Personaleregnskab Sammen med regnskabs- og skatteregistre giver det dig mulighed for at afspejle pålidelige oplysninger, der er nødvendige for virksomhedens fulde funktion. Funktionerne ved denne type regnskab såvel som de vigtigste dokumenter, der er involveret i det, vil blive diskuteret i vores artikel.

Vedligeholdelse af personaleregistre

Vedligeholdelse personaleregistre indebærer udarbejdelse af en stor mængde dokumentation, som vil afspejle information både separat for hver medarbejder og for hele virksomheden som helhed, samt udarbejdelse af regler for proceduren. arbejdsaktivitet.

Vedligeholdelse personaleregistre indebærer registrering af antallet af medarbejdere, hvilket kun er muligt med højkvalitets sporing af alle bevægelser. Hovedopgaven personaleregistre er udarbejdelse af dokumentation for en eller anden bevægelse af en medarbejder, lige fra ansættelse, overflytning til en anden stilling, registrering af orlov og ender med afskedigelse.

Sikkert, personaleregnskab kan dog udføres manuelt personaleregistre gennem ansøgning software giver dig mulighed for at minimere tiden til udarbejdelse af dokumentation, især hvis virksomheden har mange ansatte.

HR dokumenter

Dokumentation personaleregistre De kan enten være obligatoriske, hvis udarbejdelse er fastsat i Den Russiske Føderations arbejdskodeks, eller valgfri.

Til de nødvendige dokumenter personaleregistre forholde sig:

• beskæftigelsesordre (T-1);
• kontrakt med en medarbejder (TD-1);
• arbejdsbog (Resolution fra Den Russiske Føderations regering af 16. april 2003 nr. 225 "Om arbejdsbøger");

For detaljer om udformning af arbejdsbøger, se materialet .

• medarbejders personlige kort (T-2);
• oversættelsesdokumenter (T-5);
• ordre om registrering af orlov (T-6);
• ferieplan (T-7);
• bemanding (T-3);
• timeseddel (T-12);
• afskedigelseskendelse (T-8).

De fleste personaledokumenter har en samlet form. Arbejdsgiveren bør udvikle nogle dokumenter selvstændigt:

• overenskomst;
• indre ordensregler;
• lønbestemmelser;
• regler om ansattes personoplysninger;
• arbejdsbeskyttelsesbestemmelser;
• bonusregler;

For information om opbevaringsperioder for personaledokumenter, se materialet .

VIGTIG!Ifølge art. 8 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks kan bestemmelser dannet af organisationen, der krænker en medarbejders rettigheder, ikke bruges til at regulere arbejdsforhold.

Alle regnskabsbilag udarbejdet af en personalemedarbejder godkendes af organisationens leder. Herefter skal medarbejderen sætte sig ind i dem og skrive under.

Det skal bemærkes, at i nogle situationer kan udarbejdelse af personaledokumenter undgås: for eksempel er det ikke nødvendigt at udarbejde stillingsbeskrivelser, hvis ansættelseskontrakten allerede giver medarbejderens funktionalitet. Det samme gælder vederlagsklausulen, hvis udformning heller ikke er nødvendig, hvis kontrakten specificerer medarbejderens fremtidige indkomst.

Tilstedeværelsen af ​​et bestemt dokument i personaleregistre afhænger af de særlige forhold i den enkelte medarbejders arbejde og virksomheden som helhed. Hvis virksomheden sørger for skifteholdsarbejde, bør der udarbejdes en vagtplan. Ved udførelse af arbejdsopgaver på anlæg med høj hemmeligholdelse bør der skrives en klausul om bevarelse af forretningshemmeligheder i kontrakten, ligesom der bør udarbejdes en tilsvarende bestemmelse, som vil fastlægge proceduren for adgang til hemmeligheder, ansvar for videregivelse, samt betingelserne for at bringe en sådan adgang til ophør. Det er bydende nødvendigt at udarbejde en kontrakt om fuldt økonomisk ansvar med medarbejderen, hvis han er relateret til værdifuld last eller genstande.

Ansvar for overtrædelser ved vedligeholdelse af personaleregistre

Det vigtigste tilsynsorgan, der er ansvarlig for korrekt adfærd personaleregistre, er Statens Arbejdstilsyn. Den er designet til at overvåge personaleoperationer og, hvis personaleregnskab udføres med overtrædelser, bringe til administrativt ansvar for overtrædelse af arbejdslovgivningen.

Der skelnes mellem følgende typer ansvar (artikel 419 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks):

• Administrative - bøder til embedsmænd og virksomheder afspejles i art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 Kode for administrative lovovertrædelser i Den Russiske Føderation. Administrativt ansvar opstår oftest i mangel af et nødvendigt personaledokument eller dets undladelse af at levere det på anmodning fra en medarbejder eller organisation.

Eksempel:Ivanov I.A. besluttede at optage et lån. For at gøre dette skal han have en kopi af arbejdsbogen og et 2-NDFL-certifikat. Arbejdsgiveren nægtede at udlevere en kopi af arbejdsjournalen. En medarbejder har ret til at rapportere arbejdsgiverens ulovlige handlinger til arbejdstilsynet, som vil holde virksomheden (dets embedsmænd) ansvarlig i henhold til art. 5.39 i koden for administrative lovovertrædelser i Den Russiske Føderation i mængden af ​​1.000 til 3.000 rubler.

• Civilret - straffen er fastsat i art. 15, 151 og kap. 59 i Den Russiske Føderations civile lovbog.

Eksempel:Petrov S.F. blev såret på arbejde. I overensstemmelse med art. 1085 i Den Russiske Føderations civile lovbog, er arbejdsgiveren forpligtet til at kompensere for tabt løn under medarbejderens ophold til behandling samt omkostningerne ved hans behandling og genopretning.

• Strafansvar - fastsat i art. 143, art. 145, art. 145.1, art. 146-147, art. 215-217 i Den Russiske Føderations straffelov.

Derudover kan dokumenter fra personaletjenester rekvireres af skattemyndighederne, manglende levering, hvilket resulterer i ansvar i henhold til art. 126 Skattekodeks for Den Russiske Føderation

Resultater

Korrekt og rettidigt personaleregnskab giver ledelsen mulighed for at gøre virksomheden mere effektiv. I øjeblikket er der mange softwareværktøjer, der hjælper med at optimere tiden til udarbejdelse af personaledokumentation og opnå nøjagtighed, når data afspejles personaleregnskab.

Hver virksomhed har ansatte, og det betyder, at det er nødvendigt at organisere personaleregistreringer. I store organisationer er det etableret, men i en virksomhed, der lige er startet, skal det skabes fra bunden.

Stadier af oprettelse af HR-registreringer

Ansvaret for at oprette HR-registreringer kan tildeles forskellige medarbejdere. Dette er grundlæggeren af ​​virksomheden og dens direktør, og revisoren og kontorchefen. Uanset hvem der har fået betroet dette arbejde, kræver det erfaring og viden at skabe journalstyring. Lad os overveje stadierne af organisering af personaleregistrering.

Undersøgelse af fuldstændigheden af ​​oplysninger om personaleregistrering

Medarbejderen skal bruge følgende ressourcer:

• Lovgivningsmæssige handlinger: arbejdsret, personaledokumentation. Alle standarder skal være med seneste udgave. De er nødvendige for at overholde loven i processen med at oprette personaleregistre.
• Manualer, bøger om kontorarbejde.
• Program til at vedligeholde personaleregistre. Den mest almindelige er 1C. Men udover det er der mange andre programmer, inklusive dem, der er overlegne i forhold til 1C i funktionalitet. Fordelen ved 1C er, at der er syi hver by.

Alle referencematerialer kan fås gratis, men programmet skal købes.

Undersøgelse af konstituerende dokumentation

Den medarbejder, der tilrettelægger kontorarbejde, skal tage kopier af de konstituerende dokumenter fra lederen. Personaledokumentation er udarbejdet præcist på deres grundlag. Oplysninger om proceduren for ansættelse af en direktør er hentet fra charteret. Du kan også se andre ansættelsesvilkår her:

• Etableringsprocedure løn.
• Varighed af indgåelse af en ansættelseskontrakt.

Charteret kan fastlægge proceduren for ansættelse af nøglespecialister, etablere personalebord.

Fastlæggelse af listen over dokumentation

Listen over påkrævet dokumentation skal aftales med ledelsen. Det er med direktøren, at de ønskede forhold skal drøftes i det interne regulativ og det interne regulativ. Lad os se på de dokumenter, der skal udfyldes:

• Ordrer, der vedrører medarbejderens aktiviteter. Det kan fx være ordrer om ansættelse, afskedigelse eller overflytning til en anden stilling. Disse dokumenter opbevares i 75 år.
• Personale ordrer. Holdbarheden af ​​papirer er 3-5 år.
• , hvori der indtastes oplysninger om medarbejdere.
• Ansættelseskontrakter.

En virksomhed skal indgive disse dokumenter, uanset dens størrelse.

