Kaip atrodo oficialus laiškas? Kaip parašyti verslo laišką, kuris bus perskaitytas

Verslo laiškai rašomi bendraujant su partneriais beveik bet kokia proga. Paruoštus tokių dokumentų rengimo pavyzdžius ir taisykles rasite straipsnyje.

Verslo laiškas gali būti apibrėžiamas kaip dokumentas, kuris visos įmonės vardu siunčiamas kitai įmonei, individualiam verslininkui ar fiziniam asmeniui (pavyzdžiui, investuotojui). Iš esmės bet koks įmonės susirašinėjimas yra verslo laiškai. Jų paskirtis labai skiriasi:

1. apie bendradarbiavimą.
2. bendradarbiavimas, derybos.
3. Priminimas apie būtinybę vykdyti įsipareigojimus pagal sutartį.
4. Jūsų pozicijos paaiškinimas, atsakymas į anksčiau išsiųstą laišką ir daugelis kitų.

Dokumentas dažniausiai surašomas ant įmonės firminio blanko, jis gali būti siunčiamas įprastu arba paštu. Tačiau jei partneris turi ypatingą reikšmę, geriau spausdinti ant aukštos kokybės, storo popieriaus ir pristatyti asmeniškai arba per kurjerį. Laiško struktūra primena tipišką verslo dokumentas– galite schematiškai pavaizduoti taip.

Į ką atkreipti dėmesį rengiant

Konkrečių taisyklių ir tokių raidžių pavyzdžių nėra, todėl nuo jų labai priklauso jų struktūra, apimtis ir dizainas konkretus atvejis. Pavyzdžiui, pranešimo laiškas bus gana glaustas (3–4 pastraipos), tačiau darbuotojo rekomendacija ar verslo pasiūlymas gali užtrukti daugiau nei vieną puslapį.

Tačiau yra ir keletas Bendrosios taisyklės, į kuriuos turėtumėte atkreipti dėmesį rengdami popierių:

1. Pats dokumentas neturi jokios juridinės galios, tačiau yra surašytas pagal visas vykdymo taisykles. Jo struktūra ir pateikimo stilius turi atitikti visuotinai pripažintus šiuolaikinio dokumentų srauto principus.
2. Sakiniai konstruojami logiškai, aiškia seka. Trūksta puošnių, sudėtingų, emocingų ir ypač šnekamosios kalbos posakių. Tonacija neutrali.
3. Pristatymas visada vykdomas tik iš 1 asmens – arba vienaskaita, jei tekstas rašomas tiesiai iš vadovo, arba daugiskaita, jei rašoma visos įmonės vardu.
4. Konkretus rengimo tikslas ir numatomi adresato veiksmai (išsiųsti atsakymą, svarstyti darbuotojo kandidatūrą, sutikti su derybomis, išsiųsti dokumentą ir pan.).
5. Darbe atsispindi ne individualūs vadovo ar kitų darbuotojų interesai, o įmonės, kaip komandos, tikslai. Jei reikia užmegzti asmeninį kontaktą, patartina tai daryti kitaip ir nepozicionuoti savęs kaip įmonės atstovo.

TOP 5 klaidų rašant

Klaidas galima suskirstyti į 2 didelės grupės- kai kurie yra susiję su rašymu kaip tekstu (logikos, žodyno ir kt. pažeidimas). kalbos normos), kiti – pažeidžiant tinkamą dalykinį etiketą:

1. Rašybos ir skyrybos klaidos neleidžiamos – prieš siunčiant laiško tekstą visada reikia patikrinti bent 1-2 kartus.
2. Verslo pateikimo stiliaus pažeidimas, emocinių frazių buvimas, per didelis mandagumas arba, atvirkščiai, griežtumas.
3. Neigiamas tonas – net grasinimai turi būti parašyti be nereikalingų žodžių – pvz.: „Pasiliekame teisę kreiptis į teismą per 30 dienų nuo šio laiško gavimo dienos“.
4. Per didelis arba, atvirkščiai, per mažas tūris. Paprastai visas tekstas gali būti sutalpintas į 1-2 puslapius. Tačiau tai nereiškia, kad visa svarbi informacija neturėtų būti perduota partneriui. Į paraiškas galima įtraukti tūrinius duomenis, diagramas, dokumentų formas.
5. Teisės rinktis iš pašnekovo atėmimas. Pavyzdžiui, neturėtumėte rašyti: „Prašome peržiūrėti ir patvirtinti galutinę sutarties versiją“.

Tipiškos šabloninės frazės

Tekste naudokite standartines frazes, būdingas verslo kalba– visiškai normalus ir net pageidautinas reiškinys. Žemiau pateikiamas dažniausiai įvairiose situacijose naudojamų klišių sąrašas.

situacija	frazė
pastebėti	Informuojame/Atkreipiame Jūsų dėmesį/Informuojame/Pranešame
priežasties, motyvo paaiškinimas	Remiantis / Pagal / Ryšium su / Tikslais / Dėl priežasties / Remdamas / Vykdydamas
prašymas	Prašome imtis veiksmų/Prašome informuoti, persiųsti, padaryti, patvirtinti...
patvirtinimas	Mes patvirtiname/užtikriname/sutinkame su Jūsų sąlygomis/Neprieštaraujame...
pasiūlymas	Rekomenduojame/siūlome/kviečiame/klausiame
	Mes garantuojame
atsisakymas	Esame priversti atsisakyti dėl priežasties/Atmetame jūsų pasiūlymą dėl...
išvada	Maloniai prašome/Tikimės bendradarbiavimo, supratimo, pagalbos/Prašome pasiteisinti, nukreipti, padaryti...

2019 metų pavyzdžiai

Štai keletas paruoštų raidžių pavyzdžių, kuriuos galite naudoti kaip vadovą kurdami savo versiją.

Prašyti duomenų

Prašymas

Komercinis pasiūlymas

Garantinis raštas

Reikalauti

Dėkingumas

Atsiprašymai

Pagal GOST R 7.0.82013 „Informacijos, bibliotekos ir leidybos standartų sistema. Įrašų tvarkymas ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai „Adresatas“ – tai dokumento detalė, kurioje pateikiama informacija apie dokumento gavėją (67 punktas).

Rekvizitas „Adresatas“ naudojamas verslo laiškuose ir vidinėje informacijoje bei informaciniuose dokumentuose (ataskaitose ir atmintinės, pareiškimai ir kt.).

Išsami informacija „Adresatas“ apima:

• adresato (laiško gavėjo) pavadinimas;
• pašto adresas arba telefono numeris, fakso numeris, elektroninio pašto adresas.

Laiško gavėjas gali būti:

• pareigūnas/keli pareigūnai;
• organizacija;
• organizacijos struktūrinis padalinys;
• organizacijų grupė;
• individualus.

