Dannelse og registrering af sager i institutioner, organisationer og virksomheder. Fremragende sekretær Hvor bruges certificeringsarket?

Er du ved at forberede dokumenter til overførsel til arkivet? Glem ikke at udarbejde et dokument, der bekræfter sagen. Udfyld den relevante formular med oplysninger om antallet af ark og deres fysiske tilstand. Forklar funktionerne ved nummerering. Fra artiklen lærer du:

• hvorfor er et certificeringsark nødvendigt, og er det obligatorisk;
• hvordan et personligt attesteringsark udarbejdes;
• personlig fil certificeringsark: prøve design;
• hvilke oplysninger er angivet ved udfyldelse af certificeringsarket;

Certificeringsark i regnskabsdokumentsystemet Moderne kontorarbejde er et separat aktivitetsområde dedikeret til dokumentationsspørgsmål samt tilrettelæggelse af arbejdet med dokumentation.

Certificeringsark for sagen: indhold og design

Certificeringsarket klistres derefter bag toppen af ​​arket på inde sag dækker. Er det muligt at foretage ændringer i certificeringsarket? 2015-reglerne kræver, at alle ændringer i sagens fysiske tilstand eller sammensætning registreres på certificeringsarket. Den fysiske tilstand rejser ingen spørgsmål, men kan sammensætningen af ​​den syede sag virkelig ændre sig? Ja måske.
Et slående eksempel– uafhentede arbejdsbøger, som vi talte om for en uge siden. Da de kan komme efter dem når som helst, er bøger om volumenets firmware ikke punkteret. De kuverter, som de er vedlagt, er gennemborede, med 1 kuvert svarende til et ark af etuiet.
Hvis en person eller hans pårørende efter et par år efterspørger denne bog, så udsteder vi den til generel procedure. Efter dette, glem ikke at foretage den relevante indtastning i dokumentcertificeringsarket, ellers vil det vise sig, at vi mistede bogen direkte fra filen.

Sådan udarbejder du et bevismateriale til en personakt

Det særlige ved at udarbejde en intern fortegnelse over dokumenter i en personlig aktmappe er, at den medtages i dossieret umiddelbart efter oprettelsen og udfyldes, efterhånden som den vedligeholdes. Det er grunden til, at den interne fortegnelse giver mulighed for medtagelse af nye dokumenter i den personlige mappe, samt fjernelse af dokumenter fra den personlige mappe og udskiftning af originaler med kopier (registreret i kolonnen "Note"). Hvis sagen allerede er indbundet og arkiveret, limes den interne fortegnelse over dokumenter, der er certificeret af kompilatoren, med den øverste kant til indersiden af ​​frontomslaget.

Vær opmærksom på, at ved forberedelse af en sag til indsendelse til arkivet, nummereres arkene i den interne inventar særskilt fra arkene i personakten. Efter at en medarbejder er afskediget, lukkes hans personlige mappe, det vil sige fjernet fra mappen og syet. Samtidig er det vigtigt ikke at glemme at udarbejde et certificeringsark.

Certificeringsark for sagen

Certificeringsarket udfærdiges i filen på et separat ark, i bøger - på bagsiden af ​​det sidste blanke ark, i kortfiler - på et separat blankt ark i kortformat. Sagsbekræftelsesarket udfærdiges i den foreskrevne form (bilag 9), som angiver i tal og med ord antallet af sagens nummererede ark, antallet af ark i den interne opgørelse, specificerer de nærmere omstændigheder ved nummereringen af ​​sagsnumre. (tilstedeværelse af bogstaverede sagsnumre, manglende numre, antal ark med indsatte fotografier, tal ark i storformat, konvolutter med vedhæftede filer og antallet af ark, der er vedlagt i dem), og angiver også tilstedeværelsen i filen af ​​trykte kopier af brochurer med antallet af ark i dem, hvis de ikke var noteret i den almindelige bruttonummerering i filen. Dokumentet, der bekræfter sagen, er underskrevet af dets kompilator.

