Cc og bcc i e-mail. Følgebrev til dokumenter

Hvad er e-mail? I den moderne forretningsverden er dette:

• Dit ansigt. Det er ved hjælp af e-mail, at du kan skabe et positivt billede i modpartens øjne eller spolere det første indtryk.
• Dit arbejdsredskab. Meget kommunikation med omverdenen foregår via e-mail. Derfor, hvis du er dygtig til dette instrument, kan du gøre dit liv meget lettere.
• En kraftig distraktion. Omverdenen forsøger at få fat i dig, distrahere dig og smide dig af. den rigtige vej via e-mail.

Fra dette perspektiv, lad os se på at arbejde med e-mail. Lad os starte med noget simpelt.

Formatering af et bogstav

Jeg bruger Mozilla Thunderbird e-mail-klienten, så jeg vil bruge den som et eksempel. Lad os oprette et nyt bogstav og gå fra top til bund gennem listen over felter.

Til hvem. Kopi. Skjult kopi

Nogle ved det måske ikke, men "Til" i Mozilla kan ændres til "Cc" eller "Bcc".

• Til hvem: vi skriver hovedmodtageren eller flere modtagere adskilt af semikolon.
• Kopi: vi skriver til en, der burde læse brevet, men som vi ikke forventer en reaktion fra.
• Skjult kopi: vi skriver til en, der burde læse brevet, men som skulle forblive ukendt for de andre modtagere af brevet. Det er især hensigtsmæssigt at bruge til masseudsendelse af forretningsbreve, såsom meddelelser.

Forkert i masseudsendelser skal du angive modtagere ved hjælp af "Kopiér" eller "Til" felterne. Flere gange om året modtager jeg breve med 50-90 modtagere i feltet "Cc". Der er en krænkelse af privatlivets fred. Ikke alle dine modtagere behøver at vide, hvem du ellers arbejder med. lignende emne. Det er godt, hvis det er mennesker, der kender hinanden. Hvad hvis der er konkurrerende virksomheder på listen, som ikke kender til hinanden? Du skal som minimum være forberedt på unødvendige forklaringer og højst afslutte samarbejdet med en af ​​dem. Gør det ikke på denne måde.

Brevemne

Professionelle posttjenester skriver ofte (nogle gange fornuftigt) om vigtigheden af ​​e-mailens emnelinje på deres virksomhedsblogs. Men oftest taler vi om salgsbreve, hvor emnet for brevet løser problemet "e-mailen skal åbnes."

Vi diskuterer daglig forretningskorrespondance. Her løser temaet problemet "brevet og dets forfatter skal let identificeres og derefter findes." Desuden vil din flid vende tilbage til dig i form af karma af adskillige svarbogstaver, kun med præfikser Re: eller Fwd, blandt hvilke du bliver nødt til at lede efter det ønskede brev om emnet.

Tyve breve er mængden af ​​en-dags korrespondance for en mellemleder. Jeg taler slet ikke om iværksættere og virksomhedsejere; deres antal bogstaver går nogle gange ud af skala ved 200 eller mere om dagen. Derfor endnu en gang: send ikke e-mails med et tomt emne.

Så hvordan formulerer man emnelinjen i en e-mail korrekt?

Fejl #1 : Kun firmanavnet i emnet. For eksempel "Sky" og det er det. For det første er du sandsynligvis ikke den eneste fra din virksomhed, der kommunikerer med denne modpart. For det andet giver et sådant emne ingen mening, fordi navnet på din virksomhed allerede er synligt fra adressen. For det tredje, gæt hvordan din egen postkasse vil se ud med denne tilgang til korrespondance? Sådan noget.

Er det praktisk at søge på sådanne emner?

Fejl #2 : prangende, sælgende overskrift. Det er fantastisk, hvis du ved, hvordan man skriver sådanne overskrifter. Men er det hensigtsmæssigt at bruge disse færdigheder i erhvervskorrespondance? Husk formålet med en forretningsmails emnelinje: ikke at sælge, men at give identifikation og søgning.

Brevets tekst

Der findes mange vejledninger til at skrive tekster til forskellige sager liv. For eksempel har Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin og andre mestre af ord en masse nyttige oplysninger. Jeg råder dig til at læse deres artikler, i det mindste for at forbedre den generelle læsefærdighed og forbedre den overordnede stil af skriftlig tale.

I processen med at skrive et brev skal vi træffe flere beslutninger i rækkefølge.

Et spørgsmål om høflighed . I begyndelsen af ​​brevet kan du sløre til hygge eller endda ømhed i ånden af ​​"Min kære Rodya, det er mere end to måneder siden, jeg talte med dig skriftligt, hvilket jeg selv led af og endda ikke sov nogle nætter, tænker." Meget høflig og meget bekostelig, både i forhold til tid til at skrive sådan en introduktion, og i forhold til samtalepartnerens tid til at læse den. Korrespondance er forretning, husker du? Ikke et essay i epistolærgenren til en konkurrence eller et brev til Raskolnikovs mor, men forretningskorrespondance.

