztus	2,6	2,1	2,5	21,6	16,5	18,2
7,6	6.9	7,8	4,2	5,0	5,4	szeptember	2,7	2,8	2,4	24,3	20,6	19,3

Mi az a vezetői jelentés? Beszélő egyszerű nyelven, vezetői jelentés- információ, amelyet a vezetők használnak, és annak érdekében, hogy felhasználják, kérnek valakitől. Például kérhet egy könyvelőt vezetői jelentés elkészítésére. Vagy maguk is megnézik a bankszámlakivonatokban és a könyvelő szoftverekben. Aztán megtörténik, hogy a vezetői beszámolót bemásolják a füzetükbe, és egy számológépen újraszámolják.

Eleinte spontán módon megjelenik egy ilyen információhalmaz (future management reporting), vagyis a vezetői beszámoló: ha kell, kérdezz. Ekkor a vezető rájön, hogy a beszámoláshoz fix űrlapot kell készíteni, amit meghatározott gyakorisággal kitöltött formában kell kérni. Ekkor nem elég egy űrlap, több megjelenik és kitölti különböző emberek. Ezután a menedzser elkezd „vándorolni” harminc különböző táblában, ahol ugyanazok az adatok, például a régiónkénti eladásokról vannak beírva. eltérő sorrendbenés valamiért van különböző jelentések, mindent a kosárba dob, és felhívja a könyvelőt: „Csinálj egy nyomtatványt, de úgy, hogy tiszta legyen!” A vezetői jelentéskészítésről szóló mese pedig elölről kezdődik.

Hogyan tehető kényelmessé, relevánssá és megbízhatóvá a belső vezetői jelentéskészítés? Csak ne hidd, hogy könnyű. A vezetői beszámolás fejlesztése szervezeti, nem pedig gazdasági feladat, és szisztematikus megközelítést igényel.

Vezetői jelentéskészítés lépésről lépésre

A vezetői jelentés megfelelő összeállításához a következőket kell tennie.

1. Készítsen listát azokról az emberekről, akiknek szükségük van vezetői jelentéskészítésre.

Például: vezérigazgató, Kereskedelmi igazgató, értékesítési vezetők, az OMTS vezetője – egyszer mindegyiküknek szüksége lesz vezetői jelentésre.

2. Gyűjtsd össze a meglévő vezetői jelentéseket. Ha gazdálkodási célokra használják pénzügyi kimutatások(az igazgató a lehető legjobban érti a forgalmat), tedd bele a készletbe.

Példákként a különféle beszámolókra vegyük: értékesítési jelentést fiókok szerint, 10-es számla elemzését alkontónként, folyó fizetési jelentést (közgazdász készítette Excelben), kintlévőségről szóló jelentést (a főkönyvelő-helyettes készítette) stb.

3. Hozzon létre egy mátrixot a vezetői jelentésekhez: jelentse a felhasználókat / riporttípusokat, a metszéspontba írja le, hogy az egyes felhasználók pontosan mit néznek meg a jelentésben (szó szerint hol néznek, melyik cellában, milyen eredményt kapnak - a haszontalan információk észlelése érdekében vagy kényelmetlen formájú információ, amikor a jelentés felhasználója valami mást újraszámol a számológépen). Be kell gyűjtenünk a „kényszereket” is a jelentésekhez: tegyünk fel kérdéseket, és írjuk le, mi hiányzik az embereknek a meglévő jelentésekből. Ha a vállalkozás rendelkezik cél- és kontrollindikátorként használt mutatókkal, pl. amellyel a munkavállalókat értékelik, és amelyekkel a tulajdonos ellenőrzi főigazgató, akkor fel kell venni őket a táblázatba azon jelentések celláiba, amelyekből az értékeket vettük. Ez a pont fontos a vezetői jelentés elkészítésekor.

Például:

Ebben a szakaszban „ahogy van” képet kapunk, minden racionálisat ki kell venni belőle, hogy minden, ami korábban használt, bekerüljön az új vezetői jelentésbe.

4. Állítsa össze a bevételek és kiadások (BDR), a cash flow-k (CBDS), a beruházási költségvetés és a tételek vezetési osztályozóját a mérlegtételek közötti forgalom elszámolására. Az osztályozó minta itt található.

