Personalo apskaita Kartu su buhalterine ir mokesčių apskaita leidžia atspindėti patikimą informaciją, reikalingą visapusiškam įmonės funkcionavimui. Šio tipo apskaitos ypatybės, taip pat pagrindiniai su ja susiję dokumentai bus aptarti mūsų straipsnyje.

Personalo apskaitos tvarkymas

Priežiūra personalo įrašai apima didelio kiekio dokumentacijos, kuri atspindės informaciją tiek atskirai kiekvienam darbuotojui, tiek visai įmonei, parengimą, taip pat tvarką reglamentuojančių taisyklių sukūrimą. darbo veikla.

Priežiūra personalo įrašai reiškia darbuotojų skaičiaus registravimą, o tai įmanoma tik kokybiškai stebint visus judesius. Pagrindinė užduotis personalo įrašai yra dokumentinių įrodymų apie vienokį ar kitokį darbuotojo judėjimą, pradedant nuo priėmimo į darbą, perkėlimo į kitas pareigas, atostogų įregistravimu ir baigiant atleidimu, parengimas.

tikrai, personalo apskaita tačiau galima atlikti rankiniu būdu personalo įrašai per paraišką programinė įranga leidžia sutrumpinti dokumentacijos rengimo laiką, ypač jei įmonėje daug darbuotojų.

HR dokumentai

Dokumentacija personalo įrašai Jie gali būti privalomi, kurių rengimą numato Rusijos Federacijos darbo kodeksas, arba neprivalomi.

Į reikalingus dokumentus personalo įrašai susieti:

• įsakymas dėl darbo (T-1);
• sutartis su darbuotoju (TD-1);
• darbo knyga (Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. nutarimas Nr. 225 „Dėl darbo knygų“);

Daugiau informacijos apie darbo knygų dizainą rasite medžiagoje .

• darbuotojo asmens kortelė (T-2);
• vertimo dokumentai (T-5);
• įsakymas dėl atostogų įregistravimo (T-6);
• atostogų grafikas (T-7);
• personalas (T-3);
• darbo laiko apskaitos žiniaraštis (T-12);
• įsakymas dėl atleidimo iš darbo (T-8).

Dauguma personalo dokumentų turi vieningą formą. Darbdavys turėtų savarankiškai parengti kai kuriuos dokumentus:

• kolektyvinė sutartis;
• vidinės tvarkos taisyklės;
• darbo užmokesčio nuostatai;
• nuostatai dėl darbuotojų asmens duomenų;
• darbo apsaugos taisyklės;
• premijų nuostatai;

Informaciją apie personalo dokumentų saugojimo terminus rasite medžiagoje .

SVARBU!Pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 8 straipsniu, organizacijos sukurtos nuostatos, pažeidžiančios darbuotojo teises, negali būti naudojamos darbo santykiams reguliuoti.

Visus personalo darbuotojo parengtus apskaitos dokumentus tvirtina organizacijos vadovas. Po to darbuotojas turi su jais susipažinti ir pasirašyti.

Pažymėtina, kad kai kuriose situacijose galima išvengti personalo dokumentų rengimo: pavyzdžiui, nebūtina rengti pareigybių aprašymų, jei darbo sutartyje jau yra numatytas darbuotojo funkcionalumas. Tas pats pasakytina ir apie atlyginimo sąlygą, kurios rengimas taip pat nėra būtinas, jei sutartyje nurodytos būsimos darbuotojo pajamos.

Tam tikro dokumento buvimas personalo apskaitoje priklauso nuo konkretaus darbuotojo ir visos įmonės darbo specifikos. Jei įmonė numato pamaininį darbą, tuomet reikėtų sudaryti pamainų grafiką. Atliekant darbo pareigas didelio slaptumo objektuose, sutartyje turėtų būti įrašyta sąlyga dėl komercinių paslapčių išsaugojimo, taip pat atitinkama nuostata, kurioje būtų nustatyta susipažinimo su paslaptimis tvarka, atsakomybė už tai. atskleidimas, taip pat tokios prieigos nutraukimo sąlygos. Su darbuotoju būtina sudaryti visiškos finansinės atsakomybės sutartį, jei jis susijęs su vertingu kroviniu ar daiktais.

Atsakomybė už pažeidimus tvarkant personalo apskaitą

Pagrindinė reguliavimo institucija, atsakinga už teisingą elgesį personalo įrašai, yra Valstybinė darbo inspekcija. Jis skirtas personalo operacijoms stebėti ir, jei personalo apskaita atliekami su pažeidimais, patraukti administracinėn atsakomybėn už darbo teisės aktų pažeidimą.

Išskiriamos šios atsakomybės rūšys (Rusijos Federacijos darbo kodekso 419 straipsnis):

• Administracinės – baudos pareigūnams ir įmonėms atsispindi str. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodeksas. Administracinė atsakomybė dažniausiai kyla nesant kokio nors būtino personalo dokumento arba jo nepateikus darbuotojo ar organizacijos reikalavimu.

Pavyzdys:Ivanovas I.A. nusprendė paimti paskolą. Norėdami tai padaryti, jam reikia darbo knygos kopijos ir 2-NDFL sertifikato. Darbdavys atsisakė pateikti darbo apskaitos žurnalo kopiją. Darbuotojas turi teisę apie neteisėtus darbdavio veiksmus pranešti darbo inspekcijai, kuri patrauks įmonei (jos pareigūnams) atsakomybę pagal 2010 m. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 5.39 str. nuo 1000 iki 3000 rublių.

• Civilinė teisė – bausmę numato str. 15, 151 ir sk. Rusijos Federacijos civilinio kodekso 59 str.

Pavyzdys:Petrovas S.F. buvo sužalotas darbe. Vadovaujantis str. Remiantis Rusijos Federacijos civilinio kodekso 1085 straipsniu, darbdavys privalo atlyginti prarastą darbo užmokestį darbuotojo buvimo gydymo metu, taip pat jo gydymo ir pasveikimo išlaidas.

• Baudžiamoji atsakomybė – numatyta BK str. 143 str. 145 str. 145.1 str. 146-147 str. Rusijos Federacijos baudžiamojo kodekso 215-217 str.

Be to, mokesčių administratorius gali pareikalauti dokumentų iš personalo tarnybų, kurių nepateikimas užtraukia atsakomybę pagal str. 126 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas

Rezultatai

Teisingai ir laiku personalo apskaita leidžia vadovybei padaryti įmonę efektyvesnę. Šiuo metu yra daug programinės įrangos įrankių, padedančių optimizuoti personalo dokumentų rengimo laiką ir pasiekti duomenų atspindėjimo tikslumą. personalasbuhalterinė apskaita.

Kiekviena įmonė turi darbuotojų, o tai reiškia, kad būtina tvarkyti personalo apskaitą. Didelėse organizacijose ji yra gerai įsitvirtinusi, tačiau tik pradedančioje įmonėje ją reikia kurti nuo nulio.

HR įrašų kūrimo etapai

Atsakomybė už HR įrašų kūrimą gali būti priskirta skirtingiems darbuotojams. Tai ir įmonės steigėjas, ir jos direktorius, ir buhalteris, ir biuro vadovas. Nepriklausomai nuo to, kam šis darbas patikėtas, kuriant įrašų tvarkymą reikia patirties ir žinių. Panagrinėkime personalo dokumentų tvarkymo organizavimo etapus.

Informacijos apie personalo dokumentų tvarkymą išsamumo tyrimas

Darbuotojui reikės šių išteklių:

• Norminiai aktai: darbo teisė, personalo dokumentacija. Turi būti visi standartai naujausias leidimas. Jie reikalingi, kad būtų laikomasi įstatymų, rengiant personalo įrašus.
• Vadovai, knygos apie darbą biure.
• Personalo apskaitos tvarkymo programa. Labiausiai paplitęs yra 1C. Tačiau, be jo, yra daug kitų programų, įskaitant tas, kurios savo funkcionalumu yra pranašesnės už 1C. 1C privalumas – kiekviename mieste yra sistemų priežiūros specialistų.

Visą informacinę medžiagą galima gauti nemokamai, tačiau programą teks įsigyti.

Steigimo dokumentacijos tyrimas

Darbuotojas, organizuojantis biuro darbą, turi paimti iš vadovo steigiamųjų dokumentų kopijas. Personalo dokumentacija sudaroma būtent jų pagrindu. Informacija apie direktoriaus samdymo tvarką paimta iš Chartijos. Čia taip pat galite pamatyti kitas įdarbinimo sąlygas:

• Steigimo procedūra darbo užmokesčio.
• Darbo sutarties sudarymo trukmė.

Chartijoje gali būti nustatyta pagrindinių specialistų samdymo, steigimo tvarka personalo stalas.

Dokumentų sąrašo nustatymas

Reikalingų dokumentų sąrašas turi būti suderintas su vadovybe. Būtent su direktoriumi reikia aptarti norimas sąlygas vidaus nuostatuose ir vidaus reglamentuose. Pažvelkime į dokumentus, kuriuos reikia užpildyti:

• Įsakymai, susiję su darbuotojo veikla. Pavyzdžiui, tai gali būti įsakymai dėl priėmimo į darbą, atleidimo iš darbo ar perkėlimo į kitas pareigas. Šie dokumentai bus saugomi 75 metus.
• Personalo užsakymai. Popieriaus galiojimo laikas 3-5 metai.
• , kuriame įvedama informacija apie darbuotojus.
• Darbo sutartys.

Įmonė privalo pateikti šiuos dokumentus, nepaisant jos dydžio.

Direktoriaus įdarbinimas

Generalinis direktorius yra pirmasis įmonės darbuotojas. Jei darbuotojas stoja į tarnybą konkurso tvarka, su juo sudaroma sutartis darbo sutartis. Sutartį sudaro renkamo organo pirmininkas.