ADRESATAS – OFICIALUS

Pagal GOST R 6.30-2003 inicialai rašomi prieš bet kurio pareigūno pavardę. Jei laiškas išsiųstas vadovui valstybės agentūra , tada į pareigas įtraukiamas organizacijos pavadinimas, pilnas pavadinimas. nurodomi datatyvine raide, inicialai rašomi prieš pavardę:

Jei laiškas adresuotas komercinės organizacijos vadovas, tada pareigose nurodomas organizacijos pavadinimas nurodant organizacinę ir teisinę formą (visa arba sutrumpinta forma), inicialai rašomi prieš pavardę:

Jei laiškas adresuotas vadovo pavaduotojas, organizacijos pavadinimas įtrauktas į pareigų pavadinimą. Pavardė nurodoma datyvine raide:

Jei dokumento adresatas yra struktūrinio padalinio vadovas, tada pirmiausia nurodomas organizacijos pavadinimas vardininko linksniu, po to – asmens pareigų pavadinimas, nurodantis struktūrinį padalinį, pvz.:

Pagal naujojo GOST 5.15 punktą:

• siunčiant laišką pareigūnui, inicialai dedami po pavardės;
• prieš pavardę leidžiama vartoti santrumpą „Mr.“ (ponas), jei adresatas yra vyras, arba „ponia“ (ponia), jei adresatas yra moteris:

ADRESATAS – ORGANIZACIJA

Jei laiškas skirtas organizacijai, jos pavadinimas (visas arba sutrumpintas) nurodomas vardininku:

Siųsdami laišką organizacijai, nurodykite jos visą arba sutrumpintą pavadinimą, pavyzdžiui:

Kreipimasis į organizaciją naudojamas tais atvejais, kai siuntėjas nežino, kas yra organizacijos vadovas, jo pavardė, inicialai.

ADRESATAS – STRUKTŪRINIS SKYRIUS

Dokumentą galima adresuoti organizacijos struktūriniam padaliniui. Paprastai toks kreipimosi būdas yra įmanomas, jei klausimo, kuriam skirtas laiškas, svarstymas priklauso struktūrinio padalinio kompetencijai.

Adresuojant dokumentą organizacijos struktūriniam padaliniui, rekvizite „Adresatas“ nurodomas organizacijos pavadinimas vardininko raide, žemiau - struktūrinio padalinio pavadinimas vardininku, pvz.:

Ką keičia GOST R 7.0.97-2016? Nieko.

ADRESATAS – ASMENYS

„Adresato“ duomenų registravimas susirašinėjant su asmenimis turi savo ypatybes. Pirmiausia nurodykite pavardę datatyvine raide, tada inicialus ir tada pašto adresą:

Ką keičia GOST R 7.0.97-2016? Nieko.

ADRESATAS – KELIOS ORGANIZACIJOS
ARBA STRUKTŪRINIAI SKYRIAI

Verslo laiškas gali turėti kelis adresatus. GOST R 6.30-2003 nustato apibendrinto adresatų formatavimo būdą siunčiant laiškus kelioms vienarūšėms organizacijoms arba keliems vienos organizacijos struktūriniams padaliniams. Čia yra du rekvizitų projektavimo variantai.

1 variantas: pačiame atribute „Adresatas“ nurodykite kelis adresatus.Ši dizaino parinktis naudojama, kai laiškas adresuojamas organizacijai ar pareigūnui (tai yra pagrindinis adresatas) ir informacijai – daugeliui kitų organizacijų ar pareigūnų.

Kreipimasis įforminamas kaip įprasta viršutiniame dešiniajame kampe kaip kiekvienos įstaigos/organizacijos ar organizacijos struktūrinio padalinio „Adresato“ duomenų sąrašas.

Šiuo atveju bendras gavėjų skaičius neturėtų būti didesnis nei keturi.

Visi adresatai surašomi pačiame dokumente, prieš 2, 3 ir 4 adresatus nenurodomas žodis „Kopija“.

Tokiu atveju visos atspausdintos laiško kopijos pasirašomos kaip originalai. Kiekvienas egzempliorius užklijuojamas atskirame voke, ant kurio užrašomas konkrečios organizacijos ar struktūrinio padalinio pašto adresas.

2 variantas: bendrai nurodykite adresatą, jei dokumentą siunčiame to paties tipo organizacijų grupei (organizacijų vadovams) arba vienos organizacijos struktūriniams padaliniams (filialams, atstovybėms ir kt.):

Jei gavėjų skaičius yra didesnis nei keturi, sudaromas papildomas laiško siuntimo sąrašas (adresatų sąrašas), kuriame nurodomi konkretūs gavėjai ir jų adresai. Pastaba apie tai daroma atribute „Adresatas“:

Nėra patvirtintos laiškų adresų sąrašo formos. Lapo forma gali būti nustatyta organizacijos biuro valdymo instrukcijose. Tiesą sakant, siuntimo lapas yra atributas „Adresatas“, perkeltas į atskirą lapą, o tai reiškia, kad jo turinys turi atitikti šį atributą. Detalėje „Adresatas“ yra trys informacijos blokai: organizacijos pavadinimas, pareigos, inicialai ir pavardė. Laiško adresų sąraše atkuriame tuos pačius informacijos blokus, bet dedame juos eilutėje, o ne dešinėje lapo pusėje. Taip pat galite išdėstyti duomenis lentelės forma. Gavėjų tvarka gali būti savavališka, tačiau geriau juos išdėstyti abėcėlės tvarka.

Informacija apie siunčiamo laiško numerį ir datą įrašoma po jo užregistravimo (1 pavyzdys).

Visi laiškai, siunčiami gavėjų grupei, turi vieną siunčiamų siuntų registracijos numerį, visų laiškų gaunamas numeris skirsis.

Ką keičia GOST R 7.0.97-2016? Nieko.

INFORMACIJOS „ADRESATO“ ĮRAŠYMAS FORMA

Detalė „Adresatas“ yra viršutinėje dešinėje dokumento dalyje (formoje su kampuotais duomenimis) arba dešinėje po formos rekvizitais (formoje su išilginiais duomenimis). „Adresato“ rekvizito vieta nurodyta GOST R 6.30-2003 B priede:

• ant formos su kampo detalėmis - 2 pavyzdys;
• formoje, kurios detalės išdėstytos išilgai – 3 pavyzdys.

Ką keičia GOST R 7.0.97-2016? Nieko. Atributas „Adresatas“ lieka toje pačioje vietoje.

TECHNINIAI NESKLANDUMAI

• Ar „Adresato“ rekvizito elementai turėtų būti atskirti intervalais?

„Adresato“ detalė paprastai užima kelias eilutes.

6.1 punkte Metodinės rekomendacijos dėl GOST R 6.30-2003 įgyvendinimo (patvirtintas Rosarkhiv) sakoma, kad dokumento, susidedančio iš kelių eilučių, detalės spausdinamos vienos eilutės tarpu. Rekvizitų komponentai „Adresatas“, „Dokumento patvirtinimo antspaudas“, „Praiškos buvimo ženklas“, „Dokumento patvirtinimo spaudas“ yra atskirti vienas nuo kito 1,5–2 eilučių tarpu.

