Apakah rupa surat rasmi? Cara Menulis Surat Perniagaan Yang Akan Dibaca

Surat perniagaan ditulis apabila berkomunikasi dengan rakan kongsi pada hampir semua keadaan. Contoh dan peraturan sedia ada untuk membuat dokumen sedemikian boleh didapati dalam artikel.

Surat perniagaan boleh ditakrifkan sebagai dokumen yang dihantar bagi pihak keseluruhan syarikat kepada syarikat lain, usahawan individu atau individu (contohnya, pelabur). Pada asasnya, sebarang surat-menyurat syarikat adalah surat perniagaan. Tujuan mereka sangat berbeza:

1. tentang kerjasama.
2. kerjasama, rundingan.
3. Peringatan tentang keperluan untuk memenuhi kewajipan di bawah kontrak.
4. Penjelasan tentang kedudukan anda, jawapan kepada surat yang dihantar sebelum ini dan lain-lain lagi.

Dokumen itu biasanya disediakan pada kepala surat syarikat; ia boleh dihantar oleh biasa atau e-mel. Walau bagaimanapun, jika rakan kongsi mempunyai kepentingan yang istimewa, adalah lebih baik untuk mencetaknya pada kualiti tinggi, kertas tebal dan menghantar sendiri atau melalui kurier. Struktur surat itu menyerupai tipikal dokumen perniagaan– anda boleh mewakilinya secara skematik dengan cara ini.

Apa yang perlu diberi perhatian semasa melukis

Tidak ada peraturan dan contoh khusus surat tersebut, jadi struktur, kelantangan dan reka bentuknya bergantung padanya kes tertentu. Sebagai contoh, surat pemberitahuan akan menjadi agak ringkas (3-4 perenggan), tetapi cadangan pekerja atau cadangan perniagaan mungkin memerlukan lebih daripada satu halaman.

Walau bagaimanapun, terdapat juga beberapa peraturan umum, yang perlu anda perhatikan semasa membuat kertas:

1. Dokumen itu sendiri tidak mempunyai sebarang kuasa undang-undang, tetapi disediakan mengikut semua peraturan pelaksanaan. Struktur dan gaya persembahannya mesti mematuhi prinsip aliran dokumen moden yang diterima umum.
2. Ayat dibina secara logik, dalam urutan yang jelas. Ungkapan berhias, kompleks, emosi, dan terutamanya bahasa sehari-hari tidak ada. Tonaliti adalah neutral.
3. Pembentangan sentiasa dijalankan hanya daripada 1 orang - sama ada dalam bentuk tunggal, jika teks ditulis terus daripada pengurus, atau dalam bentuk jamak, jika ia ditulis bagi pihak keseluruhan syarikat.
4. Tujuan khusus penggubalan dan tindakan yang dijangkakan daripada penerima dinyatakan (menghantar jawapan, mempertimbangkan pencalonan pekerja, bersetuju dengan rundingan, menghantar dokumen, dll.).
5. Kertas itu tidak menggambarkan kepentingan individu pengurus atau pekerja lain, tetapi matlamat syarikat sebagai satu pasukan. Jika anda perlu menjalin hubungan peribadi, adalah dinasihatkan untuk melakukannya secara berbeza dan tidak meletakkan diri anda sebagai wakil syarikat.

TOP 5 kesilapan semasa menulis

Ralat boleh dibahagikan kepada 2 kumpulan besar- ada yang dikaitkan dengan penulisan sebagai teks (pelanggaran logik, perbendaharaan kata, dll. norma bahasa), yang lain – melanggar etika perniagaan yang betul:

1. Kesalahan ejaan dan tanda baca tidak dibenarkan - teks surat hendaklah sentiasa disemak sekurang-kurangnya 1-2 kali sebelum dihantar.
2. Pelanggaran gaya persembahan perniagaan, kehadiran frasa emosi, kesopanan yang berlebihan atau, sebaliknya, keterukan.
3. Nada negatif - malah ugutan mesti ditulis tanpa perkataan yang tidak perlu - contohnya: "Kami berhak untuk pergi ke mahkamah dalam tempoh 30 hari dari tarikh penerimaan surat ini."
4. Terlalu besar atau, sebaliknya, volum terlalu kecil. Biasanya keseluruhan teks boleh dimuatkan ke dalam 1-2 muka surat. Walau bagaimanapun, ini tidak bermakna bahawa semua maklumat penting tidak harus disampaikan kepada pasangan. Data volumetrik, gambar rajah, borang dokumen boleh dimasukkan ke dalam aplikasi.
5. Merampas hak lawan bicara untuk memilih. Sebagai contoh, anda tidak sepatutnya menulis: "Kami meminta anda menyemak dan meluluskan versi akhir kontrak."

Frasa templat biasa

Gunakan dalam teks frasa standard bercirikan ucapan perniagaan– fenomena yang benar-benar normal dan diingini. Di bawah ialah senarai klise yang paling biasa digunakan dalam pelbagai situasi.

keadaan	frasa
notis	Kami maklumkan/Bawa kepada perhatian anda/Maklumkan/Beritahu
penjelasan sebab, motif	Berdasarkan/Selaras dengan/Berkaitan dengan/Untuk tujuan/Atas sebab/Dalam menyokong/Selaras dengan
permintaan	Sila ambil tindakan/Sila maklumkan, majukan, lakukan, sahkan...
pengesahan	Kami mengesahkan/Memastikan/Terima terma anda/Kami tidak membantah...
tawaran	Kami mengesyorkan/menawarkan/menjemput/bertanya
	Kami jamin
penolakan	Kami terpaksa menolak atas sebab tertentu/Kami menolak tawaran anda kerana...
kesimpulan	Kami mohon/Kami harap kerjasama, persefahaman, bantuan/Kami minta maaf, tunjuk ajar, buat...

sampel 2019

Berikut adalah beberapa contoh surat siap sedia yang boleh anda gunakan sebagai panduan semasa mengarang versi anda sendiri.

Minta data

Permintaan

Tawaran komersial

Surat jaminan

Tuntutan

Syukur

Mohon maaf

Menurut GOST R 7.0.82013 “Sistem piawaian untuk maklumat, perpustakaan dan penerbitan. Penyimpanan rekod dan arkib. Terma dan takrifan “penerima” ialah butiran dokumen yang mengandungi maklumat tentang penerima dokumen (klausa 67).

Keperluan "Penerima Alamat" digunakan dalam surat perniagaan dan maklumat dalaman serta dokumen rujukan (laporan dan memo, kenyataan, dsb.).

Butiran "Penerima" termasuk:

• nama penerima (penerima surat);
• alamat pos atau nombor telefon, nombor faks, alamat e-mel.

Penerima surat boleh:

• pegawai/beberapa pegawai;
• organisasi;
• unit struktur organisasi;
• kumpulan organisasi;
• individu.