5. Ezután a vezetői jelentések elkészítéséhez el kell döntenie, hogy milyen egyéb analitikai referenciakönyvekre van szükség a vezetői jelentés elkészítéséhez. Például a fenti táblázatot elnézve azonnal elmondható, hogy a riportkészítés fejlesztéséhez divíziók (fiókok), régiók, termékcsoportok, értékesítési menedzserek, esetleg költségtételek és vállalkozók címtáraira lesz szükség. A készpénzes jelentésekhez (pénzkezelési jelentések) általában elemzésre van szükség a pénzeszközök tárolási helyeiről: folyószámlák, pénztárak, jelentési számlák. Ezeket a címtárakat vagy meglévő adatbázisokból kell átvenni (például egy számviteli adatbázisból ki lehet venni a partnerek névjegyzékét), vagy magunknak kell összeállítaniuk, és meg kell állapodnunk mindenkivel, aki ilyen címtárral összefüggésben jelentést használ. A vezetői beszámoló elkészítésekor erre a pontra is ajánlott odafigyelni.

6. Ezután a vezetői jelentés elkészítéséhez el kell készítenie a fő jelentési formákat: BDR, BDDS, Mérleg. Győződjön meg arról, hogy a jelentés tartalmazza azokat az információkat, amelyeket a vezetők korábban használtak. Készítse el ezeket az űrlapokat valós adatok felhasználásával. Ha a vezetői jelentési űrlapok Excelben készülnek, akkor azonnal ebbe az űrlapba foglalja bele a szükséges elemzéseket, például régiók vagy termékcsoportok megjelenítése forgalmi tételenként, és oszlopok készítése hónaponként. Ha az „Üzleti tervezés” programban vezetői jelentési űrlapokat készítenek, akkor elegendő a „Költségvetési űrlapok” referenciakönyv kitöltése és annak ellenőrzése, hogy a jelentés tartalmazza-e az összes szükséges elemzés részletét. Példák a jelentésekre (menedzsment jelentések) itt tekinthetők meg.

7. Hozzon létre más vezetői jelentési formákat forgalmi cikkek és elemző kézikönyvek alapján. Mindenekelőtt a vezetői jelentéskészítéshez készítsen a vállalatnál már használt űrlapokhoz hasonló űrlapokat. Ezután nézze meg a hasonló vállalkozások anyagait, nézze meg a felhasználók összegyűjtött „kívánságlistáit”, és javasoljon további űrlapok vezetői jelentés.

8. Adjon hozzá képleteket és számított értékeket a generált jelentésekhez. Ennél a lépésnél a vezetői jelentéstételünk már kezdi felvenni a megfelelő formát a vezetői beszámoláshoz.

9. Vezetői jelentési űrlapok generálása (vagy kitöltése) valós adatokkal ugyanarra a hónapra vonatkozóan. Az így elkészült kitöltött űrlapokat egyeztetni kell azokkal az előadókkal, akik korábban vezetői beszámolót készítettek.

10. Az elkészült jelentést az 1. pontból származó lista szerint hangolja össze a felhasználókkal. A folyamat lehet iteratív, pl. a vezetői jelentést az észrevételek alapján kell elkészíteni.

Vezetői jelentések, mi a kimenet?

Meg fog lepődni, hogy az emberek milyen gyorsan hozzászoknak a kényelmes formákhoz; egy hét után már senki sem emlékszik arra, hogyan volt korábban. De ez akkor van, ha kényelmesnek bizonyultak. Ha a vezető még mindig számol valamit a jegyzetfüzetben, vagy felhív és megkérdezi, mit jelent egy bizonyos sor, vagy összehasonlítja a különböző táblák duplikált adatait, akkor lépjen tovább, a vezetői jelentési rendszer még nem működött.

Így a vezetői jelentéskészítés szakaszosan történik. A vezetői beszámolók elkészítésekor fontos annak biztosítása, hogy a beszámoló minden szakaszában helyesen készüljön el. Ha minden „feladatot” gondosan végrehajtanak, a vezetői jelentéseket megfelelően készítik el.

A cikk a vezetői jelentésekkel kapcsolatos főbb kérdéseket érinti. Mi a dokumentum, miért van rá szükség, és hogyan kell helyesen kitölteni - alább.