Panaši norma yra ir naujojo GOST R 7.0.97-2016 3 skirsnyje, kuriame nustatyti bendrieji dokumentų rengimo reikalavimai: „Kelių eilučių detalės spausdinamos vienos eilutės tarpu, sudedamosios detalių dalys atskiriamos papildomu tarpu. “:

• Kaip sulygiuoti atributą „Adresatas“?

Kelių eilučių atributas „Adresatas“ yra sukurtas išlygiuotas išilgai kairiosios zonos, kurią užima atributas, kraštinės arba centre, palyginti su ilgiausia linija, pavyzdžiui:

Laba diena, draugai.

Kartą susirašinėdamas su savo būsima partnere iš Airijos vienas mano pažįstamas vartojo tokius žodžius ir frazes kaip šiuo Ir patvirtinti gavimą savo žinutėse. Kai jie susitiko Rusijoje, jam buvo nemalonu, o Johnas (toks buvo jo partnerio vardas) juokavo (labai subtiliai) apie perdėtą oficialumą. Tolesnis jų bendravimas lėmė, kad verslo stilius mano draugas tapo natūralesnis, jo padedamas Jonas pradėjo suprasti skirtingus rusiškos nepadorios kalbos semantinius atspalvius...:)

Šiandien aš mielai papasakosiu, kaip teisingai parašyti verslo laišką Anglų kalba. Susipažinsite su pagrindiniais dalykinio susirašinėjimo principais ir taisyklėmis bei kai kuriais jos niuansais. Pažvelkime į pagrindinius raidžių tipus, visiems bendrą struktūrą, taip pat dažnai jose vartojamas tipines frazes. Galbūt perskaitę šį straipsnį netapsite asu rašydami verslo žinutes, tačiau tikrai pakelsite savo lygį.

Turinys:

Mūsų laikais teisingas dizainas, kompetentinga konstrukcija ir tinkamai parinktas verslo laiško stilius turi labai svarbu. Be to, kaip jūs vedate verslo korespondenciją, jūsų partneris sukuria pirmąjį įspūdis apie jūsų profesionalumą ir atstovaujamos įmonės tvirtumą.
Pažvelkime į kai kurias tokių pranešimų rengimo ypatybes.

Pagrindinės verslo laiškų rūšys

• Sveikinu -
• pasiūlymas -– išsiųstas Jūsų potencialiam verslo partneriui su Jūsų bendradarbiavimo sąlygomis ir pasiūlymais.
• Apie įdarbinimą -– praneša, kad esate įdarbintas.
• pareiškimas -– yra jūsų gyvenimo aprašymas ir jūsų, kaip darbuotojo, pasiūlymas.
• Atsisakymas-– dalykiškas atsakymas „pasuk ir eik“ į jūsų pareiškimą ar pasiūlymą.
• Skundas -– yra skundas ar pretenzijos dėl įsigytos prekės ar teikiamų paslaugų kokybės.
• Atsiprašymo laiškas –– Tai atsakymas į skundo laišką.
• paklausimas -– siunčiama, kai reikia gauti informacijos apie paslaugą ar prekę.
• Atsakymo į prašymą laiškas –– jame iš tikrųjų yra prašoma informacija.
• Padėkos raštas -– čia, regis, viskas aišku.

Taip pat yra daugybė verslo pranešimų tipų ir potipių ( Užsakymas, atsakymas į užsakymą, sąskaita faktūra, išrašas ir tt), o norint atkreipti dėmesį į daugumą, prireiks ne vieno straipsnio.

Su pagarba yra puikus ir rimtas vadovas iš užsienio autorės, komunikacijos specialistės, kuri šioje knygoje surinko savo ir kitų patirtį vedant verslo korespondenciją anglų kalba. Ten rasite daug gyvų pavyzdžių ir patarimų.

Verslo korespondencija anglų kalba taip pat populiari knyga. Yra daug pavyzdžių, dar daugiau paplitusių klišių, taip pat daug patarimų ir rekomendacijų iš autorių. Kaip sakoma, mokykis ir taikyk!

Kietas internetinis verslo anglų kalbos kursas iš Lingualeo - jį baigę galite įgyti pasitikėjimo tiek susirašinėdami, tiek pokalbyje verslo temomis. Beje, prieš pirkdami galite jį išbandyti nemokamai.

Bendri principai

Grafinis dizainas turi atitikti šiuos reikalavimus:

1. Visi sakiniai prasideda nuo tos pačios vertikalios linijos.
2. Tekstas suskirstytas į pastraipas be raudonų linijų.
3. Norėdami supaprastinti suvokimą, parašytą tekstą suskirstome į maždaug vienodo dydžio semantinius blokus.
4. Balta erdvė turėtų tolygiai apsupti tekstą. Nedėkite vienos ar dviejų teksto eilučių puslapio viršuje, jei raidė maža. Nespausdinkite iki apatinio lapo krašto ir nesusiaurinkite paraščių; jei pranešimas ilgas, geriau naudoti antrą puslapį.

Pagal stilių:

1. Korespondencijoje nevartokite šnekamosios kalbos santrumpų – vietoj You"re rašykite You are ir pan.
2. Neišspręskite dviejų uždavinių vienu metu vienoje raidėje – geriau rašyti dvi raides.
3. Nuspręskite, kuris tonas bus tinkamesnis – formalus ar atsipalaidavęs.
4. Reikia atsižvelgti į tas taisykles, kurių mes neturime, bet turi joms konkrečią reikšmę, nacionalinius ir teritorinius ypatumus.

Komponentai

O dabar išanalizuosime vadinamąjį verslo laiško skeletą, jo struktūrą ir elementų išdėstymą:

• Antraštė(kepuraitė):
  A) Siuntėjo adresas yra viršutiniame kairiajame kampe. Jei firminis blankas yra firminis, vadinasi, adresas jau įvestas.
  B) Gavėjo adresas yra kairėje, po siuntėjo adresu. Formatas: nuo mažiausio iki didžiausio (pavadinimas, namo numeris, gatvė, miestas, pašto kodas, šalis).
  IN) Data – trys eilutės po gavėjo adresu arba viršutiniame dešiniajame kampe. Formatas: diena/mėnuo/metai. Kableliai nenaudojami.
• Sveikinimai(apeliacija) arba kaip pradėti laišką.
• Pagrindinė mintis(pagrindinis pranešimo tekstas) – centrinėje laiško dalyje.
• Paskutinė frazė(dėkingumo ir tolesnių ketinimų išreiškimas).
• Galutinė mandagumo formulė; Parašas; Siuntėjo vardas, pavardė ir pareigos.
• Prisegtukas- rodo, kad laiške yra Papildomos medžiagos(reklaminė bukletas ar brošiūra).
• Gali būti P.S., atlikėjo inicialai.

Čia yra verslo prašymo laiško pavyzdys su vertimu į rusų kalbą:

Džonas Stiuartas
1304 Sherman Ave.
Madisonas, Viskonsinas

Lemann & Sons
3597 43-ioji gatvė
Niujorkas, NY 12008 m

Remdamiesi savo skelbimu „Business Weekly Journal“, atsiųskite man išsamesnį savo monitorių aprašymą.
Taip pat norėčiau sužinoti apie jūsų teikiamas nuolaidas.

