Kaip parašyti oficialų verslo laišką. Verslo laiškų pavyzdžiai

Gipsas
16.10.2019

Verslo dokumentų sraute prašymo laiško formatas naudojamas labai dažnai, kai reikia gauti antrosios šalies sutikimą ar iš jos konkrečią paslaugą. Paruošti pavyzdžiai ir pavyzdžiai skirtingos situacijos, taip pat tokių laiškų rašymo taisykles rasite šiame straipsnyje.

Prašymo surašymo tradicija ir taisyklės susiformavo išskirtinai praktiniame dokumentų valdyme – t.y. Įstatymų leidybos lygmeniu nėra patvirtintų formų ar nurodymų. Tačiau apskritai reikia laikytis šios struktūros:

  1. Kaip įprasta, pirmiausia užpildoma „antraštė“, kurioje nurodomas visas siunčiančios organizacijos pavadinimas su atitinkama kontaktine informacija, taip pat konkretaus darbuotojo (dažniausiai įmonės direktoriaus) pavardė ir gavėjo vardas. organizacija.
  2. Po to seka pats tekstas, kurį sudaro situacijos aprašymas ir prašymo pagrindimas. Tekstas turi būti kuo trumpesnis – dažniausiai pakanka 1-2 pastraipų. Svarbu konkrečiai ir nedviprasmiškai išdėstyti savo prašymą, kad pašnekovas aiškiai suprastų Jūsų kreipimosi esmę.
  3. Po to yra parašas, parašo nuorašas ir surašymo data.

Taigi jis sudaromas pagal standartinę tokių dokumentų versiją - forma pateikta žemiau.

Paruoštas pavyzdys gali būti naudojamas kaip pavyzdys.

PASTABA. Sprendimą nurodyti ar nenurodyti dokumento pavadinimo (t.y. viduryje rašyti „Prašymo laiškas“) priima pats siuntėjas. Paprastai tai reikalinga tais atvejais, kai tikslinga pabrėžti dokumento pobūdį ir tikslą, kurį viena įmonė bando pasiekti iš kitos.

Nuo m tokiu atveju mes kalbame apie kad viena įmonė tikisi kokios nors malonės ar net nuolaidos iš savo partnerio, žinoma, į laiško rašymą, jo dizainą ir net siuntimą reikėtų žiūrėti labai rimtai. Bet kokia detalė gali padaryti įspūdį, todėl geriau atsižvelgti net į iš pažiūros nereikšmingus niuansus:

  1. Visų pirma, geriau siųsti fiziniu paštu - įprastu Rusijos paštu arba dar geriau privati ​​organizacija, kuri korespondenciją pristato nuo durų iki durų ir daug greičiau. Pranešimas adresu elektroniniu formatu arba juo labiau faksu perduotas siuntimas dažnai suvokiamas beveidžiau, kaip šlamštas.
  2. Be to, fizinis dokumento vykdymo būdas (t. y. kaip įprasta paštu) leidžia padaryti palankų įspūdį dėl brangesnio popieriaus, voko, antspaudo ir kitų dizaino priemonių.
  3. Tekstui rašyti visada pasirenkamas įmonės firminis blankas – tai leidžia prašymą padaryti oficialesnį.
  4. Geriau vengti akivaizdaus klerikalizmo tekste – t.y. stabilūs žodžiai ir posakius, kurie dažniausiai naudojami verslo aplinkoje. Jie tiesiogine prasme „išdžiovina“ pasakojimą ir apskritai daro neigiamą įspūdį. Juos lengva pakeisti originalūs variantai- pavyzdžiui, „prašau apsvarstyti“ iki „tikiuosi jūsų supratimo ir pagalbos sprendžiant šią problemą“.
  5. Galiausiai verta apskritai laikytis dalykinio susirašinėjimo tradicijų, t.y. tekstas daugiausia parašytas oficialus verslo stilius. Neturėtų būti lyrinių nukrypimų, pernelyg sudėtingų sintaksinių struktūrų ar dviprasmiškų (reikšme) frazių. Reikėtų pasirūpinti, kad žinia pašnekovui būtų labai lengvai suvokiama tiek supratimo, tiek psichologiškai.

PATARIMAS. Jei tekstą galima parašyti ranka, geriau naudoti šį metodą. Ranka rašytas laiškas išskiria jį iš visų kitų. Tačiau rašymą geriau patikėti kaligrafijos technikas išmanančiam specialistui.

Veislės

Priklausomai nuo konkrečią situaciją Yra įvairių raidžių tipų. Prašymai daugiausia susiję su finansinius klausimus– pavyzdžiui, nuolaidos suteikimas, mokėjimo už paslaugą sumažinimas ar jos atidėjimas. Nedaugelis prašymų laiškų yra skirti pagalbai sprendžiant kai kuriuos kitus klausimus. Dažniausiai pasitaikantys atvejai ir paruošti pavyzdžiai laiškai aptariami toliau.

Apie lėšų paskirstymą

Prašymas skirti pinigų net labdaros tikslams yra gana rimtas prašymas. Todėl rengiant svarbu kuo konkrečiau apibūdinti situaciją ir, be to, aiškiai nurodyti, kam tiksliai reikia pinigų ir dėl kokių priežasčių jų negalima paimti iš kito šaltinio.

Rengdami galite naudoti šį pavyzdį kaip pagrindą.

Iš NPO "Vaivorykštė"

Įstatymų leidžiamosios asamblėjos deputatas

Sankt Peterburgas Milošnikovas I.N.

Gerbiamas Ilja Nikolajevičiau! Direktorius sveikina jus ne pelno siekianti organizacija Vaivorykštė". Mūsų organizacija buvo įkurta 2012 metais ir visus šiuos metus nuolat teikė finansinę pagalbą vaikams, sergantiems ūmiomis leukemijos formomis. Pagrindinė mūsų veiklos kryptis – atitinkamų prekių pirkimas vaistai ir atlikti sudėtingas operacijas.

Visus šiuos metus pagrindinis mūsų veiklos finansavimo šaltinis buvo UAB „...“ įmonė. Tačiau šių 2017 metų balandį finansavimo apimtys smarkiai sumažėjo, o m Šis momentas negalime vykdyti labdaros veiklos tokiomis pat apimtimis.

Mūsų duomenimis, metinis fondo biudžetas, atsižvelgiant į privačias aukas, turėtų būti 10 mln. Taigi dėl finansavimo nutraukimo reikia padengti 8 milijonų rublių skirtumą. kasmet. Tikimės jūsų pagalbos, nes šiuo metu nepavyksta rasti rėmėjų.

Pagarbiai Svetozarovas V.K.

Apie prekių pristatymą

Čia svarbu parodyti savo susidomėjimą ir norą bendradarbiauti. Todėl turime rasti Teisingi žodžiai kad pašnekovas būtų persmelktas pasitikėjimo ir priimtų tinkamą sprendimą. Galite remtis šiuo pavyzdžiu.

LLC "..." generalinis direktorius

Nekrasovas N.K.

Iš LLC "..." direktoriaus

Elizarova V.M.

Sveikinimai, Nikolajus Konstantinovičius! Regioninėje parodoje Žemdirbystė, kuris vyko šių metų gegužės mėnesį, mūsų įmonė susidomėjo Jūsų pasiūlytais technikos ir įrangos pavyzdžiais.

Norėtume pradėti bendradarbiavimą su jumis pristatydami bandomąją prekių partiją ( visas sąrašas pridedamas kaip atskiras dokumentas prie šio laiško). Garantuojame laiku atsiskaitymą už prekes ir paslaugas. Išreiškiame viltį dėl ilgalaikio ir abipusiai naudingo bendradarbiavimo.