Blanker.ru

Kulturministeriet (bekendtgørelse nr. 526 af 31. januar 2015), udfyldning af certificeringsarket indgår i proceduren for arkivering af sager på papir sammen med arkiveringsdokumentation, dennes nummerering, udarbejdelse af intern fortegnelse og udformning af omslaget. Dens form er defineret myndighedskrav til at organisere opbevaring af arkivdokumenter. En prøveformular til et sagscertifikat er indeholdt i bilag nr. 8 til arkivreglerne.

Hjælp Standardoplysningerne i formularen omfatter:

1. Navn på dokumenttypen;
2. Oversætterens stillingsbetegnelse;
3. Underskrift;
4. Afskrift;
5. Dato for forberedelse;

Følgende oplysninger indtastes i skemaet: Sagens samlede antal ark (angiv med ord og tal); Bogstavtal; Manglende tal; Funktioner af den fysiske tilstand og dannelse af sagen; Den anbefalede papirstørrelse til formularen er A4.

Opmærksomhed

På forsiden af ​​permanente arkiver er der afsat plads til navnet på det statsarkiv, som organisationens arkivalier vil blive accepteret i, angivelse af koder for statsarkivet og organisationen. Når navnet på en organisation (strukturenhed) ændres i den periode, sagsdokumenterne dækker, eller når sagen overføres til en anden organisation (til en anden strukturel enhed), er det nye navn på denne organisation eller den juridiske efterfølgerorganisation angivet på sagens omslag, og det tidligere navn på organisationen (strukturel enhed) er anført i parentes. Sagens titel på sagens forside overføres fra nomenklaturen over organisationens sager, som er aftalt med den relevante arkivinstitutions sagkyndige revisionskommission.

Certificeringsarket er et obligatorisk element i registreringen af ​​hver permanent fil og personlig fil. Dokumentet, der attesterer sagen, udfærdiges på et særskilt ark og lægges i slutningen af ​​sagen. Ved indsendelse af bøger (magasiner) til arkivet tegnes certificeringsinskriptionen på bagsiden af ​​et blankt ark, i kortfiler - på et separat blankt ark i kortformat.

Arket angiver i tal og i ord antallet af nummererede ark af sagen og separat, gennem "+" (plus) tegnet, antallet af ark i den interne inventar (hvis nogen). Certificeringsbladet foreskriver følgende funktioner nummerering af sagsdokumenter: tilstedeværelse af brevnumre på sagsarket; tilstedeværelse af manglende sagsarknumre; tilgængelighed af arknumre med indsatte fotografier, dokumenter, avisudklip; antal ark i stort format; antal kuverter med bilag og antallet af ark, der er lagt i dem.

Vi registrerer sager til permanent opbevaring

Ikke overflødig personlig Da proceduren for opbevaring af personsager ikke er reguleret for budgetorganisationer, anbefaler vi, at arbejdsgiveren vedtager en lokal lov, der regulerer spørgsmålene om vedligeholdelse, registrering og opbevaring af personlige filer. Til din information. En sag er et dokument eller et sæt dokumenter relateret til et emne eller aktivitetsområde, placeret i et separat omslag. Sager anses for indledt fra det øjeblik, det først udførte dokument er medtaget i dem.

Når du udfører ansattes personlige anliggender, er det nødvendigt at overholde strenge regler selvom det ikke er det obligatorisk krav til arbejdsgiveren. Det er vigtigt at huske, at uanset hvad mapperne hedder ("persondata", "dossier" eller andet), så indeholder de medarbejderens personlige data, derfor er det nødvendigt at overholde alle kravene i kapitel.

Medarbejders personlige mappe

Sagen anses for åbnet efter optagelse i opbevaringsmappen for det først udførte dokument. Samtidig trækkes låget på den åbnede sag op. Sagens omslag udfærdiges i den foreskrevne form (bilag 3) På omslaget af den åbnede sag findes følgende oplysninger: organisationens navn; navnet på den strukturelle enhed i den organisation, hvori den blev dannet; sagsindeks ifølge sagsnomenklaturen; sagens titel; filens holdbarhed eller påskriften "Keep permanent" (overført fra listen over filer).
På forsiden af ​​permanente arkiver er der afsat plads til navnet på det statsarkiv, som organisationens arkivalier vil blive accepteret i, angivelse af koder for statsarkivet og organisationen.

