Hvilken slags korrespondance sker der? Regler for udførelse af forretningskorrespondance. Taleformler eller klicheer

Regler for at skrive forretningskorrespondance

Når du sætter dig ned for at skrive et forretningsbrev for første gang, vil du sandsynligvis føle dig forvirret. Det er jo slet ikke det samme som at sende en besked til en ven eller slægtning. Hvordan kontakter du din samtalepartner? Skal jeg bruge humørikoner eller ej? Hvordan udfylder man alle disse mange felter?

Du bør starte i rækkefølge og først huske de generelle regler for håndtering af e-mail-arbejdsbreve.

• Undersøgelse. Hvis erhvervskorrespondance ikke er dit primære aktivitetsområde, kan du tjekke din post to gange - om morgenen, når du kommer på arbejde og efter frokost. Hvis kommunikation med kunder og forretningspartnere er en del af dine daglige aktiviteter, vil det være nemmere at installere en e-mail-klient, der viser meddelelser om breve på dit skrivebord.
• Svar. Uudtalt etikette kræver, at svaret på et brev skrives så hurtigt som muligt, derfor kan du kun ignorere bogstaver, hvis der er noget, der ikke kan tåle distraktion. De officielle regler siger, at et brev skal besvares ti dage i forvejen, hvis det modtages med posten, og to dage i forvejen, hvis det modtages pr. fax.
• Opbevaring. Du bør sikre dig, at e-mails ikke ender i spam-mappen. Derudover kan de ikke slettes: ellers, hvis der opstår en konfliktsituation, vil det ikke være muligt blot at henvise til korrespondancen og se, hvem der har ret.
• Brug. Du kan kun bruge en virksomheds e-mailadresse, når du svarer på dens vegne. Hvis du af en eller anden grund skal bruge en personlig e-mail til korrespondance, skal du sørge for, at den ser officiel ud og ikke indeholder uanstændige eller vulgære ord.
  Vi ordnede lager, fandt ud af svartider og hvilken e-mail vi skulle bruge. Alt dette er nemt at huske, og du kan gå videre til næste trin: Der er ankommet et forretningsbrev. Hvordan besvarer du det uden at støde din samtalepartner?
• Korrekt. Breve som "Hej Vasya, jeg modtog dit brev, og jeg tænkte..." bør reserveres til personlig korrespondance. At føre forretningskorrespondance kræver korrekthed og høflighed. Du kan ikke bruge slang, udtryksfulde eller uhøflige udtryk. Du kan ikke bruge humørikoner, selvom du har arbejdet med din samtalepartner i flere år. Du kan ikke tiltale dig selv som "dig" og være fortrolig - brevet skal være høfligt og tørt.
• Kompetent. Literacy er en indikator for kulturel udvikling, intellektuelt niveau, en måde at bevare virksomhedens omdømme og skrive et brev stilfuldt. Hvis du ikke er god til det russiske skriftsprog - hvilket ofte er tilfældet og slet ikke er en grund til skam - brug særlige tjenester til at kontrollere grammatik, stavning og tegnsætning.
• Tilstrækkeligt. Selv det mest kompetente og korrekte svar kan være spildt, hvis samtalepartneren simpelthen ikke forstår, hvad du taler om. Derfor bør du enten undlade at bruge professionelle udtryk eller give dem en forklaring. Du bør heller ikke bruge ord, der er for komplekse eller ikke for almindelige, hvilket kan forvirre samtalepartneren. Og du skal selvfølgelig ikke indsætte ord, hvis betydning du tvivler på.
• Logisk. Hvis du ikke kender svaret, så bed din samtalepartner om at vente, find ud af det og skriv endnu et brev. Hvis det er kendt, skal du kontrollere, at det er præsenteret i brevet konsekvent, logisk og tydeligt, og først derefter sende det.
• Smuk. Design er ikke mindre vigtigt end indhold. Du skal bruge afsnit, citere spørgsmålet og først derefter give et svar, bruge nummererede og punktopstillede lister.

For at svare på et indgående brev er det nok at gøre det kompetent, korrekt, tilstrækkeligt og logisk. Men hvordan skriver man først et brev?

Først skal du formatere det korrekt:

• Emne . Feltet "Emne" i e-mailens brødtekst bør ikke ignoreres, fordi det er ved at læse det, at samtalepartneren vil danne sig det første indtryk af, hvad der kræves af ham. Ideelt set skulle det se sådan ud: "Navn på virksomheden, essensen af ​​problemet" - "JSC Romashka". Glasforsyninger."
• Underskrift . De fleste e-mail-tjenester giver dig mulighed for at oprette en automatisk signatur, som skal indeholde: "Navn, stilling, virksomhed" - "I.V. Makarova, regnskabschef for Romashka OJSC." Denne formular giver modtageren mulighed for nemt at finde ud af, hvem han henvender sig til, og hvordan han skal begynde sit svar.
• Vær hilset . Hilsenen bør ikke være bekendt - ingen "Hej", "goddag", "aloha" eller andre lignende muligheder. Et neutralt "Hej" eller "God eftermiddag" ville være bedst.
• Appel . Adresser efter navn - "Anya" - i stedet for det fulde navn - "Anna Dmitrievna" ser bekendt ud og kan ødelægge hele indtrykket af brevet. Derfor er det bedre at vælge en adresse ved navn og patronym.
• Længde . Breve, der er for lange, er tidskrævende og svære at læse. Derfor anses den optimale volumen for at være den, der passer ind i en standardside i en teksteditor.

Generelle regler for at arbejde med breve, svar og nye breve - at lære at skrive alt dette er ikke svært. Men der er et par flere nuancer at huske:

• Indhold . Brevet skal indeholde grunden til, hvorfor det blev skrevet, en konsekvent beskrivelse af det og derefter spørgsmål og forslag.
• Betydning . De fleste e-mail-tjenester har et afkrydsningsfelt "Vigtigt!", som du kan markere, når du skriver. Så vil et sådant brev blive fremhævet i modtagerens mappe.

VIGTIG! Du kan ikke bare bruge et afkrydsningsfelt - ellers vil et virkelig presserende brev simpelthen drukne i overfloden af ​​tankeløst fremhævede.

• Slut på dialog . Ifølge reglerne for uudtalt etikette afslutter den person, der startede den, korrespondancen.
• Tid. At sende breve sidst på arbejdsdagen og fredag ​​eftermiddag er ikke kun en dårlig form, men også en forgæves idé - i hvert fald kommer svaret først næste morgen eller endda på mandag.
• Høflighed . Vi skal lykønske dig med den kommende ferie. Tak for dit svar. Hvis det ikke er muligt at besvare et hastebrev hurtigt, skal adressaten underrettes herom.
• Vedhæftede filer . Enhver vedhæftet fil skal arkiveres, og modtageren skal underrettes om det separat i brevets brødtekst.

VIGTIG! Reglerne for elektronisk forretningskorrespondance kræver opmærksomhed over for samtalepartneren - du skal lade ham tale, stille spørgsmål og ikke kræve noget i form af et ultimatum.

Typer af e-mail-korrespondance

Reglerne for korrespondance kan variere lidt afhængigt af, hvor brevet sendes.

