Personel muhasebesi Muhasebe ve vergi kayıtlarının yanı sıra şirketin tam işleyişi için gerekli olan güvenilir bilgileri yansıtmanıza olanak tanır. Bu tür muhasebenin özellikleri ve içerdiği ana belgeler makalemizde tartışılacaktır.

Personel kayıtlarının tutulması

Bakım Personel kayıtları hem her çalışan için hem de bir bütün olarak şirket için ayrı ayrı bilgileri yansıtacak büyük miktarda belgenin hazırlanmasını ve prosedürü düzenleyen kuralların oluşturulmasını içerir emek faaliyeti.

Bakım Personel kayıtları yalnızca tüm hareketlerin yüksek kalitede izlenmesiyle mümkün olan çalışan sayısının kaydedilmesini içerir. Ana görev Personel kayıtları bir çalışanın işe alma, başka bir pozisyona transfer, izin kaydı ve işten çıkarılma ile sona eren bir veya başka hareketinin belgesel kanıtlarının hazırlanmasıdır.

Kesinlikle, personel muhasebesi manuel olarak da yapılabilir ancak Personel kayıtları uygulama yoluyla yazılımÖzellikle şirketin çok sayıda çalışanı varsa, belge hazırlama süresini en aza indirmenize olanak tanır.

İK belgeleri

Dokümantasyon Personel kayıtları Taslağı Rusya Federasyonu İş Kanunu tarafından öngörülen zorunlu veya isteğe bağlı olabilirler.

Gerekli belgelere Personel kayıtları ilgili olmak:

• iş emri (T-1);
• bir çalışanla sözleşme (TD-1);
• çalışma kitabı (Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 16 Nisan 2003 tarih ve 225 sayılı “Çalışma kitapları hakkında” Kararı);

Çalışma kitaplarının tasarımıyla ilgili ayrıntılar için malzemeye bakın .

• çalışan kişisel kartı (T-2);
• çeviri belgeleri (T-5);
• izin kayıt emri (T-6);
• tatil programı (T-7);
• personel alımı (T-3);
• zaman çizelgesi (T-12);
• işten çıkarma kararı (T-8).

Çoğu personel belgesinin birleşik bir formu vardır. İşveren bazı belgeleri bağımsız olarak geliştirmelidir:

• toplu iş sözleşmesi;
• iç sıra kuralları;
• ücret düzenlemeleri;
• çalışanların kişisel verilerine ilişkin düzenlemeler;
• işgücü koruma düzenlemeleri;
• ikramiye düzenlemeleri;

Personel belgelerinin saklama süreleri hakkında bilgi için malzemeye bakın. .

ÖNEMLİ!Sanat'a göre. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 8'i, kuruluş tarafından oluşturulan ve çalışanın haklarını ihlal eden hükümler iş ilişkilerini düzenlemek için kullanılamaz.

Bir personel çalışanı tarafından hazırlanan tüm muhasebe belgeleri kuruluş başkanı tarafından onaylanır. Bundan sonra çalışanın bunları tanıması ve imzalaması gerekir.

Bazı durumlarda personel belgelerinin hazırlanmasından kaçınılabileceği unutulmamalıdır: örneğin, eğer iş sözleşmesi zaten çalışanın işlevselliğini sağlıyorsa, iş tanımlarının hazırlanmasına gerek yoktur. Aynı durum, sözleşmenin çalışanın gelecekteki gelirini belirtmesi durumunda taslağının hazırlanmasına gerek olmayan ücret maddesi için de geçerlidir.

Personel kayıtlarında belirli bir belgenin varlığı, bireysel çalışanın ve bir bütün olarak şirketin çalışmalarının özelliklerine bağlıdır. Şirket vardiyalı çalışma sağlıyorsa, bir vardiya programı hazırlanmalıdır. Yüksek gizlilikli tesislerde iş görevlerini yerine getirirken, sözleşmeye ticari sırların korunmasına ilişkin bir madde yazılmalı ve sırlara erişim prosedürünü, bunun sorumluluğunu belirleyen ilgili bir hüküm hazırlanmalıdır. ifşa edilmesinin yanı sıra bu erişimin sonlandırılması koşulları. Çalışanın değerli kargo veya nesnelerle ilgili olması durumunda, çalışanla tam mali sorumluluk üzerine bir sözleşme yapılması zorunludur.

Personel kayıtlarının tutulması sırasında ihlallerin sorumluluğu

Doğru davranıştan sorumlu olan ana düzenleyici kurum Personel kayıtları Devlet Çalışma Müfettişliğidir. Personel operasyonlarını izlemek için tasarlanmıştır ve eğer personel muhasebesi ihlallerle gerçekleştirilir, iş mevzuatının ihlali nedeniyle idari sorumluluğa getirilir.

Aşağıdaki sorumluluk türleri ayırt edilir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 419. Maddesi):

• İdari - yetkililer ve şirketlere yönelik para cezaları Sanat'a yansıtılmıştır. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu. İdari sorumluluk çoğunlukla gerekli herhangi bir personel belgesinin bulunmaması veya bir çalışanın veya kuruluşun talebi üzerine bu belgenin sağlanamaması durumunda ortaya çıkar.

Örnek:Ivanov I.A. kredi almaya karar verdi. Bunu yapmak için çalışma kitabının bir kopyasına ve 2-NDFL sertifikasına ihtiyacı var. İşveren iş kayıt defterinin bir kopyasını vermeyi reddetti. Bir çalışan, işverenin yasa dışı eylemlerini, şirketi (yetkililerini) Sanat uyarınca sorumlu tutacak olan iş müfettişliğine bildirme hakkına sahiptir. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 5.39'u 1.000 ila 3.000 ruble tutarında.

• Medeni hukuk - ceza Sanatta belirtilmiştir. 15, 151 ve bölüm. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 59'u.

Örnek:Petrov S.F. iş yerinde yaralandı. Sanat uyarınca. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 1085'i uyarınca işveren, çalışanın tedavi için kaldığı süre boyunca kaybedilen ücretlerin yanı sıra tedavi ve iyileşme masraflarını da tazmin etmekle yükümlüdür.

• Cezai sorumluluk - Sanatta sağlanmıştır. 143, sanat. 145, sanat. 145.1, md. 146-147, mad. Rusya Federasyonu Ceza Kanunu'nun 215-217'si.

Ayrıca vergi makamları tarafından personel hizmetlerinden belgeler talep edilebilir, bu belgelerin sağlanmaması Sanat kapsamında sorumluluk doğurur. Rusya Federasyonu 126 Vergi Kanunu

Sonuçlar

Doğru ve zamanında personel muhasebesi Yönetimin şirketi daha verimli hale getirmesine olanak tanır. Şu anda, personel dokümantasyonunu hazırlama süresini optimize etmeye ve verileri yansıtırken doğruluk elde etmeye yardımcı olan birçok yazılım aracı bulunmaktadır. personelmuhasebe.

Her şirketin çalışanları vardır ve bu da personel kayıtlarının düzenlenmesi gerektiği anlamına gelir. Büyük organizasyonlarda kurulur ama yeni başlayan bir şirkette sıfırdan yaratılması gerekir.

İK kayıtları oluşturma aşamaları

İK kayıtlarını oluşturma sorumluluğu farklı çalışanlara verilebilir. Bu, şirketin kurucusu, yöneticisi, muhasebecisi ve ofis yöneticisidir. Bu iş kime emanet edilirse edilsin, kayıt yönetimini oluşturmak tecrübe ve bilgi gerektirir. Personel kayıt yönetimini organize etme aşamalarını ele alalım.

Personel kayıtlarının yönetimine ilişkin bilgilerin eksiksizliğinin incelenmesi

Çalışanın aşağıdaki kaynaklara ihtiyacı olacak:

• Düzenleyici kanunlar: iş kanunu, personel dokümantasyonu. Tüm standartlar mevcut olmalıdır son baskı. Personel kayıtlarının oluşturulması sürecinde kanunlara uymaları gerekmektedir.
• Kılavuzlar, ofis işleri üzerine kitaplar.
• Personel kayıtlarının tutulması için program. En yaygın olanı 1C'dir. Ancak bunun yanında işlevsellik açısından 1C'den üstün olanlar da dahil olmak üzere birçok program daha var. 1C'nin avantajı her şehirde sistem bakım uzmanlarının bulunmasıdır.

Tüm referans materyalleri ücretsiz olarak edinilebilir ancak programın satın alınması gerekecektir.

Kurucu belgelerin incelenmesi

Ofis işlerini düzenleyen çalışanın, kurucu belgelerin kopyalarını yöneticiden alması gerekir. Personel dokümantasyonu tam olarak onların esasına göre derlenir. Bir yönetmenin işe alınması prosedürüne ilişkin bilgiler Şart'tan alınmıştır. Ayrıca diğer istihdam hüküm ve koşullarını da burada görebilirsiniz:

• Kuruluş prosedürü ücretler.
• Bir iş sözleşmesinin imzalanma süresi.

Şart, kilit uzmanların işe alınmasına ilişkin prosedürü belirleyebilir; personel masası.

Dokümantasyon listesinin belirlenmesi

Gerekli belgelerin listesi yönetimle anlaşılmalıdır. İç yönetmelik ve iç düzenlemelerde istenilen koşulların görüşülmesi yöneticiyle olur. Tamamlanması gereken belgelere bakalım:

• Çalışanın faaliyetleriyle ilgili emirler. Örneğin bunlar işe alma, işten çıkarma veya başka bir pozisyona transfer emirleri olabilir. Bu belgeler 75 yıl süreyle saklanacak.
• Personel siparişleri. Kağıtların raf ömrü 3-5 yıldır.
• Çalışanlara ilişkin bilgilerin girildiği yer.
• İş sözleşmeleri.

Bir şirketin büyüklüğü ne olursa olsun bu belgeleri ibraz etmesi gerekir.

Yönetmenin istihdamı

CEO şirketin ilk çalışanıdır. Bir çalışan hizmete rekabetçi bir şekilde girerse, onunla bir anlaşma yapılır iş sözleşmesi. Anlaşma seçilen organın başkanı tarafından imzalanır.