ALAMAT - RASMI

Menurut GOST R 6.30-2003, inisial ditulis sebelum nama keluarga mana-mana pegawai. Jika surat itu dihantar kepada pengurus agensi kerajaan , maka nama organisasi dimasukkan ke dalam jawatan, nama penuh. ditunjukkan dalam kes datif, inisial ditulis sebelum nama keluarga:

Jika surat itu ditujukan ketua organisasi komersial, maka jawatan itu termasuk nama organisasi yang menunjukkan bentuk organisasi dan undang-undang (dalam bentuk penuh atau singkatan), huruf awal ditulis sebelum nama keluarga:

Jika surat itu ditujukan Timbalan Ketua, nama organisasi dimasukkan dalam tajuk kerja. Nama keluarga ditunjukkan dalam kes datif:

Jika penerima dokumen itu ialah ketua unit struktur, kemudian pertama nama organisasi ditunjukkan dalam kes nominatif, kemudian dalam kes datif nama kedudukan orang yang menunjukkan unit struktur, sebagai contoh:

Menurut klausa 5.15 GOST baharu:

• apabila mengalamatkan surat kepada pegawai, inisial diletakkan selepas nama keluarga;
• sebelum nama keluarga dibenarkan menggunakan singkatan “Encik.” (Encik) jika penerima adalah lelaki, atau “Cik.” (Puan) jika penerima adalah perempuan:

ALAMAT - ORGANISASI

Jika surat itu dialamatkan kepada organisasi, maka namanya (penuh atau disingkat) ditunjukkan dalam kes nominatif:

Apabila mengalamatkan surat kepada organisasi, nyatakan nama penuh atau singkatannya, sebagai contoh:

Mengalamatkan kepada organisasi digunakan dalam kes di mana pengirim tidak tahu siapa ketua organisasi, nama belakangnya, inisial.

ALAMAT - BAHAGIAN STRUKTUR

Dokumen itu boleh dialamatkan kepada unit struktur organisasi. Sebagai peraturan, kaedah menangani ini adalah mungkin jika pertimbangan isu yang dikhaskan surat itu adalah dalam kecekapan unit struktur.

Apabila mengalamatkan dokumen kepada unit struktur organisasi, nama organisasi ditunjukkan dalam kes nominatif dalam keperluan "Penerima Alamat", di bawah - nama unit struktur dalam kes nominatif, sebagai contoh:

Apakah perubahan GOST R 7.0.97-2016? tiada apa.

ALAMAT - INDIVIDU

Pendaftaran butiran "Penerima Alamat" semasa menjalankan surat-menyurat dengan individu mempunyai ciri tersendiri. Mula-mula, nyatakan nama keluarga dalam kes datif, kemudian parap dan kemudian alamat pos:

Apakah perubahan GOST R 7.0.97-2016? tiada apa.

ALAMAT - BEBERAPA ORGANISASI
ATAU BAHAGIAN STRUKTUR

Surat perniagaan boleh mempunyai beberapa penerima. GOST R 6.30-2003 menetapkan kaedah untuk pemformatan umum penerima apabila menghantar surat kepada beberapa organisasi homogen atau kepada beberapa bahagian struktur satu organisasi. Terdapat dua pilihan untuk mereka bentuk prop di sini.

Pilihan 1: nyatakan beberapa penerima dalam atribut "Penerima Alamat" itu sendiri. Pilihan reka bentuk ini digunakan apabila surat itu dialamatkan kepada organisasi atau pegawai (ini adalah penerima utama) dan, untuk maklumat, kepada beberapa organisasi atau pegawai lain.

Pengalamatan diformalkan seperti biasa di penjuru kanan sebelah atas sebagai penyenaraian butiran "Penerima Alamat" untuk setiap badan/organisasi atau unit struktur organisasi.

Dalam kes ini, jumlah penerima tidak boleh lebih daripada empat.

Semua penerima disediakan pada dokumen itu sendiri; perkataan "Salin" tidak ditunjukkan sebelum penerima ke-2, ke-3 dan ke-4.

Dalam kes ini, semua salinan surat yang dicetak ditandatangani sebagai asal. Setiap salinan dimeterai dalam sampul yang berasingan, di mana alamat pos organisasi tertentu atau subbahagian struktur ditulis.

Pilihan 2: nyatakan penerima secara umum, jika kami menghantar dokumen kepada sekumpulan organisasi (ketua organisasi) daripada jenis yang sama atau kepada bahagian struktur (cawangan, pejabat perwakilan, dll.) bagi satu organisasi:

Jika bilangan penerima lebih daripada empat, senarai tambahan untuk menghantar surat (senarai mel) disusun, yang menunjukkan penerima tertentu dan alamat mereka. Nota tentang perkara ini dibuat dalam atribut "Penerima Alamat":

Tiada borang yang diluluskan untuk senarai mel surat. Bentuk helaian boleh diperbaiki dalam arahan pengurusan pejabat organisasi. Sebenarnya, helaian mel ialah atribut "Penerima Alamat" yang dipindahkan ke helaian berasingan, yang bermaksud kandungannya mesti sepadan dengan atribut ini. Butiran "Penerima Alamat" mengandungi tiga blok maklumat: nama organisasi, jawatan, parap dan nama keluarga. Dalam senarai mel untuk surat itu, kami mengeluarkan semula blok maklumat yang sama, tetapi meletakkannya pada baris dan bukannya di sebelah kanan helaian. Anda juga boleh menyusun data dalam bentuk jadual. Susunan penerima boleh sewenang-wenangnya, tetapi lebih baik menyusunnya mengikut abjad.

Maklumat mengenai nombor dan tarikh surat keluar dimasukkan selepas pendaftarannya (Contoh 1).

Semua surat yang dihantar kepada kumpulan penerima mempunyai satu nombor pendaftaran keluar; nombor masuk untuk semua surat akan berbeza.

Apakah perubahan GOST R 7.0.97-2016? tiada apa.

MELETAKKAN BUTIR-BUTIR “PENEGANG ALAMAT” PADA BORANG

Butiran "Penerima Alamat" terletak di bahagian atas sebelah kanan dokumen (pada borang dengan butiran sudut) atau di sebelah kanan di bawah butiran borang (pada borang dengan butiran membujur). Lokasi keperluan "Penerima Alamat" ditunjukkan dalam Lampiran B kepada GOST R 6.30-2003:

• pada borang dengan butiran sudut - Contoh 2;
• pada borang dengan butiran disusun secara longitudinal - Contoh 3.

Apakah perubahan GOST R 7.0.97-2016? tiada apa. Atribut "Penerima Alamat" kekal di tempat yang sama.

ISU TEKNIKAL

• Patutkah elemen prop "Penerima Alamat" dipisahkan mengikut selang?

Butiran "Penerima Alamat" biasanya mengambil beberapa baris.

Dalam fasal 6.1 Cadangan metodologi mengenai pelaksanaan GOST R 6.30-2003 (diluluskan oleh Rosarkhiv) dikatakan bahawa butiran dokumen yang terdiri daripada beberapa baris dicetak dengan jarak satu baris. Komponen butiran "Penerima Alamat", "Cop kelulusan dokumen", "Tanda kehadiran permohonan", "Cop kelulusan dokumen" dipisahkan antara satu sama lain dengan jarak 1.5-2 baris.