3.6. krav til registrering af sager optaget i arkivet

Sidste datoer for sager, der indeholder organisatorisk, administrativ, kreativ og anden dokumentation (protokoller, udskrifter, breve, rapporter osv.), for hvilke den nøjagtige datering er vigtig, samt sager bestående af flere bind (dele), er fristerne for sagens dokumenter angivet, dvs. datoer for tinglysning (udarbejdelse) af de tidligste og seneste dokumenter, der indgår i sagen. Hvis sagen er en journal over registrering af ordrer, anvisninger mv., så vil sagsdatoen være den nøjagtige kalenderdato for første og sidste postering i journalen. Fristerne for en sag, der indeholder mødereferater, er datoen for godkendelse (for dokumenter, der er godkendt) eller udarbejdelse af det første og sidste referat, der udgør sagen.
Fristerne for en personlig sag er datoen for underskrivelse af ordren om ansættelse og afskedigelse af den person, for hvem sagen blev åbnet.
Vi taler for eksempel om tilstedeværelsen i filen af ​​dokumenter med ulæselig tekst, limede ark (hvis der er store diagrammer osv.), iturevne ark, indsatte fotografier, hvis der er konvolutter i filen med vedhæftede filer i dem, etc. Sagens attesteringsark skal underskrives af dens opstiller, i dette tilfælde laves en udskrift af stilling og underskrift, og datoen påføres. I processen med at bruge arkivdokumenter, om nødvendigt, laves de nødvendige noter efterfølgende på certificeringsarket.
Hvis sagen indgives uden certificeringsark, skal den klæbes øverst på indersiden af ​​sagen. Men normalt er det placeret efter det sidste dokument, og i denne form er sagen syet. I begyndelsen af ​​artiklen er der et eksempel på udfyldelse af et certificeringsark. Du kan også downloade et eksempeldokument i doc-format. For at afslutte sagen skal du muligvis også have et eksempel på en intern opgørelse over sagens dokumenter.

Udarbejdelse af et dokument, der attesterer sagen

Dokumentet, der attesterer sagen, er udfærdiget med henblik på at registrere antallet af ark i sagen efter den fastsatte blanket (bilag 1). I attesteringsbrevet på sagsarket er antallet af nummererede ark af sagen, antallet af ark i den interne inventar angivet i tal og i ord, funktionerne i nummereringen af ​​sagens ark og den fysiske tilstand af sagen. sagens dokumenter er specificeret, tilstedeværelsen af ​​brevnumre på sagsarkene, manglende numre, antal ark med indklæbte fotografier (med undtagelse af personsager), antal ark i storformat, kuverter med bilag og antal ark, der er ilagt i dem, og angiver også tilstedeværelsen i tilfælde af trykte eksemplarer af brochurer med antallet af ark deri, hvis de ikke var noteret i den almindelige bruttonummerering i sagen. Antallet af ark i den interne inventar, som er nummereret separat og placeret i begyndelsen af ​​sagen, er angivet i sagens certificeringsarket efter det samlede antal ark i sagen gennem + (plus) tegnet. For eksempel, "filen har 100 (et hundrede) ark arkiveret og nummereret + 5 ark internt inventar."

Efterfølgende ændringer i sagens sammensætning og tilstand (beskadigelse, mangel på dokumenter, udskiftning af originaler med kopier osv.) noteres i sagens attesteringsark med henvisning til den relevante lov. Mærkerne er certificeret af organisationens kontor- eller arkivtjeneste med angivelse af datoen.

Dokumentet, der attesterer sagen, er placeret i slutningen af ​​sagen og er udformet på en blanket eller et blankt ark A4-papir. For personalemapper, der ikke har konvolutter med bilag, er det tilladt at udfærdige et attesteringsark på et ark A5-papir. I bøger er certificeringsinskriptionen angivet på bagsiden af ​​det sidste tomme ark, i kortfiler - på et separat blankt ark i kortformat. Dokumentet, der bekræfter sagen, er underskrevet af kompilatoren. Certificeringsinskriptionen i dokumentet, der bekræfter sagen, skal være skrevet læseligt med angivelse af position, udskrift af underskriften, personlig underskrift og dato for forberedelse.