Pagarbiai Jūsų,

Vertimas:

Iš: John Stewart, 1304 Sherman Avenue, Madison, Viskonsinas
Attn: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, Niujorkas, NY 12008
2015 m. gegužės 24 d

Gerbiamieji,

Su nuoroda į jūsų skelbimą verslo savaitraštyje
ar galėtum man atsiųsti daugiau Išsamus aprašymas jūsų monitoriai.
Taip pat norėčiau sužinoti apie jūsų teikiamas nuolaidas.

Pagarbiai
Džonas Stiuartas
Pardavimų vadybininkas

Dabar atidžiau pažvelkime į elementus.

Adresas arba sveikinimas turėtų atrodyti taip:
Gerbiami ponai, gerbiamasis pone arba ponia-jei nežinote gavėjo vardo
Ponas / ponia / ponia / ponia[pavardė] – jei žinote gavėjo vardą
Gerbiamas Frank, - jei asmuo jums pažįstamas
Gerbiamas pardavimų vadybininke– jei žinoma tik pareigybė (in tokiu atveju Pardavimų vadybininkas)

Mandagumo formulė prieš pasirašant atrodo taip:

Su pagarba, - Pagarbiai…

Pagarbiai Jūsų, Pagarbiai – jei adresato vardas ir pavardė jums nežinomi

Pagarbiai, - jei žinote vardą

Dabar jūs turite bendra idėja apie tai, kaip rašyti žinutes verslo partneriams ir įvairioms įmonėms.

Standartinės išraiškos

Štai keletas tipiškų frazių kaip pavyzdys:

Tai labai malonu iš jūsų pusės- Labai malonu iš tavo pusės

Atsiprašome už- Atsiprašome už

Praneškite man-Prašau pasakyk man

Pagal- Pagal

Tuo atveju- Kada

Kaip ir prašėte– Jūsų prašymu

Iki dabar- Vis tiek

Su nuoroda į jūsų– Kalbant apie jūsų

Deja- Deja

Pridedame– Mes uždarome

Mes apgailestaujame- Mes gailimės

Kaip užbaigti verslo laišką? Dar kelios mandagios frazės:

Ačiū, kad atsiliepėte į mano pasiūlymą– Dėkoju, kad atsakėte į mano pasiūlymą.

Lauksime jūsų netrukus– Tikimės artimiausiu metu sulaukti jūsų atsakymo

Ir pabaigoje prieš parašą:

Su geriausiais linkėjimais- SU Geriausi linkėjimai

Su pagarba– Pagarbiai

Dėkojame už bendradarbiavimą– Dėkoju už bendradarbiavimą

Su geriausiais linkėjimais- Geriausi linkėjimai

Ar jau pavargote nuo teorijos? Tada šiek tiek praktikos!

Šį kartą atsisakymo laiškas (toks laiškas turi būti parašytas teisingu ir subtiliu stiliumi):

Ponas Robertas Brownas
Generalinis vadybininkas
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
Londonas
Didžioji Britanija WC37TP

Džonas Stiuartas
1304 Sherman Ave.
Madisonas, Viskonsinas

Dėkojame, kad atsiuntėte mums savo gyvenimo aprašymą.
Apgailestaujame, kad pranešame, kad jūsų kandidatūra mums netinka/
Su pagarba,

Vertimas(adresą ir datą išverskite patys):

Gerbiamas pone Stewartai

Dėkojame, kad atsiuntėte mums savo gyvenimo aprašymą.
Apgailestaudami pranešame, kad jūsų kandidatūra mums netinka.

Pagarbiai

Robertas Brownas

generalinis direktorius

Kas dar nėra susipažinęs su Dom, bėgti ten užsiregistruoti į teismą nemokama pamoka! Ten būsite suderintas su idealiu mokytoju – tokiu, kuris atitiktų jūsų asmeninius pageidavimus, kalbų mokymosi tikslus ir gyvenimo būdą.

Pradėsite suprasti verslo anglų kalbą, kalbėti ja rašyti puikius verslo laiškus, kurie sužavės visus jūsų partnerius ir kolegas.

Štai apie ką tu svajoji, tiesa?

O mano svečiams ir skaitytojams yra specialus pasiūlymas - 2 pamokos nemokamos sumokėjus už 10 pamokų . Norėdami gauti dovaną, turite įvesti specialų reklamos kredito kodą Partneris 2 sumokėjus.

Laiškai

Visų mėgstamos el. pašto žinutės sudaro apie 80% verslo apyvartos. Nuo įprasto susirašinėjimo jis skiriasi tuo, kad yra konkretesnis ir glaustesnis. Jie stengiasi vartoti be reikalo ilgas frazes vengti Be to, jie naudoja akronimus (frazes, sudarytas iš pirmųjų frazės raidžių), kaip IMHO. Elektroninei korespondencijai būdingi ne tik asmeniniai pranešimai, bet ir adresų sąrašai (laukas BCC naudojamas, kai reikalaujama konfidencialumo). Na, pagrindinis skirtumas yra tas, kad dauguma žmonių nori susilaikyti nuo konfidencialios informacijos perdavimo el. paštu.

Žinoma, „OK Google“ eroje! Jums nereikia ieškoti sudėtingų būdų ir tiesiog įklijuoti įvestą tekstą į internetinį vertėją. Greičiausiai būsite suprasti, bet vargu ar susidarysite palankų įspūdį. Atminkite, kad jūsų verslo korespondencijos kokybė yra jūsų įmonės kokybės rodiklis.

Ačiū, kad perskaitėte mano straipsnį iki galo. Patarkite savo draugams paskaityti socialiniuose tinkluose! Kas žino, gal kam prireiks šios informacijos čia ir dabar!

Prenumeruokite naujas anglų kalbos dalis.
Sveiki visi! Pasirūpink savimi!

Bet kurioje organizacijoje laiškai sudaro didžiąją dalį gaunamų ir siunčiamų dokumentų. Šių dokumentų yra daug rūšių, ir kiekvienam iš jų yra tam tikros vykdymo taisyklės. Kadangi laiškai yra labiausiai paplitęs valdymo dokumentacijos tipas, labai svarbu žinoti, kaip juos teisingai sudaryti.

Iš šio straipsnio sužinosite:

Teisingas raidžių formatavimas – visos įmonės sėkmė

Verslo (arba tarnybiniais) laiškais laikomi tie, kurie padeda susisiekti su bendrove su išorinėmis struktūromis. Be to, net ir pasiekus tam tikrą žodinį organizacijos vadovo ir verslo partnerio ar kliento susitarimą, etiketo taisyklės numato šio susitarimo patvirtinimą. Tai, savo ruožtu, jau gali būti laikoma garantija.

