Hogyan néz ki egy hivatalos levél? Hogyan írjunk üzleti levelet, amelyet felolvasnak

Üzleti leveleket írnak a partnerekkel való kommunikáció során szinte minden alkalommal. Az ilyen dokumentumok elkészítésére vonatkozó kész példák és szabályok megtalálhatók a cikkben.

Az üzleti levél olyan dokumentumként definiálható, amelyet az egész vállalat nevében küldenek egy másik cégnek, egyéni vállalkozónak vagy magánszemélynek (például befektetőnek). Lényegében minden céges levelezés üzleti levél. Céljuk nagyon eltérő:

1. az együttműködésről.
2. együttműködés, tárgyalások.
3. Emlékeztető a szerződésben vállalt kötelezettségek teljesítésének szükségességére.
4. Az álláspontod magyarázata, válasz egy korábban elküldött levélre és még sok más.

A dokumentumot általában céges fejléces papírra készítik, beküldhető normál ill email. Ha azonban a partnernek különleges jelentősége van, célszerű jó minőségű, vastag papírés személyesen vagy futárral szállítjuk. A levél szerkezete egy tipikusra emlékeztet üzleti dokumentum– sematikusan így ábrázolhatja.

Mire kell figyelni a rajzolásnál

Az ilyen levelekre nincsenek konkrét szabályok és minták, így szerkezetük, mennyiségük és kialakításuk nagymértékben függ attól konkrét eset. Például egy értesítő levél elég tömör lesz (3-4 bekezdés), de egy alkalmazotti ajánlás vagy üzleti javaslat több oldalt is igénybe vehet.

Vannak azonban többen is Általános szabályok, amire a dolgozat elkészítésekor figyelni kell:

1. Maga a dokumentum nem rendelkezik jogi erővel, de a végrehajtási szabályok szerint készült. Felépítésének és előadásmódjának meg kell felelnie a modern dokumentumáramlás általánosan elfogadott elveinek.
2. A mondatok logikusan, világos sorrendben épülnek fel. Hiányoznak a díszes, összetett, érzelmes és különösen a köznyelvi kifejezések. A tonalitás semleges.
3. A prezentációt mindig csak 1 személytől hajtják végre - vagy egyes számban, ha a szöveget közvetlenül a vezető írja, vagy többes számban, ha az egész vállalat nevében írják.
4. A megfogalmazás konkrét célja és a címzett várható intézkedései pontosan megfogalmazásra kerülnek (válasz küldése, munkavállalói jelöltség mérlegelése, tárgyalások elfogadása, dokumentum küldése stb.).
5. A lap nem a vezető vagy más munkatársak egyéni érdekeit tükrözi, hanem a vállalat, mint csapat céljait. Ha személyes kapcsolatfelvételre van szükség, azt célszerű másként tenni, és nem a cég képviselőjeként pozicionálni magát.

TOP 5 hiba írás közben

A hibák 2 részre oszthatók nagy csoportok- egyesek az íráshoz mint szöveghez kapcsolódnak (logika, szókincs megsértése stb. nyelvi normák), mások – a megfelelő üzleti etikett megsértésével:

1. Helyesírási és központozási hibák nem megengedettek - a levél szövegét minden esetben legalább 1-2 alkalommal ellenőrizni kell elküldés előtt.
2. A prezentáció üzleti stílusának megsértése, érzelmi kifejezések jelenléte, túlzott udvariasság vagy éppen ellenkezőleg, súlyosság.
3. Negatív hangnem – még a fenyegetéseket is felesleges szavak nélkül kell írni – például: „Fenntartjuk a jogot, hogy a levél kézhezvételétől számított 30 napon belül bírósághoz forduljunk.”
4. Túl nagy vagy éppen ellenkezőleg, túl kicsi térfogat. Általában a teljes szöveg 1-2 oldalra fér bele. Ez azonban nem jelenti azt, hogy ne kellene minden fontos információt átadni a partnernek. A pályázatokban térfogati adatok, diagramok, dokumentum nyomtatványok szerepelhetnek.
5. A beszélgetőpartner megfosztása a választás jogától. Például ne írja be: „Kérjük, tekintse át és hagyja jóvá a szerződés végleges változatát.”

Tipikus sablonkifejezések

Használja a szövegben a jellemző kifejezéseket üzleti beszéd– teljesen normális, sőt kívánatos jelenség. Az alábbiakban felsoroljuk a különféle helyzetekben használt leggyakoribb kliséket.

helyzet	kifejezés
értesítés	Tájékoztatjuk/Tudomásul hozzuk/Tájékozzuk/Értesítünk
az ok, indíték magyarázata	alapján/Összhangban/Kapcsolatban/Célokból/Indok/Támogatása/Alatt
kérés	Kérem intézkedjen/Kérjük, tájékoztasson, továbbítsa, tegye, erősítse meg...
megerősítés	Megerősítjük/biztosítjuk/elfogadjuk feltételeit/Nem tiltakozunk a...
ajánlat	Javasoljuk/ajánljuk/meghívjuk/kérjük
	Garanciát vállalunk
elutasítás	Kénytelenek vagyunk okkal visszautasítani/Ajánlatát elutasítjuk, mert...
következtetés	Tisztelettel kérünk/Együttműködést, megértést, segítséget remélünk/Kérünk elnézést, iránymutatást,...

2019-es minták

Íme néhány kész példa a betűkre, amelyeket útmutatóként használhat saját verziójának összeállítása során.

Kérjen adatokat

Kérés

Üzleti ajánlat

Garancia levél

Követelés

Hála

Bocsánat

A GOST R 7.0.82013 „Információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Nyilvántartás és archiválás. Kifejezések és meghatározások A „címzett” egy dokumentumrészlet, amely információkat tartalmaz a dokumentum címzettjéről (67. szakasz).

A „Címzett” rekvizit üzleti levelekben és belső információkban és referenciadokumentumokban (jelentésekben és feljegyzések, nyilatkozatok stb.).

A „Címzett” adatai a következők:

• a címzett (a levél címzettje) neve;
• postacím vagy telefonszám, faxszám, email cím.

A levél címzettje lehet:

• tisztviselő/több tisztviselő;
• szervezet;
• a szervezet szerkezeti egysége;
• szervezetek csoportja;
• Egyedi.