• Intern korrespondance indebærer, at det er tilrådeligt at besvare breve samme dag, for ikke at hindre arbejdet i egen virksomhed, og også at tonen i brevet kan være noget mere familiær end i andre tilfælde.

VIGTIG! Det vil være en god ide at udvikle en enkelt skabelon til intern korrespondance, hvorefter medarbejderne kan skrive breve hurtigt uden at rokke ved strukturen.

• Ekstern korrespondance indebærer en større grad af formalitet, såvel som behovet for at filtrere professionelt slang - ofte vil en samtalepartner fra et andet firma simpelthen ikke forstå specifikke ord.
• International korrespondance indebærer større formalitet, samt behovet for at tage hensyn til tidszoner. Så du skal ikke sende et brev til New York om morgenen og regne med, at svaret kommer i den nærmeste fremtid, bekymrende og hastende, fordi den medarbejder, der skal besvare brevet, højst sandsynligt stadig soler sig i sengen.

Der er dog ingen store forskelle. Høflighed, læsefærdighed og evnen til klart at formulere en anmodning værdsættes overalt.

Hvordan man skriver et forretningsbrev

For at forberede dokumentet, brug Microsoft Word og følgende regler:

• organisation brevpapir;
• Times New Roman skrifttype;
• brede felter;
• størrelse 12-14 s.;
• linjeafstand - 1-2 s.;
• Placer bogstavets sidetal nederst til højre.

Hvis der er tale om international korrespondance, er brevet skrevet på adressatens sprog.

Opbygning af et forretningsbrev:

1. Appel;
2. Præambel;
3. Hovedtekst;
4. Konklusion;
5. Underskrift;
6. Ansøgning.

Hvad der ellers er vigtigt at huske:

• Henvend dig til din samtalepartner ved at bruge "dig".
• Hvis du skriver et svar på et modtaget brev, skal du notere dette i begyndelsen, f.eks.: "Til din anmodning, dateret 01/01/2020..."
• Hvis brevet blev modtaget med aggression, skal du ikke være som din modstander og ikke bruge aggressive, bedende udtryk eller en kommanderende tone i din korrespondance.
• Skriv hver ny tanke på en ny linje, så informationen bliver bedre opfattet. Lav ikke lange afsnit. Max 5-7 sætninger.
• Undgå ord skrevet Caps Lock (med store bogstaver) - sådan tekst opfattes som en trussel.
• Glem ikke at inkludere afsenderens kontaktoplysninger og datoen for afsendelsen af ​​brevet.
• I forretningskorrespondance må du ikke bruge humørikoner eller anførselstegn.
• Brug ikke fremmedord, vælg et russisk synonym.
• Skriv i én skrifttype. Brug ikke farvet tekst eller overdreven understregning, fed skrift osv.
• Vær høflig over for din samtalepartner og åben i kommunikationen. Afklar hans mening og spørg, hvad han synes om dette. Vis empati og respekt.
• Se, hvordan din modstander reagerer på dig.

Standardsætninger acceptable til brug

For ikke at tænke hver gang, i hvilken form du skal sætte dine tanker, kan du bruge standardsætninger, der accepteres til forretningskorrespondance:

• Appel. "Hej, kære Igor Petrovich"- hvis du kender modtageren personligt. "Hej, hr. Smirnov"- hvis du skriver til ham for første gang i dit liv. Militæret er normalt henvendt "Hej, kammerat oberst Smirnov".
• Varsel. Standard eksempel sætning: "Vi informerer dig om, at...". Det kan ændres til "Skal det herved meddeles", "vi informerer dig", "vi informerer dig".
• Forklaring. For at informere adressaten om formålet med brevet helt i begyndelsen, kan du bruge følgende konstruktioner: "Som svar på din anmodning...", "Med henblik på at udføre arbejde...", "For at yde assistance...", "I overensstemmelse med dine ønsker...".
• Anmodning. Anmodningen i brevet skal være i overensstemmelse med formlen "Vi beder dig...".
• Tilbud. "Vi kan tilbyde dig...", "Vi anbefaler dig...".
• Bekræftelse. "Vi bekræfter...", "Vi har modtaget...".
• Afslag. "Dit forslag er afvist...", "Af de grunde, der er beskrevet nedenfor, kan vi ikke blive enige...", "Dit forslag er blevet gennemgået og fundet at være ukonstruktivt.".

Formalitet er den bedste ledsager til forretningskorrespondance, men det er vigtigt, at betydningen ikke går tabt bag de officielle sætninger. Et godt eksempel på et forretningsbrev ville se sådan ud:

Hej Igor Petrovich!

I forbindelse med udvidelsen skal OJSC Romashka øge partier af råvarer til produktion af udstyr med 25%. Vores samarbejde med Margaritka-virksomheden har varet i 5 år, og indtil videre har vi ikke haft nogen grund til at klage. Derfor foreslår vi at diskutere mulighederne for at øge forsyningerne og de vanskeligheder, der kan opstå.

Med håb om produktivt samarbejde, generaldirektør for OJSC Romashka, G.V. Smirnov.

******************************************************************************

Etik af forretningskorrespondance

Snezhana Ivanova

Hvis en person skal udføre forretningskorrespondance, skal han kende flere komponenter. Så hvad skal du være opmærksom på?

En moderne persons liv kan ikke undvære konstant interaktion med andre mennesker. I vores tidsalder med hurtigt udviklende informationsteknologier, henvender folk sig i stigende grad til e-mails, som nogle gange erstatter behovet for personlige møder. Etik i forretningskorrespondance indebærer overholdelse af nogle vigtige regler, der påvirker resultatet af korrespondanceinterviews.

Faktisk er erhvervskorrespondance et væsentligt element i forretningskommunikation. I nogle tilfælde kan du ikke undvære det. Hvis en person skal udføre forretningskorrespondance, skal han kende flere komponenter. Så hvad skal du være opmærksom på?

Talefærdighed

Hvis det under en mundtlig samtale stadig er muligt at lave en talefejl, og samtalepartneren vil behandle dette med nedladenhed, er tilstedeværelsen af ​​sådanne fejl i et forretningsbrev fuldstændig uacceptabel. I dette tilfælde vil din modtager højst sandsynligt lægge brevet til side og ikke fortsætte med at læse. Hvem du end skriver til, så prøv at gøre det korrekt, uden stave- og tegnsætningsfejl.

Talefærdigheder værdsættes overalt. En sådan medarbejders viden vil blive hilst velkommen overalt. Nogle gange kan flid erstatte manglende viden, som efter ønske kan indhentes og indhentes på forskellig vis.

Kortfattethed og klarhed i præsentationen

Et forretningsbrev må kun indeholde essensen af ​​information, der er af praktisk værdi. Det er fuldstændig uacceptabelt at hengive sig til lange, langvarige argumenter eller kede sin adressat med unødvendige detaljer. Alle disse detaljer vil ikke bringe nogen fordel, men vil kun skuffe ham og få ham til at tro, at den tilbudte information er unødvendig og ubrugelig.

I et forretningsbrev skal oplysningerne præsenteres på en meget struktureret og kortfattet måde. Din opgave er at formidle en bestemt tanke eller nyhed til din samtalepartner og ikke lede ham til dybe tanker om livet.