Direktørs ansættelse

Den administrerende direktør er den første medarbejder i virksomheden. Hvis en medarbejder tiltræder tjenesten på et konkurrencemæssigt grundlag, indgås en aftale med denne ansættelseskontrakt. Aftalen indgås af formanden for det folkevalgte organ.

Hvis virksomheden har stiftere, underskrives en aftale med dem. Hvis lederen både er en stifter og en individuel iværksætter, underskriver han overenskomsten for både medarbejderen og arbejdsgiveren. Dokumentet skal angive den dato, hvorfra direktøren har været i tjeneste.

Udarbejdelse af basisdokumentation

Du skal udarbejde en række dokumenter:

• personaleplan;
• forretningsorden i virksomheden;
• andre interne regler.

Dokumenter skal godkendes af direktøren. Når alle redigeringer er foretaget, godkendes papirerne. Eksempler på dokumenter kan findes på internettet.

Bemandingstabellen er udarbejdet efter en samlet formular. Hvis det er nødvendigt, kan lederen dog lade udarbejdelsen af ​​en lokal lov efter eget skøn. Du kan tilføje hjælpekolonner til det. Bemandingsplanen indeholder følgende oplysninger:

• Jobtitel.
• Antal personaleenheder.
• Lønstørrelse.
• Medarbejder fordele.

Alle stillinger på skemaet skal være opført i rækkefølge efter vigtighed. Først på listen er direktør, de sidste er støttemedarbejdere (f.eks. rengøringsassistenter).

Arbejdsplanen skal angive virksomhedens arbejdsplan. Det kan fx være skifteholdsarbejde. Om nødvendigt kan dokumentet indeholde nuancer af virksomhedsetik, krav vedr udseende medarbejdere.

Der skal udarbejdes logbøger. Især udføres følgende handlinger:

1. Nummerering.
2. Snøring af sider.
3. Forsegl dokumentet.

Nummereringen skal være kontinuerlig. Alle ark skal nummereres. Efter dette skal du snøre alle arkene, inklusive omslaget. Halerne strækker sig ud over magasinet. Du skal skjule dem med papir. På den skal du angive antallet af ark i magasinet. Underskriften fra den leder eller medarbejder, der er ansvarlig for at vedligeholde dokumentet, skal også underskrives. Journalen skal også være markeret med startdatoen for dens vedligeholdelse og navnet på virksomheden.

Udvikling af en standard ansættelseskontraktformular

Alle ansattes ansættelsesvilkår skal indgå i standardformularen. Det kan for eksempel være følgende elementer:

• Arbejdsplads.
• Arbejdstimer.
• Løn: beløb og betalingsprocedure.
• Bonus ydet af arbejdsgiveren.

Skemaet indeholder også følgende oplysninger:

• selskabets navn, dets juridiske og reelle adresse;
• Medarbejderens fulde navn;
• den stilling, som medarbejderen er ansat til;
• den periode, for hvilken aftalen er indgået;
• type ansættelsesaftale (hovedjob eller deltidsjob);
• jobansvar.

VIGTIG! Alle betingelser angivet i formularen skal være i overensstemmelse med lovgivningen. Ellers betragtes de som ugyldige. I modsat fald kan arbejdsgiveren medtage eventuelle oplysninger i overenskomsten.

Udarbejdelse af anden dokumentation

For yderligere personalearbejde har du brug for yderligere dokumenter:

• regnskabsbøger;
• ansvarsaftaler;
• bestillingssedler mv.

Eksempler på dokumenter kan også findes på internettet.

Beslutning om nuancerne i at vedligeholde arbejdsjournaler

I første omgang kan lederen varetage vedligeholdelsen af ​​arbejdsjournaler. Dette skal registreres i den rigtige rækkefølge, hvor der tages ansvar. Bestillingen skal gennemføres. I modsat fald pålægges virksomheden en bøde. Ansvaret for at vedligeholde bøger kan fremover overføres til andre medarbejdere.

Ansættelse af medarbejdere

På dette stadium skal du udarbejde en række dokumenter, såsom:

• arbejdsaftaler;
• ordrer til rekruttering;
• arbejdsbøger og en bog med optegnelser over deres bevægelser.

Registrering af en arbejder til arbejde udføres i henhold til følgende algoritme:

1. Reception med en medarbejder.
2. Personens kendskab til alle lokale handlinger (f.eks. stillingsbeskrivelser, regler om aflønning).
3. Indgåelse af ansættelsesaftale (dokumentet skal være underskrevet af leder og medarbejder).
4. En anden kopi af ansættelseskontrakten udstedes til medarbejderen.
5. Et personligt kort i blanket T-2 udfyldes.
6. Indretning.

Al dokumentation (personligt kort, ansættelsesaftale mv.) overføres til regnskabsafdelingen. Dette er nødvendigt af hensyn til løn. Denne liste over dokumentation er fastsat ved lov. Udførelsen af ​​hvert af disse papirer er obligatorisk.

HR-administration fra bunden: trin for trin guide 2019

HR-ARBEJDE FRA NUL:

en kort omtrentlig trin-for-trin guide til opsætning af HR-rekorder i en nyåbnet virksomhed

(hvis du vil bringe tingene i orden i en allerede kørende kampagne, så vil en anden trin-for-trin guide være mere passende for dig - restaurering af personaleregistre >>)

Hvis du har fået til opgave at levere til en nyåbnet virksomhed HR administration fra bunden, og du har ringe erfaring på dette område (måske er du stifter, leder og indtil videre den eneste medarbejder i en ny virksomhed, en nybegynder HR-medarbejder eller endda en revisor eller kontorchef, der er blevet tildelt HR, eller en nybegynder iværksætter ), så vil vores guide helt sikkert hjælpe dig. Den er sammensat enkelt og tilgængelig, især for begyndere i personalebranchen.

Og bestemt Rige reserver af vores side vil hjælpe dig :

• gratis referencedatabase om personaleadministration: 25 vigtigste trinvise procedurer (ansættelse, ferie, afskedigelse osv.), 200 prøver af personaledokumenter, blok "Arbejdsbøger" (prøver på udfyldning og konsultationer), 5 manualer vedr. personaleregistre, konsultationer, artikler om personale) og meget mere;
• en stor referencebase tilgængelig for abonnenter af magasinet "Praktikerpersonale" (prisen er overkommelig for alle >>): 140 trinvise instruktioner om personalearbejde, mere end 1000 prøver af personaledokumenter, kasser med konsultationer og artikler, et kursus i det grundlæggende i personaleadministration, bogreol og etc.;
• vores bedste bøger om HR-administration.

Så du er blevet tildelt personale. Hvor skal vi starte?

1. Lad os fylde op nødvendige love, speciallitteratur og programmer. Alt dette får du brug for i dit arbejde.

• Nødvendig Overtrædelse af arbejdslovgivningen kan resultere i stor bøde. Derfor skal viden og overholdelse af arbejdslovgivningen tilgås ansvarligt.
• Fra specialiseret litteratur er vi glade for at kunne tilbyde dig manualer (du kan downloade dem gratis) og vores bedste bøger om HR-administration. Webstedets arkiver af referencedatabaser vil også være nyttige.
• Beslut med ledelsen spørgsmålet om køb af et program, hvor personaleregistreringer skal føres. Der er mange sådanne programmer, og mange er specialiserede og meget, meget praktiske. Nogle omgår funktionaliteten af ​​1C på nogle måder. Men de fleste virksomheder fører traditionelt personaleregistreringer i 1C. Faktum er, at der er masser af 1C-supportspecialister i enhver by, men du finder ikke specialister til støtte for andre programmer overalt.

2. Vi tager kopier af organisationens konstituerende dokumenter fra ledelsen og studerer dem omhyggeligt.

Personaledokumenter skal være i overensstemmelse med virksomhedens konstituerende dokumenter og ikke modsige dem på nogen måde. Læs i charteret proceduren for ansættelse af en direktør (du vil ansætte ham) og proceduren for at fastsætte hans løn, den periode, for hvilken en ansættelseskontrakt kan indgås med ham - nogle funktioner kan være foreskrevet i chartret. Nogle gange foreskriver chartret proceduren for ansættelse af nøglemedarbejdere og etablering af aflønningssystemer for dem (f.eks. med forudgående godkendelse generalforsamling stiftere), og endda proceduren for godkendelse af personaletabellen.

3. Vi fastlægger listen over dokumenter, der skal være i personalearbejdsområdet, og som vi udarbejder.

Det er klart, at du under alle omstændigheder vil udarbejde dokumenter, der kræves ved lov. Tjek med ledelsen, hvilke af de valgfrie dokumenter, du vil udarbejde for virksomheden. Du kan også på forhånd afklare med direktøren, hvilke særlige forhold han ønsker at se i de interne arbejdsbestemmelser, andre lokale regler og i ansættelseskontraktformularer.