Norma yang sama terkandung dalam GOST R 7.0.97-2016 baharu dalam seksyen 3, yang menetapkan keperluan umum untuk pengeluaran dokumen: "Butiran berbilang baris dicetak dengan jarak satu baris, bahagian komponen butiran dipisahkan dengan jarak tambahan ”:

• Bagaimana untuk menyelaraskan atribut "Penerima Alamat"?

Atribut berbilang baris "Penerima Alamat" direka bentuk sejajar di sepanjang sempadan kiri zon yang diduduki oleh atribut, atau berpusat relatif kepada baris terpanjang, contohnya:

selamat hari kawan.

Pernah ketika bersurat dengan bakal pasangannya dari Ireland, salah seorang kenalan saya menggunakan perkataan dan frasa seperti dengan ini Dan mengakui penerimaan dalam mesej anda. Dia agak malu apabila mereka bertemu di Rusia, dan John (itu nama pasangannya) bergurau (sangat halus) tentang kepejabatannya yang berlebihan. Komunikasi lanjut mereka membawa kepada fakta bahawa gaya perniagaan kawan saya menjadi lebih semula jadi, dan dengan bantuannya John mula memahami warna semantik yang berbeza dari bahasa lucah Rusia...:)

Hari ini saya dengan senang hati akan memberitahu anda cara menulis surat perniagaan dengan betul Bahasa Inggeris. Anda akan menjadi biasa dengan kedua-dua prinsip asas dan peraturan surat-menyurat perniagaan dan beberapa nuansanya. Mari kita lihat jenis huruf utama, struktur umum untuk semua, serta frasa tipikal yang sering digunakan di dalamnya. Mungkin, selepas membaca artikel ini, anda tidak akan menjadi ace dalam menulis mesej perniagaan, tetapi anda pasti akan meningkatkan tahap anda.

kandungan:

Pada zaman kita reka bentuk yang betul, pembinaan yang cekap dan gaya surat perniagaan yang dipilih dengan baik mempunyai sangat penting. Dengan cara anda menjalankan surat-menyurat perniagaan, pasangan anda mencipta yang pertama kesan tentang profesionalisme anda dan kemantapan syarikat yang anda wakili.
Mari kita lihat beberapa ciri menyediakan mesej sedemikian.

Jenis asas surat perniagaan

• tahniah –
• Tawaran -– dihantar kepada bakal rakan niaga anda dengan syarat dan cadangan kerjasama anda.
• Mengenai pengambilan pekerja -– memberitahu anda bahawa anda telah diupah.
• Kenyataan -– mengandungi resume anda dan tawaran anda sebagai pekerja.
• Penolakan-– respons "berpusing dan pergi" seperti perniagaan pada kenyataan atau cadangan anda.
• Aduan -– mengandungi aduan atau tuntutan tentang kualiti produk yang dibeli atau perkhidmatan yang disediakan.
• Surat permohonan maaf -- Ini adalah jawapan kepada surat aduan.
• Siasatan-– dihantar apabila perlu untuk mendapatkan maklumat tentang perkhidmatan atau produk.
• Surat jawapan kepada permintaan -– ia sebenarnya mengandungi maklumat yang diminta.
• Surat terima kasih -- di sini, nampaknya, semuanya jelas.

Terdapat juga sejumlah besar jenis dan subjenis mesej perniagaan ( Pesanan, Maklum Balas kepada Pesanan, Invois, Penyata dll.), dan ia akan mengambil lebih daripada satu artikel untuk memberi perhatian kepada majoriti.

salam hormat ialah panduan yang sangat baik dan serius daripada pengarang asing, pakar komunikasi, yang telah mengumpulkan dalam buku ini pengalaman beliau dan orang lain dalam menjalankan surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris. Di sana anda akan menemui banyak contoh dan petua langsung.

Surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris juga merupakan buku yang popular. Terdapat banyak sampel, malah klise yang lebih biasa, serta banyak nasihat dan cadangan daripada penulis. Seperti yang mereka katakan, belajar dan memohon!

curam kursus dalam talian dalam bahasa Inggeris perniagaan daripada Lingualeo - selepas menyelesaikannya, anda boleh memperoleh keyakinan dalam surat-menyurat dan dalam perbualan mengenai topik perniagaan. By the way, anda boleh mencubanya secara percuma sebelum membeli.

Prinsip umum

Reka bentuk grafik mesti mematuhi perkara berikut:

1. Semua ayat bermula dari garis menegak yang sama.
2. Teks dibahagikan kepada perenggan tanpa garis merah.
3. Untuk memudahkan persepsi, kami membahagikan teks bertulis kepada blok semantik dengan saiz yang lebih kurang sama.
4. Ruang putih hendaklah sama rata mengelilingi teks. Jangan letak satu atau dua baris teks di bahagian atas halaman jika hurufnya kecil. Jangan cetak ke tepi bawah helaian dan jangan sempitkan margin; jika mesej itu panjang lebar, lebih baik menggunakan halaman kedua.

Mengikut gaya:

1. Jangan gunakan singkatan bahasa sehari-hari dalam surat-menyurat - tulis Anda bukan Anda semula, dsb.
2. Jangan selesaikan dua masalah pada masa yang sama dalam satu huruf - lebih baik menulis dua huruf.
3. Tentukan nada mana yang lebih sesuai - formal atau santai.
4. Adalah perlu untuk mengambil kira peraturan yang kita tidak ada, tetapi mempunyai makna khusus untuk mereka, ciri kebangsaan dan wilayah.

Komponen

Dan sekarang kita akan menganalisis apa yang dipanggil rangka surat perniagaan, struktur dan susunan elemennya:

• Tajuk(topi):
  A) Alamat pengirim berada di sudut kiri atas. Jika kepala surat berjenama, maka alamat telah dimasukkan.
  B) Alamat penerima berada di sebelah kiri, di bawah alamat pengirim. Format: daripada terkecil hingga terbesar (Nama, nombor rumah, jalan, bandar, poskod, negara).
  DALAM) Tarikh - tiga baris di bawah alamat penerima atau di sudut kanan atas. Format: hari/bulan/tahun. Tiada koma digunakan.
• salam(rayuan), atau cara memulakan surat.
• idea utama(teks utama mesej) - di bahagian tengah surat.
• Frasa akhir(ungkapan kesyukuran dan niat selanjutnya).
• Formula akhir kesantunan; Tandatangan; Nama pertama, nama keluarga dan kedudukan pengirim.
• Lampiran- menunjukkan bahawa surat itu mengandungi Bahan tambahan(buku kecil atau brosur pengiklanan).
• Mungkin mengandungi P.S., parap penghibur.

Berikut ialah contoh surat permintaan perniagaan dengan terjemahan ke dalam bahasa Rusia:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

Dengan merujuk kepada iklan anda dalam Jurnal Mingguan Perniagaan, bolehkah anda menghantar saya penerangan yang lebih terperinci mengenai monitor anda.
Saya juga ingin mengetahui tentang diskaun yang anda berikan.

dengan setia,

Terjemahan:

Daripada: John Stewart, 1304 Sherman Avenue, Madison, Wisconsin
Attn: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, New York, NY 12008
24 Mei 2015

Kehadapan Tuan,

Dengan pautan ke iklan anda dalam perniagaan mingguan
boleh awak hantar saya lagi Penerangan terperinci monitor anda.
Saya juga ingin mengetahui tentang diskaun yang anda berikan.