Mūsų kontaktiniai duomenys:

Pagarbiai Elizarovas V.M.

Apie nuolaidų teikimą

Šiuo metu tai gana dažnas tipas, nes ekonominės sąlygos daugeliu atžvilgių pablogėjo. Patirtis rodo, kad sandorio šalies įtikinimas suteikti nuolaidą ypač gerai veikia šiais atvejais:

  • jei įmonės bendradarbiauja ilgą laiką, pavyzdžiui, ilgiau nei metus;
  • jei iš karto perkamas didelis prekių kiekis.

generaliniam direktoriui

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Iš „Veres LLC“ direktoriaus

Aleksandrova K.N.

Sveiki, Genadijus Viktorovičius. Džiaugiamės galėdami pastebėti, kad mūsų įmonės bendradarbiauja jau daugiau nei 2 metus. Reiškiame jums dėkingumą, kad visada aukštos kokybės savo paslaugas, taip pat už pagalbą sprendžiant daugybę aktualių problemų.

Tikime, kad jums ne paslaptis, ką Praeitais metais mūsų ekonominė padėtis rinkos niša gerokai pablogėjo. Deja, šiuo metu jaučiame tam tikrą pajamų trūkumą, kuris siejamas su ketvirčio pelno mažėjimu.

Atsižvelgiant į šias aplinkybes, tikimės Jūsų supratingumo ir sutikimo suteikti 10% nuolaidą paslaugoms, kurios bus teikiamos kitais 2018 m. kalendoriniai metai. Žinoma, tokia priemonė yra laikina ir esame įsipareigoję visapusiškai bendradarbiauti abipusiai naudingomis sąlygomis, jei ekonominė situacija stabilizuosis.

Pagarbiai Aleksandrovas K.N.

Apie nuomos sumažinimą

Tokiu atveju jūsų prašymo pagrindimas laiške bus maždaug toks pat, kaip ir aptartas ankstesniame pavyzdyje.

generaliniam direktoriui

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Iš „Veres LLC“ direktoriaus

Aleksandrova K.N.

Sveiki, Genadijus Viktorovičius. 2016 m. pasibaigusiais finansiniais metais mūsų įmonė patyrė 10% lūkesčius viršijančių nuostolių. Esame priversti pripažinti, kad mūsų įmonę palietė finansų krizė. Tai atspindi 15-20% savininkų sumažėjęs klientų srautas.

Šiuo atžvilgiu tikimės, kad sutiksite suteikti 10% nuolaidą. Atkreipiame dėmesį, kad esame gana dideli nuomininkai ir tuo pačiu per visą penkerių metų bendradarbiavimo laikotarpį neleidome nė karto vėluoti atsiskaityti, o taip pat užpildėme visas kitas sutarties sąlygas. Mes remiamės tuo, kad šią priemonę laikina, todėl esame pasirengę toliau mokėti visą įmoką, kai tik stabilizuosis situacija rinkoje.

Pagarbiai Aleksandrovas K.N.

Apie atidėtą mokėjimą

Šiuo atveju svarbu pripažinti, kad tikrai nesumokėjote laiku ir išsamiai paaiškinti priežastį. Žinoma, reikia tiksliai nurodyti visos sumos grąžinimo terminus.

UAB „Gruzodar“ direktoriui

Vakulovas N. Yu.

Iš „Parabolia LLC“ direktoriaus

Aksakova T.G.

Sveiki, brangusis Nikolajus Jurjevičius. 2017 m. rugsėjį mes nesumokėjome kito įmokos už jūsų paslaugas 100 000 rublių. Oficialiai įspėjome jus prieš mėnesį apie negalėjimą atlikti mokėjimo. Šiuo metu paaiškiname, kad įmonė rado lėšų sumokėti. Prašome pateikti įmokų planą dviem mėnesiams: spalio ir lapkričio mėn. (po 50 000 rublių).

Nevengiame savo finansinių įsipareigojimų ir skolų bei atkreipiame Jūsų dėmesį, kad per visus 3 bendradarbiavimo metus nė karto nepažeidėme sutarties. Tikimės jūsų supratimo ir tikimės tolesnio abipusiai naudingo bendradarbiavimo.

Pagarbiai Aksakov T.G.

Prašome sumokėti už kitą įmonę

Tokie prašymai gali kilti tais atvejais, kai viena įmonė tam tikromis sąlygomis įsipareigoja vykdyti kitos įmonės finansinius įsipareigojimus. Šį šabloną galite naudoti kaip pavyzdį.

IP Blagodarova A.K.

iš IP Inina A.A.

Sveiki, brangusis Anatolijus Konstantinovičiau. Kaip žinote, turite man 100 000 rublių skolą. Per praeitį fiskaliniai metai Taip pat turėjau skolą 3 įmonėms 50 000 rublių. Siūlau sumokėti visą mano skolą. Savo ruožtu garantuoju įmokų planų suteikimą visam Jūsų skolos likučiui 6 mėnesių laikotarpiui.


VERSLO LAIŠKO TEKSTO STRUKTŪRA

PAGRINDINĖS VERSLO LAIŠKŲ RAŠYMO TAISYKLĖS

Verslo laiškai turi tam tikras rengimo ir formatavimo taisykles, jiems keliami reikalavimai dėl priklausomybės informaciniams ir informaciniams dokumentams. Rašydamas laišką autorius turi detaliai apgalvoti, kokiu tikslu jis rašo laišką ir ko tikisi dėl jo svarstymo. Jis pats turi aiškiai išsiaiškinti, ką adresatas žino apie laiško temą, kuo jis gali remtis kaip išeities tašku ir kuo nauja informacija, adresatui dar nežinomas, dėl kurio rašomas laiškas. Argumento pobūdis ir teksto sudėtis priklausys nuo laiško tikslo nustatymo. Galima išskirti šiuos laiškų rengimo ir rašymo etapus:

  • Esamos problemos studijavimas

  • Laiško teksto juodraščio ruošimas ir rašymas
  • Rašto projekto derinimas
  • Vadovo parašas
  • Registracija
  • Išsiuntimas

    • Pažvelkime į šiuos etapus. Išnagrinėjus klausimo esmę, reikia surinkti pakankamai informacijos šiuo klausimu, jei reikia, išnagrinėti teisės aktus, susijusius su klausimo esme, analizuoti ankstesnius kreipimusis šiuo klausimu ir į juos gautus atsakymus. Tada jie pradeda kurti laiško tekstą.

