Találkozók rögzítése. Találkozói jegyzőkönyvek: csak amit tudnia kell róluk

Az üzleti megbeszélések és megbeszélések a cégtől és a körülményektől függően formális vagy informális keretek között is tarthatók. De mindenesetre az értekezleten/értekezleteken való jegyzőkönyvezési képesség gyakran kritikus fontosságú, és megkíméli Önt a fejfájástól, a munkaadók pedig nagyon üdvözlik ezt a képességet. A következő ajánlások Henry M. Robert „Rules of Order” című könyvén alapulnak. Sok közülük segít gyorsan elemezni, reagálni és előre jelezni az események további menetét, kétségtelenül a feljegyzések többször is hasznosak lesznek főnöke számára.

Összességében ez nem olyan nehéz.

Szükséged lesz:
- Hordozható, de elég erős filmrögzítő (ne feledje, hogy a filmfelvétel bizonyíték, ha nem szükséges, használjon modern digitálist);

- Üres szalagok felvételhez;
- Egy meglehetősen nagy jegyzetfüzet;
- Számítógép.

Íme tehát az ülés jegyzőkönyve:

1. Próbáljon meg listát készíteni a jövőbeli találkozóra/találkozóra azokról a kérdésekről, amelyeket előre megvitatnak a napirenden. Idézd fel/találd meg az előző találkozó eredményeit. Készítsen diagramot az akkor felmerült új kérdésekről, a lehetséges és a meglévő kérdésekről! Készítse elő az esetlegesen szükséges igazoló dokumentumokat. Fontolja meg a hangrögzítő használatát egy jövőbeli megbeszélésen annak biztosítása érdekében, hogy a kapott információkat és a megkötött megállapodásokat pontosan és pontosan rögzítsék.

2. Foglaljon helyet az értekezletet vezető személy mellett, így könnyen felvilágosítást kaphat a megbeszélésről vagy kérdést tehet fel.

3. Készítse el és írja le, ha lehetséges, a találkozó pontos vagy hozzávetőleges tervét. Segít eligazodni a jövőben, különösen az intenzív szenvedély idején.

4. Jegyezze fel a találkozó dátumát, időpontját és helyét.

5. Egy üzleti megbeszélés során írja le egy papírra, ahol mindenki ül, beleértve a neveket és a pozíciókat. Ha nem tudja előre, adja át a papírt, és kérje meg, hogy írják le a nevüket. A megbeszélés során ennek a lapnak köszönhetően gyorsan megértheti, hogy ki beszél. Ha az ülés nyílt, csak a felvetett kérdésekben szavazati joggal rendelkezők nevét írja le.

6. Jelölje meg azokat, akik későn érkeztek vagy korán távoztak, hogy röviden tájékoztassák őket és a főnököt azokról a pontokról, amelyeket az előbbi kihagyott. Írd le azoknak a nevét is, akiket meghívtak, de nem jöttek el.

7. A napirendi pontokat a megvitatásuk sorrendjében írja le! Ha a nyolcadik pontot a második pont előtt tárgyaltuk, tartsa meg a régi számozást, de vegye figyelembe az új sorrendet.

8. Írja le az elmozdulásokat, változtatásokat és újításokat, amelyeket végrehajtottak, és azokat az embereket, akik végrehajtották és előmozdították azokat.

9. Írja le, mely javaslatokat fogadta el és melyeket utasította el, jegyezze fel a szavazatok megoszlásának módját (kézfelemeléssel, leadott szavazattal, vagy más módon), és hol született egyhangú döntés. Ha szűkös az ülés, akkor minden javaslatnál sorolja fel a szavazók nevét – akik támogatták, kik ellene szavaztak, és kik tartózkodtak.

10. Koncentrálj egy adott csoport tevékenységének rögzítésére. Kerülje el az egyes megbeszélések részleteit.

Néhány tipp a szakértőktől:
- A találkozó során ne veszítse el a koncentrációt, minden kihagyott másodperc döntő lehet;
- Készítsen saját mozaikszavakat és rövidítéseket a gyakori kifejezésekhez, nevekhöz, cselekvésekhez, helyekhez, szervezetekhez és ötletekhez. Minél kevesebb időt tölt írással vagy gépeléssel, annál több figyelmet fordíthat a találkozóra;
- Ne felejtse el megjegyezni az eredetileg előterjesztett ötletek, változtatások és javaslatok módosításait.

Ideje népszámlálást készíteni és az eredményeket rendszerezni.

1. A legjobb, ha az összes jegyzetet közvetlenül a megbeszélés után rendszerezi és újraírja, amikor az emlék még megőrzi az egyes események részleteit.

2. Kövesse ugyanazt a jegyzetformátumot, mint az előző ülés jegyzőkönyvénél. A legjobb, ha előre megkérdezi a főnökét, hogy milyen formátumú felvételek iránt érdeklődik. Például azt akarja, hogy a jegyzetek szóról szóra megismételjék az elhangzottakat, vagy elegendő lesz a főbb gondolatok összefoglalása?

3. Ünnepelj hozott döntéseket standard mondattal: „Szavazás döntött, hogy...”

4. Fontolja meg a jegyzőkönyv kiegészítését hosszadalmas véleményekkel, jelentésekkel vagy egyéb támogató anyagokkal.

5. Zárja be a dokumentumot a „Ellenőrzésre benyújtott” aláírással, majd az Ön nevével és dátumával.

6. Jelölje be a kronológiát egy jegyzetfüzetben percenként!

A cikk anyagok alapján:

A titkár egyik szent feladata a különböző szintű vezetők által kezdeményezett értekezletek, konferenciák, ülések előkészítése. Az ilyen eseményekről a legtöbb esetben a titkár is jegyzőkönyvet vezet. Ebben a cikkben elmondjuk, hogyan teheti hatékonyabbá ezeket a folyamatokat.

Ahhoz, hogy a protokollról beszéljünk, az első lépés az ülés előkészítéséről. Egy ilyen esemény előtt fontos átgondolni a napirendet, meghatározni a résztvevők összetételét, és megismerkedni az összes előadó beszámolójával és egyéb anyagokkal. Mindez további erőfeszítéseket igényel, de ennek eredményeként a protokoll karbantartása sokkal könnyebb lesz.

HOGYAN SPÓROLJON IDŐT?

Különböző tanulmányok szerint a szervezetvezető és a többi dolgozó munkaidejének 10-50%-a fordítható értekezletekre. Az időköltségek csökkentése érdekében a találkozók kezdeményezőinek, szervezőinek és résztvevőinek emlékezniük kell a következő szabályokra:

Az értekezleten csak azokat a kérdéseket vitassák meg, amelyeket a munka során nem lehet megoldani.