Vi respekterer vores tid og modtagerens!

Det giver kun mening at præsentere dig selv og huske omstændighederne ved dit bekendtskab i det første brev sendt efter et flygtigt møde på en udstilling. Hvis dette er en fortsættelse af samarbejde eller løbende korrespondance, skriver vi i dagens første brev: "Hej, Ivan", i det andet og efterfølgende: "Ivan, ...".

Appel . Jeg har altid været bekymret for spørgsmålet om, hvem man skal henvende sig til i et brev, hvis der er flere modtagere. For nylig skrev jeg et brev til tre piger ved navn Anna. Uden tvivl skrev jeg "Hej, Anna" og bekymrede mig ikke. Men sådan held er ikke altid tilfældet.

Hvad hvis der er tre eller endda syv modtagere, og de ikke har det samme navn? Du kan angive dem ved navn: "Goddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya og Pyotr Petrovich." Men det er langt og tager tid. Du kan skrive: "Hej, kolleger!"

For mig selv bruger jeg reglen om at navngive personen i feltet "Til". Og kontakt slet ikke dem i kopien. Denne regel giver dig også mulighed for mere præcist at bestemme (en!) modtageren af ​​brevet og formålet med dette brev.

Citation . Ofte er korrespondance en brevkæde med spørgsmål og svar - i et ord, en dialog. Det anses for god skik ikke at slette korrespondancehistorikken og skrive dit svar øverst i den citerede tekst, så du, når du vender tilbage til denne korrespondance en uge senere, nemt kan læse dialogen fra top til bund, faldende efter dato.

Af en eller anden grund er standardindstillingen i Mozilla "Placer markøren efter citeret tekst." Jeg anbefaler at ændre det i menuen "Værktøjer" → "Indstillinger". konto» → "Udarbejdelse og adressering". Det må være sådan.

Formålet med brevet . Forretningsbreve der er to typer:

• når vi blot informerer samtalepartneren (for eksempel en rapport om månedens arbejde);
• og når vi vil have noget fra samtalepartneren. Fx så han godkender vedlagte faktura til betaling.

Som regel er der mange gange flere opmuntrende breve end indberetningsbreve. Hvis vi vil opnå noget fra samtalepartneren, er det meget vigtigt at sige dette i et brev i klartekst. Opfordringen til handling skal være ledsaget af et navn og være den sidste sætning i brevet.

Forkert : "Porfiry Petrovich, jeg ved, hvem der hackede den gamle kvinde ihjel."

Højre : "Porfiry Petrovich, det var mig, der hackede den gamle kvinde ihjel, tag foranstaltninger til at arrestere mig, jeg er træt af at lide!"

Hvorfor skulle korrespondenten tænke på dig, hvad du skal gøre med dette brev? Når alt kommer til alt, kan han træffe den forkerte beslutning.

Signatur i teksten . Det må hun være. Desuden giver alle e-mail-klienter dig mulighed for at konfigurere automatisk signaturerstatning, for eksempel den klassiske "Med venlig hilsen ...". I Mozilla gøres dette i menuen "Værktøjer" → "Kontoindstillinger".

Hvorvidt man skal skrive kontakter i signaturen eller ej, er en personlig sag for alle. Men hvis du på nogen måde er forbundet med salg, så sørg for at skrive. Selvom handlen ikke finder sted som følge af kommunikation, vil du i fremtiden nemt blive fundet ved hjælp af kontakterne fra signaturen.

Til sidst, endnu en funktion af brevteksten for de samtalepartnere, der ikke kan lide (ikke kan, ikke vil, ikke har tid) til at besvare dine breve. Angiv venligst standarden i brødteksten. For eksempel, "Porfiry Petrovich, hvis du ikke kommer for at arrestere mig før fredag ​​kl. 12.00, så betragter jeg mig selv som amnesti." Selvfølgelig skal deadline være reel (du skal ikke sende teksten fra eksemplet fredag ​​kl. 11:50). Modtageren skal fysisk kunne læse og handle på dit brev. En sådan "tavshed" fritager dig for ansvaret for samtalepartnerens manglende reaktion. Som altid skal du gribe brugen af ​​denne funktion klogt an. Hvis en person svarer på dine breve til tiden og regelmæssigt, kan et sådant ultimatum, hvis det ikke støder ham, så stresse ham lidt eller føre til en beslutning om ikke at besvare brevet lige nu, men tvinge dig til at vente til fredag.

Vedhæftede filer

Breve kommer ofte med vedhæftede filer: CV, kommercielle forslag, estimater, tidsplaner, scanninger af dokumenter - meget praktisk værktøj og samtidig en kilde til populære fejl.

Fejl : enorm investeringsstørrelse. Jeg modtager ofte e-mails med vedhæftede filer på op til 20 MB. Som regel er der tale om scanninger af nogle dokumenter i TIFF-format, med en opløsning på 600 dpi. Korrespondentens e-mail-program vil næsten helt sikkert fryse i flere minutter i et forgæves forsøg på at indlæse en forhåndsvisning af den vedhæftede fil. Og gud forbyde, at modtageren forsøger at læse dette brev på en smartphone...