Deadlines

Når du skriver erhvervskorrespondance, er det ekstremt vigtigt at overholde fristerne for at sende breve og forsøge at svare så hurtigt som muligt. For eksempel, hvis en etableret kunde forventer et øjeblikkeligt svar fra dig på et vigtigt spørgsmål, så kan udsættelse og enhver forsinkelse føre til uønskede konsekvenser, såsom annullering af kontrakten, svigt af en vigtig handel osv. Det er også vigtigt at sende e-mails til tiden, fordi du ved at gøre det viser din modstander, hvor vigtig han er for dig.

Formatering af en e-mail

Når du skriver en e-mail, er det ekstremt vigtigt at overveje flere vigtige punkter. Den måde, den er designet på, vil afgøre, hvilket indtryk modtageren vil have af dig.

Udfyld feltet "Emne".

Overraskende nok er der i praksis ofte en situation, hvor vigtige breve, der indeholder nødvendige og nødvendige oplysninger, efterlades uden at angive det relevante emne! En sådan uopmærksomhed eller en bevidst modvilje mod at belaste sig selv med unødvendige handlinger resulterer faktisk i overskridelser af frister og en øget sandsynlighed for, at brevet slet ikke bliver åbnet af adressaten.

Af denne grund er det nødvendigt at udfylde feltet "Emne". Dette skal gøres, selvom du ikke vil fortælle din samtalepartner noget væsentligt. Der er en ret høj procentdel af spammere på internettet, som bevidst tilstopper e-mail og distribuerer malware.

Tilgængelighed af personlig appel

Enig, det er meget mere behageligt at læse breve, der indeholder appeller til adressaten, end ansigtsløse henvendt til en ukendt. Tilstedeværelsen af ​​en individuel appel i et brev understreger dens betydning. Derudover taler du i hemmelighed om respekt for din fraværende samtalepartner. Der er ingen grund til at være bekendt; adresser altid modtageren med navn og patronym.

Korrekt adresse

Hvor mange fejl kunne undgås, hvis alle internetbrugere var ekstremt forsigtige, når de udfyldte deres e-mailadresser. Selvom potentielle kunder eller andre, som du interagerer med på daglig basis, ofte efterlader deres e-mailadresser skrevet ned på papir, viser det sig senere, at de er ekstremt vilkårlige i at gøre det. Det er derfor, at der opstår mange muligheder, når et sammensat og klar brev viser sig at være usendt eller endda går til den forkerte adresse. Tjek altid adressen på en vigtig modstander, prøv selv at skrive den i din dagbog, eller bed dem om at sende dig et testbrev.

Arbejde med information

Før du sender et færdigt brev til en adressat eller en gruppe af adressater, er det værd at arbejde med formateringen af ​​informationen. Nogle gange skal du sende ret store mængder information via e-mail. I dette tilfælde giver det meget mere mening at oprette et dataarkiv. Billeder og andre dokumenter skal vedlægges brevet som en separat fil. Overlæs aldrig et brev unødigt med unødvendig information.

Således indebærer forretningskorrespondancens etik streng overholdelse af rimelige normer og regler, som enhver selvsikker bruger af en personlig computer bør kende.

Forretningskorrespondance og kontorarbejde generelt er direkte relateret til ledelse. Holdningen til dokumenter er et spørgsmål om ledelse og udøvende disciplin. På den måde brevet er sammensat og formateret, og hvordan de arbejder med det, kan man bedømme, hvad der sker i organisationen. Hvis vi taler om traditionel erhvervskorrespondance, kan den opdeles i officiel og personlig. Personligt – det er for eksempel anbefalingsbreve, taknemmeligheder, lykønskninger, kondolencer. Derudover varierer breve i indhold: anmodning, invitation, anmodning, garanti, følgebrev, annoncebrev mv. Forretningskorrespondance omfatter breve, telegrammer, telefonbeskeder, fax, teletype og elektronisk kommunikation. Erhvervskorrespondance er opdelt i indgående, dvs. modtaget af institutionen fra dens partnere, højere organisationer og udgående, dannet direkte i institutionen.

Efter type klassificeres breve som cirkulære, direktiver, oplysningspligtige, garantier, krav, inddrivelse, kommercielle, kontraktmæssige, ledsagende, såvel som svarbreve, anmodningsbreve, påmindelser, invitationer, meddelelser, bekræftelser, anmodninger.

Der er visse kanoner til at skrive officielle breve, hvis manglende overholdelse ikke kun kan påvirke organisationens prestige, men også forstyrre løsningen af ​​vigtige spørgsmål og indgåelsen af ​​rentable kontrakter. Ethvert forretningsbrev skal være upåklageligt i alle henseender og have en række obligatoriske egenskaber: Selv mindre manglende overholdelse af reglerne kan gøre det ugyldigt fra et juridisk synspunkt. Kvaliteten af ​​en forretningstekst består af fire komponenter: tankegang, forståelighed, læsefærdighed og korrekthed.

Tanke - det er indholdet af det du har skrevet eller det du taler om i dine breve. Et forretningsbrev har et specifikt formål og et specifikt fokus - at tilskynde adressaten til at foretage sig noget og modtage et specifikt svar på dette brev. For at gøre dette skal du klart og klart formulere de ideer, du forsøger at udtrykke, ellers vil du ikke være i stand til at formidle disse ideer eller information til andre. Hvis brevet berører flere emner, bør de være meningsfuldt adskilt fra hinanden og listet i rækkefølge efter betydning.

Et andet kriterium for en kvalitetsforretningsbrevtekst er forståelighed, de der. tekstens tilgængelighed til forståelse. Rigtighed – det er tonen i det skrevne, som er sat af de valgte ord, formaliteten eller uformaliteten i stilen, og skal nøjagtigt svare til status for modtageren af ​​dit brev, ligesom snit i dit jakkesæt vil svare til samfundskreds, som dine kunder tilhører.

Stilen på et forretningsbrev er forretningsmæssigt, uden uvedkommende sætninger. Et kort, kompetent, logisk forretningsbrev er et tegn på respekt for adressaten. Et så vigtigt krav til et forretningsbrev som læsefærdighed , afspejler overholdelse af grammatik- og stavestandarder. Forretningsbreve skal naturligvis skrives uden fejl (ingen sletninger eller rettelser er tilladt i teksten), og pænt skrevet.

Det skal bemærkes, at oplysningerne i dokumentet ikke kun bæres af selve teksten, men også af elementer i dets design, kaldet detaljer.

Rekvisitter – dette er et obligatorisk informationselement i et dokument, strengt tildelt et bestemt sted på formularen eller arket.

Antallet af detaljer varierer afhængigt af typen og indholdet af dokumenter. Prøveformularen fastlægger den maksimale sammensætning af detaljer og rækkefølgen af ​​deres arrangement.