Yang ikhlas,
John Stewart
Pengurus jualan

Sekarang mari kita lihat lebih dekat pada unsur-unsur.

Alamat atau sapaan hendaklah kelihatan seperti ini:
Tuan-tuan, Tuan atau Puan yang dihormati-jika anda tidak tahu nama penerima
Tuan/Puan/Cik/Cik[nama keluarga] - jika anda tahu nama penerima
Frank yang dihormati, - jika orang itu biasa dengan anda
Pengurus jualan yang dihormati– jika hanya kedudukannya diketahui (dalam dalam kes ini Pengurus jualan)

Formula kesopanan sebelum menandatangani kelihatan seperti ini:

salam hormat, - Yang ikhlas…

Anda dengan setia, Yang ikhlas - jika nama penerima tidak diketahui oleh anda

Yang ikhlas, - jika anda tahu nama

Sekarang anda telah idea umum tentang cara menulis mesej kepada rakan kongsi perniagaan dan pelbagai syarikat.

Ungkapan Standard

Berikut ialah beberapa frasa biasa sebagai contoh:

Ia sangat baik hati anda- anda sangat baik hati

Kami memohon maaf kerana- Kami memohon maaf untuk

Tolong beritahu saya-Tolong beritahu saya

mengikut- Sesuai dengan

Dalam kes- Bila

Seperti yang anda minta– Atas permintaan anda

Sehingga kini- Masih

Dengan merujuk kepada anda– Berkenaan dengan anda

Malangnya- Malangnya

Kami sertakan– Kami sertakan

Kami meminta maaf- Kami menyesal

Bagaimana untuk menamatkan surat perniagaan? Beberapa frasa yang lebih sopan:

Terima kasih kerana membalas tawaran saya— Terima kasih kerana menjawab cadangan saya.

Kami berharap untuk mendengar daripada anda tidak lama lagi— Kami berharap dapat menerima maklum balas anda dalam masa terdekat

Dan pada penghujung sebelum tandatangan:

Dengan salam hormat- DENGAN Salam sejahtera

Dengan hormatnya- Yang ikhlas

Dengan ucapan terima kasih atas kerjasama anda– Dengan ucapan terima kasih atas kerjasama anda

Dengan ucapan selamat- Salam sejahtera

Adakah anda bosan dengan teori lagi? Kemudian latihan sedikit!

Kali ini surat penolakan (surat sedemikian mesti ditulis dalam gaya yang betul dan halus):

Encik Robert Brown
Pengurus Besar
KLM Co Ltd
32 Lorong Kayu
London
Great Britain WC37TP

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Terima kasih kerana menghantar resume anda kepada kami.
Dukacita dimaklumkan bahawa pencalonan anda tidak sesuai dengan kami/
salam hormat,

Terjemahan(terjemah alamat dan tarikh sendiri):

Encik Stewart yang dihormati

Terima kasih kerana menghantar resume anda kepada kami.
Dukacita dimaklumkan bahawa pencalonan anda tidak sesuai untuk kami.

Yang ikhlas,

Robert Brown

Ketua Pegawai Eksekutif

Siapa yang belum kenal EnglishDom, berlari ke sana untuk mendaftar untuk percubaan pelajaran percuma! Di sana anda akan dipadankan dengan guru yang ideal - seorang yang sesuai dengan keutamaan peribadi anda, matlamat pembelajaran bahasa dan gaya hidup anda.

Anda akan mula memahami bahasa Inggeris perniagaan, bercakap dan menulis surat perniagaan yang sangat baik yang akan menarik perhatian semua rakan kongsi dan rakan sekerja anda.

Inilah yang anda impikan, bukan?

Dan untuk tetamu dan pembaca saya ada tawaran istimewa - 2 pelajaran percuma apabila anda membayar untuk 10 pelajaran . Untuk menerima hadiah, anda perlu memasukkan kod promosi khas Rakan kongsi2 selepas pembayaran.

E-mel

Mesej e-mel kegemaran semua orang menyumbang kira-kira 80% daripada perolehan perniagaan. Ia berbeza daripada surat-menyurat biasa kerana lebih spesifik dan ringkas. Mereka cuba menggunakan frasa yang tidak perlu panjang elakkan Di samping itu, mereka menggunakan akronim (frasa yang terbentuk daripada huruf pertama frasa), sebagai IMHO. Surat-menyurat elektronik dicirikan bukan sahaja oleh mesej peribadi, tetapi juga oleh senarai mel (medan BCC digunakan apabila kerahsiaan diperlukan). Nah, perbezaan utama ialah kebanyakan orang lebih suka mengelak daripada menghantar maklumat sulit melalui e-mel.

Sudah tentu, dalam era "OK Google!" Anda tidak perlu mencari cara yang sukar dan hanya menampal teks yang ditaip ke dalam penterjemah dalam talian. Anda berkemungkinan besar akan difahami, tetapi anda tidak mungkin mencapai kesan yang menggalakkan. Ingat, kualiti surat-menyurat perniagaan anda adalah penunjuk kualiti syarikat anda.

Terima kasih kerana membaca artikel saya hingga habis. Nasihatkan rakan anda untuk membacanya di rangkaian sosial! Siapa tahu, mungkin seseorang memerlukan maklumat ini di sini dan sekarang!

Langgan bahagian baharu bahasa Inggeris.
Selamat tinggal semua! Jaga diri!

Dalam mana-mana organisasi, surat merupakan sebahagian besar daripada dokumentasi masuk dan keluar. Terdapat banyak jenis dokumen ini, dan bagi setiap daripada mereka terdapat beberapa peraturan untuk pelaksanaan. Memandangkan surat ialah jenis dokumentasi pengurusan yang paling biasa, adalah sangat penting untuk mengetahui cara mengarangnya dengan betul.

Dari artikel ini anda akan belajar:

Pemformatan surat yang betul adalah kejayaan keseluruhan syarikat

Surat perniagaan (atau rasmi) dianggap sebagai surat yang berfungsi untuk menyampaikan syarikat dengan struktur luaran. Selain itu, walaupun selepas beberapa persetujuan lisan telah dicapai antara ketua organisasi dan rakan kongsi perniagaan atau pelanggan, peraturan etika menyediakan pengesahan perjanjian ini. Ini, seterusnya, sudah boleh dianggap sebagai jaminan.

Jenis-jenis surat perniagaan

1. Bermaklumat - dicipta untuk menyampaikan beberapa maklumat.

Mengikut fungsi yang dilakukan

1. Inisiatif - dibahagikan kepada yang memerlukan tindak balas dan yang tidak memerlukan tindak balas. Contoh: permintaan, aduan, notis, peringatan, .