    Verslo laiško teksto struktūra

    Laiško teksto rašymas yra daug darbo reikalaujantis procesas. Svarbi užduotis kuriant laišką yra jo informacijos prisotinimas, t.y., įtraukiant reikiamą informacijos kiekį. Rašymas gali būti vieno aspekto arba kelių aspektų. Vienas laiško aspektas paprastai sudaro viso laiško turinį, o dažniausiai tai yra laiškai, į kuriuos nereikia atsakyti. Kelių aspektų laiškų tekstą gali sudaryti šie aspektai: skyriai, punktai, poskyriai, pastraipos. Kiekvieno aspekto pristatymas turi prasidėti pastraipa. Verslo korespondencijai būdingas polinkis rašyti daugiausia daugialypius laiškus. Laiškas paprastai sudaromas pagal tokią schemą: įvadas, pagrindinė dalis, išvada. Įžanginėje dalyje yra: nuoroda į dokumentą, atskiri jo punktai, kuriais remiantis buvo surašytas laiškas; fakto konstatavimas, kuriame nurodomas rašto surašymo tikslas (priežastis). Nurodant dokumentą, jo duomenys nurodomi tokia seka: dokumento rūšies pavadinimas, autorius, data, dokumento registracijos numeris, pavadinimas, pvz.: Pagal Vyriausybės 2004 m. Rusijos Federacija 2004 m. birželio 27 d. Nr. 620 „Dėl pavyzdinių nuostatų patvirtinimo...“ Pagrindinėje dalyje pateikiamas įvykio aprašymas, esama situacija, jų analizė ir pateikti įrodymai. Būtent šioje dalyje reikia įtikinti, įrodyti, kad susirinkime (konferencijoje, apskritajame stale) būtina dalyvauti, kad gaminama produkcija ar teikiamos paslaugos yra geriausi, kad prašymas turi būti išpildytas ir pan. laiško išvadoje pateikiamos išvados prašymų, pasiūlymų, nuomonių, atsisakymų, priminimų ir kt. forma. Laiške gali būti tik viena baigiamoji dalis. Pagrindiniai laiško klausimai turi būti aiškiai suformuluoti ir išdėstyti tokia seka, kuri būtų optimaliausia suvokimui. Parengus ir parašius tarnybinį raštą reikia redaguoti. Verslo laiškas beveik visada prasideda adresu. Ši nedidelė teksto dalis itin reikšminga komunikacijos tikslais. Teisingai parinktas adresas ne tik patraukia adresato dėmesį, bet ir suteikia norimą toną susirašinėjimui, padeda užmegzti ir palaikyti verslo santykiai. Kreipimosi svarbą nustato laiško autorius, kreipimasis leidžia užsitikrinti klausytoją. Po adreso esantis skyrybos ženklas nusipelno ypatingo dėmesio. Kablelis po adreso suteikia raidei atsitiktinį pobūdį, o šauktukas pabrėžia reikšmę ir formalų stilių. Teksto autorius turi atsižvelgti į šiuos veiksnius:

    1. Adresato socialinė padėtis savosios atžvilgiu;
    2. Pažinties laipsnis, santykių pobūdis;

    3. Bendravimo situacijos formalumas/neformalumas;
    4. Etiketo leidimai, galiojantys tam tikroje kalbų grupėje.

    Išspausdintas apeliacinis skundas yra centre:

    Gerbiamas Michailai Petrovičiau!

    Laiško tekstas gali baigtis nurodant lūkesčius, kad prašymas bus įvykdytas (garantijos, pareiškimai, kvietimai, priminimai), taip pat mandagumo formulė, pvz.:
    Reiškiu dėkingumą už suteiktą pagalbą ir patikinu, kad jūsų pateikta informacija bus tokia didelę reikšmę plėtojant abipusiai naudingą bendradarbiavimą.
    Naudodamasis proga norėčiau padėkoti už pakvietimą...
    Reiškiu viltį dėl vaisingo bendradarbiavimo ir aktyvaus dalyvavimo sprendžiant problemas, kuriant ir įgyvendinant tolimesnius mūsų programos veiksmus.
    Mandagumo formulė yra prieš atributą „parašas“, atspausdinta iš pastraipos ir atskirta nuo pozicijos kableliu. Pareigybės pavadinimas rašomas didžiosiomis arba mažosiomis raidėmis, atsižvelgiant į tai, kaip pareigos išdėstytos organizacijos steigimo ar norminiuose dokumentuose. Jei laiškas išduodamas ant pareigūno firminio blanko, tada atribute „parašas“ pareigų pavadinimas nenurodomas.

    Oficialioje korespondencijoje naudojamas oficialus verslo stilius.
    Verslo stilius yra derinys kalbos reiškia, kurios funkcija – tarnauti oficialių verslo santykių sferai.
    Ypatumai verslo stilius, jai būdingi specifiniai bruožai, šio tipo kalbos stilistinės normos susiformavo veikiant sąlygoms, kuriomis vyksta dalykinis bendravimas. Šios sąlygos yra tokios:
    1. Dalyviai Verslo komunikacijos- daugiausia juridiniai asmenys- organizacijos, įstaigos, įmonės, atstovaujamos vadovų ir kitų jų vardu veikiančių pareigūnų;
    2. Informacinių santykių tarp organizacijų pobūdis ir turinys yra gana griežtai reglamentuoti;
    3. Verslo komunikacijos dalykas – organizacijos veikla: vadybinė, gamybinė, ekonominė,
    mokslinis, techninis ir kt.;
    4. Didžioji dauguma valdymo dokumentų yra orientuoti į konkretų gavėją;
    5. Dauguma situacijų, kylančių organizacijų veikloje ir reikalaujančių rašytinės dokumentacijos, yra susijusios su pasikartojančiomis, panašiomis situacijomis.
    Svarstomos dalykinio bendravimo sąlygos formuoja tam tikrus reikalavimus valdymo informacijai. Siekiant užtikrinti efektyvų keitimąsi informacija valdymo srityje, informacija turi turėti tam tikras savybes.

    Ji turi būti:
    1. Oficialaus pobūdžio, kuris pabrėžia verslo santykių pagrindą, jie nėra asmeninis charakteris, taip pat nurodo tam tikrą atstumą, kuris egzistuoja tarp verslo komunikacijos dalyvių;
    2. Kreiptasi, kadangi valdymo dokumentas visada skirtas konkrečiam gavėjui, pareigūnui, organizacijai, organizacijų grupei;
    3. Aktualus, nes dokumente turi būti tiksliai ta informacija, kuri yra būtina tam tikru momentu, kad dokumentas būtų veiksmingas valdymo sprendimas arba
    kitas panaudojimas valdymo veikloje;
    4. Objektyvus ir patikimas, nes efektyvi valdymo veikla reikalauja nešališko, nešališko įvykių, faktų ir reiškinių vertinimo;
    5. Įtikinama, argumentuota, nes dalykinės komunikacijos užduotis yra paskatinti adresatą daryti (arba nedaryti)
    tam tikri veiksmai;
    6. Pilnas ir pakankamas valdymo sprendimams priimti. Dėl informacijos trūkumo gali prireikti
    papildomai prašyti informacijos, generuoti korespondenciją,
    sukelti nepateisinamus laiko ir pinigų praradimus.
    Verslo stilius turi derinį konkrečių ženklų, išskiriant ją iš kitų kalbos stilių – mokslinės, publicistinės, šnekamosios ir grožinės literatūros kalbos.
    Pagrindiniai verslo stiliaus reikalavimai yra šie:

  • pateikimo standartizavimas;
  • neutralus pristatymo tonas;
  • formuluotės tikslumas ir tikrumas, formuluotės vienareikšmiškumas ir vienodumas;
  • teksto pateikimo glaustumas, trumpumas;
  • kalbos formulių naudojimas;
  • terminų vartojimas;
  • leksinių ir grafinių santrumpų naudojimas;
  • pasyvių konstrukcijų vyravimas prieš tikras;
  • frazių su žodiniu daiktavardžiu vartojimas;
  • dizaino naudojimas su nuoseklus pateikimasžodžiai giminės ir instrumentinės kalbos;
  • paprastų bendrinių sakinių vyravimas.