Det er forbudt at placere dokumentet, der bekræfter sagen, på omslaget af sagen eller den tomme bagside af det sidste dokument. I de tilfælde, hvor sagen allerede er arkiveret eller indbundet uden et blankt attesteringsark eller et blankt A4-ark, klistres det bag toppen af ​​arket på indersiden af ​​sagen eller kan arkiveres i slutningen af ​​denne sag.

Er du ved at forberede dokumenter til overførsel til arkivet? Glem ikke at udarbejde et dokument, der bekræfter sagen. Udfyld den relevante formular med oplysninger om antallet af ark og deres fysiske tilstand. Forklar funktionerne ved nummerering.

Fra artiklen lærer du:

Attestationsark i regnskabsbilagssystemet

Moderne kontorarbejde er et separat aktivitetsområde dedikeret til dokumentationsspørgsmål samt tilrettelæggelse af arbejdet med dokumentation. Et af de vigtigste områder gejstlige aktiviteter dannelse af sager overvejes. Begrebet "sag" refererer til dokumenter kombineret til et sæt baseret på princippet om at tilhøre ét arbejdsområde. En sag samler dokumentation relateret til samme problemstilling. Det kan for eksempel være personale, rapportering eller økonomiske dokumenter.

Sikkerheden af ​​de vigtigste officielle papirer, såvel som hastigheden af ​​deres hentning under efterfølgende arbejde, afhænger af den korrekte distribution af dokumentation i filer. Af stor betydning ved oprettelse af sager er systematisering og indretning af dokumenter i sagen, dvs. princippet om dets dannelse.

Opgørelsen hører til kategorien regnskabsbilag og er i virkeligheden en slags indholdsfortegnelse, en liste. Beskrivelsen angiver dem serienumre, identifikationsindeks, navne, registreringsdatoer, sidetal. Behovet og reglerne for opgørelse af opgørelser er bestemt af interne regler: Instruktioner til kontorarbejde , samt særlige bestemmelser og anvisninger.

Dokumentet, der attesterer sagen, kan også betragtes som et regnskabsbilag. Den indeholder oplysninger om de særlige forhold ved sagens indhold i institutionens arkiv og de nærmere omstændigheder ved dens dannelse. Den bruges til at holde styr på det samlede antal sagsark. Derudover registrerer den ejendommelighederne ved deres nummerering.

Form for certificeringsark

For at fremskynde processen med at danne sager og ensrette eksisterende regnskabsdokumentation, for dokumenter som en opgørelse og et dokument, der attesterer sagen, udvikles og godkendes deres egne særlige formularer på lovgivningsniveau.

I henhold til reglerne for arkivanliggender, godkendt af Kulturministeriet (bekendtgørelse nr. 526 af 31. januar 2015), indgår udfyldning af attesteringsarket i proceduren for arkivering af akter på papir, sammen med arkiveringsdokumentation, dets nummerering, udarbejdelse af intern beholdning og design af omslaget. Dens form bestemmes af de lovgivningsmæssige krav til organisering af opbevaring af arkivdokumenter. En prøveformular til et sagscertifikat er indeholdt i bilag nr. 8 til arkivreglerne.

Standardformularoplysninger omfatter:

1. Navn på dokumenttypen;
2. Oversætterens stillingsbetegnelse;
3. Underskrift;
4. Afskrift;
5. Dato for forberedelse;

Følgende oplysninger indtastes i formularen:

Det samlede antal ark af sagen (angiv med ord og tal);

Bogstavtal;

Manglende tal;

Funktioner af den fysiske tilstand og dannelse af sagen;

Den anbefalede papirstørrelse til formularen er A4. Dette bør være en separat side, der er arkiveret sidst. I en situation, hvor sagen oprindeligt blev udarbejdet og indbundet uden et attesteringsark, er det ikke nødvendigt at løsne bindet for at arkivere formularen i det. Bare fyld det ud og sæt det på toppen på indersiden af ​​låget. Som et resultat vil den afsluttede sag se således ud:

Certificeringsark for en personlig fil: prøvedesign

opererer videre dette øjeblik Reglerne for organisering af opbevaring af arkivdokumenter (bilag nr. 8) tilbyder følgende eksempelformat for et certificeringsark:

Denne prøve er gyldig for alle tilfælde af permanent og midlertidig (mere end 10 år) opbevaringsperiode. Personalespørgsmål er ingen undtagelse fra denne regel. Alle sager, der er under forberedelse til overførsel til institutionens arkiv efter afslutning kalender år, skal beskrives og udføres på den måde, som Reglerne foreskriver. Ifølge denne reguleringsdokument, i slutningen af ​​hver sag på papirbaseret der skal indsendes et certifikat. Generelt er det i A4-format, i kortfiler svarer det til kortformatet. Arket må ikke placeres på omslaget af sagen eller bagsiden af ​​sidste side.