CÍMZETT – HIVATALOS

A GOST R 6.30-2003 szerint a kezdőbetűket bármely tisztviselő vezetékneve elé írják. Ha a levelet elküldik a menedzsernek kormányzati hivatal , akkor a szervezet neve szerepel a pozícióban, teljes név. datívussal vannak feltüntetve, a kezdőbetűket a vezetéknév elé írják:

Ha a levél címzett kereskedelmi szervezet vezetője, akkor a beosztás tartalmazza a szervezet nevét a szervezeti és jogi formát megjelölve (teljes vagy rövidített formában), a kezdőbetűket a vezetéknév elé írjuk:

Ha a levél címzett helyettes vezetője, a szervezet neve szerepel a munkakörben. A vezetéknév datív betűvel van feltüntetve:

Ha az irat címzettje az szerkezeti egység vezetője, akkor először a szervezet nevét jelöljük névelőben, majd a datívuszban a személy szerkezeti egységet jelző beosztását, pl.

Az új GOST 5.15. pontja szerint:

• tisztviselőnek címzett levél esetén a kezdőbetűket a vezetéknév után kell elhelyezni;
• a vezetéknév előtt megengedett a „Mr.” (Mr.) rövidítés, ha a címzett férfi, vagy az „Ms.” (Mrs.), ha a címzett nő:

CÍMZETT – SZERVEZET

Ha a levél egy szervezetnek szól, akkor a nevét (teljes vagy rövidített) névlegesen kell feltüntetni:

Ha levelet intéz egy szervezethez, adja meg annak teljes vagy rövidített nevét, például:

A szervezetnek való címzést olyan esetekben használják, amikor a küldő nem tudja, ki a szervezet vezetője, vezetéknevét, kezdőbetűit.

CÍMES - SZERKEZETI OSZTÁLY

A dokumentum címezhető a szervezet valamely szerkezeti egységéhez. Ez a megszólítási mód általában akkor lehetséges, ha a levél tárgyát képező kérdés megvitatása a szervezeti egység hatáskörébe tartozik.

Ha egy dokumentumot a szervezet szerkezeti egységéhez címeznek, a szervezet nevét a „Címzett” rekvizióban névelőben kell feltüntetni, alább - a szervezeti egység neve névelőben, például:

Mit változtat a GOST R 7.0.97-2016? Semmi.

CÍMZETT – EGYÉNI

A „Címzett” adatainak regisztrációja az egyénekkel folytatott levelezés során saját jellemzőkkel rendelkezik. Először adja meg a vezetéknevet datív betűvel, majd a kezdőbetűket, majd a postacímet:

Mit változtat a GOST R 7.0.97-2016? Semmi.

CÍMZETT - TÖBB SZERVEZET
VAGY SZERKEZETI OSZTÁSOK

Egy üzleti levélnek több címzettje is lehet. A GOST R 6.30-2003 módszert hoz létre a címzettek általános formázására, amikor leveleket küldenek több homogén szervezetnek vagy egy szervezet több strukturális részlegének. Itt két lehetőség van a kellékek tervezésére.

1. lehetőség: több címzettet adjon meg magában a „Címzett” attribútumban. Ez a tervezési lehetőség akkor használatos, ha a levél egy szervezetnek vagy tisztviselőnek (ez a fő címzett) és tájékoztatásul számos más szervezetnek vagy tisztviselőnek szól.

A címzés a szokásos módon a jobb felső sarokban a szervezet egyes szervei/szervezetei vagy szerkezeti egységei „Címzett” adatainak felsorolásaként jelenik meg.

Ebben az esetben a címzettek száma nem lehet több négynél.

Valamennyi címzett magán az iraton szerepel, a 2., 3. és 4. címzett előtt nem szerepel a „Példány” szó.

Ebben az esetben a levél minden nyomtatott példányát eredetiként írják alá. Minden példányt külön borítékba kell zárni, amelyre rá van írva egy adott szervezet vagy szerkezeti alosztály postacíme.

2. lehetőség: általánosságban tüntesse fel a címzettet, ha egy dokumentumot azonos típusú szervezetcsoportnak (szervezetvezetőnek), vagy egy szervezet szervezeti egységeinek (fióktelepei, képviseleti irodái stb.) küldünk:

Ha a címzettek száma meghaladja a négyet, akkor a levél feladásáról egy kiegészítő lista (levelezőlista) készül, amely tartalmazza a konkrét címzetteket és azok címét. Erre vonatkozó megjegyzés a „Címzett” attribútumban található:

A levelezőlistához nincs jóváhagyott űrlap. A lap formája a szervezet irodavezetési utasításában rögzíthető. Valójában a feladási lap egy külön lapra átvitt „Címzett” attribútum, ami azt jelenti, hogy a tartalmának meg kell felelnie ennek az attribútumnak. A „Címzett” részlet három információs blokkot tartalmaz: a szervezet nevét, beosztását, kezdőbetűit és vezetéknevét. A levél levelezési listáján ugyanazokat az információs blokkokat reprodukáljuk, de azokat inkább egy sorba helyezzük, mint a lap jobb oldalára. Az adatokat táblázatos formában is rendezheti. A címzettek sorrendje tetszőleges lehet, de jobb, ha betűrendbe rendezzük őket.

A kimenő levél számát és dátumát a regisztráció után kell megadni (1. példa).

A címzettek egy csoportjának küldött összes levél egy kimenő regisztrációs számmal rendelkezik, a bejövő számok mindegyike eltérő lesz.

Mit változtat a GOST R 7.0.97-2016? Semmi.

A „CÍMZETT” ADATOK ELHELYEZÉSE AZ ŰRLAPON

A „Címzett” részlet az irat jobb felső részén (szögletes részletezésű űrlapon) vagy jobb oldalon a nyomtatvány adatai alatt (hosszirányú részletezésű űrlapon) található. A „Címzett” rekvizíció helyét a GOST R 6.30-2003 B. függeléke mutatja:

• sarokrészletekkel ellátott űrlapon - 2. példa;
• hosszirányban elhelyezett részleteket tartalmazó űrlapon - 3. példa.

Mit változtat a GOST R 7.0.97-2016? Semmi. A „Címzett” attribútum ugyanazon a helyen marad.

TECHNIKAI PROBLÉMÁK

• A „Címzett” kellékek elemeit intervallumokkal kell elválasztani?

A „Címzett” részlet általában több sort foglal el.

A 6.1 Módszertani ajánlások a GOST R 6.30-2003 (a Rosarkhiv által jóváhagyott) végrehajtásáról azt mondják, hogy egy több sorból álló dokumentum részleteit egy sorközzel nyomtatják. A „Címzett”, „Ikmány jóváhagyási bélyegző”, „Kérelem meglétének jelzése”, „Ikmány jóváhagyási bélyegző” adatok összetevői 1,5-2 sortávolsággal vannak elválasztva egymástól.