Personligt sletter jeg straks sådanne breve. Vil du ikke have, at din e-mail havner i papirkurven, før den er læst? Tjek størrelsen af ​​investeringen. Det anbefales, at det ikke er mere end 3 MB.

Hvad skal man gøre, hvis det overstiger?

• Prøv at omkonfigurere din scanner til et andet format og opløsning. For eksempel producerer PDF og 300 dpi ganske læsbare scanninger.
• Tænk på programmer som WinRar eller 7zip archiver. Nogle filer komprimeres perfekt.
• Hvad skal man gøre, hvis vedhæftningen er enorm, og du ikke kan komprimere den? Eksempelvis vejer en næsten tom regnskabsdatabase 900 MB. Cloud informationslagringstjenester vil komme til undsætning: Dropbox, Google Drev og lignende. Nogle tjenester, såsom Mail.ru, konverterer automatisk enorme vedhæftede filer til links til Sky lagring. Men jeg foretrækker selv at administrere mine oplysninger, der er gemt i skyen, så jeg byder ikke automatisering fra Mail.ru velkommen.

Og endnu en ikke helt indlysende anbefaling om investeringer - deres Navn . Det skal være forståeligt og acceptabelt for modtageren. Engang lavede vi mad i selskab Salgstilbud i navnet... lad det være Fjodor Mikhailovich Dostojevskij. Jeg modtog et brev fra lederen med et udkast til CP til godkendelse, og den vedhæftede fil indeholdt en fil med navnet "ForFedi.docx". Lederen, der sendte mig dette, havde en dialog, der lød sådan her:

Kære leder, er du personligt klar til at henvende dig til denne respekterede mand og kalde ham Fedya for hans ansigt?

På en eller anden måde, nej, han er en respekteret mand, alle kalder ham ved hans fornavn og patronym.

Hvorfor kaldte du den vedhæftede fil "For Fedi"? Hvis jeg sender det til ham lige nu, tror du så han vil købe økser af os ved hjælp af denne CP?

Jeg skulle omdøbe den senere...

Hvorfor forberede en tidsindstillet bombe - afslag potentiel kunde- eller skab til dig selv ekstra arbejde at omdøbe filen? Hvorfor ikke straks navngive den vedhæftede fil korrekt: "For Fyodor Mikhailovich.docx" eller endnu bedre - "KP_Sky_Axes.docx".

Så vi har mere eller mindre sorteret e-mail som et "ansigt". Lad os gå videre til at se på e-mail som et værktøj. effektivt arbejde og lad os tale om dens distraherende komponent.

Arbejde med bogstaver

E-mail er en kraftig distraktion. Som med enhver distraktion skal e-mail håndteres ved at stramme regler og indføre arbejdsplaner.

Du skal som minimum slå ALLE notifikationer om postankomster fra. Hvis e-mail-klienten er konfigureret som standard, vil du blive underrettet med et lydsignal, et ikon ved siden af ​​uret vil blinke, og en forhåndsvisning af bogstavet vil blive vist. Kort sagt, de vil gøre alt for først at rive dig væk fra omhyggeligt arbejde og derefter kaste dig ned i afgrunden af ​​ulæste breve og uviste forsendelser – minus en time eller to fra dit liv.

Nogle mennesker har en stærk viljestyrke, der tillader dem ikke at blive distraheret af meddelelser, men almindelige mennesker Det er bedre ikke at friste skæbnen og slukke dem. I Mozilla Thunderbird gøres dette via menuen "Værktøjer" → "Indstillinger" → "Generelt" → "Når nye meddelelser vises."

Hvis der ikke er nogen underretninger, hvordan kan du så forstå, at der er kommet et brev?

Meget simpelt. Du selv sætter bevidst tid af til at sortere i din mail, åbne din e-mail-klient og se alle de ulæste beskeder. Dette kan gøres to gange om dagen, for eksempel til frokost og om aftenen, eller under tvungen nedetid, for eksempel i trafikpropper.

Folk spørger ofte, hvad med svartider og presserende breve? Jeg svarer: du har ikke hastebreve på din post. Medmindre du arbejder i kundesupportafdelingen (denne afdeling har sine egne regler for arbejde med post).

Hvis der er hastebreve, vil afsenderen give dig besked herom via andre kanaler - telefon, SMS, Skype. Så vil du bevidst gå ind i din e-mail-klient og behandle hastepost. Alle tidsstyringsguruer (for eksempel Gleb Arkhangelsky med hans "Time Drive") erklærer et standardsvar på e-mail inden for 24 timer. Dette er en normal regel for god opførsel - ikke at forvente øjeblikkelige svar via e-mail fra din samtalepartner. Hvis der er et presserende brev, så giv besked om det gennem hurtigere kommunikationskanaler.

Så vi deaktiverede meddelelser og tænder nu e-mail-klienten i henhold til vores tidsplan.