Korlátozza az értekezletek résztvevőinek számát. Ez egyenesen arányos az esemény időtartamával. Ha egy 5 fős megbeszélés időtartama 1 óra, akkor 10 vagy több résztvevő esetén nagy valószínűséggel 2 vagy több órát vesz igénybe.

A találkozóra előzetesen tájékoztató anyagokat készítsen. A számításokat, elemző jelentéseket, táblázatokat, grafikonokat, jelentéseket, fotó- és videóanyagokat, bemutatókat, termékmintákat, szakvéleményeket erre szakosodott szakembereknek kell biztosítaniuk. De az anyagok készenlétének ellenőrzéséért az ülés titkára a felelős. Ezért egy-két nappal az esemény előtt:

a) prezentációt készítő felelős személyek segítségével összeállítja az összes információs anyag listáját;

b) átvenni a felelős személyektől a ben készült anyagokat elektronikus formában(például prezentációk, magyarázó megjegyzések stb.);

c) átveszi a felelős személyektől nyomtatott kivonatokat és jelentések szövegeit.

Minden kérdéshez jelöljön ki egy felelős alkalmazottat, még akkor is, ha a megbízást egy csoportnak kell végrehajtania.

Ne pazarolja az időt a tettesek feltárására. Ne feledje, hogy minden ülés fő célja a napirend megvitatása és az azzal kapcsolatos döntések meghozatala.

NAPIREND

Ez azoknak a kérdéseknek a listája, amelyeket az ülésen terveznek megvitatni. Ezeket az ülés elnöke határozza meg. Ebben a folyamatban azonban a titkár is részt vehet.

A napirend kialakítása során kövesse az alábbi irányelveket:

• Bontsa fel több altémára a túl tág értekezleti témákat. Szükség esetén a felelősök az egyes altémákhoz előkészítő értekezletet tarthatnak.

Például a hónap végére tervezett megbeszélést „A főbb gyártóüzemek tervezett indikátorainak végrehajtásáról” témában egy sor kisebb megbeszélés előzze meg az üzletekben: „A terv végrehajtásáról öntöde”, „A terv beszerző műhely általi megvalósításáról”, „A terv gépműhely általi megvalósításáról”, „A terv összeszerelő műhely általi végrehajtásáról”. Vagy az „ERP-rendszer bevezetéséről a vállalatban” témájú megbeszélést több találkozónak kell megelőznie: „Az ERP-rendszer termelésben történő bevezetésének problémáiról”, „Az ERP-rendszer és az 1C közötti kommunikáció biztosításáról a könyvelésben ”, „Az ERP rendszer technikai támogatásáról és az adatátvitelről” stb.

• Tegye napirendre az egyenlő fontosságú kérdéseket, amelyeket egy közös téma egyesít.. Például a szállítás biztosítása, a raktárba szállítás menete, a szállítás és az elszállítás elkészült termékek a vállalkozás területéről.

Az egymással összefüggő problémák szélesebb köre is napirendre kerülhet. Ilyenek lehetnek például:

Új gyártósor vásárlása;

Gyártás technológiai előkészítése;

Tervezési és technológiai dokumentációk módosítása új berendezések beszerzésével kapcsolatban;

Termelő épületek korszerűsítése és gépkapcsolatok fejlesztése;

A termelés logisztikai támogatása.

Ugyanakkor a gyári ellenőrzőpont rekonstrukciója vagy a gyári étkezdében a bérletek elektronikus fizetésének megszervezése nyilvánvalóan nem érdemes ezen az ülésen megvitatni.

Nyilvánvaló, hogy a titkár nem mindig tudja befolyásolni a napirend tartalmát. Az értekezletet a vezető hívja össze, aki felvázolja a kérdések körét is. És ha a menedzser egy értekezlet napirendjére felveszi az öntvénygyártáshoz szükséges új gyártósor beszerzését és a tavaszi nagytakarítási nap megszervezését a terület megtisztítására, akkor előfordulhat, hogy nem sikerül meggyőzni. De a maga részéről javasolhatja, hogy a takarítás megszervezésének megvitatását egy másik ülésre vigye, például egy épület homlokzatfestésének kérdésével vagy a szervezet születésnapja alkalmából rendezett ünnepségekkel.

• Csak azokból a kérdésekből állítson össze napirendet, amelyek az ülés résztvevőinek hatáskörébe és felelősségi körébe tartoznak. Például hiábavaló lesz az ellátási kérdések megvitatása az ellátási szolgálat vezetőjének távollétében.
• Korlátozza a napirenden szereplő témák és pontok számát. Legyen belőlük annyi, amennyit hatékonyan meg lehet beszélni és megoldani a megadott időn belül. Például egy értekezlet 1 órájában 1-5 kérdést lehet megvitatni, a megvitatott témák nagyságrendjétől és a megbeszélés előkészítésének minőségétől függően.
• A napirendbe vegye fel a legutóbbi ülésen adott feladatokról és utasításokról szóló beszámolót, ha a találkozókat egy közös téma és a résztvevők összetétele köti össze. Készüljön fel arra, hogy ha nincs is ilyen napirendi pont, az elnök felhatalmazásával előterjesztheti. Ezért jobb, ha előre kinyomtatja az utasítások listáját - az elnöknek, a felelős személynek és a titkárnak rendelkeznie kell vele.

TALÁLKOZÓ RÉSZTVEVŐK

Általános követelmények a rendezvény résztvevőivel szemben:

Hozzáértés és érdeklődés a napirenden lévő kérdések iránt;

Elég magas poszt az értekezletet követő döntések meghozatala és a beosztottak utasításainak megadása érdekében.

A résztvevők összetétele a rendezvény ideje alatt változhat. Ha vannak olyan témák a napirenden, amelyek minden résztvevőt érintenek, és olyan kérdések, amelyek csak néhányukra vonatkoznak, akkor először ezeket kell megbeszélni. általános kérdések. Az értekezlet ezen részének végén a további megbeszélésekben részt nem vevő alkalmazottak elengedhetők.

Hogyan értesítsünk mindenkit

Tájékoztassa az ülés valamennyi résztvevőjét az esemény dátumáról, időpontjáról, helyszínéről, témájáról.

Értekezletet a használatával jelenthet be telefon hívás, sms üzenetek, email(átadási és leolvasási értesítéssel), személyes áttekintés.

Ha az egyik résztvevő nincs a munkahelyén különböző okok (éves szabadság, átmeneti rokkantság, üzleti út stb.), ki kell deríteni a távolmaradás okát, és emlékeztetni kell a hiányzót helyettesítő munkavállalót a helyettesítési séma szerint, hogy jelen kell lennie az értekezleten.