A jogszabályok előírják, hogy a szervezetek jelentést nyújtsanak be a szabályozó hatóságoknak. Ez vonatkozik a pénzügyi kimutatásokra, egyes vállalkozások vezetői beszámolókat is készítenek.

Összeállításuk nem szükséges, de a számviteli dokumentációhoz csatolni kell. Mi az a vezetői jelentés?

Általános szempontok

Vezetői jelentés elfogadásához szükséges helyes döntéseket, mivel információkat tartalmaz a vállalkozás állapotáról.

Problémák, amelyeket a jelentés megold:

• a szükséges információk biztosítása;
• a rendszeres beszámoláshoz szükséges dokumentáció elkészítése;
• a szervezet és ágazatai tevékenységének előrejelzése és elemzése;
• nyilatkozat helyes döntéseket valós adatokon alapul;
• a pénzügyi fegyelem fokozása.

A vezetői számviteli és beszámolási rendszer lehetővé teszi a következő problémák megoldását:

• olyan menedzsmentet hozzon létre, amely a meghozott döntések hatékonyságának növelésére irányul;
• értékelje a menedzsment minden szempontját pénzügyi tevékenységekés eredményei;
• minimálisra csökkenti a jelentések elkészítésének és benyújtásának költségeit;
• linkelemzési és számviteli szabályok;
• alapot teremteni a dolgozók motiválásához.

Ha egy szervezet szerkezetátalakítása folyamatban van, nem lehet jelentési űrlapokat kidolgozni. A következő jellemzőkkel rendelkezik:

Fogalmak

Vezetői jelentés	A szervezet tevékenységei feletti ellenőrzéshez szükséges információkat tartalmazó dokumentáció. A vállalkozás pénzügyi helyzetét jelzi
Összevont jelentés	Több egymáshoz kapcsolódó, egyként kezelt szervezet pénzügyi jelentései. A dokumentum jellemzi az ingatlant és Pénzügyi helyzet csoport egy adott napon, amely a jelentési dátum
Vezetői jelentés	Egy szervezeten belüli dokumentációkészlet, amely a tevékenység szempontjait bemutató ábrákat tartalmaz. Önkéntes. A fő cél az, hogy a vállalkozás irányító testületei valós információkat kapjanak a tevékenységük eredményeiről
Leányvállalat	Egy másik alapján kialakult társadalom, amely felette irányítást gyakorol és döntéseket hoz
Anyavállalat	Olyan cég, amelynek nagy mennyiségű tőkéje van egy másik cégtől. Részvényeiken keresztül ellenőrzi a tőle függő társaságok tevékenységét
Konszolidáció	Jogalkotási forma, amelynek célja olyan dokumentum (normatív jogi aktus) létrehozása, amely nincs hatással a meglévő jogszabályokra, és nem változtatja meg azok lényegét.
Korlátolt Felelősségű Társaság	Olyan társaság, amelyet egy vagy több személy (magánszemély és jogi személy) hozott létre, és amelynek tőkéje részekre oszlik

Főbb típusok

A vezetői jelentések több típusra oszthatók:

• összetett;
• a végeredmény szerint;
• elemző.

Egy átfogó jelentés a vállalkozás, fióktelepeinek és kapcsolt vállalkozásainak tevékenységéről teljes terjedelmében kiterjed.

Egy bizonyos időpontban biztosítják - egy napra, hónapra stb. vonatkozó jelentést. Egy ilyen jelentés megjeleníti a szervezet tevékenységének egészét és minden szegmensét, valamint a költségeket, adósságokat stb.

A végső arányokról bármikor beszámolhatunk. Tartalmazza a vállalkozás számára legfontosabb adatokat az egyes termékekre beérkezett rendelések számáról.

Jellemzi megvalósításuk mértékét, volt-e hiba és milyen mennyiségben, mekkora volt az értékesítési volumen és a felhasznált erőforrás.

Az elemző jellegű jelentéstétel az irányító testületek kérésére készül. A jelentés tartalmazhat információkat a készletnövekedés okairól, a szabálytalan munkák számáról, az értékesítés visszaeséséről vagy növekedéséről.