I øjeblikket omfatter detaljerne:

• – Den Russiske Føderations statsemblem;
• – emblem for et statsligt organ eller en organisation;
• – billede af regeringspriser;
• – organisationskode i henhold til den all-russiske klassificering af virksomheder og organisationer (OKPO);
• – dokumentformularkode i henhold til den all-russiske klassificering af ledelsesdokumentation (OKUD);
• – navnet på det statslige eller kommunale organ;
• – navnet på institutionen eller organisationen;
• – navnet på den strukturelle enhed;
• – postnummer, postnummer, telegraf og elektronisk adresse, teletype, telefon, faxnummer, bankkontonummer;
• – navn på dokumenttypen;
• - dato;
• – indeks;
• – link til indekset og datoen for det indgående dokument;
• – sted for kompilering og udgivelse;
• – stempel for begrænsning af adgang til dokumentet;
• – adressat;
• – godkendelsesstempel;
• - løsning;
• – titel til teksten;
• – kontrolmærke;
• - tekst;
• – certifikat for tilgængelighed af applikationer;
• - Underskrift;
• – godkendelsesstempel;
• – visa;
• - segl;
• – en note om attestering af kopier;
• – kunstnerens efternavn, telefonnummer eller e-mailadresse;
• – et notat om udførelse af dokumentet og fremsendelse af det til sagsmappen;
• – mærke på dataoverførsel til computermedier;
• – optagelsesmærke.

Som allerede nævnt begyndte internettet at spille en stor rolle i forretningslivet, hvor visse etiketteregler optrådte, reguleret af internettet. En af dens sektioner vedrører registrering og afsendelse e-mails forretningsindhold. Vi tror på, at viden om de grundlæggende regler for denne proces vil være særdeles nyttig for statslige og kommunale ansatte.

Det skal bemærkes, at når du kommunikerer via e-mail, kan du springe hilsnerne og hilsnerne over og komme direkte til sagen. Men hvis du ønsker, at din e-mail skal være formel, anbefales det at bruge følgende adresseformel: "Goddag, kære (kære) plus adressatens navn og patronym." Og først derefter skal du gå videre til formålet med din appel.

På trods af al den uformelle kommunikation via e-mails er det nødvendigt at huske og følge en af ​​de vigtigste regler for at sammensætte dem - overholdelse af principperne om læsefærdighed og logik. Bare fordi e-mail er en hurtig kommunikationsmetode, betyder det ikke, at den skal være sjusket. Sørg for at starte din sætning med et stort bogstav og brug punktum. Navne og titler skal begynde med store bogstaver. Tekst skrevet med små bogstaver uden punktum eller andre tegnsætningstegn er svær at læse. Teksten, skrevet med store bogstaver alene, opfattes generelt ved læsning som et kontinuerligt skrig.

Du bør bruge mellemrum (blanke linjer) eller ellipser til at adskille en idé fra en anden, da de har tendens til at fungere som et afsnit i en e-mail.

Mange organisationer har en enkelt virksomhedsstandard for design af e-mails, herunder selve brevets struktur, regler for kontakt til klienten, signaturoplysninger (fulde navn, stilling, arbejdstelefonnumre, e-mailadresse og link til organisationens hjemmeside). Derudover kan denne standard forbyde brugen af ​​humørikoner, der ikke er relateret til forretningssfæren.

Generelt kan strukturen af ​​en virksomheds-e-mail repræsenteres som følger:

• 1) "hat" i virksomhedsstil;
• 2) hilsen;
• 3) indhold, formål med klagen;
• 4) farvel;
• 5) personlig underskrift, der angiver kontakter;
• 6) link til organisationens hjemmeside;
• 7) logo evt.

Ved afsendelse af en e-mail skal felterne "Emne" ("Subjekt"), "Til" ("Til") og "Brevets betydning" udfyldes, hvis det er nødvendigt.

I feltet "Til" skal du indtaste modtagerens e-mailadresse. Nogle gange er der behov for at sende et brev med én tekst til flere modtagere, så kan deres adresser indtastes adskilt med kommaer. Sørg for at udfylde feltet "Emne", ellers kan din e-mail blive slettet som spam. Her skal du indtaste et par ord, der beskriver meddelelsens emne.

Nogle e-mail-programmer giver dig mulighed for at angive vigtigheden af ​​en besked. Dette er simpelthen nødvendigt, hvis modtageren modtager et stort antal breve hver dag. En besked mærket "Vigtigt" får prioritet, når du tjekker mail. Men du bør ikke misbruge denne funktion, da den med tiden kan miste sin primære kvalitet.

Netværkets regler bestemmer følgende størrelse på en e-mail: den skal være halvt så lang som skrevet på papir. Hvis du har brug for at sende vigtige oplysninger, der indeholder en stor mængde, så er det bedre at skrive en kort ledsagende tekst i en e-mail og formatere selve informationen som en vedhæftet fil.

Når du forbereder at sende en stor vedhæftet fil, der overstiger 200–500 kilobyte, skal du sørge for at advare din respondent om dette. Det er bedre ikke at sende store vedhæftede filer i e-mails. Der er mange andre måder at overføre store tekster, billeder eller lyd uden e-mail (for eksempel gennem ftp-servere eller via en webgrænseflade).

I traditionel korrespondance skal du enten opbevare adresserede kuverter eller skrive dem ned. Det er også umuligt at huske mailadresserne på alle dine respondenter, og det er ikke nødvendigt. For at gøre dette har ethvert e-mail-program funktionen "Adressebog", hvor du kan gemme dine modtageres e-mail og andre kontaktoplysninger. Når du bruger denne funktion, er det meget nemmere at sende en e-mail end at sende et papirbrev; vælg blot det ønskede navn i adressebogen og klik på knappen "send mail".

Når en e-mail ankommer fra en respondent, der er angivet i din adressebog, vil du altid vide, hvem du præcis har modtaget e-mailen fra, da den registrerede kontakt vil blive afspejlet i feltet "Fra".

For at besvare et modtaget brev, skal du blot klikke på knappen "Svar" i dit mailprogram. I dette tilfælde vises en formular til en ny besked, hvor modtagerens adresse automatisk indtastes i feltet "Til" ("Til"), og emnet for det originale brev vil blive angivet i feltet "Emne" med marker "Re:" i begyndelsen af ​​linjen. Ved dette mærke vil din modtager forstå, at du har sendt ham et svar på et brev om et bestemt emne. På denne måde kan modtageren nemt huske betydningen af ​​korrespondancen.

Når du besvarer et forretningsbrev, skal du lade al den tidligere tekst være uændret og skrive dit svar øverst.

At have en elektronisk signatur i meddelelser er en god formregel for forretningskorrespondance. Det er en specielt oprettet fil (signatur), der indeholder en tekstsignatur.

Brug altid en signatur – det vil hjælpe din respondent til at identificere dig entydigt. Og sørg for at inkludere flere mulige måder at kontakte dig på. Normalt er disse telefonnumre, e-mail, fax, ICQ.

En elektronisk signatur bør ikke overstige fem til seks linjer, og antallet af tegn pr. linje bør ikke overstige 70.

Afslutningsvis bør vi dvæle ved nogle af funktionerne i netværket, når vi sender og modtager e-mails.

Efter afsendelse af en e-mail er der stadig en vis procentdel af tvivl om, hvorvidt den nåede modtageren. Derfor)" næste gang, af hensyn til din egen ro i sindet, sender du allerede et brev med en meddelelse om modtagelse. Men ifølge netværkets regler er et sådant mærke et tegn på manglende respekt og mistillid til respondenten. Det anbefales, at du efter at have sendt din besked på e-mail ringer til modtageren og afklarer, om dit brev er ankommet eller ej. Ganske ofte bruges følgende ordlyd til bekræftelse: efter hovedbrevets tekst, før din elektroniske signatur, sætningen er skrevet: "Bekræft venligst modtagelsen af ​​brevet med et svarbrev eller ved at ringe til de telefonnumre, der er angivet nedenfor."