2. Surat jawapan.

Berdasarkan kepada penerima

1. Biasa - selalunya dihantar kepada seorang penerima sahaja.

2. Pekeliling - yang dihantar oleh seorang pengirim kepada beberapa penerima.

Mengikut bentuk pelepasan

Struktur surat perkhidmatan

Teks surat perniagaan yang ditulis dengan baik terdiri daripada: rayuan, bahagian pengenalan dan utama serta kesimpulan.

Rayuan.

Ini adalah bahagian yang paling penting untuk tujuan komunikasi. Oleh itu, terima kasih kepada bentuk alamat yang dipilih dengan betul, anda bukan sahaja boleh menarik perhatian penerima, tetapi juga menetapkan nada umum untuk komunikasi selanjutnya. Sekiranya surat itu tidak ditujukan kepada orang tertentu, alamat itu boleh ditinggalkan; dalam kes lain, adalah kebiasaan untuk menggunakan formula bahasa standard - sebagai contoh, "Dear Sergei Ivanovich!", "Tuan Pengerusi Kerajaan!" Rayuan ditulis di tengah baris.

Bahagian pengenalan.

Pada permulaan surat, adalah perlu untuk menunjukkan sebab dan alasan untuk penyediaannya; selalunya diperlukan untuk mengesahkan maklumat dengan merujuk kepada dokumen dan fakta pihak ketiga. Sekiranya terdapat keperluan untuk menunjukkan rujukan, ini perlu dilakukan dalam urutan berikut: tajuk akta, pengarang, tarikh, nombor pendaftaran, tajuk.

Bahagian utama.

Bahagian utama surat menunjukkan tujuan utama surat itu. Bahagian ini menerangkan secara terperinci peristiwa yang diperlukan, memberikan bukti atau menganalisis keadaan.

Kesimpulan.

Kesimpulannya, lazimnya membuat kesimpulan dalam bentuk permintaan, cadangan, penolakan atau pendapat. Adalah dipercayai bahawa surat perkhidmatan boleh mengandungi hanya satu bahagian akhir. Sebagai peraturan, mereka berakhir dengan ungkapan standard - sebagai contoh, "Saya berharap untuk kerjasama selanjutnya", "Dengan ucapan selamat". Formula kesantunan diletakkan sebelum atribut "tandatangan", dan dipisahkan dari kedudukan dengan koma.

Apabila diserahkan kepada penulis adalah penting untuk mengambil kira aspek seperti:

• tahap perkenalan dan sifat hubungan dengan penerima;
• kedudukan awam penerima dan hubungannya dengan kedudukan pengarang;
• situasi di mana komunikasi berlaku - formaliti atau tidak formalnya;
• etika dan piawaian yang diterima pakai dalam syarikat tertentu.

Format surat, contoh:

Memformat huruf mengikut GOST

Surat perkhidmatan mesti dikeluarkan pada borang khas dalam format A4 atau A5 bergantung pada saiz teks. Ia dibenarkan untuk tidak menggunakan borang hanya dalam kes di mana pengarang adalah beberapa syarikat pada masa yang sama.

Keperluan untuk borang surat, serta komposisi butiran dan peraturan reka bentuk terkandung dalam GOST R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi bersatu. Sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan dokumentasi."

Secara umum, syarikat mempunyai hak untuk membangunkan borang surat secara bebas, kerana GOST yang ditentukan adalah sifat nasihat, bagaimanapun, pelaksanaan peruntukannya menunjukkan budaya kerja yang tinggi dengan dokumen dalam organisasi. Bagi sesetengah organisasi GOST R 6.30-2003 adalah wajib: sebagai contoh, badan persekutuan kuasa eksekutif mesti sentiasa mematuhi piawaian ini.

01 - lambang negara Persekutuan Russia;

02 - Lambang entiti konstituen Persekutuan Rusia;

03 - Lambang organisasi atau tanda dagangan (tanda perkhidmatan);

04 - Kod organisasi;

05 - Nombor pendaftaran negeri utama (OGRN) entiti undang-undang;

06 - Nombor pengenalan pembayar cukai/kod sebab pendaftaran (TIN/KPP);

07 - Kod borang;

08 - Nama syarikat;

09 - Maklumat rujukan tentang organisasi;

10 - Nama jenis dokumen;

11 - Tarikh;

12 - Nombor pendaftaran;

14 - Tempat penyusunan atau penerbitan;

15 - Penerima;

16 - Cop kelulusan;

17 - Resolusi;

18 - Tajuk kepada teks;

19 - Tanda kawalan;

20 - Teks dokumen;

21 - Tandakan pada kehadiran permohonan itu;

22 - Tandatangan;

23 - Cop kelulusan;

24 - Kelulusan visa;

25 - Cap meterai;

26 - Tanda pada pengesahan salinan;

27 - Tandakan tentang pelaku;

28 - Nota mengenai pelaksanaan dokumen dan menghantarnya ke fail;

29 - Nota mengenai penerimaan dokumen oleh organisasi;

30 - Pengecam salinan elektronik.

Memformat surat mengikut GOST, contoh:

Memformat surat dengan lampiran, contoh:

Peraturan untuk menulis surat-menyurat perniagaan

Surat-menyurat perniagaan melibatkan penggunaan gaya perniagaan formal komunikasi. Keanehannya terletak pada fakta bahawa peserta biasanya entiti undang-undang yang sepatutnya melekat cantik peraturan yang ketat komunikasi yang diterima pakai dalam sesebuah organisasi (atau beberapa organisasi).

Terdapat beberapa syarat yang dikenakan spesies ini komunikasi.

Penyeragaman persembahan. Hari ini terdapat banyak istilah, frasa khas dan formula yang khusus untuk surat-menyurat perniagaan. Penggunaannya boleh mengurangkan masa penyediaan dengan ketara, dan reka bentuk siap sedia membantu anda mengelakkan pembaziran masa mencari yang sesuai situasi tertentu syarat. Penyeragaman memudahkan persepsi mana-mana teks dengan ketara dan mengoptimumkan keseluruhan proses aliran dokumen.

Nada neutral. Kekangan dan ketegasan semasa menulis surat adalah norma dalam komunikasi rasmi. Nada neutral membayangkan ketiadaan hampir lengkap perkataan ekspresif atau emosi. Maklumat itu bersifat rasmi semata-mata; oleh sebab ini, adalah perlu untuk mengecualikan daripada teks, sebagai contoh, perkataan dengan akhiran kecil atau kata seru. Subteks emosi mungkin ada, tetapi ia harus disembunyikan di sebalik nada penyampaian yang neutral.

Ketepatan dan ketidakjelasan perkataan. Penerima mesti memahami dengan jelas dan mentafsir maksud bahan yang ditujukan kepadanya. Ketepatan teks, sebagai peraturan, secara langsung bergantung pada struktur komposisi yang dibina dengan betul dan ketiadaan ralat logik. Surat perkhidmatan mesti difikirkan dengan jelas.

Keringkasan. Terima kasih kepada keperluan ini, pengarang akan dapat mengurangkan panjang keseluruhan dokumen dengan ketara. Ketepatan pembentangan adalah, pertama sekali, penghapusan redundansi ucapan, penggunaan ekonomi cara linguistik, ketiadaan pengulangan yang tidak perlu dan maklumat tambahan.