Hvis din virksomhed er en mikrovirksomhed, så ifølge 309.2 Arbejdskodeks RF behøver du muligvis ikke at forberede nogle dokumenter:

"Arbejdsgiveren er en lille virksomhed, der er klassificeret som en mikrovirksomhed, har ret til helt eller delvist at nægte vedtagelse af lokale regler , der indeholder normer arbejdsret(interne arbejdsbestemmelser, regler om aflønning, regler om bonusser, vagtplan og andet). Samtidig skal arbejdsgiveren - en mindre virksomhed, der er klassificeret som en mikrovirksomhed, for at regulere arbejdsforhold og andre direkte relaterede relationer i ansættelseskontrakter med ansatte medtage vilkår, der regulerer spørgsmål, der i overensstemmelse med arbejdskraft. lovgivning og andre regulatoriske retsakter, der indeholder normer, arbejdsret skal reguleres af lokale regler..."

4. Vi registrerer direktøren

Kontroller, om direktøren (CEO) er korrekt registreret. Hvis ikke, så registrerer vi først og fremmest en direktør. Han er den første medarbejder! Dokumenterne skal vise, fra hvilken dato direktøren har arbejdet. En trin-for-trin procedure for at søge et direktørjob er tilgængelig i en stor referencedatabase og i "HR-pakken", de nødvendige prøvedokumenter og tematiske konsultationer er der også.

5. Vi udarbejder en personaletabel, interne arbejdsbestemmelser og andre lokale bestemmelser (se tabel fra afsnit 3).

Virksomheden har bestemt ikke endnu et personaletabel, interne arbejdsbestemmelser eller andre lokale bestemmelser. Lad os finde på dem. Vi koordinerer alle disse dokumenter med direktøren. Vi tager hensyn til direktørens kommentarer og ønsker og tjekker, om de er i strid med loven. Klare muligheder af ovenstående dokumenter er aftalt i fastsat ved lov ordre (om nødvendigt under hensyntagen til udtalelsen fra det repræsentative organ af ansatte), så godkender virksomhedens leder dem. På vores hjemmeside i fri adgang Der er mange eksempler på sådanne dokumenter. Der er mange flere sådanne prøver og tematiske kommentarer til dem, trinvise procedurer for deres godkendelse i en stor referencedatabase og i "HR-pakken". På vores hjemmeside kan du frit læse en ny nyttig artikel " Bemanding: form og indhold". Vi anbefaler, at abonnenter af HR Practitioner-magasinet læser artiklen: " Vi udarbejder interne arbejdsbestemmelser: lovlige, betænksomme og gavnlige for arbejdsgiveren." og se skabeloner for lokale regler.

6. Vi er ved at udvikle en standardform for en ansættelseskontrakt, som vil blive indgået med medarbejdere.

Til abonnenter af HR Practitioner-magasinet anbefaler vi følgende manual: "Vi ansætter en medarbejder: personaleproblemer". Af den lærer du blandt andet, hvilke forhold der er fordelagtige for arbejdsgiveren at medtage i ansættelseskontrakten, og hvilke forhold der tværtimod er uønskede og farlige.

7. Vi er ved at udarbejde andre dokumenter, som vi skal bruge for at udføre personalearbejde i fremtiden:

Vi udarbejder regnskabsbøger, registreringsjournaler, timesedler, ordresedler, ansvarsaftaler mv.

8. Vi beslutter sammen med ledelsen, hvem der skal føre arbejdsjournaler .

Hvis der endnu ikke er ansat medarbejdere, skal lederen af ​​organisationen (direktøren) først føre arbejdsjournaler. Der gives kendelse herom. På vores hjemmeside er der en prøveordre til lederen af ​​organisationen til at påtage sig ansvaret for at vedligeholde, opbevare, registrere og udstede arbejdsbøger. En sådan ordre er obligatorisk; det er et krav i dekretet fra Den Russiske Føderations regering. Er det ikke det, kan arbejdsgiveren risikere en bøde. Efterfølgende kan direktøren overdrage disse beføjelser til den antagne personalemedarbejder, også efter ordre. På vores hjemmeside findes en bestillingsformular til udpegning af de ansvarlige for vedligeholdelse, opbevaring, registrering og udsendelse af arbejdsbøger >>

9. Vi melder medarbejdere til arbejde.

Derefter vil medarbejderne begynde at arbejde, og for den personalemedarbejder vil fasen af ​​det daglige arbejde begynde, det vil være nødvendigt at føre en timeseddel, udarbejde en ferieplan, arrangere ferier, anvende incitamenter og sanktioner, forretningsrejser, deltid job, afskedigelser og meget mere... Vores ressourcer vil hjælpe dig med hele denne side.

At få et job ind ny organisation, kan du blive konfronteret med behovet for hurtigt at etablere personaleregistreringer. Det er godt, hvis den tidligere specialist efterlader dokumenterne i orden. Men der er også tilfælde, hvor personalearbejdet skal starte praktisk talt fra bunden. Hvilke dokumenter regulerer hovedspørgsmålene for personalearbejde? Hvordan kontrollerer man, om der er nok lokale regler i virksomheden? Hvorfor er det bedre at tage prøver til udarbejdelse af personalebeslutninger fra resolutionen fra Ruslands statsstatistiske komité dateret 5. januar 2004 nr. 1.

Hvilke regler skal du kende?

I de fleste organisationer er en HR-medarbejders arbejde ikke begrænset til behovet for at føre personaleregistreringer (registrering af optagelse, overførsel, afskedigelse, ferier, forretningsrejser osv.). Personalemedarbejdere skal ofte tage direkte del i udviklingen af ​​lokale regler for arbejdsforholdet mellem medarbejder og arbejdsgiver. Derudover er personaleofficeren ofte betroet ansvaret for at forberede inspektioner af forskellige organer (statslige arbejdstilsyn, anklagemyndighed, militærregistrerings- og indskrivningskontor, Roskomnadzor, Pensionsfond osv.). I denne forbindelse skal han kende ikke kun arbejdsloven, men også en række regler, der direkte eller indirekte vedrører personalearbejde.

Alle disse handlinger kan opdeles i bestemte grupper (tabel nedenfor). De fleste af dem er obligatoriske for alle organisationer, uanset deres juridiske form eller form for ejerskab. For at overtræde dem kan arbejdsgiveren blive holdt administrativt ansvarlig.

Liste over forskrifter, som personalearbejdet er baseret på

Reguleringsomfang	Navn på den normative handling
Generelle spørgsmål arbejdsret
Grundlæggende regler og principper for regulering af arbejdsforholdet mellem en medarbejder og en arbejdsgiver, proceduren for formalisering af personaleprocedurer, ydelse af garantier, kompensation, herunder for visse kategorier af ansatte
	Oprettelse af et arkiv i organisationen i overensstemmelse med reglerne for bogføring, opbevaring, erhvervelse og brug af arkivdokumenter
Sygeorlov
Proceduren for at udfylde et ark med midlertidig uarbejdsdygtighed, registrering barselsorlov
Interaktion med pensionsfonden i Rusland
Fremgangsmåden og beløb for beregning af forsikringsbidrag til Pensionskassen for obligatorisk pensionsforsikring af ansatte
Checks
Proceduren for udførelse af inspektioner af statslige og kommunale myndigheder	Derudover siger loven direkte, at det er obligatorisk for arbejdsgivere at udvikle lokale love om løn (del to af artikel 135 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks), behandle personlige oplysninger om medarbejdere (artikel 87 i den russiske arbejdskodeks). føderation) og godkende instruktioner om beskyttelse af arbejdstagere (afsnit 23 i anden del, artikel 212 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks). Om nødvendigt skal virksomheden have handlinger, der etablerer listen over ansatte med uregelmæssige arbejdstider (artikel 101 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks), proceduren for opdeling af arbejdsdagen i dele (artikel 105 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks) , samt betingelserne for, at medarbejdere kan modtage yderligere erhvervsuddannelse(Del to af artikel 196 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks). Hver virksomhed fastlægger en specifik liste over lokale reguleringsdokumenter uafhængigt (diagram nedenfor). Listen over retsakter i diagrammet er ikke udtømmende. Organisationens detaljer kan kræve tilstedeværelsen af ​​andre lokale dokumenter. Som regel godkendes listen over retsakter ved kendelse. Lokale handlinger kan kaldes anderledes: forskrifter, instruktioner, regler, forskrifter osv. Det vigtigste er, at normerne for disse love ikke er i modstrid med den nuværende arbejdslovgivning og ikke forværrer arbejdstagernes situation. Derudover er det vigtigt at følge proceduren for deres vedtagelse (del to, tre i artikel 8 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks). Ellers er sådanne dokumenter ikke genstand for ansøgning (del fire af artikel 8 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks). Ændringer af den lokale lovgivning foretages i samme rækkefølge, som den blev godkendt. Det er bedre at overlade udviklingen af ​​lokale handlinger ikke til én medarbejder, men arbejdsgruppe. Sammensætningen af ​​gruppen og dens beføjelser bør fastlægges i rækkefølgen (eksempel nedenfor). Medarbejdere skal gøres bekendt med dokumentet mod underskrift (afsnit 10, del to, artikel 22 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks). Hvor skal man begynde at revidere virksomhedens lokale handlinger Først skal du kontrollere, om alle nødvendige dokumenter er tilgængelige og lave en liste over dem. Hvis virksomheden ikke engang har obligatoriske lokale regler, så skal de udvikles først. For det andet er det vigtigt at være opmærksom på korrektheden af ​​udarbejdelsen af ​​dokumenter ud fra et synspunkt om kontorarbejde og overholdelse af gældende lovgivning. For det tredje er det nødvendigt at kontrollere, om proceduren for vedtagelse af en lokal lov er blevet fulgt. Så hvis virksomheden har en fagforeningsorganisation, skal dokumentet have et mærke på aftale (under hensyntagen til udtalelser) med fagforeningen (artikel 372 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks). For det fjerde skal du finde ud af, hvilke dokumenter der mangler. Det er meget enkelt at bestemme sådanne handlinger, hvis du først udarbejder og godkender efter ordre en liste over dokumenter, der kræves for en bestemt organisation. Ikke kun forskrifter, instruktioner og ordrer er underlagt verifikation, men også alle dokumenter om personaleregistrering og personaleledelse. Tilgængeligheden og overholdelse af loven om ansættelseskontrakter, rigtigheden af ​​at vedligeholde medarbejderes personlige filer, udfylde arbejdsbøger og indstik i dem, logs over HR-ordrer osv. vurderes. Du bør ikke forsøge at dække hele arbejdet på én gang. Du skal prioritere og handle progressivt. For nemheds skyld anbefales det at gruppere standarddokumenter i elektroniske og papirmapper.