Az is hasznos lehet, ha felugró ablakot helyez el a számítógépes naptárába, például „emlékeztesse helyettesét, hogy vegyen részt az értekezleten”.

Táblázatba beírható az az információ, hogy ki és mikor kap értesítést a találkozóról (1. példa).

1. PÉLDA

Az értekezlet résztvevőinek értesítése

A megbeszélésre 2017. június 24-én 11.00 órakor kerül sor a beszerzési igazgatói irodában.

Téma: 2017. második félévi szerződések megkötése beszállítókkal.

Ülésrend a találkozó résztvevői számára

Feltétlenül készítsen ültetési táblázatot az ülés résztvevői számára, ha a következők jelen lesznek:

Magasabb tisztségviselők (város, régió, terület, köztársaság, szövetség);

Transznacionális vállalatok és holdingok tulajdonosai stb.;

A partnerszervezetek képviselői.

A titkárnak lehetőség szerint az elnöki asztal mellett külön asztalnál kell helyet biztosítani (2. példa).

2. példa

Ültetési rend

Névkártyák

A megfelelő helyekkel szemben lévő asztalokon névkártyákat kell elhelyezni a pozícióval és (vagy) teljes névvel. minden résztvevő. A legegyszerűbb lehetőség egy „házba” hajtogatott papírlap (1. ábra)

Rizs. 1. Az értekezlet résztvevőjének névjegykártyája

Jelvények

Különösen kritikus esetekben elő kell készíteni kitűzőket (mellkártyákat), amelyeken fel kell tüntetni:

TELJES NÉV. résztvevők;

pozícióik;

Az egyes résztvevők által képviselt szervezet neve;

Az a hely, ahol a megadott szervezet található.

A jelvény a következőket is tartalmazhatja:

A résztvevő által képviselt szervezet logója;

A rendezvény logója (embléma) (találkozók, konferenciák stb.).

Használhat jelvényeket zsinórral vagy ruhacsipesszel. Írószer- és irodaszer boltokban értékesítik.

Szöveges betéteket saját maga is megtervezhet, majd nyomtatóra nyomtathatja, ollóval kivághatja és kitűzőkbe rakhatja (2. ábra).

Rizs. 2. Saját tervezésű jelvénybetét

Ha elegendő pénz áll rendelkezésre az előkészítésre, a betétkártyákat egy nyomdai szolgáltatást nyújtó szervezettől lehet megrendelni. A rendszeres belső értekezletekhez pedig egyáltalán nem lesz szükség jelvényekre.

A TALÁLKOZÁS IDŐTARTAMA

Tovább különböző fajtáküléseket osztanak ki különböző mennyiségben idő. Például egy délelőtti tervezési értekezlet körülbelül fél órát vehet igénybe, de egy adott kérdéssel foglalkozó régióközi értekezlet akár egész napot is igénybe vehet.

A találkozó időtartamát előre meg kell tervezni. Minden résztvevőnek ismernie kell az esemény kezdési és befejezési idejét. Ezzel gyorsan és hatékonyan dolgozhat, így nem kell elkésnie.

Szünetek

Ha az ülés időtartama meghaladja a csillagászati ​​órát (60 perc), akkor minden tanulmányi óra (45 perc) után szünetet kell tartani.

Különösen hosszú rendezvényeken szünetek biztosíthatók, amelyek során a résztvevőket harapnivalókkal (szendvicsek, gyümölcsök, édességek) és italokkal (tea, kávé, gyümölcslevek, ásványvíz stb.) kínálják.

Ha alacsony a megbeszélés szintje, és a terem mellett, ahol a találkozó zajlik, hűtő, kávéfőző és eldobható edények állnak az iroda látogatói rendelkezésére, majd a találkozó résztvevői kávét, teát vagy vizet tölthetnek maguknak.

Az asztalokon, amelyeknél a találkozó résztvevői ülnek, előre elhelyezhetők a vizespalackok és a poharak – így nem csak szünetben, hanem bármikor olthatják szomjukat. Jobb, ha nem teszünk ételt az asztalokra. Kínos lesz, ha az egyik résztvevő szendvicset ejt az üzleti papírokra, vagy kiönti a kávét.

Jobb, ha egy külön szobában terítjük meg az asztalt harapnivalókkal és italokkal. Ezt általában a titkár végzi, de csak akkor, ha nem vesz jegyzőkönyvet. Ha a titkár az értekezlet alatt nem hagyhatja el a termet, egy másik, erre kijelölt munkatárs köteles szünetet szervezni. Vagy a titkár mindent előkészít a kávészünetekre az ülés kezdete előtt. Általános szabály, hogy asszisztensek nélkül nem lehet megtenni a kiterjesztett üléseken.

Időkeret

A rendezvény időtartamát szabályozni kell. E szabály betartását az ülés elnöke ellenőrzi.

A találkozó megtervezésekor ügyeljen arra, hogy minden felszólalónak mennyi időre van szüksége a felszólalásra, és minden egyes megvitatandó kérdést.

Az egyes beszédekre vonatkozó szabályokról érdeklődjön az elnöknél.

Szükség esetén ütemezze be a szüneteket.

Adja össze az összes időszakot a számológépen, és adja hozzá a kapott összeget

Az elnököt tájékoztatni kell arról, hogy mennyi ideig tarthat az ülés. Ha egyetért ezzel az adattal, a szabályzatot minden résztvevő tudomására kell hozni, ha nem, akkor módosításokat kell végezni, és újból jelenteni kell az elnöknek.

Megegyezés után a napirendet időkorlátozással megküldik az értekezlet minden résztvevőjének (3. példa).

3. PÉLDA

Napirend időkorlátokkal

TALÁLKOZÓ JEGYZŐKÖNYV: 5 ALAPVETŐ LÉPÉS

Jegyzőkönyv dokumentálja mind az állandó kollegiális testületek (bizottságok, bizottságok, tanácsok stb.), mind az ideiglenes testületi testületek – különböző ülések, konferenciák, szemináriumok és konferenciák – tevékenységét.

A következő típusú protokollokat különböztetjük meg:

. Rövid protokoll- dokumentum, amelyben a teljes név szerepel. és az ülés résztvevőinek álláspontja, témája, főbb kérdései, összefoglaló jelentések, meghozott döntések, az egyes felelősök feladatlistája. Az ilyen jegyzőkönyveket általában az operatív értekezleten vezetik.

. Teljes protokoll A fentieken túlmenően részletes feljegyzéseket tartalmaz minden felszólalásról, véleményről, módosításról és a vita egyéb árnyalatairól. Ez a dokumentum lehetővé teszi a találkozó részletes képének visszaállítását.