Jei įmonė turi steigėjų, su jais pasirašoma sutartis. Jei vadovas yra ir steigėjas, ir individualus verslininkas, jis pasirašo sutartį ir darbuotojui, ir darbdaviui. Dokumente turi būti nurodyta data, nuo kurios direktorius eina pareigas.

Pagrindinės dokumentacijos ruošimas

Turėsite parengti keletą dokumentų:

• personalo darbo grafikas;
• įmonės darbo tvarkos taisyklės;
• kiti vidaus reglamentai.

Dokumentus turi patvirtinti direktorius. Atlikus visus pakeitimus, dokumentai patvirtinami. Dokumentų pavyzdžius galima rasti internete.

Personalo lentelė sudaroma pagal vieningą formą. Tačiau prireikus vadovas gali palikti vietos akto rengimą savo nuožiūra. Prie jo galite pridėti pagalbinių stulpelių. Personalo lentelėje yra ši informacija:

• Darbo pavadinimas.
• Personalo vienetų skaičius.
• Atlyginimo dydis.
• Darbuotojų išmokos.

Visos grafiko pozicijos turi būti išvardytos svarbos tvarka. Pirmas sąraše yra generalinis direktorius, paskutiniai yra pagalbiniai darbuotojai (pavyzdžiui, valytojos).

Darbo grafike turi būti nustatytas įmonės darbo grafikas. Pavyzdžiui, tai gali būti pamaininis darbas. Jei reikia, dokumente gali būti nurodyti įmonės etikos niuansai, reikalavimai išvaizda darbuotojų.

Būtina paruošti žurnalus. Visų pirma, atliekami šie veiksmai:

1. Numeravimas.
2. Suvarstomi puslapiai.
3. Užklijuokite dokumentą.

Numeravimas turi būti ištisinis. Visi lapai turi būti sunumeruoti. Po to reikia surišti visus lakštus, įskaitant dangtelį. Uodegos tęsiasi už žurnalo ribų. Turite juos paslėpti popieriumi. Ant jo reikia nurodyti žurnalo lapų skaičių. Taip pat turi būti pasirašytas už dokumento tvarkymą atsakingo vadovo ar darbuotojo parašas. Žurnale taip pat reikia pažymėti jo priežiūros pradžios datą ir įmonės pavadinimą.

Standartinės darbo sutarties formos parengimas

Į standartinę formą turi būti įtrauktos visos darbuotojų įdarbinimo sąlygos. Pavyzdžiui, tai gali būti šie elementai:

• Darbo vieta.
• Darbo valandos.
• Atlyginimas: dydis ir mokėjimo tvarka.
• Darbdavio skiriamos premijos.

Formoje taip pat yra ši informacija:

• įmonės pavadinimas, juridinis ir tikrasis adresas;
• Visas darbuotojo vardas ir pavardė;
• pareigos, kurioms darbuotojas priimtas į darbą;
• laikotarpis, kuriam sudaroma sutartis;
• darbo sutarties tipas (pagrindinis darbas arba darbas ne visą darbo dieną);
• darbo pareigas.

SVARBU! Visos formoje nurodytos sąlygos turi atitikti įstatymus. Priešingu atveju jie laikomi negaliojančiais. Priešingu atveju darbdavys į sutartį gali įtraukti bet kokią informaciją.

Kitų dokumentų ruošimas

Tolesniam personalo darbui jums reikės papildomų dokumentų:

• apskaitos knygos;
• atsakomybės sutartys;
• užsakymo formos ir kt.

Dokumentų pavyzdžius taip pat galima rasti internete.

Sprendimas dėl darbo apskaitos vedimo niuansų

Iš pradžių vadovas gali tvarkyti darbo įrašus. Tai turi būti įrašyta atitinkama tvarka prisiimant atsakomybę. Užsakymas turi būti užpildytas. Priešingu atveju įmonei bus skirta bauda. Ateityje atsakomybė už knygų tvarkymą gali būti perkelta kitiems darbuotojams.

Darbuotojų samdymas

Šiame etape turėsite parengti daugybę dokumentų, pavyzdžiui:

• darbo sutartys;
• įsakymai dėl įdarbinimo;
• darbo knygelės ir jų judėjimo įrašų knyga.

Darbuotojo registracija darbui vykdoma pagal tokį algoritmą:

1. Priėmimas su darbuotoju.
2. Asmens supažindinimas su visais vietiniais aktais (pavyzdžiui, pareigybių aprašymais, darbo apmokėjimo nuostatais).
3. Darbo sutarties sudarymas (dokumentą turi pasirašyti vadovas ir darbuotojas).
4. Darbuotojui išduodamas antras darbo sutarties egzempliorius.
5. Pildoma T-2 formos asmeninė kortelė.
6. Dekoras .

Visa dokumentacija (asmens kortelė, darbo sutartis ir kt.) perduodama buhalterijai. Tai reikalinga darbo užmokesčio skaičiavimo tikslais. Šį dokumentų sąrašą nustato įstatymas. Kiekvieno iš šių dokumentų įforminimas yra privalomas.

HR administravimas nuo nulio: žingsnis po žingsnio vadovas 2019

HR DARBAS NUO NULIO:

trumpas apytikslis žingsnis po žingsnio vadovas, kaip sudaryti HR įrašus naujai atidarytoje įmonėje

(jei norite sutvarkyti reikalus jau vykdomoje kampanijoje, tada jums labiau tiks kitas žingsnis po žingsnio vadovas - personalo įrašų atkūrimas >>)

Jei jums buvo pavesta pristatyti naujai atidarytai įmonei HR administravimas nuo nulio, ir turite mažai patirties šioje srityje (galbūt esate naujos įmonės įkūrėjas, vadovas ir kol kas vienintelis darbuotojas, pradedantis personalo pareigūnas, ar net buhalteris ar biuro vadovas, kuriam priskirtas personalo skyrius, ar pradedantysis verslininkas ), mūsų vadovas tikrai jums padės. Jis sudarytas paprastai ir prieinamas, ypač pradedantiesiems personalo versle.

Ir būtinai Turtingi mūsų svetainės rezervai jums padės :

• nemokama personalo įrašų tvarkymo informacinė duomenų bazė: 25 pagrindinės žingsnis po žingsnio procedūros (įdarbinimas, atostogos, atleidimas ir kt.), 200 personalo dokumentų pavyzdžių, blokas „Darbo knygos“ (pildymo ir konsultacijų pavyzdžiai), 5 žinynai apie personalo įrašai, konsultacijos, straipsniai apie personalą) ir daug daugiau;
• didelė informacinių duomenų bazė, prieinama žurnalo „Praktikų personalas“ prenumeratoriams (kaina prieinama kiekvienam >>): 140 nuoseklių personalo darbo instrukcijų, daugiau nei 1000 personalo dokumentų pavyzdžių, konsultacijų ir straipsnių dėžės, personalo dokumentų tvarkymo pagrindų kursas, knygų lentyna ir kt.;
• mūsų geriausios knygos apie personalo administravimą.

Taigi, jums buvo paskirti darbuotojai. Nuo ko pradėti?

1. Sukaupkime atsargų būtinus įstatymus, specialioji literatūra ir programos. Viso to jums prireiks jūsų darbe.

• Būtinas Dėl darbo įstatymų pažeidimo gali būti didelė bauda. Todėl į darbo įstatymų žinojimą ir laikymąsi reikia žiūrėti atsakingai.
• Iš specializuotos literatūros mes džiaugiamės galėdami pasiūlyti jums vadovus (galite juos atsisiųsti nemokamai) ir mūsų geriausios knygos apie personalo administravimą. Taip pat bus naudingos svetainės nuorodų duomenų bazių saugyklos.
• Kartu su vadovybe nuspręskite dėl programos, kurioje būtų saugomi personalo įrašai, įsigijimo. Tokių programų yra daug, daugelis yra specializuotų ir labai, labai patogių. Kai kurie tam tikrais būdais apeina 1C funkcionalumą. Tačiau dauguma įmonių tradiciškai saugo personalo įrašus 1C. Faktas yra tas, kad bet kuriame mieste yra daugybė 1C pagalbos specialistų, tačiau ne visur rasite specialistų, palaikančių kitas programas.

2. Iš vadovybės paimame organizacijos steigimo dokumentų kopijas ir atidžiai jas išstudijame.

Personalo dokumentai turės atitikti įmonės steigimo dokumentus ir jokiu būdu jiems neprieštarauti. Įstatuose perskaitykite direktoriaus įdarbinimo tvarką (jūs jį priimsite) ir atlyginimo nustatymo tvarką, laikotarpį, kuriam su juo galima sudaryti darbo sutartį - kai kurie bruožai gali būti numatyti Chartijoje. Kartais Chartija numato pagrindinių vadovų samdymo ir jiems atlyginimo sistemų nustatymo tvarką (pavyzdžiui, gavus išankstinį sutikimą). visuotinis susirinkimas steigėjai), ir net etatų lentelės tvirtinimo tvarka.

3. Sudarome sąrašą dokumentų, kurie turi būti personalo darbo zonoje ir kuriuos surašysime.

Aišku, kad įstatymų reikalaujamus dokumentus surašysite bet kuriuo atveju. Pasitarkite su vadovybe, kuriuos iš neprivalomų dokumentų įmonei surašysite. Taip pat iš anksto su direktoriumi galite pasiaiškinti, kokias specialias sąlygas jis nori matyti vidaus darbo reglamente, kituose vietiniuose teisės aktuose, darbo sutarčių formose.