Ifølge netværkets regler skal e-mails besvares, svartiden bør ikke overstige to dage. Hvis du har brug for længere tid til at svare på en e-mail, er det værd at forklare årsagerne til forsinkelsen. Det er nødvendigt at svare på breve med beskadiget kodning. I dette tilfælde er det bedre at vedhæfte en vedhæftet fil med forklaringer, så din korrespondent er sikker på at kunne læse den. Du skal også svare på e-mails, der indeholder en vedhæftet fil: Du skal bekræfte, at den vedhæftede fil ankom og åbnede normalt.

Den elektroniske dialogsession afsluttes i henhold til reglerne for telefonetikette: Den, der først startede korrespondancen, er den første til at afslutte den.

En regel at huske på er, at hvis du ikke svarer på en e-mail inden for syv dage, er dette et bevis på, at du ikke er villig til at kommunikere. Derfor, hvis du forsøger at opretholde et forretningsforhold, skal du ringe eller sende endnu et brev til din adressat to til tre dage efter at have sendt en e-mail for at afklare, om oplysningerne er nået frem til ham.

Husk, at du i erhvervslivet altid skal svare på mails, uanset om de er papir- eller elektroniske. Ellers kan du blive betragtet som en uansvarlig og useriøs person, hvilket ikke vil have den bedste effekt på din virksomheds omdømme og karriere.

En unik del af erhvervskorrespondance er visitkort. Historien om brugen af ​​visitkort er ret dyb, men efterhånden er der opstået visse almindeligt accepterede normer for deres brug. De er baseret på forståelsen af, at dit visitkort er det, der bliver tilbage hos en forretningspartner eller kollega efter et ansigt-til-ansigt eller korrespondancemøde med dig. Kortet skal ikke kun indeholde de oplysninger, du gerne vil efterlade om dig selv, men også være med til at bevare det image, du stræber efter med din partner.

Som regel er et visitkort fra en embedsmand et rektangulært stykke hvidt halvtykt pap af god kvalitet, hvor dit efternavn, fornavn og patronym, arbejdssted, stilling og kontortelefonnumre skal være tydeligt. og smukt trykt. Derudover kan visitkortet indeholde andre oplysninger, som du ønsker at kommunikere om dig selv: hjemme- eller mobiltelefonnumre, e-mailadresse mv. Yderligere information er normalt trykt med mindre skrift i nederste højre hjørne. Et visitkort kan også indeholde oplysninger om dine titler, grader eller akademiske grader (professor, generalmajor, statsprismodtager, folkekunstner, doktor i historiske videnskaber osv.), som er angivet under dit navn.

Der er ingen klare regler for størrelsen på visitkort, men normalt kan visitkort til mænd være lidt større end kvinders, f.eks. 90 x 50 mm og 80 x 40 mm (i Storbritannien er visitkort til kvinder tværtimod større end mænd). Store visitkort er efterhånden ude af cirkulation på grund af udbredelsen af ​​specielle albums til opbevaring af mindre visitkort.

Der er et generelt krav til skrifttypen på visitkort – den skal være let at læse. Navnet vises med fed skrift, lidt større end resten af ​​teksten. Det anbefales ikke at bruge komplekse gotiske eller dekorative skrifttyper samt kursiv, især hvis dit efternavn og fornavn er svært at udtale, eller kortet er på et fremmedsprog.

Typisk skal et visitkort indeholde sort tekst på en hvid baggrund, trykt på tværs af kortet uden kanter eller flor. For nylig har trykkerier og trykkerier tilbudt et bredt udvalg af farvekort på plastik eller endda læder, men normerne for officiel etikette anbefaler ikke at afvige fra sort og hvid. Det er at foretrække at fokusere på at vælge papir af fremragende kvalitet, der kan være lidt tonet. Du bør dog undgå den blanke overflade på kortet.

I Rusland, som i mange tosprogede lande, er dobbeltsidede kort udbredt - med tekst på et andet sprog på bagsiden. Hvis du overholder strenge protokolstandarder, virker egoet ikke helt korrekt, da bagsiden er beregnet til, at der kan laves nogle noter om den. Ikke desto mindre har dobbeltsidede kort ret til at eksistere, det vigtigste er at følge reglerne for at kompilere dem på et fremmedsprog.

Visitkort er en væsentlig egenskab ved moderne forretningskommunikation. Den første introduktion til en stats- eller kommuneansat begynder med udveksling af visitkort. Men i løbet af den tid, det tager at udføre et visitkort, kan der forekomme visse ændringer, som kræver kirurgisk indgreb. Så hvis en medarbejders arbejdstelefonnummer er ændret, kan du strege det gamle over og forsigtigt indtaste det nye nummer. At strege over og skrive i navnet på en ny stilling betragtes som dårlig praksis, man skal sørge for at bestille et nyt kort så hurtigt som muligt. I tilfælde af en adresseændring, når medarbejderen endnu ikke kender sine nye telefonnumre, er det bedre at angive organisationens officielle adresse, telefonnummeret til sekretariatet eller den generelle afdeling.

Hvis en organisation har flere filialer, kan flere adresser angives på visitkortene for dens repræsentanter.

Virksomhedskorrespondance er således en integreret del af interpersonelle relationer i samfundet, en kommunikationsproces, hvor alle mennesker deltager gennem deres handlinger, talte og skrevne ord. Kendskab til de grundlæggende etiketteregler for erhvervskorrespondance vil bistå statslige og kommunale ansatte med at udføre faglige aktiviteter.

Kommunikation via e-mail er en integreret del af enhver moderne kontormedarbejders arbejde. Og revisorer er ingen undtagelse. Hvordan fører man korrespondance på en sådan måde, at forretningskommunikation er produktiv, følelsesmæssigt behagelig og ekstremt etisk? Jeg giver læserne nogle praktiske råd.

TIP 1. Forsøm ikke personlig henvendelse til adressaten i dine breve

Ved at gøre dette vil du demonstrere din opmærksomhed på personens personlighed. Hvis et brev er skrevet til en bestemt modtager, ser manglen på en personlig adresse i det forkert og uhøfligt ud.

Når du skriver et af dine første breve til adressaten, opstår spørgsmålet ofte: hvad er den bedste måde at henvende dig på - blot ved hans fornavn eller med hans fornavn og patronym? I dette tilfælde skal du se på, hvad der står i underskriften, der afslutter personens brev til dig. Hvis navnet er angivet der (uden patronym), f.eks "Svetlana Kotova", så er du velkommen til at kontakte mig ved navn. Og hvis underskriften siger "Svetlana Vasilievna Kotova, regnskabschef for Trenzor LLC", så skal du henvende dig til modtageren i overensstemmelse hermed. Under alle omstændigheder er den anden mulighed yderst korrekt, og derfor en win-win.

Jeg anbefaler ikke at stole på oplysningerne i feltet "Fra". Det udfyldes jo ofte i første omgang ikke af ejeren af ​​e-mailadressen, men af ​​virksomhedens it-specialist ved opsætning af e-mail.