A jegyzőkönyv felvételének formáját az ülés elnöke vagy a vállalkozás vezetője választja meg.

Az ülésre készült beszédek és egyéb anyagok mellékletként készülnek. A jegyzőkönyv szövegében hivatkozni kell rájuk.

A titkár felel azért, hogy az értekezlet menetét milyen pontosan és teljes mértékben rögzítik. Ezt a felelősséget nem lehet alábecsülni, hiszen a jegyzőkönyv az egyetlen dokumentum, amely minden felszólalást, vitát, észrevételt és végrehajtandó döntést tükröz. Előfordulhat, hogy a találkozó során a résztvevők nem hallanak valamit, vagy nincs idejük leírni. Ezt a protokollra hivatkozva könnyű lesz visszaállítani.

1. lépés: a munkahely előkészítése

A jegyzőkönyvezés megkönnyítése érdekében az ülés megkezdése előtt:

. Válassza ki a helyét a hallban hol lesz az esemény. Minden résztvevő számára személyesen láthatónak kell lennie, az elnök beszédei, a felszólalók és a „teremből készült replikák” jól hallhatóak legyenek (lásd a 2. példában az üléstáblázatot).

. Tegye az asztalára az értekezlet résztvevőinek listáját teljes nevük feltüntetésével. és pozíciókat, valamint egy üléstáblázatot. A megbeszélés megkezdése előtt érdemes alaposan áttanulmányozni, ki hol ül, majd szükség szerint megnézni a diagramot.

. Irodaszerek készletezése. Vigyél magaddal 2-3 tollat, 2 ceruzát, 2 radírt.

. Ellenőrizze, hogy az irodai berendezések és egyéb eszközök működnek-e: óra, hangrögzítő, videokamera (ha van). Ne felejtse el a tápkábelt és a tartalék elemeket vagy az újratölthető elemeket.

Az értekezlet előtt frissítse fel emlékezetében az összes jelentés főbb pontjait.

2. lépés: rögzítse a megbeszélés előrehaladását

Az ülésre készült anyagokon (beszámolók, felszólalások, referenciák, határozattervezetek, napirend, résztvevők névsorai stb.) mellett a jegyzőkönyv hangfelvételek, videofelvételek, átiratok vagy durva kézzel írt jegyzetek alapján készül. amelyeket a találkozó során őriznek.

Hogyan lehet durva jegyzeteket tartani?

1. Készítsen lapokat a jegyzőkönyvtervezethez- számuk a napirend nagyságától függ. Az első lapra írja fel az ülés időpontját, témáját, jegyzőkönyv számát, a résztvevők névsorát, napirendjét (4. példa).

4. PÉLDA

Az ülés jegyzőkönyv-tervezete. 1. számú lap

A megvitatásra felvetett kérdéseket írd külön üres papírlapokra, elegendő helyet hagyva a jegyzeteknek:

2. számú lap: „Szines- és vasfémek szállítására vonatkozó szerződések megkötésével kapcsolatos munkák állásáról.” Prohorov P.D. jelentése;

3. számú lap

4. számú lap: „Az ellátások szállításának támogatásáról.” Medvegyev V. Yu jelentése;

5. számú lap: ... (az ülés során kitöltendő);

6. számú lap: „A megkötött és teljesített nyersanyag- és beszerzési szerződések szerinti elszámolások helyzetéről.” Fomina K.D. beszámolója;

7. számú lap: ... (az ülés során kitöltendő);

8. számú lap: „Az Amethyst LLC-vel az ESPZ OJSC acél és ötvözetek szállítására vonatkozó megállapodások megkötéséről.” Telegin I.I. javaslatai;

9. számú lap: ... (az ülés során kitöltendő).

2. Ellenőrizze, hogy az értekezlet összes résztvevője jelen van-e. Húzd át a hiányzókat tervezet jegyzőkönyv ceruzával – talán késtek. Az értekezlet után derítse ki a hiányzások és késések okait.

A késedelmesek érkezési idejét közvetlenül a jegyzőkönyv szövegében zárójelben rögzítse:

Ebben az esetben pontosan kiderül, hogy a jelenlévők közül kik és pontosan mit hagytak ki a találkozó során.

3. Töltse ki a „HALLGATVA” pontot. A tervezet első lapjára és a jelentések megfelelő címeivel ellátott lapokra következetesen írja fel teljes nevét. és az előadók pozíciói, a beszédek témái és azok összefoglalása. Csak alapvető információkat kell rögzítenie: dátumok, számok, tények. Ezt követően hasonlítsa össze a jegyzeteket a beszédek (tézisek) közölt szövegeivel. Ha eltérést talál, értesítse az ülés elnökét.

4. Írja be a „PERFORMED” tételt(ha szükséges). Ezt a tételt akkor kell kitölteni, ha az előadók előrehaladását más résztvevők megjegyzései, kérdései és kifogásai megszakítják. Teljes protokollban Minden ilyen megjegyzést azonnal fel kell jegyezni, különösen, ha a következő kifejezéssel jár: „Kérem, írja be a jegyzőkönyvbe.” Például:

A helyzet az, hogy bármilyen kijelentés megváltoztathatja a találkozó menetét, és ezt követően szükséges lehet kiemelni azt a pillanatot, amikor és miért történt ez.

Rövid jegyzőkönyvben

A legtöbb szervezetben üléseket tartanak, függetlenül azok tulajdonosi formájától. Rajtuk az alkalmazottak és a vezetők információkat cserélnek az aktuális kérdésekről, és operatív döntéseket hoznak. Az ilyen rendezvények maximális hatékonyságának biztosítása érdekében az ülésről jegyzőkönyv készül. Ennek a dokumentumnak információs és adminisztratív funkciója is van: információkat rögzít a felmerült kérdésekről és a meghozott döntésekről.

Az értekezlet előrehaladásának rögzítése a szervezet vezetőjének titkárának feladata. Ezt a funkciót egy másik alkalmazott is elláthatja.

Az ülés megkezdése előtt a titkár megkapja a meghívottak névsorát és minta lista kérdéseket. A résztvevők beszámolóik kivonatait mutatják be. Ez segít egy dokumentumsablon elkészítésében, amely felgyorsítja a protokoll végleges változatának elkészítését. Ha sok a résztvevő, akkor célszerű regisztrációs lapot készíteni, ahol a teljes név szerepel. megjelent személyek. Az ülés kezdete után a titkár rögzíti a jelenlévők végleges névsorát.

A tájékoztatást a rendezvény ideje alatt az ülés titkára rögzíti. A naplózás pontosságának növelése érdekében hangfelvételeket használnak. Minden szót digitális adathordozóra rögzítenek, majd a dokumentum véglegesítésekor reprodukálnak.