Jeigu Jūsų įmonė yra labai maža įmonė, tai pagal 309.2 Darbo kodeksas RF jums gali nereikėti rengti kai kurių dokumentų:

„Darbdavys yra smulkaus verslo subjektas, priskiriamas labai mažoms įmonėms, turi teisę visiškai arba iš dalies atsisakyti priimti vietinius teisės aktus kuriuose yra normos darbo teisė(vidaus darbo nuostatai, darbo apmokėjimo nuostatai, priedų nuostatai, pamainų grafikas ir kt.). Tuo pačiu, siekdamas reguliuoti darbo santykius ir kitus su tuo tiesiogiai susijusius santykius, darbdavys – smulkaus verslo subjektas, kuris priskiriamas labai mažoms įmonėms, privalo į darbo sutartis su darbuotojais įtraukti sąlygas, reglamentuojančias klausimus, kurie pagal darbo sutartį teisės aktai ir kiti norminiai teisės aktai, kuriuose yra normų, darbo teisė turi būti reguliuojama vietinių teisės aktų...“

4. Registruojame direktorių

Patikrinkite, ar direktorius (generalinis direktorius) tinkamai registruotas. Jei ne, tai pirmiausia registruojame direktorių. Jis yra pirmasis darbuotojas! Dokumentuose turi būti matyti, nuo kurios datos direktorius dirba. Didelėje nuorodų duomenų bazėje ir „HR pakete“ rasite nuoseklią kandidatavimo į direktoriaus pareigas procedūrą, taip pat yra būtinų dokumentų pavyzdžiai, teminės konsultacijos.

5. Sudarome personalo lentelę, vidaus darbo reglamentus ir kitus vietinius reglamentus (žr. 3 pastraipos lentelę).

Tikrai įmonėje dar nėra personalo lentelės, vidaus darbo reglamentų ar kitų vietinių taisyklių. Sugalvokime juos. Visus šiuos dokumentus deriname su direktoriumi. Atsižvelgiame į direktoriaus pastabas ir pageidavimus ir tikriname, ar jie neprieštarauja įstatymams. Paruoštos parinktys dėl aukščiau nurodytų dokumentų yra susitarta nustatytas įstatymaisįsakymą (jei reikia, atsižvelgiant į darbuotojų atstovaujamojo organo nuomonę), tuomet įmonės vadovas juos tvirtina. Mūsų svetainėje in nemokama prieiga Tokių dokumentų pavyzdžių yra daug. Yra daug daugiau tokių pavyzdžių ir teminių komentarų apie juos, nuoseklios jų patvirtinimo procedūros didelėje informacinėje duomenų bazėje ir „HR pakete“. Mūsų svetainėje galite laisvai perskaityti naują naudingą straipsnį " Personalas: forma ir turinys„Rekomenduojame žurnalo „HR Practitioner“ prenumeratoriams perskaityti straipsnį: Sudarome vidaus darbo reglamentus: teisėtus, apgalvotus ir naudingus darbdaviui. ir peržiūrėti vietinių taisyklių šablonus.

6. Rengiame standartinę darbo sutarties formą, kuri bus sudaroma su darbuotojais.

Žurnalo „HR Practitioner“ prenumeratoriams rekomenduojame šį vadovą: „Samdome darbuotoją: personalo klausimai“. Iš jo, be kita ko, sužinosite, kokias sąlygas darbdaviui naudinga įtraukti į darbo sutartį, o kokias, priešingai, yra nepageidaujamos ir pavojingos.

7. Rengiame kitus dokumentus, kurių prireiks personalo darbams atlikti ateityje:

Rengiame apskaitos knygas, registracijos žurnalus, darbo laiko apskaitos žiniaraščius, užsakymų blankus, įsipareigojimų sutartis ir kt.

8. Su vadovybe sprendžiame klausimą, kas ves darbo apskaitą .

Jei darbuotojai dar nepriimti, tai organizacijos vadovas (direktorius) pirmiausia turės vesti darbo apskaitą. Apie tai išleidžiamas įsakymas. Mūsų svetainėje yra pavyzdinis įsakymas, kuriuo organizacijos vadovas prisiima atsakomybę už darbo knygelių tvarkymą, saugojimą, įrašymą ir išdavimą. Toks nurodymas yra privalomas pagal Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretą. Jei taip nėra, darbdaviui gali būti skirta bauda. Vėliau direktorius šiuos įgaliojimus gali perduoti priimtam personalo darbuotojui, taip pat įsakymu. Mūsų svetainėje yra užsakymo forma, skirta paskirti asmenis, atsakingus už darbo knygų priežiūrą, saugojimą, įrašymą ir išdavimą >>

9. Registruojame darbuotojus darbui.

Tada darbuotojai pradės dirbti, o personalo darbuotojui prasidės kasdienio darbo etapas, reikės vesti darbo laiko apskaitos žiniaraštį, sudaryti atostogų grafiką, derinti atostogas, taikyti paskatinimus ir nuobaudas, komandiruotes, ne visą darbo dieną. darbo vietų, atleidimų iš darbo ir daug daugiau... Mūsų ištekliai padės jums sukurti visą šią svetainę.

Įsidarbinti nauja organizacija, galite susidurti su būtinybe greitai sudaryti personalo įrašus. Gerai, jei ankstesnis specialistas palieka tvarkingus dokumentus. Tačiau pasitaiko ir tokių atvejų, kai personalo darbą tenka pradėti praktiškai nuo nulio. Kokie dokumentai reglamentuoja pagrindinius personalo darbo klausimus? Kaip patikrinti, ar įmonė turi pakankamai vietinių taisyklių? Kodėl personalo sprendimams rengti geriau imti pavyzdžius iš Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. nutarimo Nr. 1.

Kokias taisykles reikia žinoti?

Daugumoje organizacijų personalo darbuotojo darbas neapsiriboja poreikiu tvarkyti personalo apskaitą (priėmimo, perkėlimo, atleidimo, atostogų, komandiruočių ir kt. registracija). Dažnai personalo pareigūnai turi tiesiogiai dalyvauti kuriant vietinius teisės aktus, reglamentuojančius darbo santykius tarp darbuotojo ir darbdavio. Be to, personalo pareigūnui dažnai pavesta pasirengti įvairių įstaigų (valstybinės darbo inspekcijos, prokuratūros, karinės registracijos ir įdarbinimo tarnybos, Roskomnadzor, Pensijų fondo ir kt.) patikrinimams. Šiuo atžvilgiu jis turi žinoti ne tik Darbo kodeksą, bet ir daugybę reglamentų, tiesiogiai ar netiesiogiai susijusių su personalo darbu.

Visus šiuos aktus galima suskirstyti į tam tikras grupes (lentelė žemiau). Dauguma jų yra privalomi visoms organizacijoms, nepriklausomai nuo jų teisinės formos ar nuosavybės formos. Už jų pažeidimą darbdavys gali būti patrauktas administracinėn atsakomybėn.

Nuostatų, kuriais grindžiamas personalo darbas, sąrašas

Reguliavimo apimtis	Norminio akto pavadinimas
Bendrieji klausimai darbo teisė
Pagrindinės darbuotojo ir darbdavio darbo santykių reguliavimo taisyklės ir principai, personalo procedūrų įforminimo, garantijų suteikimo, atlyginimo, įskaitant tam tikrų kategorijų darbuotojams, tvarka.
	Archyvo sukūrimas organizacijoje pagal archyvinių dokumentų apskaitos, saugojimo, įsigijimo ir naudojimo taisykles
Nedarbingumo atostogos
Laikinojo nedarbingumo lapo pildymo, registravimo tvarka motinystės atostogos
Sąveika su Rusijos pensijų fondu
Draudimo įmokų į Pensijų fondą už darbuotojų privalomąjį pensijų draudimą apskaičiavimo tvarka ir dydžiai
Patikros
Valstybės ir savivaldybių institucijų patikrinimų atlikimo tvarka	Be to, įstatyme tiesiogiai nurodyta, kad darbdaviai privalo parengti vietinius darbo užmokesčio aktus (Rusijos Federacijos darbo kodekso 135 straipsnio antroji dalis), tvarkyti darbuotojų asmens duomenis (Rusijos darbo kodekso 87 straipsnis). Federacija) ir patvirtinti darbo apsaugos instrukcijas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 212 straipsnio antrojo straipsnio 23 dalis). Jei reikia, įmonė turi turėti aktus, nustatančius darbuotojų, dirbančių nereguliariai darbo valandas, sąrašą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 101 straipsnis), darbo dienos padalijimo į dalis tvarką (Rusijos Federacijos darbo kodekso 105 straipsnis). , taip pat sąlygos darbuotojams gauti papildomų profesinį išsilavinimą(Rusijos Federacijos darbo kodekso 196 straipsnio antroji dalis). Kiekviena įmonė savarankiškai nustato konkretų vietinių norminių dokumentų sąrašą (diagrama žemiau). Diagramoje pateiktas veiksmų sąrašas nėra baigtinis. Dėl organizacijos specifikos gali prireikti kitų vietinių dokumentų. Paprastai aktų sąrašas tvirtinamas įsakymu. Vietiniai aktai gali būti vadinami įvairiai: nuostatai, nurodymai, taisyklės, nuostatai ir kt. Svarbiausia, kad šių aktų normos neprieštarautų galiojančiai darbo teisės aktams ir nepablogintų darbuotojų padėties. Be to, svarbu laikytis jų priėmimo tvarkos (Rusijos Federacijos darbo kodekso 8 straipsnio antra, trečia dalys). Priešingu atveju tokie dokumentai netaikomi (Rusijos Federacijos darbo kodekso 8 straipsnio ketvirtoji dalis). Vietos norminio akto pakeitimai daromi ta pačia tvarka, kuria jis buvo patvirtintas. Vietinių aktų rengimą geriau patikėti ne vienam darbuotojui, o darbo grupė. Grupės sudėtis ir jos įgaliojimai turėtų būti nustatomi tokia tvarka (pavyzdys žemiau). Darbuotojai turi būti supažindinti su dokumentu prieš parašą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 10 dalis, antra dalis, 22 straipsnis). Kur pradėti audituoti įmonės vietinius aktus Pirmiausia turite patikrinti, ar yra visi reikalingi dokumentai, ir sudaryti jų sąrašą. Jei įmonė net neturi privalomų vietinių reglamentų, pirmiausia juos reikia sukurti. Antra, svarbu atkreipti dėmesį į dokumentų rengimo teisingumą biuro darbo požiūriu ir galiojančių teisės aktų laikymąsi. Trečia, būtina patikrinti, ar buvo laikomasi lokalinio akto priėmimo tvarkos. Taigi, jei įmonėje yra profesinių sąjungų organizacija, dokumente turi būti ženklas, nurodantis susitarimą (atsižvelgiant į nuomones) su profesine sąjunga (Rusijos Federacijos darbo kodekso 372 straipsnis). Ketvirta, reikia išsiaiškinti, kokių dokumentų trūksta. Nustatyti tokius aktus labai paprasta, jei pirmiausia sudarote ir įsakymu patvirtinate tam tikrai organizacijai reikalingų dokumentų sąrašą. Tikrinami ne tik nuostatai, instrukcijos ir įsakymai, bet ir visi personalo apskaitos ir personalo valdymo dokumentai. Vertinamas darbo sutarčių prieinamumas ir teisės aktų laikymasis, darbuotojų asmens bylų tvarkymo, darbo knygelių pildymo ir jose intarpų, personalo įsakymų žurnalų ir kt. teisingumas. Nereikėtų stengtis vienu metu apimti visos darbo apimties. Turite susidėlioti prioritetus ir veikti palaipsniui. Patogumui standartinius dokumentus rekomenduojama sugrupuoti į elektroninius ir popierinius aplankus.