Kontorarbejde i dag er en af ​​de vigtige komponenter personaleregistre. Hvis det er muligt, skal du gøre dig bekendt med dette på forhånd.

Denne proces har sine egne finesser og nogle detaljer. Organisering af personaleregistrering er en af ​​de vigtigste stadier i at starte en virksomhed.

Det er påkrævet at udføre en ret omfattende liste over forskellige funktioner og nuancer, der afspejles i den lovgivningsmæssige dokumentation.

Desuden, i mangel af ordentlig erfaring, vil det være ret problematisk at organisere dokumentflow på egen hånd.

Derfor, hvis det er muligt, er det værd at bruge tjenester fra en kvalificeret personalearbejder. På den måde vil det være muligt at løse mange problemer, inden de opstår.

Hovedaspekter

Ofte opstår der en situation, hvor det vil være nødvendigt at organisere personaleregistreringer og kontorarbejde direkte fra bunden.

I dette tilfælde skal du på forhånd beslutte, hvor du skal starte denne proces. Det er vigtigt at bemærke, at personaleregistreringer ikke er begrænset til registrering af arbejdsbøger og ordrer om afskedigelse og ansættelse.

Der er mange yderligere faktorer og problemer, der skal behandles på forhånd.

HR-processen bør gennemføres uanset antallet af medarbejdere.

Også selvom der kun er en individuel iværksætter med en lejede arbejdere- en sådan produktion skal udføres.

Men på samme tid, omhyggelig kontrol af særlige regerings kontorer udføres normalt kun for store virksomheder. Medarbejderstaben er mere end 250 personer.

Hvad du behøver at vide

Dokumentflow refererer til processen med at organisere udførelsen af ​​dokumenter relateret til personaleaktiviteter.

Det drejer sig først og fremmest om udarbejdelse af skemaer nr. T2 samt udfyldelse af arbejdsbøger og udarbejdelse af ansættelseskontrakter.

Der er mange forskellige finesser og nuancer forbundet med refleksionen af ​​relevant information i dokumenter. Alle standarder er specificeret i lovdokumenter.

Selve kontorarbejdsprocessen er opdelt i 3 hovedfaser, som omfatter følgende:

Desuden er det vigtigt at bemærke, at processen med at opbevare dokumenter nødvendigvis udføres på en standard måde.

Der er dog visse perioder, hvor dokumenter skal opbevares.

Ofte holder de flere årtier. Efterfølgende, efter udløbet af opbevaringsperioden, skal sådanne dokumenter destrueres korrekt.

Til hvilket formål udføres det?

Gennemførelse af personaleregistreringer giver dig mulighed for samtidig at løse en ret bred vifte af forskellige opgaver.

Disse kan dog variere lidt afhængigt af virksomhedens type aktivitet. Men samtidig er det igen muligt at identificere en række standard, der forekommer i næsten alle tilfælde uden undtagelse.

Disse omfatter primært:

I dag gør regnskaber af denne art det muligt samtidig at løse en omfattende liste over forskellige problemer.

Det er vigtigt at bemærke, at papirarbejde skal udføres inden for rammerne af juridiske normer.

Ellers er der stor sandsynlighed for vanskeligheder med arbejdstilsynet. Arbitrage praksis om dette emne er ret omfattende.

Men det er samtidig ekstremt tvetydigt. Derfor bør du, hvis det er muligt, ikke lave fejl. Da mængden af ​​mulige bøder er ret stor.

Nuværende standarder

Organiseringen af ​​kontorarbejde kan kun udføres inden for rammerne af lovdokumenter. Samtidig er der en ret omfattende liste over NAP'er, hvis bestemmelser skal overholdes.

Undladelse af at gøre det kan forårsage problematiske situationer. Det er ikke tilladt at lave fejl ved udarbejdelse af dokumentation af den pågældende type.

Læs om lønpostering i regnskabet her.

Fordi dette kan føre til ret alvorlige problemer. Hoveddokumentet inden for rammerne af hvilket ikke kun kontorarbejde skal udføres, men også interaktion med ansatte generelt skal udføres, er Den Russiske Føderations arbejdskodeks.

Et sådant dokument definerer ansættelsesregimet såvel som alle rettigheder og forpligtelser for både medarbejderen og hans arbejdsgiver.

Denne NAP er etableret ved føderal lov nr. 197 af 30. december 2001. Det er også vigtigt at bemærke, at lovgivningen reformeres årligt.

Derfor er det nødvendigt at bruge relevante informationskilder til høring. Det er også vigtigt ikke at undgå at sætte dig ind i andre regulatoriske dokumenter, der også bestemmer dette punkt.

Ikke mindre væsentlig er lov nr. 1032-1 af 19. april 1991. Den dækker spørgsmålet om ansættelse af borgere Den Russiske Føderation på landets territorium.

Ordningen for opbevaring af dokumentation og dens udførelse er bestemt af en særlig lov. Dette er den føderale lov nr. 125-FZ af 22. oktober 2004 "Om arkivsager."

Et sådant dokument bestemmer lagringsmåden for dokumenter, deres udførelse samt mange andre nuancer. Det er vigtigt at sætte dig ind i alle detaljerne ved kontorarbejde, før du begynder.

Dette vil undgå mange vanskeligheder og komplikationer. Desuden er det vigtigt ikke kun for lederen, der fører optegnelser, at blive fortrolig med alle NAP'erne.

Det er også vigtigt for en medarbejder, der søger et job, nøje at overveje alle NAP'er.

Dette vil give dig mulighed for selvstændigt, uden nogen hjælp udefra overvåge overholdelse af dine rettigheder.

Hvis der opdages en åbenlys overtrædelse, skal du kontakte arbejdstilsynet direkte for at løse situationen.

Hvis overtrædelsen ikke er åbenlys, og en undersøgelse er nødvendig, skal du gå til retten.

Men hvis det er muligt, vil det være nødvendigt at forsøge at løse situationen fredeligt. Da retssager kræver ret meget tid.

Processen med at organisere forvaltningen af ​​personalejournaler er ikke kompliceret, men den kræver viden om standarder og lovgivning.

Ellers vil det simpelthen være uundgåeligt at lave forskellige slags fejl. I mangel af en sådan erfaring er det umagen værd at gennemgå en uddannelse i HR-administration fra bunden.

Sådan opsætter du HR-registreringer fra bunden

Generelt er det muligt at mestre HR-administrationsprocessen ret selvstændigt. Men for at udføre en sådan procedure skal du omhyggeligt læse lovgivningen.

Desuden er der nogle finesser, specifikke punkter, der ikke klart er angivet i den nationale handlingsplan. Derfor vil det være nødvendigt at konsultere en specialist.

Men det sker ofte det forskellige årsager Det er ikke muligt at ansætte en fuldtidsansat. I en sådan situation skal du selv håndtere spørgsmålet om personalejournaler.

De vigtigste punkter, der skal udarbejdes på forhånd, omfatter følgende:

• Er det muligt at udvikle det selv?
• obligatoriske dokumenter;
• trin-for-trin instruktioner til registrering af en LLC;
• hvem er ansvarlig for at føre optegnelser.

Er det muligt at udvikle det selv?

Uafhængig udvikling af personaleregistrering er en fuldstændig mulig proces, men den har sine egne detaljer. Hvis det er muligt, skal du gøre dig bekendt med dette på forhånd.

Samtidig er udvikling uden fejl kun mulig, hvis virksomhedens leder eller iværksætteren har gjort sig bekendt med NAP på forhånd.

Hvis du af en eller anden grund ikke har den nødvendige erfaring, kan du blot tage særlige HR-kurser i Moskva fra bunden.