I øvrigt råder jeg dig kraftigt til ikke at bruge den korte form af navnet, når du henvender dig til en forretningspartner eller klient ("Sash" i stedet for "Sasha", "An" i stedet for "Anya"), uanset hvor demokratisk skrivningen er. stil og uanset hvor gammel din korrespondance måtte være. Det, der lyder bekendt i talt tale, ser for simpelt ud i skriftlig tale.

TIP 2. Vær særlig opmærksom på formen på din hilsen

Du bør ikke bruge sætningen "God dag!". Selvom du har den gode intention om at matche modtagerens tidszone, lyder denne sætning usmagelig, jeg vil endda sige vulgær. Det er bedre at bruge neutrale muligheder: "Hej...", "God eftermiddag...". Og føje selvfølgelig modtagerens navn til hilsenen, hvis du kender det. Personligt synes jeg for eksempel, at det er meget mere behageligt i stedet for en ansigtsløs "Hej!" blive personlig "Hej, Tamara!".

Husk, at du på denne måde sparer modtagerens tid. Når alt kommer til alt, vil han straks kunne vurdere indholdet af det modtagne brev og hurtigt tage stilling til dets prioritet og vigtighed.

Emnelinjen skal være kort, men samtidig præcist afspejle emnet for korrespondancen. For eksempel, "Aftale, faktura, handling fra Alpha LLC" i stedet for "Dokumenter". Efterhånden som aspekter af det emne, der diskuteres, ændrer sig, afklar emnet. For eksempel, "Samarbejde med Perm" → "Samarbejde med Perm. Dato for forhandlinger" → "Samarbejde med Perm. Udkast til aftale".

Hvis du under korrespondancen ser, at feltet "Emne" er udfyldt tilfældigt af din adressat eller slet ikke er udfyldt, så tag initiativet i egen hånd og prøv et af to scenarier.

SCENARIO 1. Når du svarer, skal du selv udfylde feltet "Emne". Hvis modtageren er opmærksom, vil dette måske allerede være nok til at bringe din korrespondance i en passende form.

SCENARIO 2. Hvis modtageren fortsætter med at ignorere at udfylde feltet "Emne", skal du skrive ham et brev med noget i stil med følgende: "Alla, jeg foreslår, at du straks angiver emnet for brevet i feltet "Emne". Jeg tror, ​​at vi på denne måde vil øge effektiviteten af ​​vores kommunikation markant.".

TIP 4. Vær opmærksom på felterne "Til" og "Cc".

Du skal klart forstå det generelt accepterede formål med disse felter i et forretningsmiljø:

• <если>i feltet "Til" er kun du opført - det betyder, at afsenderen af ​​brevet venter på en reaktion fra dig på sit spørgsmål eller anmodning;
• <если>der er flere modtagere i feltet - afsenderen venter på svar fra hver eller en af ​​modtagerne. I dette tilfælde skal du, når du svarer, gemme listen over modtagere indstillet af afsenderen ved hjælp af funktionen "Svar alle" (selvfølgelig forudsat at du ikke bevidst kun vil svare til forfatteren af ​​brevet, hvilket skjuler essensen af ​​dit svar fra resten af ​​korrespondancedeltagerne);
• <если>dit navn vises i "Kopi"-feltet - afsenderen vil have dig til at være opmærksom på spørgsmålet, men han forventer ikke et svar fra dig. Det betyder, at du ikke skal korrespondere om dette spørgsmål. Hvis du stadig beslutter dig for at gøre dette, vil et tegn på god form være at starte brevet med en af ​​følgende sætninger: "Hvis det er muligt, vil jeg gerne deltage i diskussionen om dette spørgsmål...", "Lad mig udtrykke min mening...".

Hvad angår BCC-feltet, er det fra et forretningsetisk perspektiv det mest kontroversielle e-mailværktøj. Nogle gange opfattes det som et værktøj til næsten hemmelig observation og information. Når alt kommer til alt, er modtagere placeret i BCC ikke synlige for andre modtagere. I nogle, sædvanligvis store virksomheder, som er særligt omhyggelige med hensyn til etiske spørgsmål, er det strengt forbudt at bruge dette felt i virksomhedskorrespondance, bortset fra masseudsendelser. Men i de fleste virksomheder bruger de det, idet de overholder følgende regler:

• at sende et brev med "Bcc"-feltet udfyldt forudsætter, at forfatteren af ​​brevet har underrettet de skjulte modtagere (eller vil gøre det) om årsagen til og formålet med denne form for meddelelse;
• den skjulte modtager behøver ikke at indgå korrespondance.

Under uddannelser bliver jeg ofte stillet spørgsmålet: Er der nogen almindeligt accepterede standarder for den tid, inden for hvilken det er nødvendigt at svare på et brev fra en klient eller kollega? Men du kan ikke give et universelt svar på det.

Hvis vi taler om intern korrespondance, er alt her bestemt af virksomhedens hastighed og livsrytme. Der er virksomheder, hvor en forsinkelse i svar på mere end halvanden time betragtes som dårlig manerer. Og et eller andet sted er svaret i løbet af dagen i rækkefølgen af ​​tingene.

Som hovedregel er den mest acceptable svartid på et brev inden for 2-3 timer. Dette er den såkaldte behagelige ventetid, når afsenderen venter på svar og ikke oplever internt ubehag fra sin adressats tavshed.

Men hvad nu hvis du efter at have modtaget og læst brevet indser, at du ikke kan give et fuldstændigt svar på det inden for 24 timer? Derefter skal du i henhold til reglerne for god opførsel underrette afsenderen om din modtagelse af brevet og den omtrentlige tidsramme for besvarelse af det. For eksempel: "Hej, Sergey Vasilievich! Jeg modtog dit brev. Jeg svarer inden for de næste par dage" eller "Andrey, jeg modtog brevet. Tak skal du have! For at svare har jeg brug for flere oplysninger. Jeg vil prøve at svare senest...”.

TIP 6. Følg de grundlæggende regler for præsentation af information i et brev

Der er ikke mange af dem:

• når du læser et brev, passer det mest komfortable volumen "på en skærm", maksimalt - på en A4-side;
• Mængden af ​​sendte vedhæftede filer bør ikke overstige 3 MB. Større filer kan få mail til at fryse hos modtageren;
• Når du "pakker" vedhæftede filer, skal du bruge den universelle zip- eller rar-kodning. Andre udvidelser kan blive blokeret eller afbrudt under transmission og skabe problemer for modtageren;
• start aldrig et svar som et nyt brev (uden at gemme korrespondancehistorikken). Ellers vil modtageren blive tvunget til at spilde tid på at søge efter den originale besked;
• skrive i et sprog, der er så forståeligt for modtageren som muligt. Mange mennesker spekulerer på, om det er passende at bruge professionelt eller internt firmaordforråd, slang, forkortelser og anglicismer.

Dette skal afgøres særskilt i hver konkret sag.

Intern virksomhedskorrespondance i en virksomhed er således næsten altid fyldt med slang og forkortelser: De er velkendte og forståelige for alle deltagere og sparer tid. Men du skal bruge dem omhyggeligt i korrespondance med modparter.