Hvad skal vi gøre, når vi går til posten og deltager i en aktivitet, der hedder "sortere e-mail"? Hvor er begyndelsen og slutningen af ​​dette arbejde?

Jeg har hørt meget om nul-indbakke-systemet, men desværre har jeg ikke mødt en eneste person, der bruger det. Jeg var nødt til at genopfinde mit hjul. Der er artikler om dette emne om Lifehacker. For eksempel, " ". Nedenfor vil jeg tale om nul indbakke systemet i min fortolkning. Jeg ville være taknemmelig, hvis GTD-guruer ville kommentere og tilføje eller forbedre det beskrevne system.

Det er vigtigt at forstå og acceptere, at e-mail ikke er en opgaveplanlægger eller et arkiv for dine aktiviteter. Derfor bør mappen Indbakke altid være tom. Når du begynder at sortere i din indbakke, skal du ikke stoppe eller blive distraheret af noget, før du har tømt denne mappe.

Hvad skal du gøre med e-mails i din indbakke? Du skal gennemgå hvert bogstav i rækkefølge og slette det. Ja, bare fremhæv og tryk på Delete på dit tastatur. Hvis du ikke kan få dig selv til at slette brevet, skal du beslutte, hvad du skal gøre med det.

1. Kan du svare på det på tre minutter? Behøver jeg at svare på det? Ja, det er nødvendigt, og svaret vil ikke tage mere end tre minutter, så svar straks.
2. Du skal svare, men at forberede et svar vil tage mere end tre minutter. Hvis du bruger en opgaveplanlægger, der giver dig mulighed for at konvertere en e-mail til en opgave, skal du gøre e-mailen til en opgave og glemme det for et stykke tid. Jeg bruger fx den helt vidunderlige tjeneste Doit.im. Det giver dig mulighed for at generere en personlig e-mailadresse: du videresender brevet til den, og det bliver til en opgave. Men hvis du ikke har en opgaveplanlægger, skal du flytte bogstavet til undermappen "0_Run".
3. Efter hurtigt at have svaret på et brev, omdannet det til en opgave eller blot læst det, skal du beslutte, hvad du skal gøre med denne besked næste: slet den eller send den til en af ​​mapperne til langtidsopbevaring.

Her er mapperne til langtidsopbevaring Jeg har.

• 0_Udfør. Jeg har ikke sådan en mappe, men hvis du ikke har en planlægger, jeg gentager, du kan lægge breve, der kræver detaljeret arbejde her. Denne mappe skal også rengøres regelmæssigt, men med en tankevækkende tilgang på et tidspunkt, der er specielt afsat til dette.
• 1_Ref. Det er her jeg sætter breve fra baggrundsinformation: velkomstbreve med logins fra forskellige webtjenester, billetter til kommende fly og så videre.
• 2_Projekter. Her opbevares et korrespondancearkiv om partnere og projekter, som der er aktuelle relationer til. Der er naturligvis lavet en særskilt mappe for hvert projekt eller partner. I partnerens mappe lægger jeg ikke kun breve fra hans medarbejdere, men også breve fra Neb-medarbejdere relateret til denne partner. Meget praktisk: om nødvendigt er al korrespondance om projektet ved hånden med et par klik.
• 3_Museum. Det er her, jeg har lagt de bogstaver, som det ville være ærgerligt at slette, og fordelen ved dem er ikke indlysende. Også mapper med lukkede projekter fra "2_Projects" migrerer hertil. Kort sagt, "Museet" gemmer de første kandidater til fjernelse.
• 4_Dokumenter. Her er breve med elektroniske prøveeksempler på dokumenter, der kan være nyttige i fremtiden til regnskab, for eksempel afstemningsrapporter fra kunder, billetter til taget ture. Mappen har mange ligheder med mapperne "2_Projects" og "1_Reference", kun regnskabsoplysninger gemmes i den, og ledelsesoplysninger gemmes i mappen "2_Projects". I "4_Documents" er der død information, og i "2_Projects" er der live information.
• 5_Viden. Her lægger jeg kun rigtig brugbare nyhedsbreve, som jeg vil vende tilbage til efter et stykke tid for inspiration eller for at finde løsninger.

Der er andre e-mail-klientindstillinger, der er vigtige for driften af ​​dette system. For det første er der som standard i Thunderbird et afkrydsningsfelt "Mark meddelelser som læst". Jeg foretrækker at gøre dette bevidst, så ned med flaget! For at gøre dette skal du gå til menuen "Værktøjer" → "Indstillinger" → "Avanceret" → "Læsning og visning".

For det andet bruger vi filtre . Tidligere brugte jeg aktivt filtre, der automatisk videresendte breve til de relevante mapper baseret på afsenderens adresse. For eksempel blev breve fra en advokat flyttet til mappen "Advokat". Jeg har opgivet denne tilgang af flere grunde. For det første: breve fra en advokat vedrører i 99 % af tilfældene et eller andet projekt eller partner, hvilket betyder, at de skal flyttes til mappen hos denne partner eller projekt. For det andet: Jeg besluttede at tilføje opmærksomhed. Du skal selv bestemme, hvor et bestemt brev skal opbevares, og det er mere bekvemt kun at lede efter ubehandlede beskeder ét sted – i indbakken. Nu bruger jeg kun filtre til at distribuere automatiske almindelige breve fra forskellige systemer, altså breve, der ikke kræver, at jeg træffer beslutninger. Filtre i Mozilla Thunderbird konfigureres i menuen "Værktøjer" → "Beskedfiltre".