Sådan indledende forberedelse vil hjælpe med at løse mange forskellige vanskeligheder, selv før de opstår.

En lige så rentabel og bekvem løsning er at bruge outsourcing. Dette indebærer midlertidig ansættelse af en personalemedarbejder til at organisere dokumentflowet.

Fremover kan regnskabet udføres selvstændigt. Omkostningerne ved sådanne tjenester er normalt lave.

Obligatoriske dokumenter

Ved udførelse af personaleregistreringer er det nødvendigt at generere en række dokumenter. Nogle af disse obligatoriske inkluderer følgende:

Listen over obligatoriske sådanne dokumenter omfatter mere end et dusin genstande. Tilstedeværelsen af ​​dem alle er strengt nødvendig. Det er bedst at løse dette problem på forhånd.

Desuden har nogle strenge formatkrav. I andre tilfælde kan registrering ske efter skøn fra virksomhedens leder.

Udarbejdelse af lokale regler

En anden vigtigt punkt— obligatorisk udarbejdelse af lokale regler. Standardlisten over disse inkluderer:

• grundlæggende interne arbejdsbestemmelser;
• bestemmelser om vederlag i virksomheden;
• jobinstruktioner;
• arbejdsregler for forskellige afdelinger i virksomheden;
• en aftale, der bekræfter samtykke til behandling af medarbejderens personoplysninger;
• Forordninger om beskyttelse af ansattes personoplysninger.

Udvikling af en standard prøveansættelseskontrakt

Det er vigtigt at bemærke, at ansættelseskontrakten i dag ikke har et strengt fastlagt format. Men samtidig skal der være nogle bestemmelser i den.

Det er vigtigt at bemærke, at aftalen først og fremmest skal opfylde kravene i Den Russiske Føderations arbejdskodeks. Ellers vil den blive betragtet som helt eller delvist ugyldig.

Trin-for-trin instruktioner til registrering af en LLC

Proceduren for at udfylde papirarbejdet er som følger:

• dets mål og mål er fastlagt;
• grundlæggende former for dokumenter udarbejdes;
• interne lokale love udarbejdes.

Hvem er ansvarlig for at føre optegnelser?

Uanset hvem der præcist fører fortegnelser over personaleregistre på virksomheden, er det lederen, der er ansvarlig for, at loven overholdes.

Læs om opslag om underholdsbidrag fra løn her.

For procedure for indgåelse og opsigelse af en tidsbegrænset ansættelseskontrakt, se her.

Der er en række specifikke spørgsmål, der er direkte relateret til udformningen af ​​personalejournaler. Du skal sætte dig ind i dem, før du skal føre sådanne sager.

HR-registrering fra bunden: trinvise instruktioner 2017

HR-ledelse for dummies

Der er obligatoriske dokumenter (foreskrevet af arbejdsloven) og anbefalede. Hvis din KDP er fuldstændig nul, bør du energisk tackle oprettelsen af ​​obligatorisk dokumentation. I selve generel opfattelse den er opdelt i to kategorier:

1. Lokale regler.
2. Dokumenter oprettet ved registrering af arbejdsforhold.

Dette inkluderer også, men under hensyntagen til de specifikke detaljer:

• (arbejdskraft, civile kontrakter, personaleordrer, medarbejders personlige kort);
• dokumenter til registrering af arbejdstimer og beregninger (timesedler, lønsedler);
• ansattes personlige dokumenter (arbejdsbøger, personlige optegnelser).

Nummerering af ordrer i personalejournalstyring

Normalt har begyndere et spørgsmål: hvordan nummereres ordrer? Gode ​​nyheder: Der er ingen lovkrav, brug din sunde fornuft.

Der er flere tipspørgsmål, ved at besvare dem, som du kan oprette din egen ordrenummereringslogik.

• Hvor mange fuldtidsansatte har organisationen: 10, 50, mere end halvtreds?
• Hvad er personaleomsætningshastigheden?
• Hvor ofte skal du ændre arbejdsforhold (flytte medarbejdere fra stilling til stilling, invitere dem til at arbejde i weekenden osv.)?

Hvis du ser, at mængden af ​​ordrer vil være lille, kan du lave kontinuerlig nummerering med tilføjelse af bogstavet "K" (årligt startende fra nr. 01-K) for at adskille dem fra ordrer til hovedaktiviteten. Hvis der er mange ordrer, råder erfarne personaleofficerer til at opdele og mærke dem med bogstaver. forskellige typer ordrer afhængigt af deres emne.

For at undgå forvirring og holde dokumentationen i orden, anbefales det også at føre en log over ordrer.

Udførelse af personaleregistreringer

Dette vanskelige arbejde udføres på grundlag af resolution fra Den Russiske Føderations statsstatistiske komité dateret 5. januar 2004 nr. 1, som indeholder et bibliotek med prøver af alle dokumenter - du kan tage og bruge. Forresten, siden 2013 har ingen kun ret til at kræve dokumenter i den form, som de præsenteres i beslutningen: men hvorfor spilde tid på at genopfinde hjulet?

Til at begynde med anbefales det at udstede instrukser eller forskrifter på kontrolcentralen, hvor det vil blive foreskrevet, hvordan alle personaleprocedurer er dokumenteret, hvordan de foregår i organisationen osv. Sådanne instrukser vil blive et pålideligt grundlag for hele kontrollen center i virksomheden og vil tillade den at være i perfekt orden.

Eksempler på regler om forvaltning af personalejournaler

Personalejournalstyring i 2017

GOST R 7.0.97-2016

de vigtigste artikler for dig

Ofte i flere små organisationer, der ejes af én ejer, betjener regnskabs- og personaleafdelingerne alle virksomheder. Da reguleringsdokumenterne ikke siger, hvordan man gør dette, kan personaleofficerer være i tvivl om rigtigheden af ​​deres handlinger.

En veldesignet liste over sager vil sikre høj hastighed behandling og søgning af dokumenter, uanset afdelingens navn og særlige forhold, samt pålideligheden og sikkerheden af ​​hele virksomhedens dokumentflow. Vi fortæller dig, hvordan du korrekt opretter nomenklatur.

Desværre er det ikke alle organisationer, der er behørigt opmærksomme på personaleregistrering (herefter benævnt HR). Ledere anser nogle gange denne opgave for at være af sekundær betydning, og som følge heraf ender kontrolcentret i en forsømt tilstand. At gendanne dokumenter og bringe alt i overensstemmelse med lovens krav er ikke en let opgave. Hvor skal man starte og hvordan man ikke går glip af noget?

Siden april 2015 har LLC'er og JSC'er fået lov til at undvære segl. Det vigtigste er, at betingelsen om dets brug (eller fravær) registreres i virksomhedens charter. Er alt så enkelt i praksis?

Mange arbejdsprocesser er organiseret lovgivningsmæssige normer ud over sund fornuft, kræver betydelige arbejdsomkostninger, som ofte synes utilstrækkelige til arrangementet. Giver det altid mening at følge dem, eller er der mulighed for at spare tid til vigtigere opgaver?

Hel eller delvis kopiering af materialer er forbudt,

Personalejournalstyring i virksomheden

Hver virksomhed, selv den mindste, har ansatte, hvilket betyder, at der er behov for at vedligeholde diverse personaledokumentation.

I virksomheder, der har været på markedet længe, ​​er HR-rekorder som regel veletablerede, men i nyoprettede organisationer er det nødvendigt at skabe alt fra bunden.

løse præcis dit problem

Som regel er medarbejdere i HR-afdelingen involveret i at føre personaleregistreringer og behandle alle dokumenter, men hvis virksomheden er lille, kan dette arbejde overlades til en af ​​medarbejderne som et deltidsjob. Normalt er dette en revisor eller sekretær.

Hvis virksomheden har et stort antal af arbejder, så oprettes en personaleafdeling, som kan have flere specialister. Behovet for personale bestemmes ikke kun ud fra antallet af ansatte (selvom dette er hovedfaktoren), men også ud fra virksomhedens egenskaber. Så i en organisation med skadelig og farlig produktion vil HR-medarbejdere have mere arbejde.

Alt sker med få klik, uden kø og stress. Prøv det, og du vil blive overrasket hvor er det blevet nemt!

Indsamling af de nødvendige lovgivningsmæssige rammer og reguleringsdokumenter

Det første du skal gøre, når du opretter HR-dokumentflow fra bunden, er at beslutte, hvilke dokumenter der skal være der. Der er dokumenter, som enhver virksomhed skal have, og der er dem, der kun kræves for at udføre en bestemt type arbejde eller virksomhedsaktivitet.

Forresten dig selv forskrifter, der regulerer tilgængeligheden af ​​komponenter til personaledokumentation, vil det også være en god idé at opbevare dem i en separat mappe, så de om nødvendigt altid vil være ved hånden.

Obligatoriske HR-dokumenter

Ordre:% s personale- og personalemæssigt. Personaleordrer omfatter ordrer relateret til arbejdstagernes bevægelser: ansættelse, afskedigelse og overførsel. Disse ordrer vedrører erhvervserfaring og opbevares derfor i 75 år.