Şirketin kurucuları varsa onlarla sözleşme yapılır. Yönetici hem kurucu hem de bireysel girişimci ise sözleşmeyi hem çalışan hem de işveren adına imzalar. Belge, müdürün hizmette olduğu tarihi belirtmelidir.

Temel dokümantasyonun hazırlanması

Bir dizi belge hazırlamanız gerekecek:

• personel programı;
• şirketteki prosedür kuralları;
• diğer iç düzenlemeler.

Dokümanların müdür tarafından onaylanması gerekmektedir. Tüm düzenlemeler yapıldıktan sonra makaleler onaylanır. Örnek belgeler internette bulunabilir.

Personel tablosu birleşik bir forma göre düzenlenir. Ancak yönetici, gerekirse yerel kanun taslağının hazırlanmasını kendi takdirine bırakabilir. Buna yardımcı sütunlar ekleyebilirsiniz. Personel planlaması aşağıdaki bilgileri içerir:

• İş unvanı.
• Personel birimlerinin sayısı.
• Maaş büyüklüğü.
• Çalışanlara sağlanan faydalar.

Programdaki tüm pozisyonlar önem sırasına göre listelenmelidir. Listenin ilk sırasında CEO sonuncusu destek çalışanlarıdır (örneğin temizlikçiler).

Çalışma programının şirketin çalışma programını belirlemesi gerekir. Örneğin bu vardiyalı çalışma olabilir. Gerekirse, belge kurumsal etik kuralların nüanslarını, gerekliliklerini içerebilir. dış görünüşçalışanlar.

Günlük defterleri hazırlanmalıdır. Özellikle aşağıdaki eylemler gerçekleştirilir:

1. Numaralama.
2. Sayfaları bağlama.
3. Belgeyi mühürleyin.

Numaralandırma sürekli olmalıdır. Tüm sayfalar numaralandırılmalıdır. Bundan sonra kapak dahil tüm çarşafları bağlamanız gerekir. Kuyruklar şarjörün ötesine uzanıyor. Onları kağıtla saklamanız gerekiyor. Üzerinde dergideki sayfa sayısını belirtmeniz gerekiyor. Belgenin muhafazasından sorumlu yönetici veya çalışanın imzasının da imzalanması gerekir. Derginin ayrıca bakımın başlangıç ​​tarihi ve şirketin adı ile işaretlenmesi gerekir.

Standart bir iş sözleşmesi formunun geliştirilmesi

Çalışanların tüm istihdam koşulları standart forma dahil edilmelidir. Örneğin bunlar aşağıdaki öğeler olabilir:

• İş yeri.
• Çalışma saatleri.
• Maaş: miktar ve ödeme prosedürü.
• İşveren tarafından sağlanan ikramiyeler.

Form ayrıca aşağıdaki bilgileri de içerir:

• şirketin adı, yasal ve gerçek adresi;
• Çalışanın tam adı;
• çalışanın işe alındığı pozisyon;
• sözleşmenin imzalandığı süre;
• iş sözleşmesinin türü (asıl iş veya yarı zamanlı iş);
• iş sorumlulukları.

ÖNEMLİ! Formda belirtilen tüm koşulların yasalara uygun olması gerekmektedir. Aksi halde geçersiz sayılırlar. Aksi takdirde işveren sözleşmeye her türlü bilgiyi dahil edebilir.

Diğer belgelerin hazırlanması

Daha fazla personel çalışması için ek belgelere ihtiyacınız olacak:

• muhasebe kitapları;
• sorumluluk anlaşmaları;
• sipariş formları vb.

Örnek belgelere internette de ulaşılabilir.

İş kayıtlarının tutulmasına ilişkin nüanslara ilişkin karar

İlk başta yönetici iş kayıtlarının bakımını üstlenebilir. Bu, sorumluluğu kabul ederek uygun sırayla kaydedilmelidir. Siparişin tamamlanması gerekiyor. Aksi halde firmaya ceza kesilecektir. Gelecekte defter tutma sorumluluğu diğer çalışanlara devredilebilir.

Kiralık işçiler

Bu aşamada aşağıdakiler gibi bir dizi belge hazırlamanız gerekecektir:

• iş sözleşmeleri;
• işe alım emirleri;
• çalışma kitapları ve hareketlerinin kayıt defteri.

Bir işçinin işe kaydı aşağıdaki algoritmaya göre gerçekleştirilir:

1. Bir çalışanla resepsiyon.
2. Kişinin tüm yerel düzenlemelere (örneğin, iş tanımları, ücretlendirme düzenlemeleri) aşina olması.
3. Bir iş sözleşmesinin imzalanması (belge yönetici ve çalışanın imzasını taşımalıdır).
4. Çalışana iş sözleşmesinin ikinci bir kopyası verilir.
5. T-2 formundaki kişisel bir kart doldurulur.
6. Dekor.

Tüm belgeler (kişisel kart, iş sözleşmesi vb.) muhasebe departmanına aktarılır. Bu, maaş bordrosu açısından gereklidir. Bu belge listesi yasayla oluşturulmuştur. Bu evrakların her birinin yerine getirilmesi zorunludur.

Sıfırdan İK yönetimi: adım adım rehber 2019

SIFIRDAN İK ÇALIŞMASI:

yeni açılan bir şirkette İK kayıtlarının oluşturulmasına ilişkin kısa, yaklaşık adım adım kılavuz

(Halihazırda devam eden bir kampanyada işleri düzene koymak istiyorsanız, o zaman başka bir adım adım kılavuz sizin için daha uygun olacaktır - personel kayıtlarının restorasyonu >>)

Yeni açılan bir şirkete teslimat yapmakla görevlendirildiyseniz Sıfırdan İK yönetimi ve bu alanda çok az deneyiminiz var (belki de yeni bir şirketin kurucusu, yöneticisi ve şu ana kadar tek çalışanısınız, acemi bir İK memurusunuz, hatta İK'ya atanan bir muhasebeci veya ofis yöneticisi veya acemi bir girişimcisiniz) ), o zaman rehberimiz size kesinlikle yardımcı olacaktır. Özellikle personel işine yeni başlayanlar için basit ve erişilebilir bir şekilde derlenmiştir.

Ve kesinlikle Sitemizin zengin rezervleri size yardımcı olacaktır :

• personel kayıtlarının yönetimine ilişkin ücretsiz referans veritabanı: 25 ana adım adım prosedür (işe alma, tatil, işten çıkarma vb.), 200 personel belgesi örneği, blok “Çalışma kitapları” (doldurma ve istişare örnekleri), 5 el kitabı personel kayıtları, istişareler, personele ilişkin makaleler) ve çok daha fazlası;
• "Uygulayıcı Personel" dergisinin abonelerine sunulan geniş bir referans tabanı (fiyat herkes için uygundur >>): Personel çalışmasıyla ilgili 140 adım adım talimat, 1000'den fazla personel belgesi örneği, danışma ve makale kutuları, personel kayıt yönetiminin temelleri üzerine bir kurs, kitaplık ve benzeri.;
• İK yönetimi hakkındaki en iyi kitaplarımız.

Böylece personel olarak atandınız. Nereden başlayalım?

1. Stok yapalım gerekli kanunlar, özel literatür ve programlar.İşinizde tüm bunlara ihtiyacınız olacak.

• Gerekli İş kanunlarının ihlali aşağıdaki sonuçlara yol açabilir: büyük para cezası. Bu nedenle iş kanunlarının bilgisine ve uyumuna sorumlu bir şekilde yaklaşılmalıdır.
• Özel literatürden size kılavuzlar sunmaktan mutluluk duyuyoruz (bunları ücretsiz olarak indirebilirsiniz) veİK yönetimi hakkındaki en iyi kitaplarımız. Sitenin referans veritabanları depoları da faydalı olacaktır.
• Personel kayıtlarının tutulacağı bir programın satın alınması konusuna yönetimle karar verin. Bu tür pek çok program var ve birçoğu uzmanlaşmış ve çok çok kullanışlı. Bazıları 1C'nin işlevselliğini bazı yönlerden atlar. Ancak çoğu şirket geleneksel olarak personel kayıtlarını 1C'de tutar. Gerçek şu ki, herhangi bir şehirde çok sayıda 1C destek uzmanı vardır, ancak diğer programları destekleyen uzmanları her yerde bulamazsınız.

2. Kuruluşun kurucu belgelerinin kopyalarını yönetimden alıyoruz ve bunları dikkatle inceliyoruz.

Personel belgeleri şirketin kurucu belgelerine uygun olmalı ve hiçbir şekilde bunlarla çelişmemelidir. Şart'ta bir müdürü işe alma prosedürünü (onu işe alacaksınız) ve maaşını belirleme prosedürünü, onunla bir iş sözleşmesinin imzalanabileceği süreyi okuyun - bazı özellikler Şart'ta belirtilmiş olabilir. Bazen Şart, kilit yönetici çalışanların işe alınmasına ve onlar için ücret sistemlerinin oluşturulmasına ilişkin prosedürü belirler (örneğin, önceden onay alınarak). Genel toplantı kurucular) ve hatta personel tablosunu onaylama prosedürü.

3. Personel çalışma alanında olması gereken ve hazırlayacağımız evrak listesini belirliyoruz.

Her durumda kanunun gerektirdiği belgeleri hazırlayacağınız açıktır. Şirket için hangi isteğe bağlı belgeleri hazırlayacağınızı yönetimle kontrol edin. Ayrıca iç iş düzenlemelerinde, diğer yerel düzenlemelerde ve iş sözleşmesi formlarında hangi özel koşulları görmek istediğini müdürle önceden netleştirebilirsiniz.

Şirketiniz mikro işletme ise 309.2'ye göre İş Kanunu RF bazı belgeleri hazırlamanız gerekmeyebilir:

"İşveren, mikro işletme olarak sınıflandırılan küçük bir işletmedir. yerel düzenlemelerin kabulünü tamamen veya kısmen reddetme hakkına sahiptir normları içeren İş hukuku(iç çalışma düzenlemeleri, ücretlendirme düzenlemeleri, ikramiye düzenlemeleri, vardiya programı ve diğerleri). Aynı zamanda, çalışma ilişkilerini ve diğer doğrudan ilgili ilişkileri düzenlemek için, mikro işletme olarak sınıflandırılan küçük bir işletme olan işverenin, çalışanlarla yapılan iş sözleşmelerine, çalışma mevzuatına uygun olarak konuları düzenleyen koşulları dahil etmesi gerekir. iş hukuku normlarını içeren mevzuat ve diğer düzenleyici yasal düzenlemeler yerel düzenlemelerle düzenlenmelidir..."