Verslo laiškų rūšys

1. Informacinis – sukurtas tam, kad perteiktų tam tikrą informaciją.

Pagal atliekamas funkcijas

1. Iniciatyvos – skirstomos į reikalaujančias atsako ir į tas, kurios nereikalauja atsako. Pavyzdžiai: prašymas, skundas, pranešimas, priminimas, .

2. Atsakymo laiškai.

Remiantis adresatu

1. Įprastas – dažniausiai siunčiamas tik vienam gavėjui.

2. Circular – tie, kuriuos vienas siuntėjas siunčia keliems gavėjams.

Pagal išvykimo formą

Tarnybinio laiško struktūra

Gerai parašyto verslo laiško tekstą sudaro: apeliacinis skundas, įžanginė ir pagrindinė dalys bei išvada.

Kreiptis.

Tai svarbiausia komunikacijos dalis. Taigi, teisingai parinktos kreipimosi formos dėka galite ne tik patraukti adresato dėmesį, bet ir nustatyti bendrą toną tolimesniam bendravimui. Jei laiškas skirtas ne konkrečiam asmeniui, adreso galima praleisti, kitais atvejais įprasta naudoti standartines kalbos formules - pavyzdžiui, „Gerbiamas Sergejau Ivanovičiau!“, „Pone Vyriausybės pirmininke! Apeliacija rašoma eilutės viduryje.

Įžanginė dalis.

Laiško pradžioje būtina nurodyti jo rengimo priežastis ir pagrindus, dažnai informaciją reikia patvirtinti nuorodomis į trečiųjų šalių dokumentus ir faktus. Jei reikia nurodyti nuorodas, tai turi būti daroma tokia seka: akto pavadinimas, autorius, data, registracijos numeris, pavadinimas.

Pagrindinė dalis.

Pagrindinė laiško dalis nurodo pagrindinį laiško tikslą. Šioje dalyje detaliai aprašomi būtini įvykiai, pateikiami įrodymai arba analizuojama situacija.

Išvada.

Apibendrinant, įprasta daryti išvadas prašymų, pasiūlymų, atsisakymų ar nuomonių forma. Manoma, kad paslaugų rašte gali būti tik viena paskutinė dalis. Paprastai jie baigiasi standartiniais posakiais - pavyzdžiui, „Tikiuosi tolesnio bendradarbiavimo“, „Su geriausiais linkėjimais“. Mandagumo formulė dedama prieš atributą „parašas“ ir nuo pozicijos atskiriama kableliu.

Pateikiant autoriui svarbu atsižvelgti į tokius aspektus kaip:

• pažinties laipsnis ir santykių su adresatu pobūdis;
• vieša adresato pozicija ir jos santykis su autoriaus pozicija;
• situacija, kurioje vyksta bendravimas – jos formalumas ar neformalumas;
• tam tikroje įmonėje priimtas etiketas ir standartai.

Laiško formatas, pavyzdys:

Raidžių formatavimas pagal GOST

Tarnybiniai raštai turi būti išrašomi specialiose blankuose A4 arba A5 formatu, priklausomai nuo teksto dydžio. Formų nenaudoti leidžiama tik tais atvejais, kai vienu metu autoriai yra kelios įmonės.

Reikalavimai raidžių formoms, taip pat detalių sudėtis ir dizaino taisyklės yra pateiktos GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai“.

Paprastai įmonės turi teisę savarankiškai kurti laiškų formas, nes nurodytas GOST yra patariamojo pobūdžio, tačiau jo nuostatų įgyvendinimas rodo aukštą darbo su dokumentais kultūrą organizacijoje. Kai kurioms organizacijoms GOST R 6.30-2003 yra privalomas: pavyzdžiui, federalinėms institucijoms vykdomoji valdžia visada turi atitikti šį standartą.

01 - Nacionalinis herbas Rusijos Federacija;

02 - Rusijos Federaciją sudarančio subjekto herbas;

03 - Organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);

04 - Organizacijos kodas;

05 - Juridinio asmens pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN);

06 - Mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris/registracijos priežasties kodas (TIN/KPP);

07 - Formos kodas;

08 - Įmonės pavadinimas;

09 - Informaciją apie organizaciją;

10 - Dokumento tipo pavadinimas;

11 - Data;

12 - Registracijos numeris;

14 - Surinkimo ar publikavimo vieta;

15 - Adresatas;

16 - Patvirtinimo antspaudas;

17 - Rezoliucija;

18 - Teksto pavadinimas;

19 - Kontrolinis ženklas;

20 - Dokumento tekstas;

21 - pažymėkite paraiškos buvimą;

22 - Parašas;

23 - Patvirtinimo antspaudas;

24 - Vizos patvirtinimas;

25 - Antspaudo įspaudas;

26 - Žyma ant kopijos patvirtinimo;

27 - Pažymėti apie atlikėją;

28 - Pažyma apie dokumento įforminimą ir siuntimą į bylą;

29 - pažyma apie dokumento gavimą organizacijoje;

30 - Elektroninės kopijos identifikatorius.

Laiško formatavimas pagal GOST, pavyzdys:

Laiško su priedu formatavimas, pavyzdys:

Verslo korespondencijos rašymo taisyklės

Verslo korespondencija apima naudojimą oficialus verslo stilius bendravimas. Jo ypatumas slypi tame, kad dalyviai dažniausiai būna juridiniai asmenys kad turėtų likti gražiai griežtos taisyklės komunikacija, priimta organizacijoje (ar keliose organizacijose).

Yra keli reikalavimai, kurie taikomi ši rūšis bendravimas.

Pateikimo standartizavimas.Šiandien yra daug terminų, specialių frazių ir formulių, būdingų verslo korespondencijai. Jų naudojimas gali žymiai sutrumpinti paruošimo laiką ir paruošti dizainai padės negaišti laiko ieškant tinkamo konkrečią situaciją terminai. Standartizavimas žymiai palengvina bet kokių tekstų suvokimą ir optimizuoja visą dokumentų srauto procesą.

Neutralus tonas. Santūrumas ir griežtumas rašant laiškus yra oficialios komunikacijos norma. Neutralus tonas reiškia beveik visišką išraiškingų ar emociškai įkrautų žodžių nebuvimą. Informacija yra grynai oficialaus pobūdžio, todėl iš teksto būtina išbraukti, pavyzdžiui, žodžius su mažybinėmis galūnėmis ar įterpiniais. Emocinė potekstė gali būti, tačiau ji turėtų būti paslėpta už neutralaus pateikimo tono.

Formuluotės tikslumas ir nedviprasmiškumas. Gavėjas turi aiškiai suprasti ir interpretuoti jam skirtos medžiagos prasmę. Teksto tikslumas, kaip taisyklė, tiesiogiai priklauso nuo teisingai sukonstruotos kompozicinės struktūros ir loginių klaidų nebuvimo. Paslaugos raštas turi būti aiškiai apgalvotas.

Glaustumas. Dėl šio reikalavimo autorius galės žymiai sumažinti viso dokumento ilgį. Pateikimo glaustumas – tai visų pirma kalbos pertekliaus pašalinimas, ekonomiškas kalbinių priemonių naudojimas, nereikalingų pasikartojimų ir papildomos informacijos nebuvimas.