Så når den rigtige tilgang E-mail bør tage fra 10 til 60 minutter om dagen, afhængigt af mængden af ​​korrespondance.

Ja, og en ting mere. Har du allerede slået meddelelser fra om ankomsten af ​​nye breve fra? ;)

Efter min erfaring er der to hovedmuligheder i korrespondance.

Det første er et "koldt brev", når der skrives et brev til en ny kontakt, eller der indledes kommunikation med en adressat, med hvem der var en pause i kommunikationen. Og det andet er, når du skriver et brev til en eller dem, som du er i ret tæt kontakt med.

I tilfælde af et "koldt" brev er det bedre at ledsage brevet med et opkald. Uanset hvor godt et "koldt" brev er sammensat, hvis det kom fra fremmed, er der en stor chance for, at det bliver udskudt til senere og måske helt glemt. Et opkald eller for eksempel en besked på Skype vil give dig mulighed for at etablere en indledende forbindelse og motivere dem til at læse dit brev.

Korrespondance med kolleger, som du kommunikerer mere eller mindre ofte med, er naturligvis en helt anden. De vil selvfølgelig forsøge at læse brevet fra dig. Men der er også en chance for, at brevet ikke bliver bemærket i det generelle flow. Dette sker oftest for mig, hvis afsenderen er for doven til at skifte emne for brevet. Et sådant brev, med et irrelevant emne, forbliver ulæst i lang tid, og overføres derefter blot til arkivmappen. Jeg bryder mig heller ikke om lange bogstaver, når der er flere vigtige emner forsøger at beskrive det hele på én gang. Det er ubelejligt at besvare sådan et brev. Og det kan være svært at læse til ende, for allerede første del kræver en eller anden form for handling. Det er bedre at opdele et sådant brev i flere, med en hovedidé i hver.

Jeg vil gerne supplere mine kollegers meninger. Nogle gange forekommer det mig, at niveauet af internetkendskab og korrespondancekultur kun falder fra år til år. Måske er budbringere skyld i dette, hvem ved? Hvis den ret mærkelige opførsel i e-mail selv for fem eller to år siden, kunne man tilgive lederen af ​​et kemisk anlæg fra Kirovo-Chepetsk, svare ham med et smil af forståelse og let storbyens snobberi. Nu, da jeg modtager et brev fra unge og succesrige fyre, er jeg modløs. Nedenfor er min subjektive (holivar) TOP over ting, der er irriterende i korrespondance.

1. 97 bogstaver i en kæde. Lige i dag modtog jeg sådan en tråd, den har stået på i et år nu, og allerede med den tredje ansvarlige leder. Min gmail nægter at åbne dette mirakel, især på mobilen.

2. Hundrede personer i kopien. Det er meget imponerende, når de føjer det til en kopi generaldirektør, direktionssekretæren, alle kolleger fra naboafdelinger, samt alle pårørende op til tiende generation. Men vi er ikke til et bryllup, ved Gud.

3. Selvom antallet af deltagere i korrespondancen er lille, udvikler det sig ofte til en diskussion om smeltningen af ​​en elsket hund, uvæsentlige detaljer eller noget i stil med "Nøj med den første eller anden!" Skriv ok, hvem er enig. Facepalm.

4. God dag. Nå hvad kan jeg sige. Jeg ved ikke engang hvordan jeg skal kommentere dette. Jeg har en fornemmelse af, at de mennesker, der skriver dette, alle er MLMere eller charlataner.

5. Underskrifter. Jeg vil endda fremhæve to underpunkter for dem. Ingen tre!

5.1 Lange signaturer med regalier, ifølge mine observationer, fører til en ublu tid og en enorm mængde fritid. Ideelt set skulle der også være logoer fra forskellige firmaer på hælene.

5.2 Udskriv ikke dette brev. Lad os redde træerne. Jeg vil fortælle dig en hemmelighed, hvis der er flere træer, skal de plantes i stedet for morgenløb. Og effekten er den samme og gavnlig for planeten. Troede samtalepartneren virkelig, at jeg ville printe hans brev?

5.3 Underskrifter på et ikke-ortodoks sprog. Helt ærligt, hver gang jeg ser det - med venlig hilsen, jeg vil gerne google oversættelsen og glemme det. Jeg spekulerer på, hvordan det stadig er oversat?

5.4 Citér venligst korrespondancen, ellers har jeg hukommelsesproblemer. Jeg råder sådanne mennesker til at få mere søvn og afholde sig fra fester og stoffer i weekenden.