Hasonló normát tartalmaz az új GOST R 7.0.97-2016 3. szakasza, amely általános követelményeket állapít meg a dokumentumok előállítására vonatkozóan: „A többsoros részleteket egy sorközzel nyomtatják, a részletek összetevőit további térköz választja el. ”:

• Hogyan kell igazítani a „Címzett” attribútumot?

A „Címzett” többsoros attribútumot az attribútum által elfoglalt zóna bal széléhez igazítva, vagy a leghosszabb vonalhoz viszonyítva középre terveztük, például:

Jó napot barátaim.

Egyszer, miközben leendő írországi partnerével levelezett, az egyik ismerősöm olyan szavakat és kifejezéseket használt, mint ezennelÉs igazolja átvételétüzeneteiben. Meglehetősen zavarba jött, amikor Oroszországban találkoztak, és John (így hívták a párját) viccelődött (nagyon finoman) a túlzott hivatalosságán. További kommunikációjuk oda vezetett, hogy üzleti stílus a barátom természetesebb lett, és az ő segítségével John kezdte megérteni az orosz obszcén nyelv különböző szemantikai árnyalatait...:)

Ma örömmel elmondom, hogyan kell helyesen üzleti levelet írni angol nyelv. Megismerheti az üzleti levelezés alapelveit és szabályait, valamint annak néhány árnyalatát. Nézzük meg a főbb betűtípusokat, a mindenkire jellemző szerkezetet, valamint a bennük gyakran használt jellegzetes kifejezéseket. Talán, miután elolvasta ezt a cikket, nem lesz ász az üzleti üzenetek írásában, de mindenképpen növeli a szintet.

Tartalom:

A mi időnkben helyes kialakítás, hozzáértő felépítése és jól megválasztott stílusa egy üzleti levélnek van egy nagyon fontos. Az üzleti levelezés során az Ön partnere hozza létre az elsőt benyomás szakmaiságáról és az Ön által képviselt cég szilárdságáról.
Vessünk egy pillantást az ilyen üzenetek elkészítésének néhány jellemzőjére.

Az üzleti levelek alapvető típusai

• Gratulálunk -
• Ajánlat -– elküldjük potenciális üzleti partnerének az Ön feltételeivel és együttműködési javaslataival.
• A felvételről -– értesíti Önt, hogy felvették.
• Nyilatkozat -– tartalmazza az önéletrajzát és a munkavállalói ajánlatát.
• Elutasítás-– egy üzletszerű „turn-and-go” válasz az Ön kijelentésére vagy javaslatára.
• Panasz -– panaszt vagy kifogást tartalmaz a megvásárolt termék vagy nyújtott szolgáltatások minőségével kapcsolatban.
• Bocsánatkérő levél -- Ez egy panaszlevélre adott válasz.
• Egy megkeresés-– akkor küldjük el, ha egy szolgáltatásról vagy termékről információhoz van szükség.
• Kérésre válaszoló levél –– valóban tartalmazza a kért információkat.
• hála levél -– itt, úgy tűnik, minden világos.

Az üzleti üzeneteknek is nagyon sok típusa és altípusa létezik ( Megrendelés, Megrendelésre adott válasz, Számla, Nyilatkozat stb.), és több cikkre lesz szükség ahhoz, hogy a többségre figyeljünk.

Üdvözlettel kiváló és komoly útmutató egy külföldi szerzőtől, kommunikációs szakembertől, aki ebben a könyvben gyűjtötte össze saját és mások angol nyelvű üzleti levelezés vezetésével kapcsolatos tapasztalatait. Ott sok élő példát és tippet talál.

Üzleti levelezés angol nyelven szintén népszerű könyv. Sok a minta, még gyakoribb klisé, valamint rengeteg tanács és ajánlás a szerzőktől. Ahogy mondani szokás, tanulj és jelentkezz!

Meredek üzleti angol online tanfolyam a Lingualeo-tól - annak elvégzése után önbizalmat nyerhet mind a levelezésben, mind az üzleti témákról folytatott beszélgetésekben. Egyébként vásárlás előtt ingyenesen kipróbálhatod.

Általános elvek

A grafikai tervezésnek meg kell felelnie a következőknek:

1. Minden mondat ugyanabból a függőleges vonalból indul.
2. A szöveg piros vonalak nélküli bekezdésekre van felosztva.
3. Az észlelés egyszerűsítése érdekében az írott szöveget megközelítőleg azonos méretű szemantikai blokkokra osztjuk.
4. A fehér szóköznek egyenletesen kell körülvennie a szöveget. Ne tegyen egy vagy kétsoros szöveget az oldal tetejére, ha a betű kicsi. Ne nyomtasson a lap alsó szélére, és ne szűkítse a margókat; ha az üzenet hosszú ívű, akkor jobb a második oldal használata.

Stílus szerint:

1. Ne használjon köznyelvi rövidítéseket a levelezésben - írja a You are helyett a You"re stb.
2. Ne oldjon meg egyszerre két problémát egy levélben - célszerűbb két betűt írni.
3. Döntse el, melyik hang lesz megfelelőbb - formális vagy nyugodt.
4. Figyelembe kell venni azokat a szabályokat, amelyekkel nem rendelkezünk, de konkrét jelentéssel bírnak számukra, nemzeti és területi sajátosságokat.

Alkatrészek

És most elemezzük az úgynevezett üzleti levél csontvázát, szerkezetét és az elemek elrendezését:

• Cím(egy sapka):
  A) A feladó címe a bal felső sarokban található. Ha a fejléces márkás, akkor a címet már megadta.
  B) A címzett címe a bal oldalon, a feladó címe alatt található. Formátum: a legkisebbtől a legnagyobbig (név, házszám, utca, város, irányítószám, ország).
  BAN BEN) Dátum – három sor a címzett címe alatt vagy a jobb felső sarokban. Formátum: nap/hónap/év. Nem használnak vesszőt.
• Üdvözlet(fellebbezés), vagy hogyan kezdjünk egy levelet.
• az alapvető ötlet(az üzenet fő szövege) - a levél központi részében.
• Utolsó mondat(hála és további szándékok kifejezése).
• Az udvariasság végső képlete; Aláírás; A feladó keresztneve, vezetékneve és beosztása.
• A csatolmány- jelzi, hogy a levél tartalmaz Kiegészítő anyagok(reklámfüzet vagy prospektus).
• Tartalmazhat P.S., az előadó kezdőbetűi.

Íme egy minta üzleti kérés levél orosz nyelvű fordítással:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann & Sons
3597 43. utca
New York, NY 12008

Hivatkozva a Business Weekly Journal-ban megjelent hirdetésére, küldjön egy részletesebb leírást monitorjairól.
Az Ön által nyújtott kedvezményekről is szeretnék érdeklődni.