    • Verslo kalbos standartizavimas apima visus kalbos lygius – žodyną, morfologiją ir sintaksę. Iki šiol verslo kalba sukaupė daugybę terminų, frazių ir formulių. Naudojimas paruoštos konstrukcijos leidžia negaišti laiko ieškant standartines situacijas apibūdinančių apibrėžimų. Darbo kalbos standartizavimas žymiai padidina dokumentų informacinį turinį, žymiai palengvina jų suvokimą, o tai padeda optimizuoti dokumentų srautą apskritai.
    Neutralus pateikimo tonas yra oficialios dalykinės komunikacijos norma, kuri pasireiškia griežčiausiu ir santūriausiu pristatymo pobūdžiu. Pateikimo tono neutralumas atmeta galimybę tekstuose naudoti ekspresyvias ir emociškai įkrautas kalbos priemones (šnekamosios kalbos žodyną ir įsiterpimus), perkeltines priemones ir perkeltine prasme vartojamus žodžius. Laiško tekste esanti informacija yra oficialaus pobūdžio. Dėl šios priežasties asmeninis, subjektyvus elementas dokumentuose turėtų būti kuo mažesnis. Iš dokumentų kalbos neįtraukiami žodžiai, turintys ryškią emocinę konotaciją (žodžiai su mažybinėmis priesagomis, su perdėjimo ar sumažinimo galūnėmis, įterpimai).
    Tačiau negalima manyti, kad oficialus dokumentas yra visiškai be emocijų.
    Daugumos dokumentų tikslas – sudominti adresatą, įtikinti, paskatinti veikti autoriaus norima linkme. Valdymo dokumentas nepasieks savo tikslo, jei jame nebus emocinių atspalvių, tačiau emocionalumas turėtų būti paslėptas ir pasiekiamas ne kalba, o turiniu. Jis turėtų būti paslėptas už išorinio ramaus, neutralaus pateikimo tono. Pateikimo tikslumas suponuoja nedviprasmišką dokumento turinio supratimą.
    Teksto aiškumą ir tikslumą pirmiausia lemia teksto kompozicinės struktūros teisingumas, loginių klaidų nebuvimas, formuluotės apgalvotumas ir aiškumas – stabilios frazės, vaizdingų posakių nebuvimas.
    Lakoniškas teksto pateikimas pasiekiamas taupiai naudojant kalbines priemones, neįskaitant kalbos pertekliaus – žodžių ir posakių, turinčių papildomą reikšmę.
    Teksto glaustumo arba trumpumo reikalavimas yra tiesiogiai susijęs su teksto apimties mažinimu. Trumpumo reikalavimas verčia aiškiau suformuluoti dokumento temą, taupiai vartoti kalbą, pašalinti nereikalingus žodžius, kuriuose nėra reikiamos informacijos, nepagrįstus pasikartojimus ir nereikalingas detales.
    Laiškas turi būti įtikinamas, nepaisant to, kam jis išsiųstas, jame turi būti tikslios datos, neginčijami faktai ir išvados.
    Viena iš dalykinės kalbos ypatybių yra plačiai paplitusios kalbinės formulės – stabilios (šablono) frazės vartojamos nepakitusios. Norint motyvuoti tam tikrą veiksmą, naudojamos šios išraiškos:

    Informuojame, kad nuo... iki...;
    - Informuojame, kad nuo...;
    - Siunčiame sutartą...;
    - Prašome apsvarstyti klausimą dėl...,
    - Patikrinimo metu nustatyta, kad....;
    - Dėl finansinės pagalbos trūkumo...;
    - Dėl sunkios ekonominės padėties...;
    - Pagal jūsų laišką...;
    - Norint atlikti bendrą darbą...;
    - Pagal protokolą...;
    - Patvirtindamas mūsų susitarimą...;
    – Siekiant sustiprinti atsakomybę... ir t.t.

    Kalbinės formulės yra pasikartojančiose situacijose naudojamų kalbinių priemonių suvienodinimo rezultatas. Be tipinio turinio išreiškimo, kalbos formulės dažnai veikia kaip teisiškai reikšmingos teksto dalys, be kurių dokumentas neturi pakankamai teisinės galios:

    Garantuojame paskolos grąžinimą suma...,
    - Apmokėjimą garantuojame. Mūsų banko duomenys...
    - Paskirta įgyvendinimo kontrolė...

    Terminas yra žodis ar frazė, kuriai priskiriama konkreti ar speciali sąvoka. Tam tikros žinių srities terminų rinkinys arba profesinę veiklą sudaro terminologiją arba terminų sistemą.
    Terminų vartojimas griežtai fiksuota prasme užtikrina vienareikšmišką teksto supratimą, o tai labai svarbu dalykinėje komunikacijoje.
    Valdymo dokumentacijoje vartojami terminai yra pramonės terminai, atspindintys dalykinės srities, kuriai yra skirtas dokumento turinys, turinį, taip pat terminai, susiformavę dokumentacijos palaikymo srityje.
    Terminų vartojimo teisingumas ir stabilumas praktikoje pasiekiamas naudojant terminų žodynus ir standartus, kurie nustato griežtai nedviprasmišką sąvokų ir terminų sistemą bei padeda racionalizuoti terminologiją. Tvarkymui skirtos dokumentacijos palaikymo srityje vartojamos sąvokos įrašytos GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“.

    Vartodami terminą turite užtikrinti, kad jis būtų suprantamas gavėjui. Jei laiško autoriui kyla abejonių dėl to, būtina atlikti vieną iš šių veiksmų:

    Pateikite oficialų termino apibrėžimą;

    Iššifruokite termino reikšmę naudodami neutralų žodyną;

    Pašalinkite terminą arba pakeiskite jį paprastai suprantamu žodžiu ar posakiu.

    Terminų vartojimo sunkumai siejami ir su tuo, kad terminų sistema nuolat kinta: keičiasi esamų sąvokų turinys, atsiranda naujų, kai kurios sąvokos pasensta, o jas žymintys terminai iškrenta iš vartosenos.
    Vartojant polisemantinius terminus (sinoniminius terminus), reikia atsižvelgti į tai, kad viename dokumente terminas gali būti vartojamas tik viena iš jo reikšmių. Pavyzdžiui, terminai „sutartis“, „sutartis“, „sutartis“ yra sinonimai, tačiau skiriasi jų taikymo praktika. Darbo teisės aktuose kalbame apie darbo sutartį (sutartį); civilinėje teisėje - du ir daugiašaliai sandoriai vadinami sutartimis; Užsienio prekybos veikloje dažniau vartojamas terminas „sutartis“, sutartyse fiksuojami susitarimai daugelyje kitų sričių.

    Kitas dalykinės kalbos bruožas. Verslo kalboje vartojamos santrumpos. Yra du pagrindiniai žodžių santrumpų tipai:
    1. Leksikos (santrumpos) - sudėtingi sutrumpinti žodžiai, sudaryti iš žodžių dalių pašalinus dalį jų sudedamųjų raidžių: CIS, LLC, Nepaprastųjų situacijų ministerija, AE, GOST, GUM, Roskomzem, vyriausiasis buhalteris, vadovas, pavaduotojas, specialiosios pajėgos.
    2. Grafinis – rašte vartojamų žodžių santrumpos: gr-n, tchk, zh-d, kv. m ir kt.

    Raidėse turi būti naudojamos tik oficialiai priimtos santrumpos, pavadinimai ir terminai. Įstaigų, organizacijų ir pareigybių pavadinimai, titulai, matavimo vienetai, geografiniai pavadinimai ir kiti turi tiksliai atitikti oficialius pavadinimus.

    Kitas dalykinės kalbos bruožas yra konstrukcijų su nuoseklia žodžių subordinacija genityvo ar instrumentiniu atveju naudojimas:
    - Siūlome Jums sprendimų (kokių?) variantus rekonstruojant gyvenamųjų ir administracinių pastatų šildymo, vėdinimo ir sanitarinius įrenginius.
    – Visiškai pritariame (ko?) tolesnių diskusijų poreikiui konkrečių klausimų galimas bendradarbiavimas.
    – Pagal Rusijos Federacijos prezidento patvirtintą pagrindinių veiklų sąrašą (kokią?) rengiant ir vykdant pergalės Didžiojo Tėvynės karo 60-mečio minėjimą...