Det har du sikkert allerede bemærketefter at have modtaget breve fra nogle forfatterei sektionen "til" er der en liste over flere dusin e-mails forskellige mennesker. Desuden gav hverken du eller disse personer deres samtykke til, at disse e-mails blev "eksponeret". Naturligvis vil nogle af modtagerne afmelde sig denne mailingliste (vi er alle trætte af strømmen af ​​spam til vores e-mails). Men én ting er sikkert – alle modtagere vil behandle nyhedsbrevets forfatter som en uprofessionel person. Og de vil næppe gå med til at acceptere hans tilbud.

Lad os overveje denne mulighed ved at bruge eksemplet med den mest populære e-mail-adresse til virksomhedsforsendelser: gmail.com

Typisk bruger du vinduet Skriv til at sende en e-mail. Ved at klikke på det, ser du et nyt "Ny besked" vindue, hvor du indsætter alt, hvad der er nødvendigt for at oprette og sende selve brevet.

Vi indsætter normalt vores modtageres e-mails i vinduet "Modtagere".

Kopi betyder "nøjagtig kopi". Dette felt bruges, når du blot ønsker at sende en e-mail til en, der ikke er den primære modtager. På denne måde kan du holde personen i løkken, mens du fortæller dem, at de ikke behøver at svare på mailen. Men alle modtagere af dette brev ser hinandens adresser (og endda navne).

Brug af dette felt er således en af de bedste måder at sende et brev et stort antal mennesker og bevare fortroligheden. Det betyder, at du ikke vil ødelægge dit forhold til dem. Ved at bruge denne funktion kan du indsætte op til 30 e-mails. Det betyder, at du med et enkelt klik på en knap kan sende dette brev til 30 modtagere på én gang, uden at vise deres e-mails.

Og om nødvendigt kan du indsætte et billede i brevets brødtekst ( 4 ) eller vedhæft en fil ( 5 ).

Det er denne mail, der giver maksimalt beløb redigeringsmuligheder.

På samme måde kan du sende et brev til flere modtagere på samme tid via yandex.ru mail.

Klik på "Skriv" og derefter i vinduet "Til" ( 1 ) indsæt den første modtagers e-mail, og vælg derefter funktionen "Kopier" ( 2 ) eller "Bcc" ( 3 ). Afhængigt af om du ønsker, at alle modtagere af dit brev skal se alle e-mails eller bevare deres ret til fortrolighed af adresser, skal du vælge en af ​​funktionerne. For at tilføje hver næste e-mail til listen skal du klikke på knappen med billedet af en mand med et plustegn foran ( 4 ). Så kan du vælge dine almindelige modtagere fra rullelisten eller indtaste deres e-mails manuelt.

Billeder kan downloades fra Yandex Disk, og filer kan vedhæftes som normalt.

Klik på "Skriv" knappen, et vindue vises, hvor når du klikker med musen i "Til" vinduet ( 1 ), vises en rulleliste med en liste over dine almindelige modtagere ( 2 ). Du kan vælge fra denne liste, hvad du har brug for. Eller indsæt blot den ønskede e-mail destination manuelt.

15 regler for rimelig korrespondance 1. december 2016

Nå, lad os formulere et par stykker brugbare regler. Lær dine kolleger og... øh... andre partnere at følge dem, og fred og ro vil komme til din post. Og måske ikke kun i hende.

1. Medmindre dit job udtrykkeligt er at svare på e-mails hurtigt, . Det er kun dig, der bestemmer med hvilken hastighed og hvem du skal svare, og ikke den, der kræver svar fra dig med det samme (medmindre dette er din/store chef, som det er farligt at komme i konflikt med, men han kan også trænes til ikke at forvente hurtigt svar). Der er mange grunde til, at du ikke skal skynde dig med at skrive et svarbrev – du har travlt, brevet kræver forberedelse eller omtanke mv. Der er virkelig presserende og vigtige spørgsmål, men selv for dem skal du høfligt blive bedt (!) om at reagere hurtigt og ikke kræve et øjeblikkeligt svar. Alle ledere bør [prøve] at overholde denne regel i forhold til deres underordnede (og det er virkelig svært, tro mig), undtagen i tilfælde af direkte skriftlig ordre.

2. Skriv ikke lange breve. Rådene virker banale, men fra tid til anden har vi alle lyst til at skrive en kilometerlang besked (vi vil betragte dette som en tekst med mere end 5 sætninger). Hold tilbage. Ingen kan lide at læse lange breve, og hvis du ikke specifikt ønsker at forårsage irritation, så lad være. Denne regel gælder ikke for præsentation af tekniske problemer eller detaljeret løsning, men selv i sådanne tilfælde skal du være kortfattet.