TIL personaleordrer alle andre inkluderer:

Holdbarhed Disse ordrer varierer fra 3 til 5 år.

Det er mere tilrådeligt at oprette to separate mapper til disse to typer.

Det næste påkrævede dokument er T-2-kort, som afspejler alle basale oplysninger om medarbejderen. Disse kort kan opbevares enten separat eller som en del af medarbejderens personlige mappe.

Det tredje påkrævede dokument er arbejdsoptegnelser. I øjeblikket skal arbejdsbøger ifølge loven udarbejdes selv af en individuel iværksætter, for ikke at nævne virksomheder med andre former for ejerskab. Arbejdsgiveren skal udstede en arbejdsbog senest tre dage fra datoen for ansættelsen af ​​medarbejderen.

Da arbejdsbøger strengt taget er regnskabsformer, er det bydende nødvendigt at føre en regnskabsbog for flytning af arbejdsbøger og bilag til dem. Denne bog opbevares også i 75 år.

Det næste påkrævede dokument er en ansættelseskontrakt. Det skal aftales med hver ansat medarbejder, uanset løbetiden.

Efter at der er oprettet nye job, er det nødvendigt at foretage en særlig vurdering af arbejdsforholdene for hver af dem. Dokumenter relateret til SOUT opbevares, indtil de erstattes med nye, som udgangspunkt en gang hvert 5. år.

TIL andre obligatoriske dokumenter gælder:

• personaleplan;
• dokument, der regulerer lønninger;
• bøger om registrering af ordrer;
• forretningsrejse log;
• interne arbejdsbestemmelser;
• andre lokale reguleringsdokumenter, der regulerer HR-afdelingens arbejde.

Der er også dokumenter, som loven ikke forpligter til at opbevare, men ikke desto mindre har næsten enhver arbejdsgiver dem, det er jobbeskrivelser, en kollektiv overenskomst, en bog med begrundelse for ordrer.

Indsamling og undersøgelse af konstituerende dokumenter

Når du har besluttet dig for de generelle obligatoriske dokumenter, skal du tage stilling til de resterende dokumenter. For at gøre dette skal du studere alle de lovpligtige dokumenter, der regulerer aktiviteterne og fremstillingsproces virksomheder.

Her kan dokumenterne være meget forskellige. For eksempel, hvis medarbejdere har ret til særligt tøj og personlige værnemidler, så er det bydende nødvendigt at godkende ved ordre eller andet administrativt dokument listen og betingelserne for at levere dem til kategorien af ​​ansatte.

Hvis virksomheden har personer, der har uregelmæssige arbejdstider, arbejder om natten, arbejder i farlige og farlige forhold, så er det nødvendigt at dokumentere de ydelser og erstatninger, de er berettiget til.

Udarbejdelse af listen over dokumenter

Denne bestemmelse opregner alle de nødvendige dokumenter, proceduren for deres vedligeholdelse og opbevaringsperioder. Denne bestemmelse er ikke obligatorisk, men letter i høj grad arbejdet i HR-afdelingen.

Tilmelding til et direktørjob

Hvis en virksomhed oprettes fra bunden, er den første person, der registrerer sig, virksomhedens leder.

Det er ham, der så indgår ansættelseskontrakter med resten af ​​medarbejderne. Hvis direktørstillingen er valgbar, ved konkurrence, indgås ansættelseskontrakten med ham af formanden for det valgte organ; hvis virksomheden har stiftere, underskriver de kontrakten. Hvis lederen er samtidig eneste grundlægger eller individuel iværksætter, så underskriver han en ansættelseskontrakt for både medarbejderen og arbejdsgiveren.

Hvorom alting er, er indgåelse af en ansættelseskontrakt og udstedelse af en ansættelseskendelse obligatoriske procedurer.

Udarbejdelse af lokale regler

For at afgøre, hvilke stillinger og hvor mange af dem, der er nødvendige for virksomhedens drift, a personalebord. Der er en samlet form for det, og selvom det ikke er nødvendigt at bruge det, er det meget praktisk.

Hvis det ønskes, kan du tilføje yderligere kolonner til det. Bemandingstabellen angiver stillingens navn, påkrævet beløb bemandingsenheder, løn eller aflønningsform og nødvendige tillæg. Alle stillinger i bemandingstabellen er angivet, startende med de vigtigste og slutter med støttepersonale.

I arbejdsbestemmelser Først og fremmest er virksomhedens arbejdsplan angivet; hvis der er vagtplaner, er de beskrevet i detaljer. Dette dokument kan også specificere krav til medarbejdernes udseende og adfærd, virksomhedsetik mv.

Udvikling af en standard prøveansættelseskontrakt

• navn på arbejdsgiver, dens faktiske og juridiske adresser, fulde navn på dennes repræsentant;
• Medarbejderens fulde navn;
• den stilling, som medarbejderen er ansat til;
• ansættelseskontraktens løbetid;
• kontrakttype (deltidsstilling eller hovedstilling);
• jobansvar, kan de angives i selve kontrakten, eller du kan lave et link til job beskrivelse;
• vederlag, her er det ikke værd at henvise til lokale reguleringsdokumenter, men det er bedre at beskrive alt i detaljer i selve kontrakten;
• tidsplan;
• resultater særlig vurdering arbejdsforholdene på en given arbejdsplads;
• detaljer og underskrifter.

Ud over disse klausuler kan arbejdsgiveren tilføje eventuelle andre klausuler til ansættelseskontrakten, som ikke er i strid med loven.

Udarbejdelse af regnskabsbilag

Alle logbøger før brug skal forberedes. Hvert magasin skal nemlig nummereres, snøres og forsegles. Arkene er nummereret fortløbende, fra det første til det sidste. Derefter sys alle arkene, undtagen omslaget, med tråd, og to haler trækkes på det sidste endepapir. De er forseglet med et stykke papir, men som angiver antallet af ark og bærer underskrift af lederen eller den ansvarlige for journalføringen.

Hver journal angiver dens startdato, og navnet på organisationen er påkrævet.

Udpegning af en person med ansvar for at føre arbejdsjournaler

Arbejdsjournaler er et af de vigtigste og hører til formularerne streng rapportering, så bør holdningen til dem være forsigtig. De skal opbevares i et pengeskab, aflåst med nøgle.

Til at vedligeholde arbejdsbøger udpeges en ansvarlig person, som udfylder og står for opbevaringen. Ansvaret tildeles medarbejderen efter ordre fra organisationen.

Registrering af medarbejdere

Når du ansætter hver medarbejder, er det nødvendigt at udføre en bestemt arbejdssekvens:

• acceptere en ansøgning fra en medarbejder;
• bekendtgørelse af medarbejderen med alle lokale reguleringsdokumenter, bestemmelser om aflønning, interne arbejdsbestemmelser, kollektiv overenskomst osv.;
• at udarbejde en ansættelseskontrakt og underskrive den. Sørg for at lave en note i ansættelseskontrakten, der angiver, at medarbejderen har modtaget den hundrede og anden kopi;
• udstedelse af en ansættelsesordre;
• udfylde et personligt T-2-kort og oprette en personlig fil. Det omfatter følgende dokumenter: ansøgning om optagelse, kopier af personlige dokumenter, kopi af optagelsesbekendtgørelsen, personligt kort, dokumenter om uddannelse og kvalifikationer, ansættelseskontrakt og andre nødvendige dokumenter.
• overførsel til regnskabsafdelingen af ​​alle nødvendige dokumenter per medarbejder til løn.

Følgende videoafspilningsliste giver instruktioner om, hvordan du udfører HR-registreringer:

Har du stadig spørgsmål? Find ud af, hvordan du løser netop dit problem - ring med det samme:

HR-registrering fra bunden - trinvise instruktioner 2017

Send med mail

Personaleregnskab og kontorarbejde fra bunden - trin-for-trin instruktioner for 2017 er nu tilgængelige for vores læsere. Organiseringen af ​​personaledokumentflow på virksomheden siden marts 2014 er reguleret af den nye GOST, som alle personaleofficerer skal følge.

Personalejournaler: hvem er ansvarlig for at føre personaleregistre?

Personalejournalstyring udføres på alle virksomheder, hvor der anvendes lejet arbejdskraft. Hvor skal man starte personaleregistreringer på en virksomhed, der lige har registreret sig? I en nyoprettet virksomhed falder ledelsen af ​​personaleregistreringer fra bunden som regel på lederens skuldre. For at sikre sådanne funktioner udsteder direktøren, godkendt af deltagerne (aktionærerne) i selskabet, en ordre, hvori han udpeger sig selv til at være ansvarlig for at føre personaleregistre.

Efterfølgende, når han ansætter en specialist, der vil blive betroet personaleregistreringer i organisationen, herunder arbejde med personale, kan han blive pålagt den tilsvarende mængde arbejde. Dette gøres ved at udstede en ordre, som tildeler ansvaret for at udføre dette arbejdsområde til en bestemt medarbejder. Også disse ansvarsområder er specificeret i jobbeskrivelsen, som medarbejderen læser ved underskrift.