Aplikasi rumus bahasa. Templat, digunakan secara meluas dalam surat-menyurat perniagaan, adalah sebahagian daripadanya. Oleh itu, untuk menggalakkan tindakan, formula berikut sering digunakan: "Kami meminta anda mempertimbangkan isu itu...", "Sebagai pengesahan perjanjian kami...". Selalunya, formula linguistik adalah elemen penting dari segi undang-undang teks, tanpanya ia tidak akan mempunyai kekuatan yang diperlukan. Contohnya: “Kami menjamin pulangan Wang dalam jumlah...", "Kawalan ke atas pelaksanaan tugas diamanahkan kepada...".

Penggunaan istilah, leksikal dan singkatan grafik. Terima kasih kepada penggunaan istilah dalam surat-menyurat, penulis boleh mencapai pemahaman yang jelas tentang teks, yang sangat ciri penting komunikasi perniagaan. Terminologi yang boleh dan harus digunakan dalam bidang sokongan dokumentasi untuk pengurusan dikawal oleh GOST R 51141-98 “Kerja pejabat dan pengarkiban. Terma dan Definisi"

Keutamaan ayat biasa yang mudah. Komunikasi rasmi, sebagai peraturan, adalah berdasarkan penggunaan ayat satu bahagian atau dua bahagian biasa yang mudah, yang sangat memudahkan proses memahami teks.

Panduan menulis surat perniagaan

kertas	Mesti dicetak di atas kertas putih atau warna terang yang lain. Format helaian - A4 (210 x 297 mm) atau A5 (148 x 210 mm).
Padang	Helaian mesti mempunyai medan sekurang-kurangnya: 20 mm - kiri; 10 mm - kanan; 20 mm - atas; 20 mm - lebih rendah.
Tarikh	Tarikh surat itu dianggap sebagai tarikh ditandatangani. Ia sedang diproses angka Arab, memerhatikan urutan: hari, bulan, tahun. Contohnya, "02/10/2017". Kaedah verbal-numerik untuk memformat tarikh juga dibenarkan. Contohnya, "10 Februari 2017"
Nombor keluar	Nombor keluar terdiri daripada nombor siri, yang boleh ditambah dengan indeks. Nombor dokumen yang disusun bersama oleh dua atau lebih jabatan terdiri daripada nombor pendaftaran surat bagi setiap jabatan ini, dipisahkan dengan garis miring.
Destinasi	Penerima boleh menjadi syarikat, bahagian strukturnya atau pekerja individu. Adalah penting untuk diingat bahawa dalam kes yang kedua, huruf awal sentiasa ditunjukkan sebelum nama keluarga. Nama syarikat penerima sentiasa ditunjukkan dalam kes nominatif. Mengikut peraturan, ia tidak sepatutnya ditujukan kepada lebih daripada empat penerima. Selain itu, butiran ini mungkin termasuk alamat pos, dan mula-mula menunjukkan nama organisasi, dan kemudian alamat pos.
Teks surat	Teks itu sendiri boleh diformatkan sebagai jadual, teks atau gabungan beberapa struktur. Apabila mereka bentuk jadual, adalah penting untuk memanggil kata nama lajur dan baris dalam kes nominatif. Jika jadual diteruskan pada halaman seterusnya, lajur dan baris dinomborkan padanya juga. Teks hendaklah terdiri daripada dua bahagian: sebab/tujuan/sebab menulis surat dan kesimpulan/cadangan/cadangan. Juga, teks boleh mengandungi hanya satu bahagian akhir - sebagai contoh, permintaan tanpa penjelasan. Jika surat itu merujuk kepada tindakan organisasi lain, nyatakan butirannya: tajuk dokumen, nama organisasi, tarikh, nombor pendaftaran dan tajuk.
Permohonan	Surat perniagaan dengan lampiran hendaklah diformatkan seperti berikut: Permohonan: untuk 2 l. dalam 2 salinan. Sekiranya permohonan itu tidak ditunjukkan dalam teks, maka perlu menunjukkan namanya, bilangan helaian dan salinannya. Sebagai contoh: Lampiran: Perjanjian jual beli untuk 3 l. dalam 2 salinan. Jika dokumen dengan lampiran dilampirkan, tanda tersebut diformatkan seperti berikut: Lampiran: surat daripada FSS bertarikh 12 Oktober 2017 N 03-2/923 dan lampiran padanya, 7 muka surat kesemuanya.
Tandatangan	Tandatangan memerlukan petunjuk kedudukan pekerja yang menandatangani surat dan transkrip tandatangan ini. Jika beberapa pekerja menandatangani, tandatangan disusun mengikut urutan yang sepadan dengan jawatan yang dipegang. Sekiranya kedudukan adalah sama, maka tandatangan hendaklah terletak pada tahap yang sama.
Meterai	Meterai itu memperakui ketulenan tandatangan pegawai pada dokumen yang berkaitan dengan aset kewangan atau pada dokumen lain yang memperuntukkan pensijilan tandatangan asal.
Pelaksana	Jika perlu, nyatakan inisial dan nama keluarga pelaku dan nombor telefonnya. Biasanya tanda diletakkan di hadapan atau belakang helaian terakhir di sudut kiri bawah.

Hari ini, surat rasmi disediakan di mana-mana syarikat mengenai isu yang sama sekali berbeza berkaitan dengan aktiviti kedua-dua individu dan keseluruhan jabatan. Subjek surat mungkin permintaan, pemberitahuan, persetujuan, tuntutan, pembatalan, perubahan, dsb. Pada masa yang sama, peraturan bentuk yang baik mencadangkan bahawa sebarang dokumen akan disediakan mengikut semua keperluan di atas. Terima kasih kepada ini, surat itu (tidak kira dalam bentuk apa pun ia dihantar) akan menjadi alat yang berkesan dalam kerja setiap pekerja dan pengurusan syarikat secara keseluruhan.

Uji diri sendiri

1. Apakah jenis surat yang dipanggil surat pekeliling?

• Surat yang dihantar oleh seorang penerima kepada beberapa penerima
• Surat yang dihantar oleh seorang penerima kepada seorang penerima
• Surat yang tidak dihantar atas beberapa sebab

2. Bagaimanakah lampiran surat perniagaan perlu diformatkan dengan betul?

• Permohonan: untuk 2 l. dalam 2 salinan.
• Permohonan dalam 2 salinan pada 2 helaian
• Dua helaian permohonan dalam salinan

3. Berapakah peringkat yang ada dalam menyediakan dan menulis surat perniagaan?

4. Apakah yang dimaksudkan dengan memerlukan nada neutral dalam surat-menyurat perniagaan?

• Penggunaan istilah, leksikal dan singkatan grafik
• Ketiadaan hampir lengkap perkataan ekspresif atau penuh emosi dalam surat itu
• Penggunaan templat secara meluas

5. Apakah bahagian yang terkandung dalam surat perniagaan?

• Rayuan, bahagian pengenalan dan utama, kesimpulan
• Bahagian utama, kesimpulan
• Rayuan, kesimpulan

Sepanjang dekad yang lalu, surat-menyurat perniagaan melalui e-mel telah mendapat populariti yang besar dan telah menjadi salah satu kaedah utama komunikasi perniagaan. Hari ini sukar untuk mencari orang yang tidak akan menggunakan e-mel dalam amalan komunikasi interpersonal. Walaupun begitu, ramai hari ini bertanya soalan: supaya semua peraturan dipatuhi? Cara menggunakan surat yang cekap untuk membentuk penerima kesan yang baik tentang pengirim?