Kalbos formulių taikymas.Šablonai, plačiai naudojami verslo korespondencijoje, yra neatsiejama jo dalis. Taigi, norint paskatinti veikti, dažnai naudojamos šios formulės: „Prašome apsvarstyti klausimą...“, „Patvirtindami mūsų susitarimą...“. Dažnai kalbinės formulės yra teisiškai reikšmingi teksto elementai, be kurių jis neturės reikiamos galios. Pavyzdžiui: „Garantuojame grąžinimą Pinigai sumai...“, „Užduoties vykdymo kontrolė patikėta...“.

Terminų, leksinių ir grafinių santrumpų vartojimas. Dėl terminų vartojimo korespondencijoje autorius gali aiškiai suprasti tekstą, o tai yra nepaprastai svarbu svarbi savybė Verslo komunikacijos. Terminija, kurią galima ir turėtų būti naudojama valdymo dokumentacijos palaikymo srityje, reglamentuojama GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai"

Paprastų bendrinių sakinių vyravimas. Oficiali komunikacija, kaip taisyklė, grindžiama paprastų bendrų vienos ar dviejų dalių sakinių vartojimu, o tai labai supaprastina teksto suvokimo procesą.

Verslo laiško rašymo vadovas

Popierius	Turi būti atspausdintas ant popieriaus baltas ar kitos šviesios spalvos. Lapo formatas – A4 (210 x 297 mm) arba A5 (148 x 210 mm).
Laukai	Lapas turi turėti bent šiuos laukus: 20 mm - kairėje; 10 mm - dešinė; 20 mm - viršuje; 20 mm - žemesnė.
data	Laiško data laikoma jo pasirašymo data. Jis apdorojamas Arabiški skaitmenys, stebint seką: diena, mėnuo, metai. Pavyzdžiui, „2017-10-02“. Taip pat leidžiamas žodinis-skaitinis datos formatavimo metodas. Pavyzdžiui, „2017 m. vasario 10 d.
Išeinantis numeris	Išeinantį numerį sudaro serijos numeris, kurį galima papildyti indeksu. Dviejų ar daugiau skyrių kartu sudaryto dokumento numerį sudaro kiekvieno iš šių skyrių raidžių registracijos numeriai, atskirti pasviruoju brūkšniu.
Kelionės tikslas	Adresatas gali būti įmonė, jos struktūriniai padaliniai arba pavieniai darbuotojai. Svarbu atsiminti, kad pastaruoju atveju inicialai visada nurodomi prieš pavardę. Įmonės gavėjos pavadinimas visada nurodomas vardininku. Pagal taisykles jis neturėtų būti adresuojamas daugiau nei keturiems gavėjams. Be to, ši informacija gali apimti pašto adresą ir pirmiausia nurodyti organizacijos pavadinimą, o tada pašto adresą.
Laiško tekstas	Pats tekstas gali būti suformatuotas kaip lentelė, tekstas arba kelių struktūrų derinys. Kuriant lenteles svarbu stulpelius ir eilutes vadinti daiktavardžiais vardininko linksniu. Jei lentelė tęsiama kitame puslapyje, joje taip pat sunumeruojami stulpeliai ir eilutės. Tekstą turi sudaryti dvi dalys: laiško rašymo priežastis/tikslas/priežastis ir išvados/pasiūlymai/rekomendacijos. Be to, tekste gali būti tik viena baigiamoji dalis – pavyzdžiui, prašymas be paaiškinimo. Jei laiške nurodomi kitų organizacijų aktai, nurodykite jų duomenis: dokumento pavadinimas, organizacijos pavadinimas, data, registracijos numeris ir pavadinimas.
Taikymas	Verslo laiškas su priedu turi būti suformatuotas taip: Naudojimas: 2 l. 2 egzemplioriais. Jei paraiška tekste nenurodyta, būtina nurodyti jos pavadinimą, lapų ir kopijų skaičių. Pavyzdžiui: Priedas: Pirkimo-pardavimo sutartis už 3 l. 2 egzemplioriais. Jei pridedamas dokumentas su priedu, ženklas formuojamas taip: Priedas: FSS 2017-10-12 laiškas N 03-2/923 ir priedas prie jo, viso 7 puslapiai.
Parašas	Norint pasirašyti, reikia nurodyti raštą pasirašiusio darbuotojo pareigas ir šio parašo stenogramą. Jeigu pasirašo keli darbuotojai, parašai išdėstomi eilės tvarka, atitinkančia užimamas pareigas. Jei pozicijos yra lygios, parašai turi būti tame pačiame lygyje.
Antspaudas	Antspaudas patvirtina pareigūnų parašų ant dokumentų, susijusių su finansiniu turtu, ar ant kitų dokumentų, kuriuose numatytas parašo originalas, tikrumą.
Vykdytojas	Jei reikia, nurodyti atlikėjo inicialus ir pavardę bei jo telefono numerį. Paprastai ženklas dedamas paskutinio lapo priekyje arba gale apatiniame kairiajame kampe.

Šiandien bet kurioje įmonėje surašomi oficialūs raštai visai skirtingais klausimais, susijusiais tiek su pavienių asmenų, tiek su ištisų padalinių veikla. Laiškų tema gali būti prašymas, pranešimas, susitarimas, pretenzija, atšaukimas, pakeitimas ir kt. Tuo pačiu metu geros formos taisyklės rodo, kad bet koks dokumentas bus surašytas laikantis visų aukščiau išvardintų reikalavimų. Dėl to laiškas (nesvarbu, kokia forma jis bus išsiųstas) taps efektyviu įrankiu kiekvieno darbuotojo ir visos įmonės vadovybės darbe.

Išbandyk save

1. Koks laiškas vadinamas apskrito laišku?

• Vieno adresato išsiųstas laiškas keliems adresatams
• Vieno adresato vienam adresatui išsiųstas laiškas
• Laiškas, kuris nebuvo išsiųstas dėl kelių priežasčių

2. Kaip teisingai suformatuoti verslo laiško priedą?

• Naudojimas: 2 l. 2 egzemplioriais.
• Paraiška 2 egzemplioriais ant 2 lapų
• Du paraiškos lapai dviem egzemplioriais

3. Kiek etapų sudaro verslo laiško rengimas ir rašymas?

4. Ką reiškia reikalauti neutralaus tono dalykinėje korespondencijoje?

• Terminų, leksinių ir grafinių santrumpų vartojimas
• Beveik visiškas išraiškingų ar emociškai įkrautų žodžių nebuvimas laiške
• Platus šablonų naudojimas

5. Iš kokių dalių susideda verslo laiškas?

• Apeliacinis skundas, įžanginė ir pagrindinės dalys, išvada
• Pagrindinė dalis, išvada
• Kreipimasis, išvada

Per pastaruosius dešimtmečius verslo susirašinėjimas elektroniniu paštu įgijo didžiulį populiarumą ir tapo vienu iš pagrindinių verslo komunikacijos būdų. Šiandien tarpasmeninio bendravimo praktikoje sunku rasti žmogų, kuris nesinaudotų el. Nepaisant to, daugelis šiandien užduoda klausimą: ar būtų laikomasi visų taisyklių? Kaip panaudoti kompetentingą laišką formuojant adresatą geras įspūdis dėl siuntėjo?