3. Undgå unødvendigt, understreger jeg – unødvendigt! - "Tak skal du have". Forestil dig, at du har bedt nogen om at sende dig et vigtigt dokument (og af en eller anden grund kan det ikke sendes på en netværksshare eller overføres på anden måde). Personen svarede på din anmodning og sendte dokumentet. Du skriver tilbage: "Tak." Medmindre dette er en smuk ung dame, der er følsom over for tegn på opmærksomhed, er der ingen grund til at skrive sådan.
Ved du, hvor meget en kontormedarbejder bruger på at sortere post? Cirka en tredjedel af min arbejdstid! Hvis du ikke ønsker at være involveret i dette mareridt i livet for et medlem af dit (eller endda et nabohold), er der ikke behov for "tak". Hvis det forekommer dig, at det er vigtigt for en person at vide, om du har modtaget et dokument eller ej, slap af - som standard er han ligeglad. Og det er rigtigt - du har brug for dokumentet, ikke ham. Som en sidste udvej vil han bede dig om at bekræfte modtagelsen. Den bedste taknemmelighed er ikke at tilstoppe en andens indbakke.

4. Formuler dine tanker mere klart. Inden du sender et brev, skal du tænke over, om tanken, spørgsmålet eller anmodningen i det er klar nok? Sæt dig selv i personens sted, du skriver til. Vil han finde ud af det? Ikke alle er lige så kloge og kyndige som dig.

5. Skriv ikke breve, hvis du ikke skal. Tænk, er det muligt at undvære dette brev helt? Når man starter et projekt, er det første, de gør, at vurdere risiciene for dets fiasko. Gå til brevet på samme måde: vurder risikoen ved ikke at skrive brevet; vil nogens arbejde virkelig lide?

6. i hænderne på lederen. Så meget desto større grund til at bruge dette værktøj efter hensigten - hvem du end eskalerer problemet til, bør modtage det fra dig Kort beskrivelse og tilgange til løsning.
I vores land kan de godt lide at eskalere problemet ved blot at kopiere deres overordnede. Dette er dumhed, ikke eskalering.

7. Prøv kun at skrive breve til dem, de vedrører. Ofte, af frygt, usikkerhed eller uvidenhed, kopierer medarbejdere alle, hvis navn kommer til at tænke på. Jeg forsøger personligt generelt ikke at læse breve, hvor jeg ikke er adressat. Hvis jeg er copy-pasted, tolker jeg det som "se, måske er du også interesseret i dette emne." Nej, ikke rigtig, tak, jeg har noget at lave.
Et andet problem er en krænkelse af sund fornuft. Hvis du diskuterer et problem med et kundeprojekt, skal du først diskutere det internt. Der er ingen grund til straks at forbinde ham med korrespondance.

8. Tjek din e-mail fra tid til anden - regelmæssigt, men ikke konstant. Lad være med at stirre på den gule kuvert, du ser ikke en løn der hver dag. Udover at læse mail skal du (som minimum) også arbejde og tænke.

9. Tilføj ikke personer til din samtale, hvis de ikke har bedt om det. Jeg elsker pludselig at modtage et brev med en diskussion for et par dusin mennesker, der har stået på i en uge, og spørgsmålet "hvad fanden?" folk er oprigtigt overraskede: "Det hele står der! Læs det selv!" Ja, nu er de flygtet. Hvis du ønsker noget fra mig, så giv mig specifikke oplysninger og specifikt spørgsmål. Du kan stadig rulle ned et par bogstaver, men mere er en direkte mangel på respekt.

10. Jeg er personligt imod BCC. Hvis du ikke åbenlyst kan sende et brev til en person, skal du heller ikke sende det hemmeligt.

11. En anden regel, som jeg selv ofte, desværre, bryder, er proceduren for at analysere ulæste bogstaver. Det er bedre ikke at læse korrespondancehistorien, men at starte fra toppen med de seneste bogstaver. På den måde sparer du meget tid - ofte er det problem, der blev formuleret i et brev for et par dage eller timer siden, allerede enten løst, bliver løst eller ikke længere relevant. "Sidst til at komme, først til at gå."

12. Der er mennesker, der tror, ​​at hvert brev kræver et svar. For eksempel skriver en leder til en medarbejder: "Tænk på, hvordan vi hurtigt kan løse problem A." En time senere mødes de på vej på toilettet, og medarbejderen forklarer, hvordan han vil løse problemet, og lederen er enig. Endnu en time senere modtager medarbejderen et brev "Vi har netop aftalt, at vi løser opgave A på sådan og sådan måde." Det er rimeligt hvis vi taler om virkelig vanskelig opgave. Men det er bestemt ikke værd at skrive dette om alle sludder.
Ligeledes er medarbejderen ikke forpligtet til at svare på brevet - problemet blev diskuteret og løst (vi vil ikke her tale om situationer, hvor lederen og/eller medarbejderen er idioter eller slyngler; de kan selvfølgelig ikke undgås uden en skriftlig optagelse af hvert nys).

13. Du bør ikke indsætte billeder, for eksempel et firmalogo, i din signatur. Enten bliver det vist forkert, eller også bliver det for farverigt og irriterende. Du bør især ikke gøre dette, hvis du arbejder for en intern kunde. Han ved allerede, hvordan logoet ser ud, og det er usandsynligt, at han vil forveksle dig med en anden.
Det er også irriterende, når folk skriver to underskrifter i ét bogstav - på russisk og engelsk, og med fejl i begge versioner.
Åh, ja, hvis du fik en ph.d. i din ungdom, behøver du ikke skrive om det, medmindre du er ansat i en videnskabelig organisation. Jeg er personligt ligeglad med, om systemadministrator Petrov har en ph.d. - så længe internettet fungerer.)