Artikel ini menerangkan peraturan untuk surat-menyurat perniagaan melalui e-mel dan petua praktikal yang dibentangkan dalam artikel itu akan membantu anda mempelajari cara melakukannya komunikasi perniagaan semasa mengarang e-mel.

Ramai orang memulakan hari bekerja mereka dengan menyemak peti mel mereka untuk mendapatkan mesej baharu. Tetapi, malangnya, di sebalik kelaziman kaedah pertukaran maklumat ini, ramai yang tidak tahu cara menggunakan bahasa surat-menyurat perniagaan dengan betul, tersalah anggap e-mel sebagai cara komunikasi tidak formal.

Terima kasih kepada kelajuan penghantaran, ia memudahkan pertukaran dokumen rasmi, borang, permohonan, tetapi di sini orang membuat kesilapan semasa menghantar surat. Ia sangat kerap berlaku bahawa apabila mengarang e-mel semasa menukar mana-mana fail, penerima atas sebab tertentu tidak menulis esei yang disertakan dan tidak memasukkan topik, yang boleh merumitkan kerja penerima. Tujuan artikel ini adalah untuk menjawab soalan: bagaimana untuk menghantar surat melalui e-mel dan mematuhi semua peraturan komunikasi bertulis perniagaan melalui e-mel?

Semasa mengarang e-mel, semua medan yang disediakan mesti diisi

Peraturan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel mewajibkan pengirim surat untuk mengisi semua ruangan yang disediakan dalam e-mel, seperti alamat dan nama penerima dan pengirim surat. Satu subjek mesti diterangkan yang menerangkan secara ringkas intipati surat yang dihantar. Selalunya, nasib surat yang dihantar dan kelajuan penyelesaian masalah yang dinyatakan di dalamnya bergantung pada topik yang diterangkan dengan betul. Perniagaan emel hendaklah dimulakan dengan sapaan - menunjukkan rasa hormat yang mudah ini kepada penerima adalah sangat penting apabila berpadanan. Selepas salam, mesti ada teks yang dipanggil "badan surat", dan pada akhirnya tandatangan harus ditinggalkan, sebagai contoh, "Dengan hormat, Petr Ivanovich Brisov."

Salam dalam surat-menyurat perniagaan

Perkara ini patut diberi tumpuan lebih lanjut, kerana isyarat hormat adalah sangat penting dalam mana-mana aspek komunikasi perniagaan. Ungkapan ucapan yang optimum ialah "Selamat tengah hari" atau "Hello." Menjalankan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel mengehadkan pengirim daripada menggunakan frasa "Selamat petang" atau "Selamat pagi", kerana penerima mungkin membaca surat itu lebih lewat daripada menerimanya. Ia juga tidak betul untuk menggunakan ungkapan bahasa sehari-hari yang digunakan dalam sapaan.

Selepas perkataan atau frasa sapaan, anda harus memanggil penerima dengan nama dan patronimik, dan jika nama itu tidak diketahui oleh pengirim, detik ini boleh dilangkau. Kemudian anda boleh meneruskan untuk menyatakan tujuan surat itu.

Fail yang dilampirkan dalam e-mel perniagaan

Sekiranya tujuan utama surat itu bukan sahaja naratif bertulis dan pembentangan intipati isu, tetapi juga menghantar fail, maka lebih baik untuk melampirkan objek yang dihantar terlebih dahulu. Selalunya berlaku bahawa ramai pengirim, kerana kurang perhatian, setelah menyatakan intipati isu dalam badan surat, lupa untuk melampirkan pelaburan yang diperlukan. Kecuaian sedemikian boleh menjejaskan reputasi perniagaan pengirim surat perniagaan secara negatif.

Alamat e-mel hendaklah dikenali dan ringkas

Peraturan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel memerlukan pengirim untuk mempunyai nama elektronik yang boleh dikenali, yang mesti mengandungi maklumat yang benar tentang nama pengirim. Surat rasmi dan rayuan kelihatan sangat tidak padat dan bodoh apabila alamat e-mel mengandungi ungkapan atau perkataan tidak rasmi, contohnya, alamat e-mel "limon_petya". Ini kelihatan sangat tidak bermaruah untuk orang dewasa. Untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan, adalah lebih baik untuk membuat e-mel yang berasingan dan mematuhi etika e-mel perniagaan.

Menggunakan fungsi Balas (Respons) pantas untuk membalas e-mel yang diterima sebelum ini

Fungsi Balas atau Balasan (dalam versi singkatannya kelihatan seperti Re:) membantu pengguna dengan cara yang pantas Balas mesej yang dihantar sebelum ini daripada pengirim. Fungsi ini juga mempunyai kebolehan sejagat untuk membaca surat-menyurat sebelumnya dengan lawan bicara mengenai topik tertentu. Tetapi peraturan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel mewajibkan pengirim untuk menamakan semula subjek surat perniagaan jika intipati perbincangan diubah semasa surat-menyurat.

Sebelum menghantar surat perniagaan, anda harus membaca pruf untuk kesilapan ejaan dan tanda baca.

E-mel memudahkan pertukaran maklumat, tetapi semasa surat-menyurat perniagaan anda tidak boleh mengabaikan peraturan bahasa Rusia, kerana kesilapan yang dilakukan secara tidak sengaja boleh menjejaskan kuasa pengirim. Sebelum menghantar surat, anda harus menyemak teks beberapa kali dan menyemaknya dengan teliti untuk kesilapan ejaan dan tanda baca. Banyak elektronik pelanggan e-mel mempunyai fungsi semakan ejaan, jadi anda harus memberi perhatian kepada perkataan yang bergaris merah. Jika anda mempunyai keraguan tentang ejaan yang betul, anda harus mendapatkan bantuan di Internet atau menyemak ejaan menggunakan kamus ejaan.

Medan penerima hendaklah diisi yang terakhir.

Untuk mengelak daripada menghantar surat yang belum selesai atau tidak disunting, alamat penerima surat perniagaan hendaklah dimasukkan pada saat-saat akhir sebelum menghantar. Peraturan ini juga termasuk dalam asas surat-menyurat e-mel perniagaan. Ia berlaku bahawa apabila mengisi medan penerima, e-mel mungkin menawarkan senarai penerima yang digunakan sebelum ini; di sini anda juga harus menumpukan perhatian anda supaya tidak tersilap menghantar surat perniagaan yang dikarang kepada penerima pihak ketiga.