Tisztelettel,

Fordítás:

Feladó: John Stewart, 1304 Sherman Avenue, Madison, Wisconsin
Figyelem: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, New York, NY 12008
2015. május 24

Tisztelt Uraim,

Az üzleti hetilapban megjelenő hirdetésére mutató linkkel
küldhetnél nekem többet Részletes leírás a monitoraidat.
Érdeklődni szeretnék az Ön által nyújtott kedvezményekről is.

Tisztelettel,
John Stewart
Értékesítési vezető

Most nézzük meg közelebbről az elemeket.

A címnek vagy üdvözletnek így kell kinéznie:
Tisztelt Uraim, Tisztelt Hölgyem vagy Uram-ha nem ismeri a címzett nevét
úr/asszony/kisasszony/asszony[vezetéknév] – ha ismeri a címzett nevét
Kedves Frank!, - ha az illető ismerős számodra
Kedves értékesítési vezető– ha csak a pozíció ismert (in ebben az esetbenértékesítési vezető)

Az aláírás előtti udvariassági képlet így néz ki:

Üdvözlettel, - Tisztelettel…

Tisztelettel, Tisztelettel - ha a címzett neve nem ismert

Üdvözlettel, - ha tudja a nevet

Most megvan alapgondolat arról, hogyan írjunk üzeneteket üzleti partnereknek és különböző cégeknek.

Szabványos kifejezések

Íme néhány tipikus kifejezés példaként:

Nagyon kedves tőled- ez nagyon kedves tőled

elnézést kérünk érte- Elnézést kérünk

Kérlek tudasd velem-Kérlek mondd el

Alapján- Vminek megfelelően

Abban az esetben- Amikor

Ahogy kérte– Kérésére

Mostanáig- Még mindig

A tiédre hivatkozva– A tiéddel kapcsolatban

sajnálatos módon- Sajnálatos módon

mellékeljük– Bezárjuk

Sajnáljuk- Megbántuk

Hogyan fejezzünk be egy üzleti levelet? Még néhány udvarias mondat:

Köszönöm, hogy válaszolt ajánlatomra– Köszönöm, hogy válaszolt javaslatomra.

Bízunk benne, hogy hamarosan jelentkezünk– Reméljük, hogy a közeljövőben megkapjuk válaszát

És a végén az aláírás előtt:

Üdvözlettel- VAL VEL Legjobbakat kívánom

Tisztelettel- Tisztelettel

Köszönjük együttműködését– Köszönöm az együttműködést

Üdvözlettel- Legjobbakat kívánom

Unod már az elméletet? Akkor egy kis gyakorlás!

Ezúttal egy elutasító levél (az ilyen levelet helyes és finom stílusban kell írni):

Robert Brown úr
Főigazgató
KLM Zrt
32 Wood Lane
London
Nagy-Britannia WC37TP

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Köszönjük, hogy elküldte önéletrajzát.
Sajnálattal értesítjük, hogy az Ön jelölése nem felel meg nekünk/
Üdvözlettel,

Fordítás(fordítsa le a címet és a dátumot maga):

Kedves Stewart úr!

Köszönjük, hogy elküldte önéletrajzát.
Sajnálattal tudatjuk, hogy jelöltsége nem megfelelő számunkra.

Tisztelettel,

Robert Brown

vezérigazgató

Aki még nem ismeri Magyar Dom, fuss oda, hogy feliratkozzon egy próbára ingyenes lecke! Ott megtalálja az ideális tanárt – aki megfelel személyes preferenciáinak, nyelvtanulási céljainak és életmódjának.

Elkezdi érteni az üzleti angol nyelvet, beszéli azt és kiváló üzleti leveleket ír, amelyek lenyűgözik minden partnerét és kollégáját.

Erről álmodozol, igaz?

Vendégeim és olvasóim számára pedig van egy különleges ajánlat - 2 óra ingyenes, ha 10 leckét fizet . Ajándék átvételéhez meg kell adnia egy speciális promóciós kódot Partner2 fizetéskor.

E-mailek

Mindenki kedvenc e-mail üzenetei adják az üzleti forgalom mintegy 80%-át. A szokásos levelezéstől abban különbözik, hogy konkrétabb és tömörebb. Igyekeznek feleslegesen hosszú kifejezéseket használni elkerül Ezenkívül mozaikszavakat (egy kifejezés első betűiből képzett kifejezéseket) használnak, mint IMHO. Az elektronikus levelezésre nemcsak a személyes üzenetek, hanem a levelezőlisták is jellemzőek (a BCC mezőt akkor használjuk, ha titoktartásra van szükség). Nos, a fő különbség az, hogy a legtöbb ember inkább tartózkodik a bizalmas információk e-mailben történő továbbításától.

Természetesen az „OK Google!” korszakában. Nem kell nehéz utakat keresnie, és egyszerűen be kell illesztenie a beírt szöveget egy online fordítóba. Valószínűleg megértik, de nem valószínű, hogy kedvező benyomást kelt. Ne feledje, hogy üzleti levelezésének minősége vállalata minőségének mutatója.

Köszönöm, hogy a végéig elolvastad a cikkem. Tanácsolja barátainak, hogy olvassák el a közösségi hálózatokon! Ki tudja, talán valakinek szüksége van erre az információra itt és most!

Feliratkozás az angol nyelv új részeire.
Viszlát mindenkinek! Vigyázz magadra!

Minden szervezetben a levelek teszik ki a bejövő és kimenő dokumentumok többségét. Ezeknek a dokumentumoknak sok fajtája létezik, és mindegyikre számos végrehajtási szabály vonatkozik. Mivel a levelek a legelterjedtebb vezetői dokumentációk, rendkívül fontos tudni, hogyan kell ezeket helyesen összeállítani.

Ebből a cikkből megtudhatja:

A betűk helyes formázása az egész cég sikere

Az üzleti (vagy hivatalos) leveleknek azokat a leveleket kell tekinteni, amelyek a vállalat külső struktúrákkal való kommunikációját szolgálják. Sőt, még azután is, hogy a szervezet vezetője és egy üzleti partner vagy ügyfél között szóbeli megállapodás született, az etikett szabályai előírják ennek a megállapodásnak a megerősítését. Ez viszont már garanciának tekinthető.

Az üzleti levelek típusai

1. Tájékoztató - bizonyos információk közvetítése érdekében készült.

Az elvégzett funkciók szerint

1. Kezdeményezés – választ igénylőkre és választ nem igénylőkre oszlanak. Példák: kérés, panasz, értesítés, emlékeztető, .