4. Yönetmeni kaydediyoruz

Direktörün (CEO) uygun şekilde kayıtlı olup olmadığını kontrol edin. Değilse, öncelikle bir yönetmen kaydederiz. O ilk çalışan! Belgeler müdürün hangi tarihten itibaren çalıştığını göstermelidir. Bir yöneticinin işine başvurmak için adım adım prosedür geniş bir referans veritabanında mevcuttur ve “İK Paketi”nde gerekli örnek belgeler ve tematik istişareler de mevcuttur.

5. Bir personel tablosu, iç çalışma düzenlemeleri ve diğer yerel düzenlemeler hazırlıyoruz (3. paragraftaki tabloya bakın).

Elbette şirketin henüz bir personel masası, iç çalışma düzenlemeleri veya diğer yerel düzenlemeleri yoktur. Hadi bunları telafi edelim. Tüm bu belgeleri yönetmenle koordine ediyoruz. Yönetmenin yorum ve isteklerini dikkate alıyor ve bunların hukuka aykırı olup olmadığını kontrol ediyoruz. Hazır seçenekler Yukarıdaki belgelerden herhangi biri üzerinde anlaşmaya varılmıştır. kanunla kurulmuş sipariş (gerekirse çalışanların temsilci organının görüşü dikkate alınarak), daha sonra şirket başkanı bunları onaylar. Web sitemizde serbest erişim Bu tür belgelerin birçok örneği vardır. Geniş bir referans veri tabanında ve “İK Paketinde” bunun gibi daha birçok örnek ve bunlara ilişkin tematik yorumlar, bunların onaylanması için adım adım prosedürler bulunmaktadır. Web sitemizde yeni ve faydalı bir makaleyi özgürce okuyabilirsiniz " Personel: biçim ve içerik". HR Practitioner dergisinin abonelerinin şu makaleyi okumasını öneririz: " İç çalışma düzenlemelerini hazırlıyoruz: yasal, düşünceli ve işverene faydalı." ve yerel düzenlemelerin şablonlarını görüntüleyin.

6. Çalışanlarla imzalanacak standart bir iş sözleşmesi formu geliştiriyoruz.

HR Practitioner dergisinin aboneleri için aşağıdaki kılavuzu öneriyoruz: "Bir çalışanı işe alıyoruz: personel sorunları". Buradan, diğer şeylerin yanı sıra, işverenin iş sözleşmesine hangi koşulları dahil etmesinin yararlı olduğunu ve tam tersine hangi koşulların istenmeyen ve tehlikeli olduğunu öğreneceksiniz.

7. Gelecekte personel çalışması yapmak için ihtiyaç duyacağımız diğer belgeleri hazırlıyoruz:

Muhasebe defterleri, kayıt günlükleri, zaman çizelgeleri, sipariş formları, sorumluluk sözleşmeleri vb. hazırlıyoruz.

8. İş kayıtlarını kimin tutacağına yönetimle birlikte karar veririz .

Çalışanlar henüz işe alınmadıysa, kuruluş başkanının (yönetici) öncelikle çalışma kayıtlarını tutması gerekecektir. Bununla ilgili bir emir yayınlanıyor. Web sitemizde kuruluş başkanının çalışma kitaplarının bakımı, saklanması, kaydedilmesi ve yayınlanması sorumluluğunu üstlenmesi için örnek bir emir bulunmaktadır. Böyle bir emir zorunludur; Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi'nin bir gereğidir. Aksi takdirde işveren para cezasıyla karşı karşıya kalabilir. Daha sonra müdür bu yetkilerini yine emirle kabul edilen personel çalışanına devredebilir. Web sitemizde çalışma kitaplarının bakımı, saklanması, kaydedilmesi ve yayınlanmasından sorumlu kişilerin atanmasına ilişkin bir sipariş formu bulunmaktadır >>

9. Çalışanları işe kaydediyoruz.

Daha sonra çalışanlar çalışmaya başlayacak ve personel çalışanı için günlük çalışma aşaması başlayacak, bir zaman çizelgesi tutmak, bir tatil programı hazırlamak, tatiller düzenlemek, teşvik ve cezalar uygulamak, iş gezileri, yarı zamanlı çalışmak gerekecek işler, işten çıkarmalar ve çok daha fazlası... Kaynaklarımız tüm bu sitede size yardımcı olacaktır.

İş bulmak yeni organizasyon, personel kayıtlarını hızlı bir şekilde oluşturma ihtiyacı ile karşı karşıya kalabilirsiniz. Önceki uzmanın belgeleri sırayla bırakması iyi olur. Ancak personel çalışmalarının neredeyse sıfırdan başlaması gereken durumlar da vardır. Personel çalışmasının ana konularını hangi belgeler düzenliyor? Şirkette yeterli yerel düzenlemenin olup olmadığı nasıl kontrol edilir? Personel kararlarının hazırlanması için Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarih ve 1 sayılı Kararından örnek almak neden daha iyidir?

Hangi düzenlemeleri bilmeniz gerekiyor?

Çoğu kuruluşta, bir İK çalışanının işi, personel kayıtlarını (kabul, transfer, işten çıkarma, tatiller, iş gezileri vb.) tutma ihtiyacıyla sınırlı değildir. Çoğu zaman, personel memurları, çalışan ile işveren arasındaki iş ilişkilerini düzenleyen yerel düzenlemelerin geliştirilmesinde doğrudan rol almak zorundadır. Ek olarak, personel memuruna genellikle çeşitli organlar (devlet çalışma müfettişliği, savcılık, askeri sicil ve kayıt bürosu, Roskomnadzor, Emeklilik Fonu vb.) tarafından yapılacak teftişlere hazırlanma sorumluluğu verilir. Bu bakımdan sadece İş Kanununu değil, aynı zamanda doğrudan veya dolaylı olarak personel çalışmasıyla ilgili bir takım düzenlemeleri de bilmelidir.

Tüm bu eylemler belirli gruplara ayrılabilir (aşağıdaki tablo). Çoğu, yasal biçimlerine veya sahiplik biçimlerine bakılmaksızın tüm kuruluşlar için zorunludur. Bunları ihlal etmekten işveren idari olarak sorumlu tutulabilir.

Personel çalışmasının dayandığı düzenlemelerin listesi

Yönetmeliğin kapsamı	Normatif kanunun adı
Genel Konularİş hukuku
Bir çalışan ile bir işveren arasındaki iş ilişkilerini düzenlemek için temel kurallar ve ilkeler, personel prosedürlerini resmileştirme prosedürü, belirli çalışan kategorileri de dahil olmak üzere garantiler, tazminat sağlama prosedürü
	Arşiv belgelerinin muhasebe, saklanması, edinilmesi ve kullanılması kurallarına uygun olarak organizasyonda arşiv oluşturulması
Hastalık izni
Geçici iş göremezlik formunu doldurma prosedürü, kayıt doğum izni
Rusya Emeklilik Fonu ile Etkileşim
Çalışanların zorunlu emeklilik sigortası için Emeklilik Fonuna sigorta katkılarının hesaplanmasına ilişkin prosedür ve tutarlar
Çekler
Devlet ve belediye yetkilileri tarafından denetim yapma prosedürü	Buna ek olarak, yasa doğrudan işverenlerin ücretlerle ilgili yerel yasalar geliştirmesinin (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 135. Maddesinin ikinci kısmı), çalışanların kişisel verilerini işlemesinin (Rusya İş Kanunu'nun 87. Maddesi) zorunlu olduğunu belirtmektedir. Federasyon) ve işgücünün korunmasına ilişkin talimatları onaylayın (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 212. maddesinin ikinci bölümünün 23. paragrafı). Gerekirse, şirketin düzensiz çalışma saatleri olan çalışanların listesini (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 101. Maddesi), çalışma gününü bölümlere ayırma prosedürünü (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 105. Maddesi) belirleyen kanunları olmalıdır. çalışanların ek ücret alma koşullarının yanı sıra mesleki Eğitim(Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 196. Maddesinin ikinci kısmı). Her şirket bağımsız olarak yerel düzenleyici belgelerin belirli bir listesini belirler (aşağıdaki şema). Diyagramda verilen eylemlerin listesi kapsamlı değildir. Kuruluşun özellikleri diğer yerel belgelerin varlığını gerektirebilir. Kural olarak, eylemlerin listesi siparişle onaylanır. Yerel kanunlar farklı şekilde adlandırılabilir: düzenlemeler, talimatlar, kurallar, düzenlemeler vb. Önemli olan, bu kanunların normlarının mevcut çalışma mevzuatıyla çelişmemesi ve işçilerin durumunu kötüleştirmemesidir. Ayrıca, bunların evlat edinilmesine ilişkin prosedürün takip edilmesi önemlidir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 8. Maddesinin ikinci, üçüncü bölümleri). Aksi takdirde, bu tür belgeler başvuruya tabi değildir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 8. maddesinin dördüncü kısmı). Yerel düzenleyici kanundaki değişiklikler, onaylandığı sırayla yapılır. Yerel eylemlerin geliştirilmesini bir çalışana değil, bir çalışana emanet etmek daha iyidir. çalışma Grubu. Grubun bileşimi ve yetkileri sıraya göre belirlenmelidir (örnek aşağıdadır). Çalışanların imzaya tabi belgeye aşina olmaları gerekir (paragraf 10, ikinci bölüm, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 22. maddesi). Şirketin yerel eylemlerini denetlemeye nereden başlamalı? Öncelikle gerekli tüm belgelerin mevcut olup olmadığını kontrol etmeniz ve bunların bir listesini yapmanız gerekir. Şirketin zorunlu yerel düzenlemeleri bile yoksa, önce bunların geliştirilmesi gerekir. İkincisi, ofis işleri açısından belgelerin hazırlanmasının doğruluğuna ve mevcut mevzuata uygunluğuna dikkat etmek önemlidir. Üçüncü olarak, yerel bir kanunun kabul edilmesine ilişkin usulün takip edilip edilmediğinin kontrol edilmesi gerekmektedir. Dolayısıyla, şirketin bir sendika örgütü varsa, belgede sendika ile yapılan anlaşmaya (görüşler dikkate alınarak) ilişkin bir işaret bulunmalıdır (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 372. Maddesi). Dördüncüsü, hangi belgelerin eksik olduğunu bulmanız gerekir. Belirli bir kuruluş için gerekli belgelerin bir listesini ilk önce hazırlayıp sipariş ederek onaylarsanız, bu tür eylemleri belirlemek çok basittir. Yalnızca yönetmelik, talimat ve emirler değil, personel kayıtları ve personel yönetimine ilişkin tüm belgeler de doğrulamaya tabidir. İş sözleşmelerinin mevcudiyeti ve kanuna uygunluğu, çalışanların kişisel dosyalarının tutulmasının doğruluğu, çalışma kitaplarının doldurulması ve bunlara eklenen ekler, İK siparişlerinin kayıtları vb. değerlendirilir. İşin kapsamının tamamını bir kerede kapsamaya çalışmamalısınız. Öncelikleri belirlemeniz ve aşamalı olarak hareket etmeniz gerekir. Kolaylık sağlamak için standart belgeleri elektronik ve kağıt klasörler halinde gruplandırmanız önerilir.