Biuro darbas šiandien yra vienas svarbiausių komponentai personalo įrašai. Jei įmanoma, turėsite su tuo susipažinti iš anksto.

Šis procesas turi savo subtilybių ir tam tikrų specifikų. Personalo dokumentų tvarkymo organizavimas yra vienas iš pagrindinių įmonės kūrimo etapų.

Reikalaujama atlikti gana platų įvairių funkcijų ir niuansų, atsispindinčių teisės aktuose, sąrašą.

Be to, nesant tinkamos patirties, savarankiškai organizuoti dokumentų srautą bus gana problematiška.

Todėl, esant galimybei, verta pasinaudoti kvalifikuoto personalo darbuotojo paslaugomis. Tokiu būdu bus galima išspręsti daugelį problemų, kol jos dar neatsiras.

Pagrindiniai aspektai

Dažnai susidaro situacija, kai personalo apskaitą ir biuro darbą reikės tvarkyti tiesiai nuo nulio.

Tokiu atveju turite iš anksto nuspręsti, kur pradėti šį procesą. Svarbu pažymėti, kad personalo įrašai neapsiriboja darbo knygelių registravimu ir įsakymais dėl atleidimo ir priėmimo į darbą.

Yra daug papildomų veiksnių ir problemų, kurias reikės spręsti iš anksto.

HR procesas turėtų būti vykdomas nepriklausomai nuo darbuotojų skaičiaus.

Net jei tokį turi tik individualus verslininkas samdyti darbininkai- tokia gamyba turi būti vykdoma.

Tačiau tuo pat metu kruopšti kontrolė specialiais vyriausybines agentūras paprastai atliekama tik už didelės įmonės. Joje dirba daugiau nei 250 žmonių.

Ką tu turi žinoti

Dokumentų srautas – tai su personalo veikla susijusių dokumentų vykdymo organizavimo procesas.

Visų pirma tai liečia formų Nr.T2 ruošimą, taip pat darbo knygelių pildymą ir darbo sutarčių sudarymą.

Su aktualios informacijos atspindėjimu dokumentuose yra daug įvairių subtilybių ir niuansų. Visi standartai nurodyti teisės aktuose.

Pats biuro darbo procesas yra padalintas į 3 pagrindinius etapus, kuriuos sudaro:

Be to, svarbu pažymėti, kad dokumentų saugojimo procesas būtinai atliekamas standartiniu būdu.

Tačiau yra tam tikrų laikotarpių, per kuriuos dokumentai turi būti saugomi.

Dažnai jie trunka kelis dešimtmečius. Vėliau, pasibaigus saugojimo terminui, tokie dokumentai turi būti tinkamai sunaikinti.

Kokiu tikslu jis vykdomas?

Personalo apskaitos vedimas leidžia vienu metu išspręsti gana platų įvairių užduočių spektrą.

Tačiau jie gali šiek tiek skirtis priklausomai nuo įmonės veiklos pobūdžio. Tačiau tuo pat metu vėlgi galima nustatyti daugybę standartinių, kurie pasitaiko beveik visais be išimties atvejais.

Tai visų pirma apima:

Šiandien tokio pobūdžio apskaita leidžia vienu metu išspręsti platų įvairių problemų sąrašą.

Svarbu pažymėti, kad dokumentų tvarkymas turi būti atliekamas teisės normų ribose.

Priešingu atveju yra didelė sunkumų tikimybė darbo inspekcija. Arbitražo praktikašia tema yra gana plati.

Tačiau kartu tai yra labai dviprasmiška. Todėl, jei įmanoma, neturėtumėte daryti klaidų. Kadangi galimų baudų suma yra gana didelė.

Dabartiniai standartai

Biuro darbo organizavimas gali būti atliekamas tik laikantis teisės aktų dokumentų. Kartu yra gana platus NPP sąrašas, kurio nuostatų būtina laikytis.

To nepadarius gali kilti probleminių situacijų. Neleidžiama daryti klaidų rengiant atitinkamo tipo dokumentaciją.

Apie darbo užmokesčio įrašus apskaitoje skaitykite čia.

Nes tai gali sukelti gana rimtų bėdų. Pagrindinis dokumentas, pagal kurį turėtų būti vykdomas ne tik biuro darbas, bet ir bendraujama su darbuotojais, yra Rusijos Federacijos darbo kodeksas.

Toks dokumentas apibrėžia įdarbinimo režimą, taip pat visas tiek darbuotojo, tiek jo darbdavio teises ir pareigas.

Šis NPP nustatytas 2001 m. gruodžio 30 d. Federaliniu įstatymu Nr. 197. Taip pat svarbu pažymėti, kad teisės aktai reformuojami kasmet.

Todėl konsultacijai būtina pasitelkti atitinkamus informacijos šaltinius. Taip pat svarbu vengti susipažinti su kitais norminiais dokumentais, kurie taip pat nustato šį punktą.

Ne mažiau reikšmingas yra 1991 m. balandžio 19 d. įstatymas Nr. 1032-1, kuris apima piliečių įdarbinimo klausimą. Rusijos Federacijašalies teritorijoje.

Dokumentų saugojimo ir jos vykdymo režimą nustato specialus įstatymas. Tai yra federalinis įstatymas 2004 m. spalio 22 d. Nr. 125-FZ „Dėl archyvų reikalų“.

Toks dokumentas lemia dokumentų saugojimo būdą, jų įforminimą, taip pat daugybę kitų niuansų. Prieš pradedant svarbu susipažinti su visa biuro darbo specifika.

Taip išvengsite daugybės sunkumų ir komplikacijų. Be to, ne tik apskaitą vedančiam vadovui svarbu susipažinti su visais NPP.

Darbuotojui, besikreipiančiam dėl darbo, taip pat svarbu atidžiai apsvarstyti visus NPP.

Tai leis jums savarankiškai, be jokių pagalba iš išorės stebėti, kaip laikomasi savo teisių.

Nustačius akivaizdų pažeidimą, teks tiesiogiai kreiptis į darbo inspekciją, kad situacija būtų išspręsta.

Jei pažeidimas nėra akivaizdus ir būtinas tyrimas, tuomet teks kreiptis į teismą.

Bet jei įmanoma, reikės stengtis taikiai išspręsti situaciją. Kadangi teisminiai procesai reikalauja gana daug laiko.

Personalo dokumentų tvarkymo organizavimo procesas nesudėtingas, tačiau reikalauja žinių apie standartus ir teisės aktus.

Priešingu atveju įvairių klaidų daryti bus tiesiog neišvengiama. Nesant tokios patirties, verta mokytis personalo įrašų tvarkymo nuo nulio.

Kaip nustatyti HR įrašus nuo nulio

Apskritai žmogiškųjų išteklių administravimo procesą galima įvaldyti gana savarankiškai. Tačiau norėdami atlikti tokią procedūrą, turėsite atidžiai perskaityti teisės aktus.

Be to, yra tam tikrų subtilybių, konkretūs punktai, kurie nėra aiškiai nurodyti NPP. Štai kodėl reikės pasikonsultuoti su specialistu.

Tačiau dažnai taip nutinka įvairių priežasčių Neįmanoma samdyti visu etatu dirbančio darbuotojo. Esant tokiai situacijai, personalo įrašų klausimą turėsite spręsti patys.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikės išsiaiškinti iš anksto, yra šie:

• Ar įmanoma jį sukurti patiems?
• privalomi dokumentai;
• nuoseklios instrukcijos, kaip užsiregistruoti LLC;
• kas atsakingas už įrašų tvarkymą.

Ar įmanoma jį sukurti patiems?

Savarankiškas personalo dokumentų tvarkymo vystymas yra visiškai įmanomas procesas, tačiau jis turi savo specifiką. Jei įmanoma, turėsite su tuo susipažinti iš anksto.

Tuo pačiu metu plėtra be klaidų įmanoma tik tuo atveju, jei įmonės vadovas ar verslininkas iš anksto susipažino su NAP.

Jei dėl kokių nors priežasčių neturite reikiamos patirties, galite tiesiog lankyti specialius žmogiškųjų išteklių kursus Maskvoje nuo nulio.

Toks preliminarus pasiruošimas padės išspręsti daugybę įvairių sunkumų dar prieš jiems iškilus.