Der var sådan et tilfælde i min praksis. En kollega var ved at forberede materialer til et forlag, og i hendes sidste brev skrev de til hende: "Masha, send venligst alle dine materialer hurtigst muligt". Masha besluttede, at dette var en betegnelse for et for hende ukendt format, som teksten skulle oversættes til. Hun dræbte en masse tid, ved krog eller af skurk, og fandt ud af, hvordan hun kunne imødekomme forlagets anmodning. Forestil dig maskinens irritation, da den 2 dage senere finder ud af, at det mystiske "asap" er en forkortelse for det meget brugte engelsktalende ord "så hurtigt som muligt." Men Masha kunne sende materialer inden for en halv time fra det øjeblik, hun modtog anmodningen!

TIP 7. Afslut hvert bogstav med en signaturblok og dine kontakter

Uanset hvor tæt du kender modtageren, og hvor længe din korrespondance har stået på, skal hvert af dine breve indeholde en blok bestående af en underskrift og kontaktoplysninger. Dette er et integreret element i kulturen for virksomhedskommunikation.

Blokken skal indeholde:

• dit for- og efternavn. Der er ingen grund til at bruge forkortelser. I stedet for "T.L. Vorotyntsev" i min underskrift angiver jeg "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" eller "Tamara Vorotyntseva" så adressaten forstår at kontakte mig i et svarbrev;
• din position. Dette giver modtageren mulighed for at forstå grænserne for din autoritet og faglige kompetence til at løse problemstillinger;
• kontaktoplysninger (telefon, e-mail, firmanavn, hjemmeside). På denne måde vil du give modtageren mulighed for yderligere operationel kommunikation, hvis det er nødvendigt.

Til alt det, der er blevet sagt, vil jeg tilføje: dine e-mails er netop det tøj, du bliver mødt af. Med andre ord, ved at overholde forretningskorrespondancens etikette, vil du gøre det mest behagelige indtryk på din modtager.

Forretningskorrespondance bør aldrig undervurderes. Sammen med en forretningssamtale kan det være en god hjælp i din karriere. Eller omvendt, ødelægge partnerskaber. Desuden kan succesen af ​​en aftale eller erhvervelsen af ​​allierede afhænge af ét ord. Et forretningsimage er baseret på evnen til at kommunikere kompetent.

En god taler er ikke nødvendigvis en god forfatter. Selvom en forretningsmand hurtigt er i stand til at vinde konkurrenternes tillid, så tal med enhver partner, hvis han er genial afholder møder og forretningssamtaler, så kan de skriftlige dokumenter være tørre og falmede. Mange mennesker sidder bare i timevis på et blankt ark papir uden at vide, hvor de skal starte. Forretningskorrespondance er et sæt regler og værktøjer, som du har brug for at kende for at kunne udarbejde eventuelle dokumenter.

Hovedtræk ved skriftlig tale er brugen og konstant gentagelse af ensartede talemidler. Frimærker findes ofte i officiel korrespondance. De tillader udtrykke ideen mere præcist, udelukke forskellige fortolkninger af teksten, hvilket gør den mere kortfattet. For at skrive et dokument eller brev kan du kun bruge dette sæt klicheer. Standardsætninger er blevet brugt i skrift i mange årtier, så alle kan nemt komponere tekst. Du behøver ikke bruge meget tid på at vælge ordlyden, for de vil alle være lige ved hånden. Dokumenter, der bruger stempelsætninger, skrives i løbet af få minutter og kræver ikke meget indsats.

Forretningskorrespondance accepterer ikke overdreven følelsesmæssighed i præsentationen. Det er kendetegnet ved en neutral tone. I stedet for følelsesmæssige vurderingsmidler bruges logiske. Dialektismer eller talemåder må ikke bruges i dokumenter. Der pålægges også et tabu på interjektioner eller ord med suffikser af subjektiv vurdering (f.eks. diminutiv). Det er også uønsket at bruge modale ord i formel tale. Når du skriver en tekst, skal du fokusere på fakta og ikke på den følelsesmæssige komponent. Dokumentet skal følge en klar præsentationslogik.

Semantisk nøjagtighed er ikke en simpel regel, det er en vigtig betingelse, der sikrer den praktiske værdi af et dokument. Præsentationslogikken fungerer også som en juridisk komponent. Hvis du vælger et ord, der fortolker indholdet på to måder, kan betydningen ændre sig meget. Hele teksten får en uønsket tone.

I forretningskorrespondance spiller ikke kun konstruktionen af ​​sætninger, men også den faktuelle komponent en vigtig rolle. Enhver dom, enhver tanke, der udtrykkes i et dokument, skal understøttes af et tilstrækkeligt antal fakta. Kendsgerningerne i sig selv bør ikke være af samme type eller ubetydelige. Når du udarbejder dokumenter, er det nødvendigt at omhyggeligt udvælge information, kontrollere alle data og være opmærksom på deres pålidelighed. Hvis alle fakta svarer til disse parametre, vil læseren let forstå betydningen af ​​det skrevet; han behøver ikke yderligere indsats eller information for at forstå.

Desuden er meningen med de fleste forretningsdokumenter at overtale læseren til at formidle dit synspunkt. Kompetent og overbevisende argumentation er hovedværktøjet til at nå dette mål. Verificerede data, et tilstrækkeligt antal fakta og beviser er hovedkomponenterne i ethvert dokument: et brev, et notat eller salgstilbud.

Taleetikette til erhvervskorrespondance

Ligesom social etikette, forretningskommunikation etikette- det er et sæt regler, der er forankret i samfundet. Normen kræver overholdelse af disse regler ved udarbejdelse af dokumenter og ved skriftlig kommunikation med kolleger og samarbejdspartnere.

I mange år var erhvervskorrespondance forbundet med personlig korrespondance, så førstepersonsverber blev brugt i dokumenter. Så begyndte brevene at få offentlig karakter, og personlige korrespondanceformer holdt op med at svare til denne karakter. Derfor begyndte de verbale formler, der blev brugt i forretningskorrespondance, med tiden at ændre sig.

Transformationens objekter var udtryk for verbal høflighed. De begyndte at forlade forretningstalen og gav plads til stabile udtryk. I dag findes der særlige stabile formularer, som giver dig mulighed for at udtrykke en anmodning eller afslag, rykker eller underretning. Vi begynder at forklare funktioner i erhvervskorrespondance fra brugen af ​​stedord.

Ved skrivning af dokumenter bruges personlig opfattelse ikke, da den formidlede information er standard. De interesser, der udtrykkes i forretningskorrespondance, udtrykkes ikke af en bestemt person, men af ​​en hel organisation eller virksomhed. Alle anmodninger eller andragender beskrevet i dokumenterne er udtrykt i første person flertal og ikke i ental. Det vil sige, at pronomenet "vi" antages, ikke "jeg". Selve pronomenet "vi" er dog ikke skrevet. Adressens sociale karakter kommer til udtryk gennem brugen af ​​udsagnsordsformen. Endelsen af ​​verbet bestemmer præcist typen af ​​præsentation i første person flertal.