Günümüzde ofis işleri önemli bileşenler Personel kayıtları. Mümkünse, buna önceden aşina olmanız gerekecektir.

Bu sürecin kendine has incelikleri ve bazı özellikleri vardır. Personel kayıt yönetiminin organizasyonu, bir işletme kurmanın ana aşamalarından biridir.

Mevzuat belgelerine yansıyan çeşitli özelliklerin ve nüansların oldukça kapsamlı bir listesinin yapılması gerekmektedir.

Üstelik yeterli tecrübenin olmadığı durumlarda belge akışını kendi başınıza organize etmek oldukça sorunlu olacaktır.

Bu nedenle mümkünse kalifiye bir personel çalışanının hizmetlerinden faydalanmaya değer. Bu sayede birçok sorunu daha ortaya çıkmadan çözmek mümkün olacaktır.

Ana yönler

Çoğu zaman, personel kayıtlarını ve ofis işlerini doğrudan sıfırdan düzenlemenin gerekli olacağı bir durum ortaya çıkar.

Bu durumda bu sürece nereden başlayacağınıza önceden karar vermeniz gerekir. Personel kayıtlarının çalışma kitaplarının kaydedilmesi ve işten çıkarma ve işe alma emirleriyle sınırlı olmadığını belirtmek önemlidir.

Önceden ele alınması gereken birçok ek faktör ve sorun vardır.

İK süreci çalışan sayısına bakılmaksızın yürütülmelidir.

Yalnızca bir girişimciye sahip bireysel bir girişimci olsa bile işe alınan işçiler- böyle bir üretim yapılmalıdır.

Ancak aynı zamanda özel olarak dikkatli kontrol Devlet kurumları genellikle sadece için gerçekleştirilir büyük şirketler. Personeli 250'den fazla kişidir.

Ne bilmek istiyorsun

Doküman akışı, personel faaliyetlerine ilişkin dokümanların yürütülmesinin organize edilmesi sürecini ifade eder.

Her şeyden önce bu, T2 numaralı formların hazırlanmasının yanı sıra çalışma kitaplarının doldurulması ve iş sözleşmelerinin hazırlanmasıyla da ilgilidir.

İlgili bilgilerin belgelere yansımasıyla ilgili birçok farklı incelik ve nüans vardır. Tüm standartlar yasal belgelerde belirtilmiştir.

Ofis iş sürecinin kendisi aşağıdakileri içeren 3 ana aşamaya ayrılmıştır:

Ayrıca, belgelerin saklanması sürecinin mutlaka standart bir şekilde gerçekleştirildiğine dikkat etmek önemlidir.

Ancak belgelerin saklanması gereken belirli süreler vardır.

Çoğu zaman birkaç on yıl dayanırlar. Daha sonra, saklama süresinin sona ermesinden sonra bu tür belgelerin uygun şekilde imha edilmesi gerekir.

Hangi amaçla yapılıyor?

Personel kayıtlarının tutulması, oldukça geniş bir yelpazedeki farklı görevleri aynı anda çözmenize olanak tanır.

Ancak bunlar işletmenin faaliyet türüne göre biraz farklılık gösterebilir. Ancak aynı zamanda, neredeyse tüm durumlarda istisnasız olarak ortaya çıkan bir dizi standart olanı tanımlamak yine mümkündür.

Bunlar öncelikle şunları içerir:

Günümüzde bu tür muhasebe, çeşitli sorunların kapsamlı bir listesini aynı anda çözmeyi mümkün kılmaktadır.

Evrak işlerinin yasal normlar çerçevesinde yapılması gerektiğine dikkat etmek önemlidir.

Aksi halde zorluk yaşama ihtimaliniz çok yüksek iş müfettişliği. Arbitraj uygulaması Bu konuyla ilgili oldukça kapsamlıdır.

Ancak aynı zamanda son derece belirsizdir. Bu nedenle mümkünse hata yapmamalısınız. Olası para cezalarının miktarı oldukça büyük olduğundan.

Mevcut standartlar

Büro işlerinin organizasyonu ancak mevzuat belgeleri çerçevesinde gerçekleştirilebilir. Aynı zamanda, hükümlerine uyulması gereken oldukça kapsamlı bir UEP listesi bulunmaktadır.

Bunun yapılmaması sorunlu durumlara neden olabilir. Söz konusu türün dokümantasyonunu hazırlarken hata yapılmasına izin verilmez.

Muhasebedeki bordro girişleri hakkında bilgiyi buradan okuyun.

Çünkü bu oldukça ciddi sıkıntılara yol açabilir. Sadece ofis çalışmalarının değil, genel olarak çalışanlarla etkileşimin de yürütülmesi gereken ana belge, Rusya Federasyonu İş Kanunu'dur.

Böyle bir belge, işe alma rejiminin yanı sıra hem çalışanın hem de işvereninin tüm hak ve yükümlülüklerini tanımlar.

Bu UEP, 30 Aralık 2001 tarih ve 197 sayılı Federal Kanun ile oluşturulmuştur. Mevzuatın her yıl yeniden düzenlendiğini de belirtmek önemlidir.

Bu nedenle danışma amacıyla ilgili bilgi kaynaklarının kullanılması gerekmektedir. Bu noktayı da belirleyen diğer düzenleyici belgelere aşina olmaktan kaçınmamak da önemlidir.

19 Nisan 1991 tarih ve 1032-1 sayılı Kanun da daha az önemli değildir. Vatandaşların istihdamı konusunu kapsamaktadır. Rusya Federasyonuülkenin topraklarında.

Belgelerin saklanması ve yürütülmesi rejimi özel bir yasa ile belirlenir. Bu federal yasa 22 Ekim 2004 tarih ve 125-FZ sayılı “Arşiv konularında.”

Böyle bir belge, belgelerin saklanma şeklini, bunların yürütülmesini ve diğer birçok nüansı belirler. Başlamadan önce ofis işinin tüm özelliklerine aşina olmanız önemlidir.

Bu birçok zorluğu ve komplikasyonu önleyecektir. Üstelik sadece kayıt tutan yöneticinin tüm UEP'lere aşina olması önemli değildir.

İş başvurusunda bulunan bir çalışanın tüm UEP'leri dikkatle değerlendirmesi de önemlidir.

Bu, bağımsız olarak, hiçbir şey yapmadan yapmanıza olanak sağlayacaktır. dışarıdan yardım Haklarınıza uygunluğu izleyin.

Açık bir ihlal tespit edilirse, durumu çözmek için doğrudan iş müfettişliğiyle iletişime geçmeniz gerekecektir.

İhlal açık değilse ve soruşturma gerekliyse mahkemeye gitmeniz gerekecektir.

Ancak mümkünse durumu barışçıl bir şekilde çözmeye çalışmak gerekecek. Yasal işlemler oldukça fazla zaman gerektirdiğinden.

Personel kayıt yönetimini organize etme süreci karmaşık değildir ancak standartlar ve mevzuat bilgisi gerektirir.

Aksi takdirde çeşitli hatalar yapmak kaçınılmaz olacaktır. Böyle bir deneyimin yokluğunda, İK yönetimi konusunda sıfırdan eğitim almak faydalı olacaktır.

İK kayıtları sıfırdan nasıl oluşturulur?

Genel olarak İK yönetimi sürecine oldukça bağımsız bir şekilde hakim olmak mümkündür. Ancak böyle bir prosedürü gerçekleştirmek için mevzuatı dikkatlice okumanız gerekecektir.

Üstelik UEP'de açıkça belirtilmeyen bazı incelikler, spesifik noktalar da var. Bu nedenle bir uzmana danışmak gerekli olacaktır.

Ama çoğu zaman bu olur çeşitli sebepler Tam zamanlı bir çalışanı işe almak mümkün değildir. Böyle bir durumda personel kayıtları konusunu kendiniz halletmek zorunda kalacaksınız.

Önceden üzerinde çalışılması gereken ana noktalar aşağıdakileri içerir:

• Kendiniz geliştirmeniz mümkün mü?
• zorunlu belgeler;
• bir LLC'ye kaydolmak için adım adım talimatlar;
• Kayıtların tutulmasından kim sorumludur?

Kendiniz geliştirmeniz mümkün mü?

Personel kayıt yönetiminin bağımsız gelişimi tamamen mümkün bir süreçtir, ancak kendine has özellikleri vardır. Mümkünse, buna önceden aşina olmanız gerekecektir.

Aynı zamanda hatasız gelişim ancak işletme başkanının veya girişimcinin NAP'ye önceden aşina olması durumunda mümkündür.

Herhangi bir nedenle gerekli deneyime sahip değilseniz, Moskova'da özel İK kurslarını sıfırdan alabilirsiniz.