Ne mažiau pelningas ir patogus sprendimas yra pasitelkti užsakomųjų paslaugų teikimą. Tai reiškia, kad laikinai pasamdomas personalo darbuotojas dokumentų srautui organizuoti.

Ateityje apskaitą bus galima vesti savarankiškai. Tokių paslaugų kaina paprastai yra nedidelė.

Privalomi dokumentai

Atliekant personalo apskaitą, būtina sugeneruoti daugybę dokumentų. Kai kurie iš šių privalomų dalykų yra šie:

Privalomų tokių dokumentų sąraše yra daugiau nei tuzinas punktų. Visų jų buvimas yra griežtai būtinas. Geriausia šią problemą išspręsti iš anksto.

Be to, kai kurie turi griežtus formato reikalavimus. Kitais atvejais registracija gali būti atliekama įmonės vadovo nuožiūra.

Vietinių taisyklių rengimas

Kitas svarbus punktas— privalomas vietinių taisyklių parengimas. Standartinis jų sąrašas apima:

• pagrindiniai vidaus darbo reglamentai;
• darbo apmokėjimo įmonėje nuostatai;
• darbo instrukcijos;
• įvairių įmonės padalinių darbo reglamentas;
• susitarimas, patvirtinantis sutikimą tvarkyti darbuotojo asmens duomenis;
• Darbuotojų asmens duomenų apsaugos nuostatai.

Standartinio darbo sutarties pavyzdžio parengimas

Svarbu pažymėti, kad šiandien darbo sutartis neturi griežtai nustatyto formato. Tačiau tuo pat metu jame turi būti tam tikrų nuostatų.

Svarbu pažymėti, kad sutartis visų pirma turi atitikti Rusijos Federacijos darbo kodekso reikalavimus. Priešingu atveju jis bus laikomas visiškai arba iš dalies negaliojančiu.

Žingsnis po žingsnio instrukcijos, kaip užsiregistruoti LLC

Dokumentų pildymo tvarka yra tokia:

• nustatomi jo tikslai ir uždaviniai;
• surašomos pagrindinės dokumentų formos;
• surašomi vidaus lokaliniai aktai.

Kas atsakingas už įrašų tvarkymą?

Nepriklausomai nuo to, kas tiksliai tvarko personalo apskaitą įmonėje, už įstatymų laikymąsi atsako vadovas.

Skaitykite apie pranešimus apie alimentus iš darbo užmokesčio čia.

Terminuotos darbo sutarties sudarymo ir nutraukimo tvarką rasite čia.

Yra keletas specifinių klausimų, tiesiogiai susijusių su personalo įrašų rengimu. Prieš pradėdami tokias procedūras, turite su jais susipažinti.

HR įrašų valdymas nuo nulio: nuoseklios instrukcijos 2017 m

Manekenų personalo valdymas

Yra privalomi dokumentai (numatyta Darbo kodekse) ir rekomenduojami. Jei jūsų KDP yra visiškai nulis, turėtumėte energingai imtis privalomų dokumentų kūrimo. Pačioje bendras vaizdas jis skirstomas į dvi kategorijas:

1. Vietos taisyklės.
2. Registruojant darbo santykius sukurti dokumentai.

Tai taip pat apima, tačiau atsižvelgiant į specifiką:

• personalo apskaitos dokumentus (darbo, civilines sutartis, personalo įsakymus, darbuotojo asmens korteles);
• darbo laiko apskaitos ir skaičiavimų dokumentus (darbo laiko apskaitos žiniaraščius, darbo užmokesčio žiniaraščius);
• darbuotojų asmens dokumentai (darbo knygelės, asmens įrašai).

Užsakymų numeravimas personalo apskaitos tvarkyme

Paprastai pradedantiesiems kyla klausimas: kaip sunumeruoti užsakymus? Geros naujienos: teisinių reikalavimų nėra, vadovaukitės sveiku protu.

Yra keletas užuominų klausimų, į kuriuos atsakydami galėsite susikurti savo užsakymų numeravimo logiką.

• Kiek etatinių darbuotojų dirba organizacijoje: 10, 50, daugiau nei penkiasdešimt?
• Kokia darbuotojų kaita?
• Kaip dažnai tenka keisti darbo sąlygas (perkelti darbuotojus iš pareigų į pareigas, kviesti dirbti savaitgaliais ir pan.)?

Jei matote, kad užsakymų apimtys bus nedidelės, galite atlikti nepertraukiamą numeravimą pridėdami raidę „K“ (kasmet nuo Nr. 01-K), kad atskirtumėte juos nuo pagrindinės veiklos užsakymų. Jei užsakymų daug, patyrę personalo pareigūnai pataria juos padalinti ir paženklinti raidėmis. skirtingi tipai užsakymus, priklausomai nuo jų temos.

Kad būtų išvengta painiavos ir dokumentacija būtų tvarkinga, taip pat rekomenduojama vesti užsakymų žurnalą.

Personalo apskaitos vedimas

Šis sudėtingas darbas atliekamas remiantis Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. nutarimu Nr. 1, kuriame yra visų dokumentų pavyzdžių biblioteka - galite pasiimti ir naudoti. Beje, nuo 2013 metų niekas neturi teisės reikalauti dokumentų tik tokia forma, kokia jie pateikti nutarime: bet kam gaišti laiką išradinėti dviratį?

Pirmiausia rekomenduojama pateikti valdymo centro instrukcijas ar nuostatas, kuriose bus nurodyta, kaip dokumentuojamos visos personalo procedūros, kaip jos vyksta organizacijoje ir pan. Tokios instrukcijos taps patikimu visos kontrolės pagrindu. centras įmonėje ir leis jai būti nepriekaištingai tvarkingai.

Personalo dokumentų tvarkymo taisyklių pavyzdžiai

Personalo dokumentų tvarkymas 2017 m

GOST R 7.0.97-2016

jums svarbiausius straipsnius

Dažnai keliose nedidelėse, vienam savininkui priklausančiose organizacijose apskaitos ir žmogiškųjų išteklių skyriai aptarnauja visas įmones. Kadangi norminiuose dokumentuose nenurodyta, kaip tai padaryti, personalo pareigūnams gali kilti abejonių dėl savo veiksmų teisingumo.

Gerai sudarytas bylų sąrašas užtikrins didelis greitis dokumentų tvarkymas ir paieška, neatsižvelgiant į skyriaus pavadinimą ir specifiką, bei viso įmonės dokumentų srauto patikimumas ir saugumas. Mes jums pasakysime, kaip teisingai sukurti nomenklatūrą.

Deja, ne visos organizacijos skiria pakankamai dėmesio personalo įrašų tvarkymui (toliau – HR). Kartais vadovai šią užduotį laiko antraeiliu, todėl valdymo centras atsiduria apleistoje būsenoje. Atkurti dokumentus ir viską suderinti su teisės aktais – nelengva užduotis. Nuo ko pradėti ir kaip nieko nepraleisti?

Nuo 2015 m. balandžio mėn. LLC ir UAB leista apsieiti be plombų. Svarbiausia, kad sąlyga dėl jo naudojimo (ar jos nebuvimo) būtų įrašyta įmonės įstatuose. Ar tikrai taip paprasta praktiškai?

Daugelis darbo procesų yra organizuoti teisės aktų normų viršija sveiką protą, reikalauja didelių darbo sąnaudų, kurios dažnai atrodo netinkamos įvykiui. Ar visada prasminga jų laikytis, ar yra galimybė sutaupyti laiko svarbesniems darbams?

Draudžiama visiškai arba iš dalies kopijuoti medžiagą,

Personalo dokumentų tvarkymas įmonėje

Kiekvienoje, net ir mažiausioje, įmonėje dirba darbuotojai, todėl reikia tvarkyti įvairią personalo dokumentaciją.

Ilgą laiką rinkoje veikiančiose įmonėse HR įrašai dažniausiai būna gerai nusistovėję, tačiau naujai kuriamose organizacijose būtina viską kurti nuo nulio.

tiksliai išspręskite savo problemą

Paprastai personalo skyriaus darbuotojai užsiima personalo apskaita ir visų dokumentų tvarkymu, tačiau jei įmonė nedidelė, šį darbą galima patikėti vienam iš darbuotojų kaip ne visą darbo dieną. Paprastai tai yra buhalteris arba sekretorius.

Jei įmonė turi didelis skaičius dirba, tada sukuriamas personalo skyrius, kuriame gali būti keli specialistai. Personalo poreikis nustatomas ne tik pagal darbuotojų skaičių (nors tai ir yra pagrindinis veiksnys), bet ir į pačios įmonės specifiką. Taigi organizacijoje, kurioje gaminama žalinga ir pavojinga produkcija, personalo pareigūnai turės daugiau darbo.

Viskas vyksta keliais paspaudimais, be eilių ir streso. Išbandykite ir būsite nustebinti kaip lengva pasidarė!

Reikiamos teisinės bazės ir norminių dokumentų rinkimas

Pirmas dalykas, kurį turite padaryti kurdami HR dokumentų srautą nuo nulio, yra nuspręsti, kokie dokumentai turėtų būti ten. Yra dokumentų, kuriuos privalo turėti kiekviena įmonė, o yra tokių, kurių reikia tik tam tikram darbui ar įmonės veiklai atlikti.

Beje, save reglamentas, reglamentuojantis personalo dokumentacijos komponentų prieinamumą, taip pat būtų naudinga juos laikyti atskirame aplanke, kad prireikus visada būtų po ranka.

Privalomi personalo dokumentai

Užsakymai kalbant apie personalą ir personalą. Personalo įsakymai apima įsakymus, susijusius su darbuotojų judėjimu: priėmimu, atleidimu ir perkėlimu. Šie įsakymai yra susiję su darbo patirtimi, todėl saugomi 75 metus.

KAM personalo įsakymai visi kiti apima:

Galiojimo laikasŠie užsakymai svyruoja nuo 3 iki 5 metų.