    Pagal personalo grafiką...

    Verslo kalbai būdingas frazių vartojimas su žodiniais daiktavardžiais. Verslo kalboje vietoj veiksmažodžių vartojamos konstrukcijos iš žodinių daiktavardžių, turinčių veiksmo reikšmę: padėti (ir nepadėti), padėti (ir nepadėti), valyti (ir nevalyti), teikti paramą. (o ne paremti), remontuoti (ne remontuoti).
    Rašymui svarbus pateikimo paprastumas ir paprastų, įprastų sakinių vyravimas. Verslo stiliaus ypatybė – vyraujantis paprastų bendrinių sakinių, vienbalsių (su vienu pagrindiniu nariu – subjektu arba predikatu) arba dviejų dalių (su dviem pagrindiniais nariais – subjektu ir predikatu) vartojimas su atskirtomis frazėmis (dalyvinis, prieveiksmis, atskiri apibrėžimai), įžanginiai žodžiai ir sakiniai, pavyzdžiui:
    – Dėl itin žemo į jungtinės įmonės „MIO“ įstatinį kapitalą įnešto miesto turto naudojimo efektyvumo, taip pat dėl ​​nepakankamo automobilių parko darbo krūvio ir jo nuostolingumo, prašome spręsti klausimą dėl jungtinės veiklos vykdytojo perleidimo. miesto dalį Rotušės finansiniam ir ūkiniam valdymui.

    Patartina parengti laišką vienu klausimu. Jei vienu metu reikia kreiptis į organizaciją keliais skirtingais klausimais, rekomenduojama kiekvienam iš jų rašyti atskirus laiškus.
    Vieno laiško tekste galite išreikšti prašymus ar kitus klausimus, jei jie perduodami vykdyti vienam asmeniui.
    Be tradicinių kalbos formulių, verslo korespondencijoje yra svetimžodžių ir frazių. Praktiškai jie atlieka kalbinių formulių vaidmenį. Kai kurie iš jų yra gerai žinomi, kai kurie yra mažiau paplitę. Reikėtų nepamiršti, kad naudojant svetimžodžiai suteikia šiek tiek senamadišką pojūtį, bet tuo pačiu ir palieka geras įspūdis iš partnerio, kuris žino šiuos žodžius ir leidžia suklaidinti pašalinį skaitytoją.

    Pamokos;

    Palyda;

    Garantija;

    Informacinis;

    Dėkoju;

    Sveikiname;

    Taip pat yra prašymo laiškai, prašymo laiškai, pranešimo laiškai, atsakymo laiškai, kvietimo laiškai ir kt. Kiekvienas laiškų tipas turi savo ypatybes rengiant ir projektuojant.

    Kvietimo laiškai

    Kvietimo laiškai su pasiūlymu dalyvauti seminaruose, susitikimuose ir kituose renginiuose dažniausiai adresuojami organizacijos vadovui, konkrečiam pareigūnui, bet gali būti adresuojami ir visam kolektyvui. Laiškuose nurodomos dalyvavimo sąlygos, renginių vieta ir laikas, prireikus – aprangos kodas. Laiške dažniausiai nurodoma „priedas“, kuriame informuojama apie renginio programą.

    Garantiniai raštai

    Garantiniai raštai rašomi tam tikriems pažadams ar sąlygoms patvirtinti ir yra skirti organizacijai ar asmeniui. Gali būti garantuotas apmokėjimas už atliktus darbus, kokybę, produkcijos pristatymo laiką, apmokėjimą už prekes, nuomą ir pan.. Tokiuose laiškuose vartojami standartiniai posakiai: „įmonė garantuoja, garantuojame, prašome atsiųsti mums grynaisiais pristatymo metu (garantijos tipas), garantuojame apmokėjimą, Garantuojame pristatymo terminus, garantuojame gaminių kokybę...“
    Laiške dažniausiai nurodomi mokėjimo garantijas teikiančios organizacijos mokėjimo duomenys.
    Rašto tekstą patartina derinti su teisės tarnyba. Be organizacijos vadovo parašo, gali būti išduotas vyriausiojo buhalterio parašas. Parašas patvirtintas antspaudu.

    Prašymo laiškai

    Yra daugybė situacijų, dėl kurių pateikiami prašymai įmonių, organizacijų ir įstaigų vardu. Šio laiško tekstas paprastai sudaromas tokia forma: pagrindinėje turinio dalyje nurodoma priežastis, paskatinusi jus pateikti prašymą; paties prašymo pareiškimas; paskutinė dalis išreiškia viltį dėl laukiamo rezultato. Prašymai dažniausiai išreiškiami žodžiais „prašau, mes prašome“;
    Prašome padėti...;
    Prašome siųsti mūsų adresu...;
    Prašome dalyvauti...;
    Prašau informuoti...;
    prašau likviduoti skolą...;
    Prašome imtis veiksmų...

    Pagrindinis šio rašto tikslas – įtikinti, įrodyti būtinybę įvykdyti prašymą, todėl rašto tekstas pateikia įtikinamų įrodymų, pridedami skaičiavimai, sąmatos ir kiti pagrindžiantys pagrindai, kurie įforminami kaip „priedas“.

    Atsakyti į laiškus

    Atsakymo laiško tekstas paprastai prasideda prašymo pakartojimu. Toliau nurodomi prašymo nagrinėjimo rezultatai, motyvuojamas atsisakymas (jei tai yra atsisakymo raštas) ir nurodomas pats atsisakymas.
    Verslo laiške pateikiamos informacijos pobūdis dažniausiai suponuoja alternatyvumą atsakymo laiške laukiamai informacijai, t.y. dalykiniame susirašinėjime galioja turinio aspektų paraleliškumo principas, kuris atsispindi atsakymo korespondencijos kalboje. Tai reiškia:
    1. Nuorodos į pradinį laišką ir jo temą buvimas atsakymo laiške;
    2. Abiejose raidėse vartojamos tos pačios kalbinės raiškos priemonės (pirmiausia terminija);
    3. Informacijos apimčių ir turinio aspektų palyginimas abiejuose laiškuose;
    4. Tam tikros sekos laikymasis pateikiant turinio aspektus.

    Atsakomųjų laiškų tekstai turi atitikti vadovų nutarimuose įrašytas užduotis.
    Pirma ir pagrindinė taisyklė – neatidėliokite atsakymo, neverskite korespondento laukti. Jeigu susiklosčius aplinkybėms negalite atsakyti per nustatytą terminą, informuokite apie tai adresatą, taip pat nurodykite terminą, per kurį galėsite pateikti galutinį atsakymą. Būtinai atsiprašykite už vėlavimą, nurodydami objektyvią jo priežastį.
    Atsakymo laiške nurodomas dokumento, į kurį atsakoma, numeris ir data. Šie duomenys įrašomi ne laiško tekste, o tam skirtoje blanko vietoje arba prieš blanke nesurašyto dokumento antraštę.

    Naudojamos šios atsisakymo pateikimo formos:
    – Jūsų pasiūlymas atmetamas dėl šių priežasčių...

    Jums atsiųstas susitarimo dėl bendrų veiksmų projektas atmetamas dėl šių priežasčių...
    - Atsiprašome, bet mūsų įmonė negali priimti jūsų pasiūlymo...