Šiame straipsnyje aprašomos verslo susirašinėjimo el. paštu taisyklės, o straipsnyje pateikti praktiniai patarimai padės išmokti Verslo komunikacijos kurdami el.

Daugelis žmonių savo darbo dieną pradeda tikrindami, ar pašto dėžutėje nėra naujų žinučių. Tačiau, deja, nepaisant šio keitimosi informacija būdo paplitimo, daugelis nemoka taisyklingai vartoti dalykinio susirašinėjimo kalbos, el. laiškus painioja su neformaliu bendravimo būdu.

Dėl pristatymo greičio supaprastėja apsikeitimas svarbiais oficialiais dokumentais, formomis, prašymais, tačiau ir čia žmonės klysta siųsdami laiškus. Labai dažnai nutinka taip, kad kurdami el. laišką apsikeisdami kokiais nors failais, gavėjai kažkodėl neparašo lydimųjų rašinių ir neįveda temų, o tai gali apsunkinti gavėjų darbą. Šio straipsnio tikslas – atsakyti į klausimą: kaip išsiųsti laišką elektroniniu paštu ir laikytis visų dalykinio rašytinio bendravimo elektroniniu paštu taisyklių?

Rašant el. laiškus, būtina užpildyti visus pateiktus laukus

Darbo susirašinėjimo elektroniniu paštu taisyklės įpareigoja laiško siuntėją užpildyti visus el. laiške pateiktus laukelius, tokius kaip laiško gavėjo ir siuntėjo adresas bei pavardė. Turi būti aprašyta tema, kuri trumpai apibūdintų siunčiamo laiško esmę. Labai dažnai nuo teisingai aprašytos temos priklauso išsiųsto laiško likimas ir jame nurodytos problemos sprendimo greitis. Verslas paštu turėtų prasidėti nuo pasisveikinimo – šis paprastas pagarbos parodymas gavėjui yra labai svarbus susirašinėjant. Po sveikinimo turėtų būti tekstas, vadinamas „laiško turiniu“, o pabaigoje turėtų būti paliktas parašas, pavyzdžiui, „Su pagarba Petras Ivanovičius Brisovas“.

Sveikinimai verslo korespondencijoje

Į šį klausimą verta skirti daugiau dėmesio, nes pagarbos gestas yra labai svarbus bet kuriuo verslo komunikacijos aspektu. Optimali pasisveikinimo frazė yra „Laba diena“ arba „Sveiki“. Verslo korespondencija elektroniniu paštu riboja siuntėjui galimybę vartoti frazes „Labas vakaras“ arba „Labas rytas“, nes gavėjas laišką gali perskaityti daug vėliau nei gavęs. Taip pat nekorektiška sveikinimuose vartoti šnekamosios kalbos posakius.

Po sveikinimo žodžio ar frazės turėtumėte kreiptis į gavėją vardu ir tėvavardžiu, o jei siuntėjui vardas nežinomas, šį momentą galima praleisti. Tada galite pereiti prie laiško tikslo išdėstymo.

Prisegti failai verslo el. laiškuose

Jei pagrindinis laiško tikslas yra ne tik rašytinis pasakojimas ir problemos esmės pristatymas, bet ir failo išsiuntimas, tuomet geriau pirmiausia prisegti siunčiamą objektą. Dažnai atsitinka taip, kad daugelis siuntėjų dėl neatidumo, laiško tekste nurodę problemos esmę, pamiršta pridėti reikalingos investicijos. Toks aplaidumas gali neigiamai paveikti verslo laiško siuntėjo dalykinę reputaciją.

Pašto adresas turi būti atpažįstamas ir glaustas

Darbo susirašinėjimo elektroniniu paštu taisyklės reikalauja, kad siuntėjas turėtų atpažįstamą elektroninį vardą, kuriame turi būti nurodyta teisinga informacija apie siuntėjo vardą ir pavardę. Oficialūs laiškai ir kreipimaisi atrodo labai neglaustai ir kvailai, kai elektroninio pašto adresu yra neformalių posakių ar žodžių, pavyzdžiui, el. pašto adresas „limon_petya“. Suaugusiam žmogui tai atrodo labai negarbinga. Verslo korespondencijai geriau susikurti atskirą el. laišką ir laikytis dalykinio el. pašto etiketo.

Greito atsakymo (atsakymo) funkcijos naudojimas atsakyti į anksčiau gautus el

Funkcija Reply arba Response (sutrumpinta versija atrodo kaip Re:) padeda vartotojui greitu būdu Atsakyti į anksčiau išsiųstas siuntėjo žinutes. Ši funkcija taip pat turi universalią galimybę skaityti ankstesnį susirašinėjimą su pašnekovu tam tikra tema. Bet dalykinio susirašinėjimo elektroniniu paštu taisyklės įpareigoja siuntėją pervardyti dalykinio laiško temą, jei susirašinėjimo metu pasikeičia diskusijos esmė.

Prieš siųsdami verslo laišką, turėtumėte patikrinti, ar nėra rašybos klaidų ir skyrybos ženklų.

El. paštas supaprastina apsikeitimą informacija, tačiau dalykinio susirašinėjimo metu neturėtumėte nepaisyti rusų kalbos taisyklių, nes neatsargiai padaryta klaida gali turėti įtakos siuntėjo autoritetui. Prieš siųsdami laišką, turėtumėte keletą kartų peržiūrėti tekstą ir atidžiai patikrinti, ar jame nėra rašybos ir skyrybos klaidų. Daugelis elektroninių pašto klientai turi rašybos tikrinimo funkciją, todėl turėtumėte atkreipti dėmesį į raudonai pabrauktus žodžius. Jei abejojate dėl teisingos rašybos, turėtumėte ieškoti pagalbos internete arba patikrinti rašybą naudodami rašybos žodyną.

Adresato laukas turi būti užpildytas paskutinis.

Kad būtų išvengta nebaigtų ar neredaguotų laiškų siuntimo, verslo laiško gavėjo adresą reikėtų įvesti paskutinę akimirką prieš išsiuntimą. Ši taisyklė taip pat įtraukta į verslo el. pašto korespondencijos pagrindus. Pasitaiko, kad pildant adresato laukelį el. laiškas gali pasiūlyti anksčiau naudotų gavėjų sąrašą, čia taip pat reikėtų sutelkti dėmesį, kad netyčia neišsiųstumėte sudaryto verslo laiško trečiajai šaliai.

Verslo laiško struktūrizavimas

Teksto struktūrizavimo taisyklės taikomos ne tik popierinėms laikmenoms, bet ir dalykinio susirašinėjimo el. paštu taisyklėms. Gavėjui ne visada patogu monitoriaus ekrane skaityti didelius raidžių tekstus. Norėdami supaprastinti šį klausimą, turėtumėte suskaidyti tekstą į logiškai suformuotas mažas pastraipas ir vengti verslo laiškai sudėtingi sakiniai. Optimalus vieno sakinio ilgis verslo laiške turėtų būti ne daugiau kaip penkiolika žodžių.