Çok ön hazırlık birçok farklı zorluğun daha ortaya çıkmadan çözülmesine yardımcı olacaktır.

Aynı derecede karlı ve kullanışlı bir çözüm, dış kaynak kullanımıdır. Bu, belge akışını düzenlemek için bir personel çalışanının geçici olarak işe alınması anlamına gelir.

Gelecekte muhasebe bağımsız olarak yapılabilir. Bu tür hizmetlerin maliyeti genellikle düşüktür.

Zorunlu belgeler

Personel kayıtlarını yürütürken bir takım belgelerin oluşturulması gerekmektedir. Bu zorunlu olanlardan bazıları şunlardır:

Bu tür zorunlu belgelerin listesi bir düzineden fazla öğeyi içerir. Hepsinin varlığı kesinlikle gereklidir. Bu sorunu önceden çözmek en iyisidir.

Üstelik bazılarının katı format gereksinimleri vardır. Diğer durumlarda, işletme başkanının takdirine bağlı olarak kayıt yapılabilir.

Yerel düzenlemelerin hazırlanması

Bir diğer önemli nokta- Yerel düzenlemelerin zorunlu olarak hazırlanması. Bunların standart listesi şunları içerir:

• temel iç işgücü düzenlemeleri;
• işletmedeki ücretlendirmeye ilişkin hükümler;
• iş talimatları;
• işletmedeki çeşitli departmanlar için çalışma düzenlemeleri;
• çalışanın kişisel verilerinin işlenmesine onay veren bir sözleşme;
• Çalışanların kişisel verilerinin korunmasına ilişkin düzenlemeler.

Standart bir örnek iş sözleşmesinin geliştirilmesi

Bugün iş sözleşmesinin kesin olarak belirlenmiş bir formata sahip olmadığını belirtmek önemlidir. Ancak aynı zamanda içinde bazı hükümlerin de bulunması gerekir.

Anlaşmanın her şeyden önce Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun gerekliliklerini karşılaması gerektiğine dikkat etmek önemlidir. Aksi takdirde tamamen veya kısmen geçersiz sayılacaktır.

Bir LLC'ye kaydolmak için adım adım talimatlar

Evrakları tamamlama prosedürü aşağıdaki gibidir:

• amaç ve hedefleri belirlenir;
• temel belge formları hazırlanır;
• iç yerel kanunlar düzenlenir.

Kayıtların tutulmasından kim sorumludur?

İşletmedeki personel kayıtlarının kayıtlarını tam olarak kim tutarsa ​​tutsun, hukuka uygunluğundan sorumlu olan yöneticidir.

Maaş nafakasına ilişkin gönderileri buradan okuyun.

Belirli süreli iş sözleşmesinin imzalanması ve feshedilmesine ilişkin prosedür için buraya bakın.

Personel kayıtlarının tasarımıyla doğrudan ilgili bir takım spesifik konular vardır. Bu tür işlemleri yürütmeniz gerekmeden önce bunlara aşina olmanız gerekir.

İK kayıtlarının sıfırdan yönetimi: adım adım talimatlar 2017

Aptallar için İK yönetimi

Zorunlu belgeler (İş Kanunu tarafından sağlanan) ve önerilen belgeler vardır. KDP'niz tamamen sıfırsa, zorunlu belgelerin oluşturulmasıyla etkin bir şekilde ilgilenmelisiniz. tam olarak Genel görünüm iki kategoriye ayrılır:

1. Yerel düzenlemeler.
2. İş ilişkilerini kaydederken oluşturulan belgeler.

Bu aynı zamanda aşağıdakileri de içerir, ancak ayrıntılar dikkate alınarak:

• personel kayıtları belgeleri (işgücü, sivil sözleşmeler, personel siparişleri, çalışan özlük kartları);
• çalışma saatlerini ve hesaplamaları kaydetmeye yönelik belgeler (zaman çizelgeleri, maaş bordroları);
• çalışanların kişisel belgeleri (çalışma kitapları, kişisel kayıtlar).

Personel kayıtları yönetiminde siparişlerin numaralandırılması

Genellikle yeni başlayanların bir sorusu vardır: Siparişler nasıl numaralandırılır? İyi haber: Yasal bir gereklilik yok, sağduyunuzu kullanın.

Kendi sıra numaralandırma mantığınızı oluşturabileceğiniz birkaç ipucu sorusu vardır.

• Kuruluşun kaç tam zamanlı çalışanı var: 10, 50, elliden fazla?
• Personel devir hızı nedir?
• Çalışma koşullarını ne sıklıkla değiştirmeniz gerekiyor (çalışanları bir pozisyondan diğerine aktarmak, hafta sonları çalışmaya davet etmek vb.)?

Sipariş hacminin küçük olacağını görürseniz ana faaliyete ilişkin siparişlerden ayırmak için “K” harfinin eklenmesiyle (yıllık olarak No. 01-K'den başlayarak) sürekli numaralandırma yapabilirsiniz. Çok fazla sipariş varsa, deneyimli personel memurları bunları bölmeyi ve harflerle etiketlemeyi tavsiye eder. farklı şekiller Konularına göre siparişler.

Karışıklığı önlemek ve belgeleri düzenli tutmak için siparişlerin bir günlüğünün tutulması da önerilir.

Personel kayıtlarının tutulması

Bu zor çalışma, alabileceğiniz ve kullanabileceğiniz tüm belgelerin örneklerinden oluşan bir kütüphane içeren, Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarih ve 1 sayılı Kararı esas alınarak yürütülmektedir. Bu arada, 2013'ten bu yana hiç kimsenin yalnızca kararda sunulduğu biçimde belge talep etme hakkı yok: peki neden tekerleği yeniden icat etmek için zaman harcayasınız ki?

Başlangıç ​​olarak, kontrol merkezinde, tüm personel prosedürlerinin nasıl belgeleneceği, organizasyon içinde nasıl gerçekleştirileceği vb. talimatların veya düzenlemelerin yayınlanması tavsiye edilir. Bu tür talimatlar, tüm kontrol için güvenilir bir temel oluşturacaktır. İşletmedeki merkez ve mükemmel düzende olmasını sağlayacaktır.

Personel kayıtlarının yönetimine ilişkin örnek düzenlemeler

2017 yılında personel kayıtları yönetimi

GOST R7.0.97-2016

sizin için en önemli makaleler

Genellikle tek bir sahibin sahibi olduğu birkaç küçük kuruluşta muhasebe ve insan kaynakları departmanları tüm şirketlere hizmet verir. Düzenleyici belgeler bunun nasıl yapılacağını söylemediğinden, personel memurlarının eylemlerinin doğruluğu konusunda şüpheleri olabilir.

İyi tasarlanmış bir vaka listesi şunları sağlayacaktır: yüksek hız Departmanın adı ve özelliklerine bakılmaksızın belgelerin işlenmesi ve aranmasının yanı sıra şirketin tüm belge akışının güvenilirliği ve güvenliği. İsimlendirmeyi nasıl doğru bir şekilde oluşturacağınızı size anlatacağız.

Ne yazık ki, tüm kuruluşlar personel kayıtlarının yönetimine (bundan sonra İK olarak anılacaktır) gerekli özeni göstermemektedir. Yöneticiler bazen bu görevi ikincil önemde görürler ve bunun sonucunda kontrol merkezi ihmal edilmiş bir duruma düşer. Belgeleri geri yüklemek ve her şeyi yasanın gerekliliklerine uygun hale getirmek kolay bir iş değildir. Nereden başlamalı ve hiçbir şeyi nasıl kaçırmamalı?

Nisan 2015'ten bu yana LLC'lerin ve JSC'lerin mühürsüz çalışmasına izin verildi. Önemli olan, kullanımına (veya yokluğuna) ilişkin koşulun şirket tüzüğüne kaydedilmesidir. Pratikte her şey bu kadar basit mi?

Birçok iş süreci organize edilmiştir yasal normlar sağduyunun ötesinde, genellikle olay için yetersiz görünen önemli işçilik maliyetleri gerektirir. Onları takip etmek her zaman mantıklı mı yoksa daha önemli görevler için zaman kazanma fırsatı var mı?

Materyallerin tamamen veya kısmen kopyalanması yasaktır,

İşletmede personel kayıtlarının yönetimi

Her işletmenin, en küçüğü bile olsa, çalışanları vardır, bu da çeşitli personel belgelerinin tutulması gerektiği anlamına gelir.

Uzun süredir piyasada olan şirketlerde İK kayıtları genellikle iyi oturmuştur ancak yeni oluşturulan organizasyonlarda her şeyin sıfırdan yaratılması gerekir.

sorununuzu tam olarak çözün

Kural olarak, İK departmanı çalışanları, personel kayıtlarının tutulması ve tüm belgelerin işlenmesiyle ilgilenir, ancak işletme küçükse, bu iş yarı zamanlı bir iş olarak çalışanlardan birine verilebilir. Genellikle bu bir muhasebeci veya sekreterdir.

Eğer şirket varsa çok sayıdaçalışıyor, ardından birkaç uzmanın bulunabileceği bir personel departmanı oluşturulur. Personel ihtiyacı sadece çalışan sayısına göre değil (ana faktör olmasına rağmen) aynı zamanda işletmenin özelliklerine göre de belirlenir. Yani zararlı ve tehlikeli üretimin olduğu bir organizasyonda İK görevlilerine daha fazla iş düşecek.

Her şey birkaç tıklamayla, sıra ve stres olmadan gerçekleşir. Deneyin ve şaşıracaksınız ne kadar kolaylaştı!

Gerekli yasal çerçeve ve düzenleyici belgelerin toplanması

Sıfırdan İK belge akışı oluştururken yapmanız gereken ilk şey orada hangi belgelerin olması gerektiğine karar vermektir. Her işletmenin sahip olması gereken belgeler vardır ve yalnızca belirli bir tür işi veya şirket faaliyetini gerçekleştirmek için gerekli olan belgeler vardır.

Bu arada, kendin düzenlemeler Personel belgelerinin bileşenlerinin kullanılabilirliğini düzenleyen, gerektiğinde her zaman el altında olmaları için bunları ayrı bir klasörde saklamak da iyi bir fikir olacaktır.