    Padėkos laiškai


    IN Pastaruoju metu Padėkos raštai plačiai naudojami verslo korespondencijoje.
    Padėkos laiškai yra gerų manierų taisyklės santykiuose tarp partnerių. Bendradarbiaujant reikia mokėti ne tik prašyti, bet ir padėkoti už suteiktas paslaugas, už bendrą bet kokių renginių vedimą, už sveikinimų siuntimą, už priėmimo organizavimą ir pan.

    Laiškas gali būti suformatuotas ant firminio blanko arba ant spalvoto firminio blanko) padėkos laiškas. Jeigu laiškas surašytas ant firminio blanko, jis registruojamas nustatyta tvarka. Padėkos rašto blanke surašytas laiškas neregistruojamas, „parašo“ rekvizitas gali būti dedamas antspaudu. Kadangi laiškas yra asmeninio pobūdžio, nerekomenduojama į jį įtraukti atributo „atlikėjas“. Laiškų tekstai vartoja Standartinė forma pareiškimai:
    - Reiškiu dėkingumą...;
    – Esu nuoširdžiai dėkingas...;
    - Su dėkingumu pažymime...;
    - Ačiū...;
    - Ačiū už...

    Motyvaciniai laiškai

    Motyvaciniai laiškai surašomi informuojant adresatą apie bet kokių dokumentų išsiuntimą. Laiško tekstas susideda iš dviejų dalių: pranešimo apie siunčiamą medžiagą ir patikslinančios informacijos (priedų). Paprastai motyvacinio laiško tekstas yra labai trumpas, tinka A5 formatui ir neturi savarankiškos antraštės. Motyvaciniai laiškai paprastai prasideda taip:
    - Siunčiu informaciją...; - Džiaugiamės galėdami Jums pasiūlyti (rekomenduoti)...;
    - Mes jums siūlome...;
    - Esame tikri, kad Jus sudomins aukšta mūsų gaminių kokybė...;
    - Informuojame, kad...;
    - Informuojame, kad...;
    – Tikimės tolesnio bendradarbiavimo...

    Beveik kiekviena įmonė, įmonė ar organizacija anksčiau ar vėliau susiduria su būtinybe parašyti verslo laišką. Jei jums pavesta ši užduotis, toliau pateikta informacija gali būti jums naudinga.

    Norėdami teisingai parašyti verslo laišką, pirmiausia turite nustatyti, kuriai grupei jis turėtų būti priskirtas. Pereikime prie klasikinės klasifikacijos. Verslo laiškai skiriami pagal temą, funkcinę paskirtį, gavėjų skaičių, sudėtį, struktūrą ir siuntimo formą. Verslo laiškų sąraše, atskirtame pagal temas, yra komerciniai ir nekomerciniai verslo laiškai. Pirmajame yra pasiūlymas, prašymo laiškas, skundas, antrasis - padėkos raštas, garantija, informacinis paštas, taip pat priminimo, patvirtinimo, sveikinimo, kvietimo, prašymo, užuojautos ir motyvacinio laiško. Pagal funkcines charakteristikas raides galima sugrupuoti į tas, kurios reikalauja atsakymo, ir į tas, kurios nereikalauja atsakymo. Jei vertintume gavėjo požiūriu, tai yra paprastosios raidės, apskritieji laiškai ir kolektyviniai laiškai. Eiliniai adresuojami vienam asmeniui, žiediniai – daugybei įstaigų, o kolektyviniai – nuo ​​kelių asmenų konkrečiu adresu. Kalbant apie kompozicinę ypatybę, reikėtų skirti vieno aspekto raides ir kelių aspektų raides. Pirmajame svarstomas vienas klausimas, antrajame – keli klausimai. Pagal struktūrą verslo laiškai gali būti reglamentuojami (surašyti nustatyta forma) ir nereglamentuojami (rašomi laisva forma). Priklausomai nuo siuntimo būdo, yra vokų, el. pašto ir fakso laiškai. Kadangi yra daugybė verslo laiškų rašymo galimybių ir tikslų, pažvelkime į dažniausiai pasitaikančius verslo laiško rašymo būdus. Pradėkime nuo pasiūlymo. Tai pasiūlymas bendradarbiauti su sandorio sąlygų aprašymu ir turi tokią struktūrą:
    • dangtelis, nurodantis gavėjo pareigas, pavardę, vardą ir patronimą, organizacijos pavadinimą;
    • laiško registracijos numeris ir data;
    • titulas;
    • tekstas;
    • siuntėjo parašas.

    Pasiūlymo tekste pateikiamas pasiūlymas dėl bendradarbiavimo ir jo sąlygos.

    Mūsų svetainėje.

    Prašymo laiškas savo turiniu panašus į pasiūlymą, tačiau jame nenurodomos sandorio sąlygos. Jis išduodamas ant įmonės firminio blanko. Tekste turi būti nurodytas laiško, klausimo ar prašymo tikslas, išreikšta viltis bendradarbiauti ir padėka už būsimą atsakymą.


    Norėdami parašyti skundą, turite turėti tam priežastį, nes tai yra reikalavimas verslo partneriams dėl sutarties sąlygų nevykdymo ar netinkamo vykdymo. Toks laiškas siunčiamas, jei prekės kokybė neatitinka sutartyje nurodytos, Techninės specifikacijos arba nepasiekia GOST. Struktūra paprastai yra standartinė, tekste turi būti nurodyti dokumentai (nurodantys fragmentus), kuriais remdamasis siuntėjas reiškia pretenzijas antrajai šaliai. Taip pat nurodomas prekių pavadinimas ir kiekis, kokios sąlygos buvo pažeistos, įrodymai ir siuntėjo reikalavimai. Kartu su laišku būtina atsiųsti dokumentus, įrodančius laiško siuntėjo teiginių teisėtumą.


    Atsisiųskite čia.

    Ačiū ir garantinis raštas turi standartinę struktūrą. Garantinis raštas gali būti surašytas naudojant šias frazes: „šiuo raštu garantuojame“, „garantuojame laiku ir pilną apmokėjimą“ ir kt. Tokio dokumento kalba yra išimtinai verslo. Padėkos raštas Paprastai jis rašomas šiltesniu būdu nei kiti verslo laiškai ir yra tokia kalba kaip „Reiškiame jums nuoširdų dėkingumą...“. Tokių laiškų rašymo pavyzdžius rasite žemiau. Priminimo laiške pateikiamos nuorodos į sutarties punktus, prašymas įvykdyti sutarties sąlygas, priemonės, kurių bus imamasi neįvykdžius įsipareigojimų. Toks laiškas gali būti priminimas apie mokėjimą, skolą ir pan.


    Patvirtinimo laiškas savo turiniu atitinka jo pavadinimą. Tai gali būti tokia kalba kaip: „pranešame, kad gavome“, „patvirtiname gavimą“, „dėkojame“ ir kt.


    Sveikinimo laiškas surašomas bet kokia forma ant oficialaus įmonės firminio blanko arba tiesiog ant gražaus popieriaus ar atviruko. Turinio rašymas apima kūrybišką, asmeninį požiūrį.


    Kai planuojamas renginys, gali prireikti parašyti kvietimą. Tokiame laiške turėtų būti informacija apie įvykio datą ir vietą. Ją gavėjui reikėtų išsiųsti likus kelioms savaitėms iki šventės, kad gavėjas turėtų laiko pasiruošti.


    Prašymo laiškas yra identiškas prašymo laiškui ir jame yra prašymas gauti dokumentus, prekes, paslaugas, rekomendacijas ir pan. Į tokį laišką reikia atsakyti.


    Norėdami parašyti verslo laišką, turite aiškiai suprasti jo tikslą, pasirinkti laiško tipą ir pagal tipą apgalvoti struktūrą bei turinį.