14. Der er ingen grund til at forurene andres postkasser med breve for at afklare forholdet. Find ud af dem personligt eller i privat korrespondance. Det mest modbydelige er bogstaver i stil med "men du er lort", "tak for din direktehed, men nej, du er lort, og din afdeling er også lort." Og det kan vare i uger.

15. Læsefærdighed er vigtig. Endnu en gang: læsefærdighed er vigtig. Hvis du ikke er sikker på dit, så tjek brevet med en stavekontrol, før du sender. Ellers virker simple formler: et analfabetbrev fra en leder til en underordnet - latter og respektløshed; et analfabetbrev fra en underordnet til en leder - irritation og klager over kvalifikationer; et analfabetbrev på ét niveau i hierarkiet - et fald i en kollegas autoritet i andres øjne.
Er du interesseret i læsefærdigheder? Jeg forstår ikke, hvorfor du læser dette indlæg til slutningen.))

Det virker som om jeg ikke har glemt noget. Eller vil du tilføje?)

Instruktioner

Hvis der skal sendes e-mails du bruger et program installeret på din operativ system(For eksempel, Microsoft Outlook eller The Bat!), så kør den og opret en besked, som du vil sende til flere modtagere.

Angiv e-mailadresserne på alle modtagere i feltet Til. Skriv dem på én linje, adskilt af et komma og et mellemrum. Du kan bruge et semikolon (;) i stedet for et komma. Hvis alle de adresser, du har brug for, er i adressebogen på din e-mail-klient, kan du bruge den i stedet for manuelt at indtaste den. Afhængigt af hvilket program du bruger, kan denne handling organiseres på forskellige måder - for eksempel i The Bat-applikationen skal du klikke på ikonet i højre side af feltet "Til", og derefter trække alle i vinduet, der åbnes. de nødvendige adresser fra venstre felt til højre. En anden mulighed er at markere afkrydsningsfelterne for de ønskede listelinjer og derefter klikke på højre pileknap.

Du kan bruge felterne Cc og Bcc på samme måde. Den største forskel mellem at placere en liste over modtagere i felterne "Til" og "Cc" er sorteringsrækkefølgen og letheden ved at søge efter allerede sendte beskeder. Hvis du senere skal finde teksten i denne besked, er det nemmere at søge efter den efter hovedmodtageren i feltet "Til" frem for hele listen, som er bedre placeret i feltet "Cc". "Bcc"-linjen adskiller sig fra "CC"-linjen ved, at listen placeret i den ikke vil være synlig for nogen modtagere.

Klik på send-knappen for en forberedt besked med en udfyldt liste over modtagere, og applikationen begynder at sende beskeden.

Hvis du bruger en e-mail-tjeneste, der er hostet på en internetserver (f.eks. Gmail.com eller Mail.ru), skal udfyldning af felterne beskrevet i andet og tredje trin ske i browseren, og deres navne og formål er normalt det samme med dem der bruges i mail klient. Hvis din e-mail-tjeneste er gratis, har den højst sandsynligt en grænse for antallet af modtagere - for eksempel bør Mail.ru ikke overstige 15. Tjek de tilsvarende begrænsninger for din tjeneste, før du sender beskeder.

Kilder:

• Sådan sender du 1000 e-mails e-mail

Det sker, at du skal sende flere Beskeder på en gang. Det er normalt sådan, vittigheder, meddelelser og anden information distribueres. Der er specielle tjenester og programmer til dette. De sender dine beskeder i et snuptag.

Du får brug for

• - computer;
• - Internet;
• - ePochta Mailer 4.2 program
• - derudover programmet ePochta Subscription Manager

Instruktioner

Du kan for eksempel registrere dig på hjemmesiden pistonposter.сom. Denne service er stabil. Her har du mulighed for at lave dine egne blogs. Gå til afsnittet "Projekter". Indtast din tekst, som du planlægger at distribuere. Du kan også finde handlingsmuligheden, hvorunder der er flere ikoner. Vælg et bladbillede. Vinduet Send besked vises. Angiv, hvor og til hvem din vil blive sendt, og klik på knappen "Send".

I Socialt netværk Vkontakte kan også sendes til flere på samme tid Beskeder. For at gøre dette skal du gå til sektionen "Mine beskeder" og klikke på knappen "Skriv en besked". Indtast den tekst, du skal bruge, og vælg dem, du vil sende dine breve til, i feltet "Modtager".

ePochta Mailer 4.25 – til afsendelse Beskeder. Hun tillader masseudsendelser adressater. Download og installer det på . Du kan finde det på webstedet soft.softodrom.ru. Importer de nødvendige e-mails og navne på dine modtagere til den. Tilføj den tekst, der skal sendes. Klik derefter på knappen "Start". Inden for et par sekunder vil alle beskeder blive leveret.