Zorunlu İK belgeleri

Emirler Personel ve personel açısından. Personel emirleri, işçilerin hareketiyle ilgili emirleri içerir: işe alma, işten çıkarma ve transfer. Bu emirler iş tecrübesiyle ilgilidir ve dolayısıyla 75 yıl süreyle saklanır.

İLE personel siparişleri diğerleri şunları içerir:

Raf ömrü Bu siparişler 3 ile 5 yıl arasında değişmektedir.

Bu iki tür için iki ayrı klasör oluşturulması daha tavsiye edilir.

Bir sonraki gerekli belge, aşağıdakileri yansıtan T-2 kartlarıdır: çalışanla ilgili tüm temel bilgiler. Bu kartlar ayrı olarak veya çalışanın kişisel dosyasının bir parçası olarak saklanabilir.

Gerekli üçüncü belge iş kayıtlarıdır. Şu anda yasaya göre, diğer mülkiyet biçimlerine sahip işletmelerden bahsetmeye bile gerek yok, çalışma kitaplarının bireysel bir girişimci tarafından bile hazırlanması gerekiyor. İşveren, çalışanı işe aldığı tarihten itibaren üç gün içinde çalışma kitabını düzenlemek zorundadır.

Çalışma kitapları kesinlikle muhasebe formları olduğundan, çalışma kitaplarının ve eklerinin hareketi için bir Muhasebe Defteri tutulması zorunludur. Bu defter de 75 yıl saklanır.

Bir sonraki gerekli belge bir iş sözleşmesidir. Süresi ne olursa olsun, işe alınan her çalışanla sonuçlandırılmalıdır.

Yeni işler yaratıldıktan sonra her birinin çalışma koşullarının özel bir değerlendirmesinin yapılması gerekmektedir. SOUT'a ilişkin belgeler kural olarak her 5 yılda bir yenileriyle değiştirilene kadar saklanır.

İLE diğer zorunlu belgeler geçerlidir:

• personel programı;
• ücretleri düzenleyen belge;
• siparişlerin kayıt defterleri;
• iş gezisi günlüğü;
• iç çalışma düzenlemeleri;
• İK departmanının çalışmalarını düzenleyen diğer yerel düzenleyici belgeler.

Yasanın saklamak zorunda olmadığı belgeler de var, ancak yine de hemen hemen her işveren bunlara sahip, bunlar iş tanımları, toplu sözleşme, emir gerekçeleri kitabı.

Kurucu belgelerin toplanması ve incelenmesi

Zorunlu genel belgelere karar verdikten sonra geri kalan belgelere karar vermeniz gerekir. Bunu yapmak için, faaliyetleri düzenleyen tüm yasal belgeleri incelemeniz ve üretim süreci işletmeler.

Burada belgeler çok farklı olabilir. Örneğin, çalışanların özel kıyafet ve kişisel koruyucu ekipman alma hakkı varsa, listeyi ve bunları çalışan kategorisine sağlama şartlarını sipariş veya başka bir idari belge ile onaylamak zorunludur.

İşletmede düzensiz çalışma saatleri olan, gece çalışan, tehlikeli ve tehlikeli işlerde çalışan kişiler varsa tehlikeli koşullar, o zaman hak ettikleri yardımları ve tazminatları belgelemek gerekir.

Evrak listesinin hazırlanması

Bu hüküm, gerekli tüm belgeleri, bunların bakım ve saklama sürelerine ilişkin prosedürü listeler. Bu hüküm zorunlu değildir ancak İK departmanının işini büyük ölçüde kolaylaştırır.

Bir yönetmenin işine kayıt

Bir işletme sıfırdan yaratılmışsa, ilk kaydolan kişi işletmenin başkanıdır.

Daha sonra çalışanların geri kalanıyla iş sözleşmesi yapan kişi odur. Direktör pozisyonu rekabet nedeniyle seçmeli ise, seçilen organın başkanı onunla bir iş sözleşmesi imzalar; işletmenin kurucuları varsa, o zaman sözleşmeyi imzalarlar. Yönetici aynı anda ise tek kurucu veya Bireysel girişimci Daha sonra hem çalışan hem de işveren adına bir iş sözleşmesi imzalar.

Öyle olsa bile, bir iş sözleşmesinin imzalanması ve iş emrinin verilmesi zorunlu prosedürlerdir.

Yerel düzenlemelerin hazırlanması

İşletmenin işleyişi için hangi pozisyonlara ve kaç tanesine ihtiyaç duyulduğunun belirlenmesi amacıyla, personel masası. Bunun için birleşik bir form var ve kullanılması gerekmese de çok kullanışlı.

İstenirse ek sütunlar ekleyebilirsiniz. Personel tablosu pozisyonun adını gösterir, Gerekli miktar personel birimleri, maaş veya ücret şekli ve gerekli ödenekler. Personel tablosundaki tüm pozisyonlar, en önemlisinden başlayıp destek personeliyle biten şekilde gösterilir.

İÇİNDE çalışma düzenlemeleriÖncelikle işletmenin çalışma programı belirtilir, vardiya programları varsa detaylı olarak anlatılır. Bu belge aynı zamanda çalışanların görünümü ve davranışları, kurumsal etik vb. ile ilgili gereklilikleri de belirtebilir.

Standart bir örnek iş sözleşmesinin geliştirilmesi

• işverenin adı, gerçek ve yasal adresleri, temsilcisinin tam adı;
• Çalışanın tam adı;
• çalışanın işe alındığı pozisyon;
• iş sözleşmesinin süresi;
• sözleşme türü (yarı zamanlı pozisyon veya ana pozisyon);
• iş sorumlulukları, sözleşmenin kendisinde belirtilebilir veya sözleşmeye bir bağlantı oluşturabilirsiniz. iş tanımı;
• ücret, burada yerel düzenleyici belgelere atıfta bulunmaya değmez, ancak her şeyi sözleşmenin kendisinde ayrıntılı olarak açıklamak daha iyidir;
• takvim;
• sonuçlar özel değerlendirme belirli bir işyerinin çalışma koşulları;
• ayrıntılar ve imzalar.

İşveren, bu maddelere ek olarak, iş sözleşmesine kanuna aykırı olmayan başka maddeler de ekleyebilir.

Muhasebe belgelerinin hazırlanması

Kullanmadan önce tüm kayıt defterleri hazırlanması gerekiyor. Yani her şarjörün numaralandırılması, bağlanması ve mühürlenmesi gerekir. Sayfalar ilkinden sonuncuya doğru ardışık olarak numaralandırılır. Daha sonra kapak hariç tüm sayfalar iplikle dikilir ve son son kağıdın üzerine iki kuyruk çizilir. Bir kağıt parçasıyla mühürlenirler, ancak bu kağıt sayfa sayısını gösterir ve yöneticinin veya günlüğün bakımından sorumlu kişinin imzasını taşır.

Her dergi başlangıç ​​tarihini belirtir ve kuruluşun adı gereklidir.

İş kayıtlarının tutulmasından sorumlu bir kişinin atanması

İş kayıtları Personel kayıt belgelerinin en önemlilerinden biridir ve formlara aittir. sıkı raporlama, o zaman onlara karşı tutum dikkatli olmalıdır. Anahtarla kilitlenmiş bir kasada saklanmaları gerekir.

Çalışma kitaplarının bakımı için bunları dolduracak ve depolamadan sorumlu bir kişi atanır. Sorumluluk, kuruluşun emriyle çalışana verilir.

Çalışanların kaydı

Her çalışanı işe alırken belirli bir iş dizisini gerçekleştirmek gerekir:

• bir çalışanın başvurusunu kabul etmek;
• çalışanın tüm yerel düzenleyici belgelere, ücretlendirmeye ilişkin düzenlemelere, iç çalışma düzenlemelerine, toplu sözleşmeye vb. aşina olması;
• bir iş sözleşmesi hazırlamak ve imzalamak. İş sözleşmesine, çalışanın yüz ikinci nüshayı aldığını belirten bir not yazdığınızdan emin olun;
• iş emri vermek;
• kişisel bir T-2 kartının doldurulması ve kişisel bir dosya oluşturulması. Aşağıdaki belgeleri içerir: kabul başvurusu, kişisel belgelerin kopyaları, kabul emrinin bir kopyası, kişisel kart, eğitim ve niteliklere ilişkin belgeler, iş sözleşmesi ve diğer gerekli belgeler.
• hepsinin muhasebe departmanına aktarılması gerekli belgeler maaş bordrosu için çalışan başına.

Aşağıdaki video oynatma listesi İK kayıtlarının nasıl yürütüleceğine ilişkin talimatlar sağlar:

Hala sorularınız mı var? Sorununuzu tam olarak nasıl çözeceğinizi öğrenin - hemen arayın:

İK kayıtlarının sıfırdan yönetimi - adım adım talimatlar 2017

Postayla gönder

Personel muhasebesi ve sıfırdan ofis işleri - 2017 için adım adım talimatlar artık okuyucularımızın kullanımına sunuldu. Mart 2014'ten bu yana işletmedeki personel belge akışının organizasyonu, tüm personel memurlarının takip etmesi gereken yeni GOST tarafından düzenlenmektedir.

Personel kayıtları: Personel kayıtlarının tutulmasından kim sorumludur?

Personel kayıtlarının yönetimi, işe alınan işgücünün kullanıldığı her işletmede gerçekleştirilir. Yeni kayıt olmuş bir işletmede personel kayıtlarına nereden başlamalı? Yeni oluşturulan bir işletmede personel kayıtlarının sıfırdan yönetimi genellikle yöneticinin omuzlarına düşer. Bu tür işlevleri güvence altına almak için, şirketin katılımcıları (hissedarları) tarafından onaylanan yönetici, kendisini personel kayıtlarının tutulmasından sorumlu atayan bir emir çıkarır.

Daha sonra, personel ile çalışmak da dahil olmak üzere kuruluştaki personel kayıtlarıyla görevlendirilecek bir uzmanı işe alırken, kendisine karşılık gelen iş miktarıyla ücretlendirilebilir. Bu, bu çalışma alanını belirli bir çalışana yürütme sorumluluğunu veren bir emir düzenlenerek yapılır. Ayrıca bu sorumluluklar, çalışanın imza sırasında okuduğu iş tanımında da belirtilir.