Vedhæftede dokumenter:

Udfyldelse af certificeringsarket

Når du udfylder sagscertificeringsarket, skal du overholde følgende algoritme:

Angiv det sagsnummer, der er tildelt i overensstemmelse med sagsnomenklaturen;

Angiv i tal og i ord det samlede antal nummererede sider, der er gemt i bindet (bemærk, at den interne beholdning ikke er taget i betragtning);

Angiv numrene på de ydre ark, for eksempel: "Fra nr. 1 til nr. 308";

Angiv bogstavnumre.

Et bogstavnummer betyder et tal med et bogstav, for eksempel: 11a, 24b. Sådanne numre vises i en situation, hvor en eller flere sider ved et uheld blev sprunget over under nummereringen. For ikke at gentage nummereringen, tildeles de manglende ark det forrige nummer med et bogstav, for eksempel: 33, 34, 34a, 34b, 35.

Angiv manglende tal;

Hvis der ikke mangler ark eller bogstaver i filen, er det nødvendigt at sætte streger i de tilsvarende linjer i attesteringsarkformularen.

Bemærk, at der skal tages hensyn til antallet af manglende og bogstaver ved beregning af det samlede antal nummererede ark. Så hvis for eksempel det sidste ark i et bind er nummereret 264, men filen indeholder bogstavark 34a og 34b, og ark nummer 647 også mangler, samlet antal ark vil blive beregnet som følger: 264+2-1=265.

Angiv antallet af ark internt inventar;

Udfyld kolonnerne i tabellen om egenskaberne ved den fysiske tilstand og dannelsen af ​​sagen. I dette tilfælde er det nødvendigt at klassificere funktionen i venstre kolonne, og i højre kolonne angive numrene på de ark, hvorpå den forekommer.

Sådanne funktioner omfatter:

• Indsatte fotografier;
• Ikke-standard (stort) format;
• Tilgængelighed af konvolutter med vedhæftede filer (tabellen angiver ikke kun tilstedeværelsen af ​​konvolutten, men også antallet af ark, der er indesluttet i den);
• Fysisk skade (f.eks. iturevne eller vandfyldte sider, svært læselige fotokopier);
• Tilgængelighed af trykte kopier af brochurer (hvis antallet af sider ikke er angivet i den generelle nummerering, skal det angives i tabellen);

Hvis sagens dokumenter ikke har sådanne træk, skal tabellen overstreges med bogstavet Z.

Angiv navnet på stillingen for den person, der har udarbejdet certificeringsarket, underskriv og dechiffrer det.

Indtast datoen for registrering;

I nogle tilfælde kan der efter registrering af sagen ske ændringer i dens sammensætning og status. For eksempel kan nogle dokumenter blive beskadiget under opbevaring. Eller der vil være behov for at erstatte originalen med en kopi af en eller anden officielt papir . Som et yderligere eksempel kan vi nævne arbejdsbøger, som ikke er arkiveret i filen, men lagt i en konvolut. Efter nogen tid kan den tidligere medarbejder eller dennes pårørende anmode om en arbejdsbog fra arkivet, hvilket vil medføre en ændring af sagens sammensætning. I dette tilfælde skal alle foretagne ændringer registreres i den relevante lov, og der skal noteres på dokumentets certificeringsark med henvisning til denne lov.

Indgangen i dette tilfælde vil se sådan ud:

Der blev udstedt en arbejdsbog (ark 58), i Trafikjournalen arbejdsoptegnelser Den tilsvarende indførsel nr. 118 blev foretaget.