    Verslo laiško ruošimas

    Kad ir kokia būtų verslo laiškų paskirtis, jie rašomi siekiant trokštamo tikslo versle. Ne kiekvienas organizacijos darbuotojas turi reikiamą kompetenciją dalykinės korespondencijos srityje, netinkamai elgiantis, rizikuojama vienu laišku visiškai sugadinti įmonės reputaciją. Bet jei naudojatės mūsų agentūros laiškų rašymo paslauga, gavėjas tikrai bus suinteresuotas dirbti su jumis.

    Verslo laiškų paskirtis

    Verslo laiškai nepraranda savo aktualumo sprendžiant darbo klausimus ir rinkodaros užduotis. Raštu pateikiama informacija yra patogi, nes priimdami sprendimą visada galite prie jos grįžti arba apskųsti ginčytinus klausimus. Rašytinis tekstas leidžia glaustai ir aiškiau suformuluoti mintis nei bendravimas žodžiu. Be to, su kai kuriais gavėjais galima susisiekti tik išsiuntus verslo laišką. Ir kuo aukštesnis šio adresato statusas, tuo profesionaliau turėtų būti sukurtas tekstas. Verslo laiškų rūšys tokia pat įvairi kaip verslo santykių sfera. Verslo korespondencija gali būti komerciniai (noras sudaryti sandorį, pretenzija į sandorio šalį) ir nekomerciniai (padėkos raštas, informacija, garantinis raštas, prašymo laiškai, -kvietimai, -priminimai ir kt.) Pagal funkcionalumą jie atskirti iniciatyvinius laiškus ir atsakomuosius laiškus, taip pat pranešimus, į kuriuos atsakyti nereikia.

    Kaip teisingai rašyti verslo laiškus.

    Verslo laiško struktūros ir teksto ypatumai

    Verslo laiškai turi aiškią sudėtį:

    Įvade nurodomas laiško tikslas ir priežastis bei pateikiama nuoroda į dokumentą, kuris buvo šio pranešimo pradžios taškas;

    Pagrindinėje dalyje aprašoma padėtis, pateikiama situacijos analizė, argumentuojama. Įrodymų pobūdis priklauso nuo laiško krypties: pavyzdžiui, įtikinti atvykti į konferenciją, investuoti į projektą, įsigyti prekę;

    Apibendrinant, remiantis tuo, kas išdėstyta, daroma išvada: pasiūlymas, prašymas, atsisakymas, pageidavimas ir kt.

    Prieš laiško tekstą visada dedamas mandagus kreipimasis į adresatą (pavyzdžiui, „Gerbiamas Sergejus Michailovičius!“) Taip pat teksto pradžioje arba pabaigoje yra mandagumo formulė, sudaryta pagal kanonus. verslo korespondencijos. Mandagumo formulės dažniausiai prasideda taip: „Reiškiu dėkingumą už suteiktą pagalbą... / dėkoju už pakvietimą... / tikiuosi vaisingo bendradarbiavimo...“. Rašant tokio tipo laiškus laikomasi dalykinio stiliaus. Jos bruožai: glaustumas, aiškumas, vienareikšmiškumas, terminų vartojimas, neutralus tonas, standartizavimas.

    Sunkumai rašant verslo laiškus

    Gerai žinokite adresatą ir informaciją, kurią jis jau turi jūsų klausimu;

    Rusų kalbos taisyklių ir dalykinio stiliaus ypatybių išmanymas: kalbos formulės, sakinių sudarymo taisyklės ir kt.;

    Teisingas ir tinkamas terminų vartojimas;

    Teisingumas kreipiantis į adresatą.

    Kaip teisingai rašyti verslo laiškus.

    Žodynai ir verslo laiškų rašymo pavyzdžiai gali padėti jums susidoroti su šia užduotimi patiems. Tačiau jei nėra pakankamai kompetentingo darbuotojo ar laiko pasiruošti verslo laiškų rašymui, šią paslaugą gali suteikti profesionali agentūra. Komunikacijos agentūros „Comagency“ specialistai padės sukurti firminį blanką, surinkti Reikalingi dokumentai Norėdami pateikti įtikinamų argumentų, parašykite kompetentingą ir reprezentatyvų verslo laišką, taip pagerindami savo organizacijos įvaizdį.

    Verslo laiškų formos

    Laiško forma yra popierinis formatas su iš anksto atkurta informacija, kurioje yra nuolatinė informacija apie organizaciją - dokumento autorių.

    Formų naudojimas žymiai pagreitina dokumento kūrimo procesą (dėl nuolatinės informacijos prieinamumo), sumažina darbo sąnaudas rengiant, supaprastina informacijos suvokimą ir gerina vadybinio darbo kultūrą. Forma daro informaciją oficialią.

    Gaunant organizacijai skirtą dokumentą, be abejo, didžiausias dėmesys skiriamas jame esančios informacijos esmei, tačiau neišvengiamai dėmesys kreipiamas ir į išvaizda dokumentas - popieriaus kokybė, spalvos naudojimas, logotipo dizainas, šrifto stilius, firminių blankų užrašų kompozicija. Remiantis šiais ženklais, susidaro įspūdis apie korespondentą, jo solidumo ir prestižo laipsnį. Reikia stengtis sukurti įsimintiną formą, galinčią palikti palankų įspūdį apie organizaciją, atspindinčią ne tik tam tikrą informaciją apie organizaciją, bet ir jos stilių. Dokumentai gerai išpildytose formose yra neatskiriama dalis organizacijos įvaizdis, jos unikali vizitinė kortelė.

    Organizacinių ir administracinių dokumentų formų reikalavimus nustato šie dokumentai: 1) GOST R. 6.30-2003. „Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui“; 2) Standartinės instrukcijos dėl biuro darbo federalinėse institucijose vykdomoji valdžia, patvirtintas Rosarkhiv 2000-11-27 įsakymu Nr.68.

    Laiško forma priklausomai nuo steigiamųjų dokumentų organizacijos gali apimti:

    Rusijos Federacijos valstybės herbas arba Rusijos Federaciją sudarančio subjekto herbas (tik valstybinėms įmonėms);

    Organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);

    Organizacijos kodas;

    Įmonės pavadinimas;

    Referencinė informacija apie organizaciją;

    Dokumento data;

    Dokumento registracijos numeris;

    Dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta (jei reikia).

    GOST R. 6.30-2003 numato formos detalių išdėstymą dviem versijomis: išilginis ir kampinis.

    Pirmuoju atveju visos formos detalės dedamos išilgai ir išlygiuotos arba pločio, arba centre.

    Kai detalės dedamos į kampą, jos kairiajame lapo kampe užima 73 x 88 mm plotą ir yra išlygiuotos arba į kairę paraštę, arba į paskirtos srities centrą.

    Blankų gamybai naudojamas A4 (210 x 297 mm) ir A5 (210 x 148 mm) formatų popierius. Vieno ar kito formato naudojimą lemia rengiamo dokumento apimtis. Mažesnis formatas skirtas dokumentams, kurių tekstas mažas (iki septynių eilučių); Neracionalu tokiems dokumentams naudoti A4 formatą.