Labiau patartina sukurti du atskirus šių dviejų tipų aplankus.

Kitas reikalingas dokumentas yra T-2 kortelės, kuriose atsispindi visa pagrindinė informacija apie darbuotoją. Šios kortelės gali būti saugomos atskirai arba kaip darbuotojo asmens bylos dalis.

Trečias reikalingas dokumentas – darbo įrašai. Šiuo metu pagal įstatymą darbo knygeles turi rengti net individualus verslininkas, jau nekalbant apie kitų nuosavybės formų įmones. Darbdavys privalo išduoti darbo knygelę per tris dienas nuo darbuotojo priėmimo į darbą dienos.

Kadangi darbo knygos yra griežtai apskaitos formos, būtina turėti apskaitos knygą, skirtą darbo knygų ir jų įdėklų judėjimui. Ši knyga taip pat saugoma 75 metus.

Kitas reikalingas dokumentas – darbo sutartis. Jis turi būti sudarytas su kiekvienu samdomu darbuotoju, nepaisant termino.

Sukūrus naujas darbo vietas, būtina atlikti specialų kiekvieno iš jų darbo sąlygų įvertinimą. Su SOUT susiję dokumentai saugomi tol, kol jie pakeičiami naujais, paprastai kartą per 5 metus.

KAM kitus privalomus dokumentus taikoma:

• personalo darbo grafikas;
• darbo užmokestį reglamentuojantis dokumentas;
• užsakymų registravimo knygos;
• komandiruočių žurnalas;
• vidaus darbo reglamentai;
• kitus vietos norminius dokumentus, reglamentuojančius personalo skyriaus darbą.

Yra ir dokumentų, kurių įstatymai neįpareigoja saugoti, bet, vis dėlto, beveik kiekvienas darbdavys juos turi, tai pareigybės aprašymai, kolektyvinė sutartis, įsakymų pagrindų knygelė.

Steigimo dokumentų rinkimas ir tyrimas

Nusprendę dėl bendrųjų privalomų dokumentų, turite nuspręsti dėl likusių dokumentų. Norėdami tai padaryti, turite išstudijuoti visus įstatyminius dokumentus, reglamentuojančius veiklą ir gamybos procesasįmonių.

Čia dokumentai gali būti labai skirtingi. Pavyzdžiui, jei darbuotojai turi teisę į specialią aprangą ir asmenines apsaugos priemones, tuomet būtina įsakymu ar kitu administraciniu dokumentu patvirtinti jų suteikimo darbuotojų kategorijai sąrašą ir sąlygas.

Jeigu įmonėje dirba nereguliarus darbo laikas, dirba naktimis, dirba pavojingas ir pavojingomis sąlygomis, tuomet būtina dokumentais pagrįsti jiems priklausančias išmokas ir kompensacijas.

Dokumentų sąrašo rengimas

Šioje nuostatoje išvardinti visi reikalingi dokumentai, jų priežiūros tvarka ir saugojimo terminai. Ši nuostata nėra privaloma, tačiau labai palengvina personalo skyriaus darbą.

Registracija į direktoriaus darbą

Jeigu įmonė kuriama nuo nulio, tai pirmasis registruojasi įmonės vadovas.

Būtent jis tada sudaro darbo sutartis su likusiais darbuotojais. Jeigu direktoriaus pareigos yra renkamos, konkurso būdu, darbo sutartį su juo sudaro renkamo organo pirmininkas, jei įmonė turi steigėjų, tada jie pasirašo sutartį. Jei vadovas tuo pačiu metu vienintelis steigėjas arba individualus verslininkas, tada jis pasirašo darbo sutartį ir darbuotojui, ir darbdaviui.

Kaip ten bebūtų, darbo sutarties sudarymas ir įsakymo į darbą išdavimas yra privalomos procedūros.

Vietinių taisyklių rengimas

Siekiant nustatyti, kokių pareigybių ir kiek jų reikia įmonės veiklai, a personalo stalas. Tam yra vieninga forma ir, nors jos naudoti nereikia, ji labai patogi.

Jei norite, galite pridėti papildomų stulpelių. Personalo lentelėje nurodomas pareigybės pavadinimas, reikalinga suma etatinius vienetus, atlyginimą ar darbo užmokesčio formą ir reikalingus priedus. Nurodomos visos pareigybės personalo lentelėje, pradedant pačiais svarbiausiais ir baigiant pagalbiniu personalu.

IN darbo reglamentus Pirmiausia nurodomas įmonės darbo grafikas, jei yra pamainų grafikai, tada jie detaliai aprašomi. Šiame dokumente taip pat gali būti nurodyti reikalavimai darbuotojų išvaizdai ir elgesiui, įmonės etikai ir kt.

Standartinio darbo sutarties pavyzdžio parengimas

• darbdavio pavadinimas, faktiniai ir juridiniai adresai, pilnas atstovo vardas ir pavardė;
• Visas darbuotojo vardas ir pavardė;
• pareigos, kurioms darbuotojas priimtas į darbą;
• darbo sutarties terminas;
• sutarties tipas (ne visą darbo dieną arba pagrindinės pareigos);
• darbo pareigas, jos gali būti nurodytos pačioje sutartyje arba galite padaryti nuorodą į darbo aprašymas;
• atlyginimas, čia neverta remtis vietiniais norminiais dokumentais, bet geriau viską detaliai aprašyti pačioje sutartyje;
• tvarkaraštis;
• rezultatus specialus įvertinimas tam tikros darbo vietos darbo sąlygos;
• detales ir parašus.

Be šių punktų, darbdavys į darbo sutartį gali įtraukti bet kokias kitas įstatymams neprieštaraujančias sąlygas.

Buhalterinės apskaitos dokumentų ruošimas

Visi žurnalai prieš juos naudodami reikia pasiruošti. Būtent, kiekvienas žurnalas turi būti sunumeruotas, suvarstytas ir užantspauduotas. Lapai numeruojami iš eilės, pradedant nuo pirmo iki paskutinio. Tada visi lapai, išskyrus dangtelį, susiuvami siūlais ir ant paskutinio galinio popieriaus nubrėžiamos dvi uodegėlės. Jie užklijuojami popieriumi, tačiau ant jo yra nurodytas lapų skaičius ir vadovo arba už žurnalo tvarkymą atsakingo asmens parašas.

Kiekviename žurnale nurodoma jo pradžios data ir būtinas organizacijos pavadinimas.

Už darbo apskaitos tvarkymą atsakingo asmens paskyrimas

Darbo įrašai yra vieni iš svarbiausių personalo apskaitos dokumentų ir priklauso formoms griežtas ataskaitų teikimas, tuomet požiūris į juos turėtų būti atsargus. Jie turi būti laikomi seife, užrakinti raktu.

Darbo knygelių tvarkymui paskiriamas atsakingas asmuo, kuris jas pildo ir yra atsakingas už saugojimą. Atsakomybė darbuotojui priskiriama organizacijos įsakymu.

Darbuotojų registracija

Priimant į darbą kiekvieną darbuotoją, būtina atlikti tam tikrą darbų seką:

• priimant darbuotojo prašymą;
• darbuotojo supažindinimas su visais vietiniais norminiais dokumentais, darbo apmokėjimo nuostatais, vidaus darbo taisyklėmis, kolektyvine sutartimi ir kt.;
• sudaryti darbo sutartį ir ją pasirašyti. Darbo sutartyje būtinai pažymėkite, kad darbuotojas gavo šimtą antrą egzempliorių;
• įsakymo įdarbinti išdavimas;
• asmeninės T-2 kortelės užpildymas ir asmens bylos sukūrimas. Ją sudaro šie dokumentai: prašymas stoti, asmens dokumentų kopijos, stojimo įsakymo kopija, asmens kortelė, išsilavinimą ir kvalifikaciją patvirtinantys dokumentai, darbo sutartis ir kiti reikalingi dokumentai.
• pervesti į visų buhalteriją reikalingus dokumentus vienam darbuotojui už darbo užmokestį.

Šiame vaizdo įrašų grojaraštyje pateikiamos instrukcijos, kaip atlikti HR įrašus:

Vis dar turite klausimų? Sužinokite, kaip tiksliai išspręsti savo problemą – skambinkite dabar:

HR įrašų valdymas nuo nulio – nuoseklios instrukcijos 2017 m

Siųsti paštu

Personalo apskaita ir darbas biure nuo nulio – nuoseklios 2017 m. instrukcijos dabar prieinamos mūsų skaitytojams. Personalo dokumentų srauto organizavimą įmonėje nuo 2014 m. kovo mėnesio reglamentuoja naujasis GOST, kurio privalo laikytis visi personalo pareigūnai.

Personalo įrašai: kas atsakingas už personalo įrašų tvarkymą?

Personalo dokumentų tvarkymas vykdomas kiekvienoje įmonėje, kurioje dirba samdomas darbas. Kur pradėti personalo apskaitą ką tik užsiregistravusioje įmonėje? Naujai sukurtoje įmonėje personalo įrašų tvarkymas nuo nulio dažniausiai krenta ant vadovo pečių. Šioms funkcijoms užtikrinti bendrovės dalyvių (akcininkų) patvirtintas direktorius priima įsakymą, kuriuo paskiriamas atsakingas už personalo apskaitą.

Vėliau, samdant specialistą, kuriam bus patikėta personalo apskaita organizacijoje, įskaitant darbą su personalu, jis gali būti apmokestintas atitinkamu darbo kiekiu. Tai atliekama išduodant įsakymą, kuriuo konkrečiam darbuotojui priskiriama atsakomybė už šios darbo srities atlikimą. Taip pat šios pareigos nurodytos pareigybės aprašyme, kurį darbuotojas perskaito pasirašydamas.