Leder af Arkivafdelingen Vasilyeva P.K. PC. Vasilyeva

25.04.2017

Noter det korrekt design sager (herunder udfyldelse af certificeringsarket) bidrager til dokumenternes sikkerhed og fremskynder deres søgning efter videre brug. Derudover gør den korrekte gruppering af dokumentation og dens systematisering det muligt at lette processer som at gennemføre en undersøgelse af værdi og forberede dokumenter til overførsel til arkivlager.

Vedhæftede dokumenter:

Sagens omfang slutter med udfyldelsen af ​​certificeringsarket. Hvor kan man få sin formular, og hvordan man udfylder sagscertificeringsarket, hvad er bogstavnumrene, og hvilke funktioner i sagens tilstand skal afspejles i det, samt en prøve af sagscertificeringsarket i artiklen. Du kan også downloade formularen her.

Certificeringsark for sagen: analyse af formularen

Formen for sagsbekræftelsesarket er bilag nr. 8 til. Lad mig minde dig om: de er obligatoriske for alle.

Selve formen er enkel. Først skriver vi i tal og i ord, hvor mange ark af filen der er gemt i det pågældende bind. Interne inventarark tælles ikke med. Angiv derefter numrene på sagens ydre ark, for eksempel:

fra nr. 1 til nr. 204.

Så kommer bogstavtallene og de manglende. Bogstavtal er tal med bogstaver: 10a, 55a osv. De dannes, hvis man ved et uheld blev savnet ved nummereringen af ​​arkene (alle er mennesker, alle laver fejl). I dette tilfælde behøver du ikke at lave noget om, men tag blot det forrige nummer og læg det på et unummereret ark, men med et bogstav. Det vil for eksempel vise sig 54, 55, 55a, 56, 57.....

Det samme gælder for de manglende: du gik ved et uheld glip af arket om nummerering - ingen big deal, bare glem ikke at afspejle dette på certificeringsarket.

Hvis der ikke er bogstaver eller manglende ark, skal du sætte streger i disse felter.

Derefter angiver vi separat antallet af ark i den interne beholdning.

Følgende er en tabel over funktionerne i sagens fysiske tilstand. I venstre kolonne skriver vi, hvad funktionen er, i højre - på hvilke ark. Funktionerne kan være forskellige: arket kan være revet i stykker, fyldt med vand eller noget andet, kopien kan være meget bleg eller omvendt mørk, så den kan læses. Lad os optage dette.

Det anbefales at angive de grundlæggende regler for driften af ​​organisationers arkiver her:

• antal ark med indsatte fotografier;
• antal ark i stort format;
• konvolutter med vedhæftede filer og antallet af ark, der er vedlagt dem;
• tilstedeværelsen i sagen af ​​trykte kopier af brochurer med antallet af ark i dem, hvis de ikke blev noteret under den generelle nummerering af sagens ark.

Hvis sagen heldigvis ikke har nogle særlige kendetegn, overstreger vi denne tabel med bogstavet Z.

Certificeringsarket er underskrevet af den person, der har udarbejdet det.

Hvor og hvordan placeres certificeringsarket?

Dokumentet, der attesterer sagen, indgives sidst. Således ser volumen af ​​en fuldt gennemført sag således ud: dæk med titel side, så - , så sagens dokumenter, certificeringsarket, omslaget.

Hvis sagerne før dig blev afsluttet uden certificeringsark, er der ingen grund til at åbne op for mængderne af hensyn til dem. Certificeringsarket klistres derefter bag toppen af ​​arket på indersiden af ​​etuiet.

Er det muligt at foretage ændringer i certificeringsarket?

2015-reglerne kræver, at alle ændringer i sagens fysiske tilstand eller sammensætning registreres på certificeringsarket. Den fysiske tilstand rejser ingen spørgsmål, men kan sammensætningen af ​​den syede sag virkelig ændre sig? Ja måske. Et slående eksempel er det, vi talte om for en uge siden. Da de kan komme efter dem når som helst, er bøger om volumenets firmware ikke punkteret. De kuverter, som de er vedlagt, er gennemborede, med 1 kuvert svarende til et ark af etuiet. Hvis en person eller hans pårørende efter et par år efterspørger denne bog, udsteder vi den i overensstemmelse med den generelle procedure. Efter dette, glem ikke at foretage den relevante indtastning i dokumentcertificeringsarket, ellers vil det vise sig, at vi mistede bogen direkte fra filen.