Normatív alap

A vezetői beszámoló elkészítésekor alkalmazandó szabályozási aktusok:

Vezetői beszámolók kialakítása a szervezet számára

A jelentéskészítési algoritmus a következő:

1. Tudja meg tőle, milyen információkat kell benyújtania és milyen gyakorisággal.
2. Beszélgetés könyvelővel a részletek tisztázása érdekében.
3. Dokumentáció készítése, amely kiemeli a mutatókat és azok értelmezését. Az adatszolgáltatásért felelős személy vezető testületenként külön-külön elkészítheti a bejelentőlapokat.
4. Jelentés generálása.

Mit tartalmaz (űrlapok)

A nyomtatványok tartalmazzák a bevételi és kiadási jelentést,. A mérleg megjeleníti a számokat és azok értelmezését.

Ez az alapja a pénzügyi kimutatások elkészítésének. Rögzíti a tevékenységek eredményeit egy meghatározott időtartamra.

Az űrlapokat a következő elvek alapján dolgozzák ki:

A formálás alapelvei

A főbb elvek az összeállítás során:

• hatékonyság;
• megbízhatóság;
• az együtthatók konzisztenciája;
• tartalom;
• igazmondás.

A jelentéstételi eljárás a következő elveket követeli meg:

• gyorsaság;
• irány;
• konkrétság;
• titoktartás;
• semlegesség.

Belső

A belső vezetői beszámolás a fő rész, amelyen az irányítási struktúra alapul. Tartalmazza a fő együtthatókat és az alapvető információkat.

Összeállítási követelmények:

• a jelentésben közölt információknak meg kell felelniük annak a célnak, amelyre azt létrehozták;
• a belső jelentések nem tartalmazhatnak szubjektív véleményeket vagy elfogult értékeléseket;
• a dokumentációt azon határidőn belül kell benyújtani, amikor döntést kell hozni;
• Ne legyenek felesleges információk. Minél kisebb a jelentés, annál gyorsabban születik meg a döntés, és annál gyorsabban érthető meg a dokumentum tartalma;
• a jelentést össze kell hasonlítani a tervekkel;
• a dokumentumnak el kell jutnia egy felelős vezetőhöz, aki nem hozza nyilvánosságra az információkat.

A belső vezetői jelentéskészítést arra használják, hogy a személyzet bármely szinten ellássa a szükséges információkat.

Az ilyen típusú riportokat nem könnyű elkészíteni, rugalmas szerkezetet, az adatok érthetőségét és az optimális megjelenítési gyakoriságot kell tartalmazniuk.

Minden jelentési űrlapnak tartalmaznia kell a hasznos információkat. Ne éljen vissza és ne töltse túl a dokumentumot számokkal.

A leggyakoribb hibák példái:

A belső jelentéskészítés lehet éves, negyedéves, havi stb. A dokumentumot a döntés meghozatalakor szükséges átadni. A gyakoriság nem befolyásolja az elfogadási arányt.

Átfogó jelentés	Információkat tartalmaz a műveletek eredményeiről egy bizonyos tevékenységi időszakra vonatkozóan. Rendszeresen és időben kell benyújtani, mivel a jelentés megjeleníti a költségeket és a nyereséget, a pénzügyi mozgásokat és egyéb fontos mutatókat.
Tematikus	Amelyet a fontos együtthatók eltéréseiként biztosítunk. Ide tartoznak a hibákból eredő veszteségek, a tervezett mutatók, az értékesítési mennyiségek
Elemző jelentés	Ezt a szervezet vezető testületei kérésére adják ki. Adatokat tartalmaz egy adott eredmény előfordulásának okairól

A vezetés szintje szerint a jelentéstétel lehet operatív, aktuális és konszolidált. Havonta vagy hetente operatív jelentés készül.

A döntéshez szükséges adatokat tartalmazza. Az aktuális jelentést havonta vagy negyedévente adják ki. Profi információkat tartalmaz.

Az összefoglaló havonta vagy évente egyszer elkészíthető. Információkat tartalmaz a stratégiai döntéshozatalt befolyásoló legfontosabb adatokról.

Az adatok mennyisége alapján a belső jelentéstétel összefoglalókra, zárójelentésekre és általános jelentésekre oszlik. Összegzések – rövid információ az egyéni esélyekről rövid időn, például egy napon keresztül.

A zárójelentést havonta állítják össze, és összefoglaló információkat tartalmaz. Az általános beszámolót a vállalkozás egészére vonatkozóan állítják össze.