Ha nagy számú megbeszélést tartanak nagyszámú résztvevővel, akkor a szúrást 2 titkár végzi. Ha egyszerre két szakember dolgozik a protokollon, az felgyorsítja a folyamatot, ha az értekezlet elhúzódik.

Az ülések témájához nem kapcsolódó egyéni észrevételek, észrevételek, hozzászólások, kérdések megvitatása nem jelenik meg a dokumentumban. A jegyzőkönyv rögzíti a beszámolók, kérdések, javaslatok általános jelentését. Pontosan rögzítik azokat a döntéseket és utasításokat, amelyeket a vezető az egyes előadóknak ad.

Jegyzet! A jelentéseket és a kérdéseket nem kell szóról szóra leírni.

Ha a vezetőnek pontos információra van szüksége, akkor a felelős alkalmazott által aláírt jelentést kér. Az értekezleteken a dolgok általános állapotát megvitatják, így nincs szükség részletes feljegyzésekre. Ennek eredményeként a jegyzőkönyv röviden tükrözi az ülés menetét: a megvitatott témákat, a felvetett kérdéseket és a meghozott döntéseket.

Egyes esetekben a szervezeti vezetők megkövetelik az egyes kifejezések szó szerinti rögzítését. Ez jellemző a találkozókra modern cégek, ahol az ilyen rendezvényeken eldől nagyszámú működési kérdések.

Dekoráció

Gyakran találhatunk utalásokat arra, hogy a jegyzőkönyveket speciális nyomtatványokon kell tartani. Ez akkor történik, ha az ilyen találkozókra a kormányzati szerveknél, például az önkormányzati hatóságoknál kerül sor.

A hétköznapi szervezetekben ritkán vezetnek be speciális rögzítési formákat. Ez alól kivételt képeznek az ülések speciális típusai, például az igazgatótanácsi munka Részvénytársaság.

Az ülés jegyzőkönyvének a következő információkat kell tartalmaznia:

1. Szükséges adatok:

• dátum és szám;
• cégnév;
• az eseményt jelző dokumentum típusa;
• a találkozó helyszíne.

Ezenkívül minden lap számozott, így pontosan nyomon követheti az értekezlet előrehaladását;

1. A jelenlévők és szerepeik listája. Meg kell adnia a teljes nevét. valamint a szakember, a jegyzőkönyvvezető, a felügyelő, az értekezletvezető és az értekezlet egyéb résztvevői pozíciója. Helyette jelenléti ív használható, ahol az érkező dolgozók aláírnak;
2. Ha a rendezvényen más szervezet képviselői is voltak, azt a „Meghívott” megjegyzéssel jelzik;
3. A protokoll fő része 3 egymást követő blokkból áll:

• Hallgattuk. A teljes nevet fel kell tüntetni. és az előadó pozíciója, a beszéd fő témája, összefoglaló információk a beszédről;
• Beszéltek. A teljes név rögzítve van. és a beszéd érdemére vonatkozó kérdéseket feltevő vagy megjegyzést tevő személy álláspontja;
• Határozott. A jelentés eredménye alapján a vezető utasítást ad vagy határozatot szab. A döntést a titkár részletesen rögzíti, mivel az a munkavállalókra nézve kötelező. A feladatok elvégzésének határideje feltüntetésre kerül.

Jegyzet! Ha egy határozatról szavaznak, a „mellette”, a „nem” és a tartózkodások számát a nevek feltüntetése nélkül kell rögzíteni.

1. A jegyzőkönyv végén a titkár és az ülésvezető aláírása szerepel. Nincs szükség nyomtatásra.

A dokumentum végleges változata valamivel az ülés után készül el. Ez az információ mennyiségétől függően több órát vagy napot is igénybe vehet. Ezt követően aláírásra benyújtják az eseményt vezető főnöknek.

Ezt követően a jegyzőkönyvet megküldik az érdeklődőknek, vagy hivatalos kivonatokat készítenek belőle konkrét előadóknak szóló utasításokkal.

Az operatív értekezlet jegyzőkönyve

Az operatív értekezletnek számos funkciója van:

• Tiszta gyakoriság (például hetente egyszer egy bizonyos időpontban);
• A résztvevők stabil összetétele;
• Szinte változatlan témák és kérdések;
• Rövid időtartamú.

Ezek a jellemzők nyomot hagynak az operatív értekezlet jegyzőkönyvének elkészítésében. A titkár előre ismeri a munka algoritmusát és a megvitatásra kerülő kérdéseket. Ez lehetővé teszi, hogy felgyorsítsa a végleges dokumentumon végzett munkát, és annak nagy részét előre generálja.

Az ülés jegyzőkönyve gyorsan elkészül, így az irat azonnal a vezetőhöz kerül aláírásra.

Tárolás

A jegyzőkönyvek tárolásáról való döntéskor a titkárnak át kell tanulmányoznia a szervezet belső dokumentumait.

Így az igazgatósági ülésről készült jegyzőkönyv ill Általános találkozó részvénytársaság részvényeseinek számának állandóan meg kell őrizni. A dokumentumok a szervezet állandó szervének telephelyén találhatók. Ezt az eljárást az FCSM 2003. július 16-án kelt 03-33/ps számú határozata állapítja meg, amely tartalmazza az egyes dokumentumok részvénytársaságoknál történő tárolási szabályaira és tárolási idejére vonatkozó szabályokat.

A különböző értekezletek jegyzőkönyveit jellemzően 3-5 évig megőrzik, majd az utasításoknak megfelelően archiválják és megsemmisítik.

Az ülések jegyzőkönyvei nem a felesleges bürokrácia elemei. Segít a találkozó résztvevőinek emlékezni a napirendre, és időben teljesíteni a vezető utasításait. Ma már léteznek elektronikus források az ilyen dokumentumok gyors elkészítéséhez és terjesztéséhez. Ezért a titkár gyorsan és kényelmes forma mutassa be a jegyzőkönyv kész változatát minden érdeklődőnek.

Az operatív értekezletről rövid jegyzőkönyvet készítünk

V F. Yankovaya, Ph.D. ist. Tudományok, helyettes A VNIIDAD igazgatója

Szinte minden szervezet tart ülést, amelyen a működési kérdéseket megvitatják. Az ilyen találkozókat nagyon gyakran operatívnak nevezik. Ezeket a vezetőik hajtják végre különböző szinteken: a szervezet vezetőjétől a szerkezeti osztályok vezetőiig. Az operatív értekezleteket rendszeres időközönként (általában hetente egyszer) tartják, és általában rögzítik. Ha a szervezeti egységnek vagy az értekezletet tartó vezetőnek nincs titkára, az operatív értekezlet jegyzőkönyvének vezetésével az egység alkalmazottai közül lehet megbízni.