2017 yılında da personel kayıtlarının yönetimi, daha önce olduğu gibi, İş Kanunu'na, kayıt yönetimi talimatlarına ve diğer yasal ve yerel belgelere uygun olarak gerçekleştirilmelidir. Yasanın ve/veya yönetimin iç emirlerinin ihlali durumunda personel kayıtlarının sorumluluğu, disiplin yaptırımları şeklinde suçlu kişiye verilir.

Personel kayıt yönetimi talimatları 2017 - kendiniz indirebilir veya geliştirebilir misiniz?

Personel kayıtlarının yönetimine ilişkin talimatlar normatif olarak onaylanmamıştır, bu nedenle personel kayıtlarının ve belge akışının sürdürülmesi için, 17 Ekim 2013 tarih ve 1185-st tarihli Rosstandart Emri tarafından onaylanan GOST R 7.0.8-2013'e uyulması tavsiye edilir. ve 1 Mart 2014'te yürürlüğe girdi.

Personel kayıtları ve ofis işleriyle ilgili talimatlar için tek bir şablon yoktur, ancak bir işletmede personel belge akışını ve muhasebeyi düzenlemek için önerilen aşamaları içeren sıfırdan adım adım personel kayıtları vardır. Bu adım adım plan sayesinde eylem sırasını belirlemek ve iş miktarını yönlendirmek kolaydır.

İK kayıtlarını sıfırdan düzenlemenize yardımcı olacak aşağıdaki talimatları adım adım okumanızı öneririz. Gelecekte, çalışılan materyale dayanarak geliştirmek mümkündür. kendi planı harekete geçin ve onu takip edin.

İK yönetimine ilişkin adım adım talimat neye benzer?

Öyleyse düşünmeye devam edelim adım adım talimatlar sıfırdan personel kayıt yönetimine ilişkin. İşletmedeki ilk çalışanın (yönetici) kaydından başlayarak, kendi personel hizmetinizi oluşturmanıza olanak sağlayacak ayrıntılı bir adım adım plan sunacağız. Bu nedenle, şirket faaliyetlerinin en başından itibaren personel kayıtlarını düzene koymak önemlidir.

Bir işletmede personel kayıtlarını düzenlemenin aşamaları:

1. Düzenleyici ve bilgi tabanının oluşturulması.

Başlangıç ​​​​olarak, bir personel memurunun çalışmalarında hangi düzenlemelerin talep edileceğine karar vermekte fayda var. Tabiki öyle:

• İş Kanunu - çalışma saatlerinin düzenlenmesi (Bölüm 15-16, 22), tatillerin süresi ve sıklığı (Bölüm 19), ücretlerin hesaplanması (Bölüm 21) ile ilgili ana noktaları içerir ve temel hak ve yükümlülüklerin ana hatlarını çizer çalışanların ve işverenlerin;
• Devlet İstatistik Komitesi'nin 4 Ocak 2001 tarih ve 1 sayılı Kararı - personel kayıtları için gerekli her türlü birincil belge burada sunulmaktadır; bugün bunların kullanımı zorunlu değildir, ancak gerekli tüm sütunları ve ayrıntıları dikkate aldıkları için yine de arzu edilir; İstenirse herhangi bir kullanıcı form verilerinde yalnızca gerekli ayrıntıları koruyarak değişiklik yapabilir;
• ile çalışmaya yardımcı olacak 16 Nisan 2003 tarih ve 225 sayılı Hükümet Kararnamesi çalışma kitapları; bu belge, iş deneyimini doğruladığı için çalışan için temel niteliktedir;
• Rusya Silahlı Kuvvetleri Genelkurmay Başkanlığı tarafından 11 Nisan 2008 tarihinde onaylanan, işletmelerde askeri kayıtların tutulmasına ilişkin kılavuz - bu öneriler, personel çalışanlarının işletmelerdeki çalışanların askeri kayıtlarının zorunlu olarak tutulması konusunda rahat olmalarına yardımcı olacaktır;
• 17.10.2013 No. 1185-st tarihli Rosstandart emri, 03.03.2003 No. 65-st tarihli Gosstandart kararı (bu karar 01.07.2017 tarihine kadar, 01.07.2017 GOST R 7.0.97-2016 tarihinden itibaren geçerlidir, siparişle onaylanmıştır) 08.12.2016 tarihli Rosstandart Kararı, 2004-st sayılı başvuru), Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emri ve 15 Haziran 2009 tarih ve 477 sayılı hükümet kararnamesi - bu belgeler hangi standartların olduğunu öğrenmenize yardımcı olacaktır. Rus ofis işleri ve arşivlemede var.

Personel kayıtlarından sorumlu her çalışanın yalnızca bu düzenlemelere değil, aynı zamanda çalışma sürecinde gerekli olabilecek diğer yasal düzenlemelere de erişimi sağlanmalıdır. Ayrıca personel memurunun mevzuattaki son değişiklik ve güncellemeleri takip etmesi gerekmektedir. Bunu yapmak için ya mevzuatın bağımsız olarak izlenmesini sağlamak ya da çeşitli bilgi veritabanlarına erişim paketleri satın almak gerekir.

Sağlamak için yüksek seviye Personel kayıtlarının yönetimi büyük bir kadroya sahip olan işletmelerde, personel yönetim sisteminin düzenlenmesi ve personel kayıtlarının tutulması için özel İK yazılımlarına da ihtiyaç duyulabilmektedir.

1. Şirketin yasal belgelerine aşinalık.

Tüzük, bir müdürün (genel müdür, yönetim kurulu) işe alınmasına ilişkin koşulları ayrıntılı olarak belirtmelidir - Yürütme organışirketler. Ayrıca bu kurucu belge, yöneticinin çalışma süresine ilişkin temel koşulları belirtir. Ayrıca personel memurunun da bilgi sahibi olması gerekir. son değişiklikler personel konularında şirket sahiplerinin karar vermesi durumunda tüzüğe dahil edilir.

Yeni oluşturulan bir işletmeye kaydolan ilk çalışan elbette yöneticidir. Böylece şirket sahipleri tarafından onaylanan bir protokol esas alınarak yöneticinin göreve başlayacağı tarihi gösteren bir emir düzenlenir. Bu, işletmede verilen ilk personel emri olacak.

Gelecekte, personel memuru şunları sağlamalıdır: kronolojik sıralama emirler yayınladı. Düzenleyici otoriteler çalışma koşullarını ve personel sorunlarını kontrol ederken, siparişlerin geriye dönük olarak verildiği durumların yaşanmaması için siparişlerin numaralandırılmasına çok dikkat etmektedir.

1. İşletmedeki personel kayıtlarının yönetiminde yer alacak personel belgelerinin bir listesinin hazırlanması.

İşe alınan çalışanların bulunduğu herhangi bir işletmedeki personel kayıtlarında yer alan ana belgeleri listeliyoruz:

• organizasyon içi işgücü düzenlemelerine ilişkin kurallar;
• kuruluşun personel yapısı;
• personel programı;
• tatil programı;
• Çalışanların kişisel verilerinin korunmasına ilişkin belgeler.

Zorunlu belgeler ayrıca her çalışan için oluşturulan birincil muhasebe belgelerinin yanı sıra aşağıdaki gibi kayıtları da içerir:

• iş sözleşmeleri;
• çalışma kitaplarının hareketinin kaydedilmesine ilişkin bir kitap;
• bir çalışanın ilk iş yerine girdiğinde genellikle işletmede verilen çalışma kayıt defterlerinin formlarını ve bu belgelerin formlarını kaydetmek için bir kitap;
• çalışma zaman çizelgesi;
• çalışanların kişisel kartları;
• genellikle verilme gerekçeleriyle birlikte saklanan personel siparişleri (başvurular, resmi (raporlar) notlar, kanunlar vb.);
• iş tanımları ve diğer belgeler;
• Düzenleyici otoriteler tarafından yapılan denetimlerin kayıtları.

Aşağıdaki belgeler de yayınlanabilir:

• toplu iş sözleşmesi;
• ikramiyeler, sertifikalar, ticari sırlar vb. ile ilgili hükümler.

1. Personel belgelerinin ve formlarının işletme başkanı tarafından onaylanması.

Dokümantasyon formunda herhangi bir yorum varsa personel yetkilisinin bunları ortadan kaldırması ve doküman formlarını yeniden onaylaması gerekir. Sadece personel kayıtlarının tutulmasını değil aynı zamanda muhasebeyi de etkileyen belgelerin işletmenin muhasebe politikalarına da yansıtılması gerekir.

1. Çalışma kitaplarının tutulmasından ve kaydedilmesinden sorumlu bir kişinin atanması.

Bu, personel kayıtlarının tutulmasından sorumlu bir kişi olabileceği gibi, verilen ve alınan çalışma kitaplarının saklanması ve kaydedilmesinden sorumlu ayrı bir çalışan da belirlenebilir. Sorumlu bir kişinin atanmasına ilişkin ilgili bir emir çıkarılır.

Bu, personel kayıtlarının sıfırdan tutulmasının son aşamasıdır. Artık işe alınan her çalışan için genellikle bir iş sözleşmesi, işe alım emri ve iş tanımını içeren bir personel belgeleri paketi oluşturuluyor; bir çalışma kitabı kabul edilir/verilir, kişisel kart doldurulur, kişisel verilerin ifşa edilmemesi sözleşmesi ve diğer belgeler imzalanır.

Sonra diğer personel belgeleriçalışma gününün standartlaştırılması, ücretlerin hesaplanması ve ödenmesi, tatillerin muhasebeleştirilmesi, hastalık izinlerinin işlenmesi, iş gezileri vb.

Önemli vergi değişikliklerinden ilk siz haberdar olun

Sorularım var? Forumumuzda hızlı yanıtlar alın!

İK kayıtlarının sıfırdan yönetimi - adım adım talimatlar

İK departmanı herhangi bir sektördeki en önemli bağlantılardan biridir. modern organizasyon. Bir işletmenin faaliyetlerini etkin bir şekilde yönetmek ancak bu hizmetin uzmanları sayesinde mümkündür.