    Leidžiama blankus gaminti spausdinimo būdu, naudojant internetines spausdinimo priemones ar kompiuterinę technologiją tiesiogiai gaminant konkretų dokumentą. Išimtis yra organizacijų firminiai blankai su atvaizdais Valstybės herbas Rusijos Federacijos arba Rusijos Federaciją sudarančių subjektų herbai. Formų spausdinimas iš kompiuterio yra labai ekonomiškas mažoms organizacijoms, tačiau neapsaugo nuo padirbinėjimo. Šia prasme spausdintos formos yra patikimesnės. Be to, siekdamos apsaugoti blankus nuo nesąžiningo naudojimo, kai kurios organizacijos iš spaustuvių užsako sunumeruotus blankus ir rūpestingai registruoja jų naudojimą. Tam pačiam tikslui naudojasi valstybės ir savivaldybių institucijos skirtingi tipai dokumentai, įvairių spalvų blankai.

    Ant blankų daromas tik pirmasis dokumento puslapis, o tolesniems puslapiams daryti naudojami standartiniai popieriaus lapai. Jei dokumentas turi būti siunčiamas keliais adresais, kiekviena dokumento kopija sukuriama formoje.

    Tarnybinio laiško formos pavyzdys (išilginis detalių išdėstymas)

    Kiekvienas dokumento lapas, tiek ant firminio blanko, tiek be jo, turi turėti tokius paraštės dydžius (mm): kairėje - ne mažiau kaip 20, dešinėje - ne mažiau kaip 10, viršuje - ne mažiau kaip 20, apačioje - ne mažiau kaip 20.

    Daugelyje organizacijų instrukcijos ir taisyklės, reglamentuojančios dokumentų rengimą, nustato didesnius laukus, nei reikalauja standartas. Pateikiame laiškų ant organizacinio blanko pavyzdžius (2–4 pav.).

    Ryžiai. 2

    Ryžiai. 3

    Ryžiai. 4

    Iš knygos MBA per 10 dienų. Svarbiausios programos iš pirmaujančių pasaulio verslo mokyklų autorius Silbigeris Steponas

    Vienos minutės dalykinio rašymo kursas 1. Aiškiai išdėstykite savo atvejį ir pradėkite kuo greičiau po įvadinio sakinio. Negaiškite skaitytojo laiko. Kiekvieną kartą turi turėti aiškią priežastį, kodėl apskritai tai rašai.2. Laikykite jį asmenišku, draugišku ir

    Iš knygos Individualus verslininkas[Registracija, apskaita ir atskaitomybė, apmokestinimas] autorius Aniščenka Aleksandras Vladimirovičius

    Formos griežtas ataskaitų teikimas Pirma, verslininkai Rusijos Federacijos Vyriausybės nustatyta tvarka gali (bet neprivalo) priimti grynuosius pinigus arba atsiskaityti mokėjimo kortelėmis nenaudodami kasos aparatų, kai teikia paslaugas visuomenei

    Iš knygos Išvalykite savo gyvenimą nuo šiukšlių! pateikė Mellen Andrew

    Iš verslo biuro į namus nei daugiau žmonių dirbant iš namų, dar svarbiau, kad perėjimas iš verslo biuro į namų biurą būtų kuo neskausmingesnis. Juk net ir dirbant namuose norisi savo pareigas atlikti profesionaliai.Jei anksčiau turėjote kolektyvą, jūs

    Iš knygos Apskaita autorius Bortnikas Nikolajus Nikolajevičius

    3.3. Griežtos ataskaitų formos: prašymas ir pateikimas Vadovaujantis Rusijos Federacijos Ministrų Tarybos – Vyriausybės 1993 m. liepos 30 d. nutarimu Nr. 745 „Dėl Prašymo nuostatų patvirtinimo“ kasos aparatai atliekant grynųjų pinigų mokėjimus gyventojams ir

    Iš knygos Biuro darbas sekretoriui autorius Smirnova Elena Petrovna

    4 skyrius. Dokumentų blankai Dokumento forma vadinama standartinis lapas su nuolat atkurtomis detalėmis ir vieta kintamoms detalėms.Dvi standartinis formatas dokumentų blankai – A4 (210x297) ir A5 (148x210mm). Dokumentų formos privalo

    Iš knygos Ekonomikos teorija: vadovėlis autorius Makhovikova Galina Afanasjevna

    autorius

    2. Verslo laiško rašymo taisyklės

    Iš knygos Verslo korespondencija: vadovėlis autorius Kirsanova Marija Vladimirovna

    Verslo laiško struktūra Svarbi užduotis kuriant laišką yra jo informacijos prisotinimas, t.y. įtraukiant atitinkamą informacijos kiekį. Raidės gali būti vieno aspekto arba kelių aspektų. Dažnai vienas aspektas gali sudaryti visą turinį

    Iš knygos Verslo korespondencija: vadovėlis autorius Kirsanova Marija Vladimirovna

    Verslo laiško informatyvumas ir įtikinamumas Verslo laiško tekstas turi būti trumpas ir jame turi būti tik pagrindinė informacija. Papildoma informacija gali būti pateikta priede. Tuo pačiu laiškas turi būti įtikinamas, nepaisant to, kam jis skirtas.

    Iš knygos 500 patarimų sekretorei autorius Engovatova Olga Anatolyevna

    1. Supažindinimas ir pažintis su dalykinio bendravimo procese Gyvenime nuolat kyla situacijų, kai reikia supažindinti vieną žmogų su kitu ar kitais. Verslo komunikacijoje, kuri reikalauja užmegzti kontaktus – akis į akį, susirašinėjimą, telefonu – poreikis

    Iš knygos Verslo psichologija: emocijų valdymas autorius autorius nežinomas

    VERSLO KOMUNIKACIJOS NEVAISINGUMAS Dažnai verslo kontaktuose verslininkai būna nepatenkinti savo veiksmais, kurie neduoda norimų rezultatų. Pavyzdžiui, klientas „atkrito“ arba kruopščiai parengta sutartis dėl kažkokios smulkmenos liko

    Iš knygos Žmogiškųjų išteklių valdymo praktika autorius Armstrongas Maiklas

    VERSLO PARTNERIO VAIDMUO Siekdami užtikrinti įmonės sėkmę ir dalyvauti verslo valdyme, personalo darbuotojai dalijasi verslo partnerių pareigomis su savo tiesioginės vadovybės kolegomis. Jie turi turėti galimybę

    Iš knygos Laiko spąstai. Klasikinis laiko valdymo vadovas pateikė Pat Nickerson

    Raudonųjų zonų prijungimas prie verslo komunikacijos laiko Galbūt pastebėjote, kad iš aukščiau esančios paprastos lentelės, kurioje yra raudonos zonos, vadovas bandė skirti pakankamai laiko trims pagrindinėms užduotims atlikti. Bet jūs tai matėte ir jam

    Iš knygos Verslo planas 100%. Strategija ir taktika efektyvus verslas pateikė Rhonda Abrams

    Elektroninės finansinės formos Kad šis procesas būtų dar lengvesnis, kaip priedą prie šios knygos galite įsigyti finansinių formų Excel paketą. Tokios elektroninės formos automatiškai atlieka visus skaičiavimus, generuoja diagramas ir leidžia

    autorius Vorotynceva Tamara

    Verslo įvaizdžio rodiklis Nr. 3. Asmeninis kreipimasis Verslo laiškas, prasidedantis asmeniniu kreipimusi ir pasisveikinimu, atspindi individualų laiško dėmesį, parodo jūsų dėmesį ir pagarbą kliento/verslo partnerio asmenybei.

    Iš knygos Verslo korespondencija el. Penkios sėkmės taisyklės autorius Vorotynceva Tamara

    Verslo įvaizdžio indikatorius Nr.5. Teigiama laiško išvada Paskutinės frazės lieka gavėjo dėmesio lauke skaitant Jūsų laišką. Pataisykite juose emociškai teigiamą dalykinio bendravimo atmosferą. Sukurkite gavėjui gerą nuotaiką