A mi szótárunk

A jegyzőkönyv olyan dokumentum, amely következetesen rögzíti a testületi testületek ülésein, ülésein, konferenciáin és ülésein a kérdések megvitatása és a döntéshozatal folyamatát*.

Problémák és megoldások

Az operatív értekezletek jegyzőkönyveinek elkészítése gyakran nehézkes. Nézzük a leggyakoribbakat.

Probléma: Előfordulhat, hogy a jegyzőkönyvet felvevő titkár vagy a pályakezdő munkatársak egyike nem érti a tárgyalt kérdés lényegét, ezért nehezen tudja rögzíteni a kérdés megtárgyalásának menetét.

Mit kell tenni? Ilyen helyzetekben a titkárnak fel kell vennie a kapcsolatot az értekezleten felszólaló munkatárssal vagy bármely más munkatárssal, aki felvilágosítást tud adni.

Probléma: Mivel az operatív értekezletek gyakran szigorú szabályok nélkül zajlanak, előfordulhat, hogy a titkárnak nincs ideje rögzíteni mindent, ami az értekezleten történik.

Mit kell tenni? Ebben az esetben segíthet a megbeszélés közbeni hangfelvétel és annak átirata alapján jegyzőkönyv készítése.

Probléma: egy kérdés megvitatása során jelentős és jelentéktelen vagy akár lényegtelen információ is megfogalmazódhat, és a titkár nehezen tudja azonosítani azokat a fő (lényeges) információkat, amelyeket a jegyzőkönyvben rögzíteni kell.

Mit kell tenni? Ebben az esetben a jegyzőkönyv elkészítése előtt a titkárnak elemeznie kell az összes információt, el kell választania a fontosat a lényegtelentől, és csak a legfontosabb információkat kell belefoglalnia a jegyzőkönyvbe.

A jegyzőkönyv elkészítésének általános szabályai

A jegyzőkönyv az ülésen a titkár vagy más alkalmazott által az ülésen vezetett hangfelvételek vagy durva kézzel írt feljegyzések, valamint az ülésre készített anyagok (jelentések, felszólalások, igazolások, határozattervezetek, napirendek, névjegyzékek) alapján készül. résztvevők stb.).

Ha az ülésen hangfelvétel készült, azt az ülés után újranyomtatják, majd az írott szöveget megszerkesztik és feldolgozott formában rögzítik a jegyzőkönyvben. Az ülés jegyzőkönyvének elkészítésére szánt határidő nem haladhatja meg az ülés időpontjától számított három-öt napot. Az operatív értekezletről jegyzőkönyv készül, amelyet az ülés napján, vagy az ülést követő egy-két napon belül készítenek el.

A protokollok lehetnek teljesek vagy rövidek. A teljes jegyzőkönyv tartalmazza az ülésen elhangzott összes felszólalást, a felszólalónak feltett kérdéseket, a vitában részt vevő személyek felszólalását és a meghozott döntéseket. A rövid jegyzőkönyvben csak a felszólalók neve, a beszéd témája, a beszéd felvétele szerepel rövid formaés a meghozott döntéseket.

Az operatív értekezletek előrehaladását általában rövid jegyzőkönyvben rögzítik.

Az ülés jegyzőkönyve általános nyomtatványon készül, szabványos lap A4-es papír vagy egy speciálisan kialakított protokoll űrlap.

A protokoll szükséges részletei:

· cégnév

· az értekezlet típusát megjelölő dokumentumtípus megnevezése (JEGYZŐKÖNYV).

az ülés időpontja

· protokoll regisztrációs száma

a találkozó helyszíne

· aláírások.

A rövid jegyzőkönyv szövege

A jegyzőkönyv szövege két részből áll: bevezető és fő részből.

A rövid jegyzőkönyv bevezető része tartalmazza az elnök és a titkár nevét, a résztvevők (a jelenlévők) és a meghívottak beosztását és nevét, valamint a napirendet. Ha az ülésen 15 főnél többen vesznek részt, a jegyzőkönyvben feltüntethető a résztvevők összlétszáma, a jelenlévők tisztségük és nevük megjelölésével a jegyzőkönyv melléklete, pl.

Jelen vannak: a vezetőség tagjai 16 fős létszámban. (a lista mellékelve).

Az ülésre meghívottak neve a „Meghívott” szó után kerül feltüntetésre, feltüntetve a személy beosztását és a szervezet nevét.

A napirend tartalmazza a megvitatás tárgyát képező kérdéseket, ezen kívül az előadó (előadó) beosztása és vezetékneve is feltüntethető. Ha több kérdés van, azokat számozzuk Arab számokés a megbeszélés sorrendjében vannak elrendezve. A napirendi pontok „about” („körülbelül”) előszóval vannak megfogalmazva, például:

Az ülés jegyzőkönyve, a megbeszélés jegyzőkönyve. Példa, sablon, minta. Szerkezet. Összeállítás. Írj, írj. Utasítás

Szerkezet, ülés jegyzőkönyv sablon

Az első előadó beszédének átirata

A második előadó beszédének átirata

Meghozott döntések

A találkozó anyagai

Az ülés előtt a résztvevőknek megküldik az ülés előkészítéséhez és döntéshozatalához szükséges anyagokat, például tájékoztató feljegyzéseket, az ülésen jóváhagyandó dokumentumok (tervek, szerződések, költségvetések stb.) előzetes változatait. Az értekezlet minden résztvevője tájékoztatást kap az ülés időpontjáról, időpontjáról és helyszínéről, a találkozó kezdeményezőjéről és a rendezvény szervező kapcsolattartójáról. Szervezési jellegű kérdéseket tehet fel a kapcsolattartónak (hogyan lehet eljutni, bérletet rendelni, hol lehet parkolni). Érdemi kérdésekkel a kapcsolattartókhoz fordulnak, akiket az anyagokban fel kell tüntetni. Által különböző anyagok Különböző kapcsolattartók is megjelölhetők.

Példa, minta protokoll

Az ülés időpontja, ideje és helye: 2010.01.10. 12:30 - 13:30 Központi iroda. N34-es tárgyalóterem.