Håndtering af personalejournaler i 2017 skal som hidtil udføres i overensstemmelse med arbejdslovgivningen, instrukser for journalstyring og andre lovgivningsmæssige og lokale dokumenter. Ansvaret for personaleregistreringer i tilfælde af overtrædelse af loven og/eller interne ledelsesordrer tildeles den skyldige i form af disciplinære sanktioner.

Instruktioner til personalejournalstyring 2017 - download eller udvikle dig selv?

Instruktionerne til håndtering af personalejournaler er ikke blevet normativt godkendt, derfor anbefales det for at vedligeholde personaleregistre og dokumentflow at følge GOST R 7.0.8-2013, godkendt af Rosstandart-bekendtgørelsen af ​​17. oktober 2013 nr. 1185-st. og træder i kraft den 1. marts 2014.

Der er ikke en enkelt skabelon for instruktioner om personaleregistrering og kontorarbejde, men der er personaleregistreringer fra bunden trin for trin med anbefalede stadier til organisering af personaledokumentflow og regnskab i en virksomhed. Takket være denne trin-for-trin plan er det nemt at identificere rækkefølgen af ​​handlinger og navigere i mængden af ​​arbejde.

Vi anbefaler, at du læser nedenstående trin-for-trin instruktioner, der hjælper dig med at organisere HR-registreringer fra bunden. Ud fra det undersøgte materiale er det i fremtiden muligt at udvikle egen plan handling og følg den.

Hvordan ser en trin-for-trin instruktion om HR-administration ud?

Så lad os gå videre til at overveje trin for trin instruktioner om håndtering af personalejournaler fra bunden. Vi vil levere en detaljeret trin-for-trin plan, der giver dig mulighed for at oprette din egen personaleservice, begyndende med registreringen af ​​den første medarbejder i virksomheden - direktøren. Og derfor er det vigtigt lige fra begyndelsen af ​​virksomhedens aktiviteter at strømline personaleregistreringer.

Stadier af organisering af personaleregistreringer på en virksomhed:

1. Oprettelse af en lovgivnings- og informationsbase.

Til at begynde med er det værd at beslutte, hvilke regler der vil være efterspurgte i en personaleofficers arbejde. Selvfølgelig er det det:

• Arbejdslov - den indeholder hovedpunkterne om regulering af arbejdstid (kapitel 15-16, 22), varighed og hyppighed af ferier (kapitel 19), beregning af løn (kapitel 21) og skitserer de grundlæggende rettigheder og forpligtelser af ansatte og arbejdsgivere;
• Beslutning fra Statens Statistikudvalg af 4. januar 2001 nr. 1 - alle former for primære dokumenter, der kræves til personaleregistreringer, præsenteres her; deres brug i dag er ikke obligatorisk, men er stadig ønskeligt, da de tager højde for alle de nødvendige kolonner og detaljer; Hvis det ønskes, kan enhver bruger foretage ændringer i formulardataene og kun bevare de nødvendige detaljer;
• regeringsdekret nr. 225 af 16. april 2003, som skal hjælpe med at arbejde med arbejdsbøger; dette dokument er grundlæggende for medarbejderen, da det bekræfter hans arbejdserfaring;
• manual om opretholdelse af militære optegnelser på virksomheder, godkendt af generalstaben for de russiske væbnede styrker den 11. april 2008 - disse anbefalinger vil hjælpe personaleansatte med at blive fortrolig med den obligatoriske vedligeholdelse af militære optegnelser for ansatte på virksomheder;
• ordre af Rosstandart dateret 17.10.2013 nr. 1185-st, resolution af Gosstandart dateret 03.03.2003 nr. 65-st (denne resolution er gyldig indtil 01.07.2017, fra 01.07.2017 GOST R 7.0167, godkendt efter ordre af Rosstandart af 08.12.2016, gælder nr. 2004-st), kendelse fra Kulturministeriet af 25. august 2010 nr. 558 og regeringsdekret nr. 477 af 15. juni 2009 - disse dokumenter hjælper dig med at finde ud af, hvilke standarder eksisterer i russisk kontorarbejde og arkivering.

Hver medarbejder, der er ansvarlig for personaleregistreringer, skal have adgang ikke kun til disse regler, men også til andre lovgivningsmæssige handlinger, der kan være nødvendige i arbejdet. Ligeledes skal den personaleansvarlige overvåge de seneste ændringer og opdateringer i reglerne. For at gøre dette er det nødvendigt enten at sikre uafhængig overvågning af lovgivningen eller at købe pakker med adgang til forskellige informationsdatabaser.

For at sikre højt niveau personaleadministration i virksomheder med et stort personale, kan der også være behov for speciel HR-software for at organisere et personaleledelsessystem og vedligeholde personaleregistre.

1. Kendskab til virksomhedens lovpligtige dokumentation.

Charteret skal specificere betingelserne for ansættelse af en direktør (generaldirektør, bestyrelse) - udøvende organ virksomheder. Denne konstituerende dokumentation specificerer også de grundlæggende betingelser for varigheden af ​​lederens arbejde. Derudover skal personaleofficeren være opmærksom seneste ændringer indgår i charteret i tilfælde af, at virksomhedens ejere tager stilling til personalespørgsmål.

Den første medarbejder, der bliver registreret i en nyoprettet virksomhed, er naturligvis lederen. På grundlag af en protokol, der er godkendt af virksomhedens ejere, udstedes der således en ordre, der angiver den dato, hvor lederen tiltræder sit hverv. Dette vil være den første personaleordre, der udstedes på virksomheden.

Fremover skal personaleofficeren sikre kronologisk rækkefølge udstedte ordrer. Ved kontrol af arbejdsforhold og personaleforhold er tilsynsmyndighederne meget opmærksomme på nummereringen af ​​ordrer, så der ikke er tilfælde, hvor ordrer udstedes med tilbagevirkende kraft.

1. Udarbejdelse af en liste over personaledokumenter, der vil blive involveret i personaleadministrationen i virksomheden.

Vi lister de vigtigste dokumenter, der er involveret i personaleregistreringer i enhver virksomhed med ansat medarbejdere:

• regler vedrørende arbejdsbestemmelser inden for organisationen;
• organisationens personalestruktur;
• personaleplan;
• ferie tidsplan;
• dokumenter relateret til beskyttelse af ansattes personlige data.

Obligatoriske dokumenter omfatter også primære regnskabsbilag oprettet for hver medarbejder, samt registre som:

• arbejdskontrakter;
• en bog om registrering af arbejdsbøgers bevægelser;
• en bog til registrering af former for arbejdsjournaler og selve formerne for disse dokumenter, som ofte udstedes på virksomheden, når en medarbejder kommer ind på sit første arbejdssted;
• arbejdstidsregistrering;
• personlige kort fra ansatte;
• personaleordrer, som normalt opbevares sammen med begrundelsen for deres udstedelse (ansøgninger, officielle (rapporter) notater, handlinger osv.);
• jobbeskrivelser og andre dokumenter;
• log over inspektioner fra tilsynsmyndigheder.

Følgende dokumenter kan også offentliggøres:

• kollektiv overenskomst;
• bestemmelser om bonusser, certificering, forretningshemmeligheder mv.

1. Godkendelse af personaledokumenter og deres formularer af virksomhedens leder.

Hvis der er bemærkninger til dokumentationsskemaet, skal personaleansvarlig fjerne dem og gengodkende dokumentskemaerne. Dokumenter, der ikke kun påvirker vedligeholdelsen af ​​personaleregistre, men også regnskabet, skal også afspejles i virksomhedens regnskabspraksis.

1. Udnævnelse af en person med ansvar for at vedligeholde og registrere arbejdsbøger.

Dette kan være én person, der er ansvarlig for at føre personaleregistre, eller der kan udpeges en separat medarbejder, som er ansvarlig for at opbevare og registrere udstedte og modtagne arbejdsbøger. Der udstedes en tilsvarende ordre om udpegning af en ansvarlig person.

Dette er den sidste fase i at vedligeholde personaleregistreringer fra bunden. Nu, for hver ansat ansat, oprettes en pakke med personaledokumentation, som normalt inkluderer en ansættelseskontrakt, en ansættelsesordre og en jobbeskrivelse; en arbejdsbog er accepteret/udstedt, et personligt kort udfyldes, en tavshedspligt af persondata og andre dokumenter underskrives.

Så andet personaledokumenter om normering af arbejdsdagen, beregning og udbetaling af løn, bogføring af ferier, behandling af sygefravær, tjenesterejser mv.

Vær den første til at vide om vigtige skatteændringer

Har du spørgsmål? Få hurtige svar på vores forum!

HR-registrering fra bunden - trin-for-trin instruktioner

HR-afdelingen er et af de vigtigste led i enhver moderne organisation. Kun takket være specialisterne i denne tjeneste er det muligt effektivt at styre en virksomheds aktiviteter.