Menstruktur surat perniagaan

Peraturan untuk menstruktur teks terpakai bukan sahaja kepada media kertas, tetapi juga kepada peraturan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel. Ia tidak selalunya mudah untuk penerima membaca volum besar teks huruf pada skrin monitor. Untuk memudahkan perkara ini, anda harus memecahkan teks kepada perenggan kecil yang dibentuk secara logik dan elakkan surat perniagaan ayat rumit. Panjang optimum satu ayat dalam surat perniagaan hendaklah tidak lebih daripada lima belas patah perkataan.

Intipati surat perniagaan hendaklah dinyatakan secara intipati

Sebagai tambahan kepada topik surat perniagaan yang dinyatakan, penerima juga harus berminat dengan ayat pertama dan kedua teks utama yang dirumus dengan jelas. Tugas pengirim adalah untuk menyatakan di awal surat intipati masalah atau isu yang dia sedang menangani penerima. Ayat pertama hendaklah menunjukkan tujuan surat perniagaan dihantar. Contoh: "Kami memaklumkan kepada anda bahawa terma kewajipan di bawah perjanjian No. 45 bertarikh 01/02/2017 "Pada pembekalan bahan pukal"sudah hampir ke penghujungnya. Untuk memperbaharui kontrak, anda mesti menyerahkan pakej kedua dokumen.” Terima kasih kepada tujuan yang ditetapkan, penerima mempunyai peluang untuk memahami idea utama surat perniagaan. Sekiranya teks surat terlalu besar, maka lebih baik menggunakan fungsi melampirkan objek sebagai lampiran dalam bentuk dokumen teks, tetapi pada masa yang sama, dalam medan teks, anda harus meninggalkan esei yang disertakan. yang menyerlahkan surat perniagaan. Contoh: "Kami menghantar salinan elektronik surat daripada syarikat Mak-Stroy LLC untuk semakan anda." Kami meminta anda memaklumkan kepada kami keputusan anda mengenai isu pelanjutan kontrak No. 45 pada 01/02/2017 "Mengenai pembekalan bahan pukal" sehingga tarikh akhir yang dinyatakan dalam surat itu."

Setiap e-mel perniagaan harus mempunyai balasan.

wujud contoh negatif surat-menyurat perniagaan, apabila penerima mengabaikan surat perniagaan atas sebab tertentu. Kadang-kadang mungkin ada kes apabila jawapan tidak dapat diberikan kerana situasi tertentu, contohnya, penyelesaian masalah mungkin mengambil masa beberapa hari atau penerima sedang berfikir dan tidak dapat menjawab soalan yang dikemukakan dengan segera. Dalam kes ini, ulasan ringkas mengenai perkara ini harus diberikan, sebagai contoh, "Hello, Pyotr Ivanovich. Saya menerima surat anda, tetapi hari ini saya sukar untuk membalas, kerana saya mesti berunding dengan pengurusan kanan. Saya akan melaporkan masalah anda kepada CEO syarikat kami dan akan memberikan jawapan rasmi pada akhir minggu. Yang ikhlas, Pengurus Jabatan Jualan Belov Ivan Gennadievich.”

Perlu diingat bahawa jika jawapan tidak diberikan dalam tempoh tiga hari bekerja, maka hakikat bahawa penerima surat perniagaan kekal senyap boleh dinilai sebagai mengabaikan dan enggan berkomunikasi dengan pengirim.

Semasa menulis surat jawapan, anda harus menjawab semua soalan yang ditanya.

Sekiranya surat yang dihantar kepada penerima adalah bersifat interogatif, maka semasa mengarang surat itu anda harus memberi jawapan kepada soalan mengikut susunan yang terdapat dalam teks surat perniagaan yang diterima. Jika soalan telah ditanya, penghantar berharap untuk menerima jawapan khusus kepada mereka. Semasa mengarang surat, anda tidak sepatutnya menomborkan jawapan anda; anda hanya perlu menyatakan fikiran anda mengikut urutan. Untuk menjawab semua soalan yang dikemukakan, anda perlu membaca semula surat perniagaan yang diterima beberapa kali, dan jika terdapat terlalu banyak soalan, adalah lebih baik untuk menulisnya secara berasingan untuk mengelakkannya daripada terlepas. Sekiranya mustahil untuk menjawab beberapa soalan yang dikemukakan, adalah wajar untuk menunjukkannya masa ini atas sebab tertentu jawapan tidak dapat diberikan.

Jangan terlalu menggunakan singkatan, reka bentuk emosi dan huruf besar

Terdapat contoh negatif surat-menyurat perniagaan apabila pengirim mencairkannya dengan menggunakan tanda tidak formal dalam bentuk emotikon. Penggunaannya popular apabila berkomunikasi dalam rangkaian sosial, bagaimanapun, peraturan surat-menyurat perniagaan tidak mengalu-alukan manifestasi emosi sedemikian, kerana penerima mungkin tidak mengetahui maksud sebenar mereka dan menganggapnya sebagai satu set kesilapan tanda baca yang tidak dapat difahami.

Anda juga harus mengelak daripada menulis teks dalam huruf besar. Di Internet, satu set perkataan yang ditulis dalam huruf besar dipanggil "frasa kilat" dan lebih kerap daripada tidak frasa sedemikian membawa konotasi negatif. Penerima, apabila membaca surat perniagaan elektronik, mungkin menilai fon sedemikian secara negatif, yang akan memberi kesan buruk terhadap persepsi makna. Sekiranya anda perlu menekankan kepentingan beberapa perkara dalam surat perniagaan, lebih baik digunakan frasa pengantar, sebagai contoh, "Sila ambil perhatian bahawa anda perlu menyediakan pakej dokumen untuk memperbaharui kontrak selewat-lewatnya pada 02/10/2017" atau "Sila ambil perhatian bahawa dokumen untuk memperbaharui kontrak mesti diserahkan sebelum 02/10/2017."

Jangan hantar maklumat sensitif melalui e-mel

Apabila menghantar maklumat peribadi atau sulit, adalah lebih baik untuk menolak peti mel elektronik, kerana terdapat ancaman maklumat dipintas oleh penyerang untuk digunakan untuk tujuan mementingkan diri mereka sendiri. Maklumat tersebut mungkin termasuk: nombor telefon, kata laluan kad bank, peribadi akaun bank dll. Adalah penting untuk diingat bahawa maklumat disimpan pada pelayan ejen mel dan boleh dicuri jika digodam.

Tandatangan pengirim mestilah di hujung surat.

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, setiap surat yang dihantar mesti mengandungi tandatangan tertentu. Selalunya, pembangun peti mel memperkenalkan fungsi blok tandatangan, di mana anda boleh memasukkan jawatan, nama dan nombor telefon untuk dihubungi. Selepas itu, blok ini akan muncul secara automatik pada penghujung setiap huruf, yang akan memudahkan menaip. Adalah penting untuk menulis tandatangan dengan betul supaya penerima mempunyai peluang untuk menangani pengirim dengan betul semasa membalas surat tersebut. Contoh tandatangan mungkin kelihatan seperti ini: "Dengan hormat, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000."

Membuat kesimpulan, boleh diperhatikan bahawa untuk memahami cara menjalankan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel, anda tidak perlu menguasai asas tambahan dan kompleks. Anda hanya perlu mematuhi peraturan asas etika dan mematuhi norma bahasa Rusia.