Kezdeményező: Svistunova Olga Vasilievna főigazgató

A résztvevők listája

Üléstitkár: asszisztens főigazgató Erofejev Grigorij Anatoljevics

Az ülésre a következőket küldték:

A biztonsági főnök jelentése

A vállalat szabályokat fogadott el az alkalmazottak e-mail címeinek kódolására (a kezdőbetűk és a vezetéknév első két betűje), amelyek lehetővé teszik harmadik felek számára, hogy könnyen megtudják bármely alkalmazott e-mail címét. Ez heterogén, jogosulatlan e-mailek folyamához vezet kereskedelmi ajánlatokés egyéb haszontalan információk.

Az előadással kapcsolatban kérdés nem hangzott el.

Az informatikai szolgálat vezetőjének jelentése

Nincs lehetőség a meglévő címek visszautasítására, mivel azokat a legfontosabb szerződő felek és szabályozó hatóságok ismerik. Azt javaslom, hogy minden alkalmazott számára legyen egy másik doboz Email- aktív levelezéshez. A kódolást úgy alakítsa ki, hogy a teljes név alapján ne lehessen azonosítani az alkalmazott címét. Állítsa be a levelezőszűrőket úgy, hogy a régi címekre érkező levelek szigorú szűrés alá esjenek. A levelek új címekre történő szűrését kíméletesebbé kell tenni. Ha lehetséges, értesítse a szerződő feleket a címváltozásokról. A munkát az Informatikai Osztály végzi.

A kérdést a pénzügyi osztály vezetője tette fel az előadónak: A javasolt rendszer megszervezésének költségeit az informatikai osztály kidolgozta? Talán hatékonyabb lenne ezt a munkát kiszervezni?

Válasz. Nem, a kérdést nem vizsgálták.

Pénzügyi osztályvezető észrevétele: Javaslom a határozat elfogadását az alábbi megfogalmazásban: Az Informatikai Osztály dolgozzon ki intézkedéseket a helyzet e-mail címekkel történő korrekciójára, és ezek végrehajtási költségeinek kérdését önállóan és megbízók. Vegyük a legolcsóbb lehetőséget.

Válasz. Nincs kifogás.

Meghozott döntések

Módosítsa az e-mail címek kódolási sorrendjét. Tartsa meg az e-mail címeket a régi kódolásban, de szigorúan szűrje a nekik küldött e-maileket.

A feladat elvégzéséhez az informatikai osztály öt munkanapon belül munkafeladatot dolgoz ki. További öt munkanapon belül határozza meg a saját maga elvégzésének költségeit és a kiszervezés költségeit. Döntse el a munka elvégzésének módját a költségszámítások alapján. A munkát 15 munkanapon belül saját kezűleg vagy megbízókkal végezze el. A határozat végrehajtásának ellenőrzését a biztonsági szolgálat vezetőjére bízza.

Jegyzőkönyv minta bizottsági ülésről

Nézzünk egy mintát egy bizottsági ülés teljes jegyzőkönyvéből. A jegyzőkönyv elkészítésének szabályai ugyanazok, és nem függenek az ülés típusától ( tanúsító bizottság, szakértői bizottság, bizottság valami vagy tanácsülés megtartására, munkacsoport, bizottság stb.), kivéve, ha ezt a vonatkozó jogszabály kifejezetten szabályozza.

A beszámoló általában az ülésen készült feljegyzések, illetve az ülésre a titkárhoz benyújtott anyagok alapján készül. Általános nyomtatványon, az irodai munkához szükséges utasításokkal rögzítve, vagy szabványos A4-es lapon kell elkészíteni. A szükséges részleteket és azok helyét az alábbiakban a bizottsági ülés jegyzőkönyvmintája tartalmazza.

2. MEGhallgatott:

Zaligvatsky R.Yu - tájékoztatott a munka megkezdéséről...

2.1. Vedd észre és használd munkád során...

2.2. A jogi osztálynak (A.P. Kukushkin) véglegesítenie kell a rendelettervezetet. Határidő: 2014. november 21.

2.3. Kész...2014.11.30. Felelős – a gazdasági osztály vezetője Balalaika S.R.

elnök I.M. Zagorulko

titkár M.P. Yagodkina

Máshogyan lehet jegyzőkönyvet készíteni, nézze meg konkrét példa a szakértői bizottság ülésének jegyzőkönyve. A cikkben megadott minta protokollformátum doc formátumban letölthető.

Most néhány pontosítás. A jegyzőkönyv kelte (szóban és digitálisan feltüntetve) mindig az ülés időpontja, még akkor is, ha az irat később készült. Az egyes típusok protokolljait külön regisztrálják, és a számok kiosztása minden év elején kezdődik. A protokollszámhoz betű utótagok is hozzáadhatók. Közös értekezleteknél összetett számokat jelöljön meg (törten keresztül).

Ha 15 főnél többen vannak jelen, a jegyzőkönyvben nem szerepelnek. A listára mutató hivatkozás található, amely a protokoll szerves részét képezi. Ha képviselők vettek részt az ülésen különféle szervezetek, akkor meg kell jelölnie beosztásukat és munkahelyüket.

A napirendi pontok meg vannak számozva, és mindig a „Körülbelül...” vagy „Körülbelül...” előszóval kezdődnek.

Az egyes vizsgált kérdések sémája szabványos módon épül fel: „MEGhallgatott” – „BESZÉLTETT” (ha nem volt vita vagy kérdés, akkor ez a rész átugorható) – „DÖNTÖN” vagy „DÖNTETTE”.

A vezetéknév után (figyeljen az esetre - „kit hallgatott”? és „ki beszélt”?) a beszédek fő tartalma szerepel a jegyzőkönyv szövegében (egyes szám harmadik személyből múlt időben kifejezve - „bevezetett”, „megjegyezte”, „javasolt” stb.), vagy a jegyzőkönyvhöz külön mellékletként adták ki.

A meghozott döntés az adminisztratív dokumentumokban elfogadott formában kerül megfogalmazásra („a pozíció jóváhagyására”, „a program elkészítésére” stb.). Ha utasítást adnak, akkor meg kell adni a felelős végrehajtót és a határidőt. A szavazás eredményét szükség esetén a pozitív részben adjuk meg: „mellett” – 5 szavazat, „nem” – nem, „tartózkodva” – 2 szavazattal, 5 szavazattal döntöttek.

A jegyzőkönyvet csak az elnök és a titkár írja alá (a bizottság többi tagja nem kéri). Egyes jegyzőkönyvtípusokat a szervezet vezetőjének jóvá kell hagynia, például a szakértői bizottság üléséről készült jegyzőkönyvet. Ebben az esetben jóváhagyó pecsétet adunk hozzá.

Remélem, hogy ezen minták segítségével most könnyedén elkészítheti az ülés bármely jegyzőkönyvét.