A belső jelentések bemutathatók táblázatok, grafikonok vagy egyszerű szöveg formájában. A legkényelmesebb forma a táblázatos, mivel a jelentés sok digitális mutatót tartalmaz.

Mit tesz lehetővé a bank vezetői dokumentációja?

A bankkezelési dokumentumok a következőket tartalmazzák:

• nem készpénzes fizetések;
• a bank operatív tevékenysége;
• hitelekkel kapcsolatos dokumentáció;
• ellenőrzési dokumentumok a munkaerőköltségről;
• kimeneti dokumentumok;
• letéti dokumentumok;
• a bankon belül használt okmányformák és mások.

A felsorolt ​​dokumentumok lehetővé teszik a tevékenységek elemzését és következtetések levonását.

Ha összevonják

A konszolidált pénzügyi kimutatások a következőket tartalmazzák:

• egyensúly;
• pénzügyi eredményjelentés;
• Pénzügyi folyamatok jelentése;

Az ilyen dokumentáció tartalmazza a konszolidált csoport tagjainak éves jelentési mutatóit. A bank a csoporttagoktól kapott adatok alapján konszolidált kimutatást készít.

Ebben az esetben az egyik módszert alkalmazzák - a teljes konszolidációt vagy a tőkében való részvételt. A csoportok különböző felépítésűek:

A konszolidált pénzügyi kimutatásokat a bank készíti el a részvényesei számára történő bemutatásra.

A dokumentumnak a következő információkat kell tartalmaznia:

• a leányvállalatok és az anyaszervezetek közötti kapcsolat jellege;
• a részvények többségét birtokló befektető milyen okok miatt nem gyakorol ellenőrzést a jelentéstétel felett;
• a jelentési időszak végének dátuma. Az, amelyről jelentés készül;
• a leányvállalatra vonatkozó korlátozások (ha vannak);
• olyan helyzetekben, amikor a leányvállalatok feletti ellenőrzés elveszett.

A konszolidált módszer hatalmas mennyiségű adat összegyűjtését és feldolgozását foglalja magában. A következő szakaszai vannak:

• Jelentések készítése minden olyan szervezet által, amely a csoport tagja.
• Kiigazítások elvégzése a konszolidáció során (ha szükséges).
• Jelentések készítése és rendelkezésre bocsátása.

A csoport jellemzői:

• az LLC formájában létrehozott leányvállalat részvényeinek birtoklása;
• a szervezet tevékenységének befolyásolása megkötött megállapodás alapján;
• az ellenőrző bizottság kinevezésének vagy visszahívásának képessége;
• vezető testületekben való részvétel.

Ha a felsorolt ​​jelek közül legalább egy jelen van, akkor csoport alakulhat ki. A konszolidált pénzügyi kimutatások elkészítésének követelményei:

Az első jelentést mikor kell elkészíteni leányvállalat. Az ilyen jelentéseket közzé kell tenni.

Kitöltési példa

09.03.2013

A cikk a vezetői jelentéskészítéssel kapcsolatos leggyakoribb problémákat és azok megoldási módjait tárgyalja. Biztosítani optimális összetétel vezetői jelentéskészítés, hogy ne legyen túlterhelve, és egyúttal ellássa a felhasználókat a vezetői döntések meghozatalához szükséges információkkal.

Nem titok, hogy egy cégtulajdonos gyakran nincs megelégedve a kapott vezetői beszámolók összetételével és minőségével.

Néha nagyon későn készül el a jelentés, van, hogy megkérdőjeleződik a megbízhatósága, van, hogy a vezetői beszámolók formátumait újra és újra megváltoztatják.

Gyakori helyzet, amikor egy vállalat nem rendelkezik a vezetői beszámolási űrlapok univerzális készletével.

A tulajdonos leggyakoribb követelései ebben az esetben a következők:

1. A bejelentés nem történik azonnal: Attól a pillanattól kezdve, hogy feltesz egy kérdést, a válasz megérkezéséig több óra is eltelhet, és főleg súlyos esetek- napok. Érthető, hogy ha az adatok végre elkészülnek, akkor azok irrelevánssá válhatnak. Ezek alapján kompetens vezetői döntést hozni problémás lesz, használnod kell az intuíciódat. A tulajdonos felteszi a következő kérdést, aminek a megválaszolásához még néhány óra/nap kell a finanszírozóknak... Ebben az esetben nem kell magas üzleti kezelhetőségről beszélni.