Sıfırdan İK yönetimi, adım adım talimatlar

Ancak işleyişini düzgün bir şekilde organize etmek için bu gereklidir:

Sevgili okuyucular! Makale yasal sorunları çözmenin tipik yollarından bahsediyor, ancak her durum bireyseldir. Nasıl olduğunu bilmek istersen sorununuzu tam olarak çözün- bir danışmanla iletişime geçin:

• Gerekli belgelerin geliştirilmesinden ve hazırlanmasından sorumlu çalışanların iş sorumluluklarını açıkça tanımlamak; yürütme organlarının oluşumu ve atanmasına ilişkin kuralları bilmek
• yöneticiler;
• yeni çalışanları doğru bir şekilde işe almak, transfer etmek ve işten çıkarmak;
• personel kayıtlarının yönetimi alanında mevcut yasalara dayanarak çalışmak;
• İşletme düzeyinde gerekli yasa ve düzenlemeleri oluşturmak.

İK departmanının etkin faaliyetlerini hızlı ve yetkin bir şekilde organize etmek için gerekli eylemleri gerçekleştirmek için özel bir algoritmanın geliştirilmesi ve kullanılması tavsiye edilir.

İşletmedeki ofis işlerinden kim sorumlu?

Etkili belge akışını organize etmek için bir plan oluşturmadan önce İK uzmanı rolünü kimin üstleneceğine karar vermeniz gerekir. Küçük bir işletmede bile kurum içi belge akışı için sekreter veya katip pozisyonu genellikle personel tablosunda yer alır.

Bunun iki ana nedeni var:

• Sorumlu kişinin günlük olarak gerçekleştirdiği büyük hacimli belgesel çalışmaları;
• ihtiyaç dar uzmanlık belgelerle çalışmak için atanan çalışanın sekreter yardımcısı, personel müdürü veya büro çalışanı uzmanlık alanında eğitim almış olması arzu edilir.

Elbette pratikte avukat veya muhasebeci gibi belgelerle de çalışan birine ek sorumluluklar verilmesi kabul edilebilir. Ancak evrak işleri çok fazla dikkat gerektirdiğinden, bu durum çalışanın ana faaliyetlerinin verimliliğini ciddi şekilde azaltabilir.

Adımlar ve izlenecek yollar

Herhangi bir personel kayıt yönetim sisteminin organizasyonu aşağıdaki aşamalardan oluşacaktır:

1. Sorumlu kişinin konumunu belirleyen emirlerin verilmesi, maaşının miktarını belirler. Daha sonra müstakbel çalışanın hak ve yükümlülüklerini düzenleyecek özel düzenlemelerin ve görev tanımlarının ve diğer belgelerin onaylanması;
2. Bir yürütme organının atanması gerekiyorsa araştırma yapılır ve işletme başkanı ile bir anlaşma yapılır. Kurucu adına personel hizmetini yönetecek olan kişidir. Böyle bir kişinin atanmasına gerek yoksa ve işletmenin başkanı zaten işe alınmışsa, sadece bir katip tutmak yeterlidir;
3. Düzenleyici kanunlar veri tabanının hazırlanması. Sekreterin çalışacağı yasal çerçevenin bir listesini oluşturmak gerekir;
4. Muhasebe belgelerinin formlarının satın alınması veya yazdırılması. Personel kayıtlarının yönetimi, çalışanların kayıt ve hareketlerine ilişkin birçok farklı defterin, gerekli günlüklerin hazırlanmasını gerektirir;
5. Sekreter personel alımına başlamadan önce çalışma kayıt formlarının kendi emrinde görünmesi gerekir. Çalışma kitabı, bir çalışanın aşağıdaki bilgileri doğrulayan ana belgesidir iş deneyimi. Bir vatandaşın ilk kez işe alınması durumunda işveren bunu ücretsiz sağlamalıdır;
6. Son aşama, işe alım, yer değiştirme, terfi, tatiller, çalışanların işten çıkarılması ve çok daha fazlasını içeren personel çalışmasının doğrudan organizasyonudur.

Zorunlu belgeler

Kurmak kararlı çalışma Büro hizmetinin aşağıdaki belgeleri oluşturması gerekecektir:

• Personel programı. Organizasyonda mevcut pozisyonlar hakkında bilgi içerir. Bir belge hazırlamak için, Rusya Federasyonu'ndaki tüm işletmeler için şekli tamamen birleşik olduğundan, mevcut mevzuata başvurmak gerekir;
• Zaman değerli bir kaynaktır. Her seferinde manuel olarak yeni bir sözleşme veya iş tanımı hazırlamakla zaman kaybetmemek için, personel tablosundan her pozisyon için şablonlar hazırlamalısınız;
• Vakaların bir listesini oluşturmak veya değişiklik yapmak. Dosyaların isimlendirilmesine genellikle bir kuruluşta oluşturulan tüm belge türlerinin listesi ve bunların yerlerinin ve saklama sürelerinin bir göstergesi denir. Genellikle, biri personel kayıtlarının yönetimine ayrılması gereken birçok bölüm içerir;
• Günlük çalışma prosedürünün, dinlenme zamanının ve çok daha fazlasının organize edileceği iç çalışma düzenlemeleri.

Yönetici kaydı

Kuruluş henüz bir yönetici atamamışsa, ilk önce bu yapılacaktır. O kişi olacak:

• idari personel oluşturmak;
• kurucu belgeleri kaydetmek;
• organizasyonel, idari ve diğer belgeleri imzalayın.

Yöneticinin oluşumu, kurucunun toplu veya bireysel olarak vereceği karar doğrultusunda gerçekleşir. İşletmenin birinci kişisi olarak atanan kişi hakkında emir çıkarırlar.

Düzenleyici kanunlar

İçin uygun organizasyon personel kayıtları yönetimi hizmetinin çalışması temel düzenlemelerin kullanılmasını gerektirecektir Mevcut mevzuat:

Rusya Federasyonu İş Kanunu, işe alma, ödeme ve çalışma saatleri, garantiler ve faydalar ve çok daha fazlası dahil olmak üzere bir çalışanın iş faaliyetinin organizasyonunun gerçekleştiği ana belgedir;

Çalışma kitaplarının bakımı ve saklanması için kurallar. Bu tür defterler, çalışanın hizmet süresinin, ödüllerinin, fahri unvanlarının vb. doğru bir şekilde kaydedilmesi için gereklidir;

İşgücü muhasebesi için birleşik birincil muhasebe belgelerinin örnekleri. Bunlar çalışanın performansıyla ilgili her şeyi düzenleyen emir biçimleridir. emek işlevi;

Standart yönetim arşiv belgelerinin listesi. için gerekli mevzuat uygun depolama belgeler.

Muhasebe belgeleri

Bakımı uygun belge akışını sağlayan birkaç ana muhasebe belgesi türü vardır:

• İşletme personelinin muhasebe tablosu (veya kitabı). İçine girilir kısa bilgiçalışan sayısı hakkında;
• İş sözleşmelerinin kayıt defteri. Çalışanlarla yapılan tüm sözleşmelerin sonucunu takip etmenizi sağlar. Bu günlüğün bakımı belgelerin güvenilir şekilde saklanmasını sağlar. Hiçbir şey iz bırakmadan kaybolmaz; iş sözleşmelerinin varlığını veya yokluğunu takip etmek için kullanılabilir;
• Personel değişikliklerinin hızlı takibi için gerekli bir kayıt günlüğü;
• Gelen ve giden gönderilerin kayıtları. Onlarda farklı tarihi görebilirsiniz İş yazışmaları ve çeşitli mektupların gönderilmesini veya alınmasını açıklığa kavuşturmak;
• Çalışanların kişisel verilerinin bulunduğu formlar hakkında bilgi içeren kişisel kartlar kitabı. Bir çalışanın kişisel verilerini incelemeye ihtiyaç duyulduğunda gereklidir.

Personel kayıtları nedir ve nasıl tutulur? Materyalimizi daha dikkatli okuyun.

Burada personel denetiminin nasıl düzgün şekilde yürütüleceğini ve bunun neden gerekli olduğunu öğreneceksiniz.

Bir çalışma kitabı satın almak mümkün mü ve maliyeti ne kadar? Bunu burada öğreneceksiniz.

Çalışma kitapları ve depoları

Çalışma kitaplarıyla çalışmanın dikkate alınması gereken iki ana özelliği vardır.

İşe alınan çalışanın kitabını işverene vermesi gerekir. İş sözleşmesinin feshine kadar kendisi tarafından muhafaza edilecektir.

Bu belgede sekreter, çalışanın kuruluş tarafından işe alındığını belirterek not alır. organizasyon formu ve isim. Bu kayıt daha sonra işletmenin başkanı tarafından onaylanır.

Çalışanların kaydı

Bir çalışanı doğru bir şekilde kaydetmek için basit bir algoritmayı takip etmek yeterlidir:

• Çalışandan hangi pozisyona başvurduğu, hangi maaşla ilgilendiği ve hangi tarihte çalışmaya başlayacağı hakkında bilgi vereceği bir başvuru alın.
• Çalışandan pasaport, SNILS, INN, maaş transferi için banka bilgileri gibi belgelerin gerekli kopyalarını alın.
• Bir iş sözleşmesi imzalayın ve kişisel imza karşılığında bir iş tanımı yayınlayın. Bu belgeler çalışan ile işveren arasında hukuki bir bağ kurar.
• Başvuruyu ve belgelerin kopyalarını içeren kişisel bir dosya oluşturun. Gerekli tüm bilgilerin yazıldığı kartı T2 formunda doldurun.
• Çalışanın işe alındığına göre bir emir verin.

Çözüm

Bu nedenle, personel kayıtları hizmeti oluşturmak için, çalışmalarını organize etmek için yukarıdaki talimatları kullanmak yeterlidir. Böyle bir hizmet oluştururken asıl önemli olan, mevcut mevzuat hükümlerine güvenmek ve kurumsal özelliklerine bağlı olarak işletmenin ihtiyaçlarını dikkate almaktır.

Hala sorularınız mı var? Sorununuzu tam olarak nasıl çözeceğinizi öğrenin - hemen arayın.