2. Válaszlevelek.

A címzett alapján

1. Rendszeres – általában csak egy címzettnek küldik.

2. Körlevél - azok, amelyeket egy feladó több címzettnek küld.

Az indulás formájának megfelelően

A szolgálati levél szerkezete

Egy jól megírt üzleti levél szövege a következőkből áll: fellebbezés, bevezető és fő részek és befejezés.

Fellebbezés.

Ez kommunikációs szempontból a legjelentősebb rész. Így a helyesen megválasztott megszólítási formának köszönhetően nemcsak a címzett figyelmét keltheti fel, hanem a további kommunikáció általános hangját is megadhatja. Ha a levél nem egy adott személynek szól, a cím elhagyható, más esetekben szokásos nyelvi képletek használata - például „Tisztelt Szergej Ivanovics!”, „Kormányelnök úr!” A fellebbezést a sor közepére írják.

Bevezető rész.

A levél elején meg kell jelölni az elkészítésének okait és indokait, gyakran meg kell erősíteni az információkat harmadik féltől származó dokumentumokra és tényekre való hivatkozással. Ha hivatkozásokat kell feltüntetni, akkor ezt a következő sorrendben kell megtenni: aktus címe, szerző, dátum, iktatószám, cím.

Fő rész.

A levél fő része a levél fő célját jelzi. Ez a rész részletesen leírja a szükséges eseményeket, bizonyítékokat szolgáltat vagy elemzi a helyzetet.

Következtetés.

Összegzésként elmondható, hogy a következtetéseket kérések, javaslatok, elutasítások vagy vélemények formájában szokás levonni. Úgy gondolják, hogy egy szolgálati levél csak egy utolsó részt tartalmazhat. Általában szokásos kifejezésekkel végződnek - például: „További együttműködést remélek”, „jó kívánságokkal”. Az udvariassági képlet az „aláírás” attribútum elé kerül, és vesszővel választja el a pozíciótól.

A szerzőnek történő benyújtáskor fontos figyelembe venni olyan szempontokat, mint pl:

• az ismeretség foka és a címzettel való kapcsolat jellege;
• a címzett nyilvános pozíciója és kapcsolata a szerző pozíciójával;
• a helyzet, amelyben a kommunikáció zajlik - annak formalitása vagy informalitása;
• egy adott vállalatnál elfogadott etikett és szabványok.

Levélformátum, minta:

Betűk formázása a GOST szerint

A szolgálati leveleket speciális nyomtatványokon kell kiállítani A4 vagy A5 formátumban, a szöveg méretétől függően. A nyomtatványok használata csak olyan esetekben megengedett, ha a szerzők egyidejűleg több cég is.

A levélformákra vonatkozó követelményeket, valamint a részletek összetételét és a tervezési szabályokat tartalmazza GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények."

Általában a vállalatoknak jogukban áll önállóan kidolgozni a levélnyomtatványokat, mivel a megadott GOST tanácsadó jellegű, azonban rendelkezéseinek végrehajtása a szervezetben a dokumentumokkal való munka magas kultúráját jelzi. Egyes szervezetek számára a GOST R 6.30-2003 kötelező: például a szövetségi szervek végrehajtó hatalom mindig meg kell felelnie ennek a szabványnak.

01 - Nemzeti embléma Orosz Föderáció;

02 - Az Orosz Föderációt alkotó jogalany címere;

03 - Szervezet emblémája vagy védjegye (szolgáltatási védjegy);

04 - Szervezeti kód;

05 - a jogi személy fő állami nyilvántartási száma (OGRN);

06 - az adózó azonosító száma/regisztrációs okának kódja (TIN/KPP);

07 - Űrlapkód;

08 - Cégnév;

09 - Referencia információk a szervezetről;

10 - A bizonylattípus neve;

11 - Időpontja;

12 - Regisztrációs szám;

14 - Összeállítás vagy publikálás helye;

15 - Címzett;

16 - Jóváhagyó bélyegző;

17 - Felbontás;

18 - Cím a szöveghez;

19 - Ellenőrző jel;

20 - A dokumentum szövege;

21 - Jelölje meg az alkalmazás jelenlétét;

22 - Aláírás;

23 - Jóváhagyó bélyegző;

24 - Vízum jóváhagyása;

25 - Pecsétlenyomat;

26 - Jelölés a másolat hitelesítésén;

27 - Mark az előadóról;

28 - Megjegyzés a dokumentum végrehajtásáról és az irattárba küldésről;

29 - Megjegyzés a dokumentumnak a szervezet általi átvételéről;

30 - Elektronikus másolatazonosító.

Levél formázása a GOST szerint, minta:

Levél formázása melléklettel, minta:

Az üzleti levelezés írásának szabályai

Az üzleti levelezés magában foglalja a felhasználást formális üzleti stílus kommunikáció. Különlegessége abban rejlik, hogy a résztvevők általában jogalanyok ennek szépnek kell maradnia szigorú szabályok egy szervezetben (vagy több szervezetben) elfogadott kommunikáció.

Számos követelmény vonatkozik rá ezt a fajt kommunikáció.

A prezentáció szabványosítása. Manapság számos olyan kifejezés, speciális kifejezés és képlet létezik, amelyek az üzleti levelezésre jellemzőek. Használatuk jelentősen csökkentheti az elkészítési időt, ill kész terveket segít elkerülni az időveszteséget a megfelelő keresésre konkrét helyzet feltételeket. A szabványosítás jelentősen megkönnyíti a szövegek észlelését, és optimalizálja a teljes dokumentumfolyamatot.

Semleges tónus. A levélírás során a visszafogottság és a szigor a norma a hivatalos kommunikációban. A semleges hangnem a kifejező vagy érzelmi töltetű szavak szinte teljes hiányát jelenti. Az információ tisztán hivatalos jellegű, ezért ki kell zárni a szövegből például a kicsinyítő képzős vagy közbeszóló szavakat. Érzelmi szubtext is jelen lehet, de el kell rejteni egy semleges előadásmód mögé.

A megfogalmazás pontossága és egyértelműsége. A címzettnek világosan meg kell értenie és értelmeznie kell a neki címzett anyag jelentését. A szöveg pontossága általában közvetlenül függ a helyesen felépített kompozíciós szerkezettől és a logikai hibák hiányától. A szolgáltatási levélnek egyértelműen átgondoltnak kell lennie.

Tömörség. Ennek a követelménynek köszönhetően a szerző jelentősen csökkentheti a teljes dokumentum hosszát. Az előadás tömörsége mindenekelőtt a beszédredundancia kiküszöbölését, a nyelvi eszközök gazdaságos felhasználását, a felesleges ismétlések, kiegészítő információk hiányát jelenti.