2. Kétséges a jelentés megbízhatósága. Gyakran előfordul, hogy a tulajdonos, miután tájékoztatást kapott és kérdezősködni kezd, nem kap gyors, hozzáértő választ a finanszírozóktól (lásd 1. ok), vagy miután megkapta az átiratokat, pontatlanságokat talál bennük, és egy dolgot talált kételkedjen az összes számban. Vagy a tulajdonos nem érti magát a jelentéstételi folyamatot illetően, és ez bizalmatlanságot kelt a finanszírozók iránt. Nem azt akarom mondani, hogy a tulajdonosnak értenie kell a jelentéskészítési technológiát, de biztosnak kell lennie abban, hogy a finanszírozóknak minden mechanizmussal rendelkezniük kell a megbízható jelentéskészítéshez, és a pénzügyi igazgató feladata, ha a tulajdonosnak kérdése van, elmagyarázza. egyszerű nyelv, amelyből egy adott alak származik .


3. A jelentés formátuma nehezen érthető. Sok tulajdonos panaszkodik, hogy nehezen tudja önállóan elolvasni és megérteni azokat a nehézkes, számokkal teli táblázatokat, amelyeket a finanszírozók biztosítanak számukra. A tulajdonos gyakran nem rendelkezik pénzügyi végzettséggel, vagy ennek köszönhető egyéni jellemzők Nehéz olvasni és megérteni a számokat, jobban érzékeli az információkat a grafikonokon.

Mindezek az okok együttesen patthelyzethez vezethetnek, amikor a tulajdonos újabb és újabb megkeresésekkel bombázza a finanszírozókat, és ezek megválaszolására egyre újabb vezetői beszámolási formákat készítenek elő.

Néha a tulajdonos kéri a megadott információk visszafejtését, és egy ilyen visszafejtés előkészítése érdekében a finanszírozó rövid időn belül szó szerint új formát talál ki a térdén.

És mivel a tulajdonos általában nem korlátozódik egy kérdésre a vezetői beszámolás tanulmányozása során, az ilyen formák száma nő és megsokszorozódik. geometriai progresszió. Kell-e mondanom, hogy minden finanszírozónak van aktuális terhelése is? A beszámolási űrlapok jóváhagyott és érthető listája, a benyújtási határidők és a felelős személyek hiánya túlórákkal jár, és növeli a stressz szintjét a pénzügyi osztályon.

Az első dolog, amit mindig emlékezned kell: vezetői beszámolók összetétele elegendőnek kell lennie, de nem túlzottnak.

A vezetői döntések minősége nem az elkészített jelentések számától függ, hanem attól, hogy milyen gyorsan készülnek el, mennyire megbízhatóak a bennük lévő információk, mennyire olvashatók, érthetőek.

És így,

• képződés sebessége (időszerűség)
• adatmegbízhatóság
• a végfelhasználó könnyű észlelése
• ne terhelje túl a jelentéseket felesleges nyomtatványokkal

Véleményem szerint ezek azok a fő kritériumok, amelyeket a vezetői jelentéskészítésnek ideális esetben meg kell felelnie bármely vállalkozásban.

A vezetői beszámolás összetétele, mint már többször elhangzott (további információ a cikkben olvasható "A vezetői számvitel és a számvitel kapcsolata és különbségei"), magában foglalja a működési (vagy támogatási) és a végleges pénzügyi költségvetést.

Mind a működési, mind a pénzügyi költségvetést tervszerűen és ténylegesen is meg kell alkotni. Lényegében a működési költségvetések a pénzügyi költségvetési számok átiratai. Ha összetételük elegendő, nincs szükség további átiratokra a vezetői jelentésekhez.

Általánosságban elmondható, hogy a vezetői jelentéskészítés során a fenti problémák megoldásának receptje nagyon egyszerű. Itt van:

1. 1. lépés: Határozza meg a működési költségvetések teljes listáját.