Der lægges særlig vægt på sikkerhedsstillelsesformularer. Brugen af ​​den passive stemme er at foretrække. For eksempel sætningen "Du har ikke opfyldt dine forpligtelser, udskiftning af varmebatterier ikke produceret” ser for barsk ud, som om forfatteren giver en bestemt person skylden for dette. Brugen af ​​den passive stemme - "Forpligtelserne til at udskifte varmebatterierne blev ikke opfyldt" - giver os mulighed for at indikere selve kendsgerningen om manglende opfyldelse af forpligtelser og bærer ikke en anklage. De skyldige er underforstået, men ikke specifikt identificeret.

Det er tilrådeligt at bruge den aktive stemme, når man fremhæver den embedsmand, som er kilden til de beskrevne handlinger. For eksempel "den juridiske tjeneste forklarer..." I dette tilfælde er det at foretrække at bruge direkte ordstilling og vælge nutid som udsagnsform.

Brugen af ​​den passive stemme er relateret til arten af ​​den præsenterede information. Hvis det er nødvendigt at fokusere på handlingen, og ikke på udøveren, så kan passive stemmeformer bruges: et brev sendes, en ansøgning modtages osv. Den passive stemme er også passende i sætninger, hvor objektet er tydeligt. For eksempel, "tidsfristerne for arbejdet er allerede fastlagt."

I øvrigt, regler for forretningskorrespondance regulere valget af verbumsform. Den uperfekte form bruges til at fokusere opmærksomheden på en uønsket handling, der konstant gentages. For eksempel: "Arbejdere overtræder konstant sikkerhedsregler." Den perfekte form kan understrege fuldstændigheden af ​​en handling, for eksempel "Medarbejderne begyndte deres pligter."

Selvom dokumenter har en neutral tone, er det nogle gange nødvendigt at tilføje yderligere accenter. Til dette formål bruges indledende ord og udtryk. Ofte hjælper indledende strukturer med at lindre spændinger i historiens tone. For eksempel lyder sætningen "Send venligst dokumenterne på dit kontor" for kategorisk. Hvis du ændrer sætningen, skal du tilføje et indledende ord: "Vi beder dig sende dokumenterne, som tilsyneladende er på dit kontor," så bliver tonen neutral, kategoriskheden og spændingen forsvinder. Derfor vil hele forslaget overholde normerne for takt og høflighed.

Et andet eksempel viser at give et dokument en respektfuld tone. Sætningen "Din anmodning kan ikke imødekommes" er væsentligt forskellig fra sætningen "Beklager, din anmodning kan ikke opfyldes." Den anden mulighed er mere acceptabel fore. På denne måde kan du vise din respekt og undgå unødig uhøflighed.

Desuden gør indledende strukturer teksten mindre tør. Sætningen "Send venligst, hvis det er muligt, din repræsentant som ekspert for at bestemme kvaliteten af ​​vores produkter" vil overholde reglerne for forretningsetikette.

Brugen af ​​indledende ord og strukturer gør erhvervsteksten mindre tør og kategorisk. Med deres hjælp kan du vise respekt for modtageren, vise din venlighed og delikatesse. Dette giver dig mulighed for at bevare modtagerens faglige stolthed.

De mest almindelige former for ordet "respekteret" bruges i dokumenter og andre officielle tekster. Sætter du et komma efter adressen, vil sætningen blive tolket som neutral, hverdagsagtig. Hvis du sætter et udråbstegn, vil det indikere vigtigheden af ​​dokumentet, dets betydning.

Når man henvender sig til personer af samme profession, bruges udtrykket "kære kollega" (eller "kære kollegaer", hvis vi taler om en gruppe mennesker). Udtrykket "kære kolleger" bruges oftere, når man skriver officielle lykønskninger, da det har en følelsesmæssig konnotation. Neutrale adresser bruger simpelthen ordet "kolleger".

Ikke alle forretningsbreve er officielle dokumenter. regulere, at når man skriver en tekst af personlig karakter, er det at foretrække at henvende sig til en person ved dennes fornavn og patronym. Efternavnet vil tilføje formalitet og gøre adressen mere høflig og formel.

For at tydeliggøre forholdet mellem partnere eller organisationer udarbejdes tekster bestående af to dele. Den første del begrunder beslutningen, den anden er konklusionen på denne beslutning. Afhængigt af tekstens art kan disse dele være arrangeret i forskellige rækkefølger. Psykologisk er det bedre at flytte den negative beslutning til slutningen af ​​brevet, begyndende med begrundelse. Hvis afgørelsen er positiv, så kan du starte teksten med den, og derefter skrive en begrundelse.

Når du udarbejder et dokument med en negativ afgørelse, skal du være særlig opmærksom på begrundelsen. Den mest nøjagtige og detaljerede begrundelse hjælper med at gøre dokumentet mere korrekt og skabe en respektfuld tone. Et skarpt afslag kan påvirke modtagerens selvværd, hvilket ofte har en dårlig effekt på fremtidige forhold. Hvis du placerer en detaljeret og detaljeret begrundelse i begyndelsen af ​​dokumentet, så vil selve afslaget ikke blive opfattet skarpt negativt.

Reglerne for forretningskorrespondance tillader ikke overdreven følelsesmæssighed i præsentationen. Dokumenter og breve bør bevare narrativ neutralitet. Dette giver dig mulighed for at gøre dem mere objektive. Du kan ikke bruge uhøflige udtryk eller udvise respektløshed eller taktløshed over for modtageren. Du bør også undgå at være alt for høflig. Forretningskorrespondance bør ikke indeholde sætninger som "vær venlig". Det er bedre at holde sig til en tør og streng præsentation end at overbruge høflige former.

Forretningstalens neutralitet og offentlige karakter betyder ikke, at samtalepartneren ikke er interesseret i, hvem der sendte ham forretningskorrespondance. regulerer også reglerne for underskrift af dokumenter. Der er en officiel procedure, der skal overholdes. Hvis brevet er underskrevet af selskabets direktør, skal svaret på det også indeholde direktørens eller dennes stedfortræders underskrift. Hvis brevet er underskrevet af stedfortræderen, kan direktøren ifølge etikette svare på det.

Et af de vigtigste emner, der dækkes, når du skriver forretningsbreve, er anmodninger. Sammen med anmodningen er det nødvendigt at give dens begrundelse. Anmodningsbreve skrives efter samme mønster som personlige eller kollektive ansøgningsskemaer. Der er flere muligheder for at præsentere en anmodning i et forretningsbrev:

• ved at bruge den første person entalsform (Venligst...);
• ved at bruge første person flertalsform (Vi spørger...);
• brug af tredje person ental (Organisationen anmoder om...);
• ved hjælp af tredje person flertalsform (formanden og bestyrelsen anmoder om).

Fforeslår, at breve skal besvares. Besvarelsens art afhænger af arten af ​​anmodningsbrevet.

Hvis der er modtaget et anmodningsbrev, skal svaret indeholde begrundelsen og en beslutning om, hvorvidt anmodningen imødekommes eller ej. Er der modtaget tilbudsskrivelse, skal svaret indeholde en beslutning om, hvorvidt tilbuddet accepteres eller ej. Ethvert svarbrev vil indeholde et link til anmodningsbrevet. Når du udarbejder et dokument, er det nødvendigt at præcist og konsekvent angive essensen og opretholde indholdets identitet.