Personalo apskaitos tvarkymas 2017 metais, kaip ir iki šiol, turi būti vykdomas laikantis Darbo kodekso, apskaitos tvarkymo instrukcijų ir kitų teisės aktų bei lokalinių dokumentų. Atsakomybė už personalo apskaitą, pažeidus įstatymus ir/ar vidaus valdymo įsakymus, priskiriama kaltam asmeniui drausminių nuobaudų forma.

Personalo įrašų tvarkymo instrukcijos 2017 – atsisiųsti ar kurti patys?

Personalo įrašų tvarkymo instrukcijos nėra normiškai patvirtintos, todėl personalo apskaitai ir dokumentų srautui tvarkyti rekomenduojama vadovautis GOST R 7.0.8-2013, patvirtintu Rosstandart 2013 m. spalio 17 d. įsakymu Nr. 1185-st. ir įsigaliojo 2014 m. kovo 1 d.

Nėra vieno šablono personalo apskaitos ir biuro darbo instrukcijoms, tačiau yra personalo įrašai nuo nulio, žingsnis po žingsnio su rekomenduojamais etapais organizuojant personalo dokumentų srautą ir apskaitą įmonėje. Dėl šio žingsnis po žingsnio plano lengva nustatyti veiksmų seką ir orientuotis į darbo kiekį.

Rekomenduojame perskaityti toliau pateiktas nuoseklias instrukcijas, kurios padės tvarkyti žmogiškųjų išteklių įrašus nuo nulio. Ateityje, remiantis ištirta medžiaga, galima plėtoti savo planą veiksmą ir jo vykdykite.

Kaip atrodo žingsnis po žingsnio žmogiškųjų išteklių administravimo instrukcija?

Taigi, pereikime prie svarstymo žingsnis po žingsnio instrukcijas apie personalo įrašų tvarkymą nuo nulio. Pateiksime išsamų nuoseklų planą, kuris leis susikurti savo personalo tarnybą, pradedant nuo pirmojo darbuotojo – direktoriaus – įregistravimo įmonėje. Todėl nuo pat įmonės veiklos pradžios svarbu supaprastinti personalo apskaitą.

Personalo apskaitos organizavimo etapai įmonėje:

1. Reguliacinės ir informacinės bazės sukūrimas.

Pirmiausia verta nuspręsti, kurios taisyklės bus reikalingos personalo pareigūno darbe. Žinoma tai yra:

• Darbo kodeksas - jame išdėstyti pagrindiniai punktai dėl darbo laiko reguliavimo (15-16, 22 skyriai), atostogų trukmės ir dažnumo (19 skyrius), darbo užmokesčio apskaičiavimo (21 skyrius), išdėstytos pagrindinės teisės ir pareigos. darbuotojų ir darbdavių;
• Valstybinio statistikos komiteto 2001 m. sausio 4 d. nutarimas Nr. 1 - čia pateikiamos visų formų pirminiai dokumentai, reikalingi personalo apskaitai; jų naudojimas šiandien nėra privalomas, bet vis tiek pageidautinas, nes juose atsižvelgiama į visus reikiamus stulpelius ir detales; Jei pageidauja, bet kuris vartotojas gali keisti formos duomenis, išsaugodamas tik reikiamus duomenis;
• 2003 m. balandžio 16 d. Vyriausybės nutarimas Nr. 225, kuris padės dirbti su darbo knygos; šis dokumentas darbuotojui yra pagrindinis, nes patvirtina jo darbo patirtį;
• 2008 m. balandžio 11 d. Rusijos ginkluotųjų pajėgų generalinio štabo patvirtintas karinių įrašų tvarkymo vadovas įmonėse - šios rekomendacijos padės personalo darbuotojams įsijausti į privalomą įmonių darbuotojų karinių įrašų tvarkymą;
• Rosstandart 2013-10-17 įsakymas Nr.1185-st, Gosstandart 2003-03-03 nutarimas Nr.65 (šis nutarimas galioja iki 2017-07-01, nuo 2017-07-01 GOST R 7.0167, patvirtintas įsakymu Rosstandart 2016 12 08, taikomas Nr. 2004-st), Kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymas Nr. 558 ir Vyriausybės nutarimas Nr. 477, 2009 m. birželio 15 d. – šie dokumentai padės išsiaiškinti, kokie standartai taikomi egzistuoja Rusijos biuro darbuose ir archyvuose.

Kiekvienam darbuotojui, atsakingam už personalo apskaitą, turi būti sudaryta galimybė susipažinti ne tik su šiais nuostatais, bet ir su kitais teisės aktais, kurių gali prireikti darbo procese. Taip pat personalo pareigūnas turi stebėti naujausius taisyklių pakeitimus ir atnaujinimus. Tam reikia arba užtikrinti nepriklausomą teisės aktų stebėseną, arba įsigyti prieigos prie įvairių informacinių duomenų bazių paketus.

Siekiant užtikrinti aukštas lygis personalo įrašų tvarkymas įmonėse, kuriose dirba daug darbuotojų, taip pat gali prireikti specialios HR programinės įrangos personalo valdymo sistemai organizuoti ir personalo apskaitai tvarkyti.

1. Susipažinimas su įmonės teisės aktais nustatyta dokumentacija.

Įstatuose turi būti nurodytos direktoriaus (generalinio direktoriaus, direktorių tarybos) samdymo sąlygos - vykdomoji institucijaįmonių. Taip pat šioje steigimo dokumentacijoje nurodytos pagrindinės vadovo darbo trukmės sąlygos. Be to, personalo pareigūnas turi žinoti naujausius pakeitimusįtraukti į įstatus, jei įmonės savininkai sprendžia personalo klausimus.

Pirmas darbuotojas, kuris registruojamas naujai kuriamoje įmonėje, žinoma, yra vadovas. Taigi įmonės savininkų patvirtinto protokolo pagrindu išduodamas įsakymas, kuriame nurodoma data, nuo kurios vadovas pradeda eiti pareigas. Tai bus pirmasis personalo įsakymas, išduotas įmonėje.

Ateityje personalo pareigūnas turi užtikrinti chronologinė tvarka išleido įsakymus. Reguliuojančios institucijos, tikrindamos darbo sąlygas ir personalo klausimus, daug dėmesio skiria pavedimų numeracijai, kad neatsirastų atvejų, kai įsakymai išduodami atgaline data.

1. Sudaryti personalo dokumentų, kurie bus įtraukti į personalo įrašų tvarkymą įmonėje, sąrašą.

Mes išvardijame pagrindinius dokumentus, įtrauktus į personalo apskaitą bet kurioje įmonėje, kurioje dirba samdomi darbuotojai:

• taisyklės dėl darbo taisyklių organizacijos viduje;
• organizacijos personalo struktūra;
• personalo darbo grafikas;
• atostogų grafikas;
• dokumentus, susijusius su darbuotojų asmens duomenų apsauga.

Privalomiesiems dokumentams taip pat priskiriami pirminiai apskaitos dokumentai, sukurti kiekvienam darbuotojui, taip pat registrai, tokie kaip:

• darbo sutartys;
• darbo knygų judėjimo fiksavimo knyga;
• darbo apskaitos žurnalų blankų ir pačių šių dokumentų blankų registravimo knyga, kuri dažnai išduodama įmonėje darbuotojui atvykus į pirmąją darbo vietą;
• darbo laiko apskaitos žiniaraštis;
• asmeninės darbuotojų kortelės;
• personalo įsakymai, kurie dažniausiai saugomi kartu su jų išdavimo pagrindais (prašymai, tarnybiniai (ataskaitos) raštai, aktai ir kt.);
• pareigybių aprašymai ir kiti dokumentai;
• reguliavimo institucijų atliktų patikrinimų žurnalas.

Taip pat gali būti skelbiami šie dokumentai:

• kolektyvinė sutartis;
• nuostatos dėl premijų, atestavimo, komercinių paslapčių ir kt.

1. Personalo dokumentų ir jų formų tvirtinimas iš įmonės vadovo.

Jei dėl dokumentacijos formos yra pastabų, personalo pareigūnas privalo juos pašalinti ir dokumentų formas patvirtinti iš naujo. Dokumentai, turintys įtakos ne tik personalo apskaitos tvarkymui, bet ir apskaitai, turi atsispindėti ir įmonės apskaitos politikoje.

1. Asmens, atsakingo už darbo knygelių tvarkymą ir įrašymą, paskyrimas.

Tai gali būti vienas asmuo, atsakingas už personalo apskaitos tvarkymą, arba gali būti paskirtas atskiras darbuotojas, atsakingas už išduotų ir gautų darbo knygų saugojimą ir įrašymą. Dėl atsakingo asmens paskyrimo išduodamas atitinkamas įsakymas.

Tai paskutinis personalo įrašų tvarkymo etapas nuo nulio. Dabar kiekvienam priimtam darbuotojui sudaromas personalo dokumentų paketas, kuriame dažniausiai yra darbo sutartis, įsakymas į darbą, pareigybės aprašymas; priimama/išduodama darbo knygelė, užpildoma asmens kortelė, pasirašoma asmens duomenų ir kitų dokumentų neatskleidimo sutartis.

Tada kitas personalo dokumentus dėl darbo dienos norminimo, darbo užmokesčio apskaičiavimo ir mokėjimo, atostogų apskaitos, nedarbingumo atostogų, komandiruočių įforminimo ir kt.

Pirmieji sužinokite apie svarbius mokesčių pakeitimus

Turite klausimų? Gaukite greitus atsakymus mūsų forume!

HR įrašų valdymas nuo nulio – žingsnis po žingsnio instrukcijos

Žmogiškųjų išteklių skyrius yra viena iš svarbiausių grandžių moderni organizacija. Tik šios tarnybos specialistų dėka galima efektyviai valdyti įmonės veiklą.