Evgeniya Polosa

**Ha JOGI SEGÍTSÉGRE van szüksége, kérjen online konzultációt most.

Köszönjük, hogy hozzáadta ezt a cikket a következőhöz:

Minta. Rövid jegyzőkönyv nyomtatvány

RÖVID JEGYZŐKÖNYV FORMÁJA

Név

vállalkozások

JEGYZŐKÖNYV

"__"______ 20__

Nem.______________

_________________

Termelés

Elnök – ______________________________________________________________________

Titkár - _______________________________________________________________

Ajándék: _____________________________________________________

(címek, vezetéknevek, kezdőbetűk)

Lefedett kérdések:

2. _____________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Meghozott döntések:

1. _____________________________________________________________

Megbeszélések előkészítése, jegyzőkönyvek készítése

Milyen protokollról beszélünk?

A vezetési gyakorlatban az ilyen típusú protokollokat szándéknyilatkozatként, jóváhagyási jegyzőkönyvként és tárgyi bizonyítékok (okmányok) lefoglalási jegyzőkönyveiként használják. A közgyűlés főbb dokumentumai között a törvény nevesíti a közgyűlési jegyzőkönyvet és a szavazatszámláló bizottság jegyzőkönyvét.

Ezenkívül az adminisztratív feladatok végrehajtása során egy tisztviselő jegyzőkönyvet készíthet - közlekedési baleseti jegyzőkönyvet, letartóztatási jegyzőkönyvet stb. Az ilyen típusú jegyzőkönyvek mindegyikének megfelelő szabványos formája van.

Ebben a cikkben fogunk beszélni kollegiális vezetői intézkedés eredménye alapján készült jegyzőkönyv- találkozók, konferenciák vagy találkozók. Ez a dokumentum a dokumentáció a kérdések kollegiális megvitatása és a döntéshozatal.

Az orosz irodai munkában a protokollt a 18. század eleje óta alkalmazzák, attól az időszaktól kezdve, amikor a vezetői gyakorlatban kezdték gyakorolni, hogy döntés előtt megbeszéljék a kérdést. Történelmileg a protokoll a következő:

A modern vezetési gyakorlatban a különböző rangú vezetők által tartott értekezletek tevékenységének dokumentálására jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyvek a konferenciák, értekezletek, szemináriumok stb. munkájának tükrözésére is szolgálnak.

Az operatív értekezletek során a jegyzőkönyv felvételének szükségességéről az azt kijelölő és levezető vezető hozza meg a döntést. Ha az értekezlet a beosztottak tájékoztatásáról szól valamilyen problémáról, egy korábban meghozott döntés magyarázatáról stb., akkor lehet, hogy nem lesz szükség jegyzőkönyvre. De az is lehetséges, hogy egy ilyen operatív értekezletről jegyzőkönyvet kell készíteni. Ebben az esetben a jegyzőkönyv rögzíti a jelenlévők összetételét, az elhangzott véleményeket, javaslatokat.

Felkészülés a találkozóra

Az állandó testületi szervek munkájának dokumentálásának jellemzői

Az állandó testületi szervek (tanácsok, testületek, szakbizottságok) eltérőek magas fokozat megszervezni a munkáját.

Ez a rendelkezésre állásban fejeződik ki:

Ez a három pontból álló lista (maximális program) a valóságban egy testületi testület egyetlen titkárára redukálható (minimális program). Most pedig térjünk ki részletesebben erre a három pontra.

BAN BEN előírások A testületi testület határozza meg az ülések gyakoriságát, a meghozott döntések típusát, a tevékenységek dokumentálásának rendjét, az ülés napját és időpontját. Előfordul, hogy a vállalkozásoknál előírások vannak olyan ülések megtartására, amelyek nemcsak egy testületi testület munkájára, hanem bármely testületi tevékenységre vonatkoznak.

A protokoll közé tartozik szükséges dokumentumokat, mindenekelőtt azért, mert rögzíti az ülés tényét, az azon hozott döntéseket és azok végrehajtásának időpontját. Ez az irat a későbbiekben e testületi határozat vagy határozat (azaz ügyviteli irat) kibocsátásának alapjául szolgálhat.

Az állandó testületi szerveknek rendelkezniük kell évi munkatervet. amely tartalmazza a megvitatásra váró főbb kérdéseket.

Az állandó testületi szervek általában rendelkeznek berendezés. amely biztosítja ennek a szervezetnek a működését. Ezt a részleget egy titkár (a tudományos tanács titkára, az igazgatóság titkára stb.) vezeti, aki a szakemberek vagy a menedzserek kategóriájába tartozik. Ez a tisztségviselő felelős az ülések megszervezéséért, az állandó testületi szervek tevékenységének dokumentálásáért, az iratok biztonságáért.

Felkészülés a találkozókra

De az ülés, mint a testületi döntéshozatal egyik formája, bármilyen összetételű résztvevővel tartható, nem csak a testületi tagokkal. Ezek lehetnek osztályvezetői értekezletek, vagy egyes strukturális egységek szakembereinek értekezletei egy adott kérdésben. Mindenesetre, ha 3 főnél nagyobb találkozó szervezéséről van szó, azt nem lehet a véletlenre bízni. Minél jobban készül a találkozó, annál kevesebb időt fordítanak a megbeszélésre maga az ülés során, és még inkább hatékony megoldások elfogadják.

Az ülés előkészítése során sorra jelennek meg a dokumentumok, amelyek aztán a jegyzőkönyv mellékleteivé válnak, vagy az azokból származó információk áramlanak bele.

A sorozat első dokumentuma az napirendÉN. A titkár állítja össze az elnök (a testületi testület vagy az adott ülés) utasítása és a szabályzat (ha van ilyen) rendelkezései alapján. A napirend kialakításakor figyelembe kell venni a tárgyalt kérdések összetettségét, hogy a vita beleférjen az ülésre szánt időbe.

A napirendet megküldik a találkozó résztvevőinek és a meghívottaknak. Az idézés több példánya a titkárnál marad. Ezek a jövőbeni jegyzőkönyvek készítésére és az ülés levezetésére szolgálnak.

A napirend tartalmazza a tárgyalt kérdések számát és sorrendjét, a felszólalók nevét, az ülés időpontját és helyét, valamint az ülés helyét. Így a napirend egyszerre egy értesítő dokumentum a közelgő ülésről és egy meghívó a résztvevőknek.

A napirend bármilyen formát ölthet. Itt két lehetőség van: az első formálisabb (lásd 1. példa), a második pedig operatív értekezletek megtartására is alkalmas (lásd 2. példa). Bár a titkár gyakran éppen az operatív értekezlet előkészítésekor figyelmen kívül hagyja a napirend kiküldését írásban, amely csak a résztvevők szóbeli tájékoztatására korlátozódik.