Nyelvi formulák alkalmazása. Az üzleti levelezésben széles körben használt sablonok szerves részét képezik. Ezért a cselekvés ösztönzésére gyakran használják a következő képleteket: „Kérjük, hogy fontolja meg a kérdést...”, „Egyetértésünk megerősítéseként...”. A nyelvi formulák gyakran a szöveg jogilag jelentős elemei, amelyek nélkül nem lesz megfelelő ereje. Például: „Garantáljuk a visszaküldést Pénzösszegben...", "A feladat végrehajtásának irányítása..."-ra van bízva.

Fogalomhasználat, lexikai és grafikus rövidítések. A levelezésben történő kifejezéshasználatnak köszönhetően a szerző világos szövegértést érhet el, ami rendkívül fontos jellemzőjeüzleti kommunikáció. A menedzsment dokumentációjának támogatása területén használható és használandó terminológiát a GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás” szabályozza. Kifejezések és meghatározások"

Az egyszerű közmondatok túlsúlya. A hivatalos kommunikáció általában egyszerű, egy- vagy kétrészes mondatok használatán alapul, ami nagyban leegyszerűsíti a szöveg észlelésének folyamatát.

Útmutató az üzleti levél írásához

Papír	Papírra kell nyomtatni fehér vagy más világos színek. Lapformátum - A4 (210 x 297 mm) vagy A5 (148 x 210 mm).
Mezők	A lapnak legalább a következő mezőket kell tartalmaznia: 20 mm - balra; 10 mm - jobb; 20 mm - felső; 20 mm - alacsonyabb.
dátum	A levél kelte az aláírás dátuma. Feldolgozás alatt áll Arab számok, figyelve a sorrendet: nap, hónap, év. Például: „2017.10.02.”. A dátum formázásának verbális-numerikus módszere is megengedett. Például: "2017. február 10."
Kimenő szám	A kimenő szám a következőkből áll sorozatszám, amely kiegészíthető indexszel. A két vagy több osztály által közösen összeállított dokumentum száma az egyes osztályok levél-nyilvántartási számaiból áll, perjellel elválasztva.
Rendeltetési hely	A címzett lehet egy cég, annak strukturális részlegei vagy egyéni alkalmazottak. Fontos megjegyezni, hogy az utóbbi esetben a kezdőbetűket mindig a vezetéknév előtt tüntetik fel. A címzett cég nevét mindig névelőben kell feltüntetni. A szabályok szerint négynél több címzettnek nem szabad címezni. Ezenkívül ez az adat tartalmazhat egy postacímet is, és először a szervezet nevét, majd a postacímet.
A levél szövege	Maga a szöveg formázható táblázatként, szövegként vagy több struktúra kombinációjaként. Táblázatok tervezésénél fontos, hogy az oszlopokat és a sorokat névelőben főneveknek nevezzük. Ha a táblázat a következő oldalon folytatódik, az oszlopok és sorok is számozva vannak rajta. A szövegnek két részből kell állnia: a levél megírásának okából/céljából/okából és következtetésekből/javaslatokból/ajánlásokból. Ezenkívül a szöveg csak egy utolsó részt tartalmazhat - például egy kérést magyarázat nélkül. Ha a levél más szervezetek aktusaira hivatkozik, tüntesse fel azok adatait: dokumentum címe, szervezet neve, dátuma, nyilvántartási száma és címe.
Alkalmazás	A csatolt üzleti levelet a következőképpen kell formázni: Felhasználás: 2 l-re. 2 példányban. Ha a pályázat nincs feltüntetve a szövegben, akkor meg kell adni a nevét, a lapok számát és a másolatokat. Például: Melléklet: Adásvételi szerződés 3 l-re. 2 példányban. Ha melléklettel rendelkező dokumentumot csatolnak, a jelölés a következőképpen formázott: Melléklet: az FSS 2017. október 12-i N 03-2/923-as levele és melléklete, összesen 7 oldal.
Aláírás	Az aláíráshoz szükség van a levelet aláíró alkalmazott beosztásának megjelölésére és az aláírás átiratára. Ha több munkavállaló ír alá, az aláírások a betöltött pozíciónak megfelelő sorrendben kerülnek elrendezésre. Ha a pozíciók egyenlőek, akkor az aláírásokat ugyanazon a szinten kell elhelyezni.
Fóka	A pecsét igazolja a pénzügyi eszközökkel kapcsolatos okiratokon vagy más olyan okiratokon szereplő tisztviselők aláírásának valódiságát, amelyek az eredeti aláírás igazolására szolgálnak.
Végrehajtó	Ha szükséges, tüntesse fel az előadó kezdő- és vezetéknevét, valamint telefonszámát. Általában a jelet az utolsó lap elejére vagy hátuljára helyezik a bal alsó sarokban.

Ma minden cégben hivatalos leveleket készítenek teljesen más kérdésekről, amelyek mind az egyének, mind a teljes osztályok tevékenységével kapcsolatosak. A levelek tárgya lehet kérés, értesítés, megállapodás, követelés, visszavonás, változtatás stb. Ugyanakkor a jó forma szabályai azt sugallják, hogy minden dokumentumot a fenti követelményeknek megfelelően kell elkészíteni. Ennek köszönhetően a levél (függetlenül attól, hogy milyen formában kerül kiküldésre) hatékony eszközzé válik az egyes munkavállalók és a vállalat vezetése egészének munkájában.

Teszteld magad

1. Milyen levelet nevezünk körlevélnek?

• Egy címzett által több címzettnek küldött levél
• Egy címzett által egy címzettnek küldött levél
• Egy levél, amelyet több okból nem küldtek el

2. Hogyan kell helyesen formázni az üzleti levél mellékletét?

• Felhasználás: 2 l-re. 2 példányban.
• Pályázat 2 példányban 2 lapon
• Két jelentkezési lap két példányban

3. Hány szakaszból áll az üzleti levél elkészítése és megírása?

4. Mit jelent a semleges hangnem megkövetelése az üzleti levelezésben?

• Fogalomhasználat, lexikai és grafikus rövidítések
• Szinte teljes hiánya a kifejező vagy érzelmi töltetű szavaknak a levélben
• A sablonok széles körű használata

5. Milyen részekből áll egy üzleti levél?

• Fellebbezés, bevezető és fő rész, következtetés
• Fő rész, következtetés
• Fellebbezés, következtetés

Az elmúlt évtizedekben az e-mailen keresztüli üzleti levelezés óriási népszerűségre tett szert, és az üzleti kommunikáció egyik fő módszerévé vált. Ma már nehéz olyan személyt találni, aki ne használná az e-mailt az interperszonális kommunikáció gyakorlatában. Ennek ellenére ma sokan felteszik a kérdést: hogy minden szabályt betartsanak? Hogyan használjunk hozzáértő levelet a címzett kialakításához jó benyomás a feladóról?