Például egy kiskereskedés számára kereskedelmi hálózat ez a lista a következő lehet:

• Bevételi terv
• A tervezett költség kiszámítása
• Bérleti terv és közszolgáltatások részletesen a kiskereskedelmi egységek és a vezetők által (iroda és központi elosztó raktár bérlése).
• Tervezze meg az irányítási apparátus kereskedelmi és adminisztratív költségeit.
• Bérterv és levonások az eladók fizetéséből
• A vezető állomány bérterve és levonásai
• Adóterv: ÁFA, jövedelemadó, ingatlanadó, egyszerűsített adórendszer, UTII stb.
• Értékcsökkenési terv
• Közvetlen kiadások terve: a kiskereskedelmi egységek és a vezetőség részletezi

évi működési költségvetésének összetétele gyártó vállalkozás valamivel bonyolultabb és tágabb lesz, az elv szerintem egyértelmű.

A pénzügyi költségvetések listája minden vállalkozás esetében mindig így lesz:

• Bevételek és kiadások költségvetése (BIB)
• Pénzforgalmi költségvetés (CFB)
• Vezetői egyensúly
• Tőkeváltozások (kiegészítő formanyomtatványként)

1. 2. lépés: Működési költségvetésenként írja elő és hagyja jóvá az elkészítési gyakoriságot (lehetőségek: napi, havi, negyedéves), az elkészítési és jóváhagyási határidőket. Regisztráljon és hagyja jóvá a felelősöket. Mindez igaz a tervezett és a tényleges költségvetés elkészítésére is.
2. 3. lépés: Minden pénzügyi költségvetéshez írja elő és hagyja jóvá az előkészítés gyakoriságát (lehetőségek: napi, pl. BDDS, havi, negyedéves), az elkészítési és jóváhagyási határidőket. Regisztráljon és hagyja jóvá a felelősöket. Mindez igaz a tervezett és a tényleges költségvetések elkészítésére is.

1. TIPP:

Javasolnám, hogy a tervezett költségvetések elkészítésének és elfogadásának időpontját külön határozzák meg a tényleges költségvetések elkészítésének és jóváhagyásának időpontjától. Ugyanis a tervezési folyamat (költségvetési időszak) a tényleges költségvetések elkészítésével szemben egyrészt időben megnyúltabb, másrészt maga a tervalkotás mechanizmusa eltér a tényleges adatgyűjtés mechanizmusától.

TIPP 2:

A működési költségvetések (tervezett és tényleges) elkészítésének és benyújtásának határidejének kitűzésekor „a végétől” kell elmenni, azaz Először határozza meg azt a dátumot, ameddig a végleges pénzügyi költségvetésnek be kell érkeznie. Ezután ettől a dátumtól kezdődően „tekerje vissza” a költségvetési láncot. Így a tervezéshez a költségvetési időszak kezdő dátuma kerül kiszámításra.

Más a helyzet a tényleges költségvetésekkel: a működési költségvetések készültségi időpontjaiból kell kiindulni, mert függenek attól a határidőtől, ameddig lehetséges az elsődleges dokumentumok begyűjtése, és ezektől a tényleges pénzügyi költségvetések benyújtásának időpontjáig.

1. 4. lépés: egységes formátumok kidolgozása a működési és pénzügyi költségvetéshez. Az ajánlás itt egyszerű: törekedni kell arra, hogy a működési és a pénzügyi költségvetések formátuma egységes legyen a társaság valamennyi részlegénél. Ennek végrehajtása és ellenőrzése különösen fontos a több üzletággal rendelkező holdingoknál, valamint a fejlett fiókhálózattal rendelkező cégeknél.

Ha ez a követelmény nem teljesül, az adatkonszolidáció óriási időt vesz igénybe, és a hibák számának növekedéséhez vezet.

Valójában itt van a teljes algoritmus a vezetői jelentéskészítéssel kapcsolatos leggyakoribb problémák megoldására.

Mondhatja, hogy elméletben könnyű érvelni, de a gyakorlatban az ajánlások önmagukban nem elegendőek.

Igen és nem. Ha a fenti algoritmus segítségével megoldja a vezetői jelentéssel kapcsolatos problémákat, és egyértelműen átgondolja és ennek megfelelően hajt végre mindent, akkor biztosítom, hogy a vezetői jelentésekkel kapcsolatos legnehezebb problémái megszűnnek. A másik dolog az, hogy igen, ezen magának kell keményen dolgoznia. A költségvetések összetételét, azok kapcsolatait és időzítését nem könnyű végiggondolni. De megvalósítható.

Sok sikert kívánok ehhez a törekvéshez! Kérdéseiket a címemre küldhetik email.