Verslo laiško esmė turėtų būti išdėstyta iš esmės

Be nurodytos dalykinio laiško temos, gavėją turėtų dominti ir aiškiai suformuluotas pagrindinis teksto pirmasis ir antras sakiniai. Siuntėjo užduotis – laiško pradžioje nurodyti problemos ar klausimo, dėl kurio jis kreipiasi į gavėją, esmę. Pirmame sakinyje turėtų būti nurodytas verslo laiško siuntimo tikslas. Pavyzdys: „Informuojame, kad prievolės pagal 2017-02-01 sutartį Nr.45 „Dėl tiekimo“ sąlygos. birių medžiagų“ eina į pabaigą. Norėdami pratęsti sutartį, turite pateikti antrą dokumentų paketą. Dėl nurodyto tikslo gavėjas turi galimybę suprasti pagrindinę verslo laiško mintį. Jei laiško tekstas yra per didelis, geriau naudoti objekto pridėjimo kaip priedą tekstinio dokumento pavidalu funkciją, tačiau tuo pat metu teksto lauke turėtumėte palikti pridedamą esė. kuris pabrėžia verslo laišką. Pavyzdys: "Mes siunčiame jums elektroninę bendrovės Mak-Stroy LLC laiško kopiją, kad galėtumėte peržiūrėti." Apie priimtą sprendimą 2017-02-01 sutarties Nr.45 „Dėl birių medžiagų tiekimo“ pratęsimo klausimo prašome informuoti iki laiške nurodyto termino.

Kiekvienas verslo el. laiškas turi turėti atsakymą.

Egzistuoti neigiamų pavyzdžių verslo korespondencija, kai gavėjas verslo laišką dėl kokių nors priežasčių ignoruoja. Kartais išties gali būti atvejų, kai dėl tam tikrų situacijų nepavyksta atsakyti, pavyzdžiui, problemos sprendimas gali užtrukti kelias dienas arba gavėjas susimąsto ir negali iš karto atsakyti į pateiktą klausimą. Šiuo atveju reikėtų trumpai pakomentuoti šį reikalą, pavyzdžiui, „Sveiki, Piotrai Ivanovičiau. Gavau jūsų laišką, bet šiandien man sunku atsakyti, nes turiu pasitarti su vyresniąja vadovybe. Aš pranešiu apie jūsų problemą generaliniam direktoriui mūsų įmonę ir pateiks oficialų atsakymą iki savaitės pabaigos. Pagarbiai, Pardavimų skyriaus vadovas Belovas Ivanas Gennadjevičius.

Verta prisiminti, kad jei atsakymas nebuvo pateiktas per tris darbo dienas, tai tai, kad verslo laiško gavėjas tyli, gali būti vertinamas kaip ignoravimas ir atsisakymas bendrauti su siuntėju.

Rašydami atsakymo laiškus turėtumėte atsakyti į visus užduotus klausimus.

Jei gavėjui siunčiamas laiškas yra klausimojo pobūdžio, tai rašydami laišką turėtumėte atsakyti į klausimus tokia tvarka, kokia yra gautame verslo laiško tekste. Jei buvo užduodami klausimai, siuntėjas tikisi į juos gauti konkrečius atsakymus. Rašydami laišką neturėtumėte numeruoti atsakymų, tereikia išdėstyti savo mintis eilės tvarka. Norint atsakyti į visus pateiktus klausimus, pirmiausia reikia kelis kartus iš naujo perskaityti gautą dalykinį laišką, o jei klausimų per daug, geriau juos surašyti atskirai, kad nepraleistų. Jei neįmanoma atsakyti į kai kuriuos pateiktus klausimus, verta į tai atkreipti dėmesį Šis momentas kažkodėl negalima atsakyti.

Nenaudokite santrumpų, emocinio dizaino ir didžiųjų raidžių

Yra neigiamų verslo korespondencijos pavyzdžių, kai siuntėjai ją praskiedžia naudodami neoficialius ženklus šypsenėlių pavidalu. Jų naudojimas yra populiarus bendraujant socialiniuose tinkluose, tačiau dalykinio susirašinėjimo taisyklės nepritaria tokioms emocijų apraiškoms, nes gavėjas gali nežinoti tikrosios jų reikšmės ir laikyti jas nesuprantamu skyrybos klaidų rinkiniu.

Taip pat turėtumėte vengti rašyti tekstą didžiosiomis raidėmis. Internete žodžių rinkinys, parašytas didžiosiomis raidėmis, vadinamas „ryškiomis frazėmis“ ir dažniausiai tokios frazės turi neigiamą konotaciją. Gavėjas, skaitydamas elektroninį verslo laišką, tokį šriftą gali įvertinti neigiamai, o tai neigiamai atsilieps prasmės suvokimui. Jei reikia pabrėžti kurio nors dalyko laiško punkto svarbą, geriau jį naudoti įžanginės frazės, pvz., „Atkreipkite dėmesį, kad sutarčiai atnaujinti reikia pateikti dokumentų paketą ne vėliau kaip iki 2017-10-02“ arba „Atkreipiame dėmesį, kad dokumentus sutarčiai atnaujinti reikia pateikti iki 2017-10-02“.

Neperduokite slaptos informacijos el. paštu

Perduodant asmeninę ar konfidencialią informaciją, geriau atsisakyti elektroninių pašto dėžučių, nes kyla grėsmė, kad informaciją perims užpuolikai ir panaudos savanaudiškais tikslais. Tokia informacija gali būti: telefono numeriai, banko kortelių slaptažodžiai, asmeninė banko sąskaitos tt Svarbu atsiminti, kad informacija yra saugoma pašto agento serveryje ir gali būti pavogta, jei į ją įsilaužta.

Laiško pabaigoje turi būti siuntėjo parašas.

Kaip minėta anksčiau, kiekviename išsiųstame laiške turi būti konkretus parašas. Dažnai pašto dėžutės kūrėjai įdiegia parašo bloko funkciją, kurioje galite įvesti savo pareigas, vardą ir pavardę bei kontaktinį telefono numerį. Vėliau šis blokas automatiškai atsiras kiekvienos raidės pabaigoje, o tai palengvins spausdinimą. Svarbu taisyklingai parašyti parašą, kad atsakydamas į laišką gavėjas turėtų galimybę teisingai kreiptis į siuntėją. Parašo pavyzdys gali atrodyti taip: „Su pagarba, Nikolajus Aleksandrovičius Petrovas, +79810000000“.

Darant išvadas galima pastebėti, kad norint suprasti, kaip vesti dalykinį susirašinėjimą el. paštu, nereikia įsisavinti papildomų ir sudėtingų pagrindų. Jums tereikia laikytis pagrindinių etiketo taisyklių ir rusų kalbos normų.