HR administravimas nuo nulio, žingsnis po žingsnio instrukcijos

Tačiau norint tinkamai organizuoti jo veikimą, būtina:

Mieli skaitytojai! Straipsnyje kalbama apie tipinius teisinių problemų sprendimo būdus, tačiau kiekvienas atvejis yra individualus. Jei norite sužinoti, kaip tiksliai išspręskite savo problemą- Susisiekite su konsultantu:

• aiškiai apibrėžti darbuotojų, atsakingų už reikalingų dokumentų rengimą ir rengimą, pareigas išmanyti vykdomųjų organų formavimo ir skyrimo taisykles;
• vadybininkai;
• teisingai įdarbinti naujus darbuotojus, juos perkelti ir atleisti;
• dirbti pagal galiojančius įstatymus personalo dokumentų tvarkymo srityje;
• sukurti reikalingus teisės aktus ir reglamentus įmonės lygiu.

Norint greitai ir kompetentingai organizuoti efektyvią personalo skyriaus veiklą, rekomenduojama sukurti ir naudoti specialų algoritmą būtinų veiksmų atlikimui.

Kas yra atsakingas už biuro darbą įmonėje?

Prieš kurdami efektyvaus dokumentų srauto organizavimo planą, turite nuspręsti, kas atliks personalo specialisto vaidmenį. Net ir mažoje įmonėje organizacinio vidaus dokumentų srautui sekretoriaus ar raštininko pareigos paprastai įtraukiamos į personalo lentelę.

Tam yra dvi pagrindinės priežastys:

• didelės apimties dokumentinis darbas, kurį atsakingas asmuo atlieka kasdien;
• poreikis siaura specializacija darbui su dokumentais pageidautina, kad paskirtas darbuotojas turėtų sekretorės-asistentės, personalo vadovo ar raštvedybos specialybės išsilavinimą.

Žinoma, praktikoje yra priimtina priskirti papildomas pareigas žmogui, kuris taip pat dirba su dokumentais, pavyzdžiui, teisininkui ar buhalteriui. Tačiau tai gali labai sumažinti darbuotojo pagrindinės veiklos efektyvumą, nes popierizmas reikalauja daug dėmesio.

Žingsniai ir žingsniai

Bet kurios personalo dokumentų valdymo sistemos organizavimas susideda iš šių etapų:

1. Išleidžiant įsakymus, kuriais nustatomos atsakingo asmens pareigos, nustatomas jo darbo užmokesčio dydis. Tada specialių nuostatų ir pareigybių aprašymų, kurie reglamentuos būsimo darbuotojo teises ir pareigas bei kitų dokumentų tvirtinimas;
2. Jei reikia paskirti vykdomąjį organą, atliekama krata ir sudaroma sutartis su įmonės vadovu. Būtent šis asmuo steigėjo vardu vadovaus personalo tarnybai. Jei tokio asmens skirti nereikia, o įmonės vadovas jau pasamdytas, pakanka tik samdyti raštininką;
3. Norminių aktų duomenų bazės rengimas. Būtina sudaryti teisinės bazės, pagal kurią dirbs sekretorius, sąrašą;
4. Apskaitos dokumentų blankų pirkimas ar spausdinimas. Personalo apskaitos tvarkymui reikia parengti daug įvairių darbuotojų registravimo ir judėjimo knygų, reikalingų žurnalų;
5. Sekretoriui prieš pradedant samdyti darbuotojus, jo žinioje turi būti darbo įrašų formos. Darbo knyga yra pagrindinis darbuotojo dokumentas, patvirtinantis informaciją apie darbo patirtis. Jei pilietis priimamas į darbą pirmą kartą, darbdavys privalo tai suteikti nemokamai;
6. Paskutinis etapas yra tiesioginis personalo darbo organizavimas, įskaitant įdarbinimą, perkėlimą, paaukštinimą, atostogas, darbuotojų atleidimą ir daug daugiau.

Privalomi dokumentai

Nustatyti stabilus veikimas Raštinės tarnyba turės parengti šiuos dokumentus:

• Personalo grafikas. Pateikiama informacija apie organizacijoje esamas pareigas. Norint sudaryti dokumentą, būtina remtis galiojančiais teisės aktais, nes jo forma yra visiškai suvienodinta visoms Rusijos Federacijos įmonėms;
• Laikas yra vertingas išteklius. Kad nereikėtų švaistyti to kiekvieną kartą rankiniu būdu sudarant naują sutartį ar pareigybės aprašymą, turėtumėte paruošti kiekvienos pareigybės šablonus iš personalo lentelės;
• Sudaryti atvejų sąrašą arba atlikti pakeitimus. Bylų nomenklatūra paprastai vadinama visų tipų organizacijoje sukurtų dokumentų sąrašas ir jų vietos bei saugojimo laikotarpio nurodymas. Paprastai jame yra daug skyrių, iš kurių vienas turėtų būti skirtas personalo įrašų tvarkymui;
• Vidaus darbo reglamentai, pagal kuriuos bus organizuojama kasdienė darbo tvarka, poilsio laikas ir daug daugiau.

Vadovo registracija

Jei organizacija dar nepaskyrė vadovo, tai bus padaryta pirmiausia. Jis bus tas:

• formuoti administracinį personalą;
• registruoti steigiamus dokumentus;
• pasirašyti organizacinius, administracinius ir kitus dokumentus.

Direktorius sudaromas pagal steigėjo kolektyviai arba individualiai priimtą sprendimą. Jie išduoda įsakymą dėl asmens, paskirto pirmuoju įmonės asmeniu.

Norminiai aktai

Dėl tinkama organizacija personalo dokumentų tvarkymo tarnybos darbui reikės naudotis pagrindiniais reglamentais galiojančius teisės aktus:

Rusijos Federacijos darbo kodeksas yra pagrindinis dokumentas, pagal kurį organizuojama darbuotojo darbo veikla, įskaitant įdarbinimą, apmokėjimą ir darbo valandas, garantijas ir išmokas ir daug daugiau;

Darbo knygų tvarkymo ir saugojimo taisyklės. Tokios knygos reikalingos norint teisingai įrašyti darbuotojo darbo stažą, jo apdovanojimus, garbės vardus ir pan.;

Pirminės apskaitos dokumentacijos darbo apskaitai vieningų formų pavyzdžiai. Tai yra įsakymų formos, reglamentuojančios viską, kas susiję su darbuotojo veikla darbo funkcija;

Standartinių tvarkymo archyvinių dokumentų sąrašas. Reikalingi teisės aktai tinkamas saugojimas dokumentus.

Buhalteriniai dokumentai

Yra keletas pagrindinių apskaitos dokumentų tipų, kurių tvarkymas užtikrina tinkamą dokumentų eigą:

• Įmonės personalo apskaitos lapas (arba knyga). Jis yra įtrauktas į trumpa informacija apie darbuotojų skaičių;
• Darbo sutarčių registracijos žurnalas. Leidžia stebėti visų sutarčių su darbuotojais sudarymą. Šio žurnalo tvarkymas užtikrina patikimą dokumentų saugojimą. Niekas nebus prarastas be pėdsakų, jis gali būti naudojamas darbo sutarčių buvimui ar nebuvimui stebėti;
• Registracijos žurnalas, būtinas norint greitai sekti personalo pasikeitimus;
• Įeinančių ir išsiunčiamų siuntų žurnalai. Juose galite pamatyti skirtingų istoriją verslo korespondencija ir išsiaiškinti įvairių laiškų siuntimą ar gavimą;
• Asmens kortelių registravimo knyga, kurioje yra informacija apie formas su darbuotojų asmens duomenimis. Jis reikalingas, kai reikia ištirti darbuotojo asmens duomenis.

Kas yra personalo įrašai ir kaip juos tvarkyti? Atidžiau perskaitykite mūsų medžiagą.

Čia sužinosite, kaip tinkamai atlikti personalo auditą ir kodėl jis reikalingas.

Ar galima nusipirkti darbo knygelę ir kiek ji kainuoja? Apie tai sužinosite čia.

Darbo knygos ir jų saugojimas

Darbas su darbo knygomis turi dvi pagrindines ypatybes, į kurias reikia atsižvelgti.

Į darbą priimtas darbuotojas privalo pateikti savo knygą darbdaviui. Jį jis saugos iki darbo sutarties nutraukimo.

Šiame dokumente sekretorius pažymi, kad darbuotojas buvo priimtas į darbą organizacijos, nurodydamas jo organizacinė forma ir vardas. Tada šį įrašą patvirtina įmonės vadovas.

Darbuotojų registracija

Norint teisingai užregistruoti darbuotoją, pakanka laikytis paprasto algoritmo:

• Paimkite darbuotojo prašymą, kuriame jis nurodys, į kokias pareigas pretenduoja, koks atlyginimas jį domina ir nuo kurios datos pradės dirbti.
• Gaukite iš darbuotojo reikiamas dokumentų kopijas, tokias kaip pasas, SNILS, INN, banko rekvizitai darbo užmokesčiui pervesti.
• Sudaryti darbo sutartį ir asmeniniu parašu išduoti pareigybės aprašymą. Šie dokumentai nustato teisinį darbuotojo ir darbdavio ryšį.
• Sukurkite asmeninę bylą, kurioje bus paraiška ir dokumentų kopijos. Užpildykite kortelę T2 formoje, kurioje surašykite visą reikiamą informaciją.
• Išduoti įsakymą, pagal kurį darbuotojas priimamas į darbą.

Išvada

Taigi, norint sukurti personalo apskaitos tarnybą, užtenka vadovautis aukščiau pateiktomis jos darbo organizavimo instrukcijomis. Pagrindinis dalykas kuriant tokią paslaugą yra pasikliauti galiojančių teisės aktų nuostatomis ir atsižvelgti į įmonės poreikius, atsižvelgiant į jos organizacines ypatybes.

Vis dar turite klausimų? Sužinokite, kaip tiksliai išspręsti savo problemą – skambinkite dabar.