Ez a cikk leírja az e-mailben történő üzleti levelezés szabályait, és a cikkben bemutatott gyakorlati tippek segítenek megtanulni, hogyan üzleti kommunikáció e-mailek írásakor.

Sokan azzal kezdik a munkanapjukat, hogy megnézik, nem érkeznek-e új üzenetek a postafiókjukba. Sajnos azonban az információcsere ezen módszerének elterjedtsége ellenére sokan nem tudják, hogyan kell helyesen használni az üzleti levelezés nyelvét, összetévesztve az e-maileket informális kommunikációs móddal.

A kézbesítés gyorsaságának köszönhetően leegyszerűsíti a fontos hivatalos iratok, nyomtatványok, kérvények cseréjét, de még itt is hibáznak az emberek a levélküldés során. Nagyon gyakran előfordul, hogy e-mail írásakor a fájlcsere során a címzettek valamilyen okból nem írnak kísérő esszéket, és nem írnak be témákat, ami megnehezítheti a címzettek munkáját. Ennek a cikknek a célja a kérdés megválaszolása: hogyan lehet e-mailben levelet küldeni, és betartani az e-mailben történő üzleti írásbeli kommunikáció minden szabályát?

Az e-mailek írásakor minden megadott mezőt ki kell tölteni

Az e-mailben történő üzleti levelezés szabályai kötelezik a levél feladóját, hogy az e-mailben megadott valamennyi mezőt kitöltse, így a címzett és a feladó címét, nevét. Le kell írni egy tárgyat, amely röviden leírja a küldendő levél lényegét. Nagyon gyakran a helyesen leírt témától függ az elküldött levél sorsa és a benne megfogalmazott probléma megoldásának sebessége. Üzleti email köszöntéssel kell kezdeni – ez az egyszerű tisztelet a címzett felé nagyon fontos a levelezés során. Az üdvözlés után legyen egy szöveg, amelyet „a levél törzsének” neveznek, és a végén egy aláírást kell hagyni, például: „Tisztelettel, Petr Ivanovics Brisov”.

Üdvözlet üzleti levelezésben

Erre a pontra érdemes tovább összpontosítani, mivel a tisztelet gesztusa nagyon fontos az üzleti kommunikáció bármely aspektusában. Az optimális üdvözlő kifejezés a „Jó napot” vagy a „Hello”. Az e-mailben történő üzleti levelezés korlátozza a feladót a „Jó estét” vagy „Jó reggelt” kifejezések használatában, mivel a címzett sokkal később olvassa el a levelet, mint a kézhezvétele. Szintén nem helyes a köszöntések során használt köznyelvi kifejezések használata.

Egy üdvözlő szó vagy kifejezés után a címzettet névvel és családnévvel kell megszólítani, és ha a név ismeretlen a feladó számára, ez a pillanat kihagyható. Ezután továbbléphet a levél céljának megfogalmazására.

Csatolt fájlok üzleti e-mailekben

Ha a levél fő célja nem csak egy írásos elbeszélés és a kérdés lényegének bemutatása, hanem egy fájl küldése is, akkor jobb, ha először csatolja az elküldött tárgyat. Gyakran előfordul, hogy sok feladó figyelmetlenség miatt, miután a levél szövegében elmondta a probléma lényegét, elfelejti csatolni szükséges beruházás. Az ilyen gondatlanság negatívan befolyásolhatja az üzleti levél feladójának üzleti hírnevét.

Az e-mail címnek felismerhetőnek és tömörnek kell lennie

Az e-mailben történő üzleti levelezés szabályai megkövetelik a feladótól felismerhető elektronikus névvel, amelynek a feladó nevére vonatkozó valós információkat kell tartalmaznia. A hivatalos levelek és fellebbezések nagyon tömörnek és hülyének tűnnek, ha az e-mail cím informális kifejezéseket vagy szavakat tartalmaz, például a „limon_petya” e-mail cím. Ez nagyon méltatlannak tűnik egy felnőtt számára. Az üzleti levelezés folytatásához jobb, ha külön e-mailt hoz létre, és betartja az üzleti e-mail etikettet.

A gyors válasz (Response) funkció használatával válaszolhat a korábban kapott e-mailekre

A Válasz vagy Válasz funkció (rövidített változatában úgy néz ki, mint Re:) segíti a felhasználót gyors módon Válasz a feladó korábban elküldött üzeneteire. Ez a funkció univerzálisan képes elolvasni a beszélgetőpartnerrel egy adott témában folytatott korábbi levelezést. De az e-mailben történő üzleti levelezés szabályai arra kötelezik a feladót, hogy az üzleti levél tárgyát átnevezze, ha a levélváltás során a megbeszélés lényege megváltozik.

Üzleti levél elküldése előtt érdemes lektorálni a helyesírási hibákat és az írásjeleket.

Az e-mail leegyszerűsíti az információcserét, de az üzleti levelezés során nem szabad figyelmen kívül hagyni az orosz nyelv szabályait, mivel egy gondatlanul elkövetett hiba befolyásolhatja a feladó tekintélyét. Levélküldés előtt érdemes többször átnézni a szöveget, és alaposan ellenőrizni, hogy nem tartalmaz-e benne helyesírási és írásjeles hibákat. Sok elektronikus e-mail kliensek van helyesírás-ellenőrző funkciója, ezért érdemes figyelni a pirossal aláhúzott szavakra. Ha kétségei vannak a helyesírással kapcsolatban, kérjen segítséget az interneten, vagy ellenőrizze a helyesírást egy helyesírási szótár segítségével.

A címzett mezőt utoljára kell kitölteni

A befejezetlen vagy szerkesztetlen levelek küldésének elkerülése érdekében az üzleti levél címzettjének címét a küldés előtti legutolsó pillanatban kell megadni. Ez a szabály az üzleti e-mailes levelezés alapjaiban is szerepel. Előfordulhat, hogy a címzett mező kitöltésekor az e-mail felkínálja a korábban használt címzettek listáját, ide is érdemes figyelni, nehogy tévedésből összeállított üzleti levelet küldjön harmadik félnek.