HR-administration fra bunden, trin-for-trin instruktioner

Men for at organisere dens funktion korrekt er det nødvendigt:

Kære læsere! Artiklen taler om typiske måder at løse juridiske problemer på, men hver sag er individuel. Hvis du vil vide hvordan løse præcis dit problem- kontakt en konsulent:

• klart definere jobansvaret for medarbejdere, der er ansvarlige for udvikling og udarbejdelse af de nødvendige dokumenter; kende reglerne for dannelse af udøvende organer og udnævnelse
• ledere;
• rekruttere nye medarbejdere korrekt, overføre og afskedige dem;
• arbejde på grundlag af gældende love inden for personaleregistrering;
• skabe de nødvendige love og regler på virksomhedsniveau.

For hurtigt og kompetent at organisere de effektive aktiviteter i HR-afdelingen, anbefales det at udvikle og bruge en speciel algoritme til at udføre de nødvendige handlinger.

Hvem er ansvarlig for kontorarbejde i virksomheden?

Før du opretter en plan for at organisere et effektivt dokumentflow, skal du beslutte, hvem der skal udføre rollen som HR-specialist. Selv i en lille virksomhed, for intra-organisatorisk dokumentflow, er stillingen som sekretær eller kontorist normalt inkluderet i personaletabellen.

Der er to hovedårsager til dette:

• store mængder dokumentarisk arbejde, som den ansvarlige person varetager dagligt;
• behovet for snæver specialisering til arbejde med dokumenter er det ønskeligt, at den udpegede medarbejder har en uddannelse inden for specialet sekretærassistent, personaleleder eller kontorist.

I praksis er det naturligvis acceptabelt at tildele yderligere ansvar til en, der også arbejder med dokumenter, såsom en advokat eller revisor. Dette kan dog alvorligt reducere effektiviteten af ​​medarbejderens hovedaktiviteter, da papirarbejdet kræver meget opmærksomhed.

Trin og gennemgange

Organiseringen af ​​ethvert personaleadministrationssystem vil bestå af følgende faser:

1. Udstedelsen af ​​ordrer, der fastlægger en ansvarlig persons stilling, bestemmer størrelsen af ​​hans løn. Derefter godkendelse af særlige regler og jobbeskrivelser, der skal regulere den fremtidige medarbejders rettigheder og forpligtelser og andre dokumenter;
2. Hvis det er nødvendigt at udpege et ledelsesorgan, foretages en søgning, og der indgås en aftale med virksomhedens leder. Det er denne person, der skal lede personaletjenesten på vegne af stifteren. Hvis der ikke er behov for at udpege en sådan person, og lederen af ​​virksomheden allerede er blevet ansat, er det nok bare at ansætte en kontorist;
3. Udarbejdelse af en database over retsakter. Det er nødvendigt at oprette en liste over de lovgivningsmæssige rammer, i overensstemmelse med hvilken sekretæren vil arbejde;
4. Indkøb eller udskrivning af regnskabsdokumenter. Personalejournalstyring kræver udarbejdelse af mange forskellige bøger om registrering og bevægelse af medarbejdere, de nødvendige journaler;
5. Inden sekretæren påbegynder rekruttering af personale, skal arbejdsjournalskemaer fremlægges til hans rådighed. En arbejdsbog er hoveddokumentet for en medarbejder, der bekræfter oplysninger om erhvervserfaring. Hvis en borger ansættes for første gang, skal arbejdsgiveren stille det gratis til rådighed;
6. Den sidste fase er den direkte organisering af personalearbejdet, herunder rekruttering, flytning, forfremmelse, ferier, afskedigelse af medarbejdere og meget mere.

Obligatoriske dokumenter

At etablere stabil drift Den gejstlige tjeneste skal oprette følgende dokumenter:

• Bemandingsplan. Indeholder information om eksisterende stillinger i organisationen. For at udarbejde et dokument er det nødvendigt at henvise til den nuværende lovgivning, da dens form er fuldstændig samlet for alle virksomheder i Den Russiske Føderation;
• Tid er en værdifuld ressource. For ikke at spilde det på manuelt at udarbejde en ny kontrakt eller jobbeskrivelse hver gang, bør du udarbejde skabeloner for hver stilling fra bemandingstabellen;
• Oprettelse af en liste over sager eller ændringer. Filnomenklaturen kaldes normalt en liste over alle typer dokumenter, der er oprettet i en organisation og en angivelse af deres sted og opbevaringsperiode. Normalt indeholder den mange sektioner, hvoraf den ene bør være helliget personaleregistrering;
• Interne arbejdsbestemmelser, hvorefter den daglige arbejdsgang, hviletid og meget mere vil blive tilrettelagt.

Lederens registrering

Hvis organisationen endnu ikke har udpeget en leder, så vil dette ske først. Han vil være den ene:

• danne administrativt personale;
• registrere indgående dokumenter;
• underskrive organisatoriske, administrative og andre dokumenter.

Dannelsen af ​​en direktør sker i overensstemmelse med den beslutning, som stifteren træffer kollektivt eller individuelt. De udsteder et påbud i forhold til den person, der er udpeget som den første person i virksomheden.

Regulerende handlinger

Til ordentlig organisation arbejdet i personaleregistreringstjenesten vil kræve brug af grundlæggende regler gældende lovgivning:

Den Russiske Føderations arbejdskodeks er hoveddokumentet, i overensstemmelse med hvilket organiseringen af ​​en medarbejders arbejdsaktivitet finder sted, herunder ansættelse, betaling og arbejdstid, garantier og fordele og meget mere;

Regler for vedligeholdelse og opbevaring af arbejdsbøger. Sådanne bøger er nødvendige for korrekt at registrere medarbejderens anciennitet, hans priser, ærestitler osv.;

Prøver af ensartede former for primær regnskabsdokumentation til arbejdsregnskab. Det er former for ordrer, der regulerer alt relateret til medarbejderens præstation arbejdsfunktion;

Liste over standardstyringsarkivdokumenter. Nødvendig lovgivning vedr ordentlig opbevaring Dokumenter.

Regnskabsbilag

Der er flere hovedtyper af regnskabsbilag, hvis vedligeholdelse sikrer korrekt dokumentflow:

• Regnskabsark (eller bog) for virksomhedens personale. Det indgås kort information på antallet af ansatte;
• Registreringsjournal over ansættelseskontrakter. Giver dig mulighed for at spore indgåelsen af ​​alle kontrakter med medarbejdere. Vedligeholdelse af denne journal sikrer pålidelig opbevaring af dokumenter. Intet vil gå sporløst tabt, det kan bruges til at spore tilstedeværelsen eller fraværet af arbejdsaftaler;
• En registreringslog nødvendig for hurtig sporing af personaleændringer;
• Logger over indgående og udgående forsendelser. I dem kan du se historien om forskellige erhvervskorrespondance og præcisere afsendelse eller modtagelse af forskellige breve;
• En bog med personlige kort, som indeholder oplysninger om formularer med personlige data om medarbejdere. Det er nødvendigt, når der er behov for at studere en medarbejders personlige data.

Hvad er personaleregistre, og hvordan vedligeholdes det? Læs vores materiale mere omhyggeligt.

Her lærer du, hvordan du korrekt udfører en personalerevision, og hvorfor det er nødvendigt.

Er det muligt at købe en arbejdsbog, og hvor meget koster det? Det lærer du om her.

Arbejdsbøger og deres opbevaring

At arbejde med arbejdsbøger har to hovedtræk, der skal tages i betragtning.

En medarbejder, der ansættes, skal udlevere sin bog til arbejdsgiveren. Den opbevares af ham indtil ansættelseskontraktens ophør.

I dette dokument noterer sekretæren, at medarbejderen er blevet ansat af organisationen, med angivelse af hans organisationsform og navn. Denne registrering attesteres derefter af virksomhedens leder.

Registrering af medarbejdere

For at registrere en medarbejder korrekt er det nok at følge en simpel algoritme:

• Tag en ansøgning fra medarbejderen, hvor han vil angive oplysninger om, hvilken stilling han søger, hvilken løn han er interesseret i, og hvilken dato han begynder at arbejde.
• Modtag fra medarbejderen de nødvendige kopier af dokumenter, såsom pas, SNILS, INN, bankoplysninger til overførsel af løn.
• Indgå en ansættelseskontrakt og udstede en jobbeskrivelse mod personlig underskrift. Disse dokumenter etablerer en juridisk forbindelse mellem medarbejderen og arbejdsgiveren.
• Opret en personlig fil, som vil omfatte en ansøgning og kopier af dokumenter. Udfyld kortet i blanket T2, hvori alle nødvendige oplysninger nedskrives.
• Udsted en ordre, hvorefter medarbejderen ansættes.

Konklusion

For at oprette en personaleregistreringstjeneste er det således nok at bruge ovenstående instruktioner til at organisere sit arbejde. Det vigtigste, når du opretter en sådan tjeneste, er at stole på bestemmelserne i den nuværende lovgivning og tage hensyn til virksomhedens behov afhængigt af dens organisatoriske egenskaber.

Har du stadig spørgsmål? Find ud af, hvordan du løser netop dit problem - ring med det samme.