Üzleti levél felépítése

A szöveg strukturálására vonatkozó szabályok nemcsak a papíralapú médiára vonatkoznak, hanem az e-mailben történő üzleti levelezés szabályaira is. A címzettnek nem mindig kényelmes nagy mennyiségű betűs szöveget olvasni a monitor képernyőjén. Ennek leegyszerűsítésére a szöveget logikusan kialakított kis bekezdésekre kell bontani, és kerülni kell üzleti levelek bonyolult mondatok. Az üzleti levél egy mondatának optimális hossza legfeljebb tizenöt szó lehet.

Az üzleti levél lényegét lényegében kell megfogalmazni

A címzettet az üzleti levél meghatározott témáján túl a főszöveg világosan megfogalmazott első és második mondata is érdekelje. A feladó feladata, hogy a levél elején elmondja annak a problémának vagy kérdésnek a lényegét, amellyel a címzetthez fordul. Az első mondatnak jeleznie kell az üzleti levél küldésének célját. Minta: „Tájékoztatjuk, hogy a 2017. 02. 01-én kelt 45. sz. ömlesztett anyagok"a végéhez közelednek. A szerződés megújításához egy második dokumentumcsomagot kell benyújtania.” A megjelölt célnak köszönhetően a címzettnek lehetősége van megérteni az üzleti levél fő gondolatát. Ha a levél szövege túl nagy, akkor jobb, ha az objektumot szöveges dokumentum formájában mellékletként csatolja, de ugyanakkor a szövegmezőben hagyja el a kísérő esszét. amely kiemeli az üzleti levelet. Minta: „Elküldjük Önnek a Mak-Stroy LLC cég levelének elektronikus másolatát felülvizsgálat céljából.” Kérjük Önöket, hogy a 2017. 02. 01. 45. számú „Ömlesztett anyag szállításáról szóló” szerződés meghosszabbítása ügyében hozott döntésüket a levélben meghatározott határidőig tájékoztassák.”

Minden üzleti e-mailnek tartalmaznia kell választ.

Létezik negatív példáküzleti levelezés, amikor a címzett valamilyen okból figyelmen kívül hagyja az üzleti levelet. Néha valóban előfordulhatnak olyan esetek, amikor bizonyos helyzetek miatt nem lehet választ adni, például a probléma megoldása több napig is eltarthat, vagy a címzett elgondolkodik, és nem tud azonnal válaszolni a feltett kérdésre. Ebben az esetben rövid megjegyzést kell fűzni ehhez az ügyhöz, például: „Helló, Pjotr ​​Ivanovics. Megkaptam levelét, de ma nehezen tudok válaszolni, mivel konzultálnom kell a felső vezetéssel. Jelenteni fogom a problémádat vezérigazgatónak cégünket, és a hét végéig hivatalos választ adunk. Üdvözlettel: Belov Ivan Gennadievich értékesítési osztályvezető.”

Érdemes megjegyezni, hogy ha három munkanapon belül nem érkezik válasz, akkor az üzleti levél címzettjének hallgatása figyelmen kívül hagyásaként és a feladóval való kommunikáció megtagadásaként értékelhető.

Válaszlevelek írásakor minden feltett kérdésre válaszolnia kell.

Ha a címzettnek küldött levél kérdező jellegű, akkor a levél összeállítása során a kérdésekre abban a sorrendben kell választ adni, ahogyan az üzleti levél beérkezett szövegében szerepel. Ha kérdéseket tettek fel, a feladó azt reméli, hogy konkrét választ kap rájuk. Levélíráskor ne számozd a válaszaidat, csak sorrendben kell megfogalmaznod a gondolataidat. Az összes feltett kérdés megválaszolásához először a kapott üzleti levelet többször újra el kell olvasni, és ha túl sok a kérdés, érdemes külön kiírni, nehogy kimaradjanak. Ha néhány feltett kérdésre nem lehet válaszolni, érdemes rávilágítani Ebben a pillanatban valamiért nem adható a válasz.

Ne használjon túlzásba a rövidítéseket, az érzelmes tervezést és a nagybetűket

Vannak negatív példák az üzleti levelezésre, amikor a feladók hangulatjelek formájában felhígítják azt informális jelek használatával. Használatuk népszerű a kommunikáció során a közösségi hálózatokon Az üzleti levelezés szabályai azonban nem fogadják szívesen az érzelmek ilyen megnyilvánulását, mivel előfordulhat, hogy a címzett nem ismeri azok valódi jelentését, és az írásjelek érthetetlen halmazának tekinti őket.

Kerülje a nagybetűs szövegírást is. Az interneten a nagybetűkkel írt szavak halmazát „feltűnő kifejezéseknek” nevezik, és az ilyen kifejezések gyakran negatív konnotációt hordoznak. A címzett az elektronikus üzleti levél olvasása során negatívan értékelheti az ilyen betűtípust, ami károsan hat a jelentésérzékelésre. Ha hangsúlyoznia kell egy üzleti levél egy pontjának fontosságát, jobb, ha ezt használja bevezető mondatok, például „Kérjük, vegye figyelembe, hogy legkésőbb 2017.10.02-ig be kell nyújtania egy dokumentumcsomagot a szerződés megújításához” vagy „Kérjük, vegye figyelembe, hogy a szerződés megújításához szükséges dokumentumokat 2017.10.02. előtt kell benyújtani.”

Ne továbbítson bizalmas információkat e-mailben

Személyes vagy bizalmas információk továbbításakor jobb megtagadni az elektronikus postafiókokat, mivel fennáll a veszélye annak, hogy a támadók elkapják az információkat saját önző céljaikra. Ilyen információk lehetnek: telefonszámok, bankkártya jelszavak, személyes bankszámlák stb. Fontos megjegyezni, hogy az információkat a levelezőszerver tárolja, és feltörés esetén ellophatók.

A levél végén a feladó aláírásának kell lennie.

Mint korábban említettük, minden elküldött levélnek tartalmaznia kell egy konkrét aláírást. A postafiók-fejlesztők gyakran bevezetnek egy aláírásblokk funkciót, amelyben megadhatja a munkakörét, nevét és elérhetőségi telefonszámát. Ezt követően ez a blokk automatikusan megjelenik minden betű végén, ami megkönnyíti a gépelést. Fontos az aláírás helyes írása, hogy a címzettnek lehetősége legyen helyesen megszólítani a feladót, amikor válaszol a levélre. Az aláírásra egy példa a következőképpen nézhet ki: „Tisztelettel: Nyikolaj Alekszandrovics Petrov, +79810000000.”

A következtetések levonásával meg lehet jegyezni, hogy annak megértéséhez, hogyan kell üzleti levelezést folytatni e-mailben, nem kell további és összetett alapokat elsajátítania. Csak be kell tartania az etikett alapvető szabályait, és be kell tartania az